Как открыть CSV в Excel: пошаговая инструкция
Умение открывать CSV файлы в Excel позволит анализировать и использовать документы с любым разделителем при работе с таблицами.
Простой способ открыть CSV в Excel (Способ №1)
В примере будет использовать пример файла CVS, который разделен «,» (запятой). Можно скачать ниже:
Чтобы использовать его потребуется кликнуть правой клавишей мыши по документу и в выпавшем меню выбрать «Открыть с помощью»-«Microsoft Excel».
В итоге получаем следующий вид.
Чтобы превратить его в табличный открываем вкладку «Данные» и выбираем «Текст по столбцам».
Далее выбираем «С разделителями».
Теперь осталось выбрать нужный формат (в примере это запятая) после чего переходим на следующий уровень.
Важно! В нижней части имеется образец как будет выглядеть документ после преобразования.
Важно! Если разделителем является иной знак (не точка с запятой и не запятая) то необходимо использовать «Другой» и ввести нужный символ.
Файл превратился в нужный формат.
Открытие CSV сразу с разделением столбцов в Эксель (Способ №2)
В нужном листе кликаем на «Данные»-«Получение внешних данных» и в выпавшем меню выбираем «Из текста».
Далее выбираем нужный нам файл.
Теперь аналогично способу №2 выбираем с разделителями.
Указываем нужный символ.
Через вкладку «Файл» (Способ №3)
Кликаем на кнопку «Файл» (левый-верхний угол).
В открывшемся меню нажимаем на «Открыть»-«Компьютер»-«Обзор».
Открываем нужную папку и документ (в графе нужного типа файла можно поставить «Все файлы»).
Далее проходим всю процедуру описанную в Способе 1 и 2 или же нажимаем на «Готово».
Что такое CSV файл и как его преобразовать в Excel
Иногда возникает необходимость работы с файлами, которые имеют расширение *.csv
Что такое csv файл?
Это текстовый файл, в котором содержится информация.
В последнее время разделителем может быть не только запятая, но и другие символы (пробел, точка с запятой, табуляция, другое).
Пример файла CSV- формата:
После преобразования в табличный вид будет выглядеть так:
Теперь рассмотрим три способа преобразования CSV формата в «табличное» представление.
Зайдем в модуль Ученики, выделим несколько учеников установив флажок напротив необходимой записи зайдем в Действие и выберем Экспортировать.
Получим файл с расширением csv.
Открыв его в excel, мы увидим не очень «дружелюбное» представление информации
Выделяем весь первый столбец, переходим во вкладку «Данные» и выберем пункт «Текст по столбцам»
Далее проходим три шага согласно подсказкам.
Выбираем знак табуляции
На третьем шаге, вы сможете для каждого столбца выбрать необхоимый формат.
После нажатия кнопки «Готово», получаем «читабельный табличный» формат файла.
Можем воспользоваться таким свободным и открытым офисным пакетом как Apache OpenOffice (Не реклама).
Для этого необходимо открыть файл CSV формата с помощью OpenOffice.
При открытии файла, OpenOffice, предложит импортировать текст в «читаемый табличный» вид.
В «Параметры разделителя» выбираем несколько вариантов (табуляция, точка с запятой, запятая…) и нажимаем кнопку «Ок». Файл будет преобразован в «табличный» вид.
И еще один вариант преобразования, это открыть файл в любом текстовом редакторе
например в Блокноте. Первой строкой прописываем «sep=»
Теперь открыв файл в excel
получаем «читабельный текстовый» формат файла.
Редактируем CSV-файлы, чтобы не сломать данные
Продукты HFLabs в промышленных объемах обрабатывают данные: адреса, ФИО, реквизиты компаний и еще вагон всего. Естественно, тестировщики ежедневно с этими данными имеют дело: обновляют тест-кейсы, изучают результаты очистки. Часто заказчики дают «живую» базу, чтобы тестировщик настроил сервис под нее.
Первое, чему мы учим новых QA — сохранять данные в первозданном виде. Все по заветам: «Не навреди». В статье я расскажу, как аккуратно работать с CSV-файлами в Excel и Open Office. Советы помогут ничего не испортить, сохранить информацию после редактирования и в целом чувствовать себя увереннее.
Материал базовый, профессионалы совершенно точно заскучают.
Что такое CSV-файлы
Формат CSV используют, чтобы хранить таблицы в текстовых файлах. Данные очень часто упаковывают именно в таблицы, поэтому CSV-файлы очень популярны.
CSV-файл состоит из строк с данными и разделителей, которые обозначают границы столбцов
CSV расшифровывается как comma-separated values — «значения, разделенные запятыми». Но пусть название вас не обманет: разделителями столбцов в CSV-файле могут служить и точки с запятой, и знаки табуляции. Это все равно будет CSV-файл.
У CSV куча плюсов перед тем же форматом Excel: текстовые файлы просты как пуговица, открываются быстро, читаются на любом устройстве и в любой среде без дополнительных инструментов.
Из-за своих преимуществ CSV — сверхпопулярный формат обмена данными, хотя ему уже лет 40. CSV используют прикладные промышленные программы, в него выгружают данные из баз.
Одна беда — текстового редактора для работы с CSV мало. Еще ничего, если таблица простая: в первом поле ID одной длины, во втором дата одного формата, а в третьем какой-нибудь адрес. Но когда поля разной длины и их больше трех, начинаются мучения.
Следить за разделителями и столбцами — глаза сломаешь
Еще хуже с анализом данных — попробуй «Блокнотом» хотя бы сложить все числа в столбце. Я уж не говорю о красивых графиках.
Поэтому CSV-файлы анализируют и редактируют в Excel и аналогах: Open Office, LibreOffice и прочих.
Ветеранам, которые все же дочитали: ребята, мы знаем об анализе непосредственно в БД c помощью SQL, знаем о Tableau и Talend Open Studio. Это статья для начинающих, а на базовом уровне и небольшом объеме данных Excel с аналогами хватает.
Как Excel портит данные: из классики
Все бы ничего, но Excel, едва открыв CSV-файл, начинает свои лукавые выкрутасы. Он без спроса меняет данные так, что те приходят в негодность. Причем делает это совершенно незаметно. Из-за этого в свое время мы схватили ворох проблем.
Большинство казусов связано с тем, что программа без спроса преобразует строки с набором цифр в числа.
Округляет. Например, в исходной ячейке два телефона хранятся через запятую без пробелов: «5235834,5235835». Что сделает Excel? Лихо превратит номера́ в одно число и округлит до двух цифр после запятой: «5235834,52». Так мы потеряем второй телефон.
Приводит к экспоненциальной форме. Excel заботливо преобразует «123456789012345» в число «1,2E+15». Исходное значение потеряем напрочь.
Проблема актуальна для длинных, символов по пятнадцать, цифровых строк. Например, КЛАДР-кодов (это такой государственный идентификатор адресного объекта: го́рода, у́лицы, до́ма).
Удаляет лидирующие плюсы. Excel считает, что плюс в начале строки с цифрами — совершенно лишний символ. Мол, и так ясно, что число положительное, коль перед ним не стоит минус. Поэтому лидирующий плюс в номере «+74955235834» будет отброшен за ненадобностью — получится «74955235834». (В реальности номер пострадает еще сильнее, но для наглядности обойдусь плюсом).
Потеря плюса критична, например, если данные пойдут в стороннюю систему, а та при импорте жестко проверяет формат.
Разбивает по три цифры. Цифровую строку длиннее трех символов Excel, добрая душа, аккуратно разберет. Например, «8 495 5235834» превратит в «84 955 235 834».
Форматирование важно как минимум для телефонных номеров: пробелы отделяют коды страны и города от остального номера и друг от друга. Excel запросто нарушает правильное членение телефона.
Удаляет лидирующие нули. Строку «00523446» Excel превратит в «523446».
А в ИНН, например, первые две цифры — это код региона. Для Республики Алтай он начинается с нуля — «04». Без нуля смысл номера исказится, а проверку формата ИНН вообще не пройдет.
Меняет даты под локальные настройки. Excel с удовольствием исправит номер дома «1/2» на «01.фев». Потому что Windows подсказал, что в таком виде вам удобнее считывать даты.
Побеждаем порчу данных правильным импортом
Если серьезно, в бедах виноват не Excel целиком, а неочевидный способ импорта данных в программу.
По умолчанию Excel применяет к данным в загруженном CSV-файле тип «General» — общий. Из-за него программа распознает цифровые строки как числа. Такой порядок можно победить, используя встроенный инструмент импорта.
Запускаю встроенный в Excel механизм импорта. В меню это «Data → Get External Data → From Text».
Выбираю CSV-файл с данными, открывается диалог. В диалоге кликаю на тип файла Delimited (с разделителями). Кодировка — та, что в файле, обычно определяется автоматом. Если первая строка файла — шапка, отмечаю «My Data Has Headers».
Перехожу ко второму шагу диалога. Выбираю разделитель полей (обычно это точка с запятой — semicolon). Отключаю «Treat consecutive delimiters as one», а «Text qualifier» выставляю в «
На третьем шаге выбираю формат полей, ради него все и затевалось. Для всех столбцов выставляю тип «Text». Кстати, если кликнуть на первую колонку, зажать шифт и кликнуть на последнюю, выделятся сразу все столбцы. Удобно.
Дальше Excel спросит, куда вставлять данные из CSV — можно просто нажать «OK», и данные появятся в открытом листе.
Перед импортом придется создать в Excel новый workbook
Но! Если я планирую добавлять данные в CSV через Excel, придется сделать еще кое-что.
После импорта нужно принудительно привести все-все ячейки на листе к формату «Text». Иначе новые поля приобретут все тот же тип «General».
После этого, если повезет, Excel оставит исходные данные в покое. Но это не самая твердая гарантия, поэтому мы после сохранения обязательно проверяем файл через текстовый просмотрщик.
Альтернатива: Open Office Calc
Для работы с CSV-файлами я использую именно Calc. Он не то чтобы совсем не считает цифровые данные строками, но хотя бы не применяет к ним переформатирование в соответствии с региональными настройками Windows. Да и импорт попроще.
Конечно, понадобится пакет Open Office (OO). При установке он предложит переназначить на себя файлы MS Office. Не рекомендую: хоть OO достаточно функционален, он не до конца понимает хитрое микрософтовское форматирование документов.
А вот назначить OO программой по умолчанию для CSV-файлов — вполне разумно. Сделать это можно после установки пакета.
Итак, запускаем импорт данных из CSV. После двойного клика на файле Open Office показывает диалог.
Заметьте, в OO не нужно создавать новый воркбук и принудительно запускать импорт, все само
Помимо Calc у нас в HFLabs популярен libreOffice, особенно под «Линуксом». И то, и другое для CSV применяют активнее, чем Excel.
Белая пустошь, раскинувшаяся посередине, в оригинальном CSV-файле богато заполнена данными
Поэтому после сохранения я еще раз открываю файл и убеждаюсь, что данные на месте.
После пересохранения обязательно еще раз проверяю, что все данные на месте и нет лишних пустых строк.
Если интересно работать с данными, посмотрите на наши вакансии. HFLabs почти всегда нужны аналитики, тестировщики, инженеры по внедрению, разработчики. Данными обеспечим так, что мало не покажется 🙂
Как создать CSV файл через таблицу Excel
Возможность создания CSV файла из таблицы Excel позволяет преобразовывать документы в нужный формат для загрузки в любые системы, например, outlook, Google Analytics, Яндекс.Метрику и многое другое.
Простой способ создания CSV через таблицу в Excel
В качестве примера будет использоваться таблица с данными, которую можно будет скачать ниже.
Для превращения файла в CSV потребуется нажать на кнопку «Файл» (левый-верхний угол).
Далее выбираем пункт «Сохранить как» и нажимаем на «Обзор».
Теперь выбираем нужный формат, например, стандартный CSV.
Все готово, мы получили нужный формат.
Проверив его в блокноте можно увидеть, что разделители стоят «;» (точка с запятой).
Ручной метод превращения таблицы Эксель в CSV-файл
Если требуется создать кастомный файл (с собственными разделителями, например, |). Для этого прописываем конструкцию между каждым элементом:
Далее таким образом соединяем все элементы.
Растягиваем формулу до конца документа.
Выделяем нужный столбец (новый) и правым кликом мыши по нему выводим меню, где нажимаем на «Копировать».
Создаем текстовый документ новый (блокнот), кликнув правой клавишей мыши в нужной папке.
Открываем его и вводим новое поле.
После в левом-верхнем углу кликаем на «Файл»-«Сохранить как».
Выбираем нужный тип кодировки и сохраняем документ.
Важно! Лучше всего выбирать UTF-8, что позволит работать в дальнейшем с кириллицей.
Теперь опять кликаем правой клавишей мыши на файл и нажимаем на «Переименовать».
Стираем разрешение «.txt» и прописываем вместо него «.csv». При необходимости меняем название.
Все готово, мы получили нужный формат.
Для чего это нужно?
Создание CSV-файла потребуется для:
Также можно ознакомиться с инструкцией по открытию CSV файла.
Как правильно открыть CSV файл в Excel
CSV или Comma-Separated Values – это текстовый файл с табличными данными, в котором столбцы разделены специальным символом, чаще всего это запятая или точка с запятой. Формат CSV часто используется при экспорте данных с различных программ, устройств или онлайн сервисов. Для дальнейшей обработки данных из CSV обычно используется Excel или другой табличный процессор. В этом материале мы расскажем, как открыть CSV файл в Excel, а также как решить распространенные проблемы, которые могут при этом возникать.
Проверяем кодировку CSV файла
Для того чтобы успешно открыть CSV файл в Excel желательно предварительно проверить его кодировку, и, если это необходимо, выполнить преобразование в ANSI. Дело в том, что при открытии CSV файлов Excel по умолчанию использует кодировку ANSI. Поэтому, если ваш файл закодирован с использованием UTF-8 или какой-то другой кодировки, то при его открытии будут возникать проблемы с отображением кириллицы.
Если ваш CSV файл небольшого размера, то для проверки кодировки и преобразования можно использовать программу « Блокнот », которая идет в комплекте с Windows. Для этого откройте CSV файл в « Блокноте » и обратите внимание на нижний правый угол окна, там будет указана кодировка. Если в качестве кодировки используется «ANSI», то все нормально, можно переходить к открытию CSV файла в Excel. Если же используется другая кодировка (например, UTF-8), то файл нужно сначала преобразовать в ANSI.
воспользуйтесь меню « Файл – Сохранить как ». После этого в окне сохранения файла нужно указать кодировку « ANSI » и сохранить файл.
Если же CSV файл большой, то вы не сможете открыть его в обычном « Блокноте ». В этом случае придется установить текстовый редактор от стороннего разработчика. Например, вы можете проверить кодировку и выполнить преобразование при помощи AkelPad (скачать) или Notepad++ (скачать).
Открываем CSV файл в Excel
Если с кодировкой текста все нормально, то CSV файл можно открывать в Excel. Это можно сделать разными способами. Самый простой вариант, это просто кликнуть по CSV файлу правой кнопкой мышки и выбрать « Открыть с помощью – Excel ».
Также вы можете сначала открыть Excel, а потом воспользоваться меню « Файл – Открыть ».
В большинстве случаев, если у текста правильная кодировка, то это хорошо работает и Excel без проблем открывает CSV таким способом. При этом все данные правильно распределяются по соответствующим им ячейкам.
Но, в некоторых случаях подобный способ открытия CSV файлов может сработать не в полной мере. Например, текст загрузится в Excel, но данные не будут распределены по столбцам. Либо данные из CSV будут искажены стандартным форматом ячеек, который используется в таблице. Решение подобных проблем мы рассмотрим ниже.
Данные не распределились по столбцам
В некоторых случаях, после открытия CSV файла в Excel, автоматического распределения данных по столбцам не происходит. Чаще всего такая проблема возникает если в CSV используются какие-либо не стандартные разделители. Также подобная ситуация может возникать на старых версиях программы Excel.
Для решения этой проблемы нужно выделить столбец с данными (обычно это первый столбец таблицы), перейти на вкладку « Данные » и нажать на кнопку « Текст по столбцам ».
В результате появится « Мастер распределения текста по столбцам ». С его помощью можно вручную распределить данные из CSV по столбцам таблицы. На первом шаге просто выбираем вариант « С разделителями » и переходим далее.
На следующем шаге указываем разделитель, который используется в CSV файле, и переходим далее. Если используется какой-либо специфический разделитель, то здесь нужно выбрать вариант « Другой » и указать его вручную.
Завершающий шаг – выбор формата ячеек. Здесь можно указать, какой формат ячеек должен использоваться для каждого из столбцов. Данная опция будет полезной, если у вас сложные данные, которые искажаются после импорта из CSV. Более подробно об этом в конце.
После настройки формата ячеек нажмите на кнопку « Готово » для того, чтобы завершить работу мастера.
После завершения работы мастера все данные будут распределены по столбцам таблицы.
Excel искажает данные из CSV-файла
В некоторых случаях, при работе со сложными данными, Excel может искажать исходную информацию из CSV файла. Например, если в вашем CSV присутствуют большие числа, то они могут быть приведены к экспоненциальной форме, то есть число « 123123123123 » будет преобразовано в « 1,23123E+11 ». Также будут удалены лидирующие нули и значение « 000123123 » будет преобразовано в « 123123 ». Подобных преобразований в Excel огромное количество, поэтому после открытия CSV файла исходные данные могут быть изменены до не узнаваемости, при этом часть информации будет потеряна безвозвратно.
Чтобы избежать данной проблемы нужно следить, чтобы формат ячеек всегда соответствовал данным, которые в эти ячейки помещаются. Если ни один из стандартных форматов не подходит, то нужно использовать формат « Текстовый », в этом случае данные не будет изменяться вообще никак.
В старых версиях Excel для решения этой проблемы можно было использовать функцию « Получить данные из текстового/CSV-файла », которая доступна на вкладке « Данные ». После использования данной функции запускался « Мастер распределения текста по столбцам » в котором можно было задать формат ячеек для каждого из столбцов. Но, к сожалению, в последних версиях Excel это уже не работает.
Сейчас эту проблему можно решить, если изменить расширение CSV-файла на TXT и после этого открыть данный TXT-файл в Excel с помощью меню « Файл – Открыть ». В этом случае открывается нужный мастер и позволяет нам правильно импортировать данные.
На первом шаге здесь нужно выбрать вариант « С разделителями » и указать кодировку текста.
Дальше выбираем символ-разделитель, который отделяет данные в разных столбцах.
И выбираем подходящий формат ячеек для каждого из столбцов. Для того чтобы данные вообще не изменялись выбираем – « Текстовый ».
Для завершения работы с мастером нажмите на кнопку « Готово » и данные с CSV загрузятся в новый документ Excel.
