бланки протокола содержат следующие реквизиты
Протоколы
Протокол представляет собой бумагу, в которой отражаются обсуждения и решения, принятые на собраниях и заседаниях. Это одновременно и информационный, и распорядительный документ. В нем фиксируются сведения о ходе обсуждений. Но в бумаге есть не только информация, и распорядительная часть.
Для чего требуется протокол?
Протокол нужен для документации работы коллегиальных структур. К примеру, это могут быть комиссии, президиумы, профсоюзы. Бумага составляется на конференциях и совещаниях. За ее оформление отвечает секретарь. Он должен следить за тем, что все сведения зафиксированы правильно. Срок составления протокола – 5 суток с даты заседания.
Основная функция протокола – отражение решений, сроков и ответственных лиц, определенных в ходе мероприятий. Дело в том, что решения, принятые в процессе заседания, могут быть истолкованы по-разному участниками обсуждения. Кроме того, сведения могут быть проинтерпретированы по-разному в дальнейшем. Все эти проблемы и решает протокол. Он твердо фиксирует все необходимые сведения. Если возникнут разногласия в дальнейшем, можно будет просто сослаться на документ.
Протокол является основанием для предъявления требований к исполнителям. На его основании сотрудники будут осуществлять свою работу, исполнять поставленные руководителем задачи.
Документ будет актуальным при возникновении конфликтов. Он исключает проблему искажений. Исполнители не смогут «забыть» о поставленных задачах. Протокол фиксирует актуальное состояние дел и проблем в компании на момент совещания.
Особенно принципиально его наличие, если коллегиальных органов много. Документ облегчает взаимодействие между акционерными обществами, профсоюзами, ассоциациями. Его обязательно нужно составлять при принятии глобальных решений.
Кто занимается составлением протокола?
Обычно протокол составляется секретарем коллегиального органа (профсоюз, комиссия). Однако приглашение к работе секретаря – не всегда правильное решение. Иногда от человека, фиксирующего ход обсуждения, нужны специальные знания. Только при наличии достаточной квалификации сотрудник сможет отразить все сведения правильно. Поэтому иногда секретаря заменяет специалист нужного профиля.
Основные разновидности документа
Протоколы подразделяются на эти разновидности:
Вид составляемого протокола зависит от вида проводимого обсуждения.
Особенности составления
Для составления протоколов используются специальные бланки. В них фиксируются эти реквизиты:
Текст подразделяются на 2 части: вводная и основная. В вводной части фиксируются эти положения:
Основная часть заполняется в соответствии с повесткой заседания.
К протоколу предъявляются строгие требования. Он должен полностью фиксировать содержание обсуждения. Документ должен быть достоверным и полным. Нумерация бумаги выполняется в рамках календарного года. Документ составляется на базе рукописных, стенографических и магнитофонных записей. Основаниями для составления также являются бумаги, подготовленные к мероприятию: повестка заседания, тезисы докладов.
Если на мероприятии присутствует большое число участников, не имеет смысл перечислять их в вводной части. Следует использовать для этого отдельный список. В вводной части протокола фиксируется общее число присутствующих со ссылкой на дополнительный список.
Выписки из протокола
Из протоколов часто делаются выписки. Если присутствует такая необходимость, имеет смысл перечислять в выписке эти реквизиты:
Из содержательной части изымаются только положения, которые важны для заинтересованного лица.
Бланки протокола содержат следующие реквизиты
3.4. Требования к подготовке и оформлению протоколов
3.4.2. Протоколам присваиваются порядковые номера (по каждой группе протоколов отдельно) в пределах календарного года.
Протоколы могут оформляться в полной или краткой форме. Форму составления протокола конкретного заседания выбирает лицо, проводящее соответствующее заседание. В краткой форме протокола опускается ход обсуждения вопроса и фиксируются только принятые по нему решения. В полной форме протокола не только фиксируются обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и передаются содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции.
3.4.3. Протокол оформляется на основании записей, которые велись на заседании, а также на основании представленных проектов решений, тезисов докладов и выступлений, справок и других материалов, отражает позицию, выработанную при обсуждении вопроса, и данные на заседании поручения.
— вид документа (протокол);
— вид заседания (заседание Правления Агентства/Совета директоров Агентства/совещание, заседание рабочей группы и др.);
— наименование Агентства (государственная корпорация «Агентство по страхованию вкладов»);
— дата протокола (указывается дата заседания);
— ограничительная пометка «Для служебного пользования» (при необходимости).
Заголовок состоит из слова «ПРОТОКОЛ», вида заседания и наименования Агентства, печатается заглавными буквами, полужирным шрифтом N 14, выравнивается по центру и подчеркивается одной чертой после последней строки.
Дата протокола печатается ниже заголовка строчными буквами полужирным шрифтом, выравнивается от правой границы текстового поля и подчеркивается одной жирной чертой. Дата оформляется словесно-цифровым способом.
Также к реквизитам протокола могут быть добавлены такие реквизиты, как форма проведения (очная/заочная), время проведения, результаты голосования, ограничительная пометка «Для служебного пользования».
Ограничительная пометка «Для служебного пользования» (в случае необходимости) оформляется в соответствии с пунктом 2.6 Инструкции.
3.4.5. Текст протокола состоит из 2 частей: вводной и основной.
3.4.5.1. Во вводной части указываются:
— председательствовавший (состоит из слова «ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВОВАЛ», а также должности, фамилии и инициалов лица, председательствовавшего на заседании, печатается полужирным шрифтом, выравнивается по центру);
— участники заседания (слово «Присутствовали» печатается с новой строки полужирным шрифтом, без кавычек, с подчеркиванием; перечисляются в алфавитном порядке фамилии и инициалы лиц, с указанием их статуса в составе коллегиального органа управления Агентства или совещательного органа (в случае составления протокола коллегиального органа управления Агентства или совещательного органа), а также приглашенных, докладчиков по вопросам повестки дня и секретаря. При необходимости секретарь (лицо, отвечающее за организацию заседания и документирование хода проведения и результатов заседания) может указываться отдельной строкой. В протоколах совещательных органов могут указываться должности работников Агентства. При необходимости в протоколе могут указываться отсутствующие члены коллегиального органа управления Агентства или совещательного органа).
27 человек (список прилагается)
Повестка дня (перечень рассматриваемых вопросов) может быть включена в текст протокола или оформлена как самостоятельный документ, который прилагается к протоколу.
Если повестка дня включена в текст протокола, то ее заголовок выравнивается по центру, на расстоянии одного полуторного межстрочного интервала от списка участников, печатается прописными буквами, полужирным шрифтом.
Если повестка дня оформляется как самостоятельный документ, то к реквизитам добавляется вид заседания, дата и время проведения, место проведения (при необходимости).
заседания Совета директоров государственной корпорации
«Агентство по страхованию вкладов»
7 апреля 2017 г., 14:00
Центральный банк Российской Федерации,
ул. Неглинная, д. 12, Малый зал, 2-й этаж
Каждый пункт повестки дня формулируется с предлогом «о» («об») и отвечает на вопрос «о чем?». По каждому пункту указываются фамилия и инициалы докладчика, готовившего сообщение по данному вопросу, и его должность.
Пункты повестки дня нумеруются арабскими цифрами и располагаются в порядке значимости.
3.4.5.2. Основная часть протокола должна состоять из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.
Каждый раздел протокола нумеруется римской цифрой, его наименование начинается с предлога «о» («об») с заглавной буквы, которое располагается по центру и подчеркивается одной чертой после последней строки по ширине текстового поля. Под чертой в скобках указываются фамилии (без инициалов) докладчика и лиц, выступавших на заседании.
С новой строки фиксируются принятые решения по вопросу повестки дня.
Принятые решения по вопросам повестки дня заседаний совещательных органов могут быть оформлены в виде таблицы (приложение 15 к Инструкции).
Решения по идентичным вопросам повестки дня должны иметь единообразное оформление. Если по одному вопросу принято несколько решений, они нумеруются арабскими цифрами.
Поручения и иные предписываемые действия указываются в протоколах с использованием следующей модели: структурное подразделение Агентства, ответственное за выполнение поручений (иных предписываемых действий) (в скобках указываются фамилия и инициалы руководителя структурного подразделения Агентства в именительном падеже), или должности, фамилии и инициалы работников Агентства, ответственных за выполнение поручений или иных предписываемых действий, в дательном падеже; срок исполнения; содержание поручения (иного предписываемого действия) с указанием конечного результата его исполнения. В качестве исполнителя может быть указано одно или несколько лиц либо структурных подразделений Агентства. Срок указывается как календарная дата или как период.
Административно-хозяйственному департаменту (Фамилия И.О.) не позднее 18 апреля 2018 г. внести на рассмотрение Правления Агентства проект Инструкции по делопроизводству в государственной корпорации «Агентство по страхованию вкладов.».
3.4.6. В случае необходимости по каждому вопросу повестки дня (или отдельно по каждому пункту решения) указываются результаты голосования.
Если решение по вопросу повестки дня принято единогласно, то ниже соответствующего решения (пункта решения) указывается «Принято единогласно» полужирным шрифтом, без кавычек и выравнивается от левой границы текстового поля с отступом.
Если решение по вопросу повестки дня принято не единогласно, то в протоколе после соответствующего решения или пункта решения отражаются все результаты голосования.
«За»: Иванов, Петров, Сидоров.
Принято большинством голосов.
3.4.7. Протокол оформляется не позднее 3 рабочих дней, следующих за днем проведения заседания или совещания, если иное не предусмотрено внутренним регулятивным документом Агентства, в том числе определяющим порядок работы соответствующего коллегиального органа управления Агентства или совещательного органа.
Протокол заседания Правления Агентства подписывается председательствовавшим и одним из членов Правления Агентства, присутствовавшим на заседании. Протокол заседания Совета директоров Агентства визируется Генеральным директором Агентства, ответственным секретарем Совета директоров Агентства и подписывается председательствовавшим на заседании.
Подпись отделяется от текста двумя полуторными межстрочными интервалами и включает наименования должностей лиц, подписывающих протокол, их личные подписи, расшифровки подписей (инициалы и фамилии). Наименование должности выравнивается по левому краю текстового поля, оформляется одинарным межстрочным интервалом и центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности, последняя буква в расшифровке ограничивается правой границей текстового поля. Отметка о приложении после текста протокола не оформляется.
Подписанный протокол, а также подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, хранятся в соответствии со сроком, определенным номенклатурой дел.
В выписке из протокола должны воспроизводиться все реквизиты заголовочной части протокола, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий принятое решение.
Если выписка дается для представления в другую организацию, то в целях нераспространения конфиденциальной информации допускается указание в ней не всей части текста по вопросу повестки дня, а только необходимых пунктов, требующихся для представления в стороннюю организацию.
Протокол: все тонкости оформления реквизитов
С уществуют разные виды протоколов, например: протокол разногласий к договору, протокол согласования цены, протокол испытаний, протокол об административном правонарушении и пр. Эти протоколы совпадают с протоколами заседаний только по названию вида документа, в остальном – это совершенно разные документы, имеющие каждый свою форму (набор и расположение реквизитов), особенности составления текста.
В данной статье мы будем говорить именно о протоколе заседания. Он применяется для документирования деятельности коллегиальных координационных, совещательных, методических органов (коллегий, советов, комиссий, собраний и др.), рабочих групп, как постоянных, так и временных, а также оперативных совещаний у руководства (далее по тексту будем всех их именовать общим понятием «органы»). Протоколы ведутся и на деловых встречах, переговорах для фиксации достигнутых сторонами договоренностей или иных выработанных совместно решений.
В деятельности любой организации имеются органы, решения которых вырабатываются совместно их членами на проводимых заседаниях, совещаниях. Например, в акционерных обществах это общее собрание акционеров, совет директоров (наблюдательный совет), правление, ревизионная комиссия, счетная комиссия и др. В обществе с ограниченной ответственностью есть как минимум общее собрание участников (за исключением случая, когда у компании только один участник). К оформлению протоколов некоторых органов есть специфические законодательные требования, которых в данной статье мы касаться не будем, а будем говорить о классическом протоколе заседания.
В русском делопроизводстве протокол появляется в начале XVIII века в период реформ государственного управления, проведенных Петром I.
Впервые этот вид документа упоминается в указе Петра I Ближней канцелярии от 7 октября 1707 года, который предписывал ведение протоколов всех рассматриваемых канцелярией дел и обязательность подписи под ними каждого члена присутствия.
Указом от 4 апреля 1714 года Петр I ввел практику ведения протоколов в Сенате, войсковых и губернских учреждениях. В этом указе особо подчеркивалось, что дела следует решать коллегиально, записывать в протоколе мнение каждого члена присутствия, «которое каждый должен закрепить <подписать>своею рукою», а уже после этого «диспут иметь», а решив дело, всем же подписать «сентенцию», то есть решение.
В то время применение протоколов в делопроизводстве объяснялось тем, что они позволяли зафиксировать в документе «разномыслие» при обсуждении вопроса и выработке решения. Чтобы мнение старших по должности членов присутствия не довлело над мнением младших, был установлен порядок выслушивания мнений «снизу вверх», начиная с младших по должности и заканчивая старшими. Кроме того, подписание протокола всеми участниками заседания повышало ответственность чиновников за принимаемые решения.
Заседанию коллегиального органа предшествует регистрация участников, которая может проводиться в различной форме: от записи фамилий присутствующих непосредственно в черновик протокола (если число участников заседания не превышает 15 человек), составления списка присутствующих на заседании членов коллегиального органа и приглашенных с указанием всех необходимых сведений о них (должность, место работы) до регистрации участников с помощью технических средств. Доверенные лица могут быть включены в список присутствующих только при предъявлении доверенности (если делегирование само по себе допустимо в конкретной ситуации). Регистрация присутствующих на заседании чрезвычайно важный момент, поскольку решения органов управления, зафиксированные в протоколе, обладают юридической силой лишь при наличии кворума.
См. статью «Разработка шаблона протокола, удобного для заполнения и контроля исполнения» в № 6′ 2020
См. статью «Проведение годового общего собрания акционеров: документы и особенности очной и заочной формы» в № 7′ 2020
Составление протокола
Составляется протокол на основании звукозаписи заседания, стенограммы или иных черновых записей, которые ведутся во время заседания, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков участников и др.).
С точки зрения полноты отражения хода заседания различаются:
Протокол заседания оформляется на стандартных листах бумаги формата А4. Могут использоваться бланки, на которых оформляется первый лист протокола. Обязательными реквизитами протокола являются (их нумерация далее в списке используется для их обозначения и в Примере 1 с образцом полного протокола):
1) наименование организации,
2) наименование вида документа (ПРОТОКОЛ),
4) регистрационный номер,
5) место составления документа,
6) заголовок к тексту,
См. статью «Оформляем приказ по обновленным правилам» журнала № 9′ 2018, где подробно показаны правила оформления всех реквизитов, в т.ч. визы и грифа согласования, подписи документа разными лицами в разных ситуациях
См. статью «Письмо: все тонкости оформления реквизитов» журнала № 3′ 2019. Статья содержит 44 примера вариантов оформления всех реквизитов письма, различных бланков и целых писем с учетом нового ГОСТ Р 7.0.97-2016
Обратите внимание: почти 15 лет действовал ГОСТ Р 6.30-2003 об оформлении организационно-распорядительных документов, и только летом 2018 г. его сменил новый – ГОСТ Р 7.0.97-2016. К предыдущему ГОСТ Р Р 6.30-2003 были выпущены методические рекомендации, включающие пояснения по составлению текстов протоколов (согласно им составлен Пример 2), за 15 лет их освоили и к ним привыкли. К новому ГОСТ Р 7.0.97-2016 методические рекомендации появились совсем недавно (и возможно, мы первыми вам о них рассказали.
Оформление протоколов
По форме протоколы могут быть двух видов:
краткий – содержит обсуждаемые вопросы, фамилии докладчиков, выступающих, принятые решения;
полный – содержит запись всех выступлений докладчиков и участников.
Протокол печатается на стандартном (общем) бланке организации или на листах бумаги формата А4 и имеет, как правило, следующие реквизиты:
наименование вида документа;
регистрационный номер документа;
место составления (при необходимости);
Все реквизиты печатаются свободно распространяемым бесплатным шрифтом – метрическим аналогом гарнитуры Times New Roman, обладающим следующими характеристиками: шрифт с засечками (serif), пропорциональный, традиционного начертания, делового стиля. Размер шрифта – 14.
При оформлении протокола реквизиты располагаются следующим образом:
наименование организации – печатается от границы верхнего поля и выравнивается по центру в случае оформления протокола не на бланке;
наименование документа– слово «ПРОТОКОЛ» печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита прописными буквами и выравнивается по центру. Через 1 межстрочный интервал ниже строчными буквами печатается слово «заседания (конференции, собрания, совещания)»и наименование коллегиального органа в родительном падеже, слова выравниваются по центру;
дата протокола– оформляется цифровым или словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Датой протокола является дата проведения протоколируемого события. Если оно продолжается несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания совещания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседания Правительства, коллегий, советов, комиссий, совещаний и другие. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании;
место составления – печатается через 2 межстрочных интервала после предыдущего реквизита и выравнивается по центру.
Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части оформляются следующие реквизиты:
председатель или председательствующий;
докладчики по каждому пункту повестки дня.
Слова «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали» оформляются от левой границы текстового поля.
Реквизит «секретарь»не оформляется, если заседание не предусматривает такой должности. В этом случае ведение протокола производится службой документационного обеспечения или ответственным за ведение протокола.
Реквизит «Присутствовали»состоит из списка членов коллегиального органа, участвовавших в заседании, и списка приглашенных. Если на заседании присутствовало более 15 приглашенных лиц, то список присутствующих прилагается к протоколу, а в протоколе указывается общее количество участников. В списке указываются фамилии, инициалы членов коллегиального органа в алфавитном порядке, фамилии, инициалы и должности приглашенных в алфавитном порядке. Если приглашенные участвовали в обсуждении только одного вопроса, то составляются списки приглашенных по каждому вопросу.
Слова «ПОВЕСТКА ДНЯ» пишутся прописными буквами и выравниваются по центру. Вопросы в повестке дня оформляются от левого поля, нумеруются цифрами и формулируются в предложном падеже с предлогами О… или Об …
Реквизит «повестка дня»можно не указывать, если в основной части протокола указывается наименование обсуждаемого вопроса, которое оформляется по центру.
В протоколах тексты выступлений излагаются от третьего лица единственного числа.
Текст основной части протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме: слушали – выступили – решили. Слова «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ»пишутся прописными буквами, каждое – от левой границы текстового поля, после них ставится двоеточие. Перед словом «СЛУШАЛИ» ставится номер вопроса повестки дня, а также может указываться наименование обсуждаемого вопроса.
В разделе «СЛУШАЛИ» приводятся фамилии, инициалы и должности докладчиков, если наименование должности не указано в повестке дня. Затем дается содержание доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада прилагается к протоколу, то делается отметка об этом.
В разделе «ВЫСТУПИЛИ» приводятся фамилии и инициалы выступающих.
Вопросы к докладчику, выступающим и ответы протоколируются по мере их поступления, но вместо слов «вопрос», «ответ»указываются фамилии и инициалы.
В разделе «РЕШИЛИ» излагаются принятые решения по данному вопросу повестки дня, которые оформляются как постановляющая (распорядительная) часть правовых актов.
При необходимости приводятся итоги голосования.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.
Реквизит «подпись»отделяется от текста тремя межстрочными интервалами.
Протокол заседания подписывается председателем (председательствующим) и секретарем, при его отсутствии – только председателем.
Возможны другие варианты оформления протокола, если это оговорено в положении о соответствующем совещательном органе.
Образец оформления протокола прилагается.
Общие правила составления и оформления протокола
Д анная статья – наглядное методическое пособие по оформлению протоколов. Она поможет вам правильно и быстро создать протокол. Она пригодится и когда вы решите научить этому своих коллег, чтобы избавить себя от необходимости исправлять допускаемые ими ошибки.
Название вида и принадлежность к системам и подсистемам документации
Протокол – документ, фиксирующий ход заседания и порядок принятия решений коллегиальным органом.
Обязательному протоколированию подлежат:
Отражение в цели создания документа управленческого принципа коллегиальности, коллегиального принятия решений позволяет говорить о протоколе как о самостоятельном виде документа.
Протокол является документом, относящимся прежде всего к системе организационно-распорядительной документации. Протоколы являются управленческими распорядительными документами (относятся к подсистеме распорядительной документации), которые выполняют управленческую и правовую функции, причем правовая функция протокола является приоритетной и выступает на первый план.
Но документ с названием вида «ПРОТОКОЛ» применяется в процессе документирования и многих других видов деятельности.
В учебных и научных учреждениях протоколы фиксируют научные достижения и открытия, прием на обучение, открытие специальностей, стандарты образования, присвоение профессиональной квалификации, ученых степеней и званий, избрание на должности и другие вопросы. Подобные протоколы относятся к системам научно-исследовательской или учебно-методической документации (к определенным их подсистемам в зависимости от цели создания протокола и его содержания).
В практике бизнеса составляются протоколы деловых встреч, протоколы о намерениях, протоколы передачи конфиденциальной информации, протоколы разногласий и другие, в которых фиксируются не управленческие решения, а договоренности и достигнутое сторонами (т.е. коллегиальное, коллективное, а не «комиссионное», как иногда неправильно говорят) согласие в решении вопросов взаимной заинтересованности. Подобные протоколы возможно отнести к подсистеме информационно-справочных документов системы организационно-распорядительной документации или к подсистеме гражданско-правовой договорной документации этой же системы, т.к. в них закрепляется ход исполнения договоров и соглашений, подтверждается заинтересованность и возможные сферы сотрудничества, а также фиксируются основные условия для заключения в дальнейшем конкретных сделок.
Протоколы, создаваемые с целью подтверждения расчетов, входят в состав подсистемы по кассовым операциям системы банковской документации.
По некоторым функциям управления персоналом составляются протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий, которые входят в специальную подсистему кадровой документации.
Протоколы общих собраний акционеров (и документы к ним), обязательный состав информации которых устанавливается Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом «Об акционерных обществах», требованиями регулятора – Федеральной службы по финансовым рынкам, образуют подсистему организационных документов, на основе которой уже сформировалась специальная подсистема учредительной документации, а в настоящее время можно говорить о процессе формирования подсистемы/системы документации, обеспечивающей процедуры корпоративного управления.
Классификация протоколов
Все виды и разновидности протоколов, независимо от принадлежности к системе или подсистеме документации, классифицируются по двум основаниям – способу документирования и степени полноты записи хода заседания, которые действуют одновременно. Так, по степени полноты записи протоколы подразделяются на краткие и полные.
Полные протоколы могут быть подробными текстовыми (текстовый способ документирования), стенографическими (текстовый способ с использованием специальных условных обозначений, которые должны быть расшифрованы при оформлении протокола), фонографическими (звукозапись), видеопротоколами (применяется видеозвукозапись, особенно при проведении видеоконференций). Они содержат запись всего заседания, включая реплики, вопросы, замечания, выступления и справки по ходу заседания, шум, аплодисменты и т.п. в зависимости от способа документирования.
Краткий протокол последовательно фиксирует только фамилии председателя, секретаря, состав присутствовавших, перечень рассмотренных вопросов и принятые решения. Разновидностью краткого протокола является протокол, составленный по сокращенной форме, которая предусматривает краткое последовательное изложение рассмотренных вопросов по схеме «вопрос – принятое решение».
Протокол ведется во время заседания специально выбранным или назначенным лицом или секретарем постоянно действующего коллегиального органа по должности, а протоколы оперативных совещаний, которые проходят под председательством руководителей, ведут и оформляют секретари или помощники руководителей.
Секретарь заседания при оформлении протокола использует заранее подготовленные к заседанию документы: повестку дня, списки приглашенных, списки членов коллегиального органа, тексты докладов, выступлений, информационные справки, проекты решений и др.
Составляемый непосредственно на заседании протокол является черновиком. Он должен быть уточнен, сверен со стенограммой или фонограммой (если на заседании велась стенограмма или производилась запись на диктофон), отредактирован и оформлен не позднее 3 или 5 дней с даты заседания. Эти сроки или другие стандарты сроков подготовки протокола к подписанию – «в день заседания», «не позднее следующего рабочего дня» и т.п. – обычно регламентируются положениями о соответствующих коллегиальных органах и должностной инструкцией/должностным регламентом секретаря конкретного коллегиального органа.
Формуляр протокола
Протокол является основным распорядительным документом коллегиального управления и почти всегда оформляется как многостраничный документ. Поэтому при оформлении первого листа протокола необходимо использовать общий бланк организации или предприятия, а если общий бланк отсутствует, протокол оформляется на листах бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.
Если бланк для оформления первого листа протокола не используется, реквизиты оформляются обычно продольным способом (вдоль верхнего поля листа бумаги) центрованно.
В типовой формуляр протокола входят следующие обязательные реквизиты:
Дополнительными реквизитами протокола являются:
Особенности оформления обязательных реквизитов протокола, а также наличие, количество и правила оформления дополнительных реквизитов, особенности формуляра определяются требованиями действующего законодательства, обычаями делового оборота или конкретной управленческой ситуацией. Но все особенности оформления базируются на общем алгоритме, который исторически сложился в процессе составления и оформления протокола как одного из основных видов распорядительных документов.
Заголовочная часть протокола
Для обеспечения юридической силы протокола необходимо правильно оформить полное наименование организации или предприятия, в качестве которого признается зарегистрированное в Едином государственном реестре юридических лиц наименование юридического лица в соответствии с его учредительными документами и уставом, (т.е. с обязательным указанием организационно-правовой формы):