Что делать с невостребованной трудовой книжкой в 2021 году
Ситуации при которых увольняются работники могут быть совершенно разными. Например, в день увольнения работник на работу не пришел, а соответственно, не подписал приказ о своем увольнении, а также не получил трудовую книжку. Работодатель может связываться с работником по телефону, а также обращаться по месту его проживания указанному в личной карточке. Но не всегда удается найти работника. В статье разберемся как уволить работника в этой ситуации, а также что делать с невостребованной трудовой книжкой.
Порядок увольнения работника в случае его неявки на работу
Если работник не явился в свой последний рабочий день – он же день увольнения, то порядок увольнения должен быть следующим:
Что делать с невостребованной трудовой книжкой
Важно! Направлять трудовую книжку по почте без предварительного согласия работника нельзя.
Отправляя трудовую по почте важно проследить за сохранением всех подтверждающих документов. При возникновении трудового спора такие документы помогут доказать, что работодатель в данной ситуации действовал на основании трудового законодательства (Читайте также статью ⇒ Вкладыш в трудовую книжку).
Если уволенный сотрудник не дал свое согласие на отправку ему трудовой по почте, то работодатель обязан ее хранить у себя «до востребования».
Важно! Трудовая книжка, невостребованная уволенным работником должна храниться в организации 75 лет.
Порядок действий при отправке трудовой по почте
В том случае если работник дал письменное согласие на отправку трудовой по почте, работодатель должен действовать следующим образом:
Выводы
Работодателю важно соблюдать верный алгоритм действий в том случае, если работник не явился в последний рабочий день на работу. Для этого необходимо всеми возможными способами оповести работника о необходимости получить свою трудовую, либо дать свое согласие на отправку книжки по почте. Только в том случае, если согласие от работника получено и оно в письменном виде, работодатель имеет право направить трудовую книжку по почте. В противном случае хранить трудовую книжку в организации необходимо в течение 75 лет (Читайте также ⇒ Дубликат трудовой книжки).
Хранение невостребованных трудовых книжек по правилам
«Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2017, N 2
В большинстве случаев расторжения трудового договора, неважно по какой причине, трудовая книжка уходит из компании вместе с уволившимся работником. Каждый кадровик знает: в последний день работы сотрудник получает расчет и, лично в руки под подпись, трудовую книжку. Однако встречаются и нюансы, когда трудовая книжка остается в организации. Расскажем, что делать с этим документом и как его правильно хранить.
Откуда появляются невостребованные трудовые книжки
Примечание. См. статью «Что делать в случае смерти работника» на с. 54 журнала N 5, 2016.
Реже причиной является обычная безответственность: работник жив и здоров, но в один прекрасный день он решил, что ходить на эту работу больше не хочет. После чего пропал, доставив кадровикам дополнительное удовольствие сначала по своему розыску, а затем по оформлению увольнения. Такая мелочь, как трудовая книжка, свободных от всяких обязательств сотрудников, конечно, не интересует.
Примечание. См. статью «Когда можно предупредить работника о сокращении по почте» на с. 20 журнала N 9, 2016.
Такое оставление своей трудовой книжки на произвол судьбы является из ряда вон выходящим случаем. Поэтому правила поведения в таких ситуациях описаны довольно скупо.
Фрагмент документа. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках»
Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки.
Примечание. См. статью «Несуществующие работники: что с ними делать?» на с. 22 журнала N 11, 2014.
Когда трудовая книжка считается невостребованной
Трудовая книжка считается невостребованной, если:
б) родственникам или ему самому направлено письмо с просьбой забрать документ;
в) письмо получено, но никакой реакции в установленный срок не поступило.
Только если соблюдены все три пункта, при очередной экспертизе ценности документов по личному составу (то есть примерно в начале следующего года) трудовая книжка объявляется невостребованной и может быть сдана в архив. Имейте в виду: сдать в архив не означает выбросить. Работник либо его родственники могут забрать ее оттуда в любой момент.
Примечание. См. статью «Экспертиза ценности документов в компании и в отделе кадров» на с. 40 журнала N 12, 2016.
Письмо о трудовой книжке
Итак, по той или иной причине трудовой договор с работником расторгнут. Трудовая книжка ждет своего хозяина в отделе кадров. Кадровик должен написать письмо родственникам работника, если тот умер, либо самому работнику, если он жив и здоров. В этом письме предлагается забрать трудовую книжку либо дать согласие на высылку ее по почте.
Очень важно пользоваться при обмене этими письмами Почтой России или проверенными компаниями, оказывающими почтовые услуги, хоть переписка и будет идти, скорее всего, внутри одного города. Все дело в подтверждении отправки: письмо от работодателя отправляется непременно заказным письмом с уведомлением о вручении. Это уведомление затем будет храниться в доказательство того, что сотруднику (или его родственникам) было предложено забрать трудовую книжку.
Вместе с письмом рекомендуется отправить пустой конверт с марками, чтобы свое согласие на высылку трудовой книжки по почте работник (или его родственники) тоже дал письменно, причем так же по почте. Звонок, электронное письмо, СМС-сообщение в этом случае никак не сработают. Только с разрешения владельца или его представителей такой важный документ, как трудовая книжка, может быть отправлен в виде ценной бандероли.
Пример 1. Письмо с просьбой забрать трудовую книжку.
Когда придет уведомление о получении этого письма, кадровик может считать, что сделал все возможное для возврата трудовой книжки работнику.
Невостребованная трудовая книжка попадает в архив
Примечание. См. статью «Взаимодействие отдела кадров с архивом организации» на с. 64 журнала N 8, 2015.
Если за трудовой книжкой так никто и не явился, то, как уже говорилось выше, во время очередной экспертизы ценности она будет признана невостребованной и отправится на хранение в архив. Общие правила хранения невостребованных трудовых книжек следующие:
Примечание. См. статью «Помещение для хранения документов по личному составу» на с. 29 журнала N 9, 2016.
Далее в статье информация будет полезна в основном для тех компаний, которые не практикуют ведение личных дел, и хранить невостребованные документы им приходится в отдельных делах. Если трудовая книжка помещена в личное дело уволившегося работника, то и оформление, и хранение осуществляются по тем же правилам, по которым оформляется и хранится личное дело.
Примечание. См. статью «Сроки хранения документов по личному составу» на с. 48 журнала N 5, 2016.
Прежде чем документы будут помещены на хранение, они должны быть учтены. В нашем случае учетным документом станет опись дел по личному составу. Если невостребованные трудовые книжки не вошли в состав личных дел, то они вносятся в описи наряду со всеми остальными документами.
Примечание. См. статью «Описи дел по личному составу» на с. 32 журнала N 1, 2016.
Приведем пример оформления графы невостребованной трудовой книжки работника в описи дел по личному составу. Обратите внимание: хоть книжки и относятся к одному делу, но в опись вносятся по отдельности, ведь теоретически каждая из них может быть востребована в любой момент. В случае возвращения владельцу в графе «Примечание» появится соответствующая отметка.
Пример 2. Фрагмент годового раздела описи дел по личному составу о трудовых книжках.
Хранение невостребованных трудовых книжек по правилам
В большинстве случаев расторжения трудового договора, неважно по какой причине, трудовая книжка уходит из компании вместе с уволившимся работником. Каждый кадровик знает: в последний день работы сотрудник получает расчет и, лично в руки под подпись, трудовую книжку. Однако встречаются и нюансы, когда трудовая книжка остается в организации. Расскажем, что делать с этим документом и как его правильно хранить.
Откуда появляются невостребованные трудовые книжки
См. статью «Что делать в случае смерти работника»
Реже причиной является обычная безответственность: работник жив и здоров, но в один прекрасный день он решил, что ходить на эту работу больше не хочет. После чего пропал, доставив кадровикам дополнительное удовольствие сначала по своему розыску, а затем по оформлению увольнения. Такая мелочь, как трудовая книжка, свободных от всяких обязательств сотрудников, конечно, не интересует.
См. статью «Когда можно предупредить работника о сокращении по почте»
На практике встречаются и более экзотические случаи появления невостребованных документов. Мы перечислили самые распространенные. Так или иначе, результат всегда один: работника в компании уже нет, а его трудовая книжка – есть, и с ней нужно что-то делать.
Такое оставление своей трудовой книжки на произвол судьбы является из ряда вон выходящим случаем. Поэтому правила поведения в таких ситуациях описаны довольно скупо.
36. В случае если в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия.
Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки.
37. В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников.
Когда трудовая книжка считается невостребованной
Трудовая книжка считается невостребованной, если:
См. статью «Несуществующие работники: что с ними делать? »
Только если соблюдены все три пункта, при очередной экспертизе ценности документов по личному составу (то есть примерно в начале следующего года) трудовая книжка объявляется невостребованной и может быть сдана в архив. Имейте в виду: сдать в архив не означает выбросить. Работник либо его родственники могут забрать ее оттуда в любой момент.
См. статью «Экспертиза ценности документов в компании и в отделе кадров»
Письмо о трудовой книжке
Итак, по той или иной причине трудовой договор с работником расторгнут. Трудовая книжка ждет своего хозяина в отделе кадров. Кадровик должен написать письмо родственникам работника, если тот умер, либо самому работнику, если он жив и здоров. В этом письме предлагается забрать трудовую книжку либо дать согласие на высылку ее по почте.
Очень важно пользоваться при обмене этими письмами «Почтой России» или проверенными компаниями, оказывающими почтовые услуги, хоть переписка и будет идти, скорее всего, внутри одного города. Все дело в подтверждении отправки: письмо от работодателя отправляется непременно заказным письмом с уведомлением о вручении. Это уведомление затем будет храниться в доказательство того, что сотруднику (или его родственникам) было предложено забрать трудовую книжку.
Где должны храниться трудовые книжки работников?
Почему нужно гарантировать сохранность трудовых книжек
Личные книжки с записями о трудовом стаже были введены еще в 1939 году. До настоящего времени они являются едва ли не единственными документами, подтверждающими рабочий стаж до 2002 года при оформлении пенсии по старости.
В свете пенсионной реформы и замены понятия «трудовой стаж» на термин «страховой стаж» с 2020 начат переход на электронные трудовые книжки. По желанию работника, работодатель может вести только электронный вариант трудовой книжки. В данном случае бумажный документ выдается на руки работнику с соответствующей записью. А работодатель больше не несет ответственности за бумажный документ.
Если же сотрудник изъявит желание, бумажный вариант трудовой книжки работодатель может вести и дальше.
Подробнее о переходе на электронный формат ведения трудовых книжек, читайте в материале «Как перейти на электронные трудовые книжки с 1 января 2020 года».
В матриале далее рассмотрим порядок хранения бумажных трудовых книжек, в случае если сотрудник выбрал и бумажный и электронный документ.
Индивидуальная трудовая книжка, как правило, заводится единожды и продлевается вкладышами. В перспективе на 25–50 лет вперед нельзя исключить реорганизации и ликвидации предприятий, на которых трудился тот или иной гражданин, а значит, не исключен риск утери архивной документации. Действующие нормативные акты придают большое значение тому, где хранятся трудовые книжки работников на предприятии.
Эксперты КонсультантПлюс подготовили ответы на множество вопросов, связанных с ведением, оформлением и хранением трудовых книжек сотрудников. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Путеводитель по кадровым вопросам.
Как правильно внести записи о месте работы в личные документы сотрудника, читайте в материале «Инструкция по заполнению трудовых книжек».
Где и как хранить трудовые книжки
Приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н (далее — Приказ о ТК) на работодателя возлагается обязанность по хранению трудовых книжек, их бланков и вкладышей.
В соответствии с п. 41 Приказа о ТК бланки книжек квалифицируются как БСО. Соответственно, хранить их нужно в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР от 29.07.1983 № 105).
По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию работодателя отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.
Обеспечить сохранность документов о трудовой деятельности работодатель обязан на протяжении всего срока действия договора с работником. Книжка выдается только в день увольнения и еще в некоторых установленных случаях. Возможна также ее выдача под расписку родственнику в случае смерти сотрудника (п. 38 Приказа о ТК).
Если же после увольнения документ не был востребован работником (он его не получил и не дал согласие на получение по почте), тогда возникает необходимость его хранения в архиве предприятия до востребования (п. 43 Приказа о ТК). Срок хранения, в соответствии со ст. 22.1 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, — в течение 50 лет для документов, поступивших в архив после 2003 года, и 75 лет для книжек, с которыми делопроизводство было окончено до 2003 года.
Для учета трудовых книжек, бланков трудовой книжки и вкладышей в нее вы должны вести (пп. 39, 40 Приказа о ТК):
Формы этих книг с 01.09.2021 разрабатываются работодателями самостоятельно.
Образец книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них с 01.09.2021 можно скачать в КонсультантПлюс, получив бесплатный пробный доступ к системе.
Трудовые книжки нового образца нужно применять с 01.01.2023. Надо ли обменивать старые трудовые работников на новые и что делать с неизрасходованными к 2023 году бланками старого образца, читайте здесь.
Действия работодателя при утере трудовой книжки
Даже при соблюдении необходимых условий хранения личных документов работников возможны случаи утери или порчи трудовых книжек. Рассмотрим две возможные ситуации:
Во всех случаях утери документа по вине работодателя (равно как и отказа в его выдаче или некорректной формулировки причины увольнения), за весь срок действий по его исправлению/восстановлению работнику придется выплатить заработок, а новым днем увольнения будет считаться день выдачи трудовой книжки на руки.
Восстанавливайте утерянные документы работника правильно, ознакомившись со статьей «Дубликат трудовой книжки — образец заполнения».
Какую ответственность несет предприятие за несоблюдение правил хранения книжек
Трудовая инспекция может проверить, как хранятся трудовые книжки работников. Изначально инспектор может выдать предписание по устранению недочетов. Но невыполнение требований проверяющего может повлечь за собой наложение санкций согласно п. 2 ст. 13.25 КоАП РФ:
В суде, инициированном сотрудником, с предприятия могут взыскать моральный и материальный ущерб. В отдельных случаях должностные лица работодателя за инцидент с потерей или порчей трудовой книжки могут понести и уголовную ответственность:
Итоги
Как особо важный личный документ работника, трудовая книжка требует к себе бережного отношения и обеспечения сохранности. Неисполнение требований законодательства о хранении кадровой документации может повлечь финансовую и уголовную ответственность.
Что делать с невостребованными трудовыми книжками?
Откуда появляются невостребованные трудовые книжки?
См. статью «Увольнение отсутствующего работника»
Реже причиной является обычная безответственность: работник жив и здоров, но в один прекрасный день он решил, что ходить на эту работу больше не хочет. После чего пропал, доставив работодателю дополнительное удовольствие сначала по своему розыску, а затем по оформлению увольнения. Такая мелочь, как трудовая книжка, свободных от всяких обязательств сотрудников, конечно, не интересует.
На практике встречаются и более экзотические случаи появления невостребованных документов (например, временная потеря памяти у ее владельца). Но мы перечислили самые распространенные варианты. Так или иначе, результат всегда один: работника в компании уже нет, а его трудовая книжка – есть, и с ней нужно что-то делать.
Такое оставление своей трудовой книжки на произвол судьбы является из ряда вон выходящим случаем (поэтому правила поведения в таких ситуациях описаны довольно скупо). Но если у вас большая организация, которая существует достаточно давно, то подобные «эксклюзивы» вполне могли у вас накопиться.
Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»
36. В случае если в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия.
Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки.
37. В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников.
Когда трудовая книжка считается невостребованной?
Только если соблюдены все эти три условия, при очередной экспертизе ценности документов по личному составу (то есть примерно в начале следующего года) трудовая книжка объявляется невостребованной и может быть сдана в архив. Имейте в виду: сдать в архив не означает выбросить. Работник либо его родственники могут забрать ее оттуда в любой момент.
Письмо о трудовой книжке
Итак, по той или иной причине трудовой договор с работником расторгнут. Трудовая книжка ждет своего хозяина в отделе кадров. Работодатель должен написать письмо родственникам работника, если тот умер, либо самому работнику, если он жив и здоров (показано в Примере 1). В этом письме предлагается забрать трудовую книжку либо дать согласие на высылку ее по почте.
Очень важно пользоваться при обмене этими письмами «Почтой России» или проверенными компаниями, оказывающими почтовые услуги, хоть переписка и будет идти, скорее всего, внутри одного города. Все дело в подтверждении отправки: письмо от работодателя отправляется непременно заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложений. Это затем будет храниться как доказательство того, что сотруднику (или его родственникам) было предложено забрать трудовую книжку.
Пример 1. Письмо с просьбой забрать трудовую книжку
