Новые требования Рособрнадзора к сайту образовательной организации : создание пиктограммы ЭЦП
Приказ № 831 от 14.08.2020г. «Об утверждении Требований к структуре официального сайта образовательной организации в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» и формату представления информации» вступил в силу 01 января 2021 года. Документ действует в течение 6 лет.
Приказ внес изменения в конструкцию сайта образовательной организации и параметры размещения материалов, которые раньше определялись Приказом № 785, утратившим свою силу. Кроме того, разъяснен порядок размещения электронных документов на сайте ОО, а также требования к визуализации ЭЦП на сайте школы, детского сада, колледжа или другой образовательной организации.
Любое образовательное учреждение может проверить свой сайт на соответствие актуальным правилам на сайте Рособрнадзора. Ниже в статье мы даем ответы на основные вопросы по главным изменениям, введенным приказом Рособрнадзора от 14 августа 2020 года № 831, а также подскажем, как визуализировать электронную подпись на сайте образовательной организации (создать пиктограмму ЭП (иконку ЭП)) с помощью сервиса PicToDoc.
Какие новые требования к структуре официального сайта образовательной организации устанавливаются?
Все обязательные сведения, которые школа должна опубликовать согласно Федеральному закону № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» должны быть помещены в особый раздел сайта «Сведения об образовательной организации».
Структура раздела должна отвечать определенным требованиям. В частности установлен перечень подразделов, который необходимо разместить на сайте и заполнить. Некоторые рубрики в прежних требованиях отсутствовали:
Другие перестали быть обязательными:
Доступ к этой части сайта должен быть предусмотрен как со стартовой страницы, так и из основного меню.
Какие подразделы должен содержать специальный раздел «Сведения об образовательной организации»?
Специальный раздел включает в себя следующие подразделы:
Наименование
Изменение статуса
«Структура и органы управления образовательной организацией»
«Руководство. Педагогический (научно-педагогический) состав»
«Материально-техническое обеспечение и оснащенность образовательного процесса»
«Платные образовательные услуги»
«Вакантные места для приема (перевода) обучающихся»
«Стипендии и меры поддержки обучающихся»
Какие требования установлены ко всем обязательным страницам сайта образовательной организации?
Страницы сайта должны включать в себя html разметку. Она предназначена для идентификации данных и обеспечивает доступ посетителей сайта к этим данным.
Рособрнадзор периодически выпускает рекомендации для наглядной
демонстрации того, как нужно размещать сведения на сайте образовательной организации, с учетом html разметки, а также приводит шаблоны для внесения сведений. По сути достаточно скопировать предлагаемый шаблон кода и внести туда свои данные.
Стоит отметить, что действующие рекомендации предназначены для ВУЗов, но применимы для любых других типов образовательных учреждений.
Пример html разметки для раздела сайта «Основные сведения»:
Данные образовательной организации
Атрибуты
Пример заполненного шаблона
Дата создания образовательной организации:
г.Санкт-Петербург, ул. Маршала Казакова, 68
График работы образовательной организации:
Какие новые подразделы были введены?
Приказом № 831 были введены следующие подразделы: «Международное сотрудничество» и «Доступная среда».
Информация, публикуемая в новых разделах, ранее уже присутствовала в структуре сайта, однако размещалась в рубриках о материально-техническом обеспечении и видах материальной поддержки.
Какую информацию содержит подраздел «Международное сотрудничество» на официальном сайте школы в соответствии с приказом № 831?
Подраздел «Международное сотрудничество» призван информировать посетителя сайта о сотрудничестве школы с международными и зарубежными организациями на тему науки и образования. На сайте размещаются сведения о заключенных договорах или о тех, которые только планируются к заключению.
Кроме того, в данном разделе публикуются сведения о международной аккредитации образовательных программ. И те, и другие сведения размещаются при наличии.
Подраздел «Доступная среда» — какая информация должна быть размещена?
Подраздел «Доступная среда» сформирован для информирования о специальных условиях для обучения лиц с ограниченными возможностями и инвалидов. Публикуются сведения как о беспрепятственном доступе на территорию школы и в учебные классы, так и о наличии специальных технических средств обучения, позволяющих лицам с особым статусом освоить образовательную программу, а также об особенных условиях охраны труда и питания.
Что такое ЭЦП (ЭП)? Какие бывают ЭЦП, виды ЭП?
Электронные документы, размещаемые на сайте, должны быть подписаны электронной подписью. Электронная подпись (ЭП) – атрибут документа, который фиксирует два ключевых момента: информацию, изложенную в документе на момент подписи и принадлежность подписи определенному лицу.
В настоящее время широко применяется термин «электронно-цифровая подпись» или сокращенно ЭЦП. Это понятие из предыдущего закона об электронной подписи, который уже утратил силу. Однако, термин сохранился и используется до сих пор. Можно сказать, что понятия ЭП и ЭЦП равнозначны.
Какие бывают виды электронной подписи и в чем разница между ними?
Простая электронная подпись
Усиленная электронная подпись
Неквалифицированная
Квалифицированная
Что из себя представляет
Логин и пароль или код доступа
Уникальная последовательность символов, записанная на USB-носителе
Как выглядит
Визуально не отображается, увидеть можно в свойствах документа
Может быть графическая картинка (напоминает штамп) или отдельный файл с расширением sig (в этом случае на документе подпись визуально не отображается)
Кто создает
Система, где она будет использоваться
Что подтверждает
Подписание документа определенным лицом
Подписание документа определенным лицом и наличие изменений в документе
Степень защиты информации
Электронно-цифровая подпись может быть выдана как физическому, так и юридическому лицу. Количество электронных подписей, выданное одному лицу – не ограничено.
Полноценным аналогом собственноручной подписи по умолчанию является только квалифицированная электронная подпись. Электронные документы, подписанные простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признаются равнозначными документам, подписанным собственноручно, только если это установлено законодательством или соглашением сторон.
Какие виды ЭП могут быть использованы на сайте образовательной организации?
Для публикации сведений на сайте образовательного учреждения применяется простая электронная подпись. Однако, согласно официальной позиции Рособрнадзора, изложенной в комментариях к новому приказу, использование квалифицированной/неквалифицированной электронной подписи допустимо и не является нарушением.
Стоит отметить, что у школы уже может быть в наличии квалифицированная электронная подпись. Она применяется для работы с большинством государственных порталов, например ФИС ФРДО, bus.gov.ru и других.
В случае, если у школы есть квалифицированная подпись, нет необходимости создавать отдельно еще одну для размещения документов на сайте, можно воспользоваться имеющейся.
Как создать ЭЦП (электронную подпись) для официального сайта школы или другой образовательной организации?
Простая электронная подпись создается на любой операционной системе с помощью специальной программы. То есть по большому счету она бесплатна, но для того, чтобы ее создать, необходимо приобрести программу, например КриптоПро CSP. Простую подпись также можно сгенерировать с помощью Microsoft Office.
Другие виды ЭП можно приобрести только в удостоверяющем центре. Вместе с необходимой программой, которую нужно будет установить на компьютер, удостоверяющий центр выдает саму электронную подпись на USB-носителе.
Примеры удостоверяющих центров, в которые можно обратиться для получения подписи: СКБ Контур, ЦентрИнформ и другие.
Правила публикации электронных документов на сайте образовательной организации
Согласно Приказу № 831 информация на школьном сайте должна размещаться в виде копии и электронного документа. Электронный документ – это не что иное, как информация в электронном формате.
Электронные документы должны быть опубликованы так, чтобы пользователю было удобно в них ориентироваться. Должна быть предусмотрена возможность копирования и сохранения текста. Размер файла – не более 15 мегабайт. Также нужно обращать внимание на разрешение, чтобы файл визуально был читаемым. Как и раньше необходимо загрузить файл. Разница в том, что теперь вместо отсканированного документа с подписью и печатью, на сайт загружается файл, подписанный электронной подписью.
Очень важно, что визуально ЭЦП на сайте образовательной организации, должна выглядеть как пиктограмма, установленного формата, содержащая данные о подписавшем лице. Как показывает практика, именно с корректной визуализацией ЭЦП на сайте школы возникает наибольшее количество трудностей. Очень удобно использовать для правильной визуализации электронной подписи сервис PicToDoc, он позволяет мгновенно создавать и размещать на своем сайте пиктограмму электронной подписи ИМЕННО в том виде, в котором это предусмотрено требованиями Рособрнадзора.
В каком виде должна отображаться ЭП на сайте образовательной организации? Какая пиктограмма используется для отображения ЭП?
Когда электронный документ опубликован на сайте, возле его названия можно увидеть пиктограмму. Через пиктограмму пользователь может ознакомиться со всеми основными данными о подписи. Если речь идет о простой электронной подписи, отображается Ф.И.О. должностного лица, дата и время подписания и специальный программный ключ в виде набора символов. Если используется квалифицированная электронная подпись, к указанным данным добавляются сведения о сертификате (кем и когда выпущен и до какого срока действует). Реализовать это позволяет онлайн-сервис PicToDoc.
Электронные документы: виды, требования и особенности документооборота
Разберёмся, в чем различия бумажного варианта документа, его отсканированной версии и документа, изначально созданного в электронной форме, затем сравним требования к ним и определим сферы применения.
Документ бумажный, электронный образ и электронный документ
Федеральный закон от 29.12.1994 № 77-ФЗ (редакция от 03.07.2016) «Об обязательном экземпляре документов» определяет документ как «Материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения».
Разделение документов на бумажные и электронные — не более чем разграничение по виду носителя, форме документирования и представления информации.
Понятие электронного документа закреплено Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ (редакция от 18.03.2019) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и звучит так:
«Электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах».
Таким образом, документ в электронном виде и изначально электронный документ — не одно и то же. В первом случае документ создается как бумажный и преобразуется в электронный документ, получается электронный образ документа. Во втором — изначально создаётся в форме электронного документа.
В электронном документообороте используются как образы документов, так и электронные документы. Но если для электронных образов в большинстве случаев можно использовать любой вид электронной подписи, то для электронных документов зачастую нужна усиленная квалифицированная электронная подпись.
Бумажные и электронные документы юридически равнозначны, если иное не установлено законом или договором. Исключения касаются только отдельных видов документов, к которым предъявляются повышенные требования к безопасности данных и условиям хранения.
Требования к документам в электронном виде
Требования к документам в электронном виде делятся на три категории и соблюдаются в порядке приоритетности:
Для каждого документа в электронном виде свои требования. Поэтому, когда вы собираетесь создать или передать документ, обращайтесь к требованиям, установленным конкретно для него.
Виды и применение электронных документов
Рассмотрим самые распространённые документы в практике документооборота компаний и индивидуальных предпринимателей.
Договоры, контракты, соглашения
Часть 2 статьи 434 ГК РФ разрешает заключение письменных договоров путём обмена электронными документами, в том числе с использованием сторонами сделки электронной почты. Обязательное требование — возможность достоверно установить, что документ, например экземпляр договора, исходит от стороны сделки.
Выполнить условие легко: договоритесь с контрагентом о заключении договора таким способом, составьте и подпишите договор с использованием электронной подписи. Аналогичным способом можно обмениваться протоколами разногласий и дополнительными соглашениями, вносить изменения в договоры и направлять претензии.
Первичные учётные документы
Требования к ним изложены в статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (редакция от 28.11.2018) «О бухгалтерском учёте». Специальные требования к счетам-фактурам — в статье 169 НК РФ.
Первичные документы могут быть бумажными или электронными, электронный первичный документ обязательно должен быть подписан электронной подписью. Но если законом или договором предусмотрено представление первичного документа в бумажном виде, он должен быть представлен именно на бумаге. Если бумажного документа нет, придётся его создать — распечатать соответствующий электронный документ. Это условие пока препятствует полному переходу на электронный документооборот: многие компании вынуждены дублировать документы полностью либо частично. Для обмена электронными счетами-фактурами и УПД, например, необходимо, обращаться к услугам оператора электронного документооборота. Также вести документооборот через оператора ЭДО целесообразно при больших объёмах документооборота — налаженная система сбережёт ваше время.
Выполнение всех требований к первичным учётным документам — это фактически выполнение требований ФНС. Упрощает задачу применение обязательных или рекомендованных налоговым органом форматов — формализованных электронных документов. Обязательные форматы утверждены для счёта-фактуры и универсального передаточного документа, в том числе корректировочных (Приказы ФНС № ММВ-7-15/155@, № ММВ-7-15/155@ и № ММВ-7-15/189@). Рекомендованные форматы есть для акта приёмки работ и документа о передаче товаров (Приказы ФНС № ММВ-7-10/552@ и № ММВ-7-10/551@) — можно применять их или разработать свой формат.
Отчётность
Всю налоговую и бухгалтерскую отчётность можно представлять в электронной форме. Обязательное условие для сдачи электронной отчетности — подписание документов усиленной квалифицированной электронной подписью. Передавать отчётность в электронном виде можно через оператора ЭДО или через официальный сайт ФНС.
Документы для подачи в суд
Любые процессуальные документы можно подавать в суд в электронном виде, в том числе в форме электронного документа. Для электронной подачи документов в арбитражные суды используется сервис «Мой арбитр», в суды общей юрисдикции — личный кабинет пользователя в разделе «Подача процессуальных документов в электронном виде» официального сайта суда на портале ГАС «Правосудие». Электронный образ документа можно заверить простой электронной подписью, электронный документ подписывается только усиленной квалифицированной электронной подписью.
Обращения в государственные органы
Большинство ведомств уже поддерживают онлайн-обмен документами и обращениями через сайты и личные кабинеты пользователей. Чтобы обратиться в государственный орган через интернет или направить электронный документ, зайдите на официальный сайт нужного ведомства, найдите раздел для обращений или направления отчётности в электронном виде и воспользуйтесь указанной информацией.
Юридическая значимость электронной переписки
Несколько иначе, чем электронные документы, подписанные ЭП надлежащего вида, выглядит обмен письмами или сообщениями посредством электронной почты, мессенджеров или СМС-сообщений. В этих случаях, как правило, не используется привычная электронная подпись. Что тогда служит средством идентификации — интересный вопрос, прежде всего, с позиции судебной практики.
Электронную переписку, где не используется усиленная электронная подпись, можно приравнять к обороту документов с применением простой электронной подписи. В данном случае это не противоречит правилам и нормам. Но необходимость идентификации отправителя и получателя в случае спора обязательно возникнет.
В процессе идентификации отправителей и получателей писем и сообщений, возможно, потребуется определить:
Дать ответы на эти вопросы и подтвердить их доказательствами бывает непросто.
Если адреса электронной почты указаны в договоре с контрагентом и при этом чётко определён порядок обмена документами, проблем обычно не возникает. Идентифицировать СМС-отправления можно посредством сотового оператора. Сообщения в чатах и мессенджерах — через техподдержку соответствующей платформы. Но проблемы могут возникнуть, если придется оспаривать факт личного отправления. Ведь не исключено, что доступ к логину, паролю, устройству и сим-карте может получить третье лицо.
В 2016 году арбитражный суд Санкт-Петербурга и Ленинградской области рассматривал дело №А56-95953/2015, где фигурировали СМС-уведомления. Истец судился со Сбербанком относительно несанкционированного вывода со счёта истца денежных средств на сумму более 6 миллионов рублей. Для операций использовались платёжные поручения, подготовленные в информационной системе банка и подписанные сгенерированными одноразовыми кодами (паролями), которые направлялись на телефон истца и при вводе в подтверждение операции означали подписание документа простой ЭП. Суд отказал в удовлетворении исковых требований, сославшись на то, что истец, хотя, возможно, и не был причастен к операциям, не обеспечил недоступность средств идентификации.
Изложенная позиция суда наглядно показывает, что фактически к электронной переписке, где используются средства идентификации, отличные от электронной подписи, применяются аналогичные с ЭП требования. Получение и ввод кода из СМС для подтверждения действий — аналог использования простой электронной подписи.
Подведём итог
Любые документы можно передавать в электронном виде, к тому же практически все они в таком виде создаются изначально, но важно соблюдать требования. Главное в передаче документов в электронном виде или электронных документов — проверить, выполнены ли технические требования и требования к виду электронной подписи. Не стоит забывать также о правильности формы и содержания документа.
Второй момент — целесообразность перехода на ЭДО, станет ли документооборот проще, быстрее, надёжнее и экономичнее. Ради передачи нескольких документов в год нет смысла тратиться на организацию электронного документооборота. Но если объём документооборота большой, расходы на печать и доставку бумажных документов превышают потенциальные затраты на электронный документооборот, выгоднее перейти на ЭДО. Использование системы электронного документооборота поможет существенно сэкономить и упростить работу.
Электронный документ и электронная подпись на сайте
Четвертый и самый важный вопрос. Что же делать администратору сайта, чтобы не нарушить закон?
Необходимо с помощью техподдержки организации, которая выпустила Вам электронную подпись, научиться подписанный электронной подписью документ преобразовывать в формат pdf и получившийся электронный документ проверить на соответствие ГОСТ 7.0.97-2016. После этого выложить на сайт в соответствующий раздел. Задача не очень простая, но решаемая.
Есть и другой вариант. В программах Word и Acrobat есть возможность создавать простую электронную подпись самому пользователю бесплатно. Вы без труда найдете в Интернете соответствующие инструкции. Однако дальнейшее использование этой ПЭП, ее проверка и т.д. требует платных дополнений, которые устанавливаются отдельно. Скорее всего у обычного пользователя разобраться с этим не получится и придется прибегнуть к помощи квалифицированного специалиста.
Еще раз обращаем Ваше внимание, что с помощью конструктора сайта Вы можете выкладывать любые форматы файлов, в том числе и электронные документы, подписанные простой электронной подписью. Портал ОШКОЛЕ.РУ полностью соответствует требованиям Приказа № 831.
Комментарии
ООО «Центр образования и консалтинга»
Свидетельство о регистрации средства массовой информации №ФС77-42329 от 14 октября 2010г.
Подписываем документы электронной цифровой подписью
Согласно Приказу Федеральной службы по надзору в сфере образования и науки РФ от 14 августа 2020 г. № 831 “Об утверждении Требований к структуре официального сайта образовательной организации в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» и формату представления информации”, документы, размещенные на сайте образовательной организации должны быть подписаны простой электронной подписью, в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Мы подразумеваем, что у вас имеется полученный в любом аккредитованном удостоверяющем центре сертификат электронной подписи. Процесс получения токена с электронной цифровой подписью мы не описываем.
Рассмотрим подробно, как подписать документ и загрузить документ и подпись на сайт, созданный на конструкторе сайтов Нубекс:
1. Установка КриптоЭкспресс
1. Необходимо перейти по ссылке: КриптоЭкспресс и скачать бесплатную программу КриптоЭкспресс:
2. Запускаем скачанный установочный файл и нажимаем кнопку «Далее»:
3. Нажимаем кнопку «Принимаю»:
4. Дожидаемся, пока программа установится на ваше рабочее место и после оповещения «Установка завершена», нажимаем кнопку «Закрыть»:
5. Программа КриптоЭкспресс запущена, она находится в трее (рядом с часами и датой):
2. Подписываем документ электронной цифровой подписью
1. Нажимаем на иконку КриптоЭкспресс в трее, а затем кнопку «Подписать файл»:
2. Нажимаем на кнопку «Выберите файл»:
2) в поле «Назначение подписи» из выпадающего списка необходимо выбрать «Отсоединенная подпись в формате DER»
3) в поле «Сертификат» из выпадающего списка необходимо выбрать нужный сертификат. Если на вашем устройстве один сертификат, то по умолчанию будет отображаться один
4) нажимаем кнопку «Подписать»:
4. После нажатия кнопки «Подписать», открывается папка, куда будет сохранена подпись, её можно выбрать. Тип файла поставить SIG и нажать кнопку «Сохранить» (токен с ключом электронной подписи должен быть вставлен в компьютер):
На этом все, мы подписали документ и сохранили подпись на компьютер в нужную папку. Далее рассмотрим, как занести подписанный документ на сайт.
3. Публикуем документ, подписанный электронной цифровой подписью, на сайте образовательной организации
1. Переходим систему администрирования вашего сайта на конструкторе сайтов «Нубекс», заходим в раздел «Образовательная организация» => «Документы»:
2. Загрузим, например, Устав образовательной организации:
3. Нажимаем кнопку «Загрузить файлы»:
4. После загрузки файла:
1) видим в системе загруженный файл;
2) видим уведомление об отсутствии подписи;
3) нажимаем кнопку «Загрузить подпись»:
Внимание. Система осуществляет проверку подлинности подписи. Если файл, который вы подписывали, был изменен вами или кем то еще, то система не примет подпись и выдаст ошибку. На скриншоте ниже видно, что система сигнализирует о том, что подпись не верна, хотя в исходный документ был добавлен только пробел:
4. Отображение документа, подписанного электронной цифровой подписью, на сайте образовательной организации
Как это отображается документ, подписанный электронной цифровой подписью, на сайте. Открываем сайт, заходим в раздел «Сведения об образовательной организации», далее «Документы» и видим загруженный файл, а рядом отображается значок электронной цифровой подписи. При наведении на значок, появляется следующая информация: дата и время подписания, ФИО подписавшего, должность подписавшего, номер сертификата:
