что такое vat в инвойсе
Инвойс
Если работаете с иностранными контрагентами, рано или поздно столкнетесь с инвойсом. В статье расскажем, что это за документ и как с ним работать.
Что такое инвойс (сommercial invoice)
Инвойс используют только в международных сделках. В российской практике у него нет прямого аналога. По-нашему, это счет на оплату, в котором прописаны условия сделки. Иногда инвойс заменяет собой договор и акт.
С услугами достаточно прописать такое условие: «Полной или частичной оплатой счета-договора заказчик подтверждает, что все перечисленные ниже условия договора выполнены в полном объеме, в надлежащие сроки и с надлежащим качеством». Оплата будет означать, что заказчик принял работу, поэтому обмениваться актами не нужно.
Андрей программирует для зарубежных фирм. Он договорился с заказчиком, сделал сайт и отправил иностранной фирме инвойс. Иностранцы получили документ и перевели Андрею деньги. После этого сделка считается завершенной. Подпись заказчика не требуется.
Если продаете товары, скорее всего, одного инвойса не хватит и понадобятся другие документы. Это зависит от способа доставки. Уточните этот момент в транспортной компании или в поддержке банка.
Зачем нужен инвойс
Инвойс подойдет для небольших разовых сделок, но даже в этом случае для валютного контроля одного инвойса может оказаться недостаточно. Лучше позвонить в банк и уточнить, понадобятся ли другие документы.
Валютный контроль — это требование Центробанка. Вот как это работает: на ваш счет поступают деньги от иностранного контрагента, банк замораживает валюту на транзитном счете и запрашивает документы по сделке, в том числе инвойс. Чтобы получить доступ к деньгам, нужно предоставить документы в течение 15 рабочих дней.
Если сумма сделки меньше 200 тысяч рублей по курсу Центробанка, действуют упрощенные правила: достаточно заполнить специальную электронную форму банка, отправлять скан договора не потребуется.
Крупная сделка — когда вы платите больше трех миллионов или вам переводят больше шести миллионов рублей. В этом случае понадобится взять справку о подтверждающих документах и поставить контракт на учет.
Что такое проформа-инвойс (proforma invoice)
Проформа-инвойс — предварительный документ, который отправляют, если еще не согласованы сумма оплаты и условия поставки. Поэтому в нем могут быть не указаны окончательные цифры и сроки. Проформа не содержит требования об уплате. Такой документ понадобится, когда товар перемещают через границу без оплаты или когда покупатель вносит предоплату, а не платит всю сумму сразу. В остальном коммерческий инвойс и проформа совпадают.
Как заполнять инвойс
Инвойс заполняет тот, кто оказывает услуги или продает товар. Документ оформляют на языке заказчика, как правило, это английский. Для таможни понадобится экземпляр на русском. Можно составить сразу на английском и на русском.
Для услуг достаточно двух экземпляров. Для товаров рекомендуют отправлять 1 оригинал и 5 копий.
Хорошие инструкции по заполнению инвойса для товаров предлагают транспортные компании, например, TNT. На сайте DHL есть конструктор, который поможет составить инвойс по всем правилам.
Установленной формы у инвойса нет. Можно разработать свою и распечатать на фирменном бланке или на стандартном листе формата A4. Главное, чтобы в ней были обязательные поля:
Как описывать услуги и товар в инвойсе
Пишите подробно и без сокращений. Не используйте в описании общие фразы. Для услуг укажите цену элемента услуги, как выглядит результат.
Пример: подготовка макетов для сайта www.hellburg.io, для разделов «Чем заняться», «Новости», «Места», «Карты», «Календарь» в формате.psd. Стоимость часа работы — 20$. Общее количество часов — 80.
Если продаете товар, напишите названия модели, цвет, размер и характеристики. Чем дороже и сложнее товар, тем подробнее должно быть описание. Это важно для таможни и валютного контроля банка.
Полировальная машина «Снежинка» для обработки металлических материалов; модель S002, производство RU (Россия), серийный номер S/N PM-S002-F146896, 1 единица.
Вот на что стоит обратить внимание при описании товара:
В чём разница между инвойсом и счет-фактурой
Это совсем разные документы. Инвойс содержит требование об оплате и условия сделки. Счет-фактура нужен, чтобы отчитаться по НДС перед государством.
Важный момент: при импорте НДС платят все. Даже те, кто работает на УСН, ЕНВД и патенте. Но дело там не в счет-фактуре, а в таможенной декларации. Подробнее об этом мы написали в статье «Закупка товара за границей: НДС и таможенное оформление».
Новым ИП — год Эльбы в подарок
Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев
Чем чреваты ошибки в инвойсе
Ошибки в заполнении могут привести к задержки товара на таможне. Если затянуть валютный контроль, можно получить штраф до 100% от суммы сделки.
Статья актуальна на 02.02.2021
Получайте новости и обновления Эльбы
Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от компании СКБ Контур
Счета-фактуры и инвойсы — что это такое и когда применяются
Для того чтобы понять, что это такое — счет-фактура и инвойс, необходимо в первую очередь разобраться в определениях.
Инвойс — документ, оформляемый при международных поставках. Его часто называют счетом-фактурой, но по сути своей он совсем не соответствует тому счету-фактуре, которым оперирует российская бухгалтерия. На чем же базируется разница между счетом-фактурой и инвойсом?
По нормам, действующим в России, счет-фактура — это документ, возникающий при осуществлении облагаемых НДС операций и предназначенный для обоснования принятия в вычеты суммы налога, указанной в нем. Оформляет его продавец, и у него все оформленные при отгрузке счета-фактуры отражаются в книге продаж, итог которой отвечает сумме налога, начисленного за период к уплате в бюджет. Эту сумму он вправе уменьшить на объем налога, предъявленного ему поставщиками (этот объем сформируется у продавца в книге покупок), при условии что от поставщиков поступили счета-фактуры с выделенным НДС.
Таким образом, счет-фактура для российской бухгалтерии является документом налогового учета, ведущегося для целей исчисления НДС, уплачиваемого в бюджет или возмещаемого из него по итогам такого исчисления за налоговый период. Он же обосновывает правомерность выполнения бухгалтерской проводки Дт 68 Кт 19, фиксирующей в бухучете принятие налога, выставленного поставщиком, в вычеты. Никаких иных функций у счета-фактуры, применяемого в России, нет. Поскольку его оформление непосредственно связано с отгрузкой, его включают в комплект оформляемых для российских покупателей отгрузочных документов.
Инвойс, который применяется при оформлении международных отгрузок (в т. ч. это касается поставок как в Россию, так и из нее), выполняет совсем иную роль. Он содержит описание товара, направляемого покупателю, с указанием его объемов, стоимости, особенностей упаковки и доставки.
Форму инвойса вы можете увидеть в КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, пробный полный доступ можно получить бесплатно.
То есть по своему содержанию инвойс соответствует документу, в практике российского бухучета определяемому как товарная накладная. Если он оформляется в отношении услуг, то его содержание соотносится с оформляемым в пределах России актом выполненных работ/услуг.
Одновременно инвойс выполняет роль счета, выставляемого на оплату. Однако такая функция возникает у него только в том случае, если поставка не была предварительно оплачена.
В переводе слово «инвойс» обычно обозначают как «счет, фактура» (что вполне соответствует двум разным функциям, выполняемым им), но соседство этих двух значений в переводе приводит к ошибочному объединению их в знакомое для России сочетание «счет-фактура».
Документы на отгрузку в пределах России (в т. ч. с разными датами)
Комплект документов, оформляемых при отгрузке в пределах территории России, включает:
Документы, перечисленные в двух первых пунктах (кроме транспортной накладной), не имеют установленных на законодательном уровне форм, т. е. бланки их разрабатываются продавцом самостоятельно с учетом того, что в них должны присутствовать обязательные для первичных учетных документов реквизиты. Форма транспортной накладной, применяемой при перевозке автотранспортом, определена приложением № 4 к постановлению Правительства РФ от 15.04.2011 № 272, но жестких правил по ее оформлению нет.
А вот к такому документу, как счет-фактура, предъявляется очень много требований как в части используемого бланка (его форма утверждена постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137), так и в отношении правил его заполнения.
С 01.07.2021 действует новый бланк счета-фактуры, в т.ч. корректировочного, в редакции постановления Правительства РФ от 02.04.2021 № 534. Обновление бланка вызвано внедрением системы прослеживаемости товаров. Использовать новый бланк обязаны все налогоплательщики, даже в случае, если товары не включены в систему прослеживаемости. Подробнее об изменениях внесенных в счет-фактуру мы рассказали здесь.
Скачать новый бланк счета-фактуры можно кликнув по картинке ниже:
Эксперты КонсультантПлюс подготовили пошаговую инструкцию по оформлению каждой строки обновленного счета-фактуры. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Путеводитель. Это бесплатно.
В число обязательных реквизитов для счета-фактуры, оформленного на отгрузку, входят (п. 5 ст. 169 НК РФ):
Важно! КонсультантПлюс предупреждает
Вычету по НДС препятствуют существенные ошибки в счете-фактуре. Это ошибки, которые.
Перечень критических ошибок смотрите в К+. Доступ к системе можно получить бесплатно.
Товарную накладную (акт) и документы, сопровождающие доставку силами перевозчика, оформляют датой, соответствующей дню фактической отгрузки. А вот для счета-фактуры установлено особое правило: его можно выписать в течение 5 календарных дней с даты отгрузки (п. 3 ст. 168 НК РФ). То есть в комплекте отгрузочных документов накладная или акт и счет-фактура могут оказаться с разными датами.
Какие налоговые последствия предусмотрены за нарушение выставление счета-фактуры позже или раньше установленного 5-дневного срока, узнайте в К+, бесплатно получив пробный доступ к системе.
Оформление отгрузки по международным правилам
При международной отгрузке оформляются:
Последний из документов не подменяет собой инвойс, хотя в части описания поставляемого товара и содержит информацию аналогичного характера. Но в нем может указываться совершенно иная его стоимость, определяемая по правилам таможенного законодательства России для целей исчисления таможенных пошлин и величины ввозного НДС.
Счет-фактура в адрес иностранного покупателя при вывозе с территории России не оформляется, поскольку за пределами РФ такой документ не является востребованным. При этом для себя российский поставщик его выписывает, используя для налога ставку 0%, применяемую при экспорте. Нужен он для того, чтобы в учете отобразилась продажа с соответствующей ставкой налога.
Что представляет собой инвойс и каким может быть его образец
В инвойсе необходимо привести такую информацию:
Сформированный документ обязательно тщательно проверяется (отсутствие в нем ошибок и неточностей гарантирует быстрое прохождение границы) и заверяется подписью отправителя.
В отличие от имеющего законодательно утвержденную форму счета-фактуры образец оформления инвойса привести достаточно сложно. Определенного бланка он не имеет. Каждый отправитель груза разрабатывает для него свою форму с учетом особенностей, присутствующих в условиях осуществляемых им поставок. Поэтому инвойс может выглядеть как таблица или как текстовый документ с тематически сгруппированными в нем данными. Один из табличных вариантов бланка инвойса можно посмотреть на нашем сайте:
Заполнение, как правило, осуществляется на английском языке. Для удобства оформления российской стороной рекомендуется английские названия каждого из пунктов инвойса сопроводить переводом на русский язык.
Итоги
Инвойс по своему назначению совершенно не соответствует применяемому в российской практике счету-фактуре, несмотря на то что ряд присутствующих в них реквизитов совпадает. Его можно соотнести, скорее, с внутрироссийской товарной накладной, но предназначается он для оформления международных поставок. Кроме того, инвойс расценивается как счет на оплату, если осуществляемая по нему отгрузка не оплачена.
Что такое номер VAT, кому и для чего его нужно получить?
С егодня мы поговорим о номере, который чаще всего просят предоставить партнеры и контрагенты в международном бизнесе. Расскажем, что такое VAT номер, кто и как его получает, распишем процедуру получения, а также сроки.
Быстрый переход:
КРАТКАЯ СВОДКА
Расшифровка
Value Added Tax (Number)
Когда требуется
При осуществлении налогооблагаемых операций в странах, где существует НДС
Срок получения
В среднем 4-14 дней в зависимости от страны получения
Кому присваивается
Всем лицам, осуществляющим налогооблагаемые операции в странах, где действует система НДС, при достижении определенных условий
Обновлено: 29.07.21
Определение
Номер VAT — это зарегистрированный идентификационный номер, существующий в странах с налоговыми системами, в которых используется налог на добавленную стоимость — НДС (VAT). Это уникальный номер, который идентифицирует налогооблагаемое физическое или юридическое лицо или необлагаемое налогом юридическое лицо, которое зарегистрировано в целях налогообложения НДС.
При купле-продаже товаров и (или) оказании услуг на территории страны, в налоговой системе которых существует НДС, компании должны зарегистрироваться в VAT-департаментах, после чего им будет присвоен номер VAT.
Важно:
Номер VAT — не совпадает с налоговым номером компании, который присваивается компаниям во многих юрисдикциях. Номер VAT используется исключительно для целей налогообложения компаний в части НДС.
Номер VAT состоит из разного количества символов, зависящих от страны выдачи номера. Номер VAT должен быть указан на всех налоговых и отчетных декларациях, подаваемых в налоговые органы. По номеру VAT возможно отследить, сколько налогов необходимо уплачивать от покупок и продаж компании.
Интересно:
В номере VAT первые 2 знака — это обычно аббревиатура страны, на территории которой номер был выдан. Например, если страна выдачи — Франция, то номер VAT начнется с букв FR, если Дания — DK, Швеция — SE, Германия — DE и так далее.
Общая информация
Номера VAT наиболее часто ассоциируются со странами Европейского Союза, однако существуют во множестве других стран по всему миру в целях налогообложения. Аббревиатуры VAT номеров могут отличаться от страны к стране, однако общая суть всех VAT номеров сводится к идентификации лица в целях налогообложения. Посмотреть, как в различных странах называется номер VAT можно на официальных источниках страны. Например, для стран Евросоюза эту информацию можно проверить здесь.
В целях предотвращения мошенничества, VAT номер каждой компании может быть проверен на официальном сайте Европейской Комиссии (European Commission). На сайте можно выбрать любую страну ЕС, ввести номер и проверить его достоверность и действительность. Информация на сайте подтверждает, что номер назначен в настоящее время, является действующим и может предоставлять идентификационные данные объекта, которому был присвоен.
Важно:
Не вся информация может быть доступна, так как строгость национального законодательства о защите персональных данных в различных странах отличается.
Кому может быть присвоен номер VAT
Номер, как правило, может быть присвоен всем лицам, осуществляющим налогооблагаемые операции на территории страны, где действует система НДС, при достижении необходимых значений и показателей, установленных на национальном уровне этой страны.
Например, в отношении номера VAT в странах Европейского Союза, необходимо обратиться к Директиве 2006 года об НДС, где в статье 214 сказано, что идентификационный номер VAT необходимо получить всем лицам, которые осуществляют реализацию товаров, оказывают услуги, приобретают товары и услуги или осуществляют импортирование товаров на территории ЕС. Необходимо также достижение пороговых значений по сумме налогооблагаемых операций.
Важно:
Данные положения могут не распространяться на лиц, которые осуществляют указанные действия на разовой, не постоянной основе.
Процедура получения номера VAT
Сама по себе регистрация компании в стране, где действует система НДС, не означает необходимость получения номера VAT. Единые значения, определяющие необходимость его получения, определить сложно, так как требуется изучить законодательство конкретной страны, однако в большинстве случаев требование о становлении на VAT учет появляется при достижении определенных порогов: например, в странах ЕС НДС подлежит уплате при достижении порога общей стоимости приобретенных товаров не менее 10 000 евро в течение года. Подобные пороговые значения существуют в каждой стране в соответствии с положениями национального законодательства.
Процедура получения номера VAT во всех доступных странах по общему правилу простая и быстрая. Однако стоит учитывать, что страны могут требовать соблюдения различных условий для получения номера. Например, для получения номера VAT на территории Кипра, от компании требуются следующие документы:
Обязательным основанием для получения VAT номера на Кипре является превышение суммы налогооблагаемых операций 15 600 евро за год или ожидание его превышения в следующие 30 дней; если налогоплательщик осуществляет облагаемые по нулевой ставке поставки товаров; и при соблюдении некоторых других условий.
Подача формы для постановки на VAT учет осуществляется в электронной форме.
Интересно:
Если компания работает с контрагентами из стран Европейского Союза, то при получении номера VAT в Европейском Союзе компания получает право вычесть VAT при проведении торговых операций и при оказании различных услуг. Если же номер VAT отсутствует, то к цене договора добавляется VAT по ставке страны продавца.
Важно:
Каждая страна присваивает свой собственный уникальный номер VAT.
Это означает, что бизнес, поставляющий товары или услуги в нескольких странах, при соблюдении некоторых условий будет обязан получить номер VAT в каждой из этих стран.
Срок получения номера VAT
Сроки получения VAT в конкретной стране можно уточнить у наших специалистов, которые сориентируют также и по иным деталям. В среднем, срок получения VAT номера занимает не более 14 рабочих дней.
Инвойс на услуги
Натали Азаренко
Создайте рассылку в конструкторе за 15 минут. Отправляйте до 1500 писем в месяц бесплатно.
Отправить рассылку
Для получения оплаты за оказанные услуги от иностранных контрагентов недостаточно выставить счёт. Международные стандарты предусматривают оформление инвойса.
Инвойс (англ. invoice) — это международное обозначение счёта на оплату, выдаваемого продавцом покупателю в качестве требования платежа. Инвойс включает перечень услуг, их характеристики, условия сделки и сведения об ее участниках. Выписка документа указывает на то, что предмет сделки передан покупателю и у него появилась обязанность оплаты согласно указанным условиям.
В российской практике у инвойса нет аналогов. Часто его сравнивают со счётом-фактурой, хотя у этих документов разное назначение. Счёт-фактуру применяют для налогового контроля и отчёта по НДС. Инвойс на услуги необходим для валютного контроля, чтобы убедиться в законности получения оплаты.
Также нельзя сказать, что инвойс является иностранным вариантом классического счёта на оплату, применяемого в РФ. Если сравнивать международный и российский документооборот, то по юридической и бухгалтерской сути инвойс на услуги ближе всего к акту сдачи-приемки услуг.
В международной коммерческой практике различают два вида invoice: коммерческий инвойс и проформа-инвойс. Рассмотрим каждый из них более подробно.
Коммерческий инвойс
Коммерческий инвойс (commercial invoice), или инвойс-фактура — это вариант товаросопроводительного документа, который служит основанием для оплаты.
При оказании услуг инвойс необходим для валютного контроля, чтобы подтвердить легальность получения денег из-за границы. Это обязательное требование ЦБ РФ.
Когда на ваш счет поступают деньги от иностранного клиента, банк временно блокирует эти средства на транзитном счете. Далее у вас есть 15 дней, чтобы подтвердить сделку.
Состав пакета документов зависит от конкретного банка и суммы сделки. Когда сумма не превышает 200 тысяч рублей, действуют упрощенные правила. В этом случае достаточно заполнить электронную форму-отчёт и предоставить инвойс.
Если же сумма по сделке превышает 3 млн рублей при переводе или 6 млн рублей при получении, кроме инвойса потребуется предъявить договор. При этом банк ставит договор на учёт с присвоением уникального номера для контроля крупных сделок.
При оказании услуг иностранным контрагентам можно обойтись без составления и пересылки актов выполненных работ. Для этого в инвойс включают примерно следующую формулировку:
Полной либо частичной оплатой счёта-договора заказчик подтверждает, что нижеперечисленные условия договора исполнены в полном объёме с надлежащим качеством и в оговоренные сроки.
Если заказчик оплачивает услуги по invoice, следовательно, у него нет претензий и работа принята.
Проформа-инвойс
Инвойс-проформа (proforma invoice) — это предварительный счёт, который выписывает продавец услуг, если условия по сделке и величина оплаты ещё не согласованы. Оформление инвойса-проформы необходимо, если оказание услуги происходит до утверждения всех условий или клиент вносит частичную либо полную предоплату.
Например, иностранный заказчик заказал российскому веб-дизайнеру подготовку ряда материалов. Стороны ещё не договорились о полном объёме работ, но клиент хочет подтвердить серьёзность намерений и «забронировать место». Для этого он переводит предоплату в 500 долларов на основании proforma invoice, присланного веб-дизайнером.
От коммерческого инвойса проформа отличается отсутствием чётких условий. В документе необязательно указывать окончательные сроки и цифры. Кроме того, proforma не содержит требования об оплате, поэтому в ней может не быть реквизитов, если не предусмотрен аванс.
После согласования и утверждения всех условий сделки оформляют итоговый счёт — коммерческий инвойс.
Как правильно заполнить инвойс
Чтобы банк принял инвойс в качестве подтверждения и перевёл на ваш счёт деньги от заказчика, нужно верно заполнить документ.
При игнорировании инвойса или его несвоевременной отправке можно получить штраф до 100 % от суммы сделки за нарушение валютного законодательства.
Установленной формы invoice нет. Можно использовать любой вариант, важно лишь, чтобы в документе были указаны следующие сведения:
Заполняет инвойс тот, кто оказывает услуги. Это может быть как ИП или ООО, так и физическое лицо. Статус заказчика также может быть любым. Все нюансы, связанные со статусом сторон, отражают в основном договоре по сделке.
Оформляют документ на языке заказчика — чаще на английском. Для услуг достаточно двух экземпляров — по одному для каждой стороны. Для подтверждения сделки может потребоваться перевод инвойса на русский язык. Поэтому лучше сразу составить документ на английском и русском.
При описании услуги в инвойсе избегайте сокращений и общих фраз. Детально опишите услугу, чтобы проверяющим было понятно, какая именно работа и в каком объёме выполнена и за что взимается оплата. Лучше всего, чтобы описание соответствовало описанию услуги в договоре. Обязательно укажите в документе количество оказанных услуг и стоимость единицы (услуги в целом или часа работы).
Для некоторых стран указание стоимости часа — обязательное условие. Поэтому посчитайте и пропишите стоимость часа работы и общее количество потраченных часов. Лишней информацией или ошибкой это не будет.
Пример описания услуги в invoice:
Name/Название: Consulting services/Консультационные услуги.
Description/Описание: Provision of consulting services for the assessment and selection of personnel/Оказание консультационных услуг по оценке и подбору персонала.
Cost of an hour of work/Стоимость часа работы: 50 USD.
The amount of hours/Общее количество часов: 30.
Если это возможно, в описании услуги укажите, что представляет собой итоговый результат. Например:
Ошибки в инвойсе могут усложнить получение оплаты. При несоответствии документа требованиям банк просто «заморозит» средства до выяснения всех обстоятельств.
Образец инвойса на услуги
Найти пример инвойса на услуги в сети легко. Можно скачать готовый документ и по его подобию создать собственный invoice.
Пример готового инвойса для фрилансеров. Источник
Или скачать и заполнить шаблон invoice.
Шаблон инвойса на услуги. Источник
Можно найти шаблон инвойса в формате Excel, например, на Hloom. Для автоматического расчета итоговой суммы оплаты вам потребуется описать каждую услугу, указать количество часов и ставку за час.
Однако проще всего создавать инвойсы через специальные бесплатные генераторы: Logaster Invoice, Zoho Invoice, Invoice Templates. От вас потребуется лишь указать нужные данные. На их основе сервис автоматически сформирует счёт.