что значит красный замок в сбис
Посмотреть статус документа
Состояние документа или отчета можно легко определить по его статусу, который устанавливается автоматически. Помимо статуса на документе может стоять пометка, которую установил пользователь. Например, чтобы выделить срочную задачу.
| Универсальные статусы | ||
| — | получатель утвердил документ/контрагент получил письмо/заказчик принял работу; | |
| — | отклонен получателем/аннулирован/не согласован/работа не принята; | |
| — | срок, к которому работа должна быть завершена. Если значок красный — значит, срок истек. | |
| — | отправлен получателю; | |
| — | получатель не зарегистрирован в СБИС и ему направлено приглашение; | |
| — | документ доставлен, адресат подписал извещение о получении; | |
| — | утвержден; | |
| — | ожидает подписания; | |
| — | отклонен. Как правило, при отклонении получатель добавляет комментарий с причиной; | |
| — | контрагент подписал документ на бумаге; | |
| — | документооборот приостановлен; | |
| — | удален контрагентом; | |
| — | возникли ошибки при отправке, подробности описаны в комментарии; | |
| — | документ оплачен полностью. Наведите курсор на значок, чтобы посмотреть сумму; | |
| — | оплачен частично. Наведите курсор на значок, чтобы посмотреть, сколько осталось оплатить; | |
| — | контрагенту отгружен счет/товары получены по входящему счету; | |
| — | отгружен счет частично/товары получены частично по входящему счету/отгрузка не проведена в учете; | |
| — | по счету требуется создать наряд; | |
| — | по счету оформлен наряд; | |
| — | скидка по счету назначена автоматически; | |
| — | скидка по счету назначена вручную; | |
| — | документ проведен; | |
| — | документ проведен с ошибками; | |
| — | документ не проведен, но закрыт от изменений; | |
| — | документ проведен с ошибками и закрыт от изменений; | |
| — | документ проведен и закрыт от изменений. | |
| — | отчет доставлен, но еще не считается сданным. | |
| — | отчет не принят в инспекции. Для форм 2-НДФЛ, СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ — не принят либо принят частично, и требуется корректировка. У отчета за филиалы может отображаться, если хотя бы по одному из них получен отказ. Чтобы найти такой отчет, откройте список кликнув документы получены, требуется расшифровка. Вставьте ключ и дождитесь, пока документы расшифруются автоматически, либо нажмите «Расшифровать». | |
| — | превышено время для обработки отчета госорганом. | |
| — | отчет скрыт на текущий отчетный период. | |
Статус выполнения по всем организациям
Если вы работатете с несколькими налогоплательщиками, в календаре установите фильтр «Все юрлица». Рядом с названием формы отображается общий статус:
Чтобы увидеть расшифровку «По организациям», наведите курсор на ячейки.
Нажмите название формы, чтобы посмотреть, у каких компаний возникли проблемы. В зависимости от состояния отчета СБИС разделит организации на вкладки со статусами:
Красная цифра в строке с отчетом означает количество ошибок, найденных при проверке.
Контролировать согласование и исполнение документа
После того как пользователь создал и отправил документ в СБИС, он может контролировать его согласование или исполнение. Например, если контрагент отклонит документ, автор своевременно увидит причину отказа, внесет правки и проведет новое согласование.
Чтобы узнать, какую стадию обработки проходит документ, посмотрите его статус в списке. Также можно открыть документ и проверить статус в заголовке либо посмотреть подробный перечень этапов на вкладке «Лента».
Проверить статус в списке документов
Статус документа в списке показывает, на какой стадии обработки находится документ.
Проверить стадию обработки в документе
Посмотреть статус
Откройте документ. В заголовке вы увидите статус его обработки и комментарий, если контрагент отклонил или аннулировал документ.
Посмотреть историю обработки
В документе на вкладке «Лента» показано, через какие этапы обработки прошел документ.
Вы можете добавить свой комментарий о состоянии документа — например, «Требуется проверка». Его смогут увидеть все пользователи.
Коды состояния документов в СБИС Коннекте
СБИС Коннект отслеживает состояние исходящих и входящих документов. Когда на online.sbis.ru статус документа изменится, СБИС Коннект выгрузит в каталог «Состояние» конверт. В нем указан код состояния документа.
При работе с API-интерфейсом состояние обработки исходящих и входящих документов отслеживает ваша информационная система.
При выгрузке конверта с кодом состояния документа в нем также указывается дата и время. Для кодов 12, 13, 16, 17, 30, 31 в статусе указано локальное время — это время на компьютере, где используется СБИС Коннект. В остальных случаях — в соответствии с сервером СБИС (по МСК).
В таблице описаны все коды состояний исходящих и входящих документов.
Для исходящих пакетов документов
Для входящих пакетов документов
Исходящий документ не отправлен, находится в состоянии редактирования
Состояние не используется
Состояние не используется
Новый документ или новая редакция по документу поступила в кабинет получателя
При отправке документа получателю отправлено приглашение на электронную почту (если на момент отправки получатель не был подключен к системе online.sbis.ru)
Состояние не используется
Документ отправлен получателю, получатель подключен к системе online.sbis.ru
Состояние не используется
Документ доставлен получателю, от получателя получено подписанное извещение о получении
Состояние не используется
При отправке документа возникли ошибки
Выполнение завершено успешно
От получателя получены подписанные документы
Выполнение завершено с проблемами
От получателя получено уведомление о требовании уточнений, документы не подписаны
Документы не подписаны, получателю отправлено уведомление о требовании уточнений
При отправке документа возникла проблема, документ не отправлен
Состояние не используется
Загружен на сервер
Документ загружен на online.sbis.ru и отправлен (если в настройках СБИС Коннекта отмечен пункт «Запускать в документооборот после загрузки»)
Состояние не используется
Отправлена команда «Утвердить»
Состояние не используется
СБИС Коннект отправил на online.sbis.ru команду «Утвердить»
Отправлена команда «Отклонить»
Состояние не используется
СБИС Коннект отправил на online.sbis.ru команду «Отклонить»
Исходящий документ удален в кабинете отправителя. Получателю документа отправлено уведомление об удалении документа
Входящий документ удален в кабинете получателя. Отправителю документа отправлено уведомление об удалении документа
Документ удален в кабинете получателя. Получено уведомление об удалении документа
Документ удален в кабинете отправителя. Получено уведомление об удалении документа
Аннулирован по соглашению
Документ аннулирован по соглашению сторон
Документ ожидает обработки запроса на подписание
Отправлен запрос на аннулирование документа
Отправлена команда «Удалить»
СБИС Коннект отправил на online.sbis.ru команду «Удалить»
Выполнена команда утилиты СБИС Коннект. Данный статус используется для всех команд, кроме тех, у которых есть свой отдельный статус. Понять, какая именно команда была выполнена, можно по названию события.
В редких случаях информация об отправке документа может прийти позже, чем информация о доставке. Например, если утилиту СБИС Коннект давно не запускали.
Контролировать работу с документами
Фильтры в разделах «Входящие» и «Исходящие» помогают контролировать состояние документов и следить за их обработкой.
Оповестить партнеров о просрочке
Фильтр «Не получен ответ» отберет документы, подписание которых затянулось. Обзвоните получателей из этого списка и попросите обработать документы.
Разобрать черновики
Используя фильтры «Черновики» и «Незакрепленные», вы получите список документов, которые были созданы, но работа по ним так и не завершилась. Назначьте каждому ответственного и напишите комментарий в «Ленте событий» — сотрудник разберется, что делать с черновиком.
Исправить ошибки
Документы со статусом «Отклоненные» поступают от контрагентов неподписанными. Например, потому что в оформлении допущены ошибки или нет товаров для отгрузки. Проверьте причины отклонения, исправьте ошибки и отправьте документ повторно.
Отобрать недоставленные, аннулированные и прочие «проблемные» документы можно с помощью фильтра.
Проверить сроки и состояние договоров
Просмотрите, сколько договоров находится на согласовании, какие вернулись с отказами и почему. Из-за этого могут откладываться важные и крупные сделки. Чтобы быстро проверить состояние соглашений, в разделе «Документы/Договоры» настройте фильтр по состоянию документа, ответственному или сумме.
Следите за периодом действия договоров, чтобы в срок выполнять обязательства по ним и вовремя продлить документ, если соглашение истекает. Воспользуйтесь фильтром: