Расчетные листки по зарплате: кому и в какой форме и что будет за невыдачу
Кто должен выдавать расчетные листки
Невыдача расчетного листа — нарушение трудового законодательства, за которое работодатель может быть оштрафован.
В расчетном листке должен быть отражен размер оплаты по каждому из оснований, будь это сверхурочная работа, или стимулирующие выплаты, пособие по временной нетрудоспособности, отпускные или выплаты при увольнении. Удержания также расшифровываются и суммы указываются по каждому виду удержаний.
Расчетный листок выдается независимо от того, в какой форме выплачивается заработная плата: наличными в кассе или перечисляется на банковскую карту.
В какой форме может быть расчетный лист
Форма расчетного листка утверждается работодателем. Работодатель разрабатывает и утверждает форму расчетного листка внутренним локальным документом. Там же нужно закрепить порядок выдачи расчетных листков.
В трудовом договоре, коллективном договоре, локальном нормативном акте можно закрепить условие о том, что расчетные листки направляются работникам по электронной почте.
С этим соглашается Минтруд (письмом от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560) и судьи.
Штрафы за невыдачу расчетных листков
За это в КоАП РФ предусмотрен штраф по ч. 1 ст. 5.27:
• для должностных лиц — предупреждение или административный штраф в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
• для лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от 1 000 до 5 000 руб.;
• для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.
Что думают клерки
36% опрошенных «расчетки» выдают, но доказать этот факт им нечем. И только 10% опрошенных относятся к вопросу выдачи расчетных листков довольно щепетильно. Листки выдаются строго под роспись.
Прокурор разъясняет
Согласно ч. 1 ст. 136 Трудового кодекса Российской Федерации при выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника:
1) о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период;
2) о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику;
3) о размерах и об основаниях произведенных удержаний;
4) об общей денежной сумме, подлежащей выплате.
По своему содержанию указанная норма представляет собой гарантию реализации закрепленного в статьях 2, 21, 22, 56 Трудового кодекса Российской Федерации права работника на своевременную и в полном размере выплату заработной платы, направленную на обеспечение согласования интересов сторон трудового договора при определении правил выдачи заработной платы, на создание условий беспрепятственного ее получения лично работником удобным для него способом.
Данная информация доводится до сведения работника посредством представления ему расчетного листа.
Форма расчетного листка законодательством не предусмотрена. В соответствии с ч. 2 ст. 136 Трудового Кодекса Российской Федерации она утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке принятия локальных нормативных актов, установленном ст. 372 Трудового кодекса Российской Федерации.
Из приведенных положений трудового законодательства следует, что работодатель обязан выдавать расчетный листок, каких-либо исключений Трудовой кодекс Российской Федерации не содержит.
Кроме того, данная обязанность работодателя установлена законодательством, в связи с чем, не может быть отменена ни по соглашению сторон, ни на основании коллективного договора.
Невыполнение данной обязанности рассматривается контролирующими органами как правонарушение, за которое предусмотрена ответственность по части 1 ст. 5.27 (нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права) Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях как должностных, так и юридических лиц.
Рассмотрение дел по ч. 1 данной статьи осуществляют должностные лица федерального органа исполнительной власти, осуществляющего государственный надзор за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права (ст. 23.12 КоАП РФ) и судьи.
Возможность возбуждения прокурором дел об административном правонарушении по ч.1 статьи 5.27 КоАП РФ вытекает из части 1 статьи 28.4 КоАП РФ, в которой предусмотрено право прокурора возбудить дело о любом административном правонарушении при осуществлении надзора за соблюдением Конституции РФ и исполнением законов, действующих на территории России.
Разъяснение подготовлено прокуратурой Тоцкого района
Правила оформления и выдачи расчетных листков
Автор: Куревина Л., эксперт журнала
Минтруд периодически в своих письмах напоминает работодателям о той или иной их обязанности в сфере трудовых отношений. Недавно, в Письме от 23.10.2018, № 14-1/ООГ-8459, чиновники ведомства отметили, что работодатель в соответствии с трудовым законодательством обязан информировать работника о составляющих его заработной платы, то есть оформлять расчетные листки, и отменить эту обязанность ни соглашением с работником, ни коллективным договором нельзя. О том, как нужно оформлять и выдавать работникам расчетные листки, расскажем в статье.
С целью защиты права работника на своевременное получение заработной платы в полном объеме согласно ст. 21 ТК РФ Трудовой кодекс предусматривает, что работодатель каждому работнику (в том числе совместителям) выдает письменный расчет зарплаты.
При этом о расчетном листке по-прежнему говорится только в ст. 136 ТК РФ, исходя из которой при выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника:
о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период (такими частями в силу ст. 129 ТК РФ являются вознаграждение за труд, компенсационные и стимулирующие выплаты);
о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику;
о размерах и об основаниях произведенных удержаний. К таким удержаниям, в частности, относятся НДФЛ, неизрасходованный и несвоевременно возвращенный аванс, взыскиваемые с работника-должника по исполнительным документам суммы, в том числе алименты, сумма за неотработанные дни отпуска (ст. 137 ТК РФ);
об общей денежной сумме, подлежащей выплате.
Что касается формы расчетного листка и порядка его выдачи, то, как и раньше, эти вопросы регулируются непосредственно работодателем. При этом следует руководствоваться письмами Минтруда и Минфина.
Форма расчетного листка
Итак, форма расчетного листка согласно ст. 136 ТК РФ утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.
Применение в учреждении формы выдача расчетного листка, не утвержденной работодателем, является нарушением трудового законодательства и влечет административную ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.
Прежде чем разобраться с содержанием расчетного листка, отметим, что он может быть в двух формах:
Несмотря на то что об электронной форме в ст. 136 ТК РФ ничего не говорится, на возможность уведомления работников в такой форме указал Минтруд в Письме от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560. Порядок направления расчетного листка при этом следует закрепить в трудовом договоре (если такая форма уведомления установлена для некоторых работников), коллективном договоре, локальном нормативном акте.
Что касается самой формы расчетного листка, то в Письме Минфина РФ от 14.04.2016 № 02-06-05/21573, в частности, сказано, что расчетные листы по заработной плате работников формируются на основании форм документов, установленных Приказом № 52н:
расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401) или расчетной ведомости (ф. 0504402);
карточки-справки (ф. 0504417), которая применяется для регистрации справочных сведений о заработной плате работника учреждения и в которой отражаются суммы начисленной заработной платы по видам выплат, суммы удержаний (по видам удержаний), сумма к выдаче.
В расчетном листке отражаются
отработанные дни (часы)
составные части зарплаты
размер пособий по временной нетрудоспособности
компенсация за нарушение срока выплаты зарплаты и других выплат
размеры и основания произведенных удержаний
общая денежная сумма
Не нужно отражать в расчетном листке иные выплаты, не перечисленные в ст. 136 ТК РФ, например командировочные расходы (Письмо Минтруда РФ от 26.02.2016 № 14-2/В-154 «О включении в расчетный листок командировочных расходов») и страховые взносы. При этом в расчетном листке указываются суммы дополнительных страховых взносов на накопительную пенсию (п. 8 ст. 9 Федерального закона от 30.04.2008 № 56-ФЗ «О дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений»).
Примерная форма расчетного листка приведена ниже.
Расчетный листок
Рабочие часы (40-часовая рабочая неделя)
Зарплата за отработанное время
Пособие по нетрудоспособности
Доплата за работу в выходные (праздничные) дни
Выплата за стаж непрерывной работы
Пособие по нетрудоспособности
Остается отметить, что законодательством не предусмотрено требование подписывать расчетные листки и заверять их печатью, но работодатель может установить его самостоятельно.
Порядок выдачи расчетного листка.
В силу ст. 136 ТК РФ расчетные листки выдаются вместе с заработной платой. Зарплата должна выплачиваться не реже чем каждые полмесяца, следовательно, листки выдавать также нужно два раза. Однако согласно Письму Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1 достаточно выдавать листки только при выплате второй части зарплаты, когда определены все составляющие зарплаты, так как при выплате первой части эти составляющие могут быть еще неизвестны. Показывать в листке составляющие части за каждые полмесяца отдельно не требуется.
Кроме того, выдавать расчетный листок нужно при увольнении работника, чтобы он знал, какие суммы ему выплачиваются и за что. А вот выдавать листок при выплате отпускных не требуется, несмотря на то что данная выплата считается оплатой труда за неотработанное время. Роструд на сей счет сообщил, что выплата отпускных не относится к выплате заработной платы, поэтому выдавать в данном случае расчетный листок не нужно (Письмо № 5277-6-1).
В какой день нужно выдавать расчетные листки?
Конкретных указаний по поводу дня выдачи листка нет, так что работодатель определяет его сам. Это может быть как непосредственно день зарплаты, так и день, предшествующий ее получению. В любом случае день выдачи листка не зависит от того, каким способом выдается зарплата: в кассе учреждения или через банковскую карту. В Трудовом кодексе говорится о самом факте выплаты зарплаты, влекущем обязанность выдачи расчетного листка, а способы выплаты не уточняются (Письмо Минтруда РФ от 23.10.2018 № 14-1/ООГ-8459).
Нужно ли брать у работника подтверждение получения расчетного листка?
Порядок подтверждения выдачи сотрудникам расчетных листков законодательством также не определен, но лучше бы позаботиться о таком подтверждении, чтобы избежать проблем с контролирующими органами. Бумажный расчетный листок можно выдать под подпись лично сотруднику, для передачи же листка по электронным каналам связи нужно предусмотреть техническую возможность подтверждения получения документа сотрудником.
При бумажного выдача расчетного листка можно предусмотреть в нем отрывную часть, в которой работники будут расписываться в получении, либо разработать журнал выдачи расчетных листков, где работники будут ставить свои подписи. В журнале должно быть зафиксировано, в какой день выдан расчетный листок по заработной, кому (фамилия, имя, отчество, должность, структурное подразделение), за какой период, и проставлена подпись работника. Приведем пример:
Журнал учета выдачи расчетных листков за __________/_________ г.
Ответственный за выдачу
расчетных листков ______________ ____________ _______________
должность подпись расшифровка подписи
Для подтверждения выдачи расчетного листка также можно внести в платежную ведомость отдельный столбец, в котором работники будут расписываться в получении листка.
Говоря о порядке выдачи расчетных листков, нужно помнить, что доходы физического лица относятся к персональным данным работника (п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»).
В силу ст. 7 Федерального закона № 152-ФЗ третьими лицами, получающими доступ к персональным данным, должна обеспечиваться конфиденциальность таких данных. Поэтому лиц, ответственных за выдачу расчетных листков, следует предупредить (под подпись) о необходимости сохранения режима секретности (конфиденциальности).
Хранить или не хранить расчетные листки?
Этот вопрос законодательством также не урегулирован. Минфин в Письме от 14.04.2016 № 02-06-05/21573 разъяснил, что хотя расчетные листки и должны разрабатываться на основании форм документов по расчету заработной платы, утвержденных Приказом № 52н, но требований о формировании и хранении вторых экземпляров расчетных листов данный приказ не содержит.
Согласно п. 9 СГС «Учетная политика» правила документооборота и технология обработки учетной информации, в том числе порядок и сроки передачи первичных (сводных) учетных документов для отражения в бухгалтерском учете в соответствии с утвержденным графиком документооборота и (или) порядком взаимодействия структурных подразделений и (или) лиц, ответственных за оформление фактов хозяйственной жизни, по предоставлению первичных учетных документов для ведения учета, утверждаются документами учетной политики учреждения.
При этом первичные учетные документы, применяемые в рамках установленного документооборота для оформления операций по начислению заработной платы (оплаты труда), должны соответствовать требованиям трудового законодательства РФ.
В силу п. 22 СГС «Учетная политика» документы учетной политики и другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, должны храниться не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления отчетности в последний раз.
А на основании п. 412 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат, доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности) о получении заработной платы и других выплат хранятся:
при условии проведения проверки (ревизии) – 5 лет;
при отсутствии лицевых счетов – 75 лет.
В заключение обратим ваше внимание на то, что расчетный листок по заработной является обязательным документом. За его невыдачу (а также за неутверждение его формы) работодателю грозит административная ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Даже если работник отказывается от получения расчетного листка, вы должны его вручить либо зафиксировать факт отказа.
Из писем компетентных ведомств следуют такие выводы:
1. Расчетный листок можно выдавать один раз в месяц при выплате второй части зарплаты, а также при увольнении.
2. Расчетные листки выдаются независимо от того, в какой форме (наличной или безналичной) выдается зарплата работникам.
3. Форма расчетного листка должна быть утверждена работодателем с учетом мнения представительного органа работников.
При всем этом порядок выдачи расчетных листков (в том числе сколько раз в месяц он выдается, в какой форме – бумажной или электронной), а также способ подтверждения их получения работниками работодатель устанавливает самостоятельно в локальном акте организации. С данным актом работников нужно ознакомить под подпись.
Мне насчитали очень низкую зарплату
Ситуация: я работаю в государственной поликлинике. В августе 2019 года мне насчитали крайне низкую зарплату, без каких-либо стимулирующих выплат.
Пришлось дважды обращаться в бухгалтерию, потому что с первого раза перерасчет сделали все равно неправильно. Помимо этого дополнительно выяснилось, что я уже в течение нескольких месяцев не получала надбавку за ученую степень, которая была прописана в трудовом договоре, а также мне не делали вычет на моих троих несовершеннолетних детей, так как я якобы не написала очередное заявление в декабре.
Налоговый кодекс РФ не обязывает работников и работодателей ежегодно писать заявление на вычет. А значит, и подать его в бухгалтерию в декабре вы должны были, только если в предыдущем заявлении попросили вычет за конкретный год, который закончился.
Бухгалтер может сделать перерасчет по налоговому вычету на детей с начала года. Об этом написала ФНС со ссылкой на Верховный суд РФ.
Вы имеете право запросить у работодателя расчетные листки за любой период и перепроверить их. Напишите письменный запрос: через три рабочих дня вам должны их выдать.
Если вам не платят надбавку за ученую степень, деньги можно забрать у поликлиники через суд или с помощью жалобы в трудовую инспекцию.
Как получить вычет на детей за прошлый период
Бухгалтерия не оставляет ваши деньги себе, а перечисляет лишние деньги в бюджет. Вы имеете право получить их обратно, пока не прошло три года с той даты, когда вам должны были их заплатить. Но в статьях Налогового кодекса РФ противоречивая информация о том, кто должен отдать вам деньги: работодатель или налоговая.
У работодателя. Если с заявлением на вычет все было в порядке, но бухгалтерия все равно отдавала лишние деньги в налоговую, то виноват работодатель, и по заявлению работника он обязан в течение трех месяцев вернуть работнику деньги. В этот срок работодатель платит меньше налогов, чтобы ему было с чего делать возврат работнику.
Работодатель может перечислить вам налоговый вычет только с января того года, в котором вы напишете соответствующее заявление. Например, за декабрь прошлого года вычет придется получать уже в налоговой.
В налоговой. Если работник не сообщил работодателю, что у него есть дети, или ранее писал заявление на детский вычет за определенный период, который закончился, то виноват он сам, а работодатель ни при чем. Такая же ситуация будет, если работник уже уволился. Он сможет забрать свои деньги в налоговой на следующий год, если не договорится с бухгалтерией в этом году.
Когда закончится год, за который вы не полностью получили налоговый вычет на детей, вы сможете подать налоговую декларацию и забрать свои деньги.
Достаточно зайти в личный кабинет налогоплательщика и сформировать заявление. Там уже есть информация о перечисленных за вас налогах. Бланк заявления будет заполнен автоматически. На всякий случай нужно будет перепроверить данные и прикрепить отсканированные копии свидетельств о рождении детей. Я попробовала и прикрепила фотографии документов, сделанные на телефон: вычет мне дали. Конечно, фотографии были хорошо читаемые.
Но в начале 2019 Верховный суд заявил, что вычет всегда нужно получать через работодателя, даже после увольнения и окончания налогового периода. Единственный случай, когда деньги можно забрать в налоговой, — если работодателя больше не существует: закрыто юридическое лицо или прекращен статус ИП. Получается, что вычет за прошедшее время вам должна выплатить поликлиника.
Правила оформления и выдачи расчетных листков
Семинары и вебинары Аюдар Инфо
Минтруд периодически в своих письмах напоминает работодателям о той или иной их обязанности в сфере трудовых отношений. Недавно, в Письме от 23.10.2018, № 14‑1/ООГ-8459, чиновники ведомства отметили, что работодатель в соответствии с трудовым законодательством обязан информировать работника о составляющих его заработной платы, то есть оформлять расчетные листки, и отменить эту обязанность ни соглашением с работником, ни коллективным договором нельзя. О том, как нужно оформлять и выдавать работникам расчетные листки, расскажем в статье.
С целью защиты права работника на своевременное получение заработной платы в полном объеме согласно ст. 21 ТК РФ Трудовой кодекс предусматривает, что работодатель каждому работнику (в том числе совместителям) выдает письменный расчет зарплаты.
При этом о расчетном листке по‑прежнему говорится только в ст. 136 ТК РФ, исходя из которой при выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника:
Что касается формы расчетного листка и порядка его выдачи, то, как и раньше, эти вопросы регулируются непосредственно работодателем. При этом следует руководствоваться письмами Минтруда и Минфина.
Форма расчетного листка
Итак, форма расчетного листка согласно ст. 136 ТК РФ утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.
Прежде чем разобраться с содержанием расчетного листка, отметим, что он может быть в двух формах:
Несмотря на то что об электронной форме в ст. 136 ТК РФ ничего не говорится, на возможность уведомления работников в такой форме указал Минтруд в Письме от 21.02.2017 № 14‑1/ООГ-1560. Порядок направления расчетного листка при этом следует закрепить в трудовом договоре (если такая форма уведомления установлена для некоторых работников), коллективном договоре, локальном нормативном акте.
Что касается самой формы расчетного листка, то в Письме Минфина РФ от 14.04.2016 № 02‑06‑05/21573, в частности, сказано, что расчетные листы по заработной плате работников формируются на основании форм документов, установленных Приказом № 52н:
