что такое wss docs
Автоматизация документооборота в Eurasian Resources Group
Ситуация до проекта
До внедрения WSS Docs на некоторых предприятиях группы ERG (всего 66) использовалось несколько СЭД разных версий на базе Lotus Notes, а в некоторых компаниях документооборот был организован при помощи электронной почты. Предыдущие системы являлись закрытыми и не позволяли заказчику собственными силами вносить изменения в процессы. Это привело к разрозненности бизнес-процессов и проблематичной коммуникации внутри одной компании и между предприятиями группы. Также были и другие предпосылки к внедрению единой системы.
Цели и задачи проекта
Целью проекта стала автоматизация документооборота на 66 предприятиях холдинга, расположенных в Казахстане и вне Казахстана. Для достижения цели были поставлены следующие задачи.
Выбор решения
Для реализации проекта заказчик рассматривал вариант тиражирования одной из ранее используемых систем на все предприятия группы, однако большинство задач не удалось реализовать из-за недостающего функционала платформы.
В результате изучения систем от восьми разных вендоров заказчик остановился на выборе WSS Docs.
Ход проекта
Сначала был запущен пилотный проект, который включил в себя автоматизацию процессов договоров, доверенностей и дополнительных соглашений на нескольких предприятиях группы. Также было реализовано штрихкодирование документов для оперативного поиска в системе, логирование действий в WSS Docs с последующей выгрузкой в SIEM-систему и ряд доработок для обеспечения информационной безопасности, соответствующей стандартам компании.
Реализация проекта проходила в рамках девяти этапов, включая «пилот», техническую поддержку и развитие системы.
В рамках этапа «Тиражирование ДОЦО» процессы работы с договорными документами были настроены под заказчика и приведены к единой логике.
Особенности внедрения
Модуль переписки
Для обмена документами между предприятиями группы в системе WSS Docs реализована интеграция входящих и исходящих документов. С помощью данного модуля на этапе регистрации исходящего письма регистратор имеет возможность выбрать, в какие компании направить письмо и каким сотрудникам. Таким образом, на принимающей стороне создаются входящие документы, а регистратору приходит оповещение.
Управление закупками
Сотрудники ERG ежедневно готовят и согласуют большое количество документов по закупкам различных товаров и услуг. Для группы ERG этот процесс был полностью автоматизирован от создания технического задания, обоснования потребности и до согласования договора с контрагентом.
Мультиязычность
В связи с тем что ERG имеет свои представительства и предприятия по всему миру, реализация решения мультиязычности для заказчика была одной из приоритетных задач. Модуль осуществляет перевод всех элементов пользовательского интерфейса и содержимого полей справочников. Каждый пользователь может переключать язык из интерфейса системы.
Электронная подпись
В системе реализована возможность подписания документов квалифицированной электронной подписью. Это сделано за счет интеграции WSS Docs с программным средством криптографической защиты «ТУМАР-CSP», сертифицированным в Республике Казахстан.
Мобильное приложение WSS Docs
Частые командировки руководителей компании потребовали рассмотреть инструменты для удаленной работы с системой, чтобы ускорить процесс согласования документов. С этой целью был разработан мобильный клиент WSS Docs, оснащенный основным функционалом.
В мобильной версии сотрудники имеют возможность просматривать документы и файлы документов, создавать и просматривать поручения.
Также для безопасности приложения был разработан центр администрирования AppCenter, с помощью которого администратор может принимать решение по допуску сотрудников к приложению. Это обеспечило защиту данных от сторонних лиц и от группы сотрудников ERG, которым запрещен доступ к функционалу клиента. Кроме того, в случае потери мобильного устройства сотрудником администратор может отправить сервисное push-уведомление, которое удалит все данные приложения с телефона, предотвратив утечку корпоративной информации.
Также стоит отметить, что в период пандемии мобильное приложение стало одним из ключевых инструментов, позволяющих минимизировать риски перехода на удаленный режим работы.
Файловое хранилище WSS Docs Storage
Для того чтобы компания могла работать с большим объемом документов, был внедрен дополнительный модуль WSS Docs Storage, который позволяет хранить более 5000 Tб документов.
Управление совещаниями
«Коллегиальные органы управления WSS Docs» — это отдельный модуль системы, предназначенный для оптимизации процесса заседаний. Для руководителей предприятий ERG было важно автоматизировать данный процесс, чтобы иметь возможность проводить заседания удаленно. В рамках модуля был автоматизирован полный цикл процесса от подготовки вопросов к заседанию до контроля исполнения поручений по итогам заседаний. Пользователи WSS Docs могут отслеживать график заседаний, просматривать и согласовывать вопросы повестки совещаний, голосовать, прикреплять материалы к заседанию, формировать протоколы, ставить поручения, контролировать их выполнение и многое другое. Помимо автоматизации данного процесса в веб-версии системы также было разработано отдельное мобильное приложение для удаленного проведения заседаний.
Результаты проекта
В результате выполненных работ были достигнуты все поставленные цели. По словам заказчика, с момента внедрения WSS Docs сотрудники всех предприятий группы были обучены работе в системе и без трудностей адаптировались к новой СЭД.
«С помощью WSS Docs нам удалось автоматизировать переписку между предприятиями группы, что позволило сократить время согласования и рассмотрения документов на 40%, а экономия времени ожидания обработки запросов системой составила 50 000 долларов в год», — отметил директор по развитию бизнес-систем компании Eurasian Resources Group Шухрат Латыпаев.
Эффекты от внедрения WSS Docs
Что такое wss docs
WSS Docs Storage – специализированное решение для хранения и обработки файловых архивов в сотни терабайт, полностью совместимое с системой WSS Docs. Решение представляет собой отдельный автономный модуль, совместимый с другими СЭД, ECM- и ERP-системами.
Проблематика
В системах с большой контентной нагрузкой хранение файлов в базе данных значительно увеличивает ее объем. Уменьшить объем базы данных, распределить обработку баз данных на несколько серверов технически трудно или в некоторых случаях даже невозможно из-за ограничений прикладного решения — используемой платформы (SharePoint). Это приводит к замедлению работы с файлами, сложности выполнения SLA в части показателей RTO и RPO.
Решение WSS Docs Storage снимает эти проблемы и отвечает требованиям бизнеса:
Функциональность WSS Docs Storage
Отказоустойчивость хранилища реализовывается за счет создания серверов-зеркал
Предусмотрена опция распределенного хранилища файлов: пользователи удаленных предприятий обращаются к локальному хранилищу WSS Docs Storage при чтении/записи файлов, сокращая нагрузку на сеть и время работы с файлами. Также распределенное хранилище физически разделяет хранение данных на предприятиях в рамках холдинга
Внедрение
Внедрение решения WSS Docs Storage не останавливает работу пользователей системы WSS Docs. Даже если текущая контентная база данных файлов занимает несколько Тб – перемещение файлов из базы данных в хранилище происходит в фоновом режиме по предварительно настроенной логике.
По вашему запросу мы проведем бесплатную демонстрацию системы WSS Docs, подберем решения для ваших задач и расчитаем стоимость внедрения.
Система управления документооборотом и бизнес-процессами
ECM-платформа WSS Docs предназначена для автоматизации документооборота разных направлений деятельности: кадровый учет, делопроизводство, бухгалтерия и другие. Система является коробочным продуктом с набором готовых процессов делопроизводства.
Платформа разработана на базе Microsoft SharePoint с учетом российской специфики документооборота.
За счет отказа от большинства сервисов SharePoint, система без ограничений работает на SharePoint Foundation.
Видеоматериалы
Набор редакций системы позволяет автоматизировать документооборот в компаниях любого масштаба.
Для выполнения сложных, специфических задач, мы оказываем услуги индивидуального внедрения.
Возможности масштабирования
Среда разработки дает возможность выстраивать уникальные бизнес-процессы для централизованных и распределенных компаний с неограниченным количеством пользователей. Для распределенной установки система имеет специальный модуль «Федерация», который объединяет несколько независимых инсталляций системы в единое пространство со сквозными процессами. При использовании модуля между серверами передаются только минимально необходимые данные, что защищает корпоративную информацию от утечек.
Файлы документов хранятся в СУБД MS SQL Server, позволяя обрабатывать до 10Tb данных. При необходимости обработки большого массива данных, мы предлагаем внедрение специализированной системы хранения WSS Docs Storage, которая увеличивает объем до более 5000Tb.
Типовые решения с простой адаптацией
Система позволяет выстраивать электронный документооборот с контрагентами, автоматизирует тендерные процедуры, закупки, бухгалтерский архив и другие процессы. В каталоге дополнительных модулей содержится более 1000 отраслевых решений. Их разработка основана на 15-летнем опыте компании и реализации более 500 успешных проектов для ведущих организаций. Вы можете использовать модули в готовом виде или адаптировать их под задачи своей компании. За счет гибкого конструктора системы можно настраивать любые виды, формы документов и сложные карточки. До 90% изменений вносятся в систему без программирования.
Типовые конфигурации и решения
Преимущества
возможности
По вашему запросу мы предоставим бесплатную демонстрацию системы WSS Docs, подберем решения для ваших задач и расчитаем стоимость внедрения.
ECM-система WSS Docs для крупных и средних компаний
Электронный документооборот – это современное решение для работы с документами в электронной системе. Традиционный документооборот не позволяет компаниям работать эффективно, так как требует много времени и ресурсов. Например, можно столкнуться с постоянными временными задержками в процессе заключения сделки: для этого необходимо создавать бланк договора, распечатывать его, отправлять на подпись руководителю, ставить печать и отправлять курьера к контрагенту. Все это сказывается на финансах компании, не говоря о том, что бумажные документы имеют свойство теряться.
Благодаря электронному документообороту можно избавиться от всех этих неудобств.
Функциональные возможности системы WSS Docs
WSS Docs – система класса ECM, позволяющая автоматизировать документооборот как небольших компаний до 50 пользователей, так и крупнейших компаний разных направленностей, чей документооборот в сутки может составлять более 10 000 документов.
Преимущества:
WSS Docs поддерживает централизованную установку и распределенную – когда разные компании холдинга устанавливают WSS Docs на собственных серверах, а модуль «федерации» объединяет все инсталляции в единое информационное пространство.
Базовые процессы в WSS Docs:
Также в каталоге системы находится более 1000 готовых решений, которые можно настроить под нужды компании. WSS Docs успешно используют и развивают более 500 компаний, такие, как: «Лента», «ТМК», «ОМК», «Альфа Банк», «Союзмультфильм», «Вертолеты России», «Эхо Москвы», ВТБ Капитал и другие.
Система электронного документооборота WSS Docs
WSS Docs – удобная и современная система электронного документооборота на базе MS SharePoint, автоматизирующая процессы делопроизводства и процесс согласования договоров.
Ускорьте свой документооборот!
Система электронного документооборота WSS Docs запись закреплена
Система электронного документооборота WSS Docs запись закреплена
Система электронного документооборота WSS Docs запись закреплена
Система электронного документооборота WSS Docs запись закреплена
В апреле 2014 года энергосбытовой холдинг «Восток» был переведен на новую усовершенствованную версию программы WSS Docs 4.3. с расширенными функциональными возможностями и улучшенной кастомизацией, что позволило компании реализовать множество новых процессов.
Показать полностью.
Внедрена система электронного документооборота WSS Docs в Энергосбытовой компания «Восток» была в начале 2013 года в головном подразделении, всех филиалах и ДЗО, а также предоставила доступ к системе некоторым внешним контрагентам. В настоящее время в системе документооборота холдинга «Восток» представлено 15 компаний. Компания-Заказчик отличается территориально распределенной структурой, ее филиалы и ДЗО находятся в разных городах России, что наложило определенные требования к выполнению всего проекта.
На данный момент в WSS Docs работает уже более 1000 пользователей, которые за время своей работы создали около 100 тыс. документов, из них 75 тыс. во время промышленной эксплуатации. Также было поставлено и выполнено около 50 тыс. поручений.
«Наша компания постоянно следит за инновациями в ИТ и старается внедрять у себя самые актуальные версии ПО. Новая версия позволила работать в браузерах IE11 и полноценно использовать пакет офисных программ MS Office 2013. Также в последнем релизе можно настроить новые функциональные модули, благодаря чему пользователи получают возможность выйти на новый уровень работы с системой документооборота WSS Docs».
В процессе эксплуатации СЭД WSS Docs, сотрудники «ЭК «Восток» своими силами реализовали алгоритмы согласования доверенностей, закупок и договоров энергоснабжения, что позволило оперативно создавать и утверждать необходимые документы. Важно, что система WSS Docs позволяет настраивать индивидуальные для энергосбытового холдинга процессы, не прибегая к программированию. Помимо этого, компанией «ЭК «Восток» самостоятельно реализовано более 100 изменений в стандартные процессы системы, позволяющие более точно соответствовать внутренним бизнес-задачам.
Система электронного документооборота WSS Docs запись закреплена
Система электронного документооборота WSS Docs запись закреплена
Система электронного документооборота WSS Docs запись закреплена
Система электронного документооборота WSS Docs запись закреплена
Компания WSS-Consulting внедрила СЭД WSS Docs во всех филиалах ООО СК «Цюрих»
В 2013 году компания WSS-Consulting внедрила систему электронного документооборота WSS Docs в ООО СК «Цюрих» для всех филиалов компании.
Основной задачей, стоящей перед Компанией, была автоматизация основных бизнес-процессов и приведение их к единому корпоративному стандарту, а также возможность интеграции с внешними системами.
Показать полностью.
В течение 3 месяцев команда по внедрению WSS-Consulting провела большую работу и запустила систему WSS Docs в опытную эксплуатацию в управляющей компании ООО СК «Цюрих». Была реализована интеграция с внешними системами и выполнена настройка согласования документов.
После завершения этапа опытной эксплуатации, продолжавшегося 1 месяц, система была запущена в промышленную эксплуатацию во всех филиалах компании.
Система электронного документооборота WSS Docs запись закреплена
Корпорация СТС внедрила систему электронного документооборота WSS Docs
Внедрение режима «Федерации» позволило ввести внутрикорпоративный электронный документооборот во всех компаниях Корпорации. Основой для работы в территориально-распределенной структуре стала СЭД WSS Docs, разработанная на платформе MS SharePoint Foundation.
Показать полностью.
Не так давно перед руководством ООО «Корпорация СТС» появилась задача по переводу корпоративного документооборота в электронный вид. Вместе с тем необходимо было не только сохранить все существующие бизнес-процессы, действующие в системе электронного документооборота внутри компании, но и ввести контроль исполнительской дисциплины по исполнению поручений и согласованию документов.
С этой целью было принято решение о подключении к системе WSS Docs режима «Федерации». Он позволяет осуществлять электронный внутрикорпоративный документооборот, причем для пользователей, работающих в СЭД из разных филиалов, процедура работы с документами выглядит так, как будто они находятся в соседних отделах.
Для организации документооборота корпорации требовалась работа со следующими основными процессами:
• Согласование договорных документов, заявок на оплату;
• Регистрация входящей и исходящей корреспонденции;
• Организация работы с приказами, распоряжениями;
• Контроль исполнения поручений;
• Согласование служебных записок, протоколов совещаний;
• Ведение базы нормативных документов.
В дальнейшем «Корпорация СТС» планирует расширять число дочерних компаний, использующих внутрикорпоративный документооборот. В настоящее время активное внедрение СЭД уже проводится в компании ОАО «Курганэнерго». Помимо этого, ОАО «ЭК «Восток» вместе со всеми филиалами в ближайшее время намерена присоединиться к «федерации» «Корпорации СТС».
На текущий момент режим федерации настроен между следующими серверами:
1. Сервер ОАО «СУЭНКО».
Компании:
• ОАО «СУЭНКО»
• Тюменский филиал ОАО «СУЭНКО»
• Тобольский филиал ОАО «СУЭНКО»
• Южный филиал ОАО «СУЭНКО»
• Ишимский участок ОАО «СУЭНКО»
• ОАО «Тепло Тюмени»
• Тобольский филиал ОАО «Тепло Тюмени»
• ООО «Техносервис»
• Тобольский филиал ООО «Техносервис»
2. Сервер ООО «Корпорация СТС».
Компании:
• ООО «Корпорация СТС»
Общее количество сотрудников:
1000
Общее количество документов:
Стоит отметить, что режим «Федерации» в системе WSS Docs позволяет осуществлять практически мгновенный документооборот между любым количеством филиалов холдинга. Бизнес-процессы, функционирующие в структурных подразделениях компании при этом могут быть различными.
О компании ООО «Корпорация СТС»
О компании WSS-Consulting
WSS-Consulting, г. Москва
Системный интегратор, ведущий свою деятельность с 2006 года, демонстрирующий показатели роста компании более 100% в год. Основой для разработки решений стала платформа Microsoft Sharepoint. WSS-Consulting является золотым партнером Microsoft, постоянно совершенствуя два своих продукта: СЭД WSS Docs и корпоративный портал WSS Portal. WSS Docs является стандартным решением для 16 крупных, распределённых компаний с количеством пользователей более 1000. Также показателем работы компании является более 100 внедрений WSS Docs за период 2009-2013.
WSS-Consulting: +7 (495) 545-07-38
Система электронного документооборота WSS Docs запись закреплена
Банк «Санкт-Петербург» автоматизировал документооборот в 82 подразделениях и филиалах за 150 дней
В 2013 году один из крупнейших региональных банков России «Санкт-Петербург» завершил проект по замене старой системы электронного документооборота на систему WSS Docs. Процесс внедрения системы продолжался 5 месяцев и его результатом стал полный переход 2 500 пользователей на новую СЭД.
Показать полностью.
Помимо производительности, надежности и «дружественного» интерфейса, ключевыми требованиями к СЭД были:
— внедрение СЭД на современной платформе с возможностью масштабирования;
— максимальное соответствие «коробочной» версии действующим в банке бизнес-процессам;
— возможность быстрой адаптации системы под новые требования бизнеса;
— реализация проекта (от анализа до промышленной эксплуатации) не более 6 месяцев.
В структуру территориально-распределенной компании ОАО «Банк «Санкт-Петербург» входят 39 внутренних структурных подразделений и 43 филиала, располагающихся в Санкт-Петербурге и Ленинградской области, Москве, Нижнем Новгороде и Калининграде. Ежемесячный объем документооборота в компании составляет около 30 тысяч документов при количестве пользователей системы 2,5 тысячи человек.
Для организации документооборота банку требовалась работа со следующими основными процессами:
• Регистрация входящей и исходящей корреспонденции;
• Организация работы с приказами, распоряжениями;
• Контроль исполнения поручений;
• Согласование договорных документов и протоколов совещаний;
• Ведение базы нормативных документов.
В период внедрения была проведена адаптация «коробочного» решения WSS Docs на платформе SharePoint 2013 под бизнес-процессы Банка.
Благодаря четкому соблюдению сроков, слаженной работе инженеров по внедрению и представителей банка, система WSS Docs была введена в эксплуатацию уже в начале июля 2013 года. За первые две недели работы с системой сотрудниками банка было создано и обработано несколько тысяч документов, что говорит об удобстве работы и дружелюбном интерфейсе системы.
О Банке «Санкт-Петербург»
ОАО «Банк «Санкт-Петербург» — крупнейший банк Северо-Западного региона России. Банк был основан в 1990 году и за прошедшие годы стал неотъемлемой частью финансово-экономической сферы Северо-Западного региона России. На 1 октября 2013 года Банк занимает 13-е место по объему активов среди российских банков и 2-ое место в регионе. Сегодня Банк обслуживает свыше 1 млн частных лиц и более 40 тысяч компаний в 43 филиалах и офисах в Санкт-Петербурге, Ленинградской области, Москве, Калининграде и Нижнем Новгороде.
О компании WSS-Consulting:
WSS-Consulting, г. Москва
Системный интегратор, ведущий свою деятельность с 2006 года, демонстрирующий показатели роста компании более 100% в год. Основой для разработки решений стала платформа Microsoft Sharepoint. WSS-Consulting является золотым партнером Microsoft, постоянно совершенствуя два своих продукта: СЭД WSS Docs и корпоративный портал WSS Portal. WSS Docs является стандартным решением для 16 крупных, распределённых компаний с количеством пользователей более 1000. Также показателем работы компании является более 100 внедрений WSS Docs за период 2009-2013.