Корпоративная почта: для чего она нужна и можно ли без нее обойтись
Не так давно мне на почту пришло письмо: просят открыть доступ к базе одного моего клиента, для синхронизации с 1С. Письмо от некоего Пети с бесплатной почты mail.ru.
Понятно, что я удивился. Сначала позвонил клиенту, выяснилось, что у них действительно сейчас работает программист, и ему действительно нужна база. Заставил программиста выслать мне нормальное ТЗ с корпоративной почты. И тогда уже открыл доступ.
Этот инцидент сподвиг меня-таки написать эту статью про корпоративную почту. Потому что кажется, что всем всё вокруг понятно и очевидно, а на самом деле многие просто не задумываются о таких, как им кажется, мелочах.
Что вам дает корпоративная почта
То, что стоит после «собаки» в вашем почтовом адресе — это очень важно. И вот почему.
1. Культура делового общения. Когда ваш деловой партнер/клиент/контрагент получает от вас письмо, то первое, что он видит — это адрес вашей почты. Вы таким образом как бы представляетесь. И теперь сравните две ситуации.
а) В почте лежит письмо с адреса ivanov@sberbank.ru. Независимо от темы сообщения, вы уже видите, что вам пишет представитель Сбербанка — и, скорее всего, отнесетесь к письму серьезно.
б) В почте лежит письмо с ящика vasia@mail.ru. Если еще в теме письма написано что-то вроде «От Васи» — то это можно счесть даже некоторым хамством. Это все равно что вам звонят в офис — а вы вместо приветливого: «Здравствуйте! Компания «Ромашка», Василий» рявкнете в трубку: «Чё надо?!»
Этикет делового общения (в том числе и переписки) предполагает, что вы заботитесь об удобстве другого человека. Ему должно быть с первого взгляда понятно, кто пишет, из какой организации и по какому вопросу.
2. Поиск писем во входящих. Ситуация: полгода назад я общался с оператором связи «Мегафон». Понимаю, что надо снова связаться с ними, но не помню ни фамилии, ни адреса почты.
Что я делаю? Набираю в поиске почтовой программы «megafon» и мгновенно нахожу нужные мне пять писем. Если бы сотрудник «Мегафона» писал мне, например, с yandex.ru или mail.ru, это была бы совсем другая история.
Вот это раздражение от того, что сотрудник отнял у меня время и доставил неудобства — оно очень легко переходит на компанию в целом.
3. Дополнительная реклама сайта. Когда человек получает письмо с корпоративного ящика, то он видит после «собаки» домен сайта: например, 911@re96.ru. Велика вероятность, что он зайдет на этот сайт. Особенно если вы пишете в первый раз, и человек хочет узнать, что за компанию вы представляете — а лишний заход на сайт положительно влияет на его рейтинг в поисковых системах.
4. Имидж компании. Корпоративная почта, как и собственный сайт — признак солидности компании. И наоборот, если предприятие пользуется бесплатными почтовыми сервисами, тем же mail.ru — доверие к нему очень снижается.
Руководителю, который не придает этому значения, стоит задать себе несколько вопросов.
а) Вы уверены, что с такой почтой компания не выглядит как перекупщик и не отталкивает потенциальных клиентов?
б) Вы же понимаете, что полностью бесплатным бывает только сыр в мышеловке. Стоимость одного сервера в хорошей комплектации приближается к 2 млн рублей. Вопрос: как бесплатные почтовые сервисы окупают эти затраты? Недавно услышал интересную мысль: если вы не платите за товар или услугу, значит, вы и есть товар 🙂 Тут есть над чем подумать.
Конечно же, экономия — вещь хорошая. И платить за ненужное действительно не надо. Главное понять, где вы действительно сэкономите, а где больше потеряете. Я об этом уже писал: Как сэкономить на обслуживании компьютеров в офисе и потерять сто тысяч за три дня.
в) Когда сотрудник работает с клиентами со своей личной почты, то вы не знаете, как и о чем он с ними общается. И если он решит перейти к конкурентам — то не забудет ни об одном вашем клиенте. Он будет дальше вести с ними переписку и переманивать к себе.
Как перейти на корпоративную почту
Мне часто задают вопрос: сколько это стоит — перейти на корпоративную почту? Отвечаю: нисколько. Ноль рублей.
Если у вас есть сайт, то, скорее всего, есть уже и оплаченная почта. Почти все хостеры предоставляют это в комплекте.
Другой частый вопрос: что делать, если наши клиенты привыкли к старой почте? Как их «перевести»? Помогут следующие шаги:
1.Уведомить контрагентов. Можно, не мудрствуя лукаво, написать своим контрагентам о том, что адрес изменился. По электронной почте или другим способом: например, вложить информационное письмо в закрывающие документы.
2. Настроить два ящика: старую почту и новую. Принимаем письма и с того и с другого ящика, но сами пишем и отвечаем на письма только с нового. Со временем все привыкнут, и письма будут приходить на новый ящик.
3. Настроить автоответ в почтовой программе. Что-то вроде: «Вы написали в компанию ООО «Ромашка». К сожалению, данная почта уже не работает, убедительно просим написать на новую почту, адрес такой-то».
4. Указать на сайте новые ящики. В разделе «Контакты» создать почтовые формы для разных получателей и назвать их функционально:
Такими несложными действиями примерно за полгода можно плавно перейти к использованию новых ящиков.
Какие имена придумать для корпоративных ящиков
Учитывая, что домен ваш, то все вам доступны вообще любые имена. Тут речь идет только о том, чтобы они легко воспринимались на слух и легко запоминались.
Обычно пишут либо фамилию (если компания крупная, то еще первую букву имени), либо название должности — как правило, в сокращении. Примерно так:
В принципе, такие имена диктовать удобно. Но многие предпочитают односимвольные имена, скажем e@re96.ru — они совсем короткие, на слух воспринимаются отлично. В этом случае можно создать псевдоним почтового ящика (Alias).
Что это? Это ящик с другим именем из того же домена, который умеет только пересылать на основной адрес. Разберем пример.
Допустим, наша корпоративная почта выглядит как ivanov.ivan@re96.ru. Мы хотим создать себе дополнительное имя, более простое, чтобы диктовать его по телефону. Создаем псевдоним с именем i@re96.ru и пересылаем его на основной адрес. Таким образом, дальнейшая переписка продолжится с полного адреса ivanov.ivan@re96.ru. Очень удобно.
Этот инструмент можно использовать также в борьбе со спамом и вирусами.
Решили мы разместиться в справочниках. Чтобы не светить свой настоящий адрес, делаем для каждого справочника свой псевдоним:
В справочниках будут фигурировать псевдонимы, а письма будут приходить вам на основной ящик.
Если в какой-то момент мы видим, что на эти ящики стало приходить много спама (а спамеры часто берут адреса именно из популярных справочников) — удаляем их и создаем новые:
Такую процедуру можно проводить раз в год.
Заодно напомню: категорически нельзя размещать в открытых источниках (справочники, торговые площадки) адрес почты, который установлен на «ответственном» компьютере. То есть, таком, на котором стоит 1с, сервисы банков, интернет-отчетность и т.д.
Распознать вредоносное письмо с вирусом неискушенному человеку непросто. А придет оно как раз на адрес, размещенный в открытых источниках.
Но это уже совсем другая история, и про это я писал отдельную статью: Как не поймать вирус на ПК, даже если у вас нет антивируса.
Андрей Лодочников, директор компании «Решение»
Как завести корпоративную почту на своём домене
Блочный редактор писем, готовые шаблоны email, формы подписки и автоматизация. Запускайте email-рассылки, чтобы быть на связи со своими клиентами.
Рассказываем, как создать и настроить корпоративный ящик для своего домена. Чтобы было удобнее, мы разбили статью на два раздела: теорию и практику.
Что такое корпоративная электронная почта
Почему вести рассылки лучше с корпоративной почты
Если вы отправляете email-рассылки, в качестве адреса отправителя вам нужен адрес на домене. Не рекомендуем использовать ящики на бесплатных почтовых доменах вроде @gmail.com или @yandex.ru.
В UniSender с такого адреса можно отправить на список до 50 адресов. Высока вероятность попадания в спам. Некоторые почтовые сервисы запрещают отправку писем с публичных доменов.
Решение — создать корпоративную почту. Её преимущества:
Сколько стоит корпоративная почта
Помощь в настройке почты
Если вам нужна помощь с созданием корпоративной почты, вы можете заказать услугу у Службы заботы о клиентах UniSender. Наши специалисты подключат домен к почте, добавят все нужные настройки и создадут почтовые ящики.
Какой почтовый сервис выбрать
Расскажем о трёх самых популярных.
На что смотреть при выборе сервиса
Интерфейс. Чтобы вам все было понятно и знакомо.
Набор сервисов. Чтобы всё нужное было под рукой.
Цена. Ну понятно.
Выбрали сервис — идём дальше.
5 шагов к созданию корпоративной почты
Почту надо не только завести, но и настроить. Чтобы без проблем отправлять и получать письма, не попадать в спам и иметь высокий рейтинг отправителя.
Шаг 1. Подтверждение домена
Сначала подтвердим, что домен принадлежит вам. О способах расскажем ниже.
Шаг 2. Добавление MX-записи
MX-записи указывают на серверы, обрабатывающие почту. На всякий убедитесь, что нет MX-записей, созданных раньше. Они будут конфликтовать.
Шаг 3. Добавление SPF-записи
SPF определяет список серверов, которые могут отправлять почту от имени домена. И снижает вероятность попасть в спам.
Шаг 4. Добавление DKIM-подписи
С помощью DKIM серверы-получатели проверяют, что письмо пришло от реального отправителя. DKIM повышает вероятность попадания писем во входящие.
Шаг 5. Добавление пользователей
Добавив все записи, можно создавать почтовые ящики, прописывать логины и пароли.
Что понадобится
Нам понадобится домен, который мы будем подключать к почте.
Пример домена
Мы зарегистрировали на reg.ru два домена – lionnet.org и lionnet.website.
Регистрируем домен на сайте reg.ru.
Для доступа к записям заходим в раздел «Доменные имена» и нажимаем на кнопку «Записи» для выбранного домена.
Тут можно создать, изменять и удалять записи с помощью кнопок.
С теорией все. Перейдем к практике.
Создание корпоративной почты на Mail.ru
Дальше проходим все пять шагов:
Подтверждаем домен на Mail.ru
После того, как вы ввели свой домен в поле и нажали кнопку, появляется страница подтверждения домена. На ней вам надо подтвердить, что это и правда ваш домен и вы можете с него вести рассылки. Страница выглядит так.
Вы видите, что есть 4 способа подтверждения.
Сейчас расскажем о каждом из них по порядку.
Способ 1 подходит, даже если у вас нет сайта или доступа к его редактированию, но понадобится доступ к редактированию записей DNS. Это простой вариант, достаточно будет добавить одну запись и дождаться обновления.
Способами 2 или 3 можно воспользоваться в случае, если сайт у вас есть и вы можете создавать и изменять файлы в нём.
Для способа 4 наличие сайта не обязательно, нужен доступ к DNS-зонам домена. После переноса DNS-записей на сервера Mail.ru, можно будет сразу же добавить записи MX, SPF, DKIM для почты Mail.ru в один клик и переходить к добавлению пользователей. Несмотря на простоту этого способа, выбирайте его только в том случае, если точно уверены, что готовы перенести DNS с вашего предыдущего хостинга и сможете внести изменения в DNS-записи в случае возникновения проблем.
Совет
Выбирайте перенос DNS (4-ый способ), только если готовы перенести DNS с предыдущего хостинга и сможете изменить DNS-записи при возникновении проблем.
Как создать корпоративную почту со своим доменом
В этой статье мы расскажем, в чем преимущества почты на своем домене и поделимся пошаговым руководством, как создать корпоративную почту со своим доменом в сервисах Яндекс, Mail.ru, Google Suite и Zoho.
Содержание
Что такое корпоративная почта
Корпоративная почта — это адрес электронной почты, который содержит имя домена вашей компании, например, в таком формате: name@yourbusiness.com.
Как назвать корпоративную почту
Используйте понятные имена для корпоративной почты, чтобы подписчик понимал от кого он получил письмо. Например:
А также не используйте цифры в имени email адреса. Это непрофессионально и такой адрес будет трудно запомнить.
Преимущества корпоративной почты для домена
Вот главные причины, почему лучше делать рассылки с почты на своем домене.
Повышение узнаваемости бренда
Корпоративная почта содержит доменное имя, которое почти всегда включает название компании. Поэтому каждый раз, когда подписчики получают письмо, они видят имя бренда — это повышает узнаваемость.
Обеспечение лояльности клиентов
Получив письмо от человека, email которого содержит название компании, клиент ассоциирует его с брендом. Пользователь понимает, что отправитель действительно работает в компании и больше доверяет ему.
Высокая доставляемость писем
Корпоративные домены используют DKIM и SPF, поэтому доставляемость во входящие будет выше, чем у писем, которые отправляются с общедоступных доменов.
Безопасность и контроль
Учетные записи корпоративной почты предоставляются с дополнительными параметрами безопасности, а в консоли администратора сервиса можно сменить пароль, создать или заблокировать аккаунт.
Рассмотрим пошаговые алгоритмы создания почты на корпоративном домене в сервисах Яндекс, Mail.ru, Google Suite и Zoho.
Бесплатные email рассылки
Создайте аккаунт в SendPulse и отправляйте до 15 000 писем бесплатно каждый месяц!
Как сделать корпоративную почту на Яндекс
Популярный в СНГ сервис предоставляет бесплатное использование тысячи корпоративных аккаунтов и 10 Гб хранилища. Вы можете работать с несколькими аккаунтами одновременно, распределять пользователей корпоративной почты по отделам и настроить SMS уведомления о новых письмах.
Шаг 1. Подключение домена
Войдите со своей учетной записью в Яндекс.Почта и перейдите в Яндекс.Почта для домена. Введите имя вашего домена и нажмите «Подключить бесплатно».
Подключение домена на Яндекс.Почта для домена
Шаг 2. Подтверждение домена
Вы можете выбрать один из трех вариантов подтверждения домена: через META-тег, HTML-файл или DNS-запись. Рассмотрим вариант подтверждения домена через DNS-запись.
Скопируйте значение, которое предложит Яндекс.
Выбор вариантов подтверждения домена Яндекс.Почта для домена
Создайте в панели управления DNS вашего домена новую TXT-запись и вставьте скопированное значение. Подождите пока применятся изменения для домена и запустите проверку.
Шаг 3. Добавление MX-записи
В разделе «Профиль организации» на Яндекс перейдите в подраздел «Управление DNS» и скопируйте MX-запись.
MX-запись Яндекс.Почта для домена
Перейдите в панель управления DNS вашего домена, создайте новую MX-запись и вставьте скопированное значение.
Добавление MX-записи в панель управления DNS домена
Шаг 4. Добавление SPF-записи
В панели управления доменом создайте TXT-запись с такими значением: v=spf1 include:_spf.yandex.net
Если планируете отправлять рассылки через сервис SendPulse, заодно добавьте в запись параметр: mxsspf.sendpulse.com. Таким образом, полная запись будет иметь такой вид: v=spf1 include:_spf.yandex.net include:mxsspf.sendpulse.com
Шаг 5. Добавление DKIM-подписи
Чтобы добавить DKIM-подпись для вашего домена, в интерфейсе Яндекс зайдите в раздел «Почта» и откройте вкладку «DKIM-подписи». Скопируйте указанное значение подписи.
DKIM-подпись Яндекс.Почта для домена
Перейдите в панель управления DNS вашего домена, создайте новую TXT-запись и вставьте скопированное значение подписи.
Добавление DKIM-подписи в панель управления DNS домена
В течение 72 часов записи обновятся и письма будут отправляться с указанной DKIM-подписью.
Как настроить корпоративную почту на Mail.ru
Mail.ru для корпоративной почты предлагает пользователям удобное меню, быстрый поиск по письмам и настройку автоответов. Дополнительным плюсом будет защита от «Лаборатории Касперского».
У Mail.ru для корпоративной почты есть платная версия — от 30$ за 100 пользователей и выше. В платной версии вы также получаете доступ к сервису по API.
Войдите в свою учетную запись Mail.ru и подключите свой домен на Mail.ru для бизнеса.
Шаг 1. Подтверждение домена
Самый простой способ — это DNS-проверка. Скопируйте значение, которое вам выдаст сервис. Затем создайте новую TXT-запись в панели управления DNS вашего домена и вставьте скопированное вами значение.
Выбор вариантов подтверждения домена в Mail.ru для бизнеса
После добавления нажмите «Подтвердить».
Шаг 2. Добавление MX-записи
В DNS-панели создайте новую MX-запись и скопируйте значения, предложенные сервисом. После добавления нажмите «Проверить все записи».
MX-запись Mail.ru для бизнеса
Для обновления записей может понадобиться несколько часов. Если MX-записи добавлены правильно, вы увидите такой текст:
Подтверждение того, что MX-записи добавлены правильно
Шаг 3. Настройка SPF-записи
В панели управления DNS создайте TXT-запись со значением: v=spf1 include:_spf.mail.ru
Если вы планируете использовать этот домен для отправки рассылок с помощью SendPulse, добавьте в запись параметр сервиса. Полная запись будет в таком виде: v=spf1 include:_spf.mail.ru include:spf.sendpulse.com
Шаг 4. Добавление DKIM-записи
Скопируйте значения DKIM-записи, которые предлагает сервис. Затем создайте в панели управления DNS вашего домена новую TXT-запись и вставьте значения.
DKIM-подпись Mail.ru для бизнеса
Как создать корпоративную почту на Google Suite
Еще один популярный сервис для корпоративной почты — G Suite от Google. Сервис платный, цена за использование стартует от 5$ в месяц за одного пользователя. Но есть и пробный период — 14 дней.
Создав корпоративную почту на G Suite, вы сможете управлять мобильными устройствами пользователей: отслеживать местонахождения и запрашивать пароль для удаления данных. Это пригодится, если будет утерян гаджет с важной корпоративной информацией.
Вы можете читать письма и сохранять черновики без подключения к интернету, удалять и добавлять пользователей, создавать группы и применять настройки безопасности, например, двухэтапную аутентификацию.
Шаг 1. Добавление домена
На главной странице Google Suite нажмите «Нажать здесь».
Главная страница Google Suite
Затем введите имя компании, укажите количество сотрудников и страну.
Заполнение информации о компании в Google Suite
Заполните контактную информацию. Укажите имя и действующий адрес почты в Gmail.
Форма для контактной информации в Google Suite
Рассмотрим настройку корпоративной почты для существующего домена.
Варианты подключение домена к Google Suite
Укажите домен, имя пользователя, пароль и выберите тарифный план.
Шаг 2. Подтверждение домена
В Google Suite есть четыре варианта подтверждения домена: через TXT-запись, через добавление мета-тега, через MX-запись или путем загрузки HTML-файла. Рассмотрим вариант подтверждения домена через добавление MX-записи.
Удалите все старые МХ-записи в DNS-панели управления доменом. Затем создайте новые MX-записи в панели управления DNS, скопируйте значение предложенные G Suite и вставьте их в созданные MX-записи.
MX-запись Google Suite
Сохраните добавленные МХ-записи в DNS-панели вашего домена и нажмите «Подтвердить право собственности на домен и настроить почту» в панели подтверждения домена в Google Suite.
Последний шаг в подтверждении домена в Google Suite
Шаг 3. Добавление SPF-записи
В DNS-панели вашего домена создайте TXT-запись с такими значениями: v=spf1 include:_spf.google.com
all. А чтобы использовать этот домен для отправки рассылок в SendPulse, SPF-запись должна быть в таком виде: v=spf1 include:_spf.google.com include:spf.sendpulse.com
Добавление SPF-записи в панель управления DNS-домена
Шаг 4. Добавление DKIM-подписи
В консоли администратора G Suite перейдите по разделам «Приложения» → G Suite → Gmail → «Аутентификация электронной почты». Выберите домен и нажмите «Создание новой записи».
Создание новой DKIM-записи в Google Suite
В появившемся окне длину ключа и префикс выберите по умолчанию и нажмите «Создать».
Выбор префикса и длины ключа DKIM Google Suite
Скопируйте сгенерированное значение TXT от Google и перейдите в DNS-панель вашего домена.
Созданное значение DKIM-записи Google Suite
В DNS-панели создайте TXT-запись и вставьте скопированную запись.
Добавление DKIM-записи Google Suite в DNS-панель домена
Вернитесь к настройкам Gmail и нажмите «Начать аутентификацию».
Запуск проверки DKIM-записи
Проверка записи может занимать до 48 часов.
Настройка корпоративной почты на Zoho
Для Украины, где Mail.ru и Яндекс недоступны, есть вариант создать корпоративную почту бесплатно с помощью Zoho. Сервис позволяет создать 5 бесплатных учетных записей для бизнеса, каждая с 5 ГБ памяти. Если у вас нет корпоративного домена для бизнес-почты, можете его купить в Zoho. Также этот сервис предоставляет почтовый хостинг для одного домена.
Шаг 1. Добавление домена в Zoho Mail
Создайте свою учетную запись на Zoho Mail и перейдите в Zoho Workplace, чтобы создать почту для домена. Выберите бесплатный тариф, а затем отметьте «Sign up with a domain I already own» и укажите свой домен.
Добавление домена в Zoho Mail
Шаг 2. Подтверждение домена
Выберите поставщика услуг размещения DNS для вашего домена. Если вашего поставщика не будет в предложенном списке Zoho, выберите «Другие».
Выбор поставщика услуг размещения DNS домена
Из методов подтверждения домена выберите Метод TXT. Скопируйте предложенное значение, перейдите в панель управления DNS, создайте TXT-запись и вставьте значение, которое вы скопировали. Нажмите перейти к проверке TXT.
TXT-значение Zoho Mail для подтверждения домена
Укажите желаемое имя пользователя и создайте аккаунт.
Добавление имени пользователя в Zoho Mail
Шаг 3. Настройка MX-записи для Zoho
Скопируйте значения, предложенные Zoho, в панели управления DNS создайте три MX-записи и вставьте скопированные значения. После этого нажмите «Подстановка MX», а затем «Далее».
MX-записи Zoho Mail
Шаг 4. Настройка SPF-записи для Zoho
В панели управления DNS создайте TXT-запись со значениями, которые предлагает сервис Zoho.
SPF-запись Zoho Mail
Чтобы использовать этот домен для отправки рассылок через SendPulse, добавьте в запись необходимый параметр: v=spf1 include:_spf.zoho.eu include:spf.sendpulse.com
Шаг 5. Настройка DKIM-записи для Zoho
В панели настройки SPF/DKIM перейдите к настройке DKIM.
Настройка DKIM-подписи Zoho Mail
Выберите нужный домен, а затем «+Добавить селектор». Укажите имя селектора и нажмите «Сохранить». Сервис Zoho сгенерирует TXT-значение DKIM-записи. Скопируйте это значение, а затем в панели управления DNS создайте новую TXT-запись и вставьте скопированное значение. После этого нажмите «Проверить».
TXT-значение DKIM-подписи Zoho Mail
Подтверждение DKIM-записи может занять до 40 минут.
Подведем итоги
Чтобы создать почту на своем домене вам нужно:
Создав корпоративную почту для домена, вы получаете уникальные адреса для всех отделов компании, сможете расширить узнаваемость бренда и повысить доставляемость рассылок. А также корпоративная почта для домена позволит вам использовать сервис SendPulse для отправки разных типов рассылок.
