Отчёт с бизнес-завтрака 12 марта «Travel-поддержка руководителя»
Как организовать Travel-поддержку для вашего руководителя и без лишних проблем отправить его в отпуск, путешествие или командировку? Что должен предусмотреть персональный ассистент для комфортной поездки? С какими сложностями Вы можете столкнуться? Эти и многие другие вопросы мы обсудили на нашем бизнес-завтраке 12 марта в Chefshow.
Travel-поддержка – одна из основных обязанностей любого личного помощника. И чаще всего именно в этой сфере у ассистентов возникает много вопросов. Чтобы организовать поездку своего руководителя и избежать проблем, нужно предусмотреть множество факторов.
Организацию любой поездки разложила по полочкам наш спикер, бизнес-ассистент Инвестиционной компании АРГО, спикер конференции PA DAY 2016 – Елена Абдулаева. Лена предложила участникам сформировать свой собственный чек-лист по подготовке путешествия. Включите в него все пункты до мелочей, и будьте уверены, что теперь всё под контролем! Для надежности во время поездки руководителя всегда имейте при себе всю информацию и обязательно распечатайте ключевые моменты для вашего босса, пусть он также возьмет ваш список с собой!
Мы перечислим основные пункты travel чек-листа:
1. Транспорт: стоимость билетов, бонусные программы авиакомпаний, возможные пересадки,
быстрое прохождение процедур в аэропорту.
2. Проживание: бронирование, программы лояльности отелей, консьерж-сервис.
3. Виза.
4. Страховка.
5. Трансфер: каких сюрпризов можно ожидать от местных водителей?
6. Расписание встреч.
7. Денежные средства, связь: кредитки и наличные, роуминг.
8. Здоровье в путешествии: лекарства, питание в самолете.
В феврале этого года в журнале «Секретарь-референт» у Лены вышла большая статья, посвященная организации поездок руководителя. Редакция любезно предоставила несколько экземпляров данного издания для самых активных участников встречи!
.JPG» alt=»text Travel 1203 »/>
О всех возможностях путешествий по железной дороге рассказал Александр Львов — заместитель генерального директора по развитию «РЖД Тур».
От Александра мы узнали:
— о преимуществах организации путешествий VIP-персон железнодорожным транспортом,
— как путешествовать и эффективно проводить время. Как организовать работу и отдых уже на борту поезда?
— сюрпризы в дороге. Необычные истории наших VIP клиентов.
Фотоотчёт бизнес-завтрака «Travel-поддержка»:
По требовательности и нетерпеливости в тревел-поддержке русские боссы лидируют
Работать личным помощником руководителя — это как проживать две жизни за раз: его и свою. Такой специалист полностью погружен в бизнес и личные дела босса и его семьи, организацию быта, уход за домом или домами, покупки неожиданных вещей по всему свету и их доставку в разные уголки мира, координацию работы водителей, охраны, домашнего персонала, коммуникацию с родственниками по разным вопросам и, конечно же, оказывает им всем тревел-поддержку. И так круглые сутки.
Требования к функционалу ассистента, объему его работы, вовлеченности в проекты, участию поездках, а также графику 24/7, на мой взгляд, не имеют региональной специфики. Скорее можно говорить о том, что есть боссы, которые делегируют и требуют больше, а есть те, кто с трепетом относится к личному пространству и жизни ассистента и не спрашивает ночью то, что можно спросить в рабочее время.
Знакомый ассистент из цюрихской юридической фирмы рассказывает, что ее руководитель (швейцарец) звонит ей ровно в 8 утра — и ни минутой раньше. Если у него возникают сложности в выходные с поездкой, которую она организовала, он не будет ее беспокоить, а обратится в авиакомпанию или найдет информацию на сайте отеля. Другой знакомый ассистент бизнесмена в Женеве едва успевает выкраивать время на отдых, так как сопровождает руководителя в поездках и на конференциях, а также готовит ему материалы к встречам.
Или еще случай. Помощница вице-президента одного крупного оператора в области частной авиации развивает свой собственный проект внутри компании — программу лояльности для маленьких пассажиров, однако ее руководитель не хочет сокращать ей нагрузку по прямым обязанностям. Тревел-поддержка совладельца авиаоператора становится кошмаром, когда в любом часовом поясе и даже в самолете он продолжает работать и вести дела удаленно по конференц-связи.
На форумах и в закрытых группах ассистенты из разных стран признаются, что, несмотря на профсоюзы, строгие требования местного законодательства и детально прописанные должностные обязанности, переработки и огромные нагрузки скорее норма, чем исключение. Это говорит о том, что работа с собственником бизнеса — особый стиль жизни и призвание.
Только в плане тревел-поддержки можно с уверенностью говорить о том, что русские лидируют по нетерпеливости, уровню требований и ожиданий скидок, запросам на персональный подход. Бизнесменов русского происхождения немало во всем мире, и каждый капризен по-своему.
Расслабленный персонал в таких южных странах, как Испания и Италия, может не всегда отвечать на письма, особенно не на их родном языке. Именно в такие моменты ассистенту пригодится хотя бы минимальное знание местного языка, не только английского.
В странах вроде Франции и Швейцарии работники отелей и консьерж-сервисов стремятся угодить своим клиентам и выполнить любой их каприз, но не всегда готовы к тому, что гость хочет что-то прямо сейчас. По неизвестной ассистентам причине даже на срочное обращение здесь отвечают в течение суток (то есть завтра), а если позвонить по телефону — просят прислать запрос. В России такого не бывает! Срочный запрос решается по телефону.
Самая большая проблема для ассистентов — специализированные запросы в праздники. Однажды вечером 12 февраля я сделала письменный запрос в консьерж-сервис известного и дорогого парижского отеля на букет цветов для романтического праздника — Дня всех влюбленных. Каждые два часа я получала ответ, что мой запрос получен и будет обработан. В какой-то момент мой руководитель решил, что хочет определиться с цветами, но ответа от консьержа по-прежнему не было ни на мои звонки, ни на письма.
Закончилось тем, что я получила нагоняй за нерадивость, мой руководитель пошел к консьержу отеля и сам заказал цветы, а ответ на мой запрос пришел ночью, то есть тогда, когда он был уже совершенно не актуален. В гневе я обратилась к менеджеру отеля — у меня в голове не укладывалось, как они могли продолжить работать над моим запросом, если клиент уже дошел до них самостоятельно! В качестве извинений я получила из Парижа шоколад ручной работы и путеводитель с рекомендациями отеля по лучшим местам города.
Тревел-поддержка в поездках усложняется двумя факторами — регион и часовой пояс. В Азии трудно найти Mercedes, а сопровождение поездок в США для ассистента — круглосуточный марафон без сна и отдыха.
В одну такую поездку продолжительностью восемь дней мне приходилось ежедневно менять брони ресторанов, отелей и организовывать перелеты между городами. Мой руководитель с семьей путешествовал и хотел посмотреть новые места. Ночью я согласовывала с ним варианты размещения и рейсы, а потом их бронировала. Днем выполняла свои обычные обязанности. На следующую ночь он выбирал то, что мне удалось найти и забронировать, или просил подобрать другие варианты.
В один из таких перелетов случилась необычная накладка, которая не дала спать ни мне, ни оператору компании, через которую я заказывала самолет. В США, в отличие от стран Европы, пассажиру частного борта не предоставляют контактные номера телефонов команды. И когда пассажир хочет с ней связаться, он звонит ассистенту, ассистент — менеджеру брокера, а тот — локальному оператору. Обмен информацией происходит по этой цепочке до тех пор, пока клиент не узнает, что ему нужно. Мой руководитель, конечно же, был недоволен тем, что в календаре не было контактов команды и ему пришлось ждать ответы на свои вопросы.
Что я хочу всем этим сказать? Жизнь ассистента собственника бизнеса не слишком отличается от того, что вы видели в фильме «Дьявол носит Prada», это правда. И здесь лучше определиться сразу — готовы ли к роли Энн Хэтэуэй.
Краткое содержаниеВ помощь ассистенту руководителя: организуем бизнес-поездку своими силами (Часть 3)
Поделитесь статьей с коллегами:
Казнить нельзя, помиловать
Похоже, что именно так молвит внутренний голос заявителя на визу, когда тот оказывается перед стеной «Закона о въезде иностранных граждан в страну N». Разумеется, от того появится ли заветная марка в заграничном паспорте, зависит если не дальнейшая судьба компании, то, по крайней мере, отрицательное решение точно собьет компанию с тернистого пути к успеху.
Раньше было проще
Удивительно то, что еще лет 30 назад никто и не задумывался о визовом вопросе: при развитом социализме пределом мечтаний была поездка в Прибалтику, и только избранным удавалось заглянуть в «империалистический рай». Потом грянули 90-е, и поток бывших советских граждан хлынул в США, Польшу, Турцию, Испанию, Италию, Португалию и Грецию. Нас было так много, и так хотелось все увидеть (в том числе и реальную жизнь за рубежом), что постепенно требования к посещению того или иного государства значительно ужесточились. Но мы уже столкнулись с западной моделью бизнеса и также строим свой маленький капитализм в большой стране.
Капиталист – натура мобильная: чтобы развиваться, нужно двигаться. Искать новых партнеров и клиентов, общаться с профессионалами и обмениваться опытом, выводить компанию на международный рынок. А тут какие-то визовые центры, онлайн анкеты, очереди (!) и собеседования. Нет-нет, проще доверить деловые переговоры тем, кто на этом собаку съел.
Согласна, что не привыкли мы работать с посольствами, потому что не было у нас такой практики. Пожалуй, самостоятельно открыть визу возможно, если приложить чуть-чуть усилий и выделить немного времени. Давайте попробуем разобраться.
Типы виз
Они бывают транзитные, туристические, студенческие; для поездки на выставочное мероприятие необходима коммерческая или служебная, реже туристическая виза. Одним словом, причина вашего визита — официальное приглашение компании-резидента страны, куда Вы направляетесь. Это первоочередной фактор, согласно которого вы движетесь по направлению к Посольству государства N. Далее определитесь с тем, на какой срок вам понадобится виза и как часто вы намерены бывать за пределами России; возможно, выставка не единственный повод съездить за границу и, в силу сотрудничества с иностранными фирмами, вы часто выезжаете на переговоры, совещания или конференции. Тогда можно подать прошение, например, о Шенгенской годовой мультивизе, и принимающей стороной выступит Ваш партнер.джэорж
П о сути:
— однократная – один въезд — двукратная – двухразовое посещение — мультивиза – свободное перемещение Цифровые обозначения понимают таким образом: 30/90 – в течение 3 месяцев (так называемый коридор) пребывание в общем 1 месяц (30 дней) 60/90 – за 3 месяца разрешается находиться в стране 60 дней Для служебных мультивиз характерны 30-60-90/180-360.
Порядок действий
Запрашивать о праве нахождения в пределах той или иной страны желательно на максимальный срок, если позволяет приглашение её резидента, потому что решение может быть непредсказуемым. Это объясняется тем, что лимит пребывания определяется визовым офицером, в основном, субъективно, на основе пакета предоставленных заявителем документов. Ниже приводим стандартный список (учтите, что у каждого государства свои правила):
— 2-4 цветных фото на светлом/белом фоне (формат и фон различаются), 80 % лица, открытый лоб и уши, без очков; фото должно быть сделано не раньше, чем 4-6 месяцев назад;
— анкета с правдивыми и точными сведениями (заполняется часто сначала на сайте консульства и подается с личной подписью вместе с остальными документами). Принятый стандарт – заполнение на английском языке без каких-либо знаков препинания, так как при распечатке они некорректно отображаются;
— оригинал и копия официального приглашения, поскольку копия сверяется с оригиналом прямо в консульстве. Это письмо от делового партнера или организатора выставки, конференции, семинара с указанием причин и дат посещения, данные о спонсоре, т.е. какая из сторон финансирует поездку. Более того, желательно подкрепить сопроводительное письмо от Вашей компании;
— авиабилет в обе стороны и номер резервации отеля, где вы будете проживать. В связи с тем, что большинство авиабилетов – электронные, то достаточно распечатки маршрута с указанием данных агента. А вот весь период проживания в гостинице должен быть оплачен, что необходимо документально засвидетельствовать. Бронь, высланная он-лайн сервисами, не принимается, а только официальное подтверждение отеля (факс или отсканированная копия);
— справка с места работы на фирменном бланке компании со всеми реквизитами и действующими телефонами, или свидетельство о регистрации предприятия и все сопутствующие этому документы.
Для подачи документов в Посольство требуется предварительная запись (по телефону или при регистрации анкеты на сайте, тогда Вам присваивается индивидуальный регистрационный номер). Вам будет назначено время в один из дней приема, когда Вы приходите на подачу или личное собеседование. В первом случае во многих посольствах или визовых центрах допускается занос документов доверенным лицом – это может быть Ваш сотрудник, родственник, и зачастую имеющий на руках нотариально оформленную доверенность. Перед встречей с визовым офицером в ближайшем банке обязательно оплачивается визовый сбор, и чек подкрепляется к основному пакету. Если все в порядке, то вам сообщат о дате выхода визы и останется только лишь приехать за паспортом.
Отказы, или как правильно подготовиться
Если вы не преступали закон, не нарушали правил въезда/выезда какого-либо государства и не давали заведомо ложные сведения о себе, тогда главная ваша забота – правильно собрать документы, идти строго по списку и придерживаться требований к их оформлению. Как ни странно, причиной отказа нередко бывает фотография, не соответствующая стандарту. Плюсом послужит положительная история путешественника, но бояться абсолютной пустоты в заграничном паспорте тоже не стоит. Неплохо бы привести доказательства финансового обеспечения: наличие банковского счета с приемлемым остатком средств, письменное подтверждение факта владения недвижимостью или дополнительного дохода.
Такой набор поможет убедить работника Посольства страны N., что вы не намерены бросить всё и присвоить звание «моя вторая Родина» этой самой стране. На собеседование всегда приходите заранее, потому как существует единая очередь и 10:50 в талончике могут ни о чём не говорить. С визовым офицером говорите спокойно, не искажайте фактов и четко, без развернутого рассказа о делах ваших, отвечайте на поставленные вопросы. В сущности, будьте собой, и двери иностранного государства вам откроются 🙂 Вдруг вам отказали в выдаче визы, не отчаивайтесь, а непременно подавайте апелляцию, хотя визовый сбор не возвращается и придется пройти процедуру сбора документов еще раз. Тем более что с недавнего времени в посольствах некоторых стран обязаны объяснить причину.
На заметку: мнение профессионалов
Пятерка стран, рассматривающие документы на визы дольше всех: 1. Дания 2. Уругвай 3. Коста-Рика 4. Ангола 5. Сенегал
Лидеры по сложности оформления Шенгенской визы: 1. Испания 2. Голландия 3. Бельгия 4. Норвегия 5. Швейцария
Разумеется, не следует паниковать при подготовке к посещению вышеперечисленных государств; прислушайтесь к совету и тщательно, внимательнейшим образом готовьтесь к походу в посольства этих стран. А чтобы легче дело спорилось, заключительную часть блока статей о самостоятельной организации бизнес-поездки мы посвятим практическим советам по оформлению визы в основные страны.
Организация командировок руководителя
Одна из востребованных задач – организация командировок руководителя и его сотрудников.
ПОДГОТОВКА КОМАНДИРОВОК РУКОВОДИТЕЛЯ
В первую очередь, это означает организацию всех необходимых процессов и подготовку документов. Приоритет – сберечь время топ-руководителей и бюджет бизнес-структуры. Этому способствует четкий план служебной командировки и контроль его выполнения на всех этапах. Командировка руководителя не потребует много усилий от организаторов при наличии у них релевантного опыта.
Переговоры, конференции, деловые встречи с зарубежными партнерами, открытие новых филиалов – важная часть большого бизнеса. Для руководителя командировка предполагает новые возможности, готовиться к ней нужно заранее.
Имея аккредитацию в 15 посольствах и специальное структурное подразделение, ГК Аэроклуб окажет содействие и всестороннюю визовую поддержку руководителю и сотрудникам компаний.
Поездка руководителя может носить частный характер, сохранение конфиденциальности в этом случае гарантировано.
УСЛУГИ ДЛЯ КОРПОРАТИВНЫХ КЛИЕНТОВ
Предложения ГК Аэроклуб направлены на конструктивную реализацию всех запросов руководителя. Использование нашего программного продукта решает вопрос организации, поиска оптимальных предложений на авиа и железнодорожные билеты.
Как официальному представителю BCD Travel, нам доступны специальные тарифы в тысячах отелей по всему миру. Для руководителя и сотрудников компаний ¬– наших клиентов, предоставляются скидки в размере до 30 % от официальных цен. Комплексно это способствует контролю служебных расходов на поездку, экономии средств.
Взаимодействие с крупными международными компаниями, позволяет реализовать индивидуальные потребности клиентов, включая VIP-поездки.
Важный для руководителя аспект – высокий уровень безопасности и клиентская поддержка в экстренных ситуациях.
УПРАВЛЕНИЕ РАСХОДАМИ
Обращение к экспертам business travel влечет гарантированное сокращение расходов руководителя и самой компании на командировку.
ОБЯЗАННОСТИ МЕНЕДЖЕРА ПРИ ПОДГОТОВКЕ ВЫЕЗДА
ГК Аэроклуб предлагает своим клиентам индивидуальные программы сокращения расходов на командировки. Наши клиенты получают всю необходимую документацию для руководителя и бухгалтерии
Руководителя может заинтересовать обслуживание на платформе имплант/аутплант офисов.
Следует уточнить, какой статус придает сам руководитель командировке – организацию специального гардероба, согласования пребывания, оформления нестандартных документов и т.д.
Организация деловых поездок руководителя – задача для опытных специалистов. Ожидаемый эффект от бизнес-поездок достигается только путем грамотного планирования организационных вопросов.
Мы предложим и реализуем эффективные решения под любые Ваши задачи
Бизнес-завтрак «Travel-поддержка руководителя: командировки, отпуск, путешествия»
Расскажите друзьям о событии
Рекомендуемые события
Извините, регистрация закрыта. Возможно, на событие уже зарегистрировалось слишком много человек, либо истек срок регистрации. Подробности Вы можете узнать у организаторов события.
Как организовать Travel-поддержку для вашего руководителя и без лишних проблем отправить его в отпуск, путешествие или командировку? Что должен предусмотреть персональный ассистент для комфортной поездки? С какими сложностями Вы можете столкнуться? Подводные камни обсудим на нашем бизнес-завтраке!
Расскажите друзьям о событии
Своим опытом поделятся действующие персональные ассистенты и эксперты:
Елена Абдулаева бизнес-ассистент президента, Инвестиционная компания АРГО.
Александр Львов заместитель генерального директора по развитию «РЖД Тур».
Тема выступления: «Что такое «премиум» на железной дороге и почему VIP персоны предпочитают поезд».
Александр расскажет участникам завтрака:
— сложностях в работе с VIP-клиентами и публичными людьми,
— примеры нескольких интересных кейсов из практики, а также варианты их решения.
Посмотреть фотоотчёты с наших бизнес-завтраков можно здесь.
