что можно делать в access

Понятие баз данных (DB – database) используется везде. Компании, фирмы и организации разного уровня используют БД в своей работе, доверяя им показатели бизнеса по операциям, финансам и документообороту. Понимание работы баз и администрирование становится необходимым знанием. В статье мы обзорно рассмотрим БД Microsoft Access.

Базы данных

Это множество таблиц, в которых содержится информация. Множество подчиняется предопределенной структуре, таблицы соединены между собой, значения в них рассчитываются и редактируются, взаимодействуя с внешними объектами.

Вам будет интересно: Программа CRM для ведения клиентской базы: описание, особенности работы

Извне с БД может взаимодействовать оператор через специальный интерфейс, устройства ввода-вывода информации, например принтеры и факсы, внешние файлы, другие БД.

Для доступа к БД используются специальные системы, которые носят название систем управления DB (СУБД или DBMS – database management system). СУБД добавляют новые объекты БД, изменяют существующие, определяют отношения между ними. В рамках объектов происходят действия над их элементами: строками, столбцами и отдельными значениями в таблицах, выполнение программных единиц, отображение хранимых в БД значений.

СУБД MS Access

Вам будет интересно: Шины Michelin Energy XM2: описание, характеристики, отзывы

Она позволяет создавать таблицы, назначать в них ключи – поля или группу полей для идентификации записей. В уже имеющихся таблицах с помощью элементов управления СУБД пользователь добавляет, изменяет и удаляет значения. Для эффективного и удобного проведения операций создаются формы – специальные окна, в которых работает пользователь базы.

После ввода и редактирования нужной информации DBMS Microsoft Access позволяет производить со значениями различные вычисления с использованием макросов и модулей – программных объектов DB. Они представляют значения в нужном виде, выполняют заранее определенные разработчиком действия в ответ на события в базе.

Для доступа к значениям таблиц используются запросы, а готовую информацию можно вывести в нужном виде на экран и печатающее устройство в виде отчета.

Состав

Зная, какие элементы DB являются основными ее объектами, можно легко понять состав СУБД. В систему входят:

Совместимость с другими DBMS

СУБД использует взаимодействие с внешними источниками, получая и отправляя информацию. Для этого здесь доступен специальный механизм связанных таблиц. Создается связь с файлами Excel, текстовыми, XML и HTML файлами, другими БД для импорта значений и объектов из этих источников, добавлений копий записей в таблицы DB и создания связанных отношений.

Для выведения значений из базы они экспортируются в файлы Excel, Word, сохраняются в PDF и XPS, выводятся в текстовый или XML файл, отправляются по электронной почте.

Интерфейс ODBC создает связь с другими DBMS:

До версии Microsoft Access 2010 СУБД взаимодействовала и с другими системами управления DB:

Сохранение

Стоит упомянуть особенности сохранения в Microsoft Office Access. Мы привыкли к сохранению на диск инструментом «Сохранить» или же с помощью настроенного механизма автосохранения через определенные промежутки времени.

Здесь же, как только вы переместили фокус с редактируемого поля на другое поле, окно или элемент управления формы, данные сразу записываются на диск. Это удобное свойство, благодаря которому в случае сбоя питания или выключения компьютера по другим причинам вы избежите потерь информации. Не сохранятся только значения в том поле, которое редактировалось в момент выключения.

Однако пользоваться инструментом сохранения все-таки надо, так как именно с его помощью записываются те изменения, что производятся в структуре объектов БД: изменение наименования и порядка расположения полей, добавление новых столбцов в таблицы и формы, сортировка, установка фильтров.

Версии

Еще в недавнем прошлом были популярны пакет MS Office 2000, выпущенный в 1999-м году, и MS Office 2003. В 2001-м году вышла версия 2002, включенная в MS Office XP. Сейчас наиболее распространены версии 2007, Microsoft Access 2010 и 2013, а в 2015-м году вышел в свет новый пакет MS Office 2016.

Работа в MS Access

При запуске приложения система предлагает открыть существующую DB или создать новую из предлагаемых шаблонов: пустую БД, пользовательское веб-приложение или базы для специальных целей – управление проектами, работа с сотрудниками факультета, каналами продаж и т. п.

Все пакеты Office позволяют настраивать интерфейс и язык интерфейса. Для русскоязычных пользователей предусмотрена русская версия Microsoft Access.

Далее, открыв или создав проект, разработчик с помощью инструментов панели «Создание» добавляет в нее новые объекты. Вкладка «Внешние данные» нужна для создания связей с другими DB или файлами, импорта-экспорта информации.

Для администрирования БД предусмотрены функции панели «Работа с базами данных». Ее инструменты необходимы для анализа DB, построения отношений в среде ее объектов и сторонних источников, создания архивной копии либо восстановления из такой копии.

DBMS Microsoft Access управляет реляционными DB с помощью интуитивно понятного пользовательского интерфейса. Она подходит для разработки приложений для работы небольшого количества пользователей и может быть использована начинающими разработчиками.

Источник

Назначение программы Access, ее возможности. Структура данных и система запросов.

Ищем педагогов в команду «Инфоурок»

Назначение программы Access , ее возможности.

Структура данных и система запросов.

СУБД Microsoft Access предоставляет возможность контролировать задание структуры и описание своих данных, работу с ними и организацию коллективного пользования этой информацией. СУБД Microsoft Access также существенно увеличивает возможности и облегчает каталогизацию и ведение больших объемов хранящейся в многочисленных таблицах информации.СУБД Microsoft Access включает в себя три основных типа функций: определение (задание структуры и описание) данных, обработка данных и управление данными. MS Access — это набор инструментальных средств для создания и эксплуатации информационных систем.

Microsoft Access называет объектами все, что может иметь имя (в смысле Access). В других СУБД, как правило, термин база данных обычно относится только к файлам, в которых хранятся данные. В Microsoft Access база данных включает в себя все объекты, связанные с хранимыми данными, в том числе и те, которые определяются для автоматизации работы с ними. Основные объекты базы данных Access.

1. Таблица. Объект, который определяется и используется для хранения данных. Каждая таблица включает информацию об объекте определенного типа, например, о клиентах. Таблица содержит поля (столбцы), в которых хранятся различного рода данныеи записи (которые называются также строками). В записи собрана вся информация о некотором. Для каждой таблицы можно определить первичный ключ (одно или несколько полей, содержащих уникальные для каждой записи значения) и один или несколько индексов, помогающих ускорить доступ к данным.

2. Запрос. Объект, который позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Для создания запроса можно использовать бланк QBE (запрос по образцу) или инструкции SQL (структурированный язык запросов). Можно создать запросы на выборку, обновление, удаление или добавление данных. С помощью запросов можно также создавать новые таблицы, используя данные из одной или нескольких существующих таблиц.

3. Форма. Объект, предназначенный в основном для ввода данных, отображения их на экране или управления работой приложения. Формы используются для того, чтобы реализовать требования пользователя к представлению данных из запросов или таблиц. Формы можно также распечатать. С помощью формы можно в ответ на некоторое событие, например, изменение значения определенных данных, запустить макрос или процедуру VBA.

4. Отчет. Объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения.

5. Макрос. Объект, представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые должен выполнить Access в ответ на определенное событие. Например, можно определить макрос, который в ответ на выбор некоторого элемента в основной форме открывает другую форму. С помощью другого макроса можно осуществлять проверку значения некоторого поля при изменении его содержимого. В макрос можно включить дополнительные условия для выполнения или невыполнения тех или иных указанных в нем действий. Из одного макроса можно также запустить другой макрос или процедуру VBA.

6. Модуль. Объект, содержащий программы, написанные на языке Visual Basic для приложений. Модули могут быть независимыми объектами, содержащими функции, вызываемые из любого места приложения, но они могут быть и непосредственно «привязаны» к отдельным формам или отчетам для реакции на те или иные происходящие в них изменения.

7. Страницы доступа. Страницы – служат для обеспечения доступа кданным, содержащимся в базе, удалённой от потребителя (например, через Интернет).

Для построения базы данных в СУБД Access предусмотрены следующие основные группы функций:

· Функции работы с файлами-базами (открытие, сохранение и т. д.);

· Функции работы с окнами;

· Функции работы в базовых режимах: таблица, форма, запрос, отчет и др.;

MS Access: Архитектура и основные объекты СУБД MS Access. Связи между ними. Виды связей между таблицами.

Access представляет собой простую, но достаточно мощную настольную реляционную СУБД и преимущественно предназначен для создания некоммерческих приложений или приложений средней мощности, не связанных с интенсивной обработкой данных. Access входит в состав MS Office и достаточно тесно интегрирован с остальными ее компонентами.

Среди достоинств Access можно выделить также следующие:

· Простота освоения. Возможность использования непрофессионалом;

· Визуальное программирование. Простую БД можно создать только с помощью мыши, даже не прибегая к программированию;

· Наличие мастеров, которые помогают решать такие сложные задачи, как анализ данных в таблицах на избыточность, создание связанных форм, отчетов и т.д.;

· Возможность динамической проверки результатов без всякой компиляции. Конструируя таблицу, можно легко переходить в режим таблицы и при обнаружении недостатков возвращаться назад для корректировки. При этом модернизацию можно провести немедленно или отложить на длительный срок;

· Тесная интеграция с остальными компонентами MS Office.

Так как Access является интерпретатором (отчасти в силу того, что он основан на языке Visual Basic), появляется необходимость в совмещении в одном приложении функций разработки приложения и собственно функций готового приложения. Для доступа к объектам базы в режиме разработки служит специальное окно БД, содержащее список всех объектов БД. С каждым объектом БД можно работать в двух режимах. Первый режим можно условно назвать режимом выполнения или рабочего состояния. Второй режим – это режим конструктора, в котором производится создание и модификация объекта. Наличие окна БД определяет открытую БД. Закрытие окна приводит к закрытию БД. После полной разработки БД появление данного окна можно отключить. Исключив также все команды разработчика из меню и панелей инструментов, можно создать распространяемую версию БД. Такая база данных Access будет функционировать при условии наличия на компьютере СУБД Access. При необходимости можно воспользоваться пакетом Access Developer Toolkit для создания инсталляционной версии БД, где СУБД Access будет представлена несколькими файлами DLL. Для работы с распространяемой версией БД пользователям предоставляется интерфейс, обычно содержащий главную переключательную (по числу решаемых задач) и несколько обычных форм.

Источник

Создание проекта Access

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Проект Access — это файл Access (ADP), который обеспечивает прямое и эффективное подключение к базе данных Microsoft SQL Server с помощью архитектуры компонента OLE DB. Microsoft Access 2007 и 2010 позволяет создавать новые файлы проекта Access (ADP) и работать с существующими проектами Access, созданными в более ранних версиях Access. В этой статье приводится краткое описание проектов Access, а также объясняется, как работают проекты Access в 2007 и 2010. Кроме того, вы узнаете, как создать новый проект Access в Access 2007 и 2010 и как подключить проект Access к существующей базе данных SQL Server.

Примечание: Access 2010 — это последняя версия Access, поддерживающая работу с файлами проекта Access (ADP).

В этой статье

Общие сведения о проектах Access

Создание проекта Access обеспечивает ряд преимуществ для связи с таблицами и представлениями SQL Server. Например, в проекте Access можно вносить изменения в структуру объектов SQL Server, например таблицы и представления, а также создавать, изменять и использовать другие возможности SQL Server, такие как схемы баз данных, хранимые процедуры и пользовательские функции. Напротив, при связывании с базой данных SQL Server вы не можете вносить изменения в структуру каких-либо объектов SQL Server, и вы можете связываться только с таблицами и представлениями SQL Server. Однако связывание позволяет подключаться к нескольким базам данных SQL Server, в то время как файл проекта Access (*. ADP) может подключаться только к одной базе данных SQL Server.

Для получения дополнительных сведений о связывании с базой данных SQL Server щелкните ссылку на статью или импорт из базы данных SQL Server.

Проект Access не содержит никаких данных и объектов, основанных на определении данных. Вместо этого эти объекты хранятся в базе данных SQL Server. Тем не менее работа с проектом Access по-прежнему очень похожа на работу с базой данных Access. Процесс создания форм, отчетов, макросов и модулей практически не отличается от того, который используется для создания базы данных Access.

В Access 2007 и 2010 вы можете создавать новые проекты Access и использовать проекты, созданные в более ранних версиях Access. Кроме того, вы можете использовать множество новых возможностей Access 2007 и 2010, таких как усовершенствованные средства разработки форм и отчетов, новый конструктор макросов, улучшенные средства условного форматирования и Настройка ленты. Однако некоторые новые функции Access недоступны в проектах Access, таких как вложения, многозначные поля, элемент управления перемещением или элемент управления «веб-браузер». Кроме того, режим макета недоступен для создания форм и отчетов.

Совместимость версий Access и SQL Server

Файлы Access 2010. ADP совместимы с SQL Server 2008 и более ранними версиями. Более поздние версии SQL Server также совместимы с файлами Access 2010. ADP, но как правило, если вы хотите изменить объекты SQL из файла Access. ADP, версия Access должна быть выше, чем версия SQL Server. Например, невозможно изменить объекты в базе данных SQL Server 2008 с помощью Access 2007. Точно так же нельзя изменить объекты в базе данных SQL Server 2005 с помощью Access 2003.

Важно: Перед обновлением до новой версии Access или SQL Server всегда проверяйте проект Access с новыми версиями, чтобы убедиться, что все компоненты работают правильно.

Поддержка типов данных и схем

Типы данных «Дата/время»

Access 2010 обеспечивает ограниченную поддержку четырех новых типов данных «Дата/время», добавленных в SQL Server 2008:

В проекте Access вы можете создавать и проектировать таблицы и представления, которые используют эти новые типы данных. Однако в формах и отчетах поля этих типов данных ведут себя так, как если бы они были текстовыми полями. В результате нельзя использовать форматы даты или элементы выбора даты для этих типов данных.

Типы данных переменной длины

В проектах Access 2010 можно использовать следующие типы данных переменной длины.

Однако в проекте Access невозможно добавить или изменить поля, в которых используются МАКСИМАЛЬные описатели.

Тип данных BIGINT

Access 2010 поддерживает тип данных SQL Server BIGINT. Тем не менее, Пользовательский интерфейс Access обеспечивает меньший предел числа-999999999999999999 (приблизительно-2 ^ 60), а не фактического ограничения в 2 ^ 63. Верхний предел в пользовательском интерфейсе Access равен 2 ^ 63-1, то же, что и в SQL Server.

Неподдерживаемые возможности

Типы данных

Следующие новые типы данных SQL Server 2008 не поддерживаются в проектах Access:

Режим конструктора блоков Access для таблиц или представлений, использующих эти типы.

Схемы баз данных (представление связей)

В результате трех неподдерживаемых типов данных, перечисленных в предыдущем разделе, нельзя открыть схемы базы данных SQL Server 2008 в проекте Access.

Рекомендации по проектам Access в Access 2010

Мы продолжаем поддерживать создание и использование ADP файлов в Access 2010. Однако мы рекомендуем разработчикам использовать средства разработки SQL Server, представленные в SQL Server Management Studio для создания объектов базы данных, таких как таблицы, представления и хранимые процедуры, а затем использовать интерфейс Access для создания форм, отчетов, макросов. и модули, которые подключаются к этим объектам. Инструменты, предоставляемые SQL Server, предоставляют наиболее эффективный интерфейс для создания объектов SQL Server.

Создание проекта Access

Используйте эту процедуру, чтобы создать новый файл проекта Access (ADP) в Access 2007 или 2010.

Выполните одно из указанных ниже действий

. Создание проекта Access в расположении файла по умолчанию

Создание проекта Access в другом расположении файла

В диалоговом окне файл новой базы данных перейдите к расположению, в котором вы хотите сохранить проект, или используйте расположение по умолчанию.

В списке Тип файла выберите пункт проекты Microsoft Office Access (*. ADP), а затем нажмите кнопку ОК.

В разделе Новый проектнажмите кнопку создать.

Access предложит вам следующее сообщение:

Вы хотите подключиться к существующей базе данных SQL Server?

Подключение к существующей базе данных SQL Server

В диалоговом окне Свойства связи с данными введите необходимые сведения для указанных ниже параметров.

Сведения, необходимые для входа на сервер

Access подключает проект к базе данных SQL Server.

Создание новой базы данных SQL Server

На первой странице мастера баз данных Microsoft SQL Server введите следующие данные:

Компьютер SQL Server, который вы хотите использовать для этой базы данных

Имя базы данных SQL Server.

Примечание: Чтобы пропустить процесс подключения, нажмите кнопку Отмена. Приложение Access создаст проект, но не подключен к базе данных SQL Server. Перед тем как приступить к работе над проектом, необходимо подключить его к базе данных SQL Server, чтобы сделать это можно с помощью действий, описанных в следующем разделе.

Нажмите кнопку Далее, чтобы продолжить.

Access попытается подключиться к указанному компьютеру SQL Server. Если приложению Access не удается подключиться к компьютеру SQL Server, выводится сообщение об ошибке, описывающее проблему. Имя компьютера или данные для входа в SQL Server может быть неправильным, или у вас нет необходимых разрешений для создания базы данных на указанном вами компьютере SQL Server. Возможно, вам потребуется обратиться к администратору базы данных SQL Server для создаваемой базы данных, чтобы убедиться в правильности настройки и доступности компьютера.

Access создает базу данных SQL Server и подключает ее к проекту.

Подключение существующего проекта Access к другой базе данных SQL Server

Если у вас есть проект Access, не подключенный к базе данных SQL Server, или вы хотите изменить компьютер или базу данных SQL Server, к которой подключен ваш проект, выполните описанные ниже действия.

В диалоговом окне Открыть выберите и откройте проект Access.

На вкладке файл выберите пункт сервери нажмите кнопку Подключение. (Если вы используете Access 2007, нажмите кнопку Microsoft Office, наведите указатель мыши на пункт сервер и выберите пункт Подключение.)

Откроется диалоговое окно » Свойства связи с данными «.

В диалоговом окне Свойства связи с данными введите необходимые сведения для указанных ниже параметров.

Сведения, необходимые для входа на сервер

Access подключает этот проект к указанной базе данных SQL Server.

Источник

Основные сведения об отчетах в Access

С помощью отчетов можно просматривать, форматировать и группировать информацию в базе данных Microsoft Access. Например, можно создать простой отчет в виде списка номеров телефонов всех контактов или сводный отчет по итогам продаж компании в разных регионах за разные периоды.

В этой статье вы найдете общие сведения об отчетах в Access. Вы также узнаете об основах создания отчета и использовании таких функций, как сортировка, группировка и обобщение данных, а также о том, как предварительно просмотреть и распечатать отчет.

Примечание: Сведения в этой статье относятся только к классическим базам данных Access. Веб-приложения Access не поддерживают отчеты.

В этой статье

Общие сведения об отчетах в Access

Возможности использования отчета

Отчет — это объект базы данных, удобный для представления ее информации с одной из следующих целей:

отображение или распространение сводки данных;

архивирование моментальных снимков данных;

предоставление сведений об отдельных записях;

Составные части отчета

Можно создавать «несвязанные» отчеты, в которых данные не отображаются, но в этой статье мы рассмотрим отчет, связанный с источником данных (таблицей или запросом). Макет отчета разбит на разделы, которые можно просмотреть в режиме конструктора. Понимание принципов работы каждого раздела поможет создать лучшие отчеты. Например, от выбора раздела для размещения вычисляемого элемента управления зависит способ вычисления результата. Ниже перечислены типы разделов и указано назначение каждого из них:

Отображение раздела при печати

В заголовок включается информация, обычно помещаемая на обложке, например эмблема компании, название отчета или дата. Если в заголовке отчета помещен вычисляемый элемент управления, использующий статистическую функцию Sum, сумма рассчитывается для всего отчета. Заголовок отчета печатается перед верхним колонтитулом.

Вверху каждой страницы.

Верхний колонтитул используется в тех случаях, когда нужно, чтобы название отчета повторялось на каждой странице.

В начале каждой новой группы записей.

Используется для печати названия группы. Например, если отчет сгруппирован по изделиям, в заголовках групп можно указать их названия. Если поместить в заголовок группы вычисляемый элемент управления, использующий статистическую функцию Sum, сумма будет рассчитываться для текущей группы. Заголовок группы может состоять из нескольких разделов в зависимости от добавленных уровней группирования. Дополнительные сведения о создании верхних и нижних колонтитулов группы см. раздел «Добавление группирования, сортировки или итоговых данных».

Отображается один раз для каждой строки в источнике записей.

В нем размещаются элементы управления, составляющие основное содержание отчета.

В конце каждой группы записей.

Примечание группы можно использовать для печати сводной информации по группе. Нижний колонтитул группы может состоять из нескольких разделов в зависимости от добавленных уровней группирования.

Внизу каждой страницы.

Используется для нумерации страниц и для печати постраничной информации.

Примечание: В режиме конструктора примечание отчета отображается под нижним колонтитулом. Однако во всех остальных режимах (например, в режиме макета, при печати или предварительном просмотре) этот раздел помещается над нижним колонтитулом, сразу после примечания последней группы или строки области данных на последней странице.

Примечание отчета можно использовать для печати итогов и другой сводной информации по всему отчету.

Создать значимый отчет гораздо проще, если таблицы в базе данных имеют хорошо разработанные структуру и связи. Начальные сведения по планированию и разработке базы данных см. в статье Основные сведения о создании баз данных.

Создание отчета в Access

Чтобы создать отчет для базы данных Access на компьютере, выполните следующие действия.

Действие 1. Выбор источника записей

Источником записей для отчета может быть таблица, именованный или внедренный запрос. Источник записей должен содержать все строки и столбцы данных, которые требуется отобразить в отчете.

Если нужные данные содержатся в существующей таблице или запросе, выделите эту таблицу или запрос в области навигации и перейдите к действию 2.

Если источник записей еще не создан, выполните одно из указанных ниже действий.

Перейдите к действию 2 и воспользуйтесь инструментом Пустой отчет;

Создайте таблицы или запросы, которые содержат необходимые данные. Выберите запрос или таблицу в области навигации и перейти к шагу 2.

Действие 2. Выбор инструмента отчета

Инструменты отчета расположены на вкладке Создать в группе Отчеты. В следующей таблице описаны такие параметры:

Позволяет создать простой табличный отчет, содержащий все поля из источника записей, который выбран в области навигации.

Открывает в режиме конструктора пустой отчет, в который можно добавить необходимые поля и элементы управления.

Позволяет открыть пустой отчет в режиме макета и отобразить область задач «Список полей», из которой можно добавить поля в отчет.

Служит для вызова пошагового мастера, с помощью которого можно задать поля, уровни группировки и сортировки и параметры макета.

Вызывает мастер, в котором можно выбрать стандартный или настраиваемый размер подписей, набор отображаемых полей и порядок их сортировки.

Действие 3. Создание отчета

Для выбора требуемого инструмента нажмите соответствующую кнопку панели инструментов. После появления мастера следуйте всем его командам и на последней странице нажмите кнопку Готово.
Access отображает отчет в режиме макета.

Отформатируйте отчет, чтобы добиться желаемого внешнего вида.

Измените размер полей и подписей, выделяя их и перетаскивая края.

Расположите поля в нужном порядке, выделяя их (и соответствующие подписи, если они есть) и перетаскивая в нужное место.

Также можно, щелкая поля правой кнопкой мыши, с помощью команд контекстного меню объединять или разбивать ячейки, удалять и выделять поля и выполнять другие задачи форматирования.

Кроме того, отчет можно сделать более привлекательным и удобным с помощью функций, описанных в разделах ниже.

Добавление группировки, сортировки и итогов

Чтобы быстро добавить в отчет группировку, сортировку или итоги, щелкните правой кнопкой мыши поле, к которому необходимо применить соответствующую функцию, и выберите нужную команду в контекстном меню.

Кроме того, когда отчет открыт в режиме макета или конструктора, можно добавить эти функции с помощью области «Группировка, сортировка и итоги».

Если область «Группировка, сортировка и итоги» не открыта, на вкладке Конструктор в группе Группировка и итоги выберите команду Группировка.

Нажмите кнопку Добавить группировку или Добавить сортировку и выберите поле, по которому требуется сгруппировать или отсортировать данные.

Чтобы задать дополнительные параметры или добавить итоги, в строке группировки или сортировки выберите команду Больше.

Более подробные сведения о группировке, сортировке и итогах см. в статье Создание отчета с группировкой или сводного отчета.

Выделение данных с помощью условного форматирования

В приложении Access есть инструменты выделения данных в отчетах. Вы можете добавить правила условного форматирования для каждого из элементов управления или их группы, а в клиентских отчетах можно также для сравнения данных.

Добавление условного форматирования для элементов управления:

Щелкните отчет в области навигации правой кнопкой мыши и выберите пункт Режим макета.

Выберите нужные элементы управления, а затем на вкладке Формат в группе Форматирование элемента управления выберите команду Условное форматирование.

Совет: Чтобы выбрать несколько элементов управления, щелкайте их, удерживая клавишу CTRL.

В диалоговом окне Диспетчер правил условного форматирования выберите команду Создать правило.

В диалоговом окне Новое правило форматирования выберите значение в поле Выберите тип правила.

Чтобы создать правило, которое будет проверяться отдельно для каждой записи, выберите вариант Проверьте значения в текущей записи или используйте выражение.

Чтобы создать правило для сравнения записей друг с другом с помощью гистограмм, выберите вариант Сравнить с другими записями.

В поле Изменение описания правила укажите правило, которое будет применяться при форматировании, и тип форматирования, а затем нажмите кнопку ОК.

Если нужно создать еще одно правило для этого элемента управления или группы элементов, повторите процедуру, начиная с действия 4.

Настройка цвета и шрифтов

Для настройки цвета и шрифтов попробуйте параметр Тема приложения.

Откройте отчет в режиме макета. Для этого щелкните отчет в области навигации правой кнопкой мыши и выберите пункт Режим макета.

В пункте Работа с макетами отчетов на вкладке Конструктор выберите параметр Темы и наводите курсор на различные темы в галерее, чтобы предварительно просмотреть эффекты. Чтобы выбрать тему, щелкните ее и сохраните отчет.

С помощью коллекций Цвета и Шрифты можно задать цвета и шрифты независимо друг от друга.

Добавление логотипа или фонового рисунка

В отчет также можно добавить логотип или фоновый рисунок. При обновлении рисунка он автоматически обновляется в любом месте базы данных.

Добавление или удаление рисунка

В области навигации щелкните отчет правой кнопкой мыши и выберите команду Макет.

В отчете щелкните место, куда необходимо добавить рисунок, и на вкладке Конструктор в группе Колонтитулы выберите пункт Логотип.

Перейдите к рисунку и нажмите кнопку Открыть. Access добавит рисунок в отчет.

Чтобы удалить рисунок, щелкните его правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт «Удалить».

Добавление фонового изображения

В области навигации щелкните отчет правой кнопкой мыши и выберите команду Макет.

На вкладке Формат в группе Фон нажмите кнопку Фоновый рисунок.

Выберите рисунок из списка Коллекция изображений или нажмите кнопку Обзор, выберите рисунок и нажмите кнопку ОК.

Предварительный просмотр и печать отчета

Предварительный просмотр отчета

Щелкните правой кнопкой мыши имя отчета в области навигации и выберите команду Предварительный просмотр. Команды на вкладке Предварительный просмотр можно использовать, чтобы:

изменить размер или макет страницы;

изменить масштаб или просмотреть сразу несколько страниц;

обновить данные в отчете;

экспортировать отчет в другой формат файла.

Нажмите кнопку Закрыть режим предварительного просмотра

Печать отчета

Печать отчета без предварительного просмотра

Щелкните правой кнопкой мыши имя отчета в области навигации и выберите команду Печать. Отчет будет отправлен на принтер, используемый по умолчанию.

Примечание: При выборе отчета в области навигации и выборе команды Печать на вкладке Файл можно установить дополнительные параметры печати (количество страниц и копий) и указать принтер.

Чтобы открыть диалоговое окно, в котором можно выбрать принтер, указать число копий и задать другие параметры, выберите команду Печать.

Источник