что значит организовать работу
Вопрос 1. Принципы организационной деятельности
Как вы уже знаете, термин «организация» в менеджменте употребляется в двух значениях: а) организация (как объект или система) – предприятие, фирма, компания и т.п. и б) организация (как процесс или функция) – обеспечение эффективности и результативности совместной деятельности людей.
В самом общем случае, организация как объект представляет собой группу людей, сознательно и целенаправленно работающих вместе для получения значимого для всех результата.
Что же такоеорганизация как процесс (функция)? Для ответа на этот вопрос сначала попытаемся понять, что означает «организовать работу группы людей»?
Организовать – это значит:
· во-первых, распределить между людьми (исполнителями) задачи, ресурсы, полномочия и ответственность;
· во-вторых, обеспечить их совместную, скоординированную работу.
Процесс распределения задач между исполнителями (подразделениями организации) иногда называютдекомпозицией [26] цели (целей) организации. Она подразумевает, что правильное и своевременное выполнение каждым сотрудником (подразделением) своей части работ приведет в итоге к достижению общей целей организации. Однако разделение сложной задачи на составные части в соответствии с компетенциями и обязанностями сотрудников еще не означает эффективную организационной деятельность. Для продуктивной работы необходимо обеспечить координацию работы сотрудников (подразделений) организации.
Другими словами, работа группы людей может считаться организованной, если каждый исполнитель знает, что он должен делать, какими ресурсами (инструментами, деньгами, временем и т.п.) он для этого располагает, что онуполномочен требовать (ожидать) от других людей и какую ответственность он буден нести за ненадлежащее выполнение порученных ему задач, а также – в каком порядке должны исполнители работать в группе и как взаимодействовать между собой.
Структуру организации можно определить как простую совокупность
способов, посредством которых процесс труда сначала разделяется на
отдельные рабочие задачи, а затем достигается координация действий
по решению этих задач.
Г. Минцберг выделяет пять координационных механизмов, посредством которых организации координируют свою деятельность [24]:
· стандартизация рабочих процессов;
· стандартизация навыков и знаний (квалификации).
При взаимном согласовании контроль процессов и результатов труда осуществляют сами сотрудники, используя неформальные коммуникации. Применение прямого контроля предполагает, что ответственность за работу других людей, формулировка заданий и оценивание качества их работы возлагаются на одного человека – руководителя. Стандартизация рабочих процессов предполагает точное определение (спецификацию [27] ) или программирование содержания труда. Стандартизация выпуска предполагает спецификацию результатов труда, например параметров изделия или нормы выработки. Стандартизация навыков и знаний предполагает точное определение требуемой квалификации работников, как условия их участия в процессе труда.
В общем случае любая организационная деятельность характеризуется следующими признаками:
· наличие общей цели или совокупности целей деятельности;
· совместная деятельность людей;
· особая система организационных отношений между людьми;
· наличие управления совместной деятельностью людей;
· наличие определенной организационной культуры.
Если организационная деятельность распространяется не на отдельную группу людей, а на компанию в целом (или на ее крупные части) и предполагает сохранение организационных принципов в течение длительного времени, то говорят, что менеджеры создают организационную структуру компании или точнее – организационную структуру управления (ОСУ).
Как видим, организация – это важная и сложная функция, требующая от менеджера знаний в области управления, навыков системного мышления, умения общаться с людьми, твердости характера и т.п. Прежде чем приступать к изучению различных типов ОСУ, рассмотрим понятие «внутренняя среда организации», иными словами – выясним, какие элементы и признаки характерны для всех организаций, компаний, предприятий.
Что такое организация деятельности
Многие ли компании и организации способны достичь целей? Нет. На рынке их ждут самые различные испытания. Но главная проблема может быть внутри самой компании – она не адаптировалась, не смогла предложить качественную услугу, продавала с небольшой наценкой, увлеклась кредитами или не контролировала затраты. Перечень проблем можно продолжать, но главной остаётся внутренняя. Её название – организация деятельности.
Определение термина «организация» очень простое. Это объединение материальных и нематериальных ресурсов для достижения целей деятельности. Ресурсами являются люди, а вернее, их опыт, идеи, квалификация, человеческие и профессиональные качества. Для многих сфер деятельности люди являются главным ресурсом. Особенно, когда речь идёт о творческих профессиях, требующих кроме навыков, опыта и таланта.
Тем не менее, роль других ресурсов не менее важна. Без финансов невозможно даже заявить о себе. Небольшая рекламная компания обходится иногда в нескромные финансовые средства. Без оборудования, станков, компьютеров невозможно организовать работу. Сырьё, товары, программное обеспечение также являются ресурсами. И, конечно же, рынок. Клиенты, их желания, предпочтения и ожидания – тоже ресурс, который нужно организовать.
За простым термином подразумевается большое количество сложных процессов. Организация деятельности – это упорядочивание и оптимизация процессов. На сегодняшний день на практике использованы различные виды и способы организации деятельности. Какой из них подходит, каждый руководитель компании выбирает сам. Многие из способов организации прошли проверку временем, другие пришли на смену тем, которые не соответствуют современности, но универсального способа нет. Каждый из них придётся приспосабливать под свою организацию. Но независимо от способа, в основу организации деятельности положены ресурсы и цель.
Основная задача руководителя использовать ресурсы наиболее эффективным способом. То есть таким, какой обеспечит результат. Для большинства организаций результатом является прибыль. Но правильнее, когда есть глобальная цель. Её можно выразить как получение прибыли сегодня и в будущем.
Организация деятельности целиком и полностью лежит на руководителе компании. В крупных компаниях часто используют принцип делегирования полномочий руководителям среднего и нижнего звена. Но в малом и среднем бизнесе персонала немного. Руководителю небольшой компании необходимо всё концентрировать на себе, поэтому лучше, если часть процессов будет автоматизирована.
Оптимизировать организацию деятельности компании поможет CRM-система «Простой бизнес», позволяющая упорядочить рабочие процессы организации. Сервис дает возможность управлять персоналом, клиентской базой, проектами, коммуникациями, бухгалтерией, сайтом и документооборотом. Кроме того, внедрение CRM поможет сэкономить на коммуникациях за счет множества бесплатных инструментов общения: чатов, видеоконференция, IP-телефонии и т.д. Скачать программу можно с сайта разработчика, где доступна также бесплатная версия сервиса для компаний с числом работников до 5 человек.
Я пишу забавные письма 2 раза в месяц 😉 Ирина Лой
Посмотрите примеры
Быстрая регистрация в бесплатной CRM
Возможности
Помощь
Версии программы
Сотрудничество
Свяжитесь с нами
г. Москва, ул. Большая Серпуховская, д. 44,
пом. I, ком. 20
Мы в соцсетях
Скачать CRM
Подписка на рассылку
Я пишу забавные письма 2 раза в месяц 😉 Ирина Лой
Посмотрите примеры
Задать вопрос
Поля, отмеченные *, обязательны для заполнения.
АВТОРИЗАЦИЯ
Согласие на обработку данных
Типовое согласие на обработку персональных данных
Пользователь, регистрируясь, оставляя заявку на обратный звонок или заполняя любую другую форму на интернет-сайте http://www.prostoy.ru и его поддоменах (продающих страницах, лендингах и т.д.), обязуется принять настоящее Согласие на обработку персональных данных (далее – Согласие). Принятием (акцептом) оферты Согласия является регистрация на интернет-сайте, заполнение формы заявки на обратный звонок или любой другой формы. Пользователь дает свое согласие ООО «1Т», которому принадлежит сайт http://www.prostoy.ru и которое расположено по адресу 115093 г. Москва, ул. Большая Серпуховская д. 44, пом. I, ком. 20, на обработку своих персональных данных со следующими условиями:
Сайт использует cookie с целью улучшения работы. Продолжая работу с сайтом, вы соглашаетесь с условиями Политики.
Используя этот сайт, вы соглашаетесь на обработку персональных данных на условиях Политики.
Еще 4 человека за последний час решили попробовать CRM «Простой бизнес»
организация работы
3.9 организация работы: Обеспечение взаимодействия операторов в рабочей(их) системе(ах).
Смотри также родственные термины:
59 организация работы с документами: Организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения
Полезное
Смотреть что такое «организация работы» в других словарях:
организация работы — Обеспечение взаимодействия операторов в рабочей(их) системе(ах). [ГОСТ Р ЕН 614 1 2003] Тематики безопасность машин и труда в целом … Справочник технического переводчика
организация работы — rus организация (ж) труда, организация (ж) работы eng work organisation fra organisation (f) du travail deu Arbeitsorganisation (f) spa organización (f) del trabajo … Безопасность и гигиена труда. Перевод на английский, французский, немецкий, испанский языки
организация работы с документами — Организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения. [ГОСТ Р 51141 98] Тематики делопроизводство и архивное дело Обобщающие термины организация работы с документами … Справочник технического переводчика
Организация работы почты в странах мира — Почтовая служба США (USPS) Почтовая служба США (United States Postal Service, USPS) официальный государственный оператор почтовой связи, независимое агентство правительства США. Штаб квартира расположена в Вашингтонe, округ Колумбия. По состоянию … Энциклопедия ньюсмейкеров
организация работы в сети в соответствии с установленными правилами — — [Л.Г.Суменко. Англо русский словарь по информационным технологиям. М.: ГП ЦНИИС, 2003.] Тематики информационные технологии в целом EN policy based networking … Справочник технического переводчика
Организация работы с документами — 59 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ: Организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения. Источник: ГОСТ Р 51141 98. Государственный стандарт Российской Федерации. Делопроизводство и архивное дело … Официальная терминология
организация работы с документами — 59 организация работы с документами: Организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения Источник: ГОСТ Р 51141 98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения оригинал документа … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ — 1) (управление документацией) согласно разделу III ГСДОУ, – создание условий, обеспечивающих хранение необходимой информации и снабжение ею потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Включает: 1. Организацию рационального… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях
ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В ФЕДЕРАЛЬНОМ ОРГАНЕ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ — согласно Типовому регламенту внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденному Постановлением Правительства Российской Федерации от 28.07.2005 № 452, определяется регламентом федерального органа исполнительной власти … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях
Р 78.36.011-2000: Организация работы пунктов централизованной охраны — Терминология Р 78.36.011 2000: Организация работы пунктов централизованной охраны: 12. Для завершения обработки «тревог» по охранным шлейфам необходимо снять с охраны объекты, находящиеся в состоянии «тревоги». Если это сделано не было,… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
5 идей, как систематизировать работу в отделе и не свести всех с ума
Пытаешься заниматься своим делом, а тебя постоянно дергают по мелочам. Skype, телефон и Битрикс-24 не замолкают. То на комментарий в соцсетях ответить, то email-адрес проверить. Задачи валятся как из рога изобилия – без всякой логики и системы. Именно так был организован отдел маркетинга, где я совсем недавно работала…
Теперь я перешла в IT-компанию – и мне есть, с чем сравнивать. Поделюсь идеями, как систематизировать работу в отделе (на примере, как это организовано у нас в Yougile).
На прошлом месте, где я работала, организации практически не было. В задачах царил хаос, а ресурсы сотрудников не учитывались от слова совсем.
Бывало, за целый день не могла элементарно сверстать лендинг в конструкторе. Только сажусь – внезапно звонит руководитель и устраивает часовое совещание. Стучатся менеджеры со срочными просьбами. Дизайнер бушует. Проекты горят. SMM-щик чего-то требует.
И так без конца. Иногда мне казалось, что я схожу с ума.
Задачи ставились одновременно:
В одном только Битриксе все это выглядело примерно так:
Все задачи – горящие. А еще задачи ставились в чатах, по телефону, по почте.
Если вы в компании используете систему управлению, тот же Битрикс-24 или любую другую – для мелких задач можно создать отдельную доску. И ставить задачки там, чтобы не дергать друг друга по каждому вопросу.
Допустим, менеджеру Пете нужно обновить антивирус. Пусть он поставит эту задачку на отдельную доску для разраба Саши. Или наклеит стикер в отдельном столбике на офисной доске. Все, что угодно – только не бежит к нему посреди рабочего дня, толкая в плечо и отвлекая от дел.
Из каждого проекта нужно уметь вытащить to-do лист. Например, «Запустить новый лендинг» – это проект. А вот список задач:
Лучше всегда разбивать большие процессы на этапы, чтобы систематизировать работу. За основу брать список задач.
Чтобы в отделе был порядок, нужны конкретика и точность в постановке задач.
Например, по понедельникам в 10:00 устраивается общая планерка, на которой каждый сотрудник получает список задач на неделю. Задачи ставятся как руководителем, так и самим специалистом при совместном обсуждении. Так же совместно расставляются приоритеты. Есть и беклог.
Вот как это организовано у нас в Yougile (все проекты мы ведем в собственной системе управления):
Планирование на неделю у нас в Yougile
Все срочные задачи должны быть помечены «Важно» теми, кто ставит задачу. Все задачи, лежащие в работе больше одной недели должны быть с дедлайном.
В некоторых компаниях на общих планерках не обсуждается ничего конкретного. Сотрудники относятся к ним формально и просто показывают свою готовность как-то поработать. Если же четко ставить два вопроса: «Что сделано» и «Что планируется сделать», беседа перейдет в более конструктивное русло.
У нас каждую пятницу в 17:00 проходит планерка, где обсуждается два вопроса: «Что сделано за неделю?» и «Что планируется сделать на следующей?».
При этом обязательно учитываются ресурсы и временные затраты каждого сотрудника. Все основывается на здравом смысле. Если задача не сделана за прошедшую неделю – она переформулируется. Например, стояла задача «Сделать статью», переформулируем ее на «Выпустить статью».
Случайный модератор – рабочий инструмент для планерок. Каждый раз через жеребьевку назначается случайный человек из команды, который задает вопросы «Что делалось?» и «Что запланировано?». И дальше старается устроить обсуждение деталей по каждому из направлений деятельности команды.
При постоянной смене ролей привыкнуть и сформировать формальное отношение к планеркам невозможно. Все планерки будут разными и даже эмоциональными. Самое крутое, если модератор «тупит», но, пользуясь своей временной должностью, задает вопросы коллегам. Тогда придется очень понятно рассказывать, что и зачем ты собираешься делать.
Конечно, я сама не специалист по организации работы в отделе, но как сотрудник вижу, что все эти 5 идей действительно хороши на практике. Теперь я спокойно выполняю задачи и расставляю приоритеты, и глаз больше не дергается от десятков звонков и сообщений в день.
Если у вас есть свои «лайфхаки», как лучше наладить рабочие процессы, делитесь, предложу их коллегам для внедрения.
Организация труда на предприятии
Организация труда на предприятии – это деятельность, охватывающая в широком смысле организацию структуры и организацию рабочих процессов, взаимодействие работников друг с другом и производственными средствами, которое основано на выстроенном и последовательном трудовом процессе для достижения наилучших результатов.
Схема 1. Области организации труда.
Организация структуры регулирует распределение заданий и взаимосвязей предприятия между различными социально-техническими системами либо между организационными единицами предприятия. Существуют принципы, которые позволяют ориентироваться в ходе организационной деятельности и помогают организатору не упустить наиболее важное и существенное. К ним относят:
Формы организации труда
На схеме 2 изображены формы организации рабочих структур, которые отражают производственные взаимоотношения между организационными единицами.
Схема 2. Формы организации рабочих структур.
Организация рабочих процессов представляет собой регулирование пространственного и временного взаимодействия людей, средств производства и предметов труда для выполнения производственного задания. Организовать рабочий процесс означает определить:
Организация хода производственного процесса может быть построена по одному из следующих принципов, указанных на схеме 3.
Схема 3. Принципы организации хода рабочих процессов.
Принципы процессов характеризуются способом распределения единого рабочего процесса на одну или несколько рабочих систем в зависимости от типов рабочих мест, их пространственного размещения, временных характеристик и взаимосвязей друг с другом. Критерии оценки принципов процессов: 1) структура движения; 2) пространственная структура; 3) временная структура; 4) структура взаимосвязей процессов.
Организация работ по принципу верстака распространено на малых предприятиях с преимущественно ручным трудом, где могут производиться единичные или мелкие серии изделий с группировкой в одном пространстве нескольких технологий или оборудования.
Цеховый принцип организации производства предполагает ход процесса на специализированных рабочих местах с технологически однородным оборудованием, которое размещено в едином пространстве цеха. При этом материальный поток не связан с ходом рабочего процесса.
Для поточного принципа характерно последовательное перемещение предмета труда и соответственно этому пространственное размещение рабочих мест с привязкой цикла выполнения рабочих процессов к определенному такту потока. Для обеспечения непрерывности производства между рабочими местами находятся буферные запасы. Его применение возможно только в условиях крупносерийного или массового производства.
При организации производства по принципу звезды несколько технологически разнородных рабочих мест (групп рабочих мест) располагаются в пространстве вокруг промежуточного склада и ориентированы на изготовление мелких и средних серий разнородных изделий. По сравнению с поточным принципом требуется меньше пространства. Используется в таких производственных условиях, где в объемах обработки на отдельных рабочих процессах существуют большие различия, либо речь идет о производстве дорогостоящих изделий, которые хотят контролировать.
При островном принципе организации хода производства группа (команда) работников полностью производит готовые изделия или конечные продукты на необходимом оборудовании, которое расположено пространственно и организационно на отдельном островке производства. Здесь предотвращается монотонность работы из-за разделения труда по принципу исполнения, последовательность работы сотрудников гибко чередуется выполнением разнообразных заданий. Организация производства по принципу места (или постовое производство) как правило происходит там, где предметы труда сложно перемещать, и поэтом средства производства и рабочая сила привязывается стационарно к определенному месту, например, при строительстве сооружений, проведении ремонтных работ и др. Сложность применения такого принципа состоит в точном планировании производственной площадки, транспортной цепочки и подробном планировании технологического процесса.