что такое proforma invoice
Инвойс, Проформа-инвойс
В числе основных товаросопроводительных документов при осуществлении внешнеторговой деятельности и международных грузоперевозок используются похожие по названию, но разные по значимости документы: Инвойс / Счёт (анг. Invoice) и Проформа-инвойс / Счёт-проформа (анг. Proforma Invoice).
Чем отличается инвойс от проформы инвойса
Если совсем коротко, Проформа инвойс (Proforma invoice) – предварительный счет, выставляемый поставщиком (грузоотправителем, производителем, экспортёром) в адрес покупателя (грузополучателя, импортёра). Только после окончательного утверждения стоимости поставляемых по контракту товаров, выставляется коммерческий Инвойс (Invoice), обязательный к оплате.
Организация ВЭД
Инвойс / Счёт
Инвойс (Счёт / Commercial Invoice) является основным и обязательным фининсовым документом в международной торговле и последующих грузоперевозках, выставляется (выписывается) продавцом в адрес покупателя за определенную партию товара. Также, инвойс является базовым документом для расчёта таможенных сборов, платежей и налога на добавленную стоимость (НДС). Таким образом, Инвойс, применяемый в международных сделках, сочетает в себе функции российских счетов на оплату и счетов-фактур.
Если поставка товара осуществляется без предоплаты, оформление инвойса автоматически ставит покупателя перед обязанностью оплатить товар в соответствии с указанными в нём условиями.
Как в любых торговых операциях (внутри- и внешнеэкономических), стандартный коммерческий инвойс привязан к конкретному договору с определённым номером, датой заключения и реквизитами сторон (продавец, покупатель).
Если мы говорим о внешнеэкономической деятельности (ВЭД) международных грузоперевозках, стоит помнить, что Инвойс оформляется на английском языке.
Коммерческий Инвойс содержит следующие данные:
Проформа-инвойс / Счёт-проформа
Если совсем просто, Proforma Invoice или Счёт-проформа — предварительный счёт на оплату товара, товаросопроводительный документ, подтверждающий только отгрузку товара продавцом покупателю, но не его продажу.
Фактически, бланк Проформы-инвойса дублирует данные Инвойса,
только без информации о сроках платежей и банковских реквизитов сторон.
Проформа-инвойс содержит следующую информайию:
Указывая условия поставки товара достаточно вписать стандартные сокращения, принятые в международной коммерческой практике:
Услуги транспортной компании
Международные грузоперевозки
Доставка грузов из стран СНГ, Азии, Балтии, Восточной Европы и Евросоюза.
Инвойс
Если работаете с иностранными контрагентами, рано или поздно столкнетесь с инвойсом. В статье расскажем, что это за документ и как с ним работать.
Что такое инвойс (сommercial invoice)
Инвойс используют только в международных сделках. В российской практике у него нет прямого аналога. По-нашему, это счет на оплату, в котором прописаны условия сделки. Иногда инвойс заменяет собой договор и акт.
С услугами достаточно прописать такое условие: «Полной или частичной оплатой счета-договора заказчик подтверждает, что все перечисленные ниже условия договора выполнены в полном объеме, в надлежащие сроки и с надлежащим качеством». Оплата будет означать, что заказчик принял работу, поэтому обмениваться актами не нужно.
Андрей программирует для зарубежных фирм. Он договорился с заказчиком, сделал сайт и отправил иностранной фирме инвойс. Иностранцы получили документ и перевели Андрею деньги. После этого сделка считается завершенной. Подпись заказчика не требуется.
Если продаете товары, скорее всего, одного инвойса не хватит и понадобятся другие документы. Это зависит от способа доставки. Уточните этот момент в транспортной компании или в поддержке банка.
Зачем нужен инвойс
Инвойс подойдет для небольших разовых сделок, но даже в этом случае для валютного контроля одного инвойса может оказаться недостаточно. Лучше позвонить в банк и уточнить, понадобятся ли другие документы.
Валютный контроль — это требование Центробанка. Вот как это работает: на ваш счет поступают деньги от иностранного контрагента, банк замораживает валюту на транзитном счете и запрашивает документы по сделке, в том числе инвойс. Чтобы получить доступ к деньгам, нужно предоставить документы в течение 15 рабочих дней.
Если сумма сделки меньше 200 тысяч рублей по курсу Центробанка, действуют упрощенные правила: достаточно заполнить специальную электронную форму банка, отправлять скан договора не потребуется.
Крупная сделка — когда вы платите больше трех миллионов или вам переводят больше шести миллионов рублей. В этом случае понадобится взять справку о подтверждающих документах и поставить контракт на учет.
Что такое проформа-инвойс (proforma invoice)
Проформа-инвойс — предварительный документ, который отправляют, если еще не согласованы сумма оплаты и условия поставки. Поэтому в нем могут быть не указаны окончательные цифры и сроки. Проформа не содержит требования об уплате. Такой документ понадобится, когда товар перемещают через границу без оплаты или когда покупатель вносит предоплату, а не платит всю сумму сразу. В остальном коммерческий инвойс и проформа совпадают.
Как заполнять инвойс
Инвойс заполняет тот, кто оказывает услуги или продает товар. Документ оформляют на языке заказчика, как правило, это английский. Для таможни понадобится экземпляр на русском. Можно составить сразу на английском и на русском.
Для услуг достаточно двух экземпляров. Для товаров рекомендуют отправлять 1 оригинал и 5 копий.
Хорошие инструкции по заполнению инвойса для товаров предлагают транспортные компании, например, TNT. На сайте DHL есть конструктор, который поможет составить инвойс по всем правилам.
Установленной формы у инвойса нет. Можно разработать свою и распечатать на фирменном бланке или на стандартном листе формата A4. Главное, чтобы в ней были обязательные поля:
Как описывать услуги и товар в инвойсе
Пишите подробно и без сокращений. Не используйте в описании общие фразы. Для услуг укажите цену элемента услуги, как выглядит результат.
Пример: подготовка макетов для сайта www.hellburg.io, для разделов «Чем заняться», «Новости», «Места», «Карты», «Календарь» в формате.psd. Стоимость часа работы — 20$. Общее количество часов — 80.
Если продаете товар, напишите названия модели, цвет, размер и характеристики. Чем дороже и сложнее товар, тем подробнее должно быть описание. Это важно для таможни и валютного контроля банка.
Полировальная машина «Снежинка» для обработки металлических материалов; модель S002, производство RU (Россия), серийный номер S/N PM-S002-F146896, 1 единица.
Вот на что стоит обратить внимание при описании товара:
В чём разница между инвойсом и счет-фактурой
Это совсем разные документы. Инвойс содержит требование об оплате и условия сделки. Счет-фактура нужен, чтобы отчитаться по НДС перед государством.
Важный момент: при импорте НДС платят все. Даже те, кто работает на УСН, ЕНВД и патенте. Но дело там не в счет-фактуре, а в таможенной декларации. Подробнее об этом мы написали в статье «Закупка товара за границей: НДС и таможенное оформление».
Новым ИП — год Эльбы в подарок
Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев
Чем чреваты ошибки в инвойсе
Ошибки в заполнении могут привести к задержки товара на таможне. Если затянуть валютный контроль, можно получить штраф до 100% от суммы сделки.
Статья актуальна на 02.02.2021
Получайте новости и обновления Эльбы
Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от компании СКБ Контур
В чём заключается отличие инвойса от проформы
В таможенной практике часто встречаются такие понятия, как инвойс и проформа. Порой даже опытные специалисты затрудняются ответить, что это такое и чем отличаются данные термины. При этом, как в Интернете, так и среди сотрудников таможенной службы встречаются совершенно неправильные определения этих понятий.
Надо отметить, что данные термины практически идентичные. Но при этом у каждого из них имеются свои характерные особенности и отличия. Они практически незаметны непрофессионалу, и потому данные понятия зачастую могут подменять друг друга.
Чтобы понять истинное значение этих слов и установить их реальные различия, следует подробнее разобраться в терминологии.
Что такое инвойс
Инвойс – это документ, применяемый в международной таможенной практике и передающийся покупателю продавцом. Он имеет определённую форму и содержит полную информацию о передаваемом товаре (вес, материал, цвет и прочие особенности).Также в инвойсе указывается окончательные цена и количество товара. В нём должны быть полноценные сведения, как об отправителе, так и о получателе и условиях поставки.
Данный документ составляется только на основании контракта. Без него он не может быть оформлен. Инвойс может и должен использоваться для совершения банковских платежей. Таким образом, его можно считать полноценным и окончательным платёжным документом. Кроме того, он может применяться для оформления таможенных сборов.
Важной особенностью инвойса является то, что он используется только во внешнеэкономической деятельности и не применяется во внутренней российской торговой практике.
Понятие проформы
Проформа также является документом международного значения, сопровождающим товары. К слову, нередко он может носить названия проформа-инвойс или счёт-проформа. Проформа, как и инвойс, заполняется по установленным правилам и на специальном бланке. Документ содержит все данные о товаре и его особенностях, а также об отправителе и получателе. При этом в нём может быть указано количество поставляемых изделий и их стоимость. Правда, эти данные могут быть не окончательными, поскольку существует возможность отгрузки меньшего количества товара. Этот факт приведёт к изменению окончательной стоимости.
Проформа может составляться, как при наличии контракта, так и при его отсутствии. В последнем случае она может служить платёжным документом. Её можно использовать для авансовых и иных банковских платежей. Также при отсутствии заключённого контракта счёт-проформа позволяет проведение растаможки поступившего товара.
Поскольку использование данного документа позволяет не указывать окончательную стоимость поставки или же не указывать её вовсе, он нередко применяется при безвозмездной передаче товара, оформлении различных образцов для выставок и тому подобных операций.
Проформа может применяться, как во внешнеэкономической деятельности, так и при проведении коммерческих операций внутри страны.
Основные отличия инвойса от проформы
Таким образом, термины «инвойс» и «проформа» во многом очень похожи. Поэтому даже специалисты зачастую подменяют эти понятия и считают их идентичными. Это во многом соответствует действительности, но, тем не менее, оба документа имеют и свои особенности:
Оформление инвойса на экспорт
Оформление инвойса на экспорт требует специальных знаний, при этом значение этого документа трудно переоценить. Он потребуется при таможенном оформлении, на его основе определяется таможенная стоимость товара. Инвойс составляет поставщик товара, если при этом возникают затруднения, то лучше обратиться к профессионалам. Специалисты нашей компании «Универсальные Грузовые Решения» помогут Вам оформить инвойс на экспорт и предоставят квалифицированные услуги по таможенному оформлению.
Мы уверены, что сроки, стоимость и качество услуг Вас приятно удивят!
Проформа и инвойс: чем отличается и как заполнять?
Внешнеэкономическая торговля и международные грузоперевозки сопряжены с определенными требованиями, в том числе в отношении заполнения некоторых узкоспециализированных документов, например, инвойса-фактуры и проформы инвойса.
Если разъяснить смысл определений простыми словами, инвойс (invoice) – это счет, который выставляет продавец покупателю на оплату определенного товара. Это один из ключевых документов таможенного оформления. Именно он подтверждает прописанную в контракте стоимость товаров, подлежащих декларированию. Иногда коммерческий инвойс играет роль накладной к товарам, дает информацию о их происхождении.
Invoice, который выставляет продавец, говорит об обязательстве покупателя произвести оплату товара на условиях, прописанных в договоре купли-продажи. Это не относится к случаям покупки на условиях предоплаты.
Что такое проформа-инвойс?
Проформа-инвойс (proforma invoice) – это документ, отображающий предварительные сведения о перевозимом по международному контракту товаре. Здесь может указываться количество единиц, цена. Инвойс-проформа – это основание для выписки счета или коммерческого инвойса.
В таком документе возникает необходимость, если товар перевозят через границу на условиях предоплаты или в качестве гуманитарной помощи – безвозмездно. Это значит, что proforma invoice может быть выписан на уже отгруженную, но пока не реализованную продукцию, а также наоборот.
Информация, прописанная в проформе, может измениться после согласования условий сделки. Прописанная в инвойсе-проформе сумма не обязывает покупателя произвести выплату, она нужна только импортеру. Получить оплату на базе этого документа продавец (поставщик) не может.
Инвойс и проформа – в чем разница документов?
Как видим, термины «инвойс» и «проформа» имеют много общего, поэтому даже специалисты нередко отождествляют эти понятия и считают их идентичными. Документы действительно похожи, однако, каждый из них имеет особенности:
Таким образом, после уточнения всех сведений при отгрузке товара оформляется инвойс, который и выступает окончательным товаросопроводительным документом.
Заполнение коммерческого инвойса
Строгого регламента оформления документа нет, однако, за время международной коммерческой деятельности сформировались определенные требования к заполнению инвойса:
Дополнительно в документе необходимо указать условия поставки товара в соответствии с Инкотермс 2010. Каждый отдельный инвойс носит персональный номер, с датой и точным временем его оформления. Документ должно содержать пометку от грузоотправителя, которая бы подтверждала правдивость внесенной информации.
После окончания заполнения инвойса важно проверить, чтобы бумага содержала следующие важные сведения:
При заполнении документа очень многие интересуются, должен ли инвойс содержать подпись заказчика. В официальных рекомендациях не предъявляется такое требование, поэтому законодательство страны приняло решение о его избыточности.
Образец инвойса для экспорта
Наглядный образец заполнения инвойса вы можете посмотреть ниже. Если вы сомневаетесь, что сможете самостоятельно оформите аналогичный примеру коммерческий инвойс, советуем вам обратиться к профессионалам, которые исключат ошибки в оформлении документов и помогут быстро пройти таможенный пункт России.
Опись товара – что она включает?
Опись товара содержит сведения о конкретном товаре в отдельности. Если поставляется несколько аналогичных единиц, необходимо внести их как один, но с упоминанием количества. Обязательно вносятся серийные номера. Одинаковые позиции с различными серийными номерами указывают в одной позиции, а графа «серийные номера» заполняется простым перечислением. Аналогичным образом поступают с идентичными товарами и разными серийными номерами – данные проставляют по порядку в графе «серийные номера».
Информация о товаре на экспорт, которая прописывается в коммерческом инвойсе, должна включать ключевые сведения:
Выше приведена обязательная информация, которая должна содержаться в инвойсе, однако, поставщик может предоставить и дополнительные данные. Сведения о количестве товаров, их цена и назначение вносится на основании договора поставки без корректировок.
Специфические товары
К описаниям определенных товарных групп предъявлены особые требования. Кроме общих сведений, о которых речь шла ранее, в инвойсе должны содержаться дополнительные данные. Для удобства восприятия информации они приведены в таблице ниже:
— стоимость элементов изделия (корпус, натуральные камни (если они есть), гальванические и подвижные составляющие конструкции)
— полное описание товара, чтобы отнести его к определенной группе химических средств
— запись о том, что вся «химия» в партии не нуждается в контроле, в соответствии с нормами TSCA
— формулировка Unsolicited gift
— состав ткани с указанием процентов содержания
— вид изделия (вязь, ткан)
— предназначение – для мужчин, женщин или детей
— образцы с пометками MUTILATED SAMPLES. NOT FOR RESALE
Образцы биологического происхождения
— происхождение – животное или человеческое
— назначение – для эксперимента, изучения, теста;
— способ для транспортировки – замороженный, сухой лед и др.
— срок хранения биологического образца
— к коммерческому инвойсу прикрепляют копию разрешения на вывоз/ ввоз товара и номер документа
Проверка документа
Ошибки, опечатки и любая некорректная информация в коммерческом инвойсе – это прямое основание начать повторную проверку таможенной стоимости товара. Если сотрудник таможни выявит противоречия в коммерческом документе, особенно если они связаны с заниженным, по сравнению с ИТС уровнем таможенной стоимости, таможня отправит декларанту запрос на передачу дополнительной документации, которые позволят таможенной службе убедиться в достоверности приведенной ранее информации.
Минимизировать риск корректировки таможенной стоимости можно при проведении предварительного анализа документации по внешнеторговой деятельности. Дополнительно снизить риск доначисления таможенной стоимости позволят следующие меры:
Участникам внешнеэкономической сделки необходимо тщательно проработать документ – проверить коммерческий инвойс на предмет несоответствия требованиям таможенного законодательства и валютного контроля.
Частые ошибки при оформлении коммерческого инвойса
В числе наиболее частых ошибок, которые совершают при оформлении таможенного документа:
Перед отправкой товарной партии советуем проверить документ на отсутствие подобных ошибок и недочетов. Если счет-фактура инвойс будет оформлена неправильно, это чревато задержкой товара на таможне.
Оформление инвойса на экспорт
Вне зависимости от того, какой метод транспортировки был использован в рамках конкретной внешнеэкономической сделки, все грузовые поставки должны пройти процедуру таможенного оформления. Чтобы быстро пройти российскую таможню и не задержать поставку товара, лучше доверить все нюансы процесса специалистам, которые хорошо знакомы с особенностями данной процедуры.
Специалисты TOP-Logistics подготовят инвойс и прочую таможенную документацию в течение нескольких часов. Благодаря этому проверка предоставленных бумаг у представителя таможни займет 1-2 часа, в некоторых случаях таможню удается пройти за несколько минут.
Что такое инвойс в таможне?
Без инвойса пройти процедуру растаможки невозможно. Его оформляет экспортер товара. Этот документ представляет собой счет, в котором указаны все детали заказа: наименование товара, его стоимость, краткое описание каждой позиции, а также информация о продавце и покупателе, наименование стран (отправляющая и принимающая).
В случаях, если вы не можете получить посылку на таможне или пройти процедуру растаможки, требуется проверить корректность оформления документов и инвойса в том числе — возможно, причина в этом. В спорных случаях лучше обращаться в профессиональному юристу — он поможет защитить ваши права и возобновить процесс обмена товарами.
Виды инвойса
Условно, инвойс можно обозначить как счет, который продавец выставляет покупателю при оформлении таможенного заказа. Но данный документ может иметь две формы: коммерческий (напоминает счет-фактуру) и проформа-инвойс. Отличия у этих вариантов документа несущественные, но они есть. Рассмотрим каждый вид подробнее.
Коммерческий инвойс
Если вы экспортер, который отгружает тот или иной товар покупателю, вам нужно отправить вместе с таможенным грузом коммерческий инвойс. Под таможенным понимается тот груз, который пересекает государственную границу. В пределах территории РФ оформлять данный документ не нужно. На таможне проверят корректность его оформления и наличие следующих позиций:
Как видите, инвойс отличается от счета на оплату тем, что содержит больше данных о товаре. Это более подробное описание груза, которое требуется в случае, если тот покидает пределы страны. Инвойс говорит о том, что между экспортером и импортером заключен договор, и это важная информация для таможни.
Проформа-инвойс
Этот вид счета требуется для того, чтобы предоставить таможне первоначальную информацию и начать отгрузку. Проформа-инвойс — это предварительный счет, который высылают в трех случаях:
Нередко в проформе указывают информацию о возможных отклонениях, касающихся данных о товаре (вес, общий объем). Тогда как в коммерческом варианте содержится только точная исчерпывающая информация.
Как правильно оформить инвойс?
Инвойс является главным документом на перевозимый товар и внимательно проверяется на таможне. В соответствии с пунктами 4.1 и 4.2 «Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете», исправление ошибок в подобной документации не допускается вовсе либо делается следующим образом:
Помимо положения об исправлении ошибок, ориентиром служат правила составления инвойса, которые содержатся в письме ФНС РФ от 21.08.2009 N ШС-22-3/660 «О направлении систематизированных материалов по документированию операций при транспортировке товаров». Они касаются оформления и содержания инвойса. Вот данные, которые должны содержаться в документе:
Главное — не забыть о четкой информации, касающейся товара. Все данные, которые возможно предоставить, прописывайте как можно подробнее: маркировку, материал, технические свойства и характеристики, сферу применения, цвет, фактуру, параметры, точное наименование. Правильное оформление документации — гарантия растаможки и успешной доставки груза. Подробнее о полной процедуре растаможивания читайте в статье «Что такое растаможка?».
Если у вас нестандартная ситуация и вы не знаете, как оформить инвойс конкретно в вашем случае, свяжитесь с профессиональным юристом. Возможно, вам поможет консультация в режиме онлайн. Специалист ответит на все интересующие вопросы, касающиеся доставки товара и оформления сложной сопутствующей документации.
Поручите задачу профессионалам. Юристы выполнят заказ по стоимости, которую вы укажите. Вам не придётся изучать законы, читать статьи и разбираться в вопросе самим.