что такое exit интервью
Что такое exit интервью
Конструктивная критика может указать на скрытые от вас моменты, которые необходимо улучшить, и ошибки, которые стоит исправить. Выходное интервью важно не только для оптимизации внутренних процессов, но и для улучшения внешнего бренда работодателя. Обиженный на компанию бывший сотрудник может при трудоустройстве на новое место “слить” конфиденциальную информацию или распространить негативные отзывы о вашей организации.
С помощью exit-интервью вы сможете сгладить возникшие за время работы противоречия, сделать обзор опыта сотрудника и подчеркнуть вклад, который был внесен им в вашу компанию.
Мы подготовили практические советы, как эффективно провести выходное интервью, которое будет полезно как работодателю, так и бывшему сотруднику.
Подготовка к встрече
Финальное собеседование могут проводить представители HR-отдела или непосредственные руководители. Но доверительный разговор может не сложиться между менеджером и его бывшим подчиненным — бывает, что сотрудник уходит из компании именно из-за своего руководства. В идеале, выходное интервью лучше организовать тому же HR-у, который занимался наймом и онбордингом уходящего специалиста.
Многие компании предпочитают сначала дать увольняющемуся работнику небольшую анкету, а затем по возможности провести личную встречу. Это может помочь сотруднику собраться с мыслями заранее. Но ответы только в письменной форме могут быть менее откровенными, чем в личной беседе.
За два-три дня до ухода человека договоритесь с ним о финальном разговоре, которое лучше назначить в конце последнего рабочего дня. Стоит заранее подготовить свои вопросы.
Что стоит спрашивать
Перед проведением выходного интервью предупредите сотрудника, что он может не отвечать на все ваши вопросы, и уточните, можете ли вы поделиться его ответами с руководством. Если бывший сотрудник не хочет, чтобы вы что-то рассказывали, получив важную обратную связь, перефразируйте вопрос и спросите еще раз, можете ли вы поделиться только этой частью интервью.
Выходное интервью стоит проводить в нейтральной обстановке. Не забывайте, что это не просто разговор по душам, вам важно получить ответы на конкретные вопросы.
Вот несколько подходящих примеров:
1. Подробно опишите причины увольнения
2. Как, с вашей точки зрения, можно улучшить условия работы?
3. Что можно было бы сделать, чтобы улучшить ситуацию, из-за которой вы уходите?
4. Как другие сотрудники относятся к ситуации и компании в целом?
5. Что компания не делает в настоящее время и что может начать делать для улучшения ситуации?
6. Опишите ваше общее впечатление по поводу работы здесь.
7. Какие моменты вам больше всего понравились в работе здесь?
8. Опишите лучшие моменты работы с вашим руководителем.
9. Есть ли вещи, которые вы хотели бы знать до или во время начала работы в нашей компании?
10. Кто из коллег оказал наиболее положительное влияние на вас и вашу карьеру в компании?
Что не стоит спрашивать
Выходное интервью должно помочь бывшему сотруднику высказать свое мнение и поделиться тем, что привело его к решению уйти. Однако стоит быть осторожным, чтобы не поощрять негатив любым из следующих способов:
1. Не задавайте вопросы о конкретных людях или проблемах. Можно запросить общий отзыв о руководителе, но не стоит в ответ делиться собственным мнением.
2. Не поддерживайте сплетни. Это не несет в себе никакой конструктивности и достоверной информации.
3. Не говорите ничего, что могло бы быть истолковано как клевета. Разговор должен быть сосредоточен на опыте сотрудника. Хотя ваш собеседник может высказать что-то негативное о коллегах или руководстве, вы должны выслушать, без выражения согласия или несогласия с его или её точкой зрения.
4. Не вдавайтесь в личные проблемы. Разговор должен в первую очередь быть связан с работой.
5. Не пытайтесь убедить сотрудника остаться в компании. Выразите свое уважение и понимание принятого решения.
Обработка фидбэка
Каждое выходное интервью должно помочь вам найти возможности для улучшений в компании. Поделитесь ключевыми моментами встречи с руководителем сотрудника или с топ-менеджментом.
Ищите повторяющиеся моменты в обратной связи от увольняющихся людей, чтобы определить существующие проблемы. Если вы заметили тенденцию, передайте ее руководящей команде и предложите меры, которые можно предпринять, чтобы не потерять других ценных специалистов.
Например, если вы слышите, что многие сотрудники уходят из-за несоответствия ожиданий в работе, это может быть показателем необходимости проверки должностных инструкций и / или практики приема новых работников.
Кроме того, отзывы о политике вашей компании могут привести к важным процедурным изменениям. Если уходящие сотрудники говорят, например, об отсутствии ДМС как существенном минусе, стоит задуматься о введении новых бенефитов, иначе вы будете продолжать терять своих специалистов.
Выходное интервью может предоставить ценную информацию, но это не источник беспристрастной информации. Вместо того, чтобы анализировать каждое конкретное интервью, ищите тенденции, а затем используйте их для улучшений в вашей компании. Таким образом, вы сможете развивать внутрикорпоративную культуру и активно решать возникающие проблемы.
Как российские компании прощаются с сотрудниками?
HeadHunter решил выяснить, как в компаниях расстаются с сотрудниками, часто ли рекрутеры используют выходное (exit) интервью и когда, по их мнению, без exit-интервью не обойтись. Для этого было опрошено 1 463 представителя российских компаний.
Как выяснилось, абсолютное большинство российских работодателей (75%) при увольнении сотрудников проводят выходные (exit) интервью, при этом для половины из них (39% от общего числа опрошенных) процедура является стандартом работы. Кроме того, каждый десятый работодатель признает, что компании было бы крайне полезно завести подобную практику в дальнейшем.
По мнению более чем половины работодателей (65%), проведение выходного интервью является обязательной процедурой, в первую очередь, при увольнении ценных кадров. Помимо этого представители компаний рекомендуют не пренебрегать данной практикой и в случае спорных обстоятельств (57%), а также при большой текучке кадров (56%).
Основная цель большинства рекрутеров при проведении exit-интервью — выяснить истинные причины и обстоятельства увольнения сотрудника (80%), а также узнать его мнение об атмосфере в подразделении и в компании в целом (75%). Кроме того, две трети работодателей считают выходное интервью подходящим способом оставить у уходящего сотрудника позитивные впечатления о компании.
Что примечательно, практически все компании (за исключением лишь 1%) ведут активную работу с результатами exit-интервью. Так, 76% используют полученные данные в качестве основы для разработки или изменения стратегии работы с персоналом; изучают результаты как самостоятельно (48%), так и предоставляют информацию заинтересованным лицам (54%).
Наиболее оптимальным вариантом проведения выходного интервью работодатели считают неформальный разговор с сотрудником (91%), реже — заполнение стандартной письменной анкеты (50%). Каждый второй работодатель (54%) считает, что exit-интервью лучше всего проводить непосредственно на финальном этапе увольнения. В то же время 41% представителей компаний полагают, что выходное интервью окажется более полезным, если провести его непосредственно в момент, когда сотрудник только объявил о своем намерении уволиться.
Елена Емеленко, руководитель Консалтингового центра HeadHunter:
«По нашему опыту, чаще всего компании проводят выходные интервью с ключевыми сотрудниками и менеджментом от среднего до топ-уровня. В то же время практика выходного интервью может быть недорогим и эффективным средством диагностики сильных и слабых сторон корпоративной культуры, поэтому я бы рекомендовала использовать его даже при увольнении рядовых сотрудников».
Елена Емеленко, руководитель Консалтингового центра HeadHunter:
«К сожалению, многие компании используют выходное интервью только для выяснения причин ухода сотрудника, тогда как оно имеет сильный потенциал по влиянию на его решение. Если применять глубинные интервью, то вполне реально поменять его решение об уходе. Кроме того, после такого интервью можно мотивировать человека остаться в кадровом резерве компании, чтобы возможное возвращение обратно было для него психологически возможным и комфортным».
Елена Емеленко, руководитель Консалтингового центра HeadHunter:
«Наиболее эффективный формат выходного интервью — неформальный глубокий разговор с глазу на глаз. Все варианты стандартного заполнения анкеты — не более чем отписка сотрудника, которая не даст ничего больше социально желательных либо случайно выставленных ответов. Сотрудники чаще всего воспринимают подобную анкету как формальность, что в свою очередь не улучшает мнение о компании, а в некоторых случаях влияет негативно. В случае наиболее ценных сотрудников могут использоваться различные коучинговые методики».
Елена Емеленко, руководитель Консалтингового центра HeadHunter:
«Выходное интервью, проведенное сразу после того, как сотрудник объявил об уходе, может быть шансом реанимировать ситуацию, если выяснить причины ухода и предложить новые условия — работу в другом проекте или отделе. Это обычно практикуется только для самых ценных сотрудников. В моей практике есть примеры, когда после выходного интервью уже почти бывший сотрудник переводился в другой департамент или на другую должность.
Момент проведения интервью в большей степени зависит от ситуации и задачи, которая стоит перед HR-менеджером: попытаться уговорить изменить решение, выяснить настоящие причины ухода, диагностировать текущую ситуацию в компании и т. д. Так, например, некоторые наши клиенты нашли эффективную практику — проведение выходного интервью через неделю после увольнения. Было выяснено, что люди, которые увольняются сами, возможно, делают это на эмоциях, и выходное интервью не даст полезной информации, если его провести сразу. Поэтому они решили проводить телефонные беседы-интервью после какого-то времени, когда улягутся эмоции и негатив, и можно будет более конструктивно поговорить обо всех слабых и сильных сторонах работы в компании».
Елена Емеленко, руководитель Консалтингового центра HeadHunter:
«В практике Консалтингового центра HeadHunter есть такое наблюдение — не до конца отработанное выходное интервью с уволенными сотрудниками превращается в негативные комментарии в интернете. Обычно все слабые стороны, которые отмечают люди про компанию в интернете (антиджоб сайты, соцсети) совпадают с результатами диагностики причин увольнений на выходном интервью, а также внутренних опросов сотрудников.
Выходное интервью — уникальный инструмент, решающий сразу много задач: от диагностики ситуации в компании (например, при разработке EVP мы учитываем и результаты выходных интервью), возможности повлиять на ситуацию с конкретным сотрудником, приобрести шанс поработать над слабыми сторонами компании, до продвижения HR-бренда компании. Ведь уволенный (или уволившийся) сотрудник, который сохранил благоприятное впечатление о компании, так или иначе внесет свою лепту в HR-бренд».
Что такое выходное интервью. Объясняем простыми словами
Проще говоря, если при приёме на работу вас обычно спрашивают, почему вы хотите работать именно в этой компании, чего хотите достичь и где работали раньше, то при увольнении могут спросить ровно о противоположном: почему вы больше не хотите работать в этой компании, что именно у вас не получалось и где планируете работать дальше.
Цели выходного интервью:
Если человек в итоге всё равно уходит, можно постараться сохранить его лояльность, дать рекомендации и предложить возможность вернуться в компанию в будущем.
Полученную из выходных интервью информацию анализируют и используют для устранения выявленных проблем и оптимизации рабочих процессов.
Пример употребления
«Exit-интервью полезно для привлечения новых и удержания уже работающих сотрудников. Обычно мы спрашиваем у увольняющегося сотрудника, были ли ему интересны поставленные задачи, комфортная ли атмосфера сложилась в коллективе, насколько удобно устроены рабочие процессы и соответствовала ли работа ожиданиям. Исходя из ответов, делаем выводы, что компании нужно улучшить, а что, напротив, относится к её сильным сторонам».
(HR-директор компании RJ Games Инесса Голованова — в материале на РБК.)
Нюансы
Выходное интервью может проводить как HR-менеджер, так и руководитель компании или тимлид.
Чаще его проводит именно HR, так как считается, что о проблемах сотруднику легче рассказать «независимому» специалисту, чем начальнику, с которым в том числе могли быть конфликты.
Но, например, в небольших стартапах, где руководитель лично знает всех сотрудников и их задачи, такое интервью в его исполнении будет более эффективным, а сотрудник почувствует свою ценность.
Чаще проводятся именно очные беседы, но также возможно и телефонное интервью. В большой компании с высокой текучкой кадров может быть использовано письменное анкетирование по заранее заготовленному опроснику.
Проблема
Работник вправе отказаться от выходного интервью — у него может не быть желания оказывать содействие работодателю и в целом общаться. Но, даже если он согласится на беседу, не факт, что в итоге ответит на вопросы искренне и развёрнуто.
Выходное интервью
Вне зависимости от способа прекращения трудовых отношений, будь то увольнение по «собственному желанию», «соглашению сторон» или «сокращению штата», необходимо провести выходное (финальное) интервью с теперь уже бывшим работником.
Понятие «выходное интервью» (exit interview) пришло к нам из западных компаний и означает собеседование, сопровождающее увольнение работника. Каждый увольняющийся уносит с собой мнение о компании, и в ее интересах позаботиться о том, чтобы оно было положительным, предотвратить возможные конфликты, расстаться мирно, без взаимных обид и недомолвок.
Финальное интервью имеет большое значение в формировании как внешнего, так и внутреннего бренда работодателя. Обиженный сотрудник в процессе трудоустройства может создать негативный имидж компании, рассказать много плохого о предыдущем месте работы, «слить» конфиденциальную информацию (например, кадровую, маркетинговую или финансовую). Он непременно захочет обсудить с прежними коллегами то, как несправедливо с ним обошлись, и что, возможно, скоро с ними поступят точно так же. Это может привести к тому, что какая-то часть персонала задумается об уходе, снизится трудовая мотивация и лояльность к руководству.
От того, с какими мыслями и эмоциями люди покидают компанию, зависит не только общий корпоративный настрой, но и впечатления внешних кандидатов. Таким образом, заключительное интервью призвано сгладить возникшие в ходе работы противоречия, продемонстрировать уважительное отношение к сотруднику и подчеркнуть важность выполненной им работы. Нередки случаи, когда в ходе финального собеседования удается удержать ценного специалиста, найдя пути решения возникшей у него проблемы или просто сняв эмоциональную напряженность.
«Разговор на прощание» позволяет получить много полезной информации, которой сложно добиться другими способами.
Увольнение по своей сути — это стресс. Даже если сотрудник уже предполагает, что подобная неприятность может его коснуться, все равно быть готовым к ней, а тем более спокойно реагировать на такие перемены не каждый способен.
Подготовка к выходному интервью
К проведению финального интервью необходимо как следует подготовиться.
Можно выделить несколько ключевых моментов такого собеседования.
Перечень примерных вопросов для выходного интервью.
Необязательно пользоваться всеми приведенными вопросами; выбирайте те, которые кажутся наиболее уместными.
Каждой компании так или иначе приходится увольнять людей — это одна из неприятных, но неизбежных функций бизнеса. Сейчас на рынке существуют организации, предоставляющие услугу по аутплейсменту. Они имеют ряд разработанных программ по процедуре увольнения и специально подготовленных менеджеров, которые облегчат переговоры с персоналом на стадии реструктуризации, сокращения или увольнения по соглашению сторон, подготовят людей к выходу на рынок труда без негативного багажа, к новым возможностям и максимально быстрому трудоустройству.
В программах аутплейсмента предусмотрено также обучение и для самих компаний. Правильное поведение в этот сложный для всех период является значимым элементом процесса. Подобную услугу для увольняющегося работника могут позволить себе крупные компании; небольшие же часто ограничиваются написанием хорошего рекомендательного письма, с которым человек пойдет к будущему работодателю.
Рекомендаций достоин каждый сотрудник. Если кто-то не смог работать на руководящем посту в вашей организации, это еще не значит, что он не будет хорошим исполнителем в другой фирме. В случаях если увольнение происходит в силу внешних обстоятельств, например при сокращении штата, тем более стоит всячески постараться обеспечить дальнейшее трудоустройство человека.
Сегодня любой компании, заботящейся о своем HR-бренде, стоит всерьез задуматься о введении традиции выходного собеседования.
Екатерина Худобко, старший консультант, AVICONN
Exit-интервью: узнайте,
почему на самом деле
уходят сотрудники
Как провести выходное интервью.
Если вам интересна эта статья, то пригодится и наша шпаргалка «Как за 7 шагов создать идеальный HR-бюджет»
Люди приходят и уходят. Как бы компания ни старалась удержать ценных сотрудников, рано или поздно они меняют работу. Но момент ухода — отличная возможность получить честную обратную связь. Такой фидбек можно собрать на exit-интервью (или «выходном интервью»).
Перевели самое полезное из статьи в немецком блоге meta HR Blog.
Для чего нужны exit-интервью
Когда сотрудник покидает компанию, с ним редко проводят беседу об оправданных и неоправданных ожиданиях, взаимодействии с коллегами и руководством. Компания теряет возможность получить ценный фидбек, который будет полезен для привлечения новых кадров. В ходе exit-интервью может обнаружиться то, что обычно остается скрытым от работодателя.
Еще одна цель интервью — показать ценному экс-сотруднику, что компания будет рада вновь принять его на работу, если он захочет вернуться. Но это не отчаянная попытка удержать работника в последний момент, а демонстрация того, что двери компании открыты.
Как проводить выходные интервью?
Exit-инте рвью должно проводиться после того, как принято окончательное решение об увольнении, выданы рекомендательные письма и подготовлены все документы. К этому моменту стороны не зависят друг от друга, и шансы на честность возрастают.
Финальная беседа должна быть открытой и прямолинейной, без попыток переубедить сотрудника остаться в компании. Важно показать, что вы уважаете окончательное решение бывшего коллеги.
Анастасия Стеценко,
Brand Ambassadors Lead, DataArt
Наталья Павлова,
HR-директор Visa в СНГ и Юго-Восточной Европе
Во время выходного интервью представитель работодателя должен задавать конкретные вопросы и внимательно слушать сотрудника, не перебивать и не переубеждать в правоте компании. Не выдавайте оценок и не защищайте работодателя в ответ на упреки и обвинения.
Такая беседа должна проводиться без спешки и в доверительной атмосфере. Прежде чем делать пометки, объясните собеседнику, что и с какой целью вы будете записывать. И обязательно поблагодарите бывшего коллегу от имени компании не только за всю проделанную работу, но и за участие в exit-интервью.
Вопросы
Exit-инте рвью — не разговор по душам. Вам необходимо получить ответы на конкретные вопросы. В компании должен быть общий перечень тем, которые обсуждаются на выходном интервью, независимо от подразделения и должности сотрудника.
Вот примеры вопросов, которые можно адаптировать:
— нравились ли вам ваши задачи?
— насколько вы были довольны рабочим местом, техническим оснащением и т. д.?
— насколько вы довольны взаимодействием с руководством?
— насколько вам было комфортно работать в команде? Какая атмосфера в команде?
— какие у вас карьерные цели? Удалось ли приблизиться к ним?
— что вам нравилось / не понравилось в работе в компании?
— оценка конкретных предложений работодателя: какими бенефитами пользовались, соответствовали ли они ожиданиям?
— насколько работа соответствовала ожиданиям, которые были на момент прихода в компанию?
— отношение к работодателю: порекомендовали ли бы вы компанию друзьям?
— как можно было бы более эффективно организовать вашу работу?
— что бы вы посоветовали сотруднику, который придет на ваше место?
— куда вы переходите? Как вы нашли новую работу?
Кто должен проводить exit-интервью
Выходное интервью могут проводить как руководители, так и представители HR. Рассмотрим плюсы и минусы каждого варианта.
Руководство
Несмотря на то, что руководитель и подчиненный хорошо знают друг друга, это не лучший вариант. Зачастую именно из-за руководства сотрудник уходит из компании — о доверительном разговоре не может быть и речи. Кроме того, руководитель может умолчать о негативном фидбеке о своей работе, когда будет передавать информацию HR-у.
Exit-инте рвью с вышестоящим руководством — еще менее предпочтительный вариант. Топ-менеджмент, в отличие от непосредственного руководителя, как правило, слабо осведомлен о внутрикомандных процессах.
Исключение: руководитель — собственник небольшой компании, хорошо знаком со всеми сотрудниками и погружен во внутренние процессы. Если организация держится на харизме и доверии к лидеру, беседа с CEO будет оптимальным вариантом.
Экс-сотруднику будет приятно личное внимание собственника, несмотря на то, что он покидает компанию. Шансы на открытый и честный разговор повышаются.
Exit-инте рвью в крупной компании должны проводиться представителем HR, работающим с конкретным подразделением. В идеале, это должен быть тот же HR, который занимался наймом и сопровождением сотрудника.
У HR нет механизмов давления, которые есть у руководителей: сотрудник не находился в условиях подчинения. У HR меньше поводов скрывать информацию, чем у непосредственных руководителей.
Информация, полученная в процессе выходного интервью, также должна обрабатываться, в первую очередь, эйчарами.
Как использовать результаты выходных интервью
У exit-интервью две цели: сохранение хороших отношений с бывшим сотрудником и честный фидбек о работе в компании.
Результаты беседы необходимо обсудить с непосредственным руководителем сотрудника, но только после его увольнения. Следует обозначить слабые места и основные причины неудовлетворенности рабочими задачами, ситуацией в команде и менеджментом.
Это может подсказать, какие личностные и управленческие компетенции необходимо прокачать руководителю. Не менее важно рассказать, что бывшему сотруднику нравилось в работе.
Инсайты, собранные из всех exit-интервью, ценны для выстраивания коммуникации с сотрудниками, составления вакансий и общения с кандидатами. Особенно важен фидбек о профессиональном развитии. Отсутствие карьерных перспектив — частая причина, по которой компанию покидают сильные специалисты.