что такое hubbard management system
Организующая схема компании
Для владельцев производственных компаний эта статья будет особенно полезна.
Из этой статьи Вы узнаете что такое оргсхема и как она помогает навести порядок в управлении бизнесом. Сможете скачать шаблон. Этот же материал есть в видео формате внизу статьи. + В конце статьи мы расскажем, чем конкретно отличаются оргсхемы производственных и торговых компаний!
Некоторые владельцы бизнеса уже слышали, что такое организующая схема и для чего она нужна. Многие компании уже внедрили у себя этот инструмент управления. А кто-то лишь начинает знакомиться с организующей схемой. Может возникнуть вопрос — «Зачем это мне?».
Большинство владельцев малого и среднего бизнеса сталкиваются с аналогичными проблемами:
Оргсхема как раз помогает распределить все функции в компании между сотрудниками. Она наглядно показывает — кто за что отвечает и какой ценный конечный продукт производит каждое подразделение и конкретный сотрудник.
Я решила написать эту статью по своему опыту внедрения инструментов управления на промышленных предприятиях. Вы узнаете о плюсах и минусах организующей схемы Рона Хаббарда и о том, как и чем дополнить оргсхему чтобы не осталось ни единого «минуса». Ну и конечно, Вы сможете получить шаблон оргсхемы чтобы распечатать ее и заполнить для своего бизнеса.
Организующая схема это основной элемент технологии управления Hubbard Management System.
Она представляет собой схему из 7 больших отделений. В каждом отделении выделено по 3 отдела. В каждом отделе по несколько секций. Они же и есть функции. В нижней части указывается ценный конечный продукт (ЦКП) всей компании и каждого отделения. По сути, оргсхема показывает ВСЕ функции и ЦКП, которые должны выполняться в организации, чтобы она была успешной и хорошо развивалась.
Из каких 7 отделений состоит типовая оргсхема?
№7. Административное отделение.
Управляет деятельностью компании, определяет цели, политику и стратегию развития. Добивается согласованных действия по реализации планов. Это, обычно, офис владельца, либо сам владелец в единственном лице. Это отделение стоит первым на оргсхеме. Остальные отделения с №1 по №6 располагаются следом за отделением №7.
ЦКП: Процветающая, развивающаяся компания, производящая безупречный продукт.
№1. Отделение построения.
Совершенствует организацию и её бизнес-процессы, нанимает сотрудников и вводит их в должность. Обеспечивает необходимые коммуникации, контролирует соблюдение стандартов. Функции этого отделения, обычно, выполняет служба персонала.
ЦКП: Введённые в должность, хорошо производящие свои продукты сотрудники.
№2. Отделение распространения.
Осуществляет маркетинговые кампании, разрабатывает и распространяет материалы по продаже продукции. Продаёт продукт компании клиентам. Это, обычно, отдел продаж и маркетинга.
ЦКП: Доход компании больше, чем расход.
№3. Финансовое отделение.
Собирает дебиторскую задолженность, осуществляет финансовое планирование. Оплачивает счета, ведёт учёт всех активов компании и отчётность. Это обычно служба финансового директора.
ЦКП: Сохранённые и учтённые, не утратившие своей ценности денежные и материальные активы компании.
№4. Техническое отделение.
Непосредственно производит продукты компании и выполняет все функции для обеспечения этого производства. Это цеха, производственное управление и все что связано непосредственно с производством. В конце статьи мы расскажем, чем отличаются технические отделения в ргсхемах производственных и торговых компаний.
ЦКП: Произведённая в срок продукция компании надлежащего качества в установленном объеме.
№5. Отделение квалификации.
Контролирует качество продуктов компании, устраняет отклонения от стандартов качества. Обучает и контролирует персонал компании. В современных компаниях это отдел технического контроля (отдел качества). Функция обучения может быть связана с управлением персонала.
ЦКП: Квалифицированные сотрудники, производящие продукцию и компании безупречного качества.
№6. Отделение по работе с общественностью.
Создаёт привлекательный имидж компании, привлекает новых клиентов с помощью вводных услуг, партнёров и рекомендаций клиентов. Этим, обычно, занимаются специалисты по пиару ( PR ).
ЦКП: расширяющаяся область деятельности и новые клиенты компании.
Да, в маленьких компаниях всего может быть 5 человек. Но и в этом случае их функции должны быть четко разделены. И упущение любой из функций не даст делу расти и приносить прибыль.
Поэтому знание и применение оргсхемы безусловно вносит рациональность в управление и помогает избежать «пожаров». Но чтобы она действительно ПОМОГАЛА ее нужно правильно составить.
Как же составить организующую схему для своей компании?
Обычно работа с оргсхемой строиться так.
Владелец и сотрудники компании изучают теорию — что такое оргсхема, из чего она состоит, описание отделений, функций и ЦКП. Затем берут большой ватман с напечатанным шаблоном оргсхемы и начинают вписывать в каждую функцию фамилию сотрудника. Скачать оргсхему Вы можете на этой странице.
И вот тут начинается что-то невероятнее – одни и те же фамилии повторяются по несколько раз. Да что там, десятки раз! И не только фамилии сотрудников. Даже фамилии руководителей начинают мелькать где-то внутри секций и функций.
Но некоторые функции остаются без хозяина – их либо никто не выполнял, либо это делал владелец. Да, и у владельца как будто глаза открываются – «Это у меня Мария Ивановна и функции отдела персонала выполняет и функции отдела доходов, а я думал доходами занимается Сергей Петрович».
В итоге, после обсуждения появляется ОНА – Организующая схема компании. Но если компания небольшая, то фамилии на схеме часто повторяются и сложно понять, кто кому подчиняется и кто в каком отделе реально работает.
В этом и есть минус оргсхемы – в маленьких компаниях она сложна для восприятия. А в производственных компаниях она не дает возможность описать структуру управления производством. Ведь на классической оргсхеме всего 1 отделение №4 занимается производством. А нужно видеть цеха и участки.
Мы часто слышим такой вопрос: «Я расписал функции по имеющимся людям, но некоторые функции остались не распределенными! Мне что, принимать людей? Но я не понимаю — смогу я им платить? Мы пока не можем себе этого позволить!»
Я всегда советую сначала проанализировать загрузку имеющихся сотрудников чтобы найти узкое место в предоставлении продукта клиенту. Например, Вы можете выявить, что на менеджере по продажам кроме самих продаж висят еще и другие обязанности, которые можно передать другому сотруднику. То-есть нужно оптимально распределить нагрузку уже сейчас чтобы как можно скорее увеличить доход и снять с Вас часть рутинной работы.
А дальше нужно считать экономику и целесообразность приема новых сотрудников. Следите за тем, чтобы прибыль на одного сотрудника не падала после увеличения штата, а наоборот росла.
Поэтому, для удобства я рекомендую после оргсхемы начертить свою организационную структуру. На ней изобразить реальные подразделения: отделы и цеха. Линиями указать порядок подчинения.
Организационная структура компании.
На структуре управления мы обычно выделяем 3 уровня — стратегический, тактический и операционный.
Итак, благодаря оргсхеме мы распределили все функции в компании на сотрудников и определили ЦКП. Это очень важно! Имея теперь еще и структуру управления компанией можно написать должностные инструкции.
Совместное использование всех этих 3 инструментов (оргсхема, ЦКП, должностные инструкции) позволяет действительно навести порядок в управлении и добиться от сотрудников выполнения ценных конечных продуктов. Владелец снижает свою нагрузку и может заниматься именно развитием бизнеса, а не тушением пожаров.
Как и обещала, даю ссылку:
Видео — Как оргсхема помогает навести порядок в управлении.
Чем отличаются оргсхемы производственных и торговых компаний?
Основное отличие — это компоновка отделов внутри 4 Технического отделения.
В торговой компании к техническому отделению относятся Закуп, Логистика и Склад! Причем логистика может быть как входящая (привозим товар на склад), так и исходящая — доставляем товар заказчику.
В производственной компании в 4 отделении указываются отделы Планирования, Подготовки и само Производство. В реальности функции отдела планирования в небольшой компании может выполнять 1 человек — инженер по планирования. В средних и более крупных производственных компаниях есть целый отдел, который занимается составлением плана производства.
К отделу подготовки можно отнести конструкторов, технологов, службу главного механика, снабжение. То есть все службы, которые должны технически обеспечить производство всем необходимым — чертежами, материалами, инструментом, исправным оборудованием, светом и теплом.
Как успешно ВНЕДРИТЬ оргсхему в компанию.
Чтобы оргсхема действительно помогла навести порядок в бизнесе ее нужно не только разработать, но и внедрить в компанию, в людей. Это, кстати, одна из основных ошибок владельцев бизнеса — разработать оргсхему «для себя». Если хотите, чтобы оргсхема действительно работала:
То нужно правильно внедрить оргсхему в сотрудников, обучить их. Проведите собрание, расскажите о том, что такое оргсхема и как она поможет компании развиваться. Дайте выступить Вашим руководителям, рассказать какое место на оргсхеме занимает их подразделение и за что отвечает.
Нашим заказчикам мы помогаем подготовить и провести такое собрание. Вместе составляем сценарий встречи, при необходимости помогаем отрепетировать выступление. Правильно расставить акценты исходя из текущей ситуации. Заинтересовать сотрудников, а не напугать. Если сотрудники воспримут оргсхему как что то-то нудное и не понятное, то она вряд ли будет работать. Очень важно добиться, чтобы каждый сотрудник понимал и свои функции и функции коллег.
Проблемы при разработке и внедрении оргсхемы.
В своей практике я часто вижу, как владельцы бизнеса пытаются сами разработать организующую схему. Проблемы и ошибки, которые возникают при этом часто одни и те же. Поэтому я хочу поделиться с Вами. Надеюсь так Вам удастся избежать ошибок и быстрее навести порядок в управлении:
Скачивайте шаблон оргсхемы в формате pdf. Распечатайте его на формате А-1. Попробуйте заполнить вместе с командой. Действуйте!
Про 3 практических способа — как разработать оргсхему читайте здесь.
С уважением, Елена Масалова – основатель и руководитель консалтингового агентства «Цифровое управление».
Система управления Хаббарда – 10 ключевых нюансов в России
Здесь вы не найдёте пересказ Курса руководителя организации (но если он вам интересен, то приходите к нам учиться). В то же время вы сможете узнать те вещи, которые нигде больше не найдёте.
Речь пойдёт о той части технологии, которая не описана в зелёных томах серии административного управления Рона Хаббарда. Именно о той стороне любой технологии, которая передаётся от мастера к его ученикам.
Содержание:
И начнём мы наш рассказ с базовой вещи, которую надо в первую очередь знать об этой технологии.
Ключевой секрет Хаббард менеджмента
Что если человек делает, если он практически что-то предоставляет то вот тогда вот эти книжки и так дальше, тогда они могут иметь смысл. Если человек не делает, а просто сидит и читает – изучает теорию, то ожидать какого-то серьёзного прогресса не приходится. Т.е. грубо говоря, человек должен делать, должен предоставлять.
На первом месте, как мне видится, стоит желание что-то делать. На самом деле способность что-то делать, способность двигаться к цели. Тогда вот эти книжки, эти знания они будут иметь какой то смысл.
Теория она хороша. Но она хороша лишь тогда, когда ей предшествует практическое предоставление, когда изучающий её – практик. То в этом случае она работает. Только исключительно.
Вот даже в работе организации, я сталкивался с таким феноменом. Выходит человек с улицы, что называется, и говорит: ребята, у вас не всё правильно. Я вот помогу, я вот расскажу, я вот знаю как. Ему отвечаешь: очень хорошо, давай, помоги. Где он этот человек? Что-то не видать. Наверное, спрятался где-то. То есть это – разговор. До практического претворения в жизнь это не доходит. Соответственно – разговор ни о чём.
Тот, кто знает, он, во-первых, молчит, а во-вторых он может практически. Помоги – иди и сделай. Если нет, то о чём тогда говорить. Вот и весь менеджмент. Если человек делает, если человек предоставляет – флаг ему в руки.
Кому действительно нужна система управления Хаббарда
Не секрет, что все люди разные. Бывают, допустим, одиторы, бывают супервайзеры, т.е. такие, которые любят возиться с преклирами, с группой студентов, у которых вот эта способность. Как говориться: в одну телегу впрячь не можно коня и пламенную лань – они абсолютно разные. Люди разные, не надо думать, что они одинаковые.
Соответственно, человек, способный вести административные дела, он в большинстве случаев не очень тяготеет к работе одиторов, супервайзеров и так дальше. Он – управленец. Супер! Пусть он это изучает, мы добьёмся того, чтобы он действительно понял эти материалы. И пусть помогает, обучает тех, по принципу постепенности, и в той мере, в которой это возможно. Почему нет. Поможем.
Эти знания нужны. Но знать надо тому, кто способен. Вот взять человека, у которого нету слуха. В принципе. Даже не знаю, есть такие люди или нет. И пытаться его учить игре на скрипке. Что-то он возьмёт. Для души и если он хочет, то ради Бога. Но просто оно будет не очень эффективно. Т.е. вряд ли он соберёт аудиторию и так дальше. А человек, обладающий музыкальным слухом, он способен сделать карьеру в музыке.
Я, на самом деле, за то, чтобы можно было обучать любого человека. Чтобы любого могли принять в музыкальную школу. И в той мере, в которой он может, чтобы он сумел взять тот мир, который называется Музыка. Для себя. Я думаю, что от этого будет всем только лучше: и человеку и окружению.
По факту, педагог должен видеть тех, кто склонен, кто обладает талантом и так дальше. Что бы действительно были новые Шостаковичи и иные. То же самое, и здесь. Склонный к администрированию человек, имеющий жизненный опыт и способный делать дела – он много для себя откроет в саентологии.
Саентология призвана помогать способным людям стать ещё более способными. Она нацелена на способных людей. И такой человек много для себя откроет интересного.
Саентология – только для администраторов?
Дело в том, что придя в саентологию, человек начинает разбираться, на любой курс придя, он повышается по тону, у него происходят озарения, у него происходит более глубокое осмысление своей жизни, соответственно его КПД возрастает многократно. Если он, допустим, был в тоне Консерватизм, он стал в тоне Энтузиазм – Энтузиазм же больше.
Если человека не будут беспокоить проблемы в семье, боли в желудке, то у него будет больше внимания на хороших, на позитивных вещах. Соответственно он сможет сделать больше добрых дел хороших.
Сразу, даже талантливого администратора не направляют на административные курсы. Т.е. он должен получить успехи в саентологии. Он должен быть убеждён, что это его дело, понять важность для себя этого.
Поэтому применяется обычный подход кто бы ни пришёл, обычный стандартный одитинг хороший, обычное обучение, чтобы он разобрался, что такое саентология. Однажды он осознает важность саентологии и её ценность для самого себя, потом для людей. И вот в этот момент действительно важно, чтобы он пошёл по административному маршруту обучения.
Не надо его пихать стать одитором, если он не имеет к этому склонности. А подготовительные курсы будут довольно ценны для него. Опять же нужно проявлять интерес к этому. Его желание должно быть, чтобы организация, завод, предприятие, фирма жила, и он должен стараться делать всё для этого.
Вечно зелёные тома административного управления Хаббарда
Есть зелёные тома у Хаббарда. И они предназначены для изучения детального технологии ведения дел в группе. Как должна быть построена саентологическая организация, как должны вестись дела – там детально эти моменты рассматриваются.
Все аспекты, связанные с управленческой работой, жизнью 3-й динамики, жизнью групп. Там эти все аспекты детальнейшим образом изучаются. Какие законы движут группами. Почему люди в группы объединяются. На чём построено управление группы.
Понятие спектра обязанностей человека – так называемая шляпа. Как в саентологии, так и в жизни, что это, как это. Допустим, семья: муж и жена – каждый имеет спектр своих обязанностей. Просто они от природы разные. Семья, родственные отношения, сексуальная жизнь – оно всё подчиняется определённым законам.
Разумная должна быть жизнь. Хотеть они должны, чтобы эта группа была. Или, допустим, по ошибке люди вместе оказались и страдают жутко от этого. Возможно, одитинг, да не возможно, а 100% может им помочь. Если совсем нет, тотально жизненного опыта, конечно, то это тяжело.
Любая часть саентологической технологии способна быть интересной, способна помочь людям. Было бы искреннее желание понять и соблюдение технологии обучения. Если это будет, то абсолютно всё, что есть у Хаббарда и у Робинсона способно поменять жизнь человека.
Вот эти тома красные и зелёные – вот они стоят, ждут своих читателей. Там мудрость сокрыта великая. Читать, применять, но ни в коем случае, повторюсь, не прятаться в классе от жизни.
Двигателем является желание сделать что-то в жизни, желание практически это применять и трудолюбие в этом плане. Тогда оно будет работать. Просто теория, лишённая практики, она мертва.
Администраторы-труженики в СССР
Опять же, можно по-разному относиться к советскому периоду в истории нашей страны, но если посмотреть фильм «Коммунист», если я не ошибаюсь. И там показан вот этот труженик, который помогает строить молодое государство. Да он администратор, но он может вести людей, он может делать дела.
Он в первую очередь идёт сам. И он не говорит: делай, как я говорю. Он говорит: делай как я. Преодолевает трудности и делает во благо людей. Администратор должен понимать важность саентологии, должен понимать и уметь работать с людьми.
Уметь строить так называемое АРО с людьми, уметь понимать людей, уметь видеть склонности людей и расставлять их туда, где они могут эти склонности реализовать.
Технология управления Хаббарда в армейских структурах
В армейских структурах эти принципы полностью применяются. Но с той лишь помаркой, что есть те люди, которые есть. И есть те условия, которые тоже есть. Там не всегда есть возможность сделать идеально всё. Там бывает дефицит кадров, много моментов может быть. И люди вынуждены справляться, там, где они справляются.
Единоначалие в армии оно является основополагающим постулатом военной службы. А главный командир – он не всегда умный человек. А надо выжить и выполнить задачу в тех условиях, которые есть. Ответственность человека, там, где он находится. По-разному можно относиться.
Солдат должен в окопе сидеть, копать этот окоп, товарища спасать, врага поражать, короче, делать честно свою задачу. Осознавать, видеть и так дальше. В этом случае у него будут шансы: и выжить, и задачу выполнить. Даже независимо от своих качеств командира он будет командиром.
Просто для чего мы туда приходим? Военные защищают Родину. Он должен понимать это и выполнять то, что он должен. Если он осознанно этому следует, то у него не будет слишком больших проблем. По факту жизнь – не идеальная, всякое бывает.
По-разному судьбы людей складываются. Честным надо быть, не делать другому то, что не хочешь, чтобы он сделал сам. Быть верным, если военный, военной присяге. Оргсхема она есть везде: и в армии, и в тюрьме, всюду.
Как саентологи поступают с оступившимся товарищем
Раненых можно добить. Раненых можно нести… на себе. Суть задачи и суть людей, которые к ней идут. Разные бывают задачи, разные люди за ними идут. У нас много абберированных людей, много низкотонных – это тяжёлое бремя.
Саентология она же работает на этой планете, с теми людьми, которые есть, с теми аберрациями, которые идут. Мы не можем в безвоздушном пространстве жить. Поэтому бывают огрехи, ошибки и трудности. У нас нет других людей. Строят дом из тех кирпичей, которые есть.
Должна быть терпимость, ну конечно, вопиющие вещи – они не допустимы. Тут должен быть механизм, защищающий организацию. Как в любом организме существуют защитные силы: заноза попадает в палец, её же деактивируют лимфоциты и так дальше – там воспалительный процесс.
То же самое, если есть люди, не совместимые с саентологической организацией, то она должна быть способна защитить себя от них. Обесценивающие преклира одиторы, занимающиеся с ними сексом, берущие огромные деньги в долг, не собираясь отдавать их – это разрушение организации.
Мы обязаны распознавать это и если человек не хочет меняться, то удалять их. Но основная масса изучающих людей саентологию они не плохие, их надо поддерживать. Если человек оступился, надо помочь ему преодолеть это.
Система Хаббарда: менеджмент или личностный рост?
Если человек хочет стать более эффективным менеджером, управленцем, то он должен заниматься самосовершенствованием. В первую очередь, если он работает где-то, то он должен проходить курсы повышения квалификации на той линии, на которой он работает.
Смотреть, как работают его более опытные товарищи, не стесняться спрашивать, не стесняться смотреть и, самое главное, не стесняться думать. Если он будет понимать свою работу, то он может там стать успешным.
Если он придёт в саентологию, то в первую очередь будет прочищаться его способность понимать. И себя, и жизнь… В большей степени придёт в настоящее время. И в большей степени поднимется по тону. В больше степени обретёт способность строить хорошие отношения с людьми.
Соответственно, ценность его как человека в обществе вырастет. И он сможет в большей степени и глубже понять свою работу. Тот же менеджмент и так дальше. Соответственно, в большей степени сможет, поднявшись по тону и придя в настоящее время, сделать там карьеру.
Будет быстрее понимать, лучше схватывать, у него будут функционально складываться лучше отношения с людьми, он сможет стать более эффективным в той области.
Но если он работает в этом менеджменте и так дальше, то он должен там профессионально совершенствоваться и смотреть, как работают там специалисты, специалисты той области. Если он придёт в одитинг, и он думает, что одитируясь, он станет функционально лучше менеджером, это – ошибка.
Потому что он просто поднимется по тону, начнёт что-то понимать – в этом задача одитинга и того же обучения, там, треугольнику АРО. Но чтобы совершенствоваться в какой-то области, он должен эту область углублённо изучать. Это разные вещи.
Профессиональное обучение и саентология
Одитинг может быть хорошим подспорьем, если он занимается и совершенствуется в своей области. Если предпринимает все попытки, чтобы там стать хорошим специалистом. Вот тут это может быть ему поддержкой, потому что улучшатся его качества.
Был комичный случай, ну как, трагикомичный: девочка пришла, занималась, одитировалась, у ней дело не шло. А потом она сказала: я поняла, я пряталась в комнате одитинга, я думала, что одитируясь я стану музыкантом. И она из одитинга ушла.
Там был не очень хороший одитор, но дело не только в этом. Озарение: чтобы стать музыкантом, надо музицировать. Надо повышать своё мастерство, надо выступать на концертах, надо смотреть, что именно происходит с твоим мастерством в музыке.
Как правильно петь, как правильно надо играть на музыкальных инструментах. Есть специалисты, которые занимаются обучением людей в этой области. Есть те, которые это хорошо умеют делать – надо общаться с ними, смотреть, как они это делают, показать им как делаешь ты и повысить своё мастерство.
И предоставлять это, репетировать и работать. Анализировать и опять репетировать и работать. Предоставлять это. Вот тогда одитинг может убрать какие-то блоки, которые человеку мешают раскрыться. Но он отнюдь не замена профессиональному обучению и практике. И даже не претендует на это. Ни разу.
Поэтому пусть люди совершенствуются там, где работают, наблюдают, советуются с опытными специалистами и обучаются. Не стесняются задавать вопросы преподавателям, не стесняются говорить, что им не хватает – пусть они просят посмотреть специалиста, как они работают.
И тут, кстати, саентология может помочь в том плане, что бы лучше общаться, лучше строить треугольник АРО. Многие люди просто не могут спросить преподавателя: не могли бы вы посмотреть, а вот как я работаю, какие ошибки я совершаю, посмотрите, пожалуйста. Вот тут, как раз, может помочь саентология. Но, опять же, интерес должен быть у человека.
Заключение
Буду рад, если моя статья о системе управления Хаббарда помогла вам по новому взглянуть на эту саентологическую технологию бизнес менеджмента в России. Конечно же есть такие мощные курсы как Эффективность личности, Базовый административный курс, Курс руководителя организации и другие.
Все их вы можете успешно изучить в нашей организации и во многих других группах независимой саентологии, свободной от догматов таких закостенелых структур как Церковь Саентологии и их дочерних структур. Записаться на курс можно, перейдя по этой ссылке.
И несмотря на доступность высококлассного обучения хочу вам порекомендовать свой путь в эту технологию с книги Лафаета Рональда Хаббарда «Проблемы работы». Именно эта книга даёт своему читателю те простые, но в то же время невероятно эффективные инструменты, благодаря которым он может значительно усилить свою эффективность, а также результативность своей организации.
Не забудьте скачать и прочитать эту книгу Рона Хаббарда «Проблемы работы» — это на самом деле букварь мощной и современной hubbard management system.