Адженда что это
Адженда, это слово все чаще можно услышать в употреблении соотечественников и граждан постсоветского пространства, для которых ранее оно было не свойственно.
Наиболее частыми сферами применения слова являются бизнес и политика. Это обусловлено его значением. Итак, давайте разберемся с вопросом: «адженда, что это?».
Традиционно, обратимся к переводчику Яндекса, потому что слово пришло в наш лексикон именно из англоязычных стран.
Вот, какой перевод слова «адженда» дает нам Яндекс:
Аналогичное значение «Agenda» имеет и на латинском языке – план действий.
Теперь становится понятно почему основное свое применение фраза нашла именно в политических и бизнес кругах.
Адженда в бизнесе
В бизнесе адженда – это повестка или программа (регламент) мероприятия, например, планерки (синка), совещания, форума или презентации.
Среди приводимых примеров употребления слова в бизнесе часто можно встретить такие:
Основное распространение адженда получила у менеджеров компаний, в частности, в сфере продаж.
Адженда в политике
В политике адженда имеет схожее значение, только чаще используется применительно к организации саммитов, встреч, переговоров.
Недавно, Президент Украины Владимр Зеленский употребил слово «адженда» во время обращения к Владимиру Путину на русском языке, комментируя организацию возможной встречи руководителей двух стран по вопросам Донбаса.
Вот, что сказал украинский лидер:
«…но, когда люди хотят закончить войну, нормализовать отношения, они говорят: да бог с ней, с той «аджендой», давай встретимся… Давай! Поехали!».
В его речи выражение «адженда» было употреблено именно в смысле «повестка дня, перечень обсуждаемых вопросов».
Дело в том, что наличие такой повестки является обязательным атрибутом встречи на высшем уровне. Причем повестка согласовывается заранее администрациями обеих сторон, в первую очередь для того, чтобы заранее проработать все вопросы и быть готовыми к их конструктивному обсуждению, а также для того, чтобы обсуждение не распылялось, а шло в заданном русле, что в итоге с большей вероятности приведет к результативности.
Выходит, если перевести слова украинского Президента на простой язык, то он сказал примерно следующее:
«… давайте не будем зацикливаться на согласовании повестки этого мероприятия, давайте просто встретимся и поболтаем, обо всем…».
По факту, в зависимости от важности мероприятия, адженда может иметь разную глубину проработки:
Также, зарубежные политики используют слово «Agenda» для обозначения итоговых программных документов, выработанных по итогам совместных обсуждений и договоренностей.
Political agenda
Кроме того, в политике существует более широкий термин «political agenda» или «политическая повестка дня». Он не относится к какому-то конкретному мероприятию, а определяет в целом круг наиболее важных вопросов, стоящих перед политическими лидерами и требующих постоянного внимания.
Сегодня к политической адженде большинства руководителей стран можно отнести, например, ситуацию с коронавирусом, борьбу с международным терроризмом, глобальное потепление климата, вопросы глобальной торговли и цен на энергоносители и др.
Адженда или агенда
В сети и в оффлайне встречаются оба варианта написания и произношения.
Но, более правильный вариант все же «адженда», об этом нам говорит английская транскрипция: agenda [əˈʤendə]. Хотя и он для удобства уже адаптирован под русскоязычное произношение.
Другие варианты употребления Agenda
Agenda – профессиональная косметика, произведенная в России на базе лаборатории «Арбат лаб».
Agenda.media – российская компания по рекламному продвижению брендов.
Если вы знаете о других значения этого современного слова, обязательно напишите об этом в комментариях.
Как организовать и провести эффективное онлайн-совещание. Советы от фасилитатора Skyeng
Екатерина Мешкова
Разбираемся в форматах: какими бывают встречи
Тет-а-тет
Групповые
Начинаем подготовку: 3 вопроса перед встречей
Прежде, чем приступить к планированию встречи, задайте себе 3 вопроса:
1. А нужна ли встреча?
Встречу лучше не проводить в 3 случаях:
Точно ли встреча — самый эффективный вариант решения проблемы? Если да, переходите ко второму вопросу.
2. Кто нужен на встрече?
Планируя состав совещания, не стоит следовать принципу «чем больше, тем лучше». Приглашайте только тех, кто действительно может решить проблему. Присутствие коллег, не заинтересованных в вопросе напрямую, может негативно влиять на общую вовлеченность и динамику. К тому же, чем больше человек на встрече, тем труднее договориться.
Сервис для планирования и проведения групповых онлайн-встреч Webinar Meetings позволяет собрать
до 100 участников и вывести в эфир одновременно
до 30 спикеров
Обязательно решите, кто возьмёт на себя роли ведущего, таймкипера и кто будет отвечать за формирование и рассылку итогов собрания. Продолжительные и важные встречи требуют участия фасилитатора.
3. Зачем вам встреча?
У вас должна быть четкая цель, сформулированная в глагольной форме.
От этой цели нужно отталкиваться при планировании структуры и времени встречи.
План встречи и отчет о встрече
Mar 17, 2020 · 2 min read
Правильная подготовка и правильное завершение встречи делают ее эффективнее, тогда как продалбывание этих моментов могут сделать встречу пустой тратой времени. Полная версия статьи в основном блоге.
План встречи (агенда)
Агенда — желаемый план встречи, список задач для обсуждения и решения. Может быть несколько параллельных планов встреч, с деталями требующимися определенным сегментам участников.
Шаблон примерно такой:
Время встречи — когда встреча должна произойти. Если встреча происходит в виде скайпкола, уточняем часовой пояс встречи.
Место встречи — физическое или скайп/zoom/teams. Можно сразу приложить ссылку на митинг, для полноты картины.
Тема встречи — общее описание, зачем встреча нужна, самая крупная задача встречи.
Зада ч и встречи в основном содержат части основной задачи, но не возбраняется какой-то процент дополнительных тем.
Агенду отправляют заранее.
Отчет о встрече (Meeting report)
Переговоры имеют своей целью принятие решений или выяснение требующейся информации. На выходе у нас должен быть соответствующий результат, который следует закрепить.
Отчет о встрече — не обязательная, но полезная для проекта и отношений часть. Бонусом получаем эффект информирования клиента.
Пишу о управлении проектами и всем, что касается микроменеджмента и личной эффективности. Самая полная информация на сайте и в телеграм канале.
Организация встречи: агенда и отчет о встрече
Самые сложные действия у пилота самолета — взлет и посадка. Если проецировать это на проект, то получится, что самые сложные операции — запуск и завершение проекта (кто поспорит?). Но есть еще и мини-проекты внутри — организация встреч, как пример. Правильная подготовка и правильное завершение встречи делают ее эффективнее, тогда как продалбывание этих моментов могут сделать встречу пустой тратой времени.
План встречи (агенда)
Агенда – желаемый план встречи, список задач для обсуждения и решения. Отслеживание ситуаций, когда встреча отклоняется от своей цели – твоя задача, и агенда тебе в этом поможет. Отправляется агенда участникам встречи заранее. Может быть несколько параллельных планов встреч, с деталями требующимися определенным сегментам участников. Агенда для команды (с пометками о текущей ситуации), агенда для себя (с расширенным сценарием встречи).
Шаблон примерно такой:
Формат притом особой разницы не играет. Придумай самостоятельно, главное чтобы информация считывалась и выполнялась задача определения расписания.
Время встречи – когда встреча должна произойти. Если встреча происходит в виде скайпкола, уточняем часовой пояс встречи. Например, 12:00 GMT+1. Когда я договариваюсь о встрече с иностранцами, пишу его время, наподобие “12:00 your time (GMT –5)”. У американцев еще есть понятие “восточное время” (EST) – восточное побережье.
Место встречи – физическое или скайп/zoom/teams. Можно сразу приложить ссылку на митинг, для полноты картины. Или адрес – не обязательно детализированный, если вы оба знаете что означает и где находится “офис нашей компании” или “офис компании клиента”.
Тема встречи – общее описание, зачем встреча нужна, самая крупная задача встречи. “Брифинг по проекту Х”, “передача проекта Х”, “перевод CRM на UCI” – все это темы встреч.
Задачи встречи в основном содержат части основной задачи, но не возбраняется какой-то процент дополнительных тем.
Агенду отправляют заранее – например, за сутки до встречи. Если встреча спонтанная, то можно накидать план встречи только для себя – какие задачи нужно обсудить с собеседником.
Отчет о встрече (Meeting report)
Переговоры имеют своей целью принятие решений или выяснение требующейся информации. Соответственно, на выходе у нас должен быть соответствующий результат, который следует закрепить. Мозг не способен запомнить все сегменты, которые нужно выцепить из разговора на будущее – поэтому их нужно записывать.
Вот несколько фишек, помогающих процессу
Отчет о встрече – не обязательная, но полезная для проекта и отношений часть. Бонусом получаем эффект информирования клиента. Нет ничего хуже, чем забрать задачи на встрече и пропасть на две недели в процесс их выполнения. Делаешь ты их или не делаешь – у заказчика сложится впечатление, что о нем забыли. Последствия могут быть самые неприятные. И нет, “запись экрана” в скайпе отчет не заменит.
Одна агенда, чтобы править всеми
Я работаю дизайнером интерфейсов в Touch Instinct. Хочу рассказать, как создать такую агенду, чтобы получить максимум пользы от встречи.
Как часто после встречи вы задавали себе вопрос: «Ну и куда я потратил два часа?». Разговоров много, а пользы мало. А все потому, что у вас с клиентом может быть очень много идей, которыми хочется поделиться прямо сейчас. Такие обсуждения могут продолжаться бесконечно долго, но это только отдаляет вас от ответа на интересующий вопрос. Чтобы такого не происходило (ну, или происходило меньше), нужно планировать встречу. В этом поможет агенда.
Что такое агенда
Агенда — документ, в котором зафиксирован распорядок встречи. Предназначена, чтобы обеспечить ее эффективность. В нашем случае ее следует рассматривать как план действий.
Есть вы, ваш проект и вопрос, без ответа на который работать не представляется возможным. Чтобы получить ответ, вы собираетесь провести воркшоп или митинг. Лучше всего начать подготовку с планирования. Nielsen Norman Group говорят, что есть три блока, из которых должна состоять агенда.
Цель. Желаемый конечный результат встречи.
Вопросы. Информация, которая понадобится, чтобы достичь поставленной цели.
Активности. Активности, которые могут проводить участники, чтобы достичь поставленной цели.
Используя эти блоки в качестве основы для агенды, вы можете быть уверены, что все обсуждения будут относиться непосредственно к цели встречи. Вы сможете сразу распознать обсуждения, которые сбивают вас с пути.
Если вы хотите, чтобы ваша встреча прошла максимально продуктивно, вы можете заранее разбить ее на временные промежутки и определить время для каждого вопроса или активности.
Как составлять агенду
Остановимся подробнее на каждом блоке.
1. Цель
Первое, что нужно понять — какой результат вам нужен. Напишите короткое, понятное описание того, что хотите в итоге получить. Именно это описание будет залогом успеха вашей агенды, так как каждый последующий шаг будет так или иначе вести к цели. Целей может быть несколько.
Важно понимать, что цель должна быть ценной. Как бы странно ни звучало, это важный момент при написании агенды. Как понять, что ваша цель таковой является? Представьте, что она достигнута. Это то, что вам нужно? Имеет ли результат ценность и поможет ли сделать работу качественно? Если вы ответили «Да», переходите к следующему шагу.
2. Вопросы
Вы сформулировали конкретную цель. Теперь нужна информация, чтобы к ней прийти. Спросите себя, на какие вопросы вам нужно ответить, чтобы вы могли достигнуть конечной цели. Запишите их. Вопросы могут быть как конкретные, так и достаточно обширные. Старайтесь задавать такие вопросы, чтобы ответ был для вас максимально полезным. Лучше избегать вопросов, на которые можно ответить односложно или размыто, это вряд ли поможет делу.
После того, как составили список вопросов, перечитайте их. Скорее всего, их можно сгруппировать по темам. Вообще лучше всю информацию разбивать на группы, так она проще воспринимается.
3. Активности
Третий шаг, он же последний в составлении агенды. Различные активности смогут не только разрядить обстановку, но и помогут получить больше полезной информации.
Не стоит забывать о конечной цели, поэтому выберите активности, связанные с группами вопросов. Это может быть совместный мозговой штурм, карта сценариев или совместное рисование потоковых диаграмм. На мой взгляд, шаг необязательный. Но если вы придумаете что-то полезное, будет круто.
Как применить агенду
До встречи
Дальше нужно отправить агенду всем участникам встречи. Это важный момент в подготовке. Так, все участники встречи будут понимать, зачем они приглашены. Они смогут собрать какие-то дополнительные материалы, провести небольшое исследование и просто получше подготовиться.
На встрече
Рассмотрим применение агенды на примере воркшопа. Для начала задайте нужный тон встречи, расскажите о вашей цели. Если в агенде предполагается тайминг, зафиксируйте его где-нибудь. Например, на доске, чтобы видели все участники встречи. Проводите встречу, придерживаясь составленной агенды.
Люди иногда все равно отклоняются от темы и увлекаются обсуждением какого-то вопроса, это нормально. Чтобы минимизировать подобное, записывайте интересные идеи/вопросы/мысли отдельно. Если у вас останется время, сможете обсудить их в конце встречи. Если нет, лучше запланировать отдельный встречу с новой темой и новой агендой. Если кто-то из вашей команды более компетентен в каком-то вопросе, не стесняйтесь попросить этого человека подготовить нужную информацию.
Во время самой встречи не стесняйтесь напоминать о тайминге и о конечной цели. Это важно для того, чтобы встреча прошла продуктивно.
Follow-up
По окончании встречи запишите полученную информацию, пока память вас не подвела. Попросите коллег и заказчиков сделать то же самое. Перечень полученных артефактов можно назвать «Follow-up». В русском языке этот термин пока не имеет аналога, но в итоге получится что-то вроде резюме встречи.
В этом документе можете фиксировать важную информацию, которую услышали во время встречи. Follow up может быть в виде чеклиста. Это довольно удобно, прямо в нем вы сможете отмечать, что уже реализовано, а что еще предстоит сделать. Позже этим документом можно будет обменяться с участниками встречи, тогда вы получите еще больше информации. Follow-up поможет вам не упустить важные моменты.
Повторим
Такой метод построения агенды может применяться к любым воркшопам и митингам. Начните с общих целей, сформулируйте вопросы, и, наконец, согласуйте мероприятия и обсуждения. Следуя этим шагам, вы сможете проводить любые встречи более эффективно. Как для вас, так и для ваших заказчиков и коллег.
