Как исправить наличную выручку в онлайн-кассе без штрафов
У хозяйств с онлайн-кассами появилась возможность пробить по кассе неучтенную выручку и не получить штраф. Что для этого нужно, расскажем в статье.
Штрафа за нарушения работы с онлайн-кассой можно избежать, если вовремя сообщить в инспекцию о проблеме и пробить чек коррекции (письмо ФНС от 07.12.2017 № ЕД-4-20/24899).
Такой документ обязателен в двух случаях – онлайн-кассу не применили либо пробили чек с нарушениями. Не важно, в большую или меньшую сторону нужно исправить выручку. Касса может перестать работать в любой момент по разным причинам. Например, из-за технического сбоя, аварий и других форс-мажорных обстоятельств. Как действовать в случаях, когда инспекторы не получили данные о кассовой выручке, подскажет схема.
Что делать после сбоя в работе онлайн-кассы
Составьте акт, чтобы пробить по кассе неучтенную выручку
Когда касса вновь заработает после сбоя, составьте акт в произвольной форме. В документе подробно укажите причины, по которым вы пробили не все суммы по кассе или лишние деньги. Образец акта ниже.
Образец. Акт, на основании которого надо пробить чек коррекции
Пробейте чек коррекции, чтобы пробить по кассе неучтенную выручку
Оформить чек коррекции можно на любой онлайн-кассе. При условии, что налоговики включили ее в реестр. Ознакомиться с официальным списком вы можете по адресу: kkt-online.nalog.ru. Нужно выбрать закладку «Реестры» и загрузить файл. Порядок действий зависит от того, как работает касса – записывает информацию на фискальный регистратор или пробивает чеки в автономном режиме.
Если у вас касса с фискальным регистратором, чек коррекции создаст программа. Ведь касса работает под управлением внешнего оборудования – компьютера, ноутбука, планшета или смартфона. Нужно лишь ввести необходимую сумму и реквизиты документа коррекции. Для этого в графе «Тип коррекции» укажите «Самостоятельная операция», а также введите данные о дате, номере и названии документа, по которому сделали коррекцию.
Автономная касса работает независимо от внешних устройств, поэтому получить чек коррекции можно с помощью меню. Покажем, что сделать, на примере новой модели АТОЛ 91Ф.
Как пробить чек на автономной онлайн-кассе
Если у вас несколько касс, можно сформировать всего один чек коррекции на любой из ККТ. Ведь учет выручки налоговики ведут в целом по компании. Но если нужно скорректировать выручку обособленного подразделения, то пробивайте чек коррекции через кассу каждого филиала, в котором возникла проблема.
В чеке коррекции сделайте ссылку на акт, на основании которого исправляете выручку. Укажите тип коррекции. Поставьте 0, если ошибку нашли самостоятельно, либо 1, если действуете по предписанию инспектора.
В бумажном или электронном предписании налоговики указывают, что с помощью чека коррекции нужно провести через кассу неотраженные суммы. Сформировать чек коррекции нужно в срок, который указан в предписании.
Если пробиваете неучтенную сумму, укажите в чеке признак расчета «Приход». Если пробили лишнее – «Расход».
Пример. Как в чеке коррекции показать неучтенную выручку
С 1 по 2 февраля 2018 года касса хозяйства не работала. Она вышла из строя из-за компьютерного сбоя. За это время выручка, которую не пробил бухгалтер, составила 100 000 руб., в том числе 30 000 руб. наличными и 70 000 руб. – по картам.
Из 100 000 руб. выручки 60 000 руб. хозяйство получило за продукцию, облагаемую по ставке НДС 18 процентов. Налог составил 9152,54 руб. Еще 40 000 руб. – выручка за товары, облагаемые НДС по ставке 10 процентов. Налог равен 3636,36 руб. Чек коррекции ниже.
Как пробить чек на онлайн-кассе с фискальным регистратором
> 
Сообщите о сбое в инспекцию, чтобы пробить по кассе неучтенную выручку
После того как вы пробили чек коррекции, нужно письменно сообщить об этом в налоговую. Если успеть пробить чек и сообщить о проблеме в инспекцию до того, как налоговики нашли нарушение, штрафа не будет (п. 15 ст. 14.5 КоАП). Заявление в налоговую можно составить в произвольной форме. Образец ниже.
Обнаружены ошибки в чеках (расхождение с эквайрингом). Как исправить?
Добрый день. Нужна помощь.
При проверке приходов по ККТ (ФФД 1.05) по закрытым Z-отчетами сменам второго квартала были выявлены следующие ошибки, связанные со сбоем программы учета:
1. Не фискализировалась часть товара из чека. Товар оплачен картой. В итоге оплата по эквайрингу получилась больше, чем чек, ушедший в ОФД (эквайринг не синхронизирован с программой учета, поэтому сумма оплаты в терминал эквайринга вбивается вручную). Как лучше это исправить?
Алексей, добрый день.
Сразу дам ссылку на нашу статью, в ней подробно описано, что и как нужно делать, чтобы избежать штрафов за неприменение ККТ или ошибки в чеках. По вашим вопросам отвечу кратко, чтоб вы понимали, что искать в статье.
1. Сформируйте чек коррекции по тем позициям, которые не попали в чек.
2. Сформируйте чек коррекции с признаком расчета Расход или Возврат расхода (если есть) на излишнюю сумму.
3. Сформируйте обычный чек на Возврат прихода, а затем правильный чек на Приход.
4. Сформируйте чек коррекции.
Добрый день,
По вопросу отражения исправлений в налоговом учете при УСН (доходы).
Общие правила исправления ошибок в налоговом учете установлены ст. 54 НК РФ, они касаются, в том числе и плательщиков УСН.
В Письме МФ РФ от 22.06.2015 N 03-11-09/36020 сказано, что плательщики УСН, при обнаружении ошибок (искажений) в исчислении налоговой базы, относящихся к прошлым налоговым (отчетным) периодам, в текущем налоговом (отчетном) периоде вправе осуществить перерасчет налоговой базы и суммы «упрощенного» налога в соответствии с п. 1 ст. 54 НК РФ за период, в котором были совершены такие ошибки (искажения).
При этом, на основании п. 1 ст. 54 НК РФ, налогоплательщики вправе произвести перерасчет налоговой базы и суммы налога за налоговый (отчетный) период, в котором ошибки (искажения) были выявлены, если допущенные ошибки (искажения) привели к излишней уплате налога.
Поскольку в рассматриваемом случае все ошибки совершены во 2 квартале 2021 года, и за 2021 год декларация по УСН еще не сдана, то все исправления сводятся к корректировочным записям в КУДиР. При этом, налогооблагаемая база второго квартала определяется на основании фактически поступивших сумм от покупателей (заказчиков).
Согласно п. 1.1 Порядка, утвержденного Приказом МФ РФ от 22.10.2012 N 135н, организации и ИП, применяющие УСН, обязаны отражать в КУДиР в хронологической последовательности на основе первичных документов позиционным способом все хозяйственные операции за отчетный (налоговый) период.
При исправлении ошибок в налоговом учете таким первичным документом является бухгалтерская справка, на основании которой, вносятся корректировочные записи в КУДиР.
Что делать, если неправильно пробит чек по онлайн-кассе
Основное отличие онлайн-касс состоит в наличии накопителя фискального типа, на ежедневной основе передающего в налоговую структуру через специальных операторов фискальных данных (ОФД) сведения о выручке, полученной организацией.
Использование онлайн-устройства обязательно для предприятий, работающих по общей или упрощенной системам налогообложения (ОСНО, УСН), а также реализующих подакцизную продукцию.
Подключение к обязательному использованию новшества иных категорий налогоплательщиков, включая ИП на ЕНВД и ПСН, предполагается поэтапно с середины текущего года (с 01.07.2018) и будущего года (с 01.07.2019). Исключение составляют организации и предприниматели, занятые видами деятельности, указанными в утвержденном региональными государственными органами перечне (ФЗ № 54, 22.05.2003).
Обязательной корректировке подлежат расчеты по онлайн-кассе в случаях возникновения ошибок, приведших к проведению по кассе лишних сумм или к возникновению недостачи денег.
Возврат денег при неправильном пробитии документа по онлайн-кассе
По онлайн-кассе операции по возврату оформляются:
К сведению! Оформление возвратного чека возможно только в день совершения приобретения при использовании в работе ККТ новой модели. При всех вариантах возврата рекомендуется составить акт по возврату денежных средств (подобно форме КМ-3 о возврате клиентам денег по кассовым чекам неиспользованным или ошибочно пробитым), который вместе с ошибочными кассовыми чеками (приклеенными на чистый бумажный лист), пояснением и документами к Z-отчету направляется в бухгалтерию компании.
Форма КМ-3 может быть составлена только в виде, утвержденном Постановлением Госкомстата РФ (№ 132, 25.12.1998). Предприятие вправе разработать иной документ для оформления возврата средств, но и использование КМ-3 не будет нарушением, несмотря на необязательность формы (письмо МФ РФ № 03-01-15/54413, 16.09.2016).
Внимание! Неустранение по онлайн-кассе нарушений, связанных с возвратом денег, влечет применение в отношении предприятия санкций по КоАП РФ (ст.14).
Корректировка ошибки ввода данных по онлайн-кассе
В случае выявления по онлайн-кассе ошибки ввода данных (не оформлен чек, на чеке отсутствуют некоторые позиции) по вине кассира или из-за технической неисправности аппарата формируется чек коррекции.
Целью процедуры является приведение в соответствие реальных сведений по продажам с подлежащими учету в НС (фискальными). Выполнение корректировки на понижение или увеличение объема продаж возможно в любое время после обнаружения ошибки. Возможны две ситуации.
Ситуация 1. В случае отбития кассиром кассового документа на сумму меньше фактически полученной образуется ситуация появления неучтенной выручки от реализации. Налоговые службы могут трактовать факт как сокрытие доли дохода, подлежащего налогообложению, и незаконное неиспользование ККТ.
Для того чтобы не попасть под штрафные санкции по налоговым платежам, требуется сформировать чек коррекции. При самостоятельном обнаружении ошибки пробитый чек вместе с актом и пояснительной запиской, содержащей время и дату ошибки, направляется оператору (ОФД).
После чего организация (по собственному желанию, но не в обязательном порядке) может обратиться в отделение НС и уведомить об обнаружении и устранении несоответствия. При получении предписания налоговой структуры, поучившей информацию о неучтенных продажах, формируется чек коррекции с указанием в качестве основания предписания НС, который пересылается оператору и в НС вместе с обязательством организации по уплате штрафа (ст. 14 КоАП РФ).
Ситуация 2. Если кассиром пробит кассовый документ на сумму больше фактически полученной, образуется превышение выручки от продажи над фискальными данными (недостача). Создание чека коррекции при этом не является обязательным из-за отсутствия подозрений в неиспользовании кассового оборудования. Кассиру следует пробить документ на возврат поступления на недостающую сумму и подготовить пояснительную записку с объяснением причины недостачи денег в кассе.
Когда пробитие чека на неверную сумму имело место в присутствии покупателя, также можно не создавать чек коррекции. Работник формирует документ по возврату поступления в размере ошибочной суммы, а затем пробивает кассовый документ на приход в правильном размере. Правильный чек передается покупателю, ошибочный возвращается кассиру, а в ОФД и в НС будут направлены верные данные.
К сведению! В случае необходимости чек коррекции должен создаваться в интервале между созданием отчета об открытии смены и отчета о ее закрытии (письмо МФ РК № 03-01-15/28914, 12.05.2017). Но это не означает невозможность внесения исправлений после завершения смены, допустившей ошибку.
При закрытии очередной смены проведенные в кассовых документах и в чеках коррекции суммы используются фискальным накопителем для формирования итоговых сведений по смене (ФЗ № 54, 22.05.2003). Поэтому создание чека коррекции после завершения смены допустимо при условии, что в нем отражается момент допущения нарушения (дата, время). К примеру, документ, составленный 11.10.17 для корректировки ошибки, допущенной 02.09.17, может содержать описание исправления в виде: «Кассовый чек с неверно указанной суммой был сформирован в 10:10 02.09.2017».
Информирование налоговых структур о корректировках
Налогоплательщики обязаны осуществлять передачу в отделения ФНС информации и документов в электронном виде посредством кабинетов ККТ в соответствии с законодательством о применении контрольно-кассовой техники (ст. 5 ФЗ № 54).
Но законодательные нормы не содержат обязанности для пользователей ККТ по информированию налогового органа о выполненной самостоятельно корректировке фискальных данных. Все фискальные документы, включая корректировочные, подлежат передаче в налоговую структуру через специального оператора фискальных данных (ст. 1 ФЗ № 54). Таким способом налоговый орган аккумулирует информацию обо всех произведенных исправлениях по онлайн-кассе.
Внимание! Налогоплательщик освобождается от ответственности за нарушения в сфере использования ККТ (ФЗ № 290, 03.07.2016), если он добровольно уведомил ФНС об использовании ККТ, не соответствующей установленным требованиям, или о нарушении сроков и порядка регистрации/перерегистрации/применения ККТ, установленных ФЗ № 54. Одновременно с уведомлением налоговых органов организация должна предоставить подтверждение об устранении заявленного нарушения (до вынесения постановления об административном правонарушении).
Как избежать штрафа, если кассир ошибся?
Что бывает, если продавец забыл выбить чек или по ошибке обозначил в чеке меньшую сумму? В этой ситуации фактическая выручка магазина превышает выручку, о которой ФНС знает по сведениям с кассы. У налоговой появляется основание считать, что вы не применяли онлайн-кассу. Узнайте, как действовать кассиру в разных случаях и скачивайте шпаргалку.
Штраф за неприменение ККТ обозначен в п. 2 ст. 14.5 КоАП РФ. ИП штрафуют на четверть суммы, проведенной без кассы, но не меньше 10 тыс. рублей. Штраф для юрлиц составит три четверти суммы расчета, проведенного без ККТ, но не меньше 30 тыс. рублей. Неоднократные нарушения караются приостановлением деятельности на срок до 90 суток.
Чтобы избежать штрафа, нужно самостоятельно выявить и устранить ошибку до того, как о вашем нарушении узнает ФНС. Если налоговая уже выявила факт неприменения онлайн-кассы, придется не только исправить ошибку, но и заплатить штраф.
Исправление ошибки заключается в том, что кассир оформляет соответствующий чек, и ФНС получает его от кассы. Тип чека зависит от причины ошибки и от того, присутствует ли покупатель в момент исправления ошибки. Шпаргалка для скачивания.
Какие ошибки может совершить кассир и что делать
При расчете не применили ККТ. Например, касса не работала из-за отключения электричества или продавец провел оплату через эквайринговый терминал и забыл создать кассовый чек.
Создайте чек коррекции
Если ФНС уже зафиксировала факт нарушения и прислала вам предписание, коррекция происходит иначе и от штрафа она не защищает.
Создавайте чеки коррекции, чеки при продажах, возвратах, авансовых платежах. Попробуйте бесплатно один месяц.
Расчет был через ККТ, но сумма в чеке отличается от полученной. Кассир пробил неверную сумму, например 100 рублей, а получил 500 — в кассе возникла неучтенная выручка. Продавец мог указать не тот способ оплаты или несколько раз отбил один и тот же чек, потому что касса замяла чековую ленту.
Создайте чек «Возврата прихода»
Обычно кассир создает такой чек, когда покупатель возвращает товар.
Если покупатель присутствует при оформлении
Если покупатель ушел
Расчет был через ККТ, но сумма чека оказалась больше суммы оплаты. Например, кассир указал в чеке 500 рублей, а получил 100 — в кассе недостача.
Чек не нужен
Недостача не оформляется чеками, ФНС не считает эту ситуацию нарушением и санкций не применяет.
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Что делать, если онлайн-касса не пробивает чеки
Контрольно-кассовая техника — сложный механизм, который не застрахован от технических сбоев. Она не может правильно работать без электричества и подключения к интернету, а еще ошибки случаются из-за действий самих кассиров, например, когда они забывают закрыть смену. Во всех этих случаях касса перестает выдавать чеки, а без них работать нельзя. Разберемся, что делать в такой ситуации.
Почему касса не пробивает чеки
Касса может сломаться из-за технических сбоев, неправильной эксплуатации или перебоев с электричеством и интернетом. Рассмотрим основные причины, из-за которых онлайн-касса перестанет пробивать чеки.
Отключили электричество
На такой случай желательно иметь ИБП (источник бесперебойного питания). Продолжать торговлю без онлайн-кассы из-за отключения электричества не рекомендуется, но можно. Чтобы обезопасить себя, запросите объяснительную у кассира и справку у поставщика электричества, а когда электричество дадут, сделайте чек коррекции по инструкции. Но и эти меры штрафа не исключают.
Кассир забыл закрыть смену
Закрыть смену и сформировать отчет о закрытии смены нужно в течение 24 часов после открытия смены. Если этого не сделать, касса перестанет пробивать чеки — такое ограничение зашито в фискальный накопитель (ФН).
Это чинится просто: сформируйте отчет о закрытии смены и откройте новую.
Закончился срок действия фискального накопителя
Фискальный накопитель имеет срок годности — от 13 до 36 месяцев. После его истечения, нужно заменить старый ФН на новый. В отчете о закрытии смены есть признак, который указывает, что срок действия ФН скоро истечет. Он появляется, когда устройству осталось работать меньше 30 дней.
Фискальный накопитель переполнился
Тут тоже понадобится новый ФН, как и в случае истечения срока действия. Узнать о том, что память заполнена на 99 %, можно в отчете о закрытии смены.
ОФД не получал данные с онлайн-кассы дольше 30 дней
Фискальный накопитель блокируется, если в нем есть чеки, на которые от оператора фискальных данных в течение 30 дней не поступило подтверждение. Целый месяц касса может работать автономно — это время дано на устранение проблем с передачей данных.
Чтобы избежать блокировки, регулярно проверяйте отчеты о закрытии смены или о текущем состоянии расчетов. В поле «Количество непереданных ФД» должно быть значение «0». Если значение больше нуля, момент остановки передачи данных можно увидеть в поле «Дата первого из непереданных ФД».
Если ФН уже заблокировался, устраните неполадки с передачей данных — сами или с помощью специалиста из сервисного центра. Тогда все сохраненные фискальные данные, которые не были переданы сразу, отправятся к ОФД. Когда он подтвердит их получение, ФН разблокируется и можно будет дальше работать на кассе.
Поломки принтера или проблемы с лентой
Касса может перестать печатать чеки и по более простым причинам — закончилась или порвалась чековая лента, её неправильно установили в принтер, повредился разъем или переходник. Чаще всего в диагностике этих неисправностей помогает встроенная система проверки. Если ее нет, обратитесь в сервисный центр.
Касса сломалась
Касса может сломаться так, что самостоятельно это исправить не получится. Например, пришел в неисправность модуль интернет-связи, произошел обрыв шлейфа и пр. Обратитесь в сервисный центр.
Массовый технический сбой
С момента внедрения онлайн-касс такое было лишь однажды — 20 декабря 2017 года. Но нет гарантий, что это не повторится, поэтому ФНС выпустила письмо от 20.12.2017 № ЕД-4-20/25867 и разъяснила, что делать в такой ситуации:
Если сделать все именно так, штрафов за неприменение кассы не будет. Но это касается только массового сбоя. Кроме того, разъяснение было разовое, и есть вероятность, что в следующий раз ФНС выпустит письмо с другим порядком действий.
Что делать бухгалтеру при поломке кассы
Некоторые поломки могут привести к тому, что продажи по онлайн-кассе не будут синхронизироваться с бухгалтерской программой и сервисами для автоматизации торговли.
Сделайте Х-отчет и сравните суммы в нем с бухгалтерскими регистрами.
Если чек проведен по бухгалтерии, но не проведен на фискальном накопителе, его следует удалить из бухгалтерской программы. Может быть и наоборот — чек проведен в фискальном накопителе, но не в учете. Тогда аналогичный товар можно пробить еще раз, отменить его в накопителе, взять объяснительную с кассира, а затем отменить возвратную проводку в бухгалтерской программе.
Когда чек не прошел нигде, просто пробейте товар по кассе повторно.
Можно ли работать с кассой, которая не выдает чеки
Без чеков работать нельзя — за это могут оштрафовать минимум на 10 000 рублей. Дело в том, что по закону работа без чеков равносильна тому, что вы не применяете ККТ. За это предусмотрена ответственность по п.2 ст. 14.5 КоАП РФ:
Заменить кассовый чек на товарный чек, БСО или другой документ нельзя. Так что если ваша касса сломалась или перестала работать из-за отсутствия электричества, работу лучше временно приостановить. На случай поломки желательно иметь хотя бы одну запасную кассу.
Как избежать ответственности за непробитый чек
Чтобы избежать ответственности, следует сообщить в ФНС, что вы работали без чеков, и пробить чек коррекции. Такая возможность предусмотрена примечанием к ст. 14.5 КоАП РФ.
Составьте кассовый чек коррекции с признаком «Приход» (для любых ФФД 1.05, 1.1, 1.2). Дополнительно учитывайте особенности для следующих реквизитов:
Если вы корректируете только общую сумму расчетов (когда непробитых чеков было много), то вместе с чеками коррекции направьте в ФНС сведения и документы, которые позволят идентифицировать каждый расчет (ФФД 1.05 и ниже) и однозначно применить освобождение от ответственности (ФФД 1.1).
Обратите внимание! Ответственности можно избежать только исправив нарушение до того, как о нем узнает налоговая. Поэтому в работе без чеков всегда есть риск. Если вы будете работать без кассы достаточно долго, инспекторы могут узнать о нарушении раньше вас: получив жалобы от покупателей или в режиме онлайн увидев остановку в поступлении чеков. Поэтому будьте готовы к штрафам по КоАП.
Что делать, если отключили интернет
В период отключения касса продолжит пробивать чеки, но не будет передавать их в ОФД из-за отсутствия соединения. Все чеки сохранятся в фискальном накопителе, а при появлении интернета будут отправлены в налоговую.
Но есть один нюанс, из-за которого при отключении интернета торговлю лучше приостановить.
Организация обязана передавать чеки в ФНС в момент расчета. Если они будут переданы позже — это нарушение. За него грозит административная ответственность по ст. 14.5 КоАП РФ — от предупреждения до штрафа в сумме до 10 000 рублей.
Если все же решитесь продолжать работу, запросите у провайдера справку о дате и времени отключения интернета. Это может помочь снизить штраф или даже избежать его.
Данные о расчетах через онлайн-кассы должны поступать не только к ОФД, но и в бухгалтерию. Интегрируйте кассовую программу с бухгалтерской системой и сервисом для автоматизации торговли. У Контура есть такая возможность. Данные с кассы будут автоматически поступать в Контур.Бухгалтерию — систему для простого учета и отчетности через интернет. Первые 14 дней новые пользователи могут работать в сервисе бесплатно.
