что делать если потерял накладную
Транспортная компания потеряла груз: как быть?
Транспортная компания потеряла одно место из нашего груза. В посылке было семь мест, получили только шесть мест. Эта коробка весит 8 кг, стоимость содержимого в потерянной коробке на 40 899 руб. Компания ищет недостающее место посылки, но не может найти. Предлагает доказать стоимость содержимого для возмещения убытков. У меня есть только бланки заказа клиента от отправителя, отправитель другие документы предоставить не может. Как нам возместить ущерб?
В силу п. 1 ст. 785 Гражданского кодекса РФ по договору перевозки груза перевозчик обязуется доставить вверенный ему отправителем груз в пункт назначения и выдать его управомоченному на получение груза лицу (получателю).
Согласно п. 2 ст. 785 ГК РФ и ч. 1 ст. 8 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» (далее – Устав) заключение договора перевозки груза подтверждается транспортной накладной. Вместе с тем отсутствие, неправильность или утрата транспортной накладной сами по себе не являются основанием для признания договора перевозки груза незаключенным или недействительным. В этом случае наличие между сторонами договорных отношений может подтверждаться иными доказательствами (ч. 2 ст. 67 Гражданского процессуального кодекса РФ, ч. 5 ст. 71 Арбитражного процессуального кодекса РФ).
По смыслу ч. 4 ст. 8 Устава лицо, выступающее грузоотправителем (экспедитор или клиент), несет риски, связанные с отсутствием у перевозчика документов, необходимых для беспрепятственного осуществления перевозки груза, в том числе документов, предусмотренных санитарными, таможенными, карантинными и иными правилами в соответствии с законодательством РФ. Проверка правильности и полноты этих документов не является обязанностью перевозчика. По общему правилу, грузоотправитель обязан возместить перевозчику убытки, в том числе суммы, выплаченные перевозчиком иным лицам в связи с отсутствием, недостоверностью или неполнотой указанных документов.
В силу ст. 796 ГК РФ, ч. 5 ст. 34 и ст. 36 Устава перевозчик несет ответственность за сохранность груза с момента принятия его для перевозки и до момента выдачи грузополучателю или управомоченному им лицу, если не докажет, что утрата, недостача или повреждение (порча) груза произошли:
Перевозчик обязан возместить реальный ущерб, причиненный случайной утратой, недостачей или повреждением (порчей) груза, в том числе возникших вследствие случайного возгорания транспортного средства, дорожно-транспортного происшествия, противоправных действий третьих лиц, например, кражи груза (п. 23 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 26.06.2018 N 26 «О некоторых вопросах применения законодательства о договоре перевозки автомобильным транспортом грузов, пассажиров и багажа и о договоре транспортной экспедиции»).
Для возмещения ущерба вам необходимо будет обратиться к компании-грузоперевозчику с претензией, в которой указываются:
В случае неудовлетворения данной претензии далее вы вправе обратиться в суд общей юрисдикции с соответствующим исковым заявлением.
Что делать, если утеряны первичные документы
Именно на основании первичной документации составляется бухучет. Эти бумаги запрашиваются уполномоченными органами для последующей проверки. Поэтому утрата первички – серьезная проблема. Если компания не предпримет всех мер по восстановлению бумаг, на нее может быть наложен штраф.
Основные особенности
Отсутствие документов не является уважительной причиной для неуплаты налогов. Компания также не освобождается от обязанности пройти проверку контролирующими органами. Рассмотрим пример. Компания отказалась уплачивать долг, сославшись на потерю первички. Однако она не предъявила доказательств утраты. В этом случае у организации образуется задолженность. Придется также уплатить пени. Для того чтобы избежать санкций, необходимо заранее подготовить аргументы в свою защиту.
Вопрос: Можно ли подтвердить расходы для целей налога на прибыль восстановленными копиями первичных документов при утрате их оригиналов (п. 1 ст. 252 НК РФ)?
Посмотреть ответ
Порядок действий при утере документов
Правильные действия сразу же после обнаружения утраты позволят избежать проблем с контролирующими структурами. Рассмотрим последовательность принимаемых мер:
Вопрос: Правомерно ли привлечение организации к ответственности по п. 2 ст. 126 НК РФ за непредставление в установленный срок по требованию налогового органа утраченных документов (информации) по ст. 93.1 НК РФ вне рамок налоговых проверок?
Посмотреть ответ
ВАЖНО! Когда подтверждающие документы (к примеру, справка о возбуждении дела) будут получены, нужно обязательно проверить их на наличие ошибок. Если в бумагах будут содержаться ошибки, контролирующие органы не примут во внимание аргумент об утрате первички. Рассмотрим пример судебной практики. Организация предоставила документы о том, что первичка сгорела. Однако в справке о пожаре была допущена ошибка. В частности, неправильно указан адрес. Из-за этого были доначислены налоги и пени. Подробнее с делом можно ознакомиться, прочитав постановление АС Уральского округа № Ф09-9606/15 от 1.02.16 года.
Меры по восстановлению первичной документации
Компания должна предпринять самые активные меры по восстановлению документов. Но и их будет недостаточно. Нужно также подготовить бумаги, которые подтверждают факт активных действий компании. Меры могут быть следующими:
Для восстановления нужно сначала назначить ответственное лицо. Отвечать это лицо будет за взаимодействие с контрагентами. Все моменты общения с партнерами нужно фиксировать. В частности, требуется сохранять переписки, чеки, копии счетов-фактур. Последние должны быть заверены уполномоченным лицом, представляющим контрагента.
Получаем банковскую первичку
Для получения утерянных выписок и платежек нужно направить запрос в банковское учреждение. Идти нужно в тот банк, в котором у компании открыт счет. В запросе требуется указать следующую информацию:
Обращение в банк – это первый шаг, так как таким образом можно установить факты проведения безналичных расчетов и сумм по ним. На основании полученной информации можно восстановить все исполненные ранее операции.
Восстанавливаем кассовые чеки
Кассовые чеки нужны в том случае, если организация покупала собственность за наличные. Чек позволяет подтвердить расход компании. Для получения нового документа нужно обратиться к продавцу. Однако не всегда продавец может предоставить дубликат чека. Возможно это только в том случае, если имеется кассовый аппарат соответствующей модели. Если же его нет, запрашивается копия чека. Выполняется она с помощью копировального оборудования.
Запрашиваем первичные документы у контрагентов
Компания заключает со своими контрагентами договоры в двух экземплярах. У партнера всегда можно запросить копии соглашений. В запросе, адресованному контрагенту, нужно указать эту информацию:
Не всегда компания может установить перечень отсутствующих документов. В этом случае производится сверка бумаг с контрагентом. По итогам сверки оформляется акт. В нем перечисляются отсутствующие документы.
Восстанавливаем отчетность
Компании также нужно восстановить декларации, балансы и расчеты. Нужна эта первичка для составления отчетности. Повторное составление документов самой компанией – процедура затратная. Поэтому имеет смысл направить запрос о предоставлении копий в инспекцию или фонд. В запросе нужно обязательно указать причины, по которым запрашивается первичка, так как инспекторы не обязаны предоставлять копии документов.
Ответственность за утерю первички
Фирма несет ответственность за сохранность своей первичной документации. Если субъект теряет бумаги, он будет нести за это ответственность. Рассмотрим правонарушения, связанные с утратой первички, и ответственность за них:
В статье 109 НК РФ приведены случаи, когда виновное лицо не будет привлекаться к ответственности. В частности, это утрата документов вследствие обстоятельств непреодолимой силы (к примеру, стихийное бедствие). Однако факт действительного наличия этих обстоятельств также придется подтверждать.
Утеря первичных документов: что делать и как избежать
Случается, что компания не может предоставить документы по запросу налоговой в силу объективных обстоятельств – если документы украдены или пострадали из-за пожара. Обычно в таких ситуациях организации все равно приходится идти в суд, чтобы доказать свою добросовестность, и простого заявления о наступлении непредвиденных обстоятельств здесь не хватит. Налоговой нужны будут более весомые основания, чтобы освободить компанию от обязанности платить налоги.
Компания не представила счета-фактуры и другие первичные документы во время проверки, сославшись на кражу бумаг. При этом фирма не представила доказательств, прямым образом доказывающих факт кражи, попытки восстановления утерянной документации, а также свою добросовестность. В итоге организации все равно доначислен НДС и пени в размере более 120 млн руб.
Руководство компании утверждало, что из ее электронной базы данных похитили все документы за три последних года. Однако для суда эта причина оказалась неуважительной, потому что компания не обращалась в полицию и не пыталась найти похитителя (постановление ФАС Дальневосточного округа от 02.06.2008 № Ф03-А73/08-2/1272).
Что делать, если первичка утрачена из-за непредвиденных обстоятельств
Если в компании обнаружена пропажа документов, и вы подозреваете их кражу, нужно написать заявление в полицию. Справка из следственных органов (в частности, постановление о возбуждении уголовного дела) убедит суд, что бумаги пропали по не зависящим от компании причинам.
Если в офисе или в архиве случился пожар, и документы сгорели – нужно получить справку о пожаре в МЧС. Необходимо проверить, желательно – под надзором юристов, правильно ли описан факт происшествия в выданном документе.
Компания не смогла отстоять 70 млн руб. доначислений из-за ошибки в справке МЧС о пожаре. В документе было указано, что в сгоревшем здании находится другая организация (постановление АС Уральского округа от 01.02.2016 № Ф09-9606/15).
Обратите внимание: документ из госорганов должен содержать точные сведения о том, кто потерпевший, какие документы и за какой период пропали либо были утрачены. Наличие описи пропавшей документации будет положительным аргументом в защиту позиции фирмы.
Следует учитывать и отрицательную судебную практику, которая не принимает во внимание в качестве уважительной причины непредвиденные, форс-мажорные обстоятельства. Налогоплательщик должен обеспечивать сохранность документов (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, например, Постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 23 октября 2012 г. № 15АП-10124/12 по делу № А32-970/2011).
Поэтому подтвердить только наличие непредвиденных обстоятельств недостаточно для доказательства добросовестности. Следовательно, налогоплательщику стоит заботиться о безопасном хранении скан-копий документов и контролировать их обращение (чтобы избежать утери или кражи). Полезным в этом случае будут системы контроля документов по типу «Скан-Архива» и использование электронного документооборота.
Как зафиксировать факт утраты первичного документа
После исчезновения документов и получения справки компании нужно создать комиссию, которая установит причины утраты бумаг и зафиксирует их в акте об утрате. Членами комиссии необходимо назначить заместителя директора, главного бухгалтера, начальника охраны и т. п.
Комиссия должна составить акт, в котором следует подробно описать, когда и при каких обстоятельствах были утрачены бумаги.
Во время проверки представители налоговой инспекции не досчитались счетов-фактур на сумму 3,5 млн руб. Руководство предприятия пояснило, что бумаги утеряны в результате пожара. Ревизоры не поверили на слово и доначислили НДС. Однако в суде предприятию удалось отстоять свою позицию.
Предприятие доказало, что архив уничтожен пожаром, а именно: был составлен акт о пожаре, который подтвердил, что здание, где расположена бухгалтерия и хранятся первичные документы предприятия, уничтожено огнем, фирма подала соответствующее заявление в полицию о возбуждении уголовного дела по факту пожара, направлено письмо в инспекцию с уведомлением, что произошел пожар, и, наконец, представлена справка об утрате бумаг вследствие пожара с подписями генерального директора и главного бухгалтера (постановление Арбитражного суда Уральского округа от 22.12.2015 по делу № А60-10762/2015).
Зачем пытаться восстановить утраченные первичные документы
Факта обращения в МВД, МЧС, дальнейшее получения справок – всего этого недостаточно для обоснования добросовестности и объективного характера утраты документов.
Суд также будет оценивать активные действия со стороны фирмы в попытках восстановления утраченных документов. Крайне критично суд отнесется к факту, что утраченные за несколько лет документы компания даже не попыталась восстановить.
В деле АС Уральского округа от 01.02.2016 № Ф09-9606/15 суды сослались на то, что компания не проводила сверки с контрагентами, не направляла им запросы на восстановление бумаг, не обосновала, каким образом «восстановлены» представленные счета-фактуры, не представила переписку с контрагентами по восстановлению первичной документации, телеграммы, почтовые реестры, чеки и квитанции в качестве доказательства попыток восстановления утраченных документов.
Чтобы избежать проблем из-за утраты документов, после обнаружения факта утраты следует действовать так:
1. Назначить ответственное лицо, которое будет взаимодействовать с контрагентами для изготовления дубликатов утерянных документов.
Копии отправленных запросов, переписку с контрагентами, почтовые квитанции об отправке писем – все это следует сохранять (и желательно, надежнее, чем хранили первичные документы до этого).
Обратите внимание: копии счетов-фактур должны быть заверены руководителем контрагента. Он должен поставить на них штамп «Копия верна», свою подпись и печать, дату заверки копии (см. Указ Президиума ВС СССР от 4 августа 1983 г. № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан»).
Организация представила копии счетов-фактур в обоснование суммы НДС при расчетах за поставленные товары. Суд признал обоснованной позицию компании, сославшись на то, что у инспекции отсутствовали основания для отказа в применении налоговых вычетов по НДС. Ревизоры могли определить суммы вычета НДС по данным банковской выписки по расчетному счету, платежным поручениям, счетам на оплату и иным документам, представленным фирмой (Постановление Десятого арбитражного апелляционного суда от 26.03.2012 № 10АП-778/12 по делу № А41-38116/10, Постановления Президиума ВАС РФ от 09.03.2011 № 14473/10, от 19.07.2011 № 1621/11).
Для безопасности лучше составить подробный расчет, из которого будет видно, что сумма вычетов НДС по утраченным документам соответствует оборотам по счетам, поступлениям денежных средств, суммам уплаченных налогов.
3. Проверить контрагентов.
При восстановлении утраченных документов контрагент не должен быть организацией, признанной ликвидированной, фирмой-однодневкой, подставной организацией, участником схем ухода от налогообложения.
4. Отразить в бухгалтерской отчетности факт хищения / утраты ОС (оргтехники, серверов, электронных баз данных и т. п.).
5. Заключить договор на восстановление электронных баз данных.
Этот договор вы сможете представить в качестве дополнительного аргумента, доказывающего намерения компании вернуть «первичку».
6. Уточнить налоговую декларацию по факту реальной утраты финансово-хозяйственных документов и электронных баз данных (с изменением суммы расходов).
Как избежать утраты первичных документов
Чтобы обезопасить себя от рисков утраты первичных документов, лучше принять комплекс мер по обеспечению контроля документооборота и хранении первичных документов.
1. Разработать систему контроля за первичными документами. Благодаря этому в случае происшествия всегда будет понятно, какие именно документы утрачены и что необходимо восстанавливать. Для ответа на запросы налоговой в электронном виде сохранятся скан-копии документов, которых будет достаточно до выездной проверки.
2. Автоматизировать документооборот и внедрить ЭДО. С электронным документооборотом утратить первичные документы почти невозможно – в зашифрованном виде все переданные через ЭДО документы хранятся на серверах операторов, и даже если вы потеряете не только бумажный архив, но и всю технику, вы все равно сможете восстановить все нужные данные.
Если вы хотите обезопасить себя от непредвиденных обстоятельств с пропажей документов, а в обычное время – держать документооборот под контролем, то вам будет полезна программа «Скан-Архив». Посмотрите на видео, какие проблемы на предприятии с крупным документооборотом она поможет решить.
Ответственность при утере первичных документов
В деятельности организации может возникнуть такая неприятная ситуация, как утрата первичных учетных документов.
Согласно ч. 7 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» организация должна обеспечить сохранность первичных документов в течение отведенного срока хранения. Такие же требования к сохранности учетных документов содержатся и в разделе 6 Положения № 88. Так как документы являются подтверждением хозяйственных операций, их отсутствие при проверке будет расцениваться как несоблюдение требований законодательства и нарушение порядка ведения учета.
Кроме административной ответственности за утерю первичных документов может быть налоговая или уголовная ответственность.
Административная ответственность
Наказание за грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету, в том числе к бухгалтерской (финансовой) отчетности прописано в ст. 15 11 КоАП РФ. Согласно этой статье за нарушение сроков хранения, преждевременное уничтожение, повлекшее за собой изменение налоговой базы более, чем на 10%, следует наложение штрафа на должностное лицо в размере от 5 000 до 10 000 рублей. За повторное нарушение штраф удвоится, или последует дисквалификация на срок от одного года до двух лет.
Налоговая ответственность
Если необходимых первичных документов не окажется в ходе очередной налоговой проверки, инспектор имеет право наложить такие штрафы на организацию:
200 рублей за каждый не предоставленный документ (п.1 ст.126 НК РФ);
10 000 рублей при утрате документации за один налоговый период;
30 000 рублей – за несколько отчетных периодов (п. 2 ст. 120 НК РФ);
в размере 20% от суммы заниженного налога, вызванного утратой, но не менее 40 000 рублей (п. 3 ст. 120 НК РФ).
Уголовная ответственность
Такая ответственности грозит тем организациям, которые не просто потеряли первичку, но также уклоняются от уплаты штрафа.
1. Согласно ч. 1 ст. 199 УК РФ, за уклонение от уплаты штрафов (налогов) руководителю организации грозит штраф в размере от 100 000 до 300 000 рублей. Возможен и арест на срок до 2 лет, либо лишение директора права занимать руководящую должность в течение 3 лет. Еще по этой же статье руководителя компании могут наказать путем взыскания с него суммарной заработной платы за период от 1 до 2 лет
2. По ч. 2 ст. 199 УК РФ предполагается штраф от 200 000 до 500 000 рублей за уклонение от уплаты налогов (штрафов) в особо крупных размерах. По решению суда может быть запрещено заниматься предпринимательской деятельностью на срок 3 года, арест – сроком на 5 лет и принудительное взыскание заработной платы за 3 года
Непредвиденные обстоятельства
Не всегда утрата первичных документов происходит в результате халатности руководства или работников организации. Бывает, документы пропадают из-за форс-мажорных обстоятельств: ограбление, затопление, пожар и прочие чрезвычайные происшествия. Если «первичка» утрачена в связи с подобными событиями, стоит запастись подтверждающими документами экстренных служб. Это могут быть такие документы как:
справка Госпожнадзора и акт о причинах возгорания;
документ следственных органов ОВД о возбуждении дела о краже;
справка из эксплуатирующей организации о факте и причинах затопления;
документы МЧС о наличии чрезвычайной ситуации;
иные подтверждения форс-мажорных обстоятельств.
Первичные документы в любом случае нужно будет восстановить. Но организация может рассчитывать на отсрочку по их восстановлению со стороны проверяющих органов.
Как восстановить документы
В законодательстве не прописано, как восстанавливать первичные документы. Общепринятая практика такова.
1.Сначала создается комиссия. В ее состав должны войти руководитель организации, главный бухгалтер и ответственные лица для установления причин пропажи документов.
2.Для того, чтобы определиться, каких именно документов не достает, необходимо провести инвентаризацию.
3.Восстановить документы: обратиться в банк за копиями выписок, связаться с контрагентами, сделать запрос в профильные ведомства.
Всегда есть, что обсудить. Решаем проблемы вместе. Присоединяйтесь к группе ВК Бухгалтерия.ру
ПРАКТИЧЕСКАЯ ЭНЦИКЛОПЕДИЯ БУХГАЛТЕРА
Полная информация о правилах учета и налогах для бухгалтера.
Только конкретный алгоритм действий, примеры из практики и советы экспертов.
Ничего лишнего. Всегда актуальная информация.
Выбор читателей
Изменения бухгалтерского и налогового законодательства с 2022 года
Новые правила взыскания алиментов вступили в силу. А вот будут ли работать?
Сим-карты компании под контролем: проверьте регистрацию на госуслугах
Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.
*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование
Как поступить, если обнаружили пропажу накладной
Причины, обстоятельства и места утраты (недостачи) документов могут быть различными. Для организации первостепенное значение имеет сам факт того, что бланк или уже оформленный документ утрачен. Рассмотрим основные действия бухгалтера при пропаже накладных (ТН или ТТН).
При приемке бланков не достает накладных
В такой ситуации нужно сделать следующее :
1) составить в произвольной форме акт обнаружения производственного брака бланков. Такой акт нужно оформить в четырех экземплярах и указать в нем типы, коды, серии и номера бланков, их количество, а также описать выявленный брак;
2) передать три экземпляра акта вместе с бракованными бланками в реализующую организацию. Последняя либо вернет стоимость бракованных накладных, либо произведет их замену.
Потеряна «новая» накладная
Если обнаружилась пропажа накладной, которая была не заполнена или заполнена, но не передана контрагенту (хозяйственные операции по ней не совершались), действовать нужно так.
Один из контрагентов потерял свой экземпляр
Когда свои экземпляры накладной утеряла передающая либо принимающая сторона, то для такой ситуации законодательством не предусмотрен четкий порядок действий.
В данной ситуации можно восстановить утерянные документы. На наш взгляд, сделать это стоит так.
2. Руководитель организации, по нашему мнению, может:
— затребовать письменное объяснение у работников, ответственных за прием и хранение потерянной накладной. Это нужно для установления причин и обстоятельств, при которых она была утрачена, а также виновных в этом лиц ;
На заметку
После 26 февраля 2018 г. отметка о заверении может не содержать печати контрагента, если им принято решение не использовать печать в своей деятельности .
Утеряны все экземпляры накладной, и нет возможности «раздобыть» ее копию
Иногда случается, что утрачены все экземпляры оформленной и подписанной обеими сторонами накладной или невозможно получить ее копию (например, контрагент ликвидирован). Конкретного порядка действий организации в такой ситуации законодательство также не содержит.
Полагаем, что в указанной ситуации стоит действовать так.
Комиссии при этом необходимо:
— взять пояснения у работников, причастных к утере накладной, для установления обстоятельств, при которых она была утрачена ;
— установить причины, по которым документ невозможно восстановить;
— собрать доказательства того, что хозяйственная операция имела место: взять пояснение у лиц, которые перевозили (переносили), принимали или отпускали товар со склада. Кроме того, стоит собрать документы (в том числе проверить их наличие), которые могли бы подтвердить факт того, что данная хозяйственная операция имела место (договоры, платежные документы, ЭЧСФ, акты сверки расчетов и т.д.).