Сущность, задачи и функции общего руководства деятельностью предприятия
Любая организация представляет собой иерархию функционально и административно обособленных исполнителей (подразделений, групп или отдельных должностных лиц), между которыми сознательно созданы вертикальные связи, обеспечивающие руководство в виде доведения до нижестоящих звеньев решений, принятых на более высоком уровне, и контроля их исполнения. Вершиной этой иерархии является высшее должностное лицо менеджмента организации, которое подчиняется только ее собственникам (Совету директоров, собранию собственников или иному представительному органу). Юридически высшее должностное лицо – единоличный исполнительный орган организации, однако в ходе делегирования полномочий оно, сохраняя всю полноту ответственности, передает решение большинства задач управления своим подчиненным, оставляя за собой общее руководство: определение целей организации как единого субъекта хозяйствования, задач непосредственных подчиненных (высшего менеджмента) и выполнение в их отношении всех базовых функций управления. Фактически высшее должностное лицо организации формирует ситуацию, при которой обеспечивается согласование между ее развитием как элементом окружающей среды и состоянием ее внутренней среды, позволяющим эффективно обеспечить это развитие.
Главной задачей общего руководства предприятием является комплексное производственное, экономическое, социальное и техническое развитие, обеспечивающее стабильное финансовое и рыночное положение, юридическую и хозяйственную самостоятельность и целостность, а также эффективную защиту интересов субъекта хозяйствования.
Локальные задачи общего руководства, совокупность решений которых формирует решение главной, совпадают с должностными обязанностями высшего должностного лица, к которым, в общем случае, следует относить:
· регулярный мониторинг рынков, на которых действует предприятие, и тех, которые могут представлять для него интерес в перспективе;
· определение перспективных направлений производственной деятельности предприятия, его стратегии в каждом из этих направлений, состава и уровня стратегических показателей его деятельности;
· определение стратегии развития внутренней среды предприятия и формулирование соответствующих задач непосредственных подчиненных;
· формирование портфеля заказов и заключение договоров с заказчиками предприятия, заключение хозяйственных договоров и сделок предприятия;
· утверждение, контроль и анализ выполнения стратегических и тактических планов работы предприятия, принятие адекватных оперативных решений по регулированию и корректировке деятельности предприятия.
При этом высшее должностное лицо несет персональную ответственность за постоянный и стабильный рост доходов и рентабельности предприятия, за сохранность, приумножение и эффективное использование его капитала и ресурсов, соблюдение трудовой, финансовой, правовой дисциплины и морально-этических норм работниками предприятия.
Рациональное решение задач общего руководства требует реализации при их решении всех базовых функций менеджмента, содержание которых адаптируется к специфике этой области управленческой деятельности.
Планированиев рамках общего руководства должно рассматриваться в двух аспектах: участие высшего должностного лица в процессе планирования деятельности предприятия и планирование им работы непосредственных подчиненных.
Как участник процесса планирования руководитель предприятия действует главным образом на уровне стратегического и тактического планирования, организуя разработку соответствующих планов, проверяя соответствие параметров тактических планов принятой стратегии развития предприятия и проводя анализ и контроль выполнения утвержденных стратегических, годовых, квартальных и месячных планов. Вопросы оперативного планирования работы отдельных структурных единиц предприятия не входят в компетенцию первого руководителя, и нарушение этого правила имеет самые вредные последствия для его эффективного управления.
Планирование работы непосредственных подчиненных (руководителей ведущих служб и отделов предприятия), как функция общего руководства, заключается в формировании общего состава задач, которые они должны решать в силу своего должностного положения и в определение сроков и форм отчетности по итогам их решения. Важным требованием к реализации этой подфункции является строгое соблюдение баланса между обязанностями, правами и ответственностью высших менеджеров предприятия, а также неукоснительное следование установленным формам взаимодействия между ними и высшим должностным лицом. Оперативный режим такого взаимодействия должен быть исключением из правил, допустимым при создании кризисных ситуаций.
Круг задач организации, решаемых высшим должностным лицом, должен включать в себя:
· участие в разработке организационной структуры предприятия и ее утверждение;
· разработка основных требований к должностным инструкциям высших менеджеров предприятия и к положениям о подчиненных им структурных подразделениях и утверждение этих документов;
· подбор и расстановка кадров высшего менеджмента предприятия;
· анализ, корректировка и утверждение штатного расписания предприятия.
Кроме этих внутренних задач организации, руководитель предприятия должен непосредственно участвовать в налаживании и поддержании контактов с элементами внешней микросреды, оказывающими сильное влияние на его состояние. К таким элементам относятся, например, государственные органы, регулирующие деятельность предприятия, наиболее значимые производственные партнеры, финансово-кредитные организации, обслуживающие предприятия, и др. Состав таких предприятий и организаций должен быть уточнен в каждом конкретном случае и ограничен теми, взаимодействие с которыми действительно требует личного участия высшего должностного лица.
В области мотивации главной задачей общего руководства является создание такой системы управления персоналом предприятия, которая создает условия максимальной отдачи каждого работника. Для этого первое должностное лицо должно обеспечить и лично принять участие в разработке:
· концепции мотивации как системы целей и принципов регулирования трудовой деятельности на предприятии;
· целостной системы морального и материального стимулирования работников;
· системы оплаты труда, основанной на принятой концепции мотивации и являющейся частью системы стимулирования труда;
· мер по социальной защите и росту благосостояния работников предприятия, по созданию деловой атмосферы и благоприятного психологического климата на предприятии.
Помимо этих глобальных задач мотивации на уровне общего руководства должен быть решен ряд важных вопросов управления той частью персонала предприятия, которая непосредственно подчинена высшему должностному лицу. Состав этих вопросов в целом совпадает с перечисленными выше, но их решение должно быть предельно конкретным и ориентироваться на воздействия, учитывающие личные особенности каждого из ведущих менеджеров.
Основным подходом к реализации функции контроля в рамках общего руководства должно быть его разделение на регулярный, осуществляемый по установленному плану (в определенные сроки, в отношении определенных объектов и в определенных формах), и оперативный, который осуществляется как реакция на возникшую в данный момент ситуацию. Безусловный приоритет при этом должен отдаваться регулярному контролю, а оперативный следует применять только тогда, когда недостаток информации о действительном состоянии дел может рассматриваться как прямая угроза интересам всего предприятия. Кроме того, к крайне негативным последствиям в современных условиях хозяйствования приводит стремление к тотальному (в отношении множества объектов) контролю со стороны высшего руководства. Как правило, предполагаемых результатов такой контроль не дает, но приводит к расходованию больших ресурсов, отвлекаемых из основной деятельности.
Регулирование как функция общего руководства состоит в решении трех основных задач:
· издание приказов, распоряжений, указаний, положений, инструкций и других нормативных документов предприятия в соответствии с принятыми управленческими решениями;
· принятие оперативных управленческих решений в кризисных ситуациях, вызванных объективными изменениями во внешней среде предприятия;
· принятие оперативных управленческих решений в кризисных ситуациях, вызванных неисполнением или нарушением должностных обязанностей непосредственных подчиненных.
Наиболее важным направлением общего руководства является реализация стратегического подхода к управлению предприятием, создающего надежные перспективы его стабильности и развития.
Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Студалл.Орг (0.005 сек.)
Потенциал общего руководства организации
Если на ранней стадии стратегического планирования новая стратегия вырабатывалась с учетом традиционных преимуществ организации, то в сегодняшних быстро изменяющихся условиях «плюсы» прошлой деятельности могут обернуться «минусами» в будущем. Следовательно, концепцию сильных и слабых сторон необходимо было заменить более общейконцепцией организационного потенциала.
В предыдущей главе учебника уже рассмотрено, как с помощью критериев стратегического успеха на практике определяется положение организации в области ее деятельности.
Несоответствие между факторами сегодняшнего и будущего успеха ведет к изменению условий в стратегической зоне хозяйствования организации. Стратегическая активность измеряется степенью соответствия между характеристиками стратегии организации в условиях конкуренции и важнейшими факторами достижения стратегического успеха. Критерий открытости – это соответствие между важнейшими факторами стратегического успеха и диапазоном потенциальных возможностей организации.
Функциональный потенциал – диапазон потенциальных возможностей, включающий функциональные службы организации: маркетинг, производство, НИОКР, финансы и так далее, а также навыки общеорганизационного (общего) управления, например, развитием, диверсификацией.
За период эволюционного развития накопились обширные знания о природе функциональных возможностей и процессе создания функционального потенциала.
У каждой функции одинаковые составляющие: квалификация (профессиональный уровень), техническая база, оборудование, объем знаний и опыт. Но понятие потенциала есть нечто большее, нежели совокупность всех элементов: оно обладает системными свойствами, основными из которых являются:
1) способы разделения задач – при узкой специализации задач потенциал достигает высокой эффективности, но лишается гибкости. Агрегированные* и нежестко определенные задачи повышают возможности творчества в ущерб эффективности;
*Агрегировать [
2) способы взаимосвязи задач – разграничение задач способствует функциональной стабильности, а их объединение повышает гибкость;
3) культура организации, общие нормы, ценности, модели действительности, вознаграждения, материальные стимулы – культура, которая не стремится к переменам, способствует повышению эффективности, но не оставляет простора для гибкости;
4) структура полномочий внутри функций и между ними, а также способы реализации этих полномочий – авторитарная структура способствует повышению стабильности и эффективности, разделенные полномочия повышают возможность перемен, но при этом эффективность снижается.
Все перечисленные системные характеристики имеют такое же большое значение для качества функционального потенциала, как и конкретные навыки, технология и способности. Еще большую роль они играют в повышении эффективности общего руководства организацией.
На раннем этапе развития организации было сделано еще одно открытие, которое по важности не уступало изобретению функциональных служб. По мере того как были выделены функции различных видов деятельности, возникла необходимость в их интеграции, координации и руководстве для достижения общих целей организации. Такая работа по интеграции и координации стала называтьсяобщим (общеорганизационным) руководством.
Поначалу общее руководство являлось исключительной прерогативой главного руководителя, но по мере роста организации руководитель все больше был вынужден делить свои полномочия и обязанности с другими. Сегодня общее руководство осуществляется членами верхней части управленческой пирамиды, т.е. теми, кто имеет перед собой необходимую перспективу и обладает полномочиями, чтобы направлять общую деятельность организации.
По мере возрастания значимости правильного взаимодействия с внешней средой организации, стало очевидно, что общее руководство – это нечто большее, нежели простое суммирование руководства всеми функциями. Чтобы стать стратегом, недостаточно знать работу всех функций. Углубление в специфические проблемы функций может привести к стратегической близорукости. Управляющему стратегического уровня мало иметь навыки функционального управления, т.е. уметь решать высокоструктурированные проблемы в духе конвергенции*. Настоящийруководитель-стратег должен уметь творчески решать слабоструктурированные проблемы, чувствовать среду организации, иметь опыт в анализе стратегий и проектировании стратегических гибких структур. Его способности и стиль руководства аналогичны способностям предпринимателя: он должен видеть перспективу, уметь рисковать, проводить реорганизацию, обладать обаянием и в какой-то мере быть политическим деятелем.
Конкретные функции управления
В больших организациях, имеющих многоступенчатую вертикальную структуру, полномочия первого лица по управлению организацией делегируются нижестоящим руководителям (заместителям этого руководителя, руководителям структурных подразделений, руководителям первичных коллективов). Кроме того, при управлении большой организацией возникает необходимость в выделении работников, которые разрабатывают проекты решений (планов, документов и т.п.), учитывают работы и расходы (учетчики, бухгалтеры и т.п.), многие другие работники. Совокупность служб и отдельных работников, осуществляющих руководство предприятием и его структурными подразделениями, образуют собой аппарат управления организацией.
Аппарат управления представляет собой систему взаимоувязанных и взаимодействующих звеньев (служб, отделов, секторов) и отдельных работников, наделенных соответствующими полномочиями и располагающими материально-технической базой для осуществления эффективного управления всеми сторонами деятельности объекта. В этой связи имеют большое значение выделение и классификация функциональной деятельности работников аппарата управления. Эти функции получили название производственно-хозяйственных или специфических, конкретных.
В условиях сельскохозяйственной организации можно выделить следующие конкретные функции управления.
Стратегическое планированиеосуществляют в первую очередь директор организации и его заместители, которым помогают работники службы маркетинга и планово-экономической службы. Эти работы, как правило, включают в себя: разработку долгосрочных прогнозов, основных разделов бизнес-плана, технико-экономическое обоснование направлений капиталовложений, определение экономической эффективности подготовленных решений, разработку мероприятий по стимулированию деятельности всех участников производственного процесса в достижении заданного результата и т.д.
Общее (линейное) руководство предприятием и его подразделениями: решение проблемных вопросов развития хозяйства, мобилизация коллектива на их выполнение, контроль исполнения принятых решений, внешние связи предприятия. Организация работы коллективных органов управления предприятием (собрание акционеров, совета директоров)
Функции общего руководства выполняют руководители предприятий (их заместители), руководители производственных подразделений (заведующие производственными участками: бригадиры, заведующие фермами), руководители обслуживающих подразделений (заведующие ремонтными мастерскими, гаражом, начальник строительного цеха и т.п.), а также частично руководители ряда функциональных звеньев.
Функции общего руководства различаются в зависимости от уровня (ступени) управления и прямо связаны с иерархичностью структуры аппарата управления, т.е. с его построением по вертикали. Специализация работников по уровням управления составляет основу линейного (прямого) соподчинения.
Линейное управление производством: распределение материальных и трудовых ресурсов, контроль и регулирование хода производства, проведение диспетчерских совещаний, информационное обеспечение всех должностных лиц и тому подобное.
Управление трудовыми ресурсами и социальным развитием коллектива – функция, выполнением которой заняты, кроме руководителей организаций и подразделений, специалисты по кадрам, планово-экономического отдела. К числу их работ относятся: комплектование и учет кадров, подготовка, переподготовка и повышение их квалификации, научная организация труда и заработной платы, охрана труда и техника безопасности. Все большее значение приобретает создание благоприятного социального и психологического климата в трудовых коллективах.
Управление научно-техническим развитием производства (технологическое руководство)в современных условиях является одной из важнейших функций, которая обеспечивает разработку и внедрение прогрессивной технологии и связанной с ней технической подготовкой производства, с капитальным строительством. Также эта деятельность связана с реорганизацией производства и труда: участие в разработке организационно-производственной структуры хозяйства, специализации и концентрации производства по подразделениям и т.д.
В процессе выполнения этих действий составляются технологические карты, инструкции и другие руководящие документы.
Выполняют эту группу функций отраслевые специалисты: зоотехники, агрономы, ветеринарные врачи, частично инженеры, руководители обслуживающих подразделений и др.
Управлением материально-техническим снабжением и сбытом продукции в организациях в основном заняты руководитель организации и его профильные заместители, маркетинговая служба, заведующие складом. Очевидно, что в небольшой организации все эти функции будут в сфере деятельности заместителя директора по коммерции и, быть может, одного агента-экспедитора, совмещающего свою работу с работой шофера.
Бухгалтерский учетявляется одной из очень ответственных функций в управлении организацией. Он очень жестко регламентируется государством и служит двум целям:
составить руководству организации представление о финансовом состоянии организации в каждый конкретный момент времени (месяц, квартал, год) в целом и в разрезе основных статей прихода и расхода ресурсов;
представить государству и всем заинтересованным лицам сведения о финансовом состоянии организации, с четким выделением налогооблагаемых статей доходов организации и работающих в ней лиц.
В последе время очень большое внимание уделяют управлению финансами и финансовому управлению, зачастую смешивая представления об этом. В больших многопрофильных организациях выделение функции управления финансами вполне правомерно, так как очень часто проблемы управления заключаются в том, что на всех финансов не хватает. Надо прекрасно владеть ситуацией по поводу финансовых резервов, возможности их получения в будущем и оптимизации использования в настоящем. В больших сельскохозяйственных организациях для этой работы целесообразно выделение в помощь высшему руководству одного специалиста-аналитика. В общем случае указанные функциональные обязанности могут быть возложены на экономиста, но не на бухгалтера. Функциональные обязанности бухгалтера заключаются в адекватном отражении в отчетности всех оборотов денежных средств и материальных ресурсов.
Таким образом, весь комплекс указанных функций управления организацией можно разделить на функции: общего руководства, специализированного (функционального) и технического обслуживания. Соответственно и управленческий персонал принято делить на три категории: линейный, функциональный и вспомогательно- технический.
Работников управления, исходя из выполняемых ими функциональной роли и вида работ, можно разделить на три большие группы: руководители, к которым относятся работники, наделенные правом принятия решений, специалисты – работники, осуществляющие управление техническими, технологическими и другими отдельными процессами и элементами производства и обеспечивающие подготовку решений для руководителей по своей области деятельности; вспомогательно-технические работники, обеспечивающие первые две группы своевременной и достоверной информацией для принятия решений, создающие условия для реализации основных функций управления.
Специализация управленческих работников составляет основу функционального построения аппарата управления, тогда как специализация по уровням управления – основу линейного соподчинения нижестоящих вышестоящим.
Высокий уровень управления производством достигается тогда, когда функции четко распределены между конкретными исполнителями и выполняются ими ответственно, при тесном взаимодействии руководителей, специалистов и технических исполнителей.
Прямое и непосредственное подчинение
Непосредственным называют начальника, который выполняет распорядительные мероприятия по отношению к подчиненным сотрудникам, отвечает за выполнение намеченных целей и определенных задач, а также за трудовую дисциплину.
Данный термин обозначает, что начальство осуществляет руководство над нижестоящими работниками на месте. Это может быть главный инженер, старший продавец и т.д.
Между непосредственным начальником и работниками не существует промежуточных должностей
Общие сведения
Общение работников с непосредственным руководителем выстраиваются, как правило, непринужденно. Непосредственным начальником может быть мастер участка, начальник отдела и т.д. То есть непосредственный начальник — это самый близкий по должности над сотрудником руководитель. Для сотрудника он один. В отличии от непосредственного, прямых начальников может быть несколько.
Это те должностные лица, которые стоят выше на ступень над непосредственным начальником. К примеру:
— в строительной компании непосредственный начальник — генеральный директор, а его многочисленные заместители – прямые начальники;
— на заводе: на определенном участке непосредственным руководителем является мастер смены, а на ступень выше его стоит старший мастер этого же участка, который является уже работникам прямым начальником.
Понятие прямой и непосредственный руководитель в большом смысле — значит линейное распределение отдельных элементов одного целого относительно друг друга. За основу нужно принять: от высокого к низкому, от трудного к легкому, от сложного к простому и т.д. Сравнивая два термина «прямой» и «непосредственный» отличие видим в том, что первый (прямой) отдает распоряжения подчиненному (непосредственному).
Подробности
Надо сказать, что в разных ведомствах этим двум должностям соответствуют разные требования. Например, в МВД функции прямого и непосредственного начальника регламентируются уставом. В других структурах, они могут определяться штатным расписанием или другими документами. Вряд ли можно четко найти определение, сколько начальников может быть у одного работника. Данный момент (относительно главенства распоряжений) можно отразить в должностной инструкции.
Тема подчиненности реализуется в соответствии с нормами ст.4 Закона о службе, п.2 ч.3, где установлено, что работник, выполняя свои обязанности, подчиняется прямым руководителям. Прямыми начальниками считаются те, кому он подчинен по службе, даже в случае временного исполнения обязанностей.
Подчиненность подразделяется на два вида:
— функциональная – предусматривает подчинение работника по части выполняемых функций начальникам других подразделений компании, согласно внутренним регламентам (зачастую минуя своего непосредственного начальника);
— административная (организационная) – предусматривает выполнение указаний своего руководителя, в рамках своих должностных обязанностей.
Эти оба вида руководителей (генеральный директор, его заместители, начальники отделов и т.д.) осуществляют работу по управленческим вопросам для того, чтобы предприятие функционировала эффективно.
Разница между двумя понятиями начальник «прямой» и «непосредственный»: руководитель работ. Суть определения «руководитель работ» состоит в том, что управленцы (сотрудники, принимающие решения и отвечающие за последствия данных мероприятий) при этом несут ответственность за продуктивность деятельности своих подчиненных.
Уровни
Руководящий состав можно разделить на несколько уровней:
— Высшее звено – должностные лица, выполняющие управленческие функции и контролирующие деятельность всей организации. Они разрабатывают стратегию развития производственного процесса, отвечают за принимаемые решения, занимаются задачами бюджета и т.д. Представителями управленцев высшего звена выступают: президент компании, председатель совета директоров и др. Реально, в их руках судьба предприятия.
— Среднее звено — начальники данного уровня получают распоряжения от руководителей высшего звена и доводят их до подчиненных работников. Эта категория сотрудников компании уполномочена в выборе путей и способов решения намеченных задач, кроме этого, руководители среднего звена могут предлагать методы для улучшения качества работы компании. Представителями начальников этого уровня могут быть: главный бухгалтер, начальник отдела и др.
— Низшее звено — начальники данного уровня ведут работу с непосредственными исполнителями рабочего процесса. Они уполномочены представлять интересы подчиненных, контролировать трудовую дисциплину. К ним относятся: старший продавец, мастер участка и т.д.
Руководитель
Надо сказать, что руководить предприятием – дело очень сложное и под силу далеко не каждому. Управленец такого уровня должен обладать не только высокими профессиональными качествами, но и иметь личностные качества, позволяющие ему эффективно руководить предприятием. При этом, начальник данного уровня должен иметь высшее образование (а лучше не одно!), чтобы ориентироваться в разных сферах производства (в экономике, финансах), а также иметь познания в области психологии, чтобы правильно строить отношения в коллективе.
Руководитель высшего звена должен иметь лидерские качества, быть коммуникабельным, ответственным и обладать организаторскими способностями. Конечно, начальники всех звеньев, каждый на своем месте, должны уметь общаться с людьми, быстро реагировать в сложных производственных ситуациях и руководствоваться высокими моральными принципами.
Обязанности руководителя очень разносторонние и зависят они от множества аспектов, например:
— объема материальной ответственности,
— меры ответственности за подчиненных.
Итоги
Хороший руководитель должен уметь создать команду единомышленников и повести их за собой, обозначить цель, которая будет объединять всех участников трудового процесса. У каждого начальника должна быть своя система ценностей, основанная на доверии, умении отвечать за свои слова, уважении, соблюдении правил, принятых в компании. По большому счету эти два термина «прямой» и «непосредственный» начальник являются звеньями одной цепи, они взаимосвязаны и не важно о ком бы из них не шла речь, задача, объединяющая их: работа на благо и развитие своего предприятия и работающего в нем персонала.
