что значит брошюруются документы
Раздел 4. Хранение документов
Раздел 4. Хранение документов
Информация об изменениях:
4.1. Кредитные организации обязаны обеспечить сохранность кассовых документов, бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета, типовых форм аналитического и синтетического учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности. Кредитные организации обязаны хранить кассовые документы, бухгалтерские документы, регистры бухгалтерского учета, типовые формы аналитического и синтетического учета и бухгалтерскую (финансовую) отчетность в течение нормативных сроков хранения, но не менее пяти лет.
Ответственность за организацию хранения бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета, типовых форм аналитического и синтетического учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности несет руководитель кредитной организации. Руководитель кредитной организации должен обеспечить безопасные условия хранения бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета, типовых форм аналитического и синтетического учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности и их защиту от изменений. Руководитель по согласованию с главным бухгалтером должен закрепить за работниками бухгалтерской службы места для хранения бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета, типовых форм аналитического и синтетического учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности на бумажном носителе в шкафах и других хранилищах, установить порядок эвакуации документов в случае необходимости при возникновении чрезвычайной ситуации.
Кассовые документы хранятся в порядке, предусмотренном Положением Банка России N 630-П.
Информация об изменениях:
4.2. Сформированные в установленном порядке бухгалтерские документы, регистры бухгалтерского учета и типовые формы аналитического и синтетического учета за операционный день помещаются на хранение в следующем порядке.
Сформированные и сброшюрованные бухгалтерские документы на бумажном носителе за каждый операционный день передаются на архивное хранение в сроки, установленные внутренними документами кредитной организации, но не реже одного раза в год. До истечения срока передачи на архивное хранение, установленного кредитной организацией во внутренних документах, сформированные и сброшюрованные бухгалтерские документы на бумажном носителе хранятся в бухгалтерском подразделении в условиях, исключающих несанкционированный доступ к ним. До передачи на архивное хранение сохранность указанных документов обеспечивает главный бухгалтер или его заместитель.
Хранение бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета и типовых форм аналитического и синтетического учета на бумажном носителе осуществляется в специально оборудованных помещениях (архивах).
Хранение бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета, типовых форм аналитического и синтетического учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности, сформированных в электронном виде, осуществляется в порядке, установленном нормативным актом Банка России о хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета.
В случае когда законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено предоставление первичного учетного документа, хранение которого осуществляется в электронном виде, лицу, в том числе органу государственной власти, на бумажном носителе, кредитная организация обязана по требованию указанного лица, в том числе органа государственной власти, распечатать на бумажном носителе первичный учетный документ по форме и содержанию, которые действовали на момент его создания и помещения на хранение в электронном виде. Копия первичного учетного документа на бумажном носителе удостоверяется подписью уполномоченного лица кредитной организации и заверяется ее печатью (штампом).
Информация об изменениях:
Порядок хранения документов, не учитываемых на внебалансовых счетах, обеспечивающий их сохранность, определяется руководителем кредитной организации.
Информация об изменениях:
4.3. Бухгалтерские документы на бумажном носителе хранятся подшитыми за каждый рабочий день в возрастающем порядке номеров дебетованных балансовых счетов. Подборка документов осуществляется работником, на которого возложено формирование документов дня.
Допускается формирование бухгалтерских документов на бумажном носителе по пачкам, формируемым для передачи информации на обработку. При этом документы помещаются в папку вместе с лентами их подсчета.
Документы на бумажном носителе, затрагивающие по дебету более одного счета, помещаются в конце папки впереди документов по внебалансовым счетам.
В отдельные сшивы (папки) при хранении документов на бумажном носителе помещаются кассовые документы, документы по вкладам граждан, по кредитам индивидуальным заемщикам, по операциям с драгоценными металлами, иностранной валютой, по операциям, совершаемым с использованием платежных карт, по хозяйственным и другим операциям кредитной организации с различными сроками хранения.
В сшивы (папки) помещаются справки о документах, хранение которых осуществляется в электронном виде в соответствии с нормативным актом Банка России о хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета. Допускается формирование и хранение в электронном виде справки о количестве и итоговых суммах первичных учетных документов, сформированных и хранящихся в электронном виде по каждому счету.
Объединение документов с различными сроками хранения в общие сшивы (папки) не допускается.
Порядок хранения документов, поступивших в кредитную организацию на бумажном носителе, в случае хранения документов дня в электронном виде устанавливается кредитной организацией.
4.4. Сброшюрованные документы подсчитываются, и сумма их сверяется с итогом оборотов по оборотной ведомости. Если общие итоги и итоги по пачкам не совпадают, то производится выверка документов и оборотов по отдельным балансовым счетам.
Мемориальные ордера и другие документы по внебалансовым счетам (за исключением документов, учитываемых в книгах хранилища ценностей) подбираются в возрастающем порядке номеров сначала дебетуемых внебалансовых счетов, за исключением счетов N 99998 и N 99999, N 99996 и N 99997, затем кредитуемых внебалансовых счетов, за исключением счетов N 99998 и N 99999, N 99996 и N 99997, помещаются в документы дня после бухгалтерских документов по балансовым счетам и брошюруются вместе с ними.
Документы по внебалансовым счетам также подсчитываются, и суммы их сверяются с оборотной ведомостью.
4.5. Работники, на которых возложено формирование документов, должны тщательно проверять наличие в мемориальных ордерах, имеющих приложения, ссылки на количество приложенных листов и наличие самих приложений.
Информация об изменениях:
4.6. На лицевой стороне обложки папки сброшюрованных документов помещается следующий текст:
В каждой папке должна быть лента подсчета сумм документов, находящихся в ней, по балансовым и внебалансовым счетам, и делается надпись:
На лицевой стороне обложки основной папки делается надпись «С данными бухгалтерского учета сверено» и ставится подпись главного бухгалтера (его заместителя) или уполномоченного лица.
Допускается формирование и хранение в электронном виде обложки папки сброшюрованных документов.
4.7. Кредитная организация вправе формировать с использованием средств вычислительной техники справочно-информационные базы данных в целях оперативного получения и представления учетно-операционной информации (данных) с предоставлением доступа к этим данным в порядке, установленном руководителем кредитной организации. При этом должна обеспечиваться возможность распечатывания бумажных копий бухгалтерских документов по формам, установленным нормативными актами Банка России. Структура баз данных бухгалтерских документов должна позволять группировать документы в соответствии с требованиями, установленными пунктами 4.2-4.6 настоящей части.
При выемке документов присутствуют уполномоченные представители кредитной организации (главный бухгалтер или другое должностное лицо).
Уполномоченный представитель кредитной организации снимает в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, копии с изымаемых документов.
Копию протокола выемки документов получает уполномоченный представитель кредитной организации, присутствовавший при выемке документов.
На место изъятого документа уполномоченным представителем кредитной организации помещаются копия изъятого документа (при наличии) и копия протокола выемки документа. Уполномоченный представитель кредитной организации на обложке папки с документами заверяет своей подписью надпись о выемке документов с указанием даты выемки документов и количества изъятых документов.
Новый гост для оформления документов
С 1 июля 2018 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нем описано, как оформлять деловые и служебные документы: официальные письма, приказы на работе, справки для людей и запросы в ведомства. Россия составила список рекомендаций для всех и предлагает их использовать, чтобы было красиво и понятно.
Этот гост добровольный — его можно не использовать или применять частично. Но если у вас нет корпоративных стандартов, дизайнера или верстальщика, а хочется составить понятный документ, его стоит иметь в виду. Все-таки это гост, он утвержден и действует. Там есть здравые требования, но есть кое-что странное и даже опасное.
Мы прочитали его весь — вот главное.
Как составлять документы по госту
Вот несколько советов из стандарта:
Зачем гост для документов
У каждой компании и в каждом ведомстве могут быть свои правила оформления документов. Но когда в стране есть об этом гост, компании и ведомства могут основывать свои правила на нем, а не изобретать каждый раз с нуля.
Этот гост — такая опорная точка: вы можете его не придерживаться, но если нужен ответ на вопрос «Как правильно с точки зрения России?» — вот он, этот ответ.
Применять или не применять гост — решайте сами. Штрафов за это нет. Но если вы где-то публично заявите: у нас, мол, документы по госту, — тогда уже должны применять обязательно.
Когда документ на нескольких страницах
Если документ из нескольких страниц, начиная со второй, их нужно нумеровать. Номер ставят посередине верхнего поля. Отступ сверху — минимум 10 мм. Можно печатать с двух сторон листа, но тогда поля боковые должны совпадать.
У некоторых документов может быть титульный лист. Например, у устава компании, отчета или пакета документов для торгов. Если хотите оформить титульный лист по правилам, в госте есть схема.
Шрифты — бесплатные
Шрифты рекомендуют такие:
Или похожие по начертанию и размеру.
В таблицах шрифт может быть мельче. Важные реквизиты можно выделять полужирным: например, адресата заявления или заголовок документа.
Отступы и интервалы
Абзацный отступ — 1,25 см.
Заголовки разделов — с таким же абзацным отступом слева или по центру.
Вот требования к интервалам:
Минимальные поля для всех документов:
Если документ хранится больше 10 лет — левое поле должно быть минимум 30 мм. Но все это логично использовать для бумажных документов, потому что их скрепляют, прошивают, а края бумаги за годы могут истрепаться. Для электронных документов это не так важно, но гост почему-то этого не учитывает, хотя для электронных документов он тоже работает.
Выравнивание — по ширине
Документы по госту нужно выравнивать по ширине листа.
Если реквизиты пишут в углу, то самая длинная строчка должна быть не больше 7,5 см. Это примерно треть формата А4.
Если реквизиты документа не в углу, а по центру, их тоже нельзя растягивать на всю ширину. Максимум на 12 см — это половина ширины листа.
От редакции: выравнивая документ по ширине листа, включите переносы, иначе между словами будут огромные дыры. Либо люди, которые составляли гост, не знают об этом эффекте, либо у них нет глаз или вкуса
Реквизиты документа
Товарный знак или логотип — вверху посередине или слева. Можно указать название компании, магазина или бизнеса — которое неофициальное, но к нему привыкли.
В верхней части документа нужно написать, какая компания его составила, ее адрес, телефон и электронную почту, ИНН, ОГРН и другие реквизиты с учетом назначения документа.
По госту нужно написать и название документа. Это не касается только деловых и служебных писем. Если это приказ — нужно так и указать.
Дату ставят вверху. Причем не ту, когда составили документ, а когда подписали. Форматы даты такие:
Глава VI
Формирование и хранение бухгалтерских документов дня
406. В подразделениях и всесоюзных объединениях Внешторгбанка СССР в условиях ведения бухгалтерского учета на ЭВМ бухгалтерские документы формируются и хранятся с соблюдением следующих правил:
а) мемориальные документы подбираются по пакетам в возрастающем порядке номеров пакетов;
б) к мемориальным документам должны быть подобраны приложения, после чего они брошюруются в папки;
в) приложения к мемориальным ордерам направляются в документы дня в соответствии с Перечнем документов-приложений к мемориальным ордерам, подлежащим формированию в документы дня по операциям Внешторгбанка СССР (приложение N 14);
г) мемориальные документы с приложениями по валютным операциям, кроме документов по внебалансовым счетам, брошюруется вместе с документами по рублевым операциям (при этом документы с различными сроками хранения брошюруются в отдельные папки). В эту же папку помещаются подлинные авизо по ответным МФО по операциям с драгоценными металлами и иностранной валютой, по расчетам в иностранной валюте, по складам граждан (в картотеках по счету ответных МФО вместо этих авизо хранятся их копии, полученные от филиалов «А»);
д) внебалансовые ордера подбираются в порядке возрастающих номеров внебалансовых счетов, сначала по приходу, затем по расходу каждого счета. Приходно-расходные внебалансовые ордера, затрагивающие более одного счета, помещаются после всех ордеров. Внебалансовые ордера брошюруются отдельно от мемориальных документов и помещаются в последний том документов за день. Бухгалтерский журнал, составляемый отдельно по приходу и расходу внебалансовых счетов, помещается в документы дня вместе с описью и в необходимых случаях с внебалансовыми ордерами.
407. Мемориальные документы, направляемые в течение дня в специально выделенных пакетах из подразделений и всесоюзных объединений на Вычислительный центр для отражения по балансу, возвращаются последним в соответствующее подразделение, всесоюзное объединение. В условиях децентрализованного ввода информации для формирования документов дня подразделений, всесоюзные объединения направляют соответствующие документы в отдельном пакете при описи, изготовленной на ЭВМ.
Работники, на которых возложено формирование, по получении упомянутых документов обязаны просчитать их полистно и полученное количество сверить с описью, составленной при отправке документов на ЭВМ либо изготовленной на ЭВМ. Разрешается осуществлять проверку полноты полученных документов путем пунктировки их с записями в описи. Сверка производится по каждому пакету отдельно.
408. Расчетно-денежные документы, подлежащие приложению к мемориальным ордерам, передаются исполнителями подразделений и всесоюзных объединений в соответствии с графиком документооборота.
В целях облегчения подборки приложений на мемориальных ордерах и приложениях к ним в левом нижнем углу исполнители проставляют номер, состоящий из условного цифрового обозначения, закрепленного за данным управлением, всесоюзным объединением, отделом (приложение N 11), и порядкового номера бухгалтерской проводки за данный день.
Подборка приложений к мемориальным документам и документам по внебалансовым счетам производится в подразделениях и всесоюзных объединениях в централизованном порядке специально выделенными работниками, которые проверяют полноту приложений, правильность их оформления и составляют описи приложений к документам дня. В описях указываются: фамилия, инициалы исполнителя, номера приложений и их количество. Приложения к бухгалтерским документам дня, подобранные в возрастающем порядке их номеров, направляются соответствующему подразделению, всесоюзному объединению в специальных папках. На верхних обложках этих папок должна содержаться надпись: «Приложения к документам дня» с указанием условного цифрового обозначения отдела.
Факт сверки данных удостоверяется на последней странице обложки папки сброшюрованных документов подписью сотрудника банка, формировавшего документы, а также главного бухгалтера подразделения, учреждения банка или его заместителя.
410. После сброшюрования и сверки мемориальных документов и приложений к ним на лицевой стороне обложки папки заполняется следующий текст:
На последней странице обложки папки указывается:
После сброшюрования и сверки внебалансовых документов на лицевой стороне обложки заполняется следующий текст:
К первому тому сброшюрованных документов прилагаются:
информация об открытии и закрытии лицевых счетов.
411. Отдельно от общих мемориальных документов в подразделениях и всесоюзных объединениях Внешторгбанка СССР формируются первичные документы по внутрибанковым операциям (счета разделов I, ХIII, ХIV и ХVI баланса), подлинные кассовые документы, документы по операциям обменных пунктов, оплаченные дорожные чеки Внешторгбанка СССР с ограничительной надписью, полученные от учреждений Госбанка СССР и Внешторгбанка СССР и обменных пунктов Москвы, расчетно-денежные документы по иностранным государственным кредитам, а также по экспортным и импортным операциям.
Формирование кассовых документов производится кассовыми работниками Валютного хранилища и кладовых всесоюзных объединений Внешторгбанка СССР. Порядок формирования и хранения этих документов определен инструкцией Внешторгбанка СССР по кассовой работе.
Оплаченные дорожные чеки Внешторгбанка СССР с ограничительной надписью, полученные от учреждений Госбанка СССР и Внешторгбанка СССР, формируются соответствующим подразделением применительно к порядку, изложенному в настоящей главе.
Документы по аккредитиву и гарантии заводится отдельное дело. До закрытия аккредитивов и снятия гарантий с учета эти дела хранятся в подразделениях и всесоюзных объединениях, а после закрытия аккредитивов и снятия гарантий с учета сдаются на хранение в архив.
Документы по экспортным и импортным инкассовым операциям до их оплаты хранятся в картотеках. Оплаченные документы, сброшюрованные в отдельные папки, на протяжении текущего года хранятся в подразделениях и всесоюзных объединениях (в железных шкафах), а по окончании года сдаются в архив.
412. Формирование и брошюрование бухгалтерских и кассовых документов по отчетности инспекторов обменных пунктов за полученные авансы в рублях, иностранной валюте, дорожных чеках, а также за бланки строгой отчетности производятся отдельно по каждому инспектору обменных пунктов в следующем порядке:
все сводные расходные и приходные ордера с приложением сопроводительных писем на разменную монету инспекторов обменных пунктов, расходных ведомостей на выдачу под отчет инспекторам авансов и мемориальные документы с приложениями подбираются по пакетам;
чеки Внешторгбанка СССР в рублях с ограничительной надписью формируются отдельно в качестве приложений к их описям.
Тома с подобранными и сброшюрованными документами по отчетности инспекторов обменных пунктов сдаются в архив в установленные сроки.
Сроки хранения документов по отчетности инспекторов обменных пунктов устанавливаются и применяются по срокам хранения документов по валютным операциям.
Отправка документов на Вычислительный центр по операциям обменных пунктов производится в специально выделенных пакетах.
413. В отделениях Внешторгбанка СССР документы для формирования подбираются в возрастающем порядке номеров дебетованных балансовых счетов ответственными исполнителями по время проверки отпечатанных лицевых счетов и передаются работнику, на которого возложено формирование документов. Документы, затрагивающие по дебету более одного счета, помещаются после вышеуказанных документов. Мемориальные документы с приложениями по валютным операциям брошюруются вместе с документами по рублевым операциям (при этом документы с различными сроками хранения брошюруются в отдельные папки). В эту же папку помещаются подлинные авизо по ответным МФО по операциям с драгоценными металлами и иностранной валютой, по расчетам в иностранной валюте, по вкладам граждан (в картотеках по счету ответных МФО вместо этих авизо хранятся их копии, полученные от филиалов «А»).
Сброшюрованные документы подсчитываются на клавишной вычислительной машине, и сумма их сверяется работником, на которого возложено формирование документов, с итогом оборотов в бухгалтерском журнале либо сводке оборотов, исключая обороты по приходу и расходу кассы.
Если общие итоги не совпадают, сверка производится по балансовым счетам.
Вместо подсчета документов может быть произведена их пунктировка с записями бухгалтерского журнала по дебету счета, с проверкой таким образом наличия документов по всем произведенным записям за день.
Внебалансовые ордера по счетам, не учитываемым в книг кладовой, подбираются и брошюруются вместе с мемориальными документами. Эти ордера помещаются после мемориальных документов в порядке возрастающих номеров внебалансовых счетов сначала по приходу, затем по расходу каждого счета. приходно-расходные внебалансовые ордера, затрагивающие более одного счета, помещаются после всех ордеров. Документы по внебалансовым счетам подсчитываются, и суммы их сверяются с итогами оборотов по этим счетам, выведенными в бухгалтерском журнале.
414. После сброшюрования и сверки документы нумеруются порядковыми номерами полистно, включая приложения к основным документам.
На лицевой стороне обложки папки заполняется следующий текст:
При подсчете сброшюрованных документов на клавишной вычислительной машине к ним прилагается лента подсчета, подписанная сотрудником, производившим подсчет. В этом случае разрешается не нумеровать листы мемориальных документов и приложений к ним и не делать надпись о количестве листов на последней странице обложки.
Наличие в мемориальных ордерах, имеющих приложения, ссылки на количество приложенных листов и наличие самих приложений должны тщательно проверяться работниками отделений, на которых возложено формирование документов.
415. Отделения Внешторгбанка СССР первичные документы по внутрибанковским операциям (счета разделов I, XIII, XIV и XVI баланса) и по операциям обменных пунктов формируют отдельно от общих мемориальных и кассовых документов. Причем документы по внутрибанковским операциям и по операциям обменных пунктов формируются в отдельные сшивы.
В папку с документами по счетам разделов I, XII, XIV и XVI баланса помещаются вместе с мемориальными документами подлинные документы, проведенные в корреспонденции со счетом кассы, послужившие основанием для составления кассовых ордеров (счета, ведомости на заработную плату, заявления и т. д.), а также вторые экземпляры кассовых документов.
В тех отделениях Внешторгбанка СССР, где списание с лицевых счетов работников обменных пунктов авансов в рублях в иностранной валюте производится в корреспонденции со счетами N 0300, 0600 и 0606, в документы по операциям обменных пунктов помещаются: копии кассовых приходных ордеров на зачисление указанных в них ценностей в оборотную кассу; накладные на сумки с ценностями; препроводительные ведомости к сумкам с ценностями, отосланным обменным пунктам; первые экземпляры актов на недостачи и излишки ценностей, составленные работниками бухгалтерии; копии мемориальных ордеров на выявленные при проверке отчетов и пересчете ценностей суммы недостач, а также копии кассовых приходных ордеров на зачисление выявленных при пересчете ценностей излишков в советской и иностранной валюте; все отчетные документы работников обменных пунктов.
Если списание с лицевых счетов работников обменных пунктов авансов в рублях, в иностранной валюте производится в корреспонденции со счетом N 1767, то в документы по операциям обменных пунктов помещаются: копии мемориальных ордеров на списание с лицевых счетов работников обменных пунктов, открытых по балансовым счетам N 0400, 0602 и 0607, израсходованных ими сумм; накладные на сумки с ценностями; препроводительные ведомости к сумкам с ценностями, отосланным обменным пунктам; первые экземпляры актов на недостачи и излишки ценностей, составленные работниками бухгалтерии; копии мемориальных ордеров на выявленные при проверке отчетов и пересчете ценностей суммы недостач, а также копии кассовых приходных ордеров на зачисление выявленных при пересчете ценностей излишков в советской и иностранной валюте; все отчетные документы работников обменных пунктов.
Документы по переоценке остатков иностранной валюты в связи с изменением курсов помещаются в сшивы кассовых документов к балансовым счетам N 0600, 0602, 0607.
В отделениях Внешторгбанка СССР, имеющих небольшое количество операций, по усмотрению главных бухгалтеров допускается формирование документов по внутрибанковским операциям и по операциям обменных пунктов раз в декаду или в месяц при условии, если до сброшюрования они будут помещаться в скоросшиватель и храниться в несгораемом шкафу под ответственностью главного бухгалтера.
В общие папки мемориальных и кассовых документов помещаются справки за подписью главного бухгалтера или его заместителя о суммах документов по дебету каждого балансового счета, приходу и расходу каждого внебалансового счета, хранящихся в отдельных папках.
417. Сотрудники, на которых возложены подборка, подсчет и брошюровка документов, обязаны обеспечить их полную сохранность. Они не имеют права допускать кого-либо из других работников к просмотру документов без разрешения главного бухгалтера или его заместителя.
418. Для обеспечения сохранности документов, по которым в случае пожара или стихийного бедствия подразделения и учреждения Внешторгбанка СССР могли бы восстановить данные своего учета, обязательному хранению подлежат:
А. В кладовой или несгораемых шкафах:
а) оформленные надлежащими подписями годовой отчет за истекший год и месячная оборотная ведомость за истекший месяц со всеми к ним приложениями;
б) бухгалтерские журналы либо сводки оборотов и ежедневные балансы за текущий месяц;
в) проверочные ведомости на 1-е число текущего месяца;
г) кассовые документы по операциям в советской и иностранной валюте за последние 12 месяцев;
д) мемориальные документы за текущий месяц;
е) журналы 04098008 по балансовым счетам N 9200, 9210 и 9420.
Б. В железных шкафах в охраняемом помещении:
а) картотеки действующих лицевых счетов, досье по экспортным, импортным и денежным аккредитивам и гарантийным операциям, операционные журналы, книги, сводные карточки, карточки с образцами подписей, карточки учета средств, выданных на заработную плату, ведомости по начислению процентов;
б) действующие картотеки по ответным МФО и по отосланным и присланным на инкассо документам;
в) карточки срочных обязательств по ссудам.
Информация об изменениях:
Письмом Внешторгбанка СССР от 28 марта 1989 г. N 2 второй, третий и четвертый абзацы пункта 419 заменяются следующим абзацем
Утратившие силу документы по оформлению счетов остаются в деле, но перечеркиваются крестообразно и на них делается отметка о замене новыми документами. При замене карточек с образцами подписей один из экземпляров таких карточек помещается в дело по оформлению счета, а остальные экземпляры уничтожаются.
Порядок оформления и хранения документов по открытию текущих органов типа «А», «Б», «В» и «Д» изложен в инструкции Внешторгбанка СССР «О счетах и вкладах в иностранной валюте и в рублях».
420. Ответственность за правильную организацию и точное соблюдение установленного порядка хранения бухгалтерских документов возлагается на руководителей и главных бухгалтеров подразделений и учреждений Внешторгбанка СССР. Последние должны проинструктировать сотрудников, распределить и закрепить за ними определенные места в шкафах для хранения документов, установить на случай необходимости порядок и очередность выноса документов в безопасные места.
421. Все остальные, кроме указанных в п.418, материалы бухгалтерского учета (мемориальные документы и лицевые счета за истекшие месяцы, документы по аккредитивным и инкассовым операциям и пр.) должны храниться в архиве, оборудованном стеллажами и железными шкафами, в ведении специально выделенных работников, ответственных за сохранность документов.
Информация об изменениях:
Письмом Внешторгбанка СССР от 28 марта 1989 г. N 2 в абзац первый пункта 422 Характеристики счетов внесены изменения
422. Справки по документам, хранящимся в кладовой и текущем архиве, наводятся в присутствии кассира, на ответственности которого находятся документы, или работника, ведающего текущим архивом, по требованиям, подписанным главным бухгалтером или его заместителем.
Документы (папки), выдаваемые для наведения справок, регистрируются в специальной книге по следующей форме: дата выдачи, наименование документа (папки), подпись работника, которому выдаются документы, отметка о возврате документов.
Сотрудник Внешторгбанка СССР, получивший разрешение на наведение справки, должен работать в присутствии кассира или работника, ведающего текущим архивом. Лица, ответственные за документы, обязаны следить за тем, чтобы сотрудники, допущенные для наведения справок, не производили в документах никаких исправлений и надписей.
Выдача мемориальных документов из кладовой и текущего архива производится по письменному разрешению главного бухгалтера соответствующего подразделения, учреждения Внешторгбанка СССР. Работник, ответственный за выдачу документов, контролирует по книге выдачи своевременность возврата документов.
Изъятие документов по счетам и вкладам граждан допускается лишь по требованиям судебных и следственных органов.
При изъятии подлинного документа составляется в двух экземплярах акт (или протокол выемки) за подписями руководителя подразделения, учреждения банка или его заместителя, главного бухгалтера и представителя учреждения, для которого изымается документ. В акте должно быть указано, по чьему требованию и разрешению производится изъятие и какой именно документ изымается. Второй экземпляр акта вручается указанному представителю.
На место изъятого подлинного документа помещается заверенная главным бухгалтером копия документа, первый экземпляр акта (второй экземпляр протокола выемки) и требование на изъятие документа с распиской лица, получившего подлинный документ. Об изъятии главный бухгалтер делает за своей подписью надпись на обложке папки с документами.
Если изъятый документ отсылается по почте, акт составляется без участия представителя учреждения, приславшего требование об изъятии, и к акту прилагается почтовая квитанция на отсылку документа ценным пакетом по соответствующему адресу.
В случае одновременного изъятия мемориальных документов за разные даты одного года составляется один акт на все изъятые документы с включением их перечня. На место одного из этих документов помещается его копия, требование на изъятие и первый экземпляр акта (второй экземпляр протокола выемки), а взамен остальных документов остаются их копии с отметкой о месте хранения требования на изъятие (в документах за такое-то число).
Информация об изменениях:
Письмом Внешторгбанка СССР от 28 марта 1989 г. N 2 после пункта 423 вводится абзац следующего содержания
Учреждение банка по письменной просьбе ревизующих органов обязано сообщить им перечень открытых расчетных, текущих обязано сообщить им перечень открытых расчетных, текущих, бюджетных и других счетов ревизуемой организации, а также в необходимых случаях предоставить ревизующим возможность сличать предъявленные им ревизуемой организацией выписки банка из расчетных, текущих, бюджетных и других счетов с записями по этим счетам. В случае расхождения записей в них с подлинными записями в учреждении банка, ревизующий составляет акт, который подписывается ревизующим, главным бухгалтером учреждения банка и главным бухгалтером ревизуемой организации.
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.