что значит гибридная почта
Центры гибридной печати: как мы материализуем миллионы писем каждый день
Вы задумывались, как печатают письма со штрафами от ГИБДД или счета от Ростелекома? Чтобы отправить письмо, нужно распечатать его, купить конверт и марки и потратить время на поход в почтовое отделение. А если таких писем сто тысяч? А миллион?
Для массового производства отправлений существует гибридная почта — здесь печатают, упаковывают и отправляют корреспонденцию, которую нельзя доставить электронно. Клиенту достаточно передать информацию о получателе и загрузить текст в цифровом виде, остальное сделаем мы.
Сейчас услугами гибридной почты пользуются государственные и частные компании, которые рассылают тысячи отправлений ежедневно. Среди них ГИБДД, Ростелеком, Сбербанк.
Большая часть работы в цехах автоматизирована — письма печатают с помощью промышленных принтеров огромными бобинами и автоматически упаковывают на специальных линиях. 
Стоимость услуги при этом осталась такой же, как и у самостоятельной отправки. Для обычных писем без отслеживания это 27 рублей 60 копеек, для заказных — 64 рубля 80 копеек.
Печатные производства есть во всех регионах России, поэтому многие письма не проходят стадию региональной перевозки и доставляются быстрее.
Как устроена гибридная печать
Работу гибридной почты обеспечивают 55 печатных цехов, из которых четыре — крупные производства в Москве, Санкт-Петербурге, Казани и Новосибирске. На этих производствах мы можем печатать до 4 миллионов писем в день.
Клиент — частное лицо или организация, — передаёт нам письмо в электронном виде. Юридические лица загружают архив с pdf-файлами в личный кабинет otpravka.pochta.ru или передают данные по API через интеграцию с информационной системой ЭПС (электронная почтовая система).
Физические лица загружают письма через личный кабинет zakaznoe.pochta.ru. 
Отправленные файлы попадают в информационную систему ЭПС, обрабатываются и передаются дальше — в автоматизированную систему управления гибридной почты.
Полученные в PDF письма мы раскладываем в json — простой и понятный формат для обработки, автоматически преобразуем в текст и готовим к печати и упаковке в конверты: расставляем границы, проверяем шрифты и область запечатывания. Сверяем адрес и индекс получателя, чтобы письмо ушло куда нужно.
Машина может печатать письмо с одной или двух сторон бумаги, складывать в конверт разными способами — Z, П, домиком. Напечатать адресный блок на одной стороне листа, а саму информацию на другой. Сейчас данные о раскладке на машину выставляет человек, но мы планируем усовершенствовать и эту часть работы — данные будут попадать на оборудование через автоматизированную систему управления гибридной печатью.
Файл для печати, который отправляется на принтер после подготовки, представляет из себя большой pdf или afp, в котором «склеено» до 500 писем.
В небольших цехах используют листовые принтеры, на которых можно печатать до двух тысяч отправлений в день.
Листовой принтер
Печать в крупных цехах автоматизирована и происходит в три этапа
Первая машина принимает файл и печатает много писем в рулоне.
Человек снимает бобину c ролевого принтера и ставит её на резак, где ленту разделяют на листы А4.
На следующем этапе конвертовальная машина сворачивает листы определённым образом для упаковки и вкладывает в конверты. Это устройство умеет считывать специальный баркод (dataMatrix), по которому понимает, в какой конверт нужно положить определенный лист. Машина может упаковать в конверт не больше 5 печатных листов А4 — отсюда появилось ограничение на размер электронного заказного письма.
Готовые письма сотрудники цеха собирают в коробки, грузят на тележки и отправляют в отделение почтовой связи.
Как воспользоваться услугами гибридной почты для своих задач
Если вам нужно отправлять очень много писем, то вы можете передать Почте функции их подготовки, печати, упаковки и отправки. Для отправителя каждый лист стоит денег, и эти расходы легко оптимизировать.
Стоимость услуги складывается из двух частей — плата за печать и за пересылку. Цена печати зависит от объёма заказа, количества цветов, способа упаковки и других параметров. А расходы на пересылку не отличаются от обычных тарифов. Для каждого заказа согласован SLA — срок, когда письма должны попасть в отделение почтовой связи. Отслеживать время нам помогают уведомления на экране и письма о приближении срока сдачи.
Распределенная печать
Мы стремимся к тому, чтобы и дальше уменьшать время доставки и нагрузку на транспорт. Для этого работаем над созданием технологии распределённой печати, которая позволит автоматически отправлять задания на печать таким образом, чтобы письма появлялись на бумаге как можно ближе к получателю.
Например, человек нарушил правила дорожного движения в Москве, а прописан в Хабаровске. Штраф он получит от Московского отделения ГИБДД. Наша задача — доставить письмо в Хабаровск с минимальными передвижениями. Вместо того, чтобы печатать его в Москве и отправлять в другой город самолетом или поездом, мы материализуем отправление в ближайшем к адресату центре и доставим с минимальными расходами на логистику.
Гибридная почта
В данном случае заказчик направляет почтовому оператору электронные документы с адресами получателя и отправителя, которые впоследствии распечатываются в бумажном виде в ближайшем к получателю почтовом офисе, упаковываются в конверты и доставляются получателю в максимально короткий срок. Это с одной стороны позволяет снизить затраты заказчика на отправку корреспонденции, например, большого количества счетов или извещений, а с другой стороны дает возможность почтовому оператору предоставить удобные и качественные услуги по доставке бумажной корреспонденции.
Связанные понятия
Алиас почтового адреса — это адрес электронной почты для перенаправления: при поступлении почты на этот внешний адрес, почта перенаправляется на основной. Таким образом имя основного фиксированного почтового адреса отправителю неизвестно. Принцип схож с ссылками в файловых системах. Алиас электронного адреса создается на почтовом сервере или предоставлен почтовым сервисом.
Междунаро́дные почто́вые отправле́ния (англ. international mail) — это отправления письменной корреспонденции, проходящие обработку в местах международного почтового обмена.
Эта статья посвящена технологии электронного билета, которая применяется в гражданской авиации в мире и в России. Информацию о применении аналогичных технологий в других отраслях сферы услуг следует искать и размещать в других статьях Википедии, в том числе в статьях, которые к настоящему времени еще не созданы.Электронный билет или e-ticket — это электронный документ, удостоверяющий договор воздушной перевозки между пассажиром и авиакомпанией. В отличие от бумажного авиабилета, электронный билет.
Центры гибридной печати: как мы материализуем миллионы писем каждый день
Как устроена гибридная печать
Физические лица загружают письма через личный кабинет zakaznoe.pochta.ru.
Отправленные файлы попадают в информационную систему ЭПС, обрабатываются и передаются дальше — в автоматизированную систему управления гибридной почты.
Полученные в PDF письма мы раскладываем в json — простой и понятный формат для обработки, автоматически преобразуем в текст и готовим к печати и упаковке в конверты: расставляем границы, проверяем шрифты и область запечатывания. Сверяем адрес и индекс получателя, чтобы письмо ушло куда нужно.
У каждого отправления есть определённый набор данных, как у транзакции в банке:
С помощью этих данных мы просчитываем, как рационально использовать место на листе. Для экономии пространства можно использовать разную раскладку текста или варьировать виды конвертов — с одним, двумя окошками или без них, заготавливать конверты с напечатанным адресом.
Машина может печатать письмо с одной или двух сторон бумаги, складывать в конверт разными способами — Z, П, домиком. Напечатать адресный блок на одной стороне листа, а саму информацию на другой. Сейчас данные о раскладке на машину выставляет человек, но мы планируем усовершенствовать и эту часть работы — данные будут попадать на оборудование через автоматизированную систему управления гибридной печатью.
Файл для печати, который отправляется на принтер после подготовки, представляет из себя большой pdf или afp, в котором «склеено» до 500 писем.
В небольших цехах используют листовые принтеры, на которых можно печатать до двух тысяч отправлений в день.
Печать в крупных цехах автоматизирована и происходит в три этапа
Первая машина принимает файл и печатает много писем в рулоне.
«Устраняется сама возможность ошибки»: суды Москвы подключат к гибридной почте
CNews 02.03.2018 г.
Цифровизация правосудия в Москве набирает обороты: уже в этом году суды общей юрисдикции столицы перестанут самостоятельно печатать и отправлять повестки. Этот процесс перейдет в электронную форму. Технология гибридной почты позволит переложить работу по распечатке на специальные подразделения «Почты России», что позволит судебной системе не только экономить время и деньги, но и свести к нулю возможные ошибки.
Гибридную почту протестировали на судебных участках мировых судей Москвы
Судопроизводство – это не только сам процесс свершения правосудия, но и огромная бумажная работа, которая ложится на плечи сотрудников аппаратов судов. Внедренная в Москве «Комплексная информационная система судов общей юрисдикции» (КИС СОЮ) оптимизировала большинство бумажно-бюрократических моментов с помощью технического прогресса. Но предела совершенству действительно нет, зато есть простор для дальнейшей оптимизации: в столичных судах внедряется принцип гибридной почты, который ранее был внедрен компанией «Крок» на московских участках мировых судей. Результаты превзошли все ожидания: участки мировых судей – а их в столице 438 – начали экономить и деньги, и время, поэтому успешную практику сейчас «переносят» и в суды федерального значения.
Сейчас процесс работы с почтовой корреспонденцией в судах федерального значения происходит следующим образом:
«Сначала необходимо запросить у Почты России диапазон номеров ШПИ (штриховой почтовый идентификатор). После этого можно формировать сами повестки, это делается автоматически. Дальше идет упаковка писем в конверты, которые формируются на специальном шаблоне, за актуальностью которого нужно следить, – рассказывает Татьяна Толстова, заместитель генерального директора компании «Крок». – После повестки передаются в экспедицию, там всю корреспонденцию собирают со всех отделов, взвешивают и автоматически формируют специальный реестр отправлений (Форма 103), который, вместе с самими письмами, направляют в почтовые отделения с курьером. На выходе получается процесс, который может растягиваться на дни, еще и потому, что ошибки в реестре или номерах ШПИ приводят к возврату всей пачки корреспонденции, а не отдельного письма. Но даже это – уже оптимизированный процесс, ведь все шаблоны, данные о получателях и прочее подтягивается автоматически, а до КИС СОЮ все делалось вручную!».
Что будет после перехода на технологию гибридной почты
Гибридная почта не просто разгрузит сотрудников судов общей юрисдикции – она превратит отправку корреспонденции в процесс, отнимающий считанные минуты. Пока речь идет только о повестках, но как раз эти документы составляют превалирующую долю всех исходящих писем.
После внедрения гибридной почты сотруднику аппарата суда нужно будет только найти конкретное дело в подсистеме судебного делопроизводства, после чего в появившейся форме выбрать тех участников, которым надо отправить повестки. Все необходимые данные, такие как ФИО, адреса получателя или отправителя, уже есть в базе. Затем пользователю необходимо лишь нажать кнопку «Отправить», при этом сообщение будет сформировано автоматически, после чего также автоматически – передано через шину данных на Почту России. Сервис гибридной почты на стороне Почты России обрабатывает информацию и передает ее в центр гибридной печати. И уже там повестка так же автоматически печатается, упаковывается, и дальше отправляется адресату.
«Центров гибридной печати сейчас только три, – уточняет Татьяна Толстова, – в Москве, Санкт-Петербурге и Новосибирске. Но «Почта России» собирается открывать еще несколько с тем, чтобы покрыть всю территорию страны. Получается, что время доставки сократится. Во-первых, за счет того, что на стороне судов обработка исходящей корреспонденции практически сведется к нулю, а во-вторых, сократится число перемещений корреспонденции по сортировочным центрам. Гибридная почта позволит доставлять письмо из того центра гибридной печати, который находится ближе всего к почтовому отделению получателя».
Доставку корреспонденции уже сейчас помогает отследить трекинг-сервис «Почты России», в котором можно узнать судьбу отправления по номеру ШПИ. Для этого пользователям со стороны судов даже не приходится покидать подсистему судебного делопроизводства, так как сервис уже с ней интегрирован.
Судебное извещение – электронной почтой
Каждый из 35 районных судов Москвы и сам Мосгорсуд отправляют ежемесячно от нескольких сотен до нескольких тысяч повесток. Но итоговая экономия на времени, а также бумаге и распечатке (за которые после внедрения подсистемы будет отвечать «Почта России») – лишь одна из целей этой части реформы. Другая – максимально возможная цифровизация взаимоотношений суда с участниками процессов. А потому сейчас активно обсуждается вопрос о направлении повесток в электронном виде: это будет возможным для тех пользователей, которые зарегистрируются в личном кабинете на сайте «Почты России». В таком случае никакой распечатки и конвертирования и вовсе не понадобится.
«Этот вопрос пока не регламентирован, в том числе – и на законодательном уровне. Потому что не понятно, что будет считаться подтверждением получения электронной повестки», – объясняет Татьяна Толстова. – Возможно, за основу будет взят отчет «Почты России» о доставке и прочтении, заверенный квалифицированной подписью».
Другой нерегламентированный вопрос связан с отправкой всей остальной корреспонденции: постановлений, извещений, актов и других документов. Пока в существующей версии модуля гибридной почты эта опция вовсе не предусмотрена, однако в «Кроке» говорят, что доработать сервис и расширить его функции будет возможно.
Использование сервисов начнется в первом квартале 2018 года
На данный момент кроме гибридной почты московские суды общей юрисдикции подключат к сервису «Отправка», это еще один инструмент «Почты России», также прошедший апробацию на судебных участках мировых судей Москвы. Сервис реализован в виде API-приложения, которое также связывает КИС СОЮ с системами «Почты России».
«Решение позволяет передавать данные для формирования почтовых отправлений, но формировать их будут непосредственно на Почте, – детализирует системный аналитик Наталья Баулина. – Там же корреспонденции будет присваиваться ШПИ. Таким образом, устраняется сама возможность ошибки. То же самое касается шаблонов конвертов: у судов больше не будет необходимости поддерживать свои базы в актуальном состоянии. «Почта России» будет формировать и высылать уже готовые печатные формы конвертов по запросу для каждого конкретного отправления. Автоматизируется и составление реестра (форма Ф103), который, к слову, даже в случае непредвиденных ошибок можно будет отредактировать непосредственно в почтовом отделении».
Новые подсистемы уже разработаны и приняты Мосгорсудом. В компании «Крок» рассчитывают, что в полную силу сервисы заработают уже в первом квартале 2018 года. Какое-то время уйдет на обучение сотрудников и решение организационных моментов.
Гибридная почта
В настоящее время потребность в почтовых услугах возникает у каждой организации, вне зависимости от того коммерческая она или государственная.
Гибридная почта, как комплекс услуг — это консолидированная услуга печати любой персонализированной продукции (счетов, квитанций, писем и пр.) и её доставка. Автоматически распечатать, упаковать и отправить ваши счета и письма позволяет гибридная почта. Вы передаете содержание персонифицированной продукции и адреса доставки получателей нам в электронном виде.
Наша работа с вашей конфиденциальной информацией в персонифицированной продукции полностью соответствует требованиям, предъявляемым к оператору связи при оказании услуг Гибридной почты. Это соблюдение Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных», а так же наличие действующего Аттестата соответствия помещений, который подтверждает, что объект (Автоматизированная система или ИСПДн) соответствует требованиям нормативно-технических документов по безопасности информации, утверждённых ФСТЭК России.
Почему за гибридной почтой вам нужно обратиться именно к нам?
В наш информационный скоростной век оперативная почтовая доставка — это одна из слагаемых успеха развития организации.