что значит корпоративная почта

12.11.202321.04.2022 admin 0 Comments

Корпоративная почта: для чего она нужна и можно ли без нее обойтись

Не так давно мне на почту пришло письмо: просят открыть доступ к базе одного моего клиента, для синхронизации с 1С. Письмо от некоего Пети с бесплатной почты mail.ru.

Понятно, что я удивился. Сначала позвонил клиенту, выяснилось, что у них действительно сейчас работает программист, и ему действительно нужна база. Заставил программиста выслать мне нормальное ТЗ с корпоративной почты. И тогда уже открыл доступ.

Этот инцидент сподвиг меня-таки написать эту статью про корпоративную почту. Потому что кажется, что всем всё вокруг понятно и очевидно, а на самом деле многие просто не задумываются о таких, как им кажется, мелочах.

Что вам дает корпоративная почта

То, что стоит после «собаки» в вашем почтовом адресе — это очень важно. И вот почему.

1. Культура делового общения. Когда ваш деловой партнер/клиент/контрагент получает от вас письмо, то первое, что он видит — это адрес вашей почты. Вы таким образом как бы представляетесь. И теперь сравните две ситуации.

а) В почте лежит письмо с адреса ivanov@sberbank.ru. Независимо от темы сообщения, вы уже видите, что вам пишет представитель Сбербанка — и, скорее всего, отнесетесь к письму серьезно.

б) В почте лежит письмо с ящика vasia@mail.ru. Если еще в теме письма написано что-то вроде «От Васи» — то это можно счесть даже некоторым хамством. Это все равно что вам звонят в офис — а вы вместо приветливого: «Здравствуйте! Компания «Ромашка», Василий» рявкнете в трубку: «Чё надо?!»

Этикет делового общения (в том числе и переписки) предполагает, что вы заботитесь об удобстве другого человека. Ему должно быть с первого взгляда понятно, кто пишет, из какой организации и по какому вопросу.

2. Поиск писем во входящих. Ситуация: полгода назад я общался с оператором связи «Мегафон». Понимаю, что надо снова связаться с ними, но не помню ни фамилии, ни адреса почты.

Что я делаю? Набираю в поиске почтовой программы «megafon» и мгновенно нахожу нужные мне пять писем. Если бы сотрудник «Мегафона» писал мне, например, с yandex.ru или mail.ru, это была бы совсем другая история.

Вот это раздражение от того, что сотрудник отнял у меня время и доставил неудобства — оно очень легко переходит на компанию в целом.

3. Дополнительная реклама сайта. Когда человек получает письмо с корпоративного ящика, то он видит после «собаки» домен сайта: например, 911@re96.ru. Велика вероятность, что он зайдет на этот сайт. Особенно если вы пишете в первый раз, и человек хочет узнать, что за компанию вы представляете — а лишний заход на сайт положительно влияет на его рейтинг в поисковых системах.

4. Имидж компании. Корпоративная почта, как и собственный сайт — признак солидности компании. И наоборот, если предприятие пользуется бесплатными почтовыми сервисами, тем же mail.ru — доверие к нему очень снижается.

Руководителю, который не придает этому значения, стоит задать себе несколько вопросов.

а) Вы уверены, что с такой почтой компания не выглядит как перекупщик и не отталкивает потенциальных клиентов?

б) Вы же понимаете, что полностью бесплатным бывает только сыр в мышеловке. Стоимость одного сервера в хорошей комплектации приближается к 2 млн рублей. Вопрос: как бесплатные почтовые сервисы окупают эти затраты? Недавно услышал интересную мысль: если вы не платите за товар или услугу, значит, вы и есть товар 🙂 Тут есть над чем подумать.

Конечно же, экономия — вещь хорошая. И платить за ненужное действительно не надо. Главное понять, где вы действительно сэкономите, а где больше потеряете. Я об этом уже писал: Как сэкономить на обслуживании компьютеров в офисе и потерять сто тысяч за три дня.

в) Когда сотрудник работает с клиентами со своей личной почты, то вы не знаете, как и о чем он с ними общается. И если он решит перейти к конкурентам — то не забудет ни об одном вашем клиенте. Он будет дальше вести с ними переписку и переманивать к себе.

Как перейти на корпоративную почту

Мне часто задают вопрос: сколько это стоит — перейти на корпоративную почту? Отвечаю: нисколько. Ноль рублей.

Если у вас есть сайт, то, скорее всего, есть уже и оплаченная почта. Почти все хостеры предоставляют это в комплекте.

Другой частый вопрос: что делать, если наши клиенты привыкли к старой почте? Как их «перевести»? Помогут следующие шаги:

1.Уведомить контрагентов. Можно, не мудрствуя лукаво, написать своим контрагентам о том, что адрес изменился. По электронной почте или другим способом: например, вложить информационное письмо в закрывающие документы.

2. Настроить два ящика: старую почту и новую. Принимаем письма и с того и с другого ящика, но сами пишем и отвечаем на письма только с нового. Со временем все привыкнут, и письма будут приходить на новый ящик.

3. Настроить автоответ в почтовой программе. Что-то вроде: «Вы написали в компанию ООО «Ромашка». К сожалению, данная почта уже не работает, убедительно просим написать на новую почту, адрес такой-то».

4. Указать на сайте новые ящики. В разделе «Контакты» создать почтовые формы для разных получателей и назвать их функционально:

Такими несложными действиями примерно за полгода можно плавно перейти к использованию новых ящиков.

Какие имена придумать для корпоративных ящиков

Учитывая, что домен ваш, то все вам доступны вообще любые имена. Тут речь идет только о том, чтобы они легко воспринимались на слух и легко запоминались.

Обычно пишут либо фамилию (если компания крупная, то еще первую букву имени), либо название должности — как правило, в сокращении. Примерно так:

В принципе, такие имена диктовать удобно. Но многие предпочитают односимвольные имена, скажем e@re96.ru — они совсем короткие, на слух воспринимаются отлично. В этом случае можно создать псевдоним почтового ящика (Alias).

Что это? Это ящик с другим именем из того же домена, который умеет только пересылать на основной адрес. Разберем пример.

Допустим, наша корпоративная почта выглядит как ivanov.ivan@re96.ru. Мы хотим создать себе дополнительное имя, более простое, чтобы диктовать его по телефону. Создаем псевдоним с именем i@re96.ru и пересылаем его на основной адрес. Таким образом, дальнейшая переписка продолжится с полного адреса ivanov.ivan@re96.ru. Очень удобно.

Этот инструмент можно использовать также в борьбе со спамом и вирусами.

Решили мы разместиться в справочниках. Чтобы не светить свой настоящий адрес, делаем для каждого справочника свой псевдоним:

В справочниках будут фигурировать псевдонимы, а письма будут приходить вам на основной ящик.

Если в какой-то момент мы видим, что на эти ящики стало приходить много спама (а спамеры часто берут адреса именно из популярных справочников) — удаляем их и создаем новые:

Такую процедуру можно проводить раз в год.

Заодно напомню: категорически нельзя размещать в открытых источниках (справочники, торговые площадки) адрес почты, который установлен на «ответственном» компьютере. То есть, таком, на котором стоит 1с, сервисы банков, интернет-отчетность и т.д.

Распознать вредоносное письмо с вирусом неискушенному человеку непросто. А придет оно как раз на адрес, размещенный в открытых источниках.

Но это уже совсем другая история, и про это я писал отдельную статью: Как не поймать вирус на ПК, даже если у вас нет антивируса.

Андрей Лодочников, директор компании «Решение»

Источник

Как завести корпоративную почту на своём домене

Блочный редактор писем, готовые шаблоны email, формы подписки и автоматизация. Запускайте email-рассылки, чтобы быть на связи со своими клиентами.

Рассказываем, как создать и настроить корпоративный ящик для своего домена. Чтобы было удобнее, мы разбили статью на два раздела: теорию и практику.

Что такое корпоративная электронная почта

Почему вести рассылки лучше с корпоративной почты

Если вы отправляете email-рассылки, в качестве адреса отправителя вам нужен адрес на домене. Не рекомендуем использовать ящики на бесплатных почтовых доменах вроде @gmail.com или @yandex.ru.

В UniSender с такого адреса можно отправить на список до 50 адресов. Высока вероятность попадания в спам. Некоторые почтовые сервисы запрещают отправку писем с публичных доменов.

Решение — создать корпоративную почту. Её преимущества:

Сколько стоит корпоративная почта

Помощь в настройке почты

Если вам нужна помощь с созданием корпоративной почты, вы можете заказать услугу у Службы заботы о клиентах UniSender. Наши специалисты подключат домен к почте, добавят все нужные настройки и создадут почтовые ящики.

Какой почтовый сервис выбрать

Расскажем о трёх самых популярных.

На что смотреть при выборе сервиса

Интерфейс. Чтобы вам все было понятно и знакомо.

Набор сервисов. Чтобы всё нужное было под рукой.

Цена. Ну понятно.

Выбрали сервис — идём дальше.

5 шагов к созданию корпоративной почты

Почту надо не только завести, но и настроить. Чтобы без проблем отправлять и получать письма, не попадать в спам и иметь высокий рейтинг отправителя.

Шаг 1. Подтверждение домена

Сначала подтвердим, что домен принадлежит вам. О способах расскажем ниже.

Шаг 2. Добавление MX-записи

MX-записи указывают на серверы, обрабатывающие почту. На всякий убедитесь, что нет MX-записей, созданных раньше. Они будут конфликтовать.

Шаг 3. Добавление SPF-записи

SPF определяет список серверов, которые могут отправлять почту от имени домена. И снижает вероятность попасть в спам.

Шаг 4. Добавление DKIM-подписи

С помощью DKIM серверы-получатели проверяют, что письмо пришло от реального отправителя. DKIM повышает вероятность попадания писем во входящие.

Шаг 5. Добавление пользователей

Добавив все записи, можно создавать почтовые ящики, прописывать логины и пароли.

Что понадобится

Нам понадобится домен, который мы будем подключать к почте.

Пример домена

Мы зарегистрировали на reg.ru два домена – lionnet.org и lionnet.website.

Регистрируем домен на сайте reg.ru.

Для доступа к записям заходим в раздел «Доменные имена» и нажимаем на кнопку «Записи» для выбранного домена.

Тут можно создать, изменять и удалять записи с помощью кнопок.

С теорией все. Перейдем к практике.

Создание корпоративной почты на Mail.ru

Дальше проходим все пять шагов:

Подтверждаем домен на Mail.ru

После того, как вы ввели свой домен в поле и нажали кнопку, появляется страница подтверждения домена. На ней вам надо подтвердить, что это и правда ваш домен и вы можете с него вести рассылки. Страница выглядит так.

Вы видите, что есть 4 способа подтверждения.

Сейчас расскажем о каждом из них по порядку.

Способ 1 подходит, даже если у вас нет сайта или доступа к его редактированию, но понадобится доступ к редактированию записей DNS. Это простой вариант, достаточно будет добавить одну запись и дождаться обновления.

Способами 2 или 3 можно воспользоваться в случае, если сайт у вас есть и вы можете создавать и изменять файлы в нём.

Для способа 4 наличие сайта не обязательно, нужен доступ к DNS-зонам домена. После переноса DNS-записей на сервера Mail.ru, можно будет сразу же добавить записи MX, SPF, DKIM для почты Mail.ru в один клик и переходить к добавлению пользователей. Несмотря на простоту этого способа, выбирайте его только в том случае, если точно уверены, что готовы перенести DNS с вашего предыдущего хостинга и сможете внести изменения в DNS-записи в случае возникновения проблем.

Совет

Выбирайте перенос DNS (4-ый способ), только если готовы перенести DNS с предыдущего хостинга и сможете изменить DNS-записи при возникновении проблем.

Источник

Как создать корпоративную почту со своим доменом

В этой статье мы расскажем, в чем преимущества почты на своем домене и поделимся пошаговым руководством, как создать корпоративную почту со своим доменом в сервисах Яндекс, Mail.ru, Google Suite и Zoho.

Содержание

Что такое корпоративная почта

Корпоративная почта — это адрес электронной почты, который содержит имя домена вашей компании, например, в таком формате: name@yourbusiness.com.

Как назвать корпоративную почту

Используйте понятные имена для корпоративной почты, чтобы подписчик понимал от кого он получил письмо. Например:

А также не используйте цифры в имени email адреса. Это непрофессионально и такой адрес будет трудно запомнить.

Преимущества корпоративной почты для домена

Вот главные причины, почему лучше делать рассылки с почты на своем домене.

Повышение узнаваемости бренда

Корпоративная почта содержит доменное имя, которое почти всегда включает название компании. Поэтому каждый раз, когда подписчики получают письмо, они видят имя бренда — это повышает узнаваемость.

Обеспечение лояльности клиентов

Получив письмо от человека, email которого содержит название компании, клиент ассоциирует его с брендом. Пользователь понимает, что отправитель действительно работает в компании и больше доверяет ему.

Высокая доставляемость писем

Корпоративные домены используют DKIM и SPF, поэтому доставляемость во входящие будет выше, чем у писем, которые отправляются с общедоступных доменов.

Безопасность и контроль

Учетные записи корпоративной почты предоставляются с дополнительными параметрами безопасности, а в консоли администратора сервиса можно сменить пароль, создать или заблокировать аккаунт.

Рассмотрим пошаговые алгоритмы создания почты на корпоративном домене в сервисах Яндекс, Mail.ru, Google Suite и Zoho.

Бесплатные email рассылки

Создайте аккаунт в SendPulse и отправляйте до 15 000 писем бесплатно каждый месяц!

Как сделать корпоративную почту на Яндекс

Популярный в СНГ сервис предоставляет бесплатное использование тысячи корпоративных аккаунтов и 10 Гб хранилища. Вы можете работать с несколькими аккаунтами одновременно, распределять пользователей корпоративной почты по отделам и настроить SMS уведомления о новых письмах.

Шаг 1. Подключение домена

Войдите со своей учетной записью в Яндекс.Почта и перейдите в Яндекс.Почта для домена. Введите имя вашего домена и нажмите «Подключить бесплатно».

Подключение домена на Яндекс.Почта для домена

Шаг 2. Подтверждение домена

Вы можете выбрать один из трех вариантов подтверждения домена: через META-тег, HTML-файл или DNS-запись. Рассмотрим вариант подтверждения домена через DNS-запись.

Скопируйте значение, которое предложит Яндекс.

Выбор вариантов подтверждения домена Яндекс.Почта для домена

Создайте в панели управления DNS вашего домена новую TXT-запись и вставьте скопированное значение. Подождите пока применятся изменения для домена и запустите проверку.

Шаг 3. Добавление MX-записи

В разделе «Профиль организации» на Яндекс перейдите в подраздел «Управление DNS» и скопируйте MX-запись.

MX-запись Яндекс.Почта для домена

Перейдите в панель управления DNS вашего домена, создайте новую MX-запись и вставьте скопированное значение.

Добавление MX-записи в панель управления DNS домена

Шаг 4. Добавление SPF-записи

В панели управления доменом создайте TXT-запись с такими значением: v=spf1 include:_spf.yandex.net

Если планируете отправлять рассылки через сервис SendPulse, заодно добавьте в запись параметр: mxsspf.sendpulse.com. Таким образом, полная запись будет иметь такой вид: v=spf1 include:_spf.yandex.net include:mxsspf.sendpulse.com

Шаг 5. Добавление DKIM-подписи

Чтобы добавить DKIM-подпись для вашего домена, в интерфейсе Яндекс зайдите в раздел «Почта» и откройте вкладку «DKIM-подписи». Скопируйте указанное значение подписи.

DKIM-подпись Яндекс.Почта для домена

Перейдите в панель управления DNS вашего домена, создайте новую TXT-запись и вставьте скопированное значение подписи.

Добавление DKIM-подписи в панель управления DNS домена

В течение 72 часов записи обновятся и письма будут отправляться с указанной DKIM-подписью.

Как настроить корпоративную почту на Mail.ru

Mail.ru для корпоративной почты предлагает пользователям удобное меню, быстрый поиск по письмам и настройку автоответов. Дополнительным плюсом будет защита от «Лаборатории Касперского».

У Mail.ru для корпоративной почты есть платная версия — от 30$ за 100 пользователей и выше. В платной версии вы также получаете доступ к сервису по API.

Войдите в свою учетную запись Mail.ru и подключите свой домен на Mail.ru для бизнеса.