что такое административный директор
Административный директор
Административный директор (англ. Chief Administrative Officer) – руководитель, вводимый в штат больших компаний со сложной структурой и отвечающий за весь спектр административно-хозяйственного обеспечения их деятельности.
Основные функции административного директора:
В современных компаниях в подчинение административного директора часто передают IT-подразделения, а иногда и HR-службы. В этом случае его функции соответственно расширяются.
Право определять полномочия и круг обязанностей административного директора принадлежит руководителю компании. Положение об административном директоре и его должностные обязанности формируются, исходя из его позиции в структуре предприятия и рамок компетенции.
Эффективный административный директор способен перевести компанию на новый уровень управления за счет оптимизации административных процессов и улучшения климата в коллективе.
Поэтому к претендентам на эту должность предъявляются повышенные требования – высшее образование, знание английского языка, деловой этики, навыки администрирования, коммуникабельность, стратегическое мышление, умение работать с большими массивами информации.
В компаниях среднего и малого бизнеса функции административно-хозяйственного управления возлагаются на подразделения или специалистов более узкой специализации – руководителя управления делами, помощника директора, административно-хозяйственный отдел или отдел материально-технического снабжения.
Административный директор: должностные обязанности, функции и требования
О должности
Сфера деятельности должностного лица
Административный директо, в первую очередь занимается рабочими вопросами организационного характера. В отдельных случаях в сферу его полномочий и обязанностей входит и следующее:
Законодательное регулирование
Как правило, при составлении должностных инструкций специалисты кадровой службы организации руководствуются ЕКС (Единым квалификационным справочником должностей управляющий, специалистов и иных служащих). Акт был утвержден приказом Министерства труда №37 в 1998 году.
Но административного директора (должностной инструкции работника) в ЕКС нет. Из этого следует, что при составлении документа для этого сотрудника специалист кадровой службы может опираться на акты для схожих должностей:
План должностной инструкции
Какого-либо строго определенного лекала здесь не существует. Однако должностная инструкция заместителя директора по административной работе обязательно должна содержать в себе следующие разделы:
Предлагаем читателю на основе этого документа ознакомиться с аспектами деятельности руководителя по административной работе.
Общие положения должностной инструкции
Начинаем разбирать структуру данного раздела документа:
Квалификационные требования к претенденту на должность
Так как работа административным директором прямо не указана в ЕКС, то выделить квалификационные требования самостоятельно кадровику достаточно нелегко. Чаще всего указывают, что требуется сотрудник, имеющий высшее образование (по специализации, связанной с деятельностью компании-работодателя, в сфере управления персоналом), а также опыт работы на руководящих должностях.
Необходимые знания и руководство к деятельности
В данном разделе должностной инструкции указывается следующее:
Главные функции должностного лица
В данном разделе для директора административного департамента важно указать главные задачи специалиста на рабочем месте. Стандартно это следующее:
Функциональные обязанности должностного лица: версия № 1
Составляя инструкцию для административного директора (заместителя руководителя), кадровый работник должен в данном разделе лаконично, но детально и четко расписать должностные обязанности специалиста. Так как в ЕКС нет определенных рекомендаций, предлагаем вам несколько версий наполнения данного раздела.
Первая будет выглядеть так:
Функциональные обязанности должностного лица: версия № 2
Функциональные обязанности должностного лица: версия № 3
И последняя версия должностных обязанностей административного директора:
Права специалиста
Должностная инструкция обязана гарантировать специалисту исполнение его служебных полномочий. Стандартные права административного директора следующие:
По желанию нанимателя приведенный выше список прав должностного лица может быть расширен.
Ответственность должностного лица
В данном разделе должностной инструкции приводится информация о дисциплинарной, уголовной, административной ответственности директора по АХО. Стандартно тут заключено следующее:
Административный директор, как и любой иной сотрудник, должен неукоснительно следовать предписаниям своей должностной инструкции. Перед началом исполнения рабочих обязанностей сотрудник обязательно знакомится с содержанием данного документа, заверяет его своей подписью. Представленная выше должностная инструкция отражает в общем плане все аспекты деятельности заместителя директора по АХО в крупной фирме, на предприятии.
Должностные обязанности административного директора
Должностная инструкция сотрудника нужна для того, чтобы определять его функциональные обязанности, закреплять его служебные полномочия, устанавливать необходимые требования к соискателю на эту вакансию, знакомит его с правами на рабочем месте, определяет ответственность за свои решения и действия/бездействия.
Прочитав эту статью, вы узнаете подробнее про должность административный директор — должностные обязанности этого сотрудника.
Директор по административным вопросам является штатной единицей, чаще всего имеющаяся в больших компаниях, имеющих разветвленную систему управления.
Общие сведения
Вводная
Обычно этот человек является заместителем директора по административно-хозяйственной работе. Но довольно часто к его сфере действия относятся и следующее:
Область работы административного директора
В первую очередь это должностное лицо занимается организационными вопросами. Также возможно отнесение к его обязанностям следующих пунктов:
— вопросы дисциплины труда.
Административный директор относится к руководителям довольно высокого уровня. К его должностным обязанностям относится общее руководство деятельности подведомственных ему отделов. Это говорит о том, что сотрудники этих подразделений должны подчиняться этому должностному лицу.
ВАЖНО! Из вышесказанного становится ясно, что к соискателям на эту вакансию предъявляют достаточно высокие требования.
Подробности составления документа
С чего начать?
План должностной инструкции
Строго определенного образца должностной инструкции просто не существует. Но, как и все другие, должностная инструкция административного директора в обязательном порядке должна включать в себя такие разделы, как:
— основные рабочие задачи;
— функциональные обязанности сотрудника;
— ответственность должностного лица.
Общие положения
Структура первого раздела должностной инструкции должна включать в себя:
— полное название должности, то есть административный директор;
— описание должности и определение подчинённости. Административный директор подчиняется генеральному, а в подчинении у него могут быть более мелкие отделы и их начальники;
— условия приема и увольнения сотрудника, соответствующие действующему законодательству. Обычно прием и увольнение административного директора совершаются согласно приказу генерального директора предприятия;
— указание лица, замещающего административного директора во время его отсутствия на рабочем месте.
Обзор скиллов
Требования к соискателю на данную должность
Отделу кадров довольно трудно самостоятельно выделить квалификационные требования к административному директору, так как такая должность отсутствует в ЕКС. Обычно обозначают, что необходим человек, обладающим высшим образованием по специализации в области управления персоналом или связанным с деятельностью предприятия, а также опытом работы руководителя.
Необходимые знания и умения должностного лица
Этот раздел должностной инструкции включает в себя следующие пункты:
Основные функции административного директора
Этот раздел должностной инструкции включает в себя основные задачи сотрудника на рабочем месте. Обычно сюда включается следующее:
Функциональные обязанности административного директора — первая версия
Занимаясь формированием инструкции для административного директора, представитель отдела кадров должен четко и детально обозначить в ней его должностные обязанности кратко.
СПРАВКА! Из-за того, что в ЕКС нет никаких рекомендаций относительно этой должности, варианты наполнения этого раздела могут выглядеть так.
Первый вариант:
Вторая версия
Третья версия
Права административного директора
В должностной инструкции специалиста должна быть гарантия исполнения его служебных полномочий. Обычно к правам этого специалиста относят:
— принятие нужных действий для недопущения или устранения конфликтов;
— написание распоряжений для подчиняемых ему сотрудников;
— предлагать руководству принимать новых работников, накладывать на сотрудников дисциплинарные взыскания, освобождать их от рабочих обязанностей;
— заключение договоров с контрагентами и партнёрами на закупку необходимых материалов и оборудования, проведение для этого банковских операций;
— ведение переговоров в рамках своих полномочий от лица всей фирмы.
СПРАВКА! Соответственно, по желанию вышестоящего руководства, нанимающего данного сотрудника, список его прав может быть увеличен.
Ответственность административного директора
Этот раздел должностной инструкции описывает привлечение директора к административной ответственности должностного лица, а также уголовной и дисциплинарной. Чаще всего в этом разделе приводится следующая информация:
Как и все остальные сотрудники, административный директор должен следовать своей должностной инструкции. Перед тем, как начать исполнять свои рабочие обязанности, сотрудник должен в обязательном порядке ознакомиться с содержанием этого документа и заверить его своей подписью.
Запасной руководитель: какого административного директора ищет бизнес
За что отвечает административный директор
Около 85% руководителей крупных российских и международных компаний относят к «классическим» обязанностям административного директора следующие:
В зависимости от объемов бизнеса к «классическим» обязанностям добавляются и другие.
В крупных компаниях в подчинении административного директора могут находиться: ИТ-отдел, служба безопасности, отдел закупок, отдел рекламы и маркетинга, отдел качества. Сотрудник такого уровня относится к топ-менеджменту.
В средних компаниях функционал административного директора включает в себя: управление секретариатом или кол-центром, закупку канцтоваров, расходных материалов, корпоративной продукции и подарков (в том числе проведение тендера на закупку), организацию корпоративных мероприятий, корпоративной связи, переездов офиса, ремонтно-строительных работ. Именно в таких компаниях к административному блоку часто относится управление HR-отделом и бухгалтерией.
В небольших компаниях становится популярна передача административных функций в отдел подбора персонала или бухгалтерию. Обязанности административного директора могут также возложить на ассистента директора, начальника материально-технического снабжения, руководителя кол-центра, секретариата.
Новые задачи
Можно выделить три тренда, отражающих то, как расширяется представление о функциональных обязанностях административных директоров в современном бизнесе.
В условиях оптимизации международные и крупные российские компании пересматривают свое отношение к вспомогательным службам. Ведь выигрывает не только тот, кто много зарабатывает, но и тот, кто разумно тратит. Теперь во вспомогательных службах видят устойчивые системы, которые используют успешные технологии и ноу-хау. Например, административный отдел может обеспечить переход компании на электронный документооборот, что повысит эффективность и конкурентоспособность компании.
Новое отношение к вспомогательным отделам подтверждается тем, что административных директоров стали активнее подключать к разработке бизнес-стратегии компании.
Речь идет о готовности административного директора работать над проектами, важными для всей компании. Например, над переездом (от выбора офиса до ремонтных работ и проектного согласования архитектурных и инженерных решений) или организацией корпоративных мероприятий (от сценария и концепции до закупки подарков).
Компании все чаще обращают внимание на программы по «оздоровлению» сотрудников, их правильное питание, организуют в офисах зоны фитнеса и йоги, зоны отдыха, проводят диспансеризацию — все это создает дополнительный комфорт и, как показывают исследования последних лет, повышает производительность труда и качество работы сотрудников. Организацией подобных программ также занимаются административные департаменты.
Под «инсорсингом» понимаются проекты, позволяющие использовать ресурсы административного отдела не только для внутренних заказчиков, но и для внешних. Среди ярких примеров инсорсинговых решений в административной сфере можно выделить такой подход к курьерским услугам: компании, расположенные в одном бизнес-центре, договариваются, что доставкой и получением корреспонденции будет заниматься диспетчерская служба одного из арендаторов. Это позволяет экономить (например, платить только за каждое отправленное письмо) и не расширять штат каждой компании по отдельности. Аналогичными решениями пользуются при закупке канцтоваров, организации командировок или заказе такси.
Если обращаться к международному опыту, то порядка 42% компаний, которые входят в ежегодный рейтинг крупнейших компаний мира Fortune-500, применяют инсорсинговые решения (по данным всемирной Ассоциации инсорсинга и аутсорсинга). Кроме того, интерес к таким решениям ощутим и со стороны государственных структур.
Портрет соискателя
Кто же они — современные административные директора? На основе анализа резюме мы составили среднестатистический портрет соискателя. Итак:
Требования работодателей
Среди работодателей распространена практика «выращивать» административных директоров внутри компании. Чаще всего административными директорами становятся руководители секретариата и канцелярии, координаторы по управлению автопарками. Однако в Москве в последние годы увеличивается спрос на административных директоров с внешнего рынка.
Интересно, что небольшое количество вакансий (порядка 7%) предполагает частичную занятость: одни компании ищут директора на проекты аудита; другие предлагают административным директорам ограниченный круг задач и, как следствие, короткий рабочий день или трехдневную рабочую неделю.
Конкурентным преимуществом соискателей становится стаж работы в крупных компаниях более трех лет и/или в административной сфере на руководящей позиции более семи лет, а также знание одного или нескольких иностранных языков на разговорном уровне. Образование — техническое или экономическое. Около 61% работодателей хотят рассматривать соискателей с двумя высшими образованиями.
Системный подход к задачам управления, четкая ориентация на законодательство, аналитический склад ума, знание основ финансового планирования и бюджетирования, опыт взаимодействия с госструктурами — все это требуется от претендентов на должность административного директора.
Зарплата и бонусы
В Москве соискатели с опытом работы в административной сфере более семи лет (из которых не менее трех лет — в международных компаниях) ориентируются на доход от 150 тыс. до 350 тыс. руб. в месяц. Зарплатные ожидания административных директоров с меньшим опытом (от трех до семи лет), как правило, варьируются от 80 тыс. до 120 тыс. руб.
Работодатели не спешат обозначать границы зарплатной вилки, они готовы обсуждать размер заработной платы на собеседовании с успешными кандидатами. Кроме объема задач важными факторами, влияющими на решение об уровне оплаты труда, становятся численность работников компании и специфика бизнеса.
Помимо ежемесячного оклада административный директор может рассчитывать на премии. KPI (ключевые показатели эффективности) и бонусы разнообразны: от ежемесячных и годовых бонусов до процента от сэкономленных административным директором средств или премирования за реализованный проект.
Развитие карьеры
Административные директора могут развиваться в горизонтальном и вертикальном направлениях.
Первый вариант подразумевает расширение функционала, например проведение мероприятий, поддерживающих корпоративную культуру компании.
Второй вариант — назначение на должность управляющего, директора филиала, исполнительного или операционного директора. Работодатели чаще всего предлагают административным директорам именно горизонтальный рост.
В случае если административный директор нацелен на карьерный рост, но работодатель не может предложить его, он старается компенсировать это повышением заработной платы, премиями и соцпакетом (расширенная программа ДМС, компенсация питания, предоставление бесплатного парковочного места, программы корпоративного фитнеса, изучение иностранных языков со скидкой).
Тренды последних лет показывают, что важность административных директоров для бизнеса все возрастает. Специалисты в этой области, в свою очередь, совершенствуют знания и навыки, чтобы работать в тесной связке с бизнесом, превращаясь из «вспомогательных» в «основных».
Обязанности административного директора, а также права и ответственность должности
Должность административный директор – современная профессия в нашем мире и по своей сути отражает решение вопросов в области административной и хозяйственной деятельности компании. Специфика профессии охватывает все сферы деятельности и от того как организована работа административного директора, зависит практически вся деятельность компании.
Основные понятия, характеризующие административного директора
Для руководителя очень важно иметь при себе профессионала, который бы взял на себя решение оперативных и управленческих задач. Специалист такого уровня, как правило, имеет ненормируемый рабочий день, поэтому должен находиться на связи круглосуточно. Но найти такого помощника трудно, ни одно учебное заведение не подготавливает менеджеров административного управления. Необходимые знания и опыт можно получить только при посещении специализированных семинаров, конференций, деловых встреч, где происходит обмен опытом между данной категорией руководителей.
Несмотря на всю привлекательность руководящей работы, возникают некоторые сложности в деятельности административного руководителя. Это связано напрямую с решением многих вопросов в различных сферах деятельности. Разноплановая специфика работы требует от административного руководителя всегда быть в центре событий, владеть большим объемом информации, постоянно присутствовать на совещаниях, активно участвовать в жизни коллектива.
Зачастую, из-за неэффективной системы управления компанией возникают конфликтные ситуации внутри коллектива. Для решения их сотрудники напрямую хотят поговорить с директором, минуя своего непосредственного руководителя. Подобные ситуации нарушают субординацию, тормозят производственный процесс, приводят к неэффективному использованию рабочего времени директора.
Происходит расхолаживание коллектива, снижается авторитет непосредственного руководителя, что свидетельствует о низком уровне управления организацией. Решение этих вопросов, в частности, ложится на плечи административного директора. Это поможет перейти на новый уровень управления компанией, позволит эффективно и результативно развиваться, оптимизировать затраты как рабочего времени, так и производственные затраты.
Позиция должности административного директора просматривается в штатном расписании компаний, которые имеют разветвленную структуру управления и множество филиалов, а в компаниях малого или среднего бизнеса эта функция возложена на руководителей и специалистов более узкой специализации (например, ассистент директора, руководитель АХО, начальник материально-технического снабжения, руководитель call-центра, руководитель управления делами).
Ввиду того, что эта должность не прописана ни в одном документе, то кроме организации хозяйственной деятельности, административному директору может быть поручено решение вопросов в области IT-технологий, архивоведения, подбора и обучения персонала.
Специалисты HR-Portal провели ряд социологических исследований, согласно которых можно сделать вывод, что руководители многих компаний по-разному рассматривают круг обязанностей административного директора. Например, 70% компаний считают, что административный директор руководит делопроизводственной службой (в состав которой входят не только секретари, но и курьеры), службой call-центра, а также материально-хозяйственным снабжением компании.
Требования, которые предъявляет руководитель к такой должности – это обязательно отличный уровень английского языка, деловой этики и опыт работы в области администрирования.
В компаниях среднего уровня (30%) административный директор выполняет обязанности руководителя по управлению персоналом, совмещая их с руководством административно-хозяйственной деятельностью, в обязанности которого помимо основных, входит организация внутрикорпоративных мероприятий (например, организация новогодних мероприятий, дата создания компании, дни рождения сотрудников и т.д.). Требования, предъявляемые к такой должности высокие. Обязательно наличие высшего образования, опыт работы с людьми и наличие личного автомобиля.
Из-за разнообразия сферы деятельности административного директора огромное внимание уделяется личным качествам кандидата при трудоустройстве на эту позицию. К ним относят:
При решении многих вопросов приходится сталкиваться с различного рода людьми и попадать в такие ситуации, разрешение которых требует быстроты и собранности.
Так как административный директор – это руководитель, предъявляются к кандидату и более строгие квалификационные требования. Но правильно спланировать и организовать свой рабочий день, распределить ответственность среди подчиненных поможет типовая инструкция административного директора.
Основные направления, входящие в сферу деятельности административного директора
Как было сказано выше, каждый руководитель компании предъявляет определенные требования к кандидату на должность административного директора исходя из специфики своей компании. Рассмотрим примерную должностную инструкцию административного директора, которая закрепляет статус и положение работника в компании.
Характеристика должности и ее основные положения
Административный директор организует руководство административно-хозяйственной сферой деятельности компании. Назначается и освобождается от должности руководителем компании в соответствии с Трудовым Кодексом, и находится в непосредственном подчинении директора.
В период стремительного развития рыночной экономики современный руководитель должен разбираться практически во всех сферах деятельности: в финансах и экономике, информационных технологиях, юридической сфере, понимать принципы работы основных отделов внутрихозяйственной деятельности компании. Необходим и опыт работы в сфере административного управления.
Кандидат на позицию в сфере административного управления должен обладать стратегическим мышлением, организаторскими способностями, способностью управлять коллективом, умением принимать управленческие решения и нести за них ответственность.
В своей деятельности административный директор руководствуется нормативно-правовыми документами, среди которых законы РФ, различные инструкции, методики, правовые акты. Обязательно знание политики и целей компании, организационно-распорядительных документов, а также необходимо знать этику делового и речевого этикета, психологию и организацию труда.
Так как специфика деятельности административного директора разнообразна и требует быстрого решения задач, наличие автомобиля у кандидата на должность является обязательным требованием.
Функциональная направленность административного директора
Правомочия административного директора
Административный директор в пределах своей сферы деятельности правомочен принимает решения, подготавливать проекты документов. Он имеет право доступа к любому виду информации и документам, которые необходимы для осуществления своей деятельности. Также административный директор вправе самостоятельно распределить работу среди подчиненных и спрашивать с них ее выполнение. В случае невыполнения работы он выносит предложения для наложения наказания на подчиненных.
Ответственность административного директора
Административный директор несет ответственность за бесперебойную поддержку работы всех служб предприятия в плане административно-хозяйственного обеспечения. Так как директор имеет доступ к различному роду информации о компании, он также несет ответственность за ее сохранность и неразглашение. В отдельных случаях прописывается полная материальная ответственность в соответствии с действующим законодательством.
Необходимо учитывать, что при определении круга обязанностей административного директора нужно взять за основу требования Профессиональных стандартов, закон о применении которых вступил в силу с 1 июля 2016 года. Профессиональные стандарты являются обязательной нормой для работодателей.
Право распределять должностные обязанности, и решать какими полномочиями наделить административного руководителя предоставлено директору компании.
После ознакомления с должностной инструкцией, кандидат на позицию административного директора обязан поставить подпись и дату. Согласно ей административный директор обязан неукоснительно исполнять свои обязанности.
Следует отметить, что это типовая модель функциональных обязанностей административного директора, состав которых формируется в соответствии со спецификой конкретной компании.
Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.