что такое project manager
Гид для начинающего project-менеджера: управляй велосипедом, который горит
Мы собрали этот гид для тех, кто хочет рулить, страдать, ну и проектами управлять. Советы, лайфхаки, ресурсы для получения полезных знаний и даже ссылка на крутую возможность для начала карьеры 😉
Расскажем, как ворваться в проектный менеджмент или развиваться в этом направлении. Разберемся, какие навыки важны для проджектов, как их развивать и как найти работу менеджером проектов, если у вас не техническое образование.
Кто такой менеджер проектов и почему быть им круто?
И ещё один большой плюс для представителей поколений Z и Y — такого рода позиции, как менеджер проектов, всегда располагают к неформальному общению. Просто потому, что вы очень хорошо узнаете всех своих коллег и будете с ними 24/7.
Важно и то, что в процессе работы вы взаимодействуете не только с людьми из вашей команды. Вы общаетесь и с остальными заинтересованными сторонами: обсуждаете правки с руководителем проекта, проводите скрам-планерки и объясняете заказчику, что девять женщин не могут выносить одного ребенка за месяц (ведь большие проекты так не делаются!). Это и делает работу менеджера проектов интересной, но иногда и сложной.
Все приходят к менеджеру проектов с каким-нибудь очередным очень важным вопросом, поэтому приходится быть вовлеченным во все детали процесса. Так что приходить на работу первым, а уходить последним — это не новость. Ну и нужно быть всегда на связи, выслушивать и говорить: “узбагойзя!”. Короче, это не просто работа, а подход к жизни, вынуждающий уметь разруливать разные ситуевины. И это отличный опыт.
Быть менеджером проекта — это точно не скучно. Всегда какой-нибудь новый косяк, задачка, ну или баг. Научитесь справляться с самыми сложными задачами.
Окей, ну и что надо делать
Это всё эмоциональные аспекты работы. Важно, конечно, любить то, что вы делаете, но есть формальные задачи и обязанности, которые нужно будет выполнять.
Итак, чем занимается проджект?
* если хотите реально узнать, чем он занимается, гоу на стажировку сразу проджектом в классный банк
1. Собирает требования к проекту, анализирует бизнес-кейсы для понимания потребностей заказчика / покупателя продукта. PM понимает, что нужно клиентам, умеет ставить цели команде. Хороший менеджер проектов всегда работает вместе с коллегами. В этом суть.
2. Ищет решения. А точнее — вырабатывает их. Менеджер проектов — стратег, который может к правильному решению привести команду. Для этого он фасилитирует брейнштормы, заставляет команду мыслить “out of the box”. Ну или просто достает ремень. Шутка.
3. PM контролирует, чтобы любые коммуникации были запланированы и эффективны. Что, конечно, возможно далеко не всегда. Он точно не будет отслеживать ваши звонки бабушке, ну или куда вы там ещё звоните. В крупных проектах он также может взять на себя мониторинг общения со СМИ.
4. Ещё менеджер проектов обрабатывает задачи: он беспощадно рубит их на маленькие и делегирует, делегирует, делегирует. А ещё является повелителем дедлайнов.
5. Выстраивание последовательности событий. Это вообще краеугольный камень планирования и управления проектом. Надо же точно понимать, что и за каким действием следует? Так что план проекта — это своего рода карта, которой лучше следовать, чтобы не профакапить всё.
6. Доводит проект до конца ценой своей жизни (*опы). Это его основная задача — доделать! Быть “менеджером нереализованного проекта” как-то не круто, согласитесь! Поэтому шутки про PM, которые сами все допиливают в последнюю ночь – не всегда шутки.
7. Контролирует в том числе бумажную работу. И тут без бюрократии никуда: договора, техническое задание, план проекта, устав проекта и еще очень много всяких бумажек. Будьте готовы постоянно менять картридж в принтере.
8. Ну и рассказывает о процессе работы над проектом всем заинтересованным. В основном, конечно отчитывается перед заказчиком.
Навыки, которые следует прокачать будущему менеджеру проектов
Как вы уже поняли, чтобы стать настоящим проджект-менеджером, одной теории об управлении проектами недостаточно. Есть еще soft и hard skills, без которых никуда.
Soft skills
Коммуникации, общение, взаимодействие
Менеджеру проектов приходится общаться с разными людьми и находить общий язык со всеми: и с руководителем отдела, и с младшим разработчиком, и с маркетологом. Главное — уметь доносить информацию так, чтобы всем было понятно. Достаточно понятно для того, чтобы выполнить вашу просьбу или поставить задачу.
Иностранные коллеги и культурные различия
Никакая разница во времени, как и особенности менталитета не должны мешать менеджеру проекта наводить мосты. А книга «Методы убеждения итальянца путем гастрономических кейсов» вообще является вашим настольным пособием.
Знание языка
Да, международные проекты — это всегда круто. Новый рынок, неизведанная аудитория и куча возможностей для компании и менеджера. И вот, руководитель поручает вам провести одну из таких встреч на английском языке, а вы такой «я твоя не понимать».
Бумажная работа
Работа менеджера проектов — это не только брейнштормы, креативный идеи и digital-тусовки. Помните, что предстоит вести большие объемы документов: строить сводные таблицы в Excel, составлять соглашения и согласовывать счета.
ПМ как мозаика из миллиона пазлов
Менеджер проекта должен быть внимательным к деталям, а еще иметь аналитическое, критическое и абстрактное мышление одновременно.
О — ответственность, Р — решительность
Важно быть готовым нести ответственность за свои решения, которые вы будете принимать каждый день. А еще важно находить их быстро — так что решительность тоже пригодится.
3D-мышление вне рамок + взгляд сверху
Чтобы убедиться в верности своих решений, вы должны быть погружены в тему и мыслить шире — уметь посмотреть на ситуацию сверху.
Терпение
Ваша команда постоянно будет задавать тысячу вопросов, а вам как седовласому мудрецу предстоит оценить ситуацию в целом и разделить все по четким задачам. ПМ для команды — альфа и омега, инь и ян.
Менеджер проектов — командный игрок
Он не только лидер, но еще и командный игрок. Вы не можете быть изолированы от команды и просто распределять задачи. Вы — капитан корабля: входите на борт первым, а покидаете последним.
Hard skills
Если рассматривать профессиональные навыки менеджера проектов, то он скорее универсал, а, как уже было сказано выше, не специалист в какой-нибудь одной области.
PM знает разные стороны и особенности своей области, понимает, как устроены бизнес-процессы и даже разбирается в юридической части. Но он не погружается в детали глубоко: достаточно понимания, как связаны процессы, отделы и сотрудники — менеджеру проектов не нужно самому быть исполнителем.
Profit: чтобы быть профессионалом, менеджеру проектов необязательно уметь кодить
А чтобы разработчику стать хорошим менеджером проектов, необходимо понимать психологию, основы коммуникации, постоянно общаться с людьми и быть решительным лидером.
Поэтому, дорогой PM, развивайте свои знания и навыки вширь, а не вглубь.
Не забывайте про постоянное саморазвитие
Изучайте разные особенности и методики управления проектами и никогда не останавливайтесь только на одном. Несмотря на то, что сейчас Agile всему голова, полезно интересоваться другими методиками вроде Waterfall и экстремального проджект-менеджмента.
Подпишитесь на каналы или страницы, где публикуют статьи и лайфхаки по общению с людьми, грамотному управлению, особенностям риск-менеджмента или простой работе с документами — упростите свою профессиональную жизнь и сохраните нервы.
Не тяните время и начните вашу карьеру сегодня
Тем, кто не знает, как начать путь проджект-менеджера, подсказываем: со стажировки в крупной компании, где наставники и коллеги помогут вам быстро вырасти.
Кстати, сейчас в одном крутом банке идет набор на летнюю IT-стажировку — еще успеете подать заявку до 24 апреля и получить возможность развиться в финтехе. Будете работать над реальными проектами с личным наставником и индивидуальным планом развития — через 3 месяца станете уверенным молодым специалистом. Скорее отправляйте заявку.
Получать ли диплом?
Безусловно, образование в сфере IT и бизнес-информатики будут хорошим преимуществом для будущего проджект менеджера. В России релевантными также считаются специальности реклама и маркетинг. Но отсутствие профильного образования отнюдь не означает, что дорога в IT вам закрыта.
На самом деле проджекты с IT бэкграундом часто слишком сильно вдаются в технические подробности и начинают копаться в коде вместо того, чтобы управлять командой. Как мы говорили раньше, хороший PM должен разбираться во многих смежных областях, так что не ограничивайте себя ни в чем. А для пущей уверенности пройдите несколько технических курсов или осмельтесь на второе высшее.
А если я школоло
Если вы еще не получили степень бакалавра, обратите внимание на сферы менеджмента и бизнес управления — попробуйте найти подходящие лекции/курсы в своем университете, изучайте матчасть самостоятельно или попробуйте начать со стажировки.
Конечно, работа в IT проектах требует технической подкованности, поэтому работодатели и требуют соответствующий бэкграунд. Если такого нет — срочно получайте релевантный опыт, он порой значит гораздо больше, чем диплом. Попробуйте начать со стартапа или небольшого проекта: да, придется работать за небольшое вознаграждение, зато вы получите незаменимый опыт, с которым уже можно стучаться в более серьезные компании.
Опыт важнее всего?
Опытные проджекты советуют для начала поработать в сфере, а потом уже получить образование. Почему?
1. Понять, действительно ли вам это нужно. Убедитесь, что вы не приукрашиваете действительность: управлять проектами круто, но не просто так родилась шутка про «ехать на велосипеде, который горит». Постоянный стресс, редкое чувство своей значимости и давление со всех сторон — к такому не каждый готов. Из приятного будет облегчение после разрешения нерешаемой задачи, гордость за найденное изящное решение и выруливание из тупиковых ситуаций. Да, это бывает приятно.
2. Многие сертификаты PMI требуют до 3-х лет опыта работы. Сначала нужно попасть в сферу, получить реальный опыт работы, а потом уже формальное образование. Это значит, что многим вещам придется учиться на своих ошибках, а потом переучиваться, но без опыта вы не сможете понять важных деталей работы.
Как взращивать скиллы проджекта?
Это будет происходить само собой в процессе работы, но мы настаиваем на необходимости самообразования. Читайте статьи и книги — профессиональные и художественные. Задавайте вопросы. Просите советов. Гуглите. Ищите ответы, даже если их нет на первой странице Гугла. Кто ищет, тот всегда найдет.
Потребность в получении новой информации — то, что отличает хорошего проджекта от плохого. Будьте хорошим менеджером, фокусируйтесь на следующих знаниях:
Формальные, проджект-менеджерские. Нет ничего проще: учебник по менеджменту, несколько книг по лидерству и охапка TED Talks. Нужно знать всё и даже больше о том, как управлять, мотивировать и делать счастливыми самых важных людей — вашу команду.
Узкие, специализированные. Вы обязаны знать всё о сфере, в которой работает ваш проект. Создаете медицинские гаждеты — вперед изучать биологию и химию, делаете софт для защиты данных — становитесь асом кибербезопасности. Без таких знаний вы рискуете упустить несколько маленьких, но очень важных деталей.
Личные, софтскилльные. Мы уже об этом говорили: надо развиваться как личность, иначе вам конец. Курсы, книги, общение с умными людьми — не упускайте ни одного шанса.
Как только вы почувствуете, что самообразование уже не прет, идите на курсы. Такое часто случается на втором годе работы, когда мозг начинает требовать постоянных тренировок. Если вы достаточно самостоятельны, учитесь в сети.
Вот маленький список онлайн-школ, где можно получить степень, не отходя от экрана:
Проджект-менеджер: задачи, навыки и функции
В наше время очень востребованы проджект менеджеры, которые могут возглавить проект и довести его до желаемого результата.
Любая активность в бизнесе состоит из проектов. Например, создать продукт, сделать рекламную кампанию, нанять специалиста, подготовить рабочее место нового сотрудника, разработать сайт или мобильное приложение и т.д. Неудивительно, что в наше время очень востребованы специалисты, которые могут возглавить проект и довести его до желаемого результата. В общих чертах, задачи проджект-менеджера заключаются в том, чтобы провести декомпозицию предстоящего проекта на отдельные работы, спланировать их выполнение в заданные сроки и при имеющихся ресурсах, поставить задачи команде, проконтролировать их выполнение и предоставить результат заказчику.
Проджект-менеджмент (project management) как функция в организациях различного профиля существует достаточно давно. Популярность профессии project manager (менеджера по управлению проектами) в последнее время связана с внедрением и широким применением в бизнесе гибких структур. Данный подход предполагает для решения определенных задач использование кросс-функциональной команды сотрудников внутри организационной структуры компании. Такая сформированная для реализации проекта группа специалистов нуждается в руководителе, который мог бы объединить их усилия и направить их действия в нужное русло для достижения результата. Роль лидера в этом случае отдаётся менеджеру по управлению проектами.
Предлагаем в данной статье погрузиться глубже в тему и детальнее рассмотреть профессию project manager и её компетенцию.
Чем занимается проджект-менеджер?
У любого проекта есть заказчик. Он может быть внешним, т.е. клиентом компании, но может быть и внутренним, если проект реализуется в интересах самой организации. Чтобы понять род деятельности проджект-менеджера, чем он занимается, предлагаем пройти по всему пути проекта от его появления и до завершения. Вот как выглядит данный маршрут.
На практике маловероятно, что показанный выше маршрут сложится столь ровно и поступательно. Не всё можно предусмотреть на подготовительном этапе проекта, да и заказчик может внести по ходу дополнения или изменения в проект. Тогда на пути реализации возможны возвраты на шаг, два или даже три назад для корректировки сделанной работы.
Задачи, навыки и функционал
Конечно, главная задача проджект-менеджера довести проект до успешного его завершения, чтобы заказчик — внутренний или внешний — остался доволен полученным результатом. Но всем этим не ограничивается. Прежде всего, проджект-менеджер решает следующие задачи:
Большинство навыков проджект-менеджера можно отнести к разряду «мягких» (soft skills). Это не удивительно, так как до 80% его рабочего времени связано с общением с людьми. Для успешного завершения проекта проджект-менеджеру необходимо:
В плане профессиональных навыков проджект-менеджеру пригодится следующее:
На своем рабочем месте проджект-менеджер выполняет следующие обязанности:
Важность его роли для компании
Успех проекта зависит не только от наличия квалифицированных исполнителей. Их работу кто-то должен организовывать, согласовывать и контролировать. Более того, для заказчика важно иметь одну единую точку контакта с проектной группой. Это улучшает взаимодействие и понимание нужных для выполнения проекта работ. В обязанностях проектного менеджера обеспечить это.
К тому же, его опыт позволяет минимизировать непредвиденные и оттого неизбежные ошибки в ходе работы над проектом. Проджект-менеджер со стажем может лучше прогнозировать потенциальные проблемы, находить решение для выхода из сложных ситуаций и делать это наиболее эффективно с сохранением бюджета и сроков проекта.
Дело в том, что опытному специалисту удаётся поработать на множестве проектов и с большим количеством клиентов из разных сфер бизнеса. Даже если заказчики из одной сферы и являются между собой конкурентами, всё равно каждый из них абсолютно уникальный и со своими требованиями к однотипным работам. Т.е. любой проект — это всегда уникальная история, которая никогда не повторяется на все 100%. Всегда есть элемент новизны, несмотря на внешнюю схожесть проектов.
В некоторых компаниях даже на основе критерия опытности выстраивают градацию для профессии project manager и положения в иерархии компании. Менее опытные из них имеют приставку младшего, набивая шишки с разными заказчиками, они вырастают до старшего или даже до статуса, когда уже занимаются управлением группой проектов. Разносторонний опыт и компетенции проджект-менеджера помогают компаниям преодолевать сложности проекта и уверенно двигаться вперед к результату.
Не последнюю роль играет то, что опыт проджект-менеджер положительно влияет на точность оценки сложности проекта и планирования работ по нему, что позволяет лучше подбирать исполнителей в команду, взаимодействовать и мотивировать их.
Менеджер проектов: профессия с запасом актуальности
Обратимся к статистике: на момент публикации этой статьи на hh.ru размещено около 15 тысяч вакансий проджект-менеджеров. Эта профессия требует самых разнообразных знаний, но при этом многие работодатели готовы рассматривать кандидатов без специального образования — на стартовые позиции ассистентов проджект-менеджеров или младших руководителей проектов.
Давайте разберемся, какие нюансы есть в профессии проджекта и с каких шагов стоит начать, если вам интересно это перспективное направление.
Надо сказать, обладая квалификацией руководителя проектов, можно работать в очень разных сферах — от издания книг до создания новых продуктов в нефтегазовом секторе, от SMM до ИТ.
Основная обязанность проджект-менеджера — довести идею до реализации в срок, используя выделенные для этого ресурсы. Для этого он составляет план работ, организует команду и выстраивает процесс так, чтобы он соблюдался и был выполнен в срок.
Какие навыки наиболее важны для менеджера проектов
Андрей Шувленов, руководитель проектов из компании Devexperts, считает, что один из ключевых навыков успешного проджект-менеджера — это готовность постоянно учиться (концепция life-long-learning). «Как и с почти любой другой профессией, для того чтобы стать проджектом, нужно обладать мышлением, трудолюбием и постоянно практиковаться, учиться. Если вам кажется это немного абстрактным и уж больно знакомым, то вам не кажется. Однако это основа, которая позволит вам стать кем вы пожелаете, в том числе и менеджером проектов. Этой основы достаточно, чтобы начать. Кроме этого, назову самые разнообразные навыки коммуникации. Ведение переговоров с заказчиком, налаживание отношений внутри команды, даже получение необходимых ресурсов для проекта от своей же компании — это регулярные примеры, где soft skills обеспечат успех вашему проекту, а значит, и вам. Привычка фиксировать коммуникацию в письменном виде облегчит работу».
Инна Чернышова, менеджер проектов в международной компании, добавляет, что есть еще один важный ингредиент — качество этой коммуникации: «Это способность формировать партнерские отношения в процессе работы над проектом, самоорганизация, целеустремленность, стратегическое мышление. Культивация этих качеств позволит сделать рабочий процесс продуктивным и комфортным для вас, членов команды и ваших заказчиков и прямых руководителей. Именно от поддержки и уважения часто зависит движение и успешное завершение проекта».
С какими трудностями сталкиваются начинающие проджект-менеджеры
Надо сказать, что даже если менеджером проектов вы стали эволюционно — пройдя несколько ступеней в компании и обладая уже определенным жизненным и организационном опытом, — это вряд ли застрахует вас от типичных ошибок этой профессии.
По наблюдениям Инны Чернышовой, в той или иной степени этим страдает большинство начинающих экспертов:
«Разговор о скиллах проектного менеджера невозможно начать, игнорируя основные “болезни” профессии. Те, кто никогда не был менеджером, не подозревают, как их легко подхватить. Вот краткий список “симптомов”, которые с ужасом обнаруживают или, что хуже, не обнаруживают у себя практикующие менеджеры проектов.
На эти пункты важно обратить особенное внимание и в начале карьеры заручиться поддержкой опытного наставника или ментора, к которому можно прийти за разбором своих рабочих ситуаций и на основании его профессионального мнения корректировать свое поведение.
От хорошего к великому
Если вы приобрели крепкую «базу» в виде компетенций и смогли преодолеть типичные «болезни» профессии, это еще не означает, что вы станете суперуспешным проджектом, в команду которого мечтают попасть. Что отличает просто нормального менеджера от очень хорошего? По мнению Инны Чернышовой, это сразу несколько довольно важных моментов:
«Основным мерилом происходящего в проекте мне представляется ответ на вопрос “как сделать проекту лучше”. Успех проекта — это доставка результата в срок, в нужном объеме и в пределах оговоренной стоимости, а также удовлетворенность заказчика, — хорошо бы, чтобы это все являлось приоритетом работы менеджера.
Это совсем не означает, что ресурсы должны использоваться на пределе, например, чтобы сдать проект раньше срока. Тогда со стопроцентной вероятностью они довольно быстро выгорят/уволятся, и тогда проект просто не будет завершен, либо его качество окажется крайне низким.
Успех проекта на практике означает, что менеджер филигранно балансирует между планированием, постоянным отслеживанием прогресса проекта, борьбой с рисками и зависимостями, выборочным ускорением на том или ином отрезке работы и настроем команды.
Важный компонент успеха этого баланса — оставлять свободу выбора членам команды, как делать ту или иную работу. Ведь это вы их наняли — специалистов, которые умеют делать продукт / оказывать услуги. Это они сейчас востребованы, вот и позвольте им сделать работу, они ведь учились и практиковались и гарантированно сделают это лучше, чем вы. Когда есть свобода выбора, люди хотят достигать проектных результатов, даже если для них это просто разработка рядовой фичи.
Именно качество менеджмента выходит на передний план борьбы за таланты и является важной составляющей ценностного предложения. Важно не только, как вы управляете проектом, но и как вы при этом обращаетесь с участниками проекта. Зачем это знать менеджеру? А чтобы с ним хотели сотрудничать другие участники проекта, даже если они в нем участвуют лишь косвенно, например, снабжают данными для интеграции второстепенных сервисов».
Как становятся проджект-менеджерами
Из своей практики могу сказать, что стать менеджером проектов можно двумя путями:
Хотя бывает и так, что вы со студенческой скамьи знаете, чем хотите заниматься, и тогда можно сразу искать работу в этой сфере, начиная с начальных позиций.
Так, например, получилось у Анастасии Борисюк, ведущего менеджера проектов в «Актион Технологии», автора телеграм-канала «Кнопка Хорошо»: «Если хочешь быть проджектом — становись проджектом. Я считаю, что обходных путей здесь искать не надо. Чтобы стать менеджером проектов, не нужно идти в разработку и потом “переходить в соседний отдел”. Если ты уже разработчик / тестировщик / кто-то из ИТ и хочешь попробовать что-то новое, то переход — это хорошая возможность. Я знаю людей, которые поступили именно так, когда в своем направлении выгорели. Эти люди уже знали, что такое ИТ, разработка проектов и продуктов, перед ними стояла задача стать хорошими менеджерами и сменить обстановку.
Если опыта нет, человек только вышел из университета или окончил курсы, то прекрасный вариант — идти стажером/джуниором на проджекта. Это лично мой путь, я училась на матфаке и пошла стажироваться в ИТ-компанию по разработке ПО на заказ. Я тогда почти ничего не знала об этой профессии, но понимала, что нужно будет постоянно развиваться. В общем-то, главное начать, а дальше начинается круговорот получения опыта работы с заказчиком, командой, написанием бизнес-требований и другими штуками, которыми занимается проджект менеджер.
Есть мнение, что неплохо заходить в ИТ через ручное тестирование и потом выбирать, куда пойти дальше — разработка или менеджмент. Я лично его не поддерживаю. В тестировании и так очень много куда развиваться, а набить шишки на проектах можно сразу в той роли, в которой вы видите себя».
Вопросы для самоподготовки
Итак, вы решились попробовать себя в управлении проектами и даже нашли несколько симпатичных вакансий. Что вас будет ждать на интервью? Антон Волков, менеджер по подбору талантов, считает, что вот этот небольшой список вопросов позволит вам лучше подготовиться к встрече:
❶ Какие методологии управления проектами вы знаете?
❷ Расскажите о любом pet-проекте, который у вас был (от запуска мобильного приложения до планирования домашней вечеринки).
❸ Что такое «тройное ограничение», или «треугольник управления проектами»?
❹ Приведите пример какого-то рабочего конфликта и расскажите, как вы его решали?
❺ От чего зависят сроки проекта? Что делать, если по каким-то причинам команде нужно больше времени на работу, а вы уже пообещали заказчику релиз к определенной дате?
❻ Как оценить задачи на проекте и для чего это делать?
❼ Как вы будете действовать, если заказчику не понравится результат работы?
❽ Что делать, если два сотрудника в вашей команде спорят о каком-то из этапов проекта — и вы понимаете, что этот спор может повлиять на сроки?
➒ Что такое «система контроля версий»?
➓ По каким параметрам можно оценить работу проектного менеджера?