Как правильно оптимизировать офисные издержки
Оптимизация офисных издержек – один из основных трендов рынка последние пять лет. Экономят на аренде, расходных материалах, представительских расходах и даже услугах клининга. Но экономия экономии рознь.
Показательно, что активно развивается и качественный С-класс, среди лотов которого, например, есть исторические здания в центре или престижных районах Москвы. По оценкам Colliers International, рынок переживает бум реконструкций морально устаревших зданий этого класса с репозиционированием их до уровня В-. Пользуются спросом среди компаний, желающих оптимизировать офисные издержки, и бывшие московские промзоны, превращенные в креативные кластеры, в которых ставки достигают полноценного B-класса.
Всё больше компаний предпочитает консолидацию бизнеса в одном здании, хотя еще год назад разные подразделения могли находиться в разных концах города. С одной стороны, в век высокоскоростного интернета, скайп-совещаний и общения через мессенджеры кажется, что единое рабочее пространство для компании перестает иметь то значение, которое оно имело до технологической революции. С другой, по нашим данным, если посадить все бизнесы одной компании в одно здание (или нескольких близлежащих), можно сократить затраты на офисные помещения до 30% и повысить эффективность работы всех подразделений.
Попали под сокращение
Сокращение площадей – еще один ключевой тренд последних пяти лет. Одни оптимизируют квадратные метры, сдавая излишки в субаренду, другие возвращают арендодателю невостребованные площади, третьи делают перепланировку/реконструкцию, создавая дополнительные функциональные площади, зоны отдыха и т. д. При грамотном проектировании размещение в гибком офисе позволит сократить арендуемую площадь на 15–30%. Мы убеждены, что стоит проанализировать эффективность использования квадратных метров в офисе, чтобы в итоге создать планировку, которая будет максимально адаптирована под специфику работы компании.
Гибкие и легкие
По данным Regus в России, к 2030 г. в развитых экономиках мира от 8 до 13% сотрудников будут связаны с гибкими рабочими пространствами. До 90% сотрудников в России, по мнению экспертов Regus, из двух похожих вакансий выберут работу с гибким графиком, 24% респондентов предпочтут работать в удобном для себя месте, нежели добираться в офис более престижной, но неудобно для них расположенной компании, а еще 60% респондентов уверены, что гибкий график позволяет улучшить баланс между личной жизнью и работой.
По данным JLL, рынок гибких офисов (это коворкинги, сервисные офисы и гибридные пространства) в 2018 г. в Москве вырос на 84%. В I квартале 2019-го объем предложения гибких офисов в Москве был равен 127 000 кв. м. Однако, несмотря на динамичный рост сектора, на гибкие офисы приходится всего 0,7% от объема офисного рынка столицы. Для сравнения: в Лондоне этот показатель достигает 5,1%, Амстердаме – 7%. Аналитики JLL прогнозируют рост сектора гибких офисов Москвы на 30–40% в год в течение трех лет; таким образом, предложение в нем удвоится в ближайшие два-три года.
Да, в офис все труднее заманивать представителей нового поколения, но интересные решения становятся для соискателя одной из причин согласиться на фуллтайм в принципе. Спальные места, душевые кабины, бесплатное питание, качественные кофе-пойнты, игровые зоны и лаунжи, офисные террасы с гамаками, скалодромы, комнаты для домашних питомцев, барные стойки – все это помогает создать тот самый город в городе, помогающий удержать сотрудника в офисе. Работа в таком офисе с гибким графиком делает работу более продуктивной, а персонал – более результативным и лояльным к компании. Более того, организовав такой офис для своих сотрудников, компания частично может пересмотреть корпоративный соцпакет – например, отказаться от оплаты фитнес-клуба, компенсации транспортных расходов и т. д.
Да, еще семь лет назад бизнесмены боялись, что в таких офисах сотрудники просто перестанут работать, однако произошло обратное – эффективность выросла, а тренд «офис как дом» стал определяющим даже для суровых бизнесов со строгой корпоративной культурой, вроде банков и аудиторов. В домашних и не похожих на офисы БЦ специалисты готовы работать даже за меньшие деньги и, как правило, намного реже хотят менять работу.
Успеть до подорожания
Из-за определенного дефицита качественных офисных помещений (все мы помним, что последние несколько лет девелоперы избегали реализации офисных проектов, переключившись на другие сегменты рынка) ставки снова начинают расти, к концу года ожидается, что они прибавят от 5 до 15%. Но еще можно успеть арендовать офис по хорошему соотношению «цена – качество». Даже сейчас собственники пока еще охотно предоставляют гибкие условия и практически идеальные ставки для бизнесов, которые за счет поглощения большого количества площадей, например, могут стать якорными арендаторами в их объектах. Речь может идти о дисконте в 20–30%.
Не экономить на ремонте
Вложиться в качественный ремонт – один из основных способов оптимизации расходов. Качество в данном случае предполагает и многофункциональность. Тогда не придется искать новое пространство, если нужно больше переговорных, например, – все решаемо, и в кратчайшие сроки. Да, стандартная гипсокартонная стена будет стоить существенно дешевле, чем трансформируемая перегородка с хорошими акустическими характеристиками. Но для некоторых компаний трансформируемая стена оказывается решением более выгодным. Представьте консалтинговую компанию, которой нужно организовать тренинги для сотрудников. Найти дополнительное пространство не всегда возможно, не в каждом БЦ есть и конференц-зал, где можно было бы провести тренинг. А мобильные интерьерные решения позволяют быстро выделить площадь для конференций, мероприятий и обучающих встреч за счет других зон офиса. Это дешевле, чем вывозить сотрудников за пределы офиса, арендовать дополнительные метры и т. д.
Кроме того, не стоит забывать о том, что российский бизнес, вторя зарубежным трендам, постепенно уходит от жесткой привязки к возрасту, переставая воспринимать сотрудников старше пятидесяти лет «специалистами возраста дожития до пенсии». Это значит, что удобство мебели, освещение, воздух, акустика в офисе будут играть еще более важную роль, а хорошо спроектированное офисное пространство будет повышать настроение и эффективность работы специалистов самого разного возраста. По данным Swedish Social Insurance Agency, существует явная связь между дизайном и оснащением офиса и количеством дней, проведенных сотрудниками на больничном. А значит, оптимизация в данном случае – это инвестиции, которые позволят обеспечить сотрудников компании удобным, стильным и эффективным рабочим пространством.
Красиво жить не запретишь: как обосновать расходы на обустройство «богатого» офиса
Какие расходы на офис могут повлечь претензии налоговой
Покупка организациями недвижимости, транспортных средств, промышленного оборудования, офисной мебели, ККТ, рабочих компьютеров, ПО и оргтехники по большей части не вызывает у налоговиков никаких претензий.
Такие расходы изначально воспринимаются как экономически оправданные и целесообразные. И поскольку все перечисленные объекты так или иначе используются для решения производственных или управленческих задач организаций, то проблем с отнесением их в состав расходов, как правило, не возникает.
Но все меняется, когда речь заходит о расходах на благоустройство рабочих мест и создание для сотрудников комфортных условий труда. К спорным с точки зрения экономической оправданности и целесообразности зачастую относят расходы на приобретение в офисы:
По таким расходам позиции налогоплательщиков и налоговиков могут кардинальным образом расходиться. И что одним кажется вполне естественным и обоснованным, для других – непозволительная роскошь и расточительство, компенсировать которые за счет увеличения бюджетных потерь нельзя.
Что думают налогоплательщики о расходах на благоустройство офисов
Обустройство офисов, оборудование обеденных помещений, создание комнат отдыха и приобретение дорогой современной бытовой техники – далеко не всегда добрая инициатива самих работодателей. Зачастую они попросту выполняют возложенные на них законные обязанности.
Напомним, в соответствии со ст. ст. 22 и 212 ТК РФ работодатель обязан обеспечивать бытовые нужды работников, связанные с исполнением ими трудовых обязанностей, а также санитарно-бытовое и медицинское обслуживание работников.
Согласно же ст. 223 ТК РФ работодатели обязаны оборудовать на своих предприятиях санитарно-бытовые помещения, помещения для приема пищи, помещения для оказания медицинской помощи, а также комнаты для отдыха и психологической разгрузки работников.
Помимо ТК РФ существуют еще и многочисленные санитарные нормы и правила, которые также обязательны для организаций и ИП. Например, СанПиН 2.2.4.548-96, утв. постановлением Госкомсанэпиднадзора РФ от 01.10.1996 № 21. Данный акт устанавливает, что в холодный период года температура в офисах должна быть на уровне 22–24 °C с влажностью воздуха 60–40%, а в теплое время года – 23–25°C с такой же влажностью воздуха. Разумеется, добиться таких значений можно только при приобретении и установке соответствующей климатической техники.
В связи с этим оборудование офисов кондиционерами, кулерами, комнатами отдыха, холодильниками, диванами, креслами, телевизорами, газовыми и электроплитами и другой бытовой техникой представляется уже не как прихоть работодателя, а как производственная необходимость.
В противном случае работодатель рискует нарушить целый ряд законных требований. И экономия на диванах и кулерах может обернуться целой чередой штрафов от ГИТ.
Само собой, что все расходы на благоустройство офисов и комфорт работников организации стремятся учесть в расходах, уменьшив тем самым налогооблагаемую прибыль. Тем более, что пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ прямо позволяет относить к прочим расходам затраты организаций на обеспечение нормальных условий труда работников.
В зависимости от срока полезного использования приобретенного имущества и его стоимости оно относится либо к основным средствам (если стоимость свыше 100 000 рублей), либо к материально-производственным запасам (если стоимость меньше 100 000 рублей). В первом случае стоимость имущества списывается через начисление амортизации, во втором – путем отнесения к расходам после сдачи в эксплуатацию или после ее полной оплаты.
Что делают налоговики с расходами на благоустройство офисов
В отличие от работодателей, при контроле спорных расходов налоговики исходят в первую очередь из интересов экономии бюджетных средств и буквального толкования пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Действительно, данная норма не уточняет, что следует понимать под расходами на обеспечение нормальных условий труда и не предусматривает конкретного перечня подобных расходов. Это приводит к спорам и разногласиям относительно того, какие именно расходы можно учесть в целях исчисления налога на прибыль.
В то время когда организации в обоснование затрат на обеспечение нормальных условий труда указывают на санитарные требования и нормы ТК РФ, налоговики ссылаются на неэффективность и экономическую нецелесообразность этих расходов. Кстати, для этого у них также имеется вполне логичное и законное обоснование.
По закону для целей налогообложения прибыли организаций учитываются только те расходы, которые отвечают условиям ст. 252 НК РФ. То есть расходы должны быть не только документально подтверждены, но еще и обоснованы с экономической точки зрения и направлены на получение дохода.
Следовательно, если организация тратится на создание работникам нормальных условий труда, то она должна обосновать, что такие расходы непосредственно связаны с производственной деятельностью работников.
Иными словами, плательщикам необходимо объяснить, каким именно образом покупка холодильника или дивана связана с деятельностью их работников, занятых, скажем, оказанием консультационных услуг. В свою очередь контролеры должны обосновать, что консультантам не нужен ни холодильник, ни диван.
Снимая с работодателей подобные расходы, налоговики руководствуются правилом, установленным в соответствии с п. 29 ст. 270 НК РФ. Данная норма гласит, что для целей налогообложения прибыли организаций не должны учитываться расходы на оплату товаров для личного потребления работников, а также другие аналогичные расходы, произведенные в пользу работников.
И если на списание в расходы стоимости электрочайников, холодильников и СВЧ-печей контролеры зачастую смотрят еще сквозь пальцы, то амортизационные отчисления на телевизоры, игровые приставки, кинотеатры, музыкальные системы и бильярдные столы – это уже выше их сил. Мимо таких затрат контролеры уже не пройдут.
Кого поддерживают суды
По большей части судебная практика рассмотрения таких споров складывается в пользу налогоплательщиков. Но для удачного исхода дела мало представить в суд документы, подтверждающие реальное приобретение и принятие на учет спорного имущества. Не менее важно еще и обосновать экономические причины приобретения этого имущества. Если с приобретением ГСМ, спецтехники и строительных материалов все понятно, то необходимость покупки телевизоров, кофемашин и мягких кресел придется доказать.
При этом организации и ИП вправе ссылаться на нормы трудового и санитарного законодательства, обязывающие создавать для работников достойные и комфортные условия для труда и отдыха. Например, на положения ст. ст. 108 и 223 ТК РФ. Согласно данным нормам, работодатель обязан предоставить работникам обеденный перерыв, а также оборудовать специальное помещение для приема пищи. Это значит, что предоставить отдельное помещение для обеденных перерывов еще недостаточно. Важно оснастить такое помещение всей необходимой техникой, позволяющей хранить, готовить и разогревать пищу и напитки.
Понятно, что, с точки зрения налоговиков, чай и кофе для сотрудников вполне может заменить вода из-под крана, а горячие обеды – сыроедение и лечебное голодание. Но в ст. 264 НК РФ говорится об обеспечении именно нормальных, а не экстремальных условий труда. Поэтому расходы на чайники, холодильники, кофеварки, электроплиты и СВЧ-печи и даже содержание столовой, в которой питаются сотрудники, суды признают целесообразными и не нуждающимися в дополнительном обосновании (например, см. постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 07.08.2018 № 27-27287/2016, постановление Арбитражного суда Московского округа от 24.06.2014 № А40-54415/13).
Та же ст. 223 ТК РФ позволяет отнести к расходам на обеспечение нормальных условий труда затраты на приобретение в офис кресел, диванов и телевизоров. Согласно данной статье, в обязанности работодателей входит в том числе обустройство комнат для отдыха сотрудников в рабочее время. Поэтому такие затраты не окажутся лишними и также будут признаны судами обоснованными (постановление Арбитражного суда Московского округа от 28.06.12 № А40-50869/10-129-277).
То же самое касается и расходов на приобретение разного рода игр, аквариумов, комнатных растений, картин, животных и так далее. Поскольку, помимо всего прочего, на работодателей возлагаются обязанности по оборудованию специальных помещений для психологической разгрузки сотрудников, данные затраты также можно отнести к расходам (постановление Арбитражного суда Московского округа от 23.05.2011 № А40-95142/10-13-451).
Но стоит учитывать, что приобретенное имущество, обеспечивающее комфорт сотрудников, должно использоваться ими именно в рамках производственного процесса, в пределах территории работодателя и в рабочее время. Если организация построит и оборудует за пределами территории предприятия место для отдыха работников в нерабочее время, такие затраты суды не разрешат учесть в расходах (постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 06.04.2017 № А42-8232/2014).
Таким образом, организациям разрешается учесть по сути любые затраты на создание комфортных условий в офисах. Главное – обосновать такие затраты нуждами и интересами самих работников. И если даже налоговики снимут с организации такие расходы, шансы отстоять их в суде довольно велики.
Почти две трети крупных компаний будут экономить на офисах после пандемии
Почти две трети (65%) крупных международных компаний решили сократить свои расходы за счет реструктуризации офисных пространств, следует из исследования, проведенного консалтинговой компанией Knight Frank (есть у РБК). При этом 34% опрошенных сократят расходы по этой статье более чем на 10%
В опросе участвовали почти 400 международных компаний с общей численностью сотрудников более 10 млн человек.
Увеличить свои затраты на офисную недвижимость планируют только 2% компаний, остальные оставляют свои расходы неизменными.
Основное влияние на такое поведение компаний оказал кризис, вызванный пандемией коронавируса. 54% компаний подтвердили, что они планируют сократить расходы в связи с событиями 2020 года. Почти половина респондентов (48%) считает, что пандемия окажет влияние на их стратегию относительно офисной недвижимости в среднесрочной перспективе, а 27% говорят о ее влиянии на долгосрочную стратегию. Только четверть опрошенных не связывает изменения в своих планах с пандемией.
В ближайшие три года 77% компаний планируют сократить или оставить прежним размер офисных площадей в расчете на число сотрудников. 55% намерены выделить большую площадь для командной работы.
Стратегия в отношении офисного пространства компании зависит и от того, где расположен сам офис. Например, в центральных деловых районах крупнейших городов мира 20% компаний планируют уменьшить долю занимаемых площадей, 68% оставят ее прежней и только 12% увеличат. В пригородных локациях 14% арендаторов сократят объем площадей и 21% — расширит портфель.
В Knight Frank связывают изменение стратегии компаний по отношению к офисным пространствам с последствиями пандемии и долгой удаленкой, которая изменила отношение к рабочим местам. «Предыдущий год позволил переосмыслить идею офиса: если ранее он воспринимался просто как рабочее место, то сейчас компании рассматривают его скорее в качестве места для генерирования идей, встреч коллег, брейн-штормов и обсуждения задач. Такое переосмысление формата повлияет в дальнейшем на размер потенциального офиса. Уже сейчас некоторые компании приняли решение о сокращении площадей за счет повышения качества пространства и рассматривают здания с оптимальным соотношением этих показателей», — говорит Мария Зимина, директор департамента офисной недвижимости Knight Frank.
Согласно опросу SuperJob, россияне предпочитают кабинетную систему работы в офисах ставшему популярным формату open space. 45% офисных работников заявили, что более эффективно выполняют свои обязанности в кабинетах или подобных закрытых пространствах. Только 13% сказали, что им удобнее работать в помещениях открытого типа. Еще 26% признались, что не видят разницы и не считают, что тип рабочего пространства влияет на производительность труда и настроение.
Экономия на офисе: пять проверенных способов
Что делать компании в случаях, когда договориться с арендодателем о снижении арендной ставки не получается? Есть два очевидных варианта: переехать в офис подальше и поскромнее или сократить персонал и другие затраты. Обе опции ущербны. Возможно ли выйти из битвы с офисным бюджетом без потерь? Мы подобрали как минимум пять оптимальных идей.
Отказ от части офиса с сохранением персонала
Подразделение PwC в норвежском Бергене в 2014 году на четверть сократило размер офиса, не уволив ни единого человека. Компания воспользовалась концепцией Activity based office, которая позволяет создать планировку офиса на основе анализа типов активности сотрудников.
Изначально офис PwC выглядел традиционно: кабинеты руководителей, переговорные и open space. Для начала при помощи анкетирования исследователи выяснили, как распределяется рабочее время каждого сотрудника в течение дня и какие при этом возникают проблемы. Выяснилось следующее:
1. Затраты на содержание офиса каждый год растут минимум на 7%;
2. Почти половина рабочих столов в течение дня пустует из-за командировок и встреч;
3. В офисе очень шумно;
4. Большая часть работы осуществляется в мобильных группах, состав которых меняется. Сложно собрать участников вместе, так как они сидят в разных частях офисах;
5. Не хватает мест для встреч;
6. Некуда ставить столы для новых сотрудников.
Далее сотрудников разделили на четыре группы: «якоря» — те, кто постоянно находится на рабочем месте; «соединители» — те, кто весь день в офисе, но редко сидит за столом; «собиратели» — люди, работающие вне офиса и приходящие только обменяться информацией; «навигаторы» — руководители, проводящие представительные встречи и видеосовещания. Были подсчитаны численность каждой группы, сколько времени они говорят по телефону, проводят на встречах, как часто взаимодействуют друг с другом. На основе этих данных исследователи рассчитали минимальное число рабочих столов, телефонных будок, переговорных комнат, зон официальных и неформальных встреч.
Офис был разделен на три зоны: помещения для тихой работы, места для встреч (переговорные, диваны, барные столы и комнаты для телефонных разговоров) и места для шумного общения и мероприятий. В результате количество рабочих столов сократилось на треть, большая их часть стала «свободными» — их может занять любой желающий. Даже после сокращения только 83% столов задействованы в течение дня — есть резерв для увеличения персонала.
Объем текущих затрат на обслуживание офиса снизился за год на 40%.
Теперь выбрать место сотрудник может с офисного дисплея или мобильного телефона, видя структуру размещения коллег. После авторизации стол поднимается на нужную высоту, меняется уровень освещения, телефонная сеть перенаправляет входящие звонки. Теперь каждый работник может узнать, сколько времени в течение дня он сидит, стоит, двигается — и не пора ли ему домой, к семье и детям.
Дополнительный доход от офиса
Вариантов заработать на собственном офисе и его содержимом оказалось несколько. Например, компания Schneider Electric, вместо того чтобы выбрасывать старую мебель, решила ее продать. Покупателями стали стартапы, региональные офисы и компании, отказавшиеся от закупок из-за скачка евро.
Часть офиса компании Finch превратили в коворкинг и сдали рабочие места в субаренду. Переводчики, дизайнеры, фотографы — люди, с которыми приятно и полезно работать рядом.
Компания Luxoft сдает людные места своего офиса вендинговым компаниям для установки аппаратов по продаже кофе и снеков. В нашем собственном офисе мы стали устраивать съемки рекламных роликов, фотосессии глянцевых журналов и даже кино. Это приносит не только доход, но еще и маркетинговые дивиденды: бесплатная реклама по телевидению и в прессе.
Обслуживание офиса — на аутсорс
Найти подрядчика по ремонту мебели или закупкам — экономия невеликая. Другое дело — администрирование офиса «под ключ» при условии экономии бюджета.
Компания «Технополис» получила предложение, включающее полное сопровождение офиса на сумму в полтора раза меньшую, чем суммарные затраты компании на собственное администрирование. Подрядчик согласился взять на себя инвентаризацию мебели с использование QR-кода или радиочастотных меток, отслеживающих статус и перемещение внутри помещения. Система позволяет планировать утилизацию и продажу старой мебели. Пакет услуг включает разработку планировки и перестановки, строительные и инженерные работы, экспертизу акустики, освещения и вентиляции, декорирование офиса к праздникам, а также выставки и инсталляции.
Экономия на строительстве и мебели
Электронный документооборот и лэптопы вместо больших системных блоков позволили рекламной агентству EMG избавиться от громоздких столов. Это гораздо дешевле, к тому же появилось место для переговоров.
Компания PwC почти полностью отказалась от тумбочек и шкафов, заменив их меньшим числом «локеров» — шкафов с ячейками. Можно занять любой шкаф, оставить там сумку, документы, ноутбук. Отказ от тумбочек дает экономию в мебельном бюджете почти в 20%.
Компания Kyocera отказалась от дорогой отделки, отдав предпочтение улучшению звукоизоляции и нетривиальному дизайну: на одной из стен поместили трафарет дерева, на котором каждый сотрудник рисует свой «лист» — цветной отпечаток ладони.
Сокращение операционных расходов
Вместо стандартной зоны ресепшн компания IG&H разместила в офисе кафе, в котором бармен выполняет функции секретаря. Пустующее обычно пространство превратили в место ожидания, неформальных встреч, центр тусовок, уютное рабочее место и источник дополнительного дохода.
В датском офисе компании IMC странные переговорные комнаты. Есть стол, экран, телефон, розетки — но нет стульев. После обновления интерьера средняя длительность совещаний в офисе сократилась до 25 минут: собрались, оперативно обсудили, разошлись. В связи с этим в компании посчитали: освободившееся от совещаний время сотрудники смогли посвятить непосредственно работе с клиентами, что незамедлительно привело к росту объема продаж на 9%. Есть очевидный рост дохода — без дополнительных вложений в зарплату и наем нового персонала. Да и на стульях сэкономили.
Разумеется, сокращение затрат может и должно сопровождаться ростом эффективности.
Активный, гибкий офис значит меньше пропущенных дней по болезни, стресса и шума, больше возможностей сосредоточенно работать. «Умный» интерьер — это хорошая репутация на рынке, позволяющая рекрутировать лучших кандидатов за меньшие деньги.
Лично для меня адекватный подрядчик — тот, кто избегает в переговорах абстрактных понятий «красивый» и «модный» интерьер в пользу конкретных цифр, в виде оптимизированных затрат и увеличенного дохода от рабочего помещения. Офисные «лирики» уступили место «физикам».
