что такое техническая спецификация на продукцию

Спецификация на поставку товара

Формирование спецификации на поставку товара происходит только после заключения договора поставки. Документ не является самостоятельным, а служит приложением к договору, являясь его неотъемлемой частью. Спецификации имеют довольно широкое распространение (особенно в торговых компаниях), даже несмотря на то, что они не являются обязательными к применению.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Зачем нужна спецификация

Любой договор, в том числе и договор поставки, включает в себя ряд определенных данных:

Как правило, договоры стандартны и в них не всегда прописываются конкретные наименования продукции, что чаще всего связано с тем, что ее объем может быть достаточно внушительным. И здесь на помощь приходит специальное приложение к договору – спецификация.

Спецификация также составляется в письменном виде и дает полное представление о перечне товаров или материалов, их единице измерении, количестве, сортности, виде, назначении, а также прочих характеристиках и особенностях.

Наиболее актуальна спецификация, когда речь идет о договоре длительного периода действия, на основании которого товарно-материальные ценности будут поставляться от поставщика к потребителю не один раз.

Сколько спецификаций может быть к одному договору

Количество спецификаций к одному договору поставки ничем не ограничивается.

На каждую партию товара может составляться отдельный документ. Каждый раз, после подписания его сторонами, он становится еще одной неотъемлемой частью основного договора.

Кто формирует спецификацию

Непосредственная обязанность по составлению документа лежит на работнике предприятия, которое является поставщиком – это может быть менеджер/руководитель отдела, в ведении которого находится договор поставки, юрисконсульт или другой сотрудник. Главное условие, чтобы этот человек знал все тонкости основного документа, имел точные сведения о поставке и знал, как правильно оформить спецификацию.

Как составить спецификацию, образец

На сегодня нет унифицированной формы спецификации, так что сотрудники организаций и предприятий могут составлять ее в произвольной форме или, если в компании есть разработанный и утвержденный шаблон документа – по его образцу. Главное, соблюсти всего два основных условия: по своей структуре она должна отвечать некоторым стандартам делопроизводства, а по содержанию – включать в себя ряд определенных данных.

В «шапку» спецификации следует внести:

Вторая часть бланка является основной. Выглядит она практически всегда в виде таблицы, куда включаются следующие сведения:

При необходимости таблицу можно дополнить и другими дополнительными данными.

Затем под таблицей не лишним будет вписать условия оплаты продукции по данной спецификации (они могут соответствовать условиям договора, а могут быть измененными – в зависимости от обстоятельств).

На что обратить внимание при оформлении спецификации

Спецификацию можно оформлять на фирменном бланке организации или же на простом чистом листе бумаги любого удобного формата, причем как в рукописном виде, так и напечатав ее на компьютере.

Только одно условие требуется соблюдать неукоснительно: бланк должен содержать подпись руководителя компании-поставщика или его ответственного представителя, а также подпись сотрудника организации – потребителя.

При этом, их автографы должны быть только «живыми» — использование факсимильных подписей, т.е. отпечатанных каким-либо методом не разрешается, за исключением ситуаций, когда договор заключается «удаленно, а предприятия имеют официально зарегистрированные электронные цифровые подписи.

Заверять спецификацию с помощью печатей, сейчас строгой необходимости нет — проштамповывать ее нужно только в том случае, если применение штемпельных изделий прописано в нормативно-правовых актах организаций.

Спецификация оформляется в количестве двух идентичных по тексту и равнозначных по праву экземплярах – по одному для каждой заинтересованной стороны. После формирования и визирования информация о документе вносится в специальный журнал учета договоров.

Можно ли вносить изменения

К спецификации по закону применяются те же нормы и требования, которые устанавливаются к договорам (поскольку они являются их частью).

Это значит, что при необходимости, на любом этапе, готовую спецификацию при взаимном согласии сторон можно отредактировать. Допускается также расторгать ранее составленные и завизированные спецификации и формировать новые.

Как, где и сколько времени хранить документ

Спецификация весь период актуальности должна лежать в отдельной папке, вместе с договором, неотъемлемым приложением к которому она является. Срок хранения документа определяется либо законодательством РФ, либо локальными актами фирмы.

Как передать спецификацию партнеру

Способ передачи спецификаций устанавливается обычно такой же, какой используется для договоров:

Вы ещё помните? Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Источник

Что такое спецификация: для чего нужна, виды, правила заполнения

Спецификация – это простыми словами подробная инструкция по выполнению работы или использованию материала. Какова ее роль, как правильно оформить, покажем на конкретных примерах.

Что такое спецификация

Это документ, в котором указываются составные части предмета, технологии либо услуги, их наименование, количество, ценовые показатели. Он прилагается к основному договору.

Назначение

Спецификация используется предприятием-производителем при создании рекламы своих изделий, а также является неотъемлемым компонентом в договорной практике. В договоре указываются объемные показатели, а подробный перечень ассортимента расшифровывается в приложении. Изучив содержание спецификации и чертеж устройства либо описание технологического процесса, покупателю легко проверить наличие и назначение комплектующих деталей.

Разновидности

Слово «спецификация» означает в переводе с латинского «разновидность». В народнохозяйственном комплексе составляется множество ее видов. Например, при:

Разделы, общие для всех разновидностей спецификаций:

Спецификация к договору поставки

Приведем конкретный пример, для чего нужна спецификация к договору поставки товара. Чтобы не перегружать основной документ, перечень реализуемой продукции делают в приложении к нему. С целью приобретения более надежных партнеров, лучше договорные поставки оформлять на более длительный период и получать товар поэтапно. Тогда приложения составляются на каждую отдельную поставку, в них по взаимной договоренности могут быть внесены изменения.

Один договор может иметь неограниченное число спецификаций.

Их номера проставляются в договоре и наоборот. Документы подписывают руководители компаний-поставщика и покупателя. Их исполнение обязательно для всех. Если поставки срываются и фирма-покупатель по этой причине несет убытки, возможно принятие соответствующих мер.

Образец приложения по договору поставки. Скачать бланк можно далее.

к Договору №_______

от «___» __________ 201_ г.

Спецификация на поставку товаров №

руб.1.Парта ученическая2000Шт.2004000002.Стол учительский50Шт.300150003.Шкаф для учебного кабинета20Шт.4008000Итого: – 503910 руб.

в т.ч. НДС 18% – 8910 руб.

Оплата производится в 2 этапа:

Поставщик Покупатель
М.П.Подпись/дата М. П. Подпись/дата

Техническая спецификация

В данном виде документа перечисляются комплектующие детали сборочной конструкции или узла. В случае коммерческих сделок указываются стоимостные и количественные параметры. На предприятии ее используют при изготовлении технической документации.

Форма

Регламентирующего акта для написания спецификации нет. Каждая фирма может издать свой шаблон бланка в свободной форме. На практике чаще всего применяется табличный вариант.

Разделы

Составление юридического документа, связанного с материально-техническими ценностями, требует особого внимания, опыта и знаний. Любая упущенная мелочь может дорого стоить. Определяющими и обязательными для заполнения приложения являются:

Как заполнить

Основное содержание спецификации находится в таблице. Правила ее заполнения несложные:

Сотрудник, которому поручено сделать приложение к договору, обязан в деталях знать его требования, обладать достоверными данными по поставляемым объемам и ассортименту, уметь грамотно составить нужную спецификацию.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Счет-договор – что это такое

Бланк акта возврата товара поставщику

Справка ветеринарная по форме 4

Доверенность на получение ТМЦ

Образец договора цессии: договор уступки права требования

Источник

Техническая спецификация. Что это такое и как составить?

Договорные отношения сторон не заканчиваются составлением и подписанием основного соглашения. В некоторых случаях, полно и объективно, невозможно выразить все тонкости и нюансы предстоящей сделки в одном документе. В таких ситуациях, законы нашей страны позволяют изготавливать дополнительные документы.

Если мы рассматриваем в качестве основного документа договор, то дополнительными документами к нему будут являться приложения, которые являются составной и неотделимой частью документального оформления сделки. Одним из таких приложений может являться разновидность технической документации.

Техническая спецификация может изготавливаться в виде

— математических вычислений и иной подобной информации.

Перечисленными выше документами могут устанавливаться обязательные требования к результату работы. Отступление от них может привезти к тому, что выполненная работа может быть не принята заказчиком. Технические расхождения конечного результата с информацией изложенной в прилагаемых технических обоснованиях, приведут к тому, что денежное вознаграждение исполнителю не будет выплачено. Более того, в соответствии с условиями ранее подписанного договора, с нерадивого исполнителя могут быть дополнительно взысканы штрафные санкции за неисполнение или некачественное исполнение заказа в срок.

Любое внесения изменений и дополнений в утвержденную сторонами техническую документацию должно быть удостоверено в виде письменного дополнительного соглашения. Такой документ подписывают представители сторон и он становится обязательным для исполнения в рамках основного договора.

Если, по различным причинам, спецификация к договору будет признана недействительной, то это не порождает недействительности всего договора. В тоже время, расторжение основного документа делает недействительным и прилагаемую к нему спецификацию.

В некоторых случаях, прилагаемая техническая документация подлежит обязательному дополнительному утверждению в государственных и негосударственных контролирующих органах надзора (в сфере строительства, архитектуры, экологии и других). Если такой этап обязателен в связи с действующим законодательством, то его несоблюдение сторонами может привезти к незаконности выполнения действий в рамках основного договора.

На нашем сайте Вы можете найти различные образцы спецификаций и скачать их абсолютно бесплатно. Для этого нами создан раздел «Образцы документов». Дополнительная юридическая информация рассматриваемой тематики находится на странице «Вопрос-ответ». При необходимости, мы оказываем помощь в индивидуальном порядке. Желаем вам удачи!

Источник

На что обратить внимание при составлении спецификации, какие существуют при этом “подводные камни” и тонкости рассказывается в данной статье.

Как правило, к любому договору поставки или иному аналогичному документу прилагается письменное приложение. Оно называется “спецификацией к договору”, оформляется в двух экз. (по числу подписантов) и является обязательным к составлению.

Для чего требуется

Большинство договоров поставки лишь очерчивают контуры подписываемого соглашения, то есть являются рамочными.

На практике это выражается в лаконичном тексте самого договора, в котором лишь указывается, что продавец собирается поставлять, а покупатель приобретать.

Однако закон требует, чтобы предмет поставки был обязательно оговорен. А именно: наименование товара, количество и ассортимент.

Поскольку предмет поставки в процессе сотрудничества может неоднократно меняться, то, чтобы каждый раз не перезаключать основной договор, меняют лишь его спецификацию.

Иными словами, рамочный договор подобен работающему годами принтеру, в котором при необходимости заменяются лишь картриджи.

Какие данные указываются в спецификации

Поскольку на сегодня единой формы нет, в самом договоре указывается конкретный образец спецификации. Как правило, она составляется в виде таблицы, в которой присутствуют:

— ссылка на соглашение, которому она принадлежит, порядковый номер (если спецификаций несколько);

— указание всех товарных позиций в соответствии с пунктами пронумер-го списка;

— описание каждой в соответствии с общепринятой номенклатурой и тех. характер-ми;

— единицы измерения, кол-во, цена одного экз-ра и сумма по каждой позиции;

— итоговая сумма по специф-ции без НДС и с НДС;

— наименования, юрид. названия, адреса сторон;

— налог. и банк. реквизиты;

— подписи уполномоченных лиц сторон, заверенные мокрыми печатями.

Также в спецификации четко оговариваются временные рамки и условия (вплоть до мельчайших деталей) поставки. Определяются формы расчетов, валюта, период оплаты, вид транспорта и место разгрузки, качественные гарантии и условия ответственности.

Иными словами, общие моменты договора поставки конкретизируются в спецификации.

Важный нюанс: названия, которые, в так называемой, ассортиментной номенклатуре указаны на другом языке или латиницей должны быть точно также указаны в спецификации. Их перевод не допускается.

Можно ли обойтись без спецификации

Несмотря на то, что спецификация является необходимым приложением, случается, что договор заключается без нее. Аргумент: спецификация дублирует товарную накладную.

Пренебрежение спецификацией чревато неприятностями для поставщика, так как товар не будет считаться переданным другой стороне на основании договора, со всеми вытекающими последствиями. Например, в этом случае покупатель будет вправе не оплачивать товар. Более того, он может вернуть его поставщику через некоторое время с требованием возместить расходы на хранение.

В случае судебного разбирательства, такой договор будет считаться незаключенным, по причине отсутствия документа, подтверждающего факт согласования по количеству, качеству и срокам поставки.

На какие пункты спецификации следует обратить особое внимание

Каждый пункт договора и прилагаемой к нему спецификации являются важным, но особенно рекомендуется обратиться внимание на следующие:

● Пункт о качестве поставляемого товара. Он может стать неприятной неожиданностью как для покупателей, так и для поставщиков. Особенно, когда оговариваются специфические требования по качеству. Так, достаточно лишь за фразой, оговаривающий качество товара (например, “согласно ГОСТУ”), поставить другую, начинающуюся со слов “при этом”, чтобы полностью изменить смысл предыдущей. Можно добавить любую не соответствующую российским стандартам характеристику (например, уровень жирности и т.д.). Вариантов много. Покупатель может требовать различных преференций, вплоть до снижения цены. С другой стороны, конкретные требования к качеству дисциплинируют и поставщика. В любом случае, это пункт следует изучать в числе первых.

● Цена товара. В спецификации должно быть оговорено, из чего она складывается кроме стоимости самого товара. Например, стоимость его доставки до покупателя, установку (для оборудования), стоимость упаковки, погрузо-разгрузочные работы, страховку, оформление сопроводительных док-в. Чтобы избежать дополнительных расходов для обеих сторон, в цену должны быть включены все предполагаемые расходы.

● НДС. Также рекомендуется указывать процент и сумму НДС. Некоторые компании могут работать по упрощенной схеме налогообложения и не платить НДС.

● Срок передачи товара. Для того, чтобы избежать ситуации, когда товар поставляется в ненужный или неудобный для покупателя момент, необходимо обратить внимание на график поставок. Желательно, чтобы он был по возможности максимально детализирован: какой товар и в какой срок доставляется, возможна ли его досрочная поставка и т.д.

● Комплектность товара. Особенно этот пункт актуален для технически сложных изделий. В нем должно быть оговорено, какие компоненты входят в состав товара, а также действия сторон на случай его некомплектности. Например, уменьшение цены, компенсация расходов, срок допоставки или исправления и т.д. В первую очередь данный пункт важен для покупателя, так как защищает его интересы.

● Срок годности товара. Этот пункт особенно важен, когда товар приобретается с целью дальнейшей реализации. Тем более, если предполагается цепочка поставщиков. Так, например, имеет смысл добавить указание, что товар должен быть поставлен за конкретное кол-во дней до истечения срока годности.

● Гарантийный срок. Хотя закон оговаривает такой срок двухлетним пределом, стороны вправе установить любой срок действия гарантии. Однако, если установленный ими срок будет менее двух лет, покупатель все равно сохраняет за собой право на предъявление требований к поставщику по поводу качества товара в течение оговоренного законом срока.

Время, потраченное на детализацию всех сопутствующих договор документов (особенно его спецификацию), в последствии может окупиться сторицей и избавить стороны от возможных финансовых и моральных потерь.

Обращайтесь к специалистам

Так, обратившись в компанию “РосКо”, которая предоставляет широкий спектр услуг, а именно: юридические, аудиторские, аккредитационные, бухгалтерские, регистрационные, кадровые, Вы можете быть уверены, что составленные при нашем профессиональном участии документы будут соответствовать всем необходимым требованиям и гарантированно уберегут Вас от любых неожиданностей.

Источник

Контрактное производство

Косметических средств, БАД к пище, фасовка пищевой продукции.

Спецификация

В рамках организации контрактного производства и подтверждения работающей системы качества необходимы внутренние спецификации предприятия. Спецификация является обязательным документом к договору на контрактное производство продукции.

Спецификация – документ, в котором включены все требования по соответствию оборудования, инженерных систем, персонала, а так же помещений, готовой продукции, сырья и материалов, используемых или получаемых в процессе производства. В спецификацию внесены критерии для оценки качества.

Основанием для разработки спецификаций является:

— внедрение в производство новых видов сырья;

— упаковочных и вспомогательных материалов;

— выполнение технического задания на разработку нового вида продукции, оборудования, сырья.

Спецификации являются основой внутреннего контроля качества контрактного производства.

Разрабатываются и заполняются следующие виды спецификаций:

— упаковочные и вспомогательные материалы;

— на не расфасованные продукты и полупродукты;

— на готовый продукт;

— на производственные помещения и зоны;

— на инженерные системы и оборудование.

Обязательными для заполнения являются спецификации на исходное сырье, упаковочные и вспомогательные материалы, на не расфасованные продукты и полупродукты, на готовую продукцию.

Эти спецификации являются необходимыми приложениями к договору на закупку сырья или материалов, оборудования, а также к договору на контрактное производство.

Основными разработчиками спецификаций являются следующие отделы: технологический и отдел контроля качества.

Технологический отдел разрабатывает спецификации на используемоё сырье, полупродукт и выпускаемую готовую продукцию.

Отдел контроля качества разрабатывает спецификации, на вспомогательные и упаковочные материалы.

Спецификация является универсальным документом, поэтому остальные подразделения предприятия разрабатывают спецификации по своим направлениям (инженерные системы, оборудование, закупки сырья и материалов и т. д.)

Для обеспечения идентификации спецификации при проведении внутреннего контроля качества и удобной работы сотрудникам предприятия спецификациям присваивается код и названия.

Название спецификации устанавливается лицом, ответственным за заполнение с учетом названия указанного в документах (например: технические условия, сертификат соответствия, свидетельство о государственной регистрации и т.д.).

Присваивать код имеет право назначенное руководителем подразделения ответственное лицо, которое ведет учет спецификаций по видам спецификаций в журнале спецификаций.

Код спецификации может иметь следующую структуру:

Х – вид деятельности (например: К-косметика, Б-производство биологически активных добавок к пище и т.д.)

YY – объект специфицирования (например ГП – готовый продукт;

ПП – полупродукт; С – сырье; У – упаковка)

00000 – цифры, обозначающие номер по порядку в разделе «Объект специфицирования».

Оформляется спецификация в соответствии с внутренними стандартами предприятия.

Необходимо особо тщательно разрабатывать, подготавливать, проверять спецификации, а также аккуратно и правильно вести документацию.

Оформление спецификаций может быть разным в зависимости от назначения, но есть основные разделы которые должны быть внесены.

Верхний колонтитул содержит следующую информацию: название фирмы, тип документа, подразделение-разработчик, код документа, количество страниц, редакция, название документа.

Например:

«Косметический продукт», объем мл

Договор № 01 от ЧЧ.ММ.ГГГГг

ДолжностьФамилия И.О.ПодписьДатаРазработалСогласовал

Спецификации на сырье и материалы – это документы, в которых показатели регламентируется, в соответствии с которыми проверяется качество поступающего сырья и материалов.

Содержание спецификации на сырье:

— характеристика сырьевого компонента;

Спецификация на готовую продукцию – это документ, в котором регламентируется показатели, по которым проверяется качество выпускаемого полупродукта и готовой продукции.

Содержание спецификации на готовую продукцию:

— название, номинальное количество;

— нормативные документы (НД);

Утверждение и подписание документов осуществляется соответствующими определенными на предприятии лицами.

Сотрудник, разрабатывающий спецификацию, передает ее на согласование и утверждение. В согласовании обязательно участвует руководитель подразделения-разработчика документа, руководители заинтересованных подразделений. Утверждает генеральный директор или лицо, назначенное в установленном порядке, и генеральный директор заказчика или доверенный представитель заказчика, подписывающий договор подряда на контрактное производство продукции.

Подразделение-разработчик ведет учет спецификаций.

Подразделение – разработчик также занимается актуализацией спецификаций. Изменения вносятся при введение новой или оптимизации старой технологии производства, упаковочных и вспомогательных материалов, дизайна, введением нового оборудования.

Экземпляры оригиналов спецификаций принадлежащих контрактному производству хранятся в подразделении-разработчике, остальные оригиналы спецификаций хранятся у контрагентов. Спецификации являются неотъемлемой частью договора на контрактное производство продукции.

Источник