Топ-10 вопросов по ЭЛН и прямым выплатам
Что сделать, чтобы сотрудницы в 2021 году вовремя получили пособия до 1,5 лет? Как оплачиваются ЭЛН совместителей? Как будут удерживаться алименты при прямых выплатах? Нужно всем сотрудникам с января открыть карты «МИР»? Эксперты Контур.Экстерна ответили на горячие вопросы бухгалтеров, связанные с электронными больничными и прямыми выплатами.
1. Заявление на выплату пособия заполняется на бумаге? Нужно ли хранить эти заявления?
Сейчас сотрудники подписывают заявления на пособия (форма утв. Приказом ФСС от 24.11.2017 № 578 ), когда приносят документы для расчета конкретного пособия: больничный, свидетельство о рождении ребенка и т.п. Работодатель может заполнить и распечатать заявление вместо сотрудника и передать ему для сверки. Сотрудник проверяет реквизиты и подписывает заявление от руки (чернила любого цвета). Работодатель хранит все подписанные заявления.
С 2021 года порядок изменится ( проект постановления ). Сотрудники будут подписывать заявление по всем пособиям при приеме на работу. Заполнить его можно будет не только на бумаге, но и в электронном виде, заверив электронной подписью.
Электронные заявления можно будет не распечатывать: достаточно хранить их в своей информационной системе. А в бумажных заявлениях нужно будет распечатать только заполненные листы.
2. Сотрудник принес БЛ 29.12.2020 (период болезни с 22.12.20 по 28.12.2020). Когда нужно начислить и выплатить пособие?
Начислить вы должны не позднее 10 календарных дней с 29 декабря, то есть не позднее 7 января. Выплатить в ближайший день выплаты заработной платы, то есть 11 января.
А вот схема, по которой будет оплачиваться этот больничный лист, может быть разный. Если начисление больничного вы проведете еще декабрем (речь сейчас о месяце в бухгалтерском учете) и, соответственно, эти начисленные больничные будут показываться в отчете по страховым взносам за 4 квартал 2020 года, то и оплатить такой больничный стоит самим (с последующим возмещением).
Если вы этот больничный не выплатили в декабре, то можно его передать на оплату в ФСС, предоставив гарантийное письмо, что организация не выплачивала сумму за счет ФСС по такому больничному. Если при этом вы начисление этого больничного провели по бухучету в декабре, а на оплату передадите ФСС, то надо еще не забыть скорректировать отчет по страховым взносам, чтобы там не было сумм по таким больничным.
Справедливости ради стоит заметить, что с 29 по 31 декабря вы еще не можете сформировать реестр ПВСО для передачи в ФСС, если ваш регион переходит на прямые выплаты с 2021 года. С 1 января уже можете, но чтобы уложиться точно в сроки отправки реестра, отправить его надо не позднее 02.01.2021 (5 календарных дней с момента получения документов от работника).
3. Как будут выплачиваться пособия до 1,5 лет? Начисляем в декабре 2020 года, выплата придется на январь 2021-го. Что нужно сделать работодателю, чтобы сотрудники получили деньги в срок?
В ситуации с пособиями до 1.5 лет правильнее отталкиваться от месяца, за который мы начисляем пособие. Пособие за декабрь выплачиваем сами, пусть даже и в январе. Пособие за январь и далее — уже ФСС, тогда все сроки точно будут соблюдены.
4. Как быть, если сотрудница уже получает пособие по уходу за ребенком? Какие документы должна представить в ФСС, чтобы с января сотрудница получала пособие напрямую от ФСС? Требуется ли оформление заявления на выплату пособия по форме, утвержденной приказом ФСС РФ от 24.11.2017 № 578? Если нужно, то до какого числа? Нужно ли отправлять реестр ежемесячно?
Страхователь должен отправить реестры в ФСС с расчетными суммами для произведения выплат. Заявление с получателя пособия должно быть получено (все действия по прямым выплатам в настоящий момент выполняются только после получения заявления, по каждому страховому случаю).
Сроки прописаны в регламенте (п. 9 Положения в Постановлении Правительства РФ от 21.04.2011 № 294 ). Если выплаты пособия по уходу начались еще в 2020 году, то чтобы фонд в срок выплатил пособие за январь, надо постараться отправить реестры по таким пособиям к 20-м числам января.
Но при этом у нас есть еще один срок, который надо постараться соблюсти: 5 календарных дней с момента получения всех документов от застрахованного (под документами подразумевается в том числе и заявление на выплату пособия по форме, утвержденной Приказом ФСС от 24.11.2017 № 578 ).
5. Какие пособия останутся возмещаемыми, а какие будут выплачиваться напрямую?
Напрямую застрахованным лицам выплачиваются:
Правило начинает действовать с момента, когда регион переходит на прямые выплаты.
По зачетному принципу продолжат выплачивать:
6. Как оплачиваются ЭЛН совместителей? Загружаю ЭЛН на совместителя — появляется ошибка.
Не видя ошибки, сложно сказать, в чём проблема. И надо понимать, что все разделено на «до 14 декабря 2020 года» и «после 14 декабря 2020 года». До 14 декабря оформлялся отдельный ЭЛН для каждого места работы. Теперь оформляется один ЭЛН для всех мест работы, каждый страхователь заполняет его своими данными.
7. Как будут удерживаться алименты при прямых выплатах?
Бухгалтерия удерживает деньги только из тех выплат, которые проводит сама организация (ст. 98 Федерального закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ). К удержаниям с «основного» пособия, которое перечисляет ФСС, работодатель никакого отношения не имеет. А значит, рассчитывать удержание нужно только по выплачиваемой сумме — за первые три дня болезни.
8. Как оплачивать бумажные больничные с 2021 года?
Схема та же самая, что и по ЭЛН, но есть нюансы. Если организация должна подавать реестры ПВСО в электронном виде, то при создании электронного реестра ПВСО всю информацию (абсолютно всю!) с бумажного больничного необходимо вручную внести в реестр. Поэтому чем активнее организация будет убеждать своих сотрудников переходить на ЭЛН, тем меньше трудозатрат будет при отправке реестров ПВСО.
Если же в вашей организации 25 человек и меньше, то можете в этом случае предоставлять пакет документов в бумажном виде.
9. Медорганизация не заводит ЭЛН в систему в течение 5 дней. Как нам соблюсти сроки по отправке реестра?
Все очень просто. Отсчет ваших 5 дней начинается с того момента, когда у вас есть все необходимые данные для расчета и формирования реестра ПВСО: заявления и документы от работника, закрытый ЭЛН. Пока ЭЛН не закрыт, отсчет 5 дней для страхователя не ведется.
10. С 2021 года оплата больничных листов будет производиться только на карты «МИР»?
Планировалось, что с 1 января 2021 года только на карты «МИР» будут перечисляться:
На днях стало известно, что срок перехода на карты МИР снова продлили — на этот раз до 1 июля 2021 года.
После 1 июля 2021 года банки будут проверять наличие привязки к банковскому счету платежной карты «МИР». Если у получателя не окажется такой карты, банк предложит ему в течение 10 дней получить пособие наличными или сообщить другие реквизиты для зачисления средств. Если в течение 10 рабочих дней получатель пособия этого не сделает, средства вернутся плательщику, то есть фонду.
Чтобы упростить получение пособий, Центробанк рекомендовал банкам выдавать карты «МИР» дистанционно.
Как заполнить больничный лист в 2021 году
В сентябре 2020 года Минздрав утвердил новый порядок заполнения больничных листов. Рассказываем, как заполнять бумажные и электронные больничные листы в 2021 году, можно ли оформлять больничный при дистанционном приёме врачом и как проверить подлинность больничного листа.
Варианты заполнения больничного листа: бумажный и электронный
С 2017 года в России можно использовать два способа составления больничных листов: традиционный бумажный и электронный.
Бумажный больничный лист — это бланк специальной формы. Врач заполняет свою часть документа и отдаёт работнику. После выздоровления работник сдаёт больничный лист в бухгалтерию. Бухгалтер проверяет документ, заполняет раздел с данными о компании и расчётами, а затем передаёт больничный в ФСС для оплаты. Также на основании больничного листа в установленных законом случаях работодатель сам перечисляет работнику пособие за первые три дня болезни.
Электронный больничный лист — это запись в базе данных ФСС. Работник должен дать письменное согласие на использование электронного документа. В этом случае врач заносит информацию в базу фонда со своего компьютера и отдаёт сотруднику талон с номером больничного. Далее сотрудник передаёт талон работодателю, и бухгалтер также заполняет свою часть документа, но в электронном виде.
Использовать электронный больничный лист намного удобнее, чем бумажный. Его нельзя потерять или испортить и практически невозможно подделать. Кроме того, информация сразу попадает в базу фонда, что ускоряет процесс начисления и снижает вероятность ошибок. А рассчитывать больничные в несколько кликов можно в интернет-бухгалтерии «Моё дело».
Как проверить больничный лист перед заполнением
Получив больничный лист на бумаге, работодатель должен проверить три параметра.
2. Подлинность бланка по внешним признакам:
3. Достоверность информации, заполненной врачом. В частности, название медицинского учреждения должно быть таким же, как на печати, ФИО работника должно соответствовать его паспортным данным. А вот в названии предприятия могут быть опечатки, так как врач заносит эти сведения со слов сотрудника. В этом случае заменять больничный не нужно, работодателю достаточно без ошибок внести название компании и регистрационный номер в своём разделе (письмо Московского регионального отделения ФСС РФ от 14.07.2020 № 14-15/7710-1110-ЛНК).
Если у работодателя после всех проверок остались сомнения, он может направить запрос в свое отделение ФСС, приложив оригинал спорного больничного (письмо ФСС РФ от 30.09.2011 № 14-03-11/15-11575). При оформлении электронного больничного листа, работодателю достаточно проверить его номер. Если в базе ФСС есть этот больничный, значит документ настоящий.
Как заполнить бумажный больничный лист
Правила заполнения больничных листов приведены в разделе IX Порядка, утвержденного приказом Минздрава РФ от 01.09.2020 № 925н.
1. Записи нужно делать заглавными печатными буквами с использованием печатающих устройств или с помощью гелевой, капиллярной, либо перьевой ручки с чернилами чёрного цвета. Пользоваться шариковой ручкой нельзя.
2. Допускается комбинированный вариант, когда часть информации в больничный внесена с помощью печатающего устройства, а часть — вписана авторучкой (письмо ФСС РФ от 23.10.2014 № 17-03-09/06-3841П).
3. Все записи должны начинаться с первой ячейки и не выходить за границы полей.
4. Печати медицинской организации и работодателя могут выходить за границы отведённых мест, но не должны перекрывать поля с информацией.
5. Если работодатель допустит ошибку при заполнении больничного листа, то её можно исправить без замены бланка (п. 72 приказа № 925н). Для этого следует:
При исправлении нельзя использовать корректор и другие аналогичные средства.
Работодатель заносит в раздел больничного листа «ЗАПОЛНЯЕТСЯ СТРАХОВАТЕЛЕМ» следующие данные.
1. Сведения о месте работы:
2. Идентификационные коды работника: ИНН и СНИЛС.
3. Специальные условия расчёта больничного:
Если ни одного из перечисленных особых условий нет, все эти поля нужно оставить пустыми.
4. Сведения для начисления пособия:
При оплате пособия напрямую через ФСС две последние строки заполнять не нужно (п. 73 приказа № 925н).
Работодатель заверяет больничный подписью руководителя и главного бухгалтера, а также печатью, если она имеется.
Как заполнить электронный больничный лист
Работодатель вносит в электронный больничный лист те же сведения, что и в бумажный бланк. Информацию нужно передать в базу ФСС через личный кабинет работодателя. После того, как данные внесены, их в общем случае следует заверить УКЭП руководителя и главного бухгалтера, либо индивидуального предпринимателя.
Работодатель может передать полномочия по заверению больничных листов специалисту, который занимается их оформлением. Для этого нужно издать приказ и оформить доверенность. Тогда для заверения электронных больничных листов необходимо будет использовать УКЭП уполномоченного лица (п. 74 приказа № 925н).
Если данные электронного больничного заполнены работодателем неверно, то ошибку можно исправить. Для этого нужно повторно заполнить сведения и передать их в ФСС с указанием причин исправления. Исправленные данные следует заверить УКЭП руководителя и главного бухгалтера (п. 72 приказа № 925н).
Особые случаи: декретные выплаты и карантин
В период эпидемии допускается оформление больничного листа в рамках дистанционного приёма с использованием телемедицинских технологий. Это относится, в том числе, и к начислению пособий по беременности и родам (п. 50 приказа № 925н). Таким образом снижаются риски распространения опасных заболеваний.
Также для уменьшения количества контактов между врачами и пациентами, в условиях эпидемии предусмотрено особое правило заполнения больничных при карантине. В этом случае врач должен оформить больничный лист сразу на весь период изоляции пациента (п. 48 приказа № 925н).
В остальном порядок заполнения работодателем больничных листов при беременности или в случае карантина не отличается от описанного выше.
Оплата больничного в 2021 году по новым правилам
Что поменялось в оплате больничных с 2021 года
Главное изменение в порядке оплаты больничных для работников заключается в том, что теперь пособия будет выплачивать не только работодатель, но и региональное отделение ФСС, в котором работодатель зарегистрирован в качестве страхователя. Фактически пособие будет разделено на 2 части, которые могут выплачиваться разными способами и в разное время.
Первую часть пособия составляют выплаты за первые 3 дня временной нетрудоспособности (нахождения на больничном). За эти выплаты отвечает работодатель, который производит их за собственный счет без возможности последующего возмещения из средств ФСС (ч. 2 ст. 3 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ). Пособие за весь последующий период временной нетрудоспособности, начиная с 4 дня болезни, работнику перечислит непосредственно ФСС.
При этом на весь 2021 год и последующие периоды сохраняется заявительный порядок получения пособий по временной нетрудоспособности. Чтобы получить больничное пособие работник по-прежнему должен обратиться к своему работодателю, предоставить больничный листок и написать соответствующее заявление.
Больничное пособие в 2021 году рассчитают уже по новым правилам. Так, если пособие за полный месяц окажется ниже МРОТ, то его все равно рассчитают, исходя из МРОТ. Для этого действующий МРОТ делится на количество календарных дней месяца (28,29,30 или 31) и умножается на количество календарных дней, приходящихся на время болезни (Федеральный закон от 29.12.2020 № 478-ФЗ).
Также претерпел ряд изменений в 2021 году и порядок получения больничных листков.
Шпаргалка по статье от редакции БУХ.1С для тех, у кого нет времени
1. С 2021 года первые 3 дня больничного оплачивает работодатель, а последующие – ФСС.
2. Если пособие за полный месяц окажется ниже МРОТ, то его все равно рассчитают исходя из МРОТ.
3. Чтобы получить больничное пособие, работник должен обратиться к своему работодателю, предоставить больничный лист и написать заявление.
4. В некоторых случаях работник может обратиться за больничным пособием непосредственно в ФСС.
5. Работники теперь могут проконтролировать выплату больничных пособий в Личном кабинете застрахованного лица на сайте ФСС или через специальное мобильное приложение «Социальный навигатор».
Как получить больничный лист в 2021 году
Новый порядок выдачи листков временной нетрудоспособности регулируется приказом Минздрава от 01.09.2020 № 925н. Теперь работник вправе самостоятельно выбирать, какой именно больничный лист ему нужен – электронный или традиционный, на бумажном носителе. При этом электронный больничный оформляется только с письменного согласия пациента.
Больничные сроком до 15 календарных дней включительно выдаются врачом самостоятельно, а при сроках временной нетрудоспособности, превышающих 15 календарных дней, больничный выдается и продлевается по решению врачебной комиссии. Больничный выдается на весь период нетрудоспособности, включая нерабочие праздничные и выходные дни.
Выдача бумажных больничных осуществляется при предъявлении паспорта или другого документа, удостоверяющего личность. Электронный больничный выдается при предъявлении паспорта (другого документа, удостоверяющего личность), а также номера СНИЛС.
Если гражданин на момент наступления временной нетрудоспособности занят у нескольких работодателей и в 2 календарных годах, предшествующих году выдачи листка нетрудоспособности, был занят у тех же работодателей, то ему выдается несколько бумажных листков нетрудоспособности по каждому месту работы.
Получив больничный листок, работник может обращаться за назначением и выплатой больничного пособия.
Обращение за назначением и выплатой больничного пособия
Заявление о назначении пособия подается работником по форме, приведенной в Приложении 1 к приказу ФСС РФ от 24.11.2017 № 578. В заявлении необходимо указать конкретный способ перечисления больничного пособия – на банковскую карту «Мир», на банковский счет или почтовым переводом. Обратите внимание, что в самое ближайшее время форма заявления будет изменена.
Как правило, заявление с помощью учетных программ оформляет работодатель. От работника требуется только предоставление всей необходимой информации – данные больничного листка, а также реквизиты банковского счета, на который будет переведено пособие.
Обратиться за назначением больничного пособия нужно не позднее 6 месяцев со дня восстановления трудоспособности или установления инвалидности. Если пособие назначается в связи с уходом за больным членом семьи, карантином, протезированием или долечиванием, обратиться за его назначением необходимо также не позднее 6 месяцев со дня окончания соответствующего периода освобождения от работы (ст. 12 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ). Иными словами, больничный лист необходимо предоставить работодателю не позднее полугода с момента его оформления. В противном случае в предоставлении пособия будет отказано (п. 17 постановления Правительства РФ от 30.12.2020 № 2375).
Приняв от работника документы, работодатель направляет их в отделение ФСС для выплаты пособия. На это работодателю отводится 5 дней. Данный срок отсчитывается с момента поступления всех необходимых документов в бухгалтерию предприятия.
Первая часть пособия (за первые три дня больничного) работодатель выплатит на карту работника при выплате ближайшей зарплаты. Вторая часть пособия поступит сотруднику в течение 10 дней с момента поступления документов в отделение фонда (п. 11 Постановления Правительства РФ от 30.12.2020 № 2375).
Самостоятельное получение больничного пособия в ФСС
По общему правилу оформление больничных пособий в 2021 году осуществляется через работодателей. Именно они получают от работников листки временной нетрудоспособности и заявления, формируют пакет документов для назначения пособия и передают его в ФСС.
Однако новые правила все же оговаривают ряд случаев, когда работники вправе самостоятельно обратиться в ФСС за назначением и выплатой больничного пособия. Это возможно, в частности, в следующих случаях (п. 7 Постановления Правительства РФ от 30.12.2020 № 2375):
Чтобы самостоятельно получить пособие, работник должен представить в ФСС заявление, больничный лист, подтверждающий факт временной нетрудоспособности, трудовую книжку, а также справку о сумме заработка, из которого должно быть исчислено пособие (ч. 5 ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ). Этот комплект документов нужно направить в территориальный орган ФСС по месту регистрации работодателя. Получив все вышеуказанные документы, ФСС произведет работнику выплату пособия на указанные им реквизиты.
Порядок и сроки выплаты больничных пособий в 2021 году
Порядок выплаты больничного пособия за первые три дня болезни аналогичен порядку выплаты сотруднику его зарплаты. Пособие будет выплачено работнику в ближайший после его назначения день, установленный для выплаты заработной платы в организации (Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).
В свою очередь ФСС переведет больничное пособие за весь оставшийся период временной нетрудоспособности, начиная с 4 дня, одним из следующих способов, указанных работником в заявлении:
Срок выплаты данной части больничного пособия – не позднее 10 дней с даты поступления в ФСС необходимого комплекта документов (п. 11 Постановления Правительства РФ от 30.12.2020 № 2375).
Ответственность работодателя за несвоевременную передачу больничных в ФСС
Отсутствие необходимости возмещать выплаченные работникам пособия может приводить к затягиванию работодателями 5-дневного срока подачи документов/реестров в ФСС. В этих целях законодательство предусматривает административную ответственность за непредставление и несвоевременное представление в ФСС документов и сведений, необходимых для назначения и выплаты больничного пособия.
Ответственность за подобное правонарушение работодатели несут по ч. 4 ст. 15.33 КоАП РФ (нарушение порядка и сроков представления документов в территориальные органы ФСС).
В соответствии с данной статьей несоблючение 5-дневного срока подачи в ФСС необходимых документов повлечет наложение штрафа на руководителя и главного бухгалтера организации-работодателя в размере от 300 до 500 рублей.
Как работнику проконтролировать выплату больничных пособий
Немаловажное для работников изменение в оплате больничных с 2021 года заключается в том, что теперь они могут проконтролировать выплату больничных пособий, что называется в режиме реального времени.
Для этого ФСС реализовал сразу несколько бесплатных сервисов, которые позволяют узнать, на какой конкретно стадии находится та или иная выплата и как скоро деньги поступят на счет сотрудника.
В частности, теперь отследить статус направленных на выплату пособия документов работник может в Личном кабинете застрахованного лица на официальном сайте ФСС. Логин и пароль в личном кабинете такие же, как и в личном кабинете гражданина на сайте Госуслуг.
Здесь можно проконтролировать, поступили ли документы в отделение ФСС, а также отслеживать этапы их прохождения в виде определенных статусов (документ загружен, документ рассчитан, документ оплачен).
Обратите внимание, что данная возможность предоставляется только в случае, если работником был оформлен электронный больничный листок.
Кроме того, сейчас в ФСС работают телефоны горячей линии. Например, москвичи могут уточнить, когда им выплатят больничные, по телефону (495) 650-19-17.
Как просмотреть электронные больничные в личном кабинете ФСС
Получить доступ к своему личному кабинету ФСС (ЛК) можно на сайте Фонда социального страхования РФ (рис. 1).
Рис. 1. Стартовая страница
На стартовой странице следует выбрать вариант Кабинет получателя услуг и нажать на кнопку Войти для перехода к авторизации.
Авторизация в ЛК ФСС поддерживается Единой Системой Идентификации и Аутентификации (ЕСИА) Портала государственных услуг РФ. Для входа в ЛК ФСС используется логин и пароль своей учетной записи на Госуслугах (рис. 2).
Рис. 2. Авторизация в ЛК ФСС
После успешной авторизации по кнопке Войти открывается страница сервисов личного кабинета получателя услуг. Для просмотра сведений об электронном листке нетрудоспособности (ЭЛН) на странице сервисов следует выбрать пункт основного меню Листки нетрудоспособности (рис. 3), после чего откроется список ЭЛН (рис. 4).
Рис. 3. Листки нетрудоспособности
Рис. 4. Выбор ЭЛН из списка
Для просмотра конкретного ЭЛН необходимо кликнуть мышью по номер ЭЛН. Откроется карточка ЭЛН (рис. 5 и 6).
Рис. 5. Карточка ЭЛН (начало)
Рис. 6. Карточка ЭЛН (продолжение)
Чтобы посмотреть информацию по каждой группе сведений, следует развернуть нужную группу, кликнув по знаку «+».
В ЛК ФСС также можно посмотреть дополнительную информацию по каждому пособию и его расчету.
