Что такое ERP-система простыми словами: расшифровка понятия, примеры и классификация программы для управления предприятия
Предлагаем рассмотреть, что это такое простыми словами – ERP (ЕРП) системы (с примерами). Они предназначены для планирования ресурсов, ускорения процессов, которые ведутся в бизнесе. С его помощью можно снизить негативное влияние человеческого фактора и оптимизировать функционирование компании, внутри которой много отделов, подразделений и сотрудников. Некоторые организации понимают, что им требуется все систематизировать. Чтобы понять, нужно ли это вашей фирме, стоит разобраться, что это и как этим пользоваться.
Сущность и структура ERP
Аббревиатура ERP — это enterprise resource planning дословно переводится, как планирование ресурсов. В теории подобная программа становится своеобразной стратегией предприятия, внутри которой будет учитываться управление определенными направлениями:
Если говорить о практической стороне подобного устройства, то это система, которая гарантирует подходящее ПО. Такое, чтобы автоматизировать одну или несколько сторон работы организации. Причем оптимизируются не только перечисленные выше блоки, но и многие другие процессы. Все результаты вносятся в общую базу данных, где будут храниться несколько лет.
Как узнать, что пришло время ERP
Сейчас активно развиваются все сферы бизнеса, поэтому почти каждое движущееся вперед предприятие быстро сталкивается с необходимостью внедрить информационные системы, которые помогут оптимизировать какую-то часть работы фирмы. Это требуется, чтобы оставаться конкурентоспособной организацией и сокращать ресурсы, которые используются в производстве.
Вот несколько признаков, которые сигнализируют о том, что пора меняться:
Чтобы уменьшить вероятные риски и оставаться уверенным в том, что внедрение необходимо, стоит провести более тщательный анализ компании и того, что изменится с ее введением.
Что такое ERP система
Многие компании по мере роста бизнеса приходят к пониманию, что им требуется какая-то ERP-система. Если в малом бизнесе удается обойтись без этого инструмента, то средний бизнес с каждым днем активнее пользуется подобными средствами. Но чтобы выбрать ERP-систему, и даже для того, чтобы понимать, требуется ли в бизнесе этот продукт и какие преимущества принесет его использование, важно правильно понимать, что это такое.
В своих статьях я часто занимаюсь описанием различных понятий. Как известно, чтобы продать какую-либо услугу, покупатель должен понимать, что это такое и почему ему эта услуга необходима. При этом очень важно договориться о терминах, только в этом случае результат будет соответствовать ожиданиям клиента. При этом термин ERP является одним из самых сложных и спорных.
Описание ERP системы
ERP – термин маркетинговый. Чтобы понять, о чем идет речь, а также изучить историю происхождения этого сокращения, можно обратиться к Википедии:
ERP (англ. Enterprise Resource Planning, планирование ресурсов предприятия) — организационная стратегия интеграции производства и операций, управления трудовыми ресурсами, финансового менеджмента и управления активами, ориентированная на непрерывную балансировку и оптимизацию ресурсов предприятия посредством специализированного интегрированного пакета прикладного программного обеспечения, обеспечивающего общую модель данных и процессов для всех сфер деятельности[1][2]. ERP-система — конкретный программный пакет, реализующий стратегию ERP. Википедия
Это определение абсолютно верное, но относительно сложное для восприятия, особенно, если человек незнаком с такими понятиями, как «балансировка ресурсов» или «модель данных». При этом важно понимать, что термин ERP является, прежде всего, маркетинговым, и не имеет под собой какой-то глубокой методической базы. А потому я предлагаю такое определение:
ERP – это, прежде всего, информационная система, которая позволяет хранить и обрабатывать большинство критически важных для работы компании данных.
Что такое критически важные данные? И почему я говорю «большинство»? Дело в том, что некоторые ERP-системы имеют модуль «Производство», при этом он является отдельным программным продуктом, который не подключен по умолчанию к другим системам и блокам. Другие пытаются совмещать в себе все возможные процессы, необходимые для работы компании. Можно ли считать разные виды ERP полезными? Естественно, ниже я остановлюсь на этом вопросе подробнее. А сейчас вернемся к терминам.
Из чего состоит ERP система
Все ERM-системы, независимо от того, кто их разработчик, объединяет общая архитектура, которую можно описать следующим образом:
1. Ядро. Программная среда, в которой будет производиться работа, для которой можно писать какие-то надстройки и компоненты.
2. Базовый функционал. Перечень справочников и функций, без которых не может работать ни одна компания. Это справочник пользователей с правами доступа, справочник клиентов, справочник товаров/услуг и т.д. Этот функционал встроен в платформу, в отличие от модулей он не может отключаться.
1. Модули внутреннего использования. Этот уровень – подключаемые модули, которые используются сотрудниками компании. Это управление складом, производство, бухгалтерия, CRM и пр. Модули можно подключать, отключать, настраивать силами специалистов по внедрению. В стандартный набор обычно входят — MRP, HR, CRM, Управление снабжением и закупками.
2. Модули работы с внешними пользователями. Этот слой содержит в себе модули, необходимые для взаимодействия с внешними пользователями, потенциальными и реальными клиентами компании, партнерами, пользователями продукции, поставщиками и покупателями. Это может быть интернет-магазин, личные кабинеты для поставщиков и покупателей на корпоративном сайте и тому подобные решения. Некоторые ERP-системы содержат в себе готовые CMS-системы для создания интернет-магазина или корпоративного сайта с нуля, другие предлагают только отдельные инструменты «надстройки» к сайту и/или клиентские приложения (для мобильных и планшетов).
3. Коннекторы — готовые решения для связи со сторонними приложениями. Чаще всего используют API из ядра платформы. Позволяют интегрировать телефонию, настроить обмен данными с сайтом или любыми программными продуктами и системами. Коннекторы предназначены только для обмена данными и обычно используются для обмена данными с EDI,
CMS, CAD, BI, OLAP и др. То есть с теми системами которые не входят в EPR, но используются в компании.
Описанная выше структура характерна для ERP с логической точки зрения. У некоторых систем нет ярко выраженной модульности, они все уже встроены в программу, но использовать их можно отдельно друг от друга по мере необходимости. Другие называют отключаемые модули подсистемами. А часть ERP-систем выделяют все модули действительно в отдельные продукты. И предлагают купить ядро, а к нему – перечень модулей на выбор. С возможностью в будущем покупать и добавлять возможности по мере необходимости.
Преимущества модульной структуры ERP
Важным преимуществом ERP систем является возможность подключать и применять любой из модулей (внутренний или внешний) в сжатые сроки. Причем, возможности, которые таким образом подключаются к ERP, добавляются в систему абсолютно «бесшовно». В этом заключается важное отличие ERP от интеграции нескольких программных продуктов между собой или от системы, которая выросла из специализированной за счет многочисленных доработок и надстроек силами собственных или приглашенных IT-специалистов.
Нередко я слышу от клиентов фразу «мы разработали свою ERP-систему». На самом деле в этом случае применяется не ERP, а некое подобие, разросшееся из какой-то специализированной системы. Например, начали работать в CRM, потом дописали к ней модуль для работы склада, настроили обмен данными с бухгалтерскими программами и т.д. Или начали с учетной системы и сайта, и также – проводили интеграцию, дописывали модули, все это каким-то образом «стыковали» друг с другом.
Все это не является ERP системой. Основное отличие ERP от любых подобных программ заключается в том, что ERP изначально создается в виде конструктора из платформы и модулей, которые можно подключать по мере необходимости. Здесь уже предусмотрены самые разные возможности.
ERP – это продукт, который изначально создан, с одной стороны, для масштабируемости, а с другой – для обеспечения максимума возможностей.
В ERP системе очень четко разделены границы модулей. И отключение любого из них (кроме некоторых базовых справочников и возможностей) никак не повлияет на работу оставшихся. В самописных системах, которые разрастаются из специализированных, как правило подобная архитектура не предусмотрена. И если вы отключите возможности, например, бухгалтерии, скорей всего, программа перестанет работать или будет работать не корректно. Потребуется вмешательство программиста и значительные доработки. Подобные программные продукты, как правило, используют общие документы и компоненты в них тесно переплетены между собой. Архитектура ERP – по-настоящему модульная. И это очень важно понимать.
Т.е. если вы выбираете ERP-систему, вы получаете единую систему для автоматизации различных подразделений вашей компании плюс широкий перечень возможностей для развития. Вам очень долго не потребуется менять программный продукт, достаточно будет вызвать специалистов, которые помогут подобрать и подключить готовые модульные решения. А их существует огромное количество для самых разных сфер бизнеса и особенностей работы.
Для чего используется ERP система?
Внедрение любой ERP-системы позволяет получить определенные преимущества и особенности. О том, кому и зачем необходимо внедрение ERP, давайте разберемся подробнее.
Принцип единой базы данных: контроль, управление, точность и оперативность
Для понимания этого принципа давайте представим компанию до и после внедрения ERP. Допустим, организация имеет собственное производство. Вероятнее всего, учет на производстве ведется в таблицах Excel либо в специализированной программе. Складской учет работает в собственной учетной системе, бухгалтерия – в бухгалтерском программном обеспечении. Передача данных от подразделения к подразделению производится в виде бумажных документов, а иногда даже в устной форме, после чего вручную вносится в нужную систему учета.
Такой подход очень сильно зависит от человеческого фактора, в итоге, сведения поступают с задержками, часто – значительными. Нередки искажения и ошибки, а в некоторых случаях какие-то данные вообще не поступают в систему по причине человеческого фактора, что приводит к сбоям в работе, необходимости в регулярных сверках и т.д. Более того, любая ошибка и последующее исправление может привести к значительным убыткам. Например, ошибка в коде или размерах при передаче данных из проектировочного отдела на производство оканчивается очень печально, так как производится в итоге совсем не то, что было заказано и спроектировано. Возникают простои, списания брака или избыток товаров на складе, срыв сроков по договору с клиентом и т.д.
В случае внедрения ERP системы создается единая база данных, в которую собирается вся информация, используемая разными подразделениями. В этом случае процент ошибок значительно снижается, так как данные вносятся в систему один раз специалистом, после чего считываются автоматически всеми подразделениями в необходимом для работы формате и кодировке.
Кроме того, скорость передачи данных при применении единой базы становится мгновенной. Т.е. сразу после того, как проектировщики или специалисты по продажам внесли в базу заказ, его видят в проектном отделе или на производстве. Также и отметка об оплате появляется на заказе сразу после того, как бухгалтерия получила сведения из банка. Снижается число ошибок, связанных с человеческим фактором, а те, которые все же возникают, устраняются значительно быстрее.
А потому ERP система необходима компаниям, для которых скорость и точность передачи данных между подразделениями является критическим фактором.
Гибкость в работе компании с учетом изменений рынка
Если компания нацелена на максимальное соответствие постоянно меняющимся условиям рынка и потребностям клиентов, ей просто необходимо оперативный обмен данными между подразделениями и оперативность принятия управленческих решений.
Небольшая компания в случае поступления нетипичных заказов или изменения объемов закупки тех или иных товаров, конечно, может обойтись и без ERP-системы. Когда все сотрудники работают в одном небольшом офисе, всегда можно скоординировать действия между собой, а заказ сформировать на основе данных из заказов даже в Excel-таблицах.
В условиях среднего бизнеса, где имеются несколько подразделений, филиалов, возможно, свое производство, единая база данных и оперативный обмен данными в условиях меняющихся потребностей покупателей становятся критичны. Важно, чтобы вся информация собиралась в сжатые сроки, производились своевременные закупки, а также вносились оперативные изменения в план производства и поставок. Здесь без единой системы с общей базой данных не обойтись.
Сложные бизнес-процессы: интеграция уже не помогает
Еще один случай, когда без ERP-системы не обойтись, это компании, в которых по мере роста и развития появляются сложные процессы, требующие значительных объемов обмена данными. На определенном этапе интеграция между несколькими программными системами становится сложной, громоздкой и нерентабельной. ERP система становится решением этой проблемы.
Что получает бизнес от внедрения ERP
ERP — это, прежде всего, возможность объединить все бизнес-процессы в одной мощной и удобной системе, а потому преимущества решения можно перечислять долго. Ниже я выделил только некоторые, которые я считаю наиболее значимыми:
Что важно знать при выборе ERP системы
Один из первых вопросов, которые возникают при выборе любого программного обеспечения – это выбор между Saas или Stand-Alone, т.е. оплачивать доступ к системе, расположенной в «облаках» или покупать «коробочное решение». Подробно об этом выборе я рассказывал в статье Что такое CRM-системы и как их правильно выбирать?
В случае ERP-систем существует точно такой же выбор, как и при внедрении CRM-систем. Вы также можете обратить внимание на SAAS-решения или купить и внедрить “коробку”. Но есть один нюанс, который очень важно учитывать. Дело в том, что ERP — система сама по себе крупная, включающая большое число возможностей. Фактически, в ней объединяются все данные о работе компании. И в случае применения “облака” будет крайне сложно сменить сервис, если в этом возникнет необходимость. В отличие от CRM-систем, которые очень популярны как раз в варианте SAAS, массив данных в ERP объемен и громоздок, и в случае перехода с одного программного продукта на другой, возникает вопрос, что с ними делать.
А потому имеет смысл ориентироваться на покупку программного продукта «в коробке» и последующую его установку на собственных или арендованных серверах. Итак, на что нужно в первую очередь обращать внимание:
Недостатки ERP-систем
Недостатки этого типа программных продуктов являются следствием их преимуществ. Единая база данных и единая система порождают значительное количество связей, высокую сложность самой системы и высокие требования к аппаратной (серверной) части. А потому для организации работы ERP-системы необходимо мощное оборудование, что влечет за собой соответствующие затраты.
Еще одна проблема, которая очень часто возникает при внедрении ERP системы, это обеспечение безопасности данных. Так как в системе работают все подразделения и сотрудники компании, то и права доступа необходимо настроить для каждого свои. И если при использовании отдельных специализированных программ обычно требуется создать несколько уровней доступа (рядовой сотрудник, начальник подразделения, руководитель), то система прав доступа в ERP получается сложной. Здесь нужно настроить и доступ к модулям для разных подразделений, и внутри каждого отдела настроить иерархию. Столь сложная настройка часто приводит к ошибкам и требует дополнительного времени на тестирование и отладку.
Кроме того, применение единой системы с единой базой данных при всех своих преимуществах также содержит в себе определенную проблему. Если по той или иной причине перестает работать ERP-система (отключается электричество или возникают другие проблемы на сервере), останавливается работа всей компании. А потому необходимо особо внимательно отнестись к обеспечению надежности работы серверной части и своевременному техническому обслуживанию.
Также ERP-системе присущи недостатки, которые характерны для всех сложных систем, а именно — высокий уровень вхождения и, соответственно, высокий уровень затрат на внедрение.
Что такое ERP? и сколько платят?
ERP (сокр. от Enterprise Resource Planning) означает «планирование ресурсов предприятия». Это программное обеспечение для управления бизнес-процессами, которое объединяет финансы, цепочки поставок, операции, торговлю, отчетность, производство, кадры и позволяет управлять ими.
Концепция ERP сформулирована в 1990 году аналитиком Gartner как видение развития методик MRP II и CIM (англ.), в начале — середине 1990-х годов появилось несколько успешных тиражируемых ERP-систем для крупных организаций, наиболее известные — разработки компаний Baan (нидерл.), Oracle, PeopleSoft, SAP, JD Edwards, сформировался рынок услуг по внедрению ERP-систем с участием компаний большой четвёрки, в 2000-е годы произошла консолидация поставщиков, появилось значительное количество ERP-систем для малого и среднего бизнеса, наиболее известными поставщиками которых стали Sage Group и Microsoft.
Внедрение ERP-системы считается фактически необходимым условием для публичной компании и, начиная с конца 1990-х годов, ERP-системы, изначально внедрявшиеся только промышленными предприятиями, эксплуатируются большинством крупных организаций вне зависимости от страны, формы собственности, отрасли.
Рынок ERP-систем:
1)SAP (24 %), Oracle (18 %), Microsoft (11 %);
2) Epicor, Sage, Infor, IFS, QAD, Lawson, Ross — 11 % на всех;
3) ABAS, Activant Solutions, Baan, Bowen and Groves, Compiere, Exact, Netsuite, Visibility, Blue Cherry, HansaWorld, Intuitive, Syspro.
Средняя стоимость внедрения SAP для представителей малого и среднего бизнеса на сегодняшний день составляет от 400 тысяч долларов, для крупных проектов – от 900 тысяч долларов.
Интегрированная природа ERP означает, что для её внедрения требуются усилия компании целиком. А поскольку компании получают выгоду только после повсеместного внедрения, это особенно рискованно! Внедрение ERP — не просто решение о покупке: это обязательство изменить свои методы управления операциями. Установка программного обеспечения — это легко, перенастройка рабочего процесса всей компании — вот где основная работа.
Для внедрения у себя ERP-системы клиенты часто нанимает консалтинговую фирму, такую как Accenture, и платят ей миллионы долларов за работу с отдельными бизнес-подразделениями. Аналитики определяют, как интегрировать ERP в процессы компании. И как только интеграция начинается, компания должна начать обучение всех сотрудников, как использовать систему. Gartner рекомендует резервировать 17% бюджета только на обучение!
Вывод — надо заниматься околоSAPом!
А что такое SAP (Shut up And Pay — заткнись и плати)?
Интерфейс из 2000х, 3000 словарей из 70х, нужен консультант-настройщик, консультант-консультант, консультант-тренер, перестройка бизнеса, 9 лет времени и 4 вагона денег: привет, SAP, ERP мечты!
Ну SAP то система отличная, в отличие от консалтинговых фирм, которые вам запорят бизнес со словами — Бест практис!
Вообще, если вы не планируете работать в крупной компании и у вас нет 400000 долларов на САП, то вы сможете сделать систему ERP в MS ACCESS:
Нужно вести основные процессы по начинающему бизнесу:
Перед началом создания модели данных рекомендую собрать требования в виде списка бизнес-процессов и тех объектов, которые необходимо фиксировать в базе данных. Модель данных разрабатывается итерациями. Т.е. сделали версию, походили, подумали. На следующий день снова открыли, поправили. И т.д. Данный подход позволяет осмыслить узкие места базы данных и в итоге получается наиболее подходящий вариант модели данных.
Сейчас у нас есть выбор — учиться и делать всё самому или ленится и платить +100500$
Не купитесь на ERP!
Вам наобещают золотые горы.
Потом сотрудники просто смирятся с этим беспределом.
Золото превратится в грязь.
А бабки будут отжимать постоянно.
ERP (англ. Enterprise Resource Planning, планирование ресурсов предприятия) — организационная стратегия интеграции производства и операций, управления трудовыми ресурсами, финансового менеджмента и управления активами, ориентированная на непрерывную балансировку и оптимизацию ресурсов предприятия посредством специализированного интегрированного пакета прикладного программного обеспечения, обеспечивающего общую модель данных и процессов для всех сфер деятельности.
Первые ERP системы были вовсе не для производственных нужд. Уже стоит насторожиться. ERP когда-то вышли из розничной торговли. Пока в мире не появились торговые сети и мега-молы, магазинчиками управляли сами хозяева или наемные управляющие. Они вкладывали в это свой опыт и душу. Информация о том, что есть, что надо докупить и когда, хранилась в их головах и тетрадях. С появлением больших универсальных магазинов и супермаркетов, управлять вручную становилось все труднее и труднее. Фактически рост предприятий торговли прекратился. На помощь пришла кибернетика. Это Зарождающаяся индустрия стала мощным драйвером стремительного роста торговых сетей. Именно программное обеспечение стало следить за наличием товара и скоростью его продаж, прогнозировать его спрос и заблаговременно делать закупки без вмешательства человека. Да, закупки стали делаться автоматически. Когда остаток достигает определенного количества товара – система автоматически формирует заказ у заранее одобренного поставщика, по ранее согласованной цене. Если поставщиков по конкретному товару несколько и цены у них отличаются, то выбирается сначала объем у того, у кого цена меньше, потом чуть больше и т.д. и т.п. Человеку оставалось только находить и выбирать нужный товар, заключать хитрые договора с поставщиками, принимать товар и размещать его на полках. Успех ERP систем в ритейле породил желание двигаться дальше – в промышленность. Говорят, на западе это получилось. У нас иногда тоже получается. Только зачем и какой ценой?
С чего начинается то, в чем потом стыдно признаться и приходится делать вид, что все работает и очень-очень большие деньги потрачены не зря?
(последнее можно использовать для аутотренинга)
Мессии будут Вас ловить в самых неожиданных местах: в аэропорту, на отдыхе и в самое неудобное время, пока Вы не сдадитесь. Спросите у них: «что даст внедрение вашей системы». От любого получите один ответ: «снижение остатков материально-производственных запасов и улучшение стратегического планирования и управляемости бизнеса». Каких на х. остатков? Какого б. улучшения планирования и управляемости бизнеса? Если у Ваших несчастных подчиненных хватит упорства внедрить всю эту систему ЕэРПическую, именно упорства, потому, что умных Вы потеряете в процессе, то первое, что Вы увидите, это увеличение численности, жалобы сотрудников на то, что им теперь приходится торчать допоздна, чтобы сделать то, что раньше они делали за 1 минуту или вообще не делали, потому, что это на х. никому не надо.
Итак, с теми, кому это надо, а кому не надо мы разобрались. Если Вас все-таки убедили, и Вы подписали договор – идем дальше.
Анализ существующих бизнес-процессов
При составлении плана графика Ваши руководители будут уворачиваться и извиваться между личными отпусками, рождественскими каникулами, 23 февраля, 8 марта и другими святыми для них периодами удачного смыва на моря и дачу в деревне. Но график будет составлен! Только пошлют на интервью ключевых пользователей которым эта ERP на х. не нужна, ввиду офигенной занятости руководителей. Чуть не забыл про ключевых пользователей. Этим вообще плевать, где свои 50 тыс. рублей получать. Ну, уж точно не там, где за эти 50 тыс. рублей им еще и ERP систему обслуживать надо во внерабочее время, но на работе. Вы не ошиблись. Это не она будет обслуживать Ваш бизнес, а ее надо будет обслуживать и Вам это подтвердят мессии, если Вы их спросите, а если не спросите, то они будут «молчать, как рыба об лед».
Если Вы все-таки еще не подписали договор, а решили прочитать до конца, то я дарю Вам «Анализ существующих бизнес-процессов Вашего предприятия» с выводами
(проверьте, у Вас будет точно такой же)
Анализ существующих бизнес-процессов
1. Отсутствует система нормативно-справочной информации. Справочник номенклатуры не систематизирован, имеет дублирующие записи, в дочерних обществах разный. Перечень аналогов отсутствует. Атрибуты категории запасов и бюджетного учета отсутствуют. Инструкция по формированию наименований номенклатуры МТР, работ и услуг отсутствует (здесь IT директор расплачется, что он наконец-то получил от умных людей подтверждение того, что всем сто раз говорил, а его никто не слушает). По факту, задача решается элементарно, без ERP.
Надо только запретить бухгалтерии ввод новых номенклатур при оформлении прихода. Через год-два остатки на дублях спишутся в производство, и все решится само собой. Ну и что, что в дочерних предприятиях разные справочники. Это не важно. На практике случаи перемещения (по факту все-таки продажи) с одного предприятия на другое были три раза за двадцать лет. Нах… городить огород.
Атрибуты категории запасов и бюджетного учета для одной номенклатуры бывают разные. Например, для инвестиций и текущей деятельности, для аварийного, текущего запаса и страхового запаса. Соответственно у номенклатуры и не должно быть этих атрибутов. Проблема надумана.
По поводу справочников работ и услуг – отдельная тема. Справочник – это перечень номенклатуры, которая используется регулярно, то есть списывается, приходуется, опять закупается и т.д. Потуги создать справочник работ и услуг – это абсурд. По справочникам финансовой и экономической службы все гораздо проще. Перечень в них очень стабилен. Раз сделал и на годы хватает.
2. Отсутствует система нормирования расхода МТР (здесь воспрянут духом наивные экономисты, потому, что когда они учились, им рассказывали, что при СССР была система норм и нормативов расхода ТМЦ, и у них заблестят глаза, что скоро у них будет тоже).
Задача сегодня разрешима лишь в части нормирования расхода сырья, но это элементарно делается без ERP.
В части МТР, нормы отсутствуют как класс (институты, которые их разрабатывали, давно исчезли). Нормативы расхода МТР посчитать очень сложно, но можно и ERP здесь не причем. В общем, если экономисты сами еще не рассчитали нормы и нормативы, то с внедрением ERP они у них чудесным образом не появятся.
Кстати, для проверки компетенции, спросите у них, чем отличаются нормы от нормативов и послушайте их мычание в ответ.
3. Планирование всех бюджетов предприятия происходит в Excel (здесь будет пятно от слезы, а если они будут докладывать Вам устно, то они сделают театральную паузу, чтобы Вы покачали головой и ухмыльнулись, глядя на своих беспечных подчиненных).
Excel не так уж и плох! Он очень хорош и год от года все лучше и лучше. Нужно просто учиться в нем работать. ERP до простоты и оперативности Excel как до Китая. В 90% случаев стандартных функций Excel достаточно.
4. Много операций по вводу данных дублируется, что обуславливает излишнюю численность персонала (в этот момент директор HR скажет, что он «давно уже говорил всем, что надо оптимизировать, а никто не оптимизировал и теперь он так рад внедрению ERP, так рад).
Может быть, они и дублируются, но каково будет изумление HR директора, когда ему придется клонировать. У него будут требовать все новых и новых людей, чтобы не остановить производство из-за ERP.
5. Отсутствует система ТОиР (здесь седой главный механик Холдинга пустит слезу, вспомнив как получил в 1985 г. толстенной книгой Александра Ящура «Система технического обслуживания и ремонта» по башке от механика цеха).
Детки и ребятки, которые к Вам приедут внедрять, родились в 90-х годах. Максимум, что они знают, это как расшифровывается ТОиР и то, что его надо внедрять. А если механик дожил до седин и так и не внедрил ТОиР, то уже и не внедрит никогда, хоть с ERP, хоть без нее. Кстати, та книжка сохранилась.
Вывод наверняка будет таким:
Существующие бизнес-процесс предприятия не обеспечивают качественное планирование и обеспечение производственной деятельности, увеличивают риски снижения эффективности роста запасов, рост неликвидов и снижения эффективности предприятия в целом.
По факту все это правда и ложь одновременно. Правда в том, что действительно не все гладко, но Вы и сами об этом знаете. Ложь в том, что внедрение ERP все исправит. Ложь еще нужна, чтобы Вы вспылили и стукнули кулаком по столу.
Ваше первое желание – всех разогнать! Второе – ускорить внедрение ERP! На это и был расчет. Но не горячитесь. Это лишь вода. У Вас есть еще возможность соскочить. Соль совсем в другом.
Вот оно откровение!
Об этом ни один мессия Вам не скажет, потому, что в его ERP этого нет!
Производство это же не магазин.
Пункт, которого не будет в анализе существующих бизнес-процессов:
1. Отсутствует эффективная система управления закупками МТР, работ и услуг, а именно:
1.1. В процессе «Номенклатурный справочник МТР» отсутствуют методики: инициирования и создания новой номенклатуры, проверки современности и технической обоснованности, ценообразования, определения срока поставки, выбора аналогов из имеющихся в наличии и иных, производимых. Это легко реализуется регламентными мероприятиями, без ERP.
Здесь важно понять, кто на предприятиях инициирует закупки МТР. Это делают те, кто их потом списывает в производство (МОЛ-материально-ответственные лица подразделений). Значит МОЛы (а не снабженцы, экономисты или ИТ-ишники) и должны инициировать создание новой номенклатуры МТР. Сами, на свое усмотрение? Отнюдь.
У каждой группы МОЛов должен быть гуру из Холдинга, который должен акцептовать или отвергнуть. Если МОЛ хочет купить бинокль, чтобы не лазить на крышу при сезонном осмотре зданий и сооружений – это будет отвергнуто, а если он инициировал целый перечень расходных материалов для новейшего бульдозера (который придет в следующем году и которого еще никогда не было) в соответствии с планом ТО, то честь ему и хвала.
Конечную точку ставит специалист, который знает, как правильно построить наименование (существительное, прилагательное, марка, модель, технические атрибуты). Как видите ничего сложного. Отдельный человек особо-то и не нужен. Из опыта, чей-то родственник окажется на этой «важной» должности и будет балду пинать. Поэтому последнюю точку вполне может поставить снабженец. В конце концов, ему же закупать потом. В процессе согласования новой номенклатуры роль экономистов, финансистов и прочих истов, как бы они не хотели – отсутствует.
1.2. В процессе «Планирование закупок и списания» отсутствует система, исключающая рост остатков. Элементарно реализуется регламентными мероприятиями, без ERP.
Чтобы побороть рост остатков, важно найти истинного виновника. Это не снабженцы, не механики, не энергетики. Это экономисты. Основная фишка – это утверждать план закупок планируемого периода на 10-15 % меньше, чем план списания МТР в производство, того же периода и согласовывать внеплановые заявки в счет плановых, то есть в рамках бюджета. В результате начнется активная выборка МТР со складов. Если ситуация с остатками катастрофична, то начать надо с 20-30%. Это можно начать делать прямо сейчас. Результат всех быстро и приятно удивит.
1.3. В процессе «Оценка и выбор поставщиков и подрядчиков» отсутствует прозрачная и открытая система проведения электронных тендеров и аукционов.
Конечно руководству стыдно признаться, что за это дерьмо миллионы выброшены. Поэтому это тщательно скрывается.
По поводу реализации процесса электронных конкурентных закупок МТР, работ и услуг все не так просто. Если Вы хотите начать получать результаты через неделю, а не через два года (это при идеальном стечении обстоятельств), то Вам не обойтись без аутсорсинга. Насколько глубокий аутсорсинг Вы выберете для начала – это не важно, важно то, что к Вам придут настоящие профессионалы, которые написали этот рассказ или хотя бы их подражатели, которые его прочитали.
1.4. В процессе «Договорная работа» отсутствует системный подход, исключающий заключение сделок без проведения предыдущего процесса. Реализуется регламентными мероприятиями и электронным документооборотом, без ERP.
Проще не бывает. Подпишите Приказ «О запрещении заключения сделок на приобретение МТР, работ и услуг без проведения электронных конкурентных процедур». Срок начала действия Приказа через три месяца. За три месяца можно организовать все связанные с этим процессы. Если конечно Вы не поскупитесь на грамотного профессионала, который уже где-то это сделал, а не только что купил МВА. Своих заставлять бесполезно. Отработанный материал. Ведь они не сделали это за годы работы у Вас.
1.5. В процессе «Оплаты контрагентам» отсутствуют инструменты обоснования платежей, обеспечивающие строгое соблюдение сроков с учетом необходимости их пролонгации пропорционально нарушению сроков поставки и выполнения работ, оказания услуг Контрагентами. Реализуется регламентными мероприятиями и электронным документооборотом, без ERP.
Очень интересная тема. Например, поставщик задержал поставку на 14 дней. Отсрочка платежа 30 дней. Через 30 дней после поставки, снабженец тащит документы на оплату. Сх. яли загуляли? Обстоятельства изменились. Отсрочка Теперь 44 дня! Если была бы 50% предоплата, то тогда нерадивый поставщик получил бы бабки через 58 дней. В нашей практике был случай, когда отсрочка составила более года. И не придерешься, если грамотно сделать все. Об этом в следующем пункте.
1.6. Процесс «Допретензионная работа» отсутствует полностью. Реализуется регламентными мероприятиями, без ERP.
Цель – поставить поставщика, нарушившего срок поставки перед выбором: снизить цену или увеличить отсрочку оплаты, пропорционально нарушению. То есть, чтобы полностью получить материальное удовлетворение на сумму пени за просрочку поставки без нудной претензионной работы. Работает на ура! Снабженцы справятся с этой работой вообще без юристов. Высший пилотаж.
1.7. Процесс «Приемка МТР, работ и услуг» не связан с процессами «Оплата контрагентам» и «Допретензионная работа» и не содержит инструментов для сбора первичных документов для последующего возмещения НДС. Реализуется регламентными мероприятиями, без ERP.
Тема вечная. Примем, как попало, оплатим, потом выясняем, что есть проблемы с комплектацией, документами для НДС и т.д. и т.п. Решается в тесном взаимодействии со следующим пунктом.
1.8. Процесс «Хранение и охрана МТР» не содержит инструментов, обеспечивающих полную материальную ответственность охранной организации за сохранность вверенных МТР. Реализуется регламентными мероприятиями, без ERP.
Это одно из наших Ноу-Хау. Даже Ваш директор по безопасности скажет, что охранное предприятие не несет полной материальной ответственности за МТР, находящиеся на складе. Вот если им передать под охрану по описи, тогда другое дело. Однако решение есть и оно железобетонное.
1.9. Процесс «Эксплуатация оборудования в гарантийный период» отсутствует полностью. Реализуется регламентными мероприятиями, без ERP.
Внедрение этих регламентов позволит в кратчайшие сроки добиться существенного снижения: затрат на текущую и инвестиционную деятельность, остатков МТР и стоимости кредитных ресурсов.
Короче, увеличит Вашу личную прибыль. Собственно то, ради чего Вы все это замутили.
Напоминаю! Вам они это не предложат.
Ну и кто они после этого?
Признаю, эти товарищи умеют убаюкать любого. Их этому учат классно. Поэтому не удивлюсь, если Вы пойдете дальше. Но, сделав следующий шаг, Вы уже не остановитесь, так как внедрение фактически уходит из конфетно-букетного, презентационного периода в период установления длительных сексуальных отношений, которые закончатся женитьбой и разочарованием. Но к тому времени все уже привыкнут, и будут молча исполнять извращенные бизнес-процессы для достижения давно забытых целей.
Разработка технического задания
К Вам приедут ребятки. Чуть-чуть постарше. С бороденками. Уже успевшие где-то, что-то повнедрять. Ну не совсем на таком же предприятии как у Вас. Ну, почти на таком же. Например Вы добываете и перерабатываете уголь, а к Вам приедут те, кто внедрял ERP-системы в офигительной аптечной сети. Они будут уверять, что у них там почти то же самое, только надо немного «допилить». Ха! Но об этом позже.
У этих ребяток есть инструкция тоже: готовые проекты не показывать, предлагать готовые блоки и спрашивать, как бы хотелось заказчику их изменить. Помните, я сказал, что результат Анализа не предусмотрен. Так вот ребятки по новой попрутся по руководителям и ключевым пользователям. Будут выспрашивать все. Как у Вас это работает? А как это работает? Как вы планируете? Как вы закупаете? Как вы приходуете? Мы не знаем, как работает снабжение. Расскажите нам, пожалуйста! То есть вчера, предыдущие детки сказали, что у Вас плохо все, а сегодняшние ребятки разрабатывают ТЗ, чтобы автоматизировать то, что есть! Вот такой пердомонокль получается!
Все сотрудники сначала с охотой все рассказывают, делятся своими наработками и методиками. Потом начинают прозревать. Ведь все, что они спрашивают, они должны знать лучше нас. Что Они, хотят автоматизировать то, что мы и без них делаем? Да зачем вообще они приехали? Учиться? Они Так же глупые! А мы-то думали учить нас, делать лучше и внедрять. Но Вы уже об этом не узнаете. Волна с низов до Вас не дойдет.
С горем пополам ТЗ таки разработают, а вот с его согласованием и утверждением казус выйдет. Месяца на три-четыре процесс затянется. Тут бойтесь того, кто возьмет на себя ответственность и утвердит ТЗ без всех согласований. Как правило, это Ваш менеджер проекта. Это не случайный человек. Это проплаченный человек. Его задача быстрее начать Вас доить и стричь бабло Ваше.
Часть программистов останется, и к ним примкнет часть разработчиков ТЗ. Вместе они будут разрабатывать план тестирования, а все Ваши сотрудники опять будут уворачиваться и лавировать. Дабы их не отвлекали на всякую х. Окажется, что ТЗ и реальное положение вещей несколько отличается. Точнее так отличается, что нужно вводить антикризисное управление процессом. И тут внедряльщики как бы вспомнят про Вас (на самом деле это часть их плана), потому, что ни они, ни Ваши сотрудники, погрязшие по уши в проекте, без Ваших волшебных пиз…юлей дальше не двинутся. Таким образом, учение Рона Хаббарда объединит вчерашних врагов: сотрудников Исполнителя и сотрудников Заказчика в борьбе против Вас! Что из этого выйдет? Выйдет то, что они Вас победят. Одни предложат согласиться, что все хорошо, а вторые согласятся, что все хорошо. Да и Вы в результате будете довольны своим умением разруливать ситуацию.
Последние дни нормальной работы Вашего предприятия. Все же думали, что кто-то другой за них что-нибудь придумает. А включаешь – не работает! Не работает на каждом месте и в целом. Начинает работать в одном – в другом рушится. Виновные назначаются моментально. Это конечные пользователи. Они не умеют, не обучены, не хотят. Они лучше всех понимают, что ни к чему эта долбаная ERP, кроме увеличения их работы не привела. Нах. вообще такая автоматизация, которая делает работу невыносимой. Автоматизация должна увеличивать производительность труда. Зачем автоматизировать то, что легче сделать без автоматизации? Это глас народа. И он пророческий, но его никто не услышит. Потихоньку примут дополнительных сотрудников, которые будут сутками ху. рить заявки на потребность в системе, хотя раньше в Excel и на это уходил один час. Потом эти заявки будут неделю формально согласовывать в электронном виде, хотя раньше это делалось за день и также формально. Потом снабженец будет пытаться разбить заявки в системе на лоты. Потом ему придут срочные заявки, и он плюнет на все, чтобы не остановить шахту. Директору шахты плевать на ERP!
Как Вы заметили, проект сместился на уровень конечных пользователей, тех самых тружеников, которые любят свое предприятие. И они что-нибудь обязательно придумают. Из кожи вон вылезут, но шахта будет работать, но не благодаря ERP-системе, а вопреки. Ваш менеджер проекта будет втихую увеличивать финансирование проекта. Директор по экономике и финансам будет втихую это финансирование обеспечивать. Это же не их деньги, а Ваши.
Результаты внедрения! Их не будет никогда, потому, что никакие оригинальные, инновационные идеи и проверенные временем практики в проекте не задействованы. Почему? Если бы они были реализованы на регламентной основе, то их частично можно было переложить на ERP. А уж если их не было, то ни какая ERP в этом не поможет.
