что значит актуализировать документ

Глава 10. Актуализация документов СМК (п.п. 48-52)

Глава 10. Актуализация документов СМК

48. Все действующие документы СМК анализируются непосредственными разработчиками с целью выявления необходимости их актуализации не реже одного раза в год, а при наличии замечаний и предложений пользователей документов, изменений ссылочных документов проводится внеплановая актуализация документов СМК.

49. Ответственность за контроль своевременного и качественного проведения анализа с целью выявления необходимости актуализации политики и целей в области качества, руководств по качеству, регламентов СМК, документированных процедур и карт процессов СМК несут соответствующие ПРК.

50. Актуализация (непосредственное внесение изменений) осуществляется ответственными разработчиками.

51. Внесение изменений в документы СМК (актуализация) осуществляется выпуском новой редакции документа взамен предыдущей. Выпуск новой редакции осуществляется при накоплении изменений не менее 20% от объема содержания конкретного документа СМК. Промежуточные накопленные изменения вносятся заменой или добавлением страниц в документ СМК.

52. Статус пересмотра документов СМК (или их отдельных частей) подтверждается обозначением номера и даты очередной новой редакции в идентификационных реквизитах документов (отдельных страниц).

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Источник

Анализ и актуализация документации

Под изменением (актуализацией) документа понимается любое исправление, исключение, добавление каких-либо данных в этот документ.

Актуализировать документ может только то подразделение, которое его разрабатывало.

Изменение в документе, влекущее изменения в других документах, должно одновременно сопровождаться внесением изменений во все взаимосвязанные документы.

Изменение (актуализация) производится:

— при изменении или дополнении норм, правил, стандартов, технических условий, на которые имеется ссылка в данном документе;

— при изменении структуры управления и обязанностей персонала;

— при изменении технических и управленческих процессов, а также СМК;

— в случае выявления несоответствий в ходе работы или аудита.

В случае выявления несоответствий в ходе работы пользователей с документацией, а также в результате проведения аудита или осуществления проверки на действенность и актуальность документации, все несоответствия анализируются и, по результатам анализа, вносятся изменения.

Изменения вносятся на основании приказа генерального директора.

При актуализации сотрудник подразделения – разработчика вносит изменение в документ, заполняет лист регистрации изменений к данному документу Ф 4.2.3-01 и доводит приказ об изменении и изменённый документ до персонала (согласно списку рассылки документа в СЭД).

Сотрудник, внесший изменение в документ, в течении 2-х дней после подписания приказа о внесении изменения должен представить в ОП электронную версию измененного документа и отсканированный приказ для размещения на сервер в общедоступную папку «Корпоративные нормативные документы» и для регистрации документа в реестре корпоративных нормативных документов СМК Ф 4.2.3-02.

В случае большого объема вносимых изменений или объем накопленных изменений затрудняет использование документа, целесообразно разработать новую версию документа.

У новой версии документа в идентификационном номере увеличивается номер версии, при необходимости меняется год ввода в действие. Переизданный документ вводится в действие аналогично новому документу.

ОП удаляет отмененный документ из папки «Корпоративные нормативные документы» на сервере ГД и вносит изменение в реестр корпоративных нормативных документов СМК Ф 4.2.3-02.

В случае разработки новой версии документа сотрудник ОП вычеркивает отмененный документ из реестра Корпоративных нормативных документов сплошной линией и в графе «Статус» пишет «Отмененный».

Во всех этих случаях ответственными за своевременное и полное внесение изменений в документ, отмену и изъятие из обращения устаревшего документа является ответственный за процесс.

Если в течение 3-х лет в документ СМК не вносились изменения, то начальник ОП направляет в адрес ответственного за процесс служебную записку о необходимости проверки документа на актуальность.

Ответственность за использование в подразделениях актуальных (действующих) документов возлагается на руководителей подразделений ОАО «Сибирьтелеком».

Источник

Актуализация нормативных документов в области строительства

Актуализация нормативных документов в области строительства

Карпов Владимир Львович
главный специалист отдела экспертизы пожарной безопасности и ГОЧС Управления промышленной, ядерной, радиационной, пожарной безопасности и ГОЧС Главгосэкспертизы России

В современных условиях успешная реализация проектов строительства требует усовершенствования технического нормирования и создания единой системы технического регулирования. Необходима актуализация нормативных документов в области строительства.

Современное строительство – это динамично развивающаяся отрасль, активно внедряющая новые строительные материалы, инновационные технологии и сложные архитектурно-строительные решения с использованием нестандартных конструкций и узлов. Реализация уникальных и амбициозных проектов современного строительства, требующих масштабных инвестиционных программ, все чаще испытывает потребность в международном сотрудничестве России со странами, входящими в Евразийский экономический союз и Европейский союз. Все это диктует необходимость совершенствования технического нормирования и создания единой унифицированной системы технического регулирования.

В понимании профессионального строительного сообщества основная задача современного технического регулирования в области обеспечения безопасности зданий и сооружений заключается в устранении препятствий развития инвестиционно-строительной деятельности, исключении факторов сдерживания современных и передовых идей в области проектирования и строительства, модернизации отрасли и внедрения инноваций. В понимании профессионального строительного сообщества основная задача современного технического регулирования в области обеспечения безопасности зданий и сооружений заключается в устранении препятствий развития инвестиционно-строительной деятельности, исключении факторов сдерживания современных и передовых идей в области проектирования и строительства, модернизации отрасли и внедрения инноваций.

С принятием Федерального закона от 30.12.2009 № 384-ФЗ «Технический регламент о безопасности зданий и сооружений» (далее – Федеральный закон № 384-ФЗ), заложившего основы гармонизации российских норм с европейскими, началась активная фаза унификации российской нормативной базы и переход с предписывающего на параметрический метод технического регулирования.

Параметрический метод в настоящее время признан мировым сообществом как наиболее прогрессивный в силу того, что обеспечивает возможность применения альтернативных решений и методов их реализации для достижения преследуемой нормативным документом цели, внедрения инновационных технологий и материалов, оптимизации стоимости строительства и устранения избыточных административных барьеров.

Все это послужило толчком к активному внедрению системы «гибкого нормирования» в, том числе в области обеспечения пожарной безопасности объектов капитального строительства как на стадии проектирования, так и в период эксплуатации. В короткие сроки были разработаны (актуализированы) и введены в действие стандарты и своды правил, которые вошли в перечни национальных стандартов и сводов правил (частей таких стандартов и сводов правил), в результате применения которых на обязательной или добровольной основе обеспечивается соблюдение требований Технических регламентов.

Попробуем сделать остановку в этом стремительном процессе преобразования и совершить небольшой анализ проделанной в столь сжатые сроки работы по актуализации и гармонизации нормативных документов в части требований пожарной безопасности. Зададимся вопросом, а получило ли профессиональное строительное сообщество долгожданное облегчение и удобство в работе, или все же вместе с позитивным результатом реформирования появились определенные сложности и новые административные барьеры.

Проведенный анализ вновь разработанных и актуализированных сводов правил выявил следующие отрицательные моменты:

Предлагаем вашему вниманию ряд негативных моментов на примере СП 118.13330.2012 «Общественные здания и сооружения. Актуализированная редакция СНиП 31-06-2009».

В таблицах 6.8, 6.9, 6.10, 6.13 и 6.14 вышеуказанного свода правил пропала графа с определением степени огнестойкости здания, что привело к потере смыслового значения требований данных таблиц.

Проведем оценку семантической корректности предъявляемых требований на примере таблицы 6.13.

Согласно требованиям первой графы здания общеобразовательных организаций, образовательных учреждений дополнительного образования, профессиональных образовательных организаций класса конструктивной пожарной опасности С0, с числом учащихся до 270 человек, могут быть не выше 2 этажей, а согласно требованиям, указанным для здания класса С0 во второй строке данной таблицы, этажность может быть одновременно и 5 и 9 этажей.

При этом число учащихся во второй строке таблицы для 5-этажных зданий увеличивается до 600 человек, а в 9-этажных зданиях количество учащихся никоим образом не ограничивается. Парадокс – чем серьезнее объект, тем меньше ограничений и требований к нему предъявляется.

Аналогичная ситуация и для таблиц 6.8, 6.9, 6.10, 6.14.

Например, согласно требованиям таблицы 6.14, одноэтажные здания спальных корпусов общеобразовательных организаций и интернатов при общеобразовательных организациях должны быть класса конструктивной пожарной опасности не ниже С0 с количеством учащихся не более 80 человек и одновременно могут быть класса конструктивной пожарной опасности С1 с количеством учащихся уже до 280 человек.

Ситуация дополнительно усложняется тем, что пункты СП 118.13330.2012, содержащие вышеперечисленные требования, входят в перечень национальных стандартов и сводов правил (частей таких стандартов и сводов правил), в результате применения которых на обязательной основе обеспечивается соблюдение требований Федерального закона № 384-ФЗ, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 26.12.2014 № 1521 (далее – № 1521). В этой связи на практике неоднозначная смысловая нагрузка является очередным административным барьером на пути реализации проектов строительства. Приказом Министерства строительства и жилищно-коммунального хозяйства Российской Федерации от 07.08.2014 было утверждено и введено в действие измене- ние № 1 СП 118.13330.2012. К сожалению, таблицы 6.8, 6.9, 6.10, 6.13 и 6.14, содержащие некорректные данные, не были приведены в надлежащий вид. В результате до настоящего времени данные принципиальные ошибки в СП 118.13330.2012, касающиеся социально-значимых объектов (детские сады, школы-ин- тернаты и т. п.), не устранены, несмотря на то, что с момента утверждения свода правил прошло уже 5 лет.

Внесение п.п. 6.9, 6.14, 6.23, 6.24, 6.25, 6.26, 6.28, 6.30, 6.32, 6.34 СП 118.13330.2012, предъявляющих требования к протяженности путей эвакуации, габаритам и количеству эвакуационных выходов, в перечень обязательных требований № 1521, ограничило для общественных зданий возможность подтверждения расчетным методом обоснованности принятых объемно-планировочных решений, обеспечивающих безопасную эвакуацию людей при пожаре.

Если ранее, в соответствии с положениями ст. 6 Федерального закона № 123-ФЗ, обеспечение безопасной эвакуации людей при пожаре возможно было подтвердить расчетом пожарного риска по утвержденным методикам, то с 01 июля 2015 г, согласно ч. 8 ст. 6 Федерального закона № 384-ФЗ при отступлении от обязательных требований СП 118.13330.2012 необходимо разрабатывать Специальные технические условия. Данное положение вещей создает дополнительный административный барьер и ограничивает развитие в России современных подходов противопожарного нормирования в строительстве с использованием механизмов оценки пожарного риска.

Тем самым не выполняется принцип «гибкого нормирования», заложенный в ч. 6 ст. 15 Федерального закона 384-ФЗ, ст. 6 Федерального закона от 22.07.2008 № 123-ФЗ «Технический регламент о требованиях пожарной безопасности» (далее – Федеральный закон № 123-ФЗ), и не реализуются основы параметрического метода технического регулирования.

Особо актуален данный вопрос при реконструкции и приспособлении для современного использования зданий и сооружений, являющихся памятниками архитектуры, где сохранение конструкций, объемно-планировочных решений, габаритов путей эвакуации и лестничных клеток является основной задачей согласно требованиям Федерального закона от 25.06.2002 № 73-ФЗ «Об объектах культурного наследия (памятниках истории и культуры) народов Российской Федерации».

У всех у нас еще свежа в памяти первая редакция Федерального закона № 123-ФЗ с требованиями к противопожарным разрывам и устройству проездов для пожарной техники. Требования Федерального закона с привязкой к конкретным числовым значениям явились на тот момент непреодолимым барьером для многих объектов, подлежащих реконструкции и приспособлению для современного использования, а также объектов нового строительства, на территориях исторической застройки. У всех у нас еще свежа в памяти первая редакция Федерального закона № 123-ФЗ с требованиями к противопожарным разрывам и устройству проездов для пожарной техники. Требования Федерального закона с привязкой к конкретным числовым значениям явились на тот момент непреодолимым барьером для многих объектов, подлежащих реконструкции и приспособлению для современного использования, а также объектов нового строительства, на территориях исторической застройки.

При определении перечня, национальных стандартов и сводов правил (частей таких стандартов и сводов правил), в результате применения которых на обязательной основе обеспечивается соблюдение требований Федерального закона № 384-ФЗ, не были учтены предыдущие ошибки.

Технические регламенты, выступают как документы федерального уровня обязательного применения. Требования технических регламентов должны содержать минимально необходимые требования и положения общего характера в части обеспечения необходимого уровня безопасности зданий и сооружений, а также предусматривать (регламентировать)

вариативность достижения этого самого уровня (соблюдение требований нормативных документов, проведение исследований, выполнение испытаний, оценка риска и т. д.).

Стандарты и своды правил должны являться документами добровольного применения и использоваться в качестве информационно-технических справочников, которые включают в себя детальные требования и процедуры, регламентирующие порядок выбора альтернативных решений для подтверждения соблюдения требований технических регламентов.

Анализ мирового опыта технического регулирования в области строительства, в частности в области обеспечения пожарной безопасности объектов капитального строительства, говорит о правильности выбранного вектора развития технического регулирования в России, который, тем не менее, нуждается в определенных корректировках. Анализ мирового опыта технического регулирования в области строительства, в частности в области обеспечения пожарной безопасности объектов капитального строительства, говорит о правильности выбранного вектора развития технического регулирования в России, который, тем не менее, нуждается в определенных корректировках. И, в частности, указанные выше примеры показывают недопустимость актуализации нормативных документов в спешном порядке. Появлению вновь разработанных (актуализированных) стандартов и сводов правил должна предшествовать кропотливая работа, основанная на анализе отечественных и зарубежных нормативных правовых и нормативно-технических документов, в которой должно участвовать все профессиональное строительное сообщество.

Источник

Как актуализировать локальные нормативные акты: инструкция для кадровика

В спомним, что к локальным нормативным актам (ЛНА) относятся не только «глобальные» обязательные документы типа ПВТР, инструкции по кадровому делопроизводству или положения об оплате труда, но и более «компактные», например, некоторые приказы и распоряжения, содержащие локальные нормы в сфере труда. Между прочим, за второй группой документов уследить гораздо сложнее. Мы рассмотрим способы поддержания в актуальном состоянии и тех, и других.

Когда нужно актуализировать ЛНА?

Есть и другой подход – ограничить действие документа календарным годом, тогда его окончание становится поводом для аудита ЛНА. Сразу скажем, что для ЛНА в сфере труда данный подход редко применяется. Ведь, как правило, такие документы принимаются всерьез и надолго.

К сожалению, в большинстве организаций не так пристально следят за системой ЛНА. Поэтому для начала нужно пересмотреть регламентирующие документы, которыми отдел кадров руководствуется в собственной работе: положения, инструкции, правила, порядки, регламенты.

Предмет проверки – соответствие утвержденного порядка фактическому и установленному действующими нормативными правовыми актами. Как правило, каждый год выявляются расхождения. Причины могут быть любыми: обновились технические или программные средства выполнения процесса, изменились традиции компании или просто были внедрены новые правила, ключевую должность в выполнении процесса занял новый человек с другими «талантами», поэтому какие-то обязанности с него сняли, а какие-то добавили.

Кроме того, бывают случаи, когда организация просто обязана пересмотреть свои ЛНА и внести в них корректировки. Обычно это связано с изменением законодательства.

О последних нововведениях в ТК РФ и требуемых в связи с этим изменениях ЛНА читайте статью «Проверьте свои ЛНА: топ-7 изменений, которые срочно нужно внести» в № 1′ 2020

В отраслях, где с нормами и правилами строго (например, банки или строительство), необходимо готовить изменения в ЛНА заранее, еще до вступления в силу новых нормативных актов, и вводить их в действие одновременно с «законодателем моды».

Еще один повод для актуализации своих ЛНА – изменение «действующих лиц», например:

Как «не потерять» ЛНА?

Единственный способ не «потерять» ЛНА и круглогодично поддерживать их в актуальном состоянии – любым удобным способом вести базу данных локальных нормативных актов в организации. Причем регистрировать надо не только ЛНА, но и все изменения / дополнения к ним.

Хотя ЛНА можно утверждать подписью руководителя на нем самом (оформляется гриф утверждения), чаще это все-таки делают путем издания утверждающего приказа (тогда ЛНА оформляется как его приложение). В этом случае в распорядительном документе отражают:

В одних организациях регистрируют ЛНА, а в других принято регистрировать только приказы, их утверждающие (если вводится в действие новая версия ЛНА, то ее утверждают новым приказом, который опять же регистрируется). См. Пример 1.

Кроме того, чтобы не запутаться в версиях и изменениях конкретного ЛНА, можно вести к нему Лист регистрации изменений. См. Пример 2.

Пример 1. Отражение первоначального утверждения ЛНА и последующих изменений в нем в журнале регистрации приказов

Источник

Актуализация нормативных документов по стандартизации, имеющихся в фонде предприятий и организаций

В условиях быстро меняющегося законодательства и расширения бизнеса предприятия возникает необходимость постоянного мониторинга внутренних нормативных документов (стандартов), которыми руководствуется предприятие при производстве продукции и оказании услуг.

Стандарт – это документ со своим жизненным циклом. В ходе жизненного цикла может изменяться содержимое стандарта, его статус, выпускаться изменения и дополнения к нему, он может быть заменен на другие стандарты. Одно из основных требований современного общества – это своевременная и ежегодная актуализация нормативной документации, используемой на предприятии. Постоянное проведение обновлений имеющейся базы стандартов позволяет иметь в использовании актуальные документы и гарантировать соответствие выпускаемой продукции действующим нормам и требованиям, что является важнейшим условием поддержки и успешного развития бизнеса.

ФБУ «Чувашский ЦСМ» обладает обширным справочно-информационным фондом, который содержит свыше 30 тысяч единиц нормативно-технической документации, учебных пособий, методических материалов в области технического регулирования, стандартизации, метрологии, сертификации, управления качеством; имеет в наличии информационные указатели национальных стандартов и предлагает в возможно короткие сроки провести актуализацию фондов нормативно-технической и методической документации Вашего предприятия.

Услуги по актуализации нормативных документов предприятий и организаций оказывают специалисты отдела по стандартизации и информации.

Специалисты проведут актуализацию имеющейся базы стандартов и норм и, в случае необходимости, дадут рекомендации и пополнят ее новыми документами. Также предлагаем Вам произвести тематические подборки нормативных документов по всем видам хозяйственной деятельности.

Для определения стоимости работ по актуализации заказчику необходимо предварительно представить перечень нормативной документации, имеющейся на предприятии. После заключения договора (при необходимости) представить Нормативные документы для актуализации. Специалисты проверяют наличие всех изменений к каждому стандарту, добавляют отсутствующие изменения и ставят штамп об актуализации ГОСТа на момент оказания услуги.

В связи с большим количеством НД, растущим документооборотом, постоянным изменением норм, требований и правил, поддерживать актуальное состояние документов становится все сложнее. Поэтому предлагаем Вам воспользоваться следующими услугами, которые значительно облегчат работу Вашего фонда:

1. Актуализация ГОСТ, которые хранятся в Вашем фонде.

Это необходимо в том случае, когда Вы не уверены в том, что документы Вашего фонда содержатся в актуальном состоянии или ежемесячная актуализация не проводится.

Услуга включает:

Для заказа услуги нужно:

Стоимость актуализации 1-го документа – 180,00 руб. + 20% НДС.

Стоимость договора по актуализации нормативных документов определяется индивидуально, в зависимости от количества включенных в ПЕРЕЧЕНЬ НД (ГОСТ).

2. Ежемесячная актуализация ГОСТ в течение года (аутсорсинг).

Это необходимо в том случае, когда документы Вашего фонда актуализированы и Вы хотите поддерживать их актуальное состояние, но сохранить при этом время и средства.

Преимущества аутсорсинга:

— экономия средств. Стоимость услуг аутсорсинга гораздо ниже, чем затраты на построение собственной структуры. Стоимость услуг аутсорсера сокращает Вашу налогооблагаемую базу;

— экономия рабочего места. Создание собственной структуры требует дополнительные офисные площади, оргтехнику, канцтовары, справочно-правовые системы, лицензионное ПО;

— постоянная безотказная работа;

Услуга включает:

Для заказа услуги нужно:

После этого ежемесячно на протяжении года Вы будете получать информацию об изменениях в НД (ГОСТ) и поддерживать фонд НД в актуальном состоянии, не прилагая лишние усилия.

Стоимость предоставления библиографической информации на один документ – 150,00 руб. + 20% НДС.

Стоимость договора по предоставлению библиографической информации нормативных документов определяется индивидуально, в зависимости от количества включенных в ПЕРЕЧЕНЬ НД (ГОСТ).

Источник