что значит отгружен со склада
Отгрузка товаров: основные правила и необходимая документация 12:00, 2 августа 2021 Версия для печати
Ежедневно множество компаний совершают отгрузку товарно-материальных ценностей и передачу грузов выгодоприобретателям. Какие документы необходимо подготовить для сопровождения данного процесса, в каком порядке осуществляется отгрузка товаров со склада – обсудим в статье.
Что такое отгрузка товара
Из названия действия понятно, что это передача заранее оговоренного товара перевозчику или покупателю. Продавец может самостоятельно доставлять продукцию покупателю, а может и воспользоваться услугами компании по грузоперевозкам. После отгрузки право собственности на товар переходит от продавца (поставщика) к покупателю.
В обеих ситуациях процесс регулируется с правовой точки зрения договором, в котором указывается, в какой же момент происходит отчуждение прав собственности на товар.
Примеры разных условий доставки:
В этих случаях, право собственности может переходить к покупателю:
Другими словами, отгрузкой товара называется смена собственника, владельца партии товаров. Одновременно с продукцией приобретатель (покупатель) получает акт приема-передачи с указанием координат доставки.
В данном документе должны содержаться следующие характеристики товара:
Обратите внимание! Факт реальности поставки груза необходимо подтвердить документально.
Иск оппонента не признают правомочным, если в документации отсутствует описание перевозимого товара. В случае утери, порчи или иного убытка суд встанет на сторону покупателя, так как такой документ без описательной части признают незавершенным и незаконным.
Оформление документации
В документах необходимо заранее оговорить возможные риски порчи отгруженного товара в процессе транспортировки и определить, кто несет материальную ответственность за повреждения и иные убытки. Груз может потеряться в дороге, испортиться из-за аварийной ситуации и иных непредвиденных обстоятельств.
Обратите внимание! Продавцу в течение пяти календарных дней после отгрузки товара необходимо выставить правильно заполненный счет фактуру.
Правильно оформленная документация станет доказательством невиновности продавца в случае недоставки груза по назначению, если материальная ответственность была возложена на выгодоприобретателя. Ущерб по закону компенсирует та сторона, на которую была возложена материальная ответственность.
Основные правила
При отгрузке товаров важно соблюдать следующие правила:
— товар необходимо отсортировать, упаковать, опломбировать;
— перед отправкой следует проверить качество продукции, указать массу самого товара и упаковки;
— в процессе передачи товарно-материальных ценностей следует неукоснительно соблюдать установленные законом правила и требования;
— в документации необходимо максимально точно описать перевозимый товар;
— сопроводительные документы можно выслать почтой или передать в руки выгодополучателю, главное, в них должны быть указаны все необходимые характеристики.
Соблюдение всех правил в процессе отгрузки является гарантией, что продавец не понесет убытки в случае непредвиденных обстоятельств.
Как оформить отгрузку
Акт приема-передачи является вторым по важности документом после договора. В таком акте указываются координаты, где продукция будет передана покупателю. Также в этом документе указывают качество товара, его количество и основные характеристики.
При оформлении документов на отгрузку товара следует учесть важные моменты:
Если груз перевозит сторонняя транспортная компания, на нее должна быть выписана накладная. Если покупатель осуществляет прием груза через своего представителя, на него необходимо выписать нотариально заверенную доверенность.
Транспортная накладная
Если груз перевозится не покупателем, а транспортной компанией или экспедитором, необходимо оформлять транспортную накладную. В этом документе говорится о заключении договора транспортировки. К правильности заполнения накладной предъявляются жесткие требования, так как по ней производится вычет по НДС.
В документе указывают:
Следует внимательно отнестись к заполнению всех пунктов документа, так как любые недочеты могут быть оспорены налоговой инспекцией. В этом случае расходы на транспортировку не признают, вычет по НДС не сделают. Перед подписанием документа убедитесь в правильности указанных сведений, еще раз перечитайте все пункты.
Перевозка груза продавцом
Как правильно оформить документы, если доставку груза осуществляет продавец? Налоговая инспекция требует оформления транспортной накладной, несмотря на отсутствие услуг сторонней компании. Это необходимо сделать, чтобы доказать факт затраты ресурсов на перевозку груза. Также без этого документа покупатель не имеет права реализовать купленный товар и применять по нему вычет НДС.
Без транспортной накладной продавец не сможет доказать в суде, что доставил отгруженный товар по адресату вовремя.
К необходимым документам относится накладная на груз (ТОРГ-12), транспортная накладная. Товар может быть доставлен поставщиком, транспортной компанией или покупателем. В первых двух случаях продающая сторона должна оформить транспортную накладную. При самовывозе накладную не оформляют: факт передачи собственности происходит с момента передачи товара в руки покупателя.
В этой статье мы разберем, что это такое – отгрузка товара и продукции со склада. Вообще транспортировка — это довольно кропотливый процесс, в который включается сразу несколько этапов. Одним из них становятся погрузочные работы, которые необходимо производить согласно законодательным актам и правилам, принятым на конкретном производстве. Давайте рассмотрим, как все сделать правильно, в нужном порядке и в соответствии с требованиями приказов.
Что говорит закон
Гражданский кодекс в ст. 506 разъясняет, что по договору, продавец обязуется доставить в указанный срок заказ гражданину или компании.
В ст. 509 прописывается, что поставку осуществляют путем передачи продукции покупающей стороне или любому другому лицу, указанному в качестве конечной точки.
Отгрузка товара со склада: что это значит
Из самого названия следует, что это процесс по отправке подготовленных изделий покупателю или перевозчику. Завершение этой процедуры — момент, когда право собственности переходит от продающего к приобретателю.
Это становится понятно из ст. 223 Гражданского кодекса. В ней утверждается, что стороны вольны договариваться так, как им удобно. Переход может происходить в момент:
Собственник может измениться в любой из этих моментов в зависимости от того, что будет вписано в договор.
Можно сделать вывод, что это процесс, во время которого передается продукция и меняется владелец партии.
Вместе с товаром получателю доставляется акт приема-передачи. В нем всегда указано место отгрузки – это юридический адрес, на который необходимо прибыть курьеру или автомобилю, чтобы вручить проданное. Помимо этого, в документе прописываются все основные характеристики груза:
Также в акте всегда есть артикул, список всего, что везут, способ упаковки и масса без тары. Оформляют его в 3 экземплярах, каждый подписывают обе стороны. Один везет водитель как сопроводительную документацию, остальные вкладывают в коробку.
Готовые решения для всех направлений
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».
Почему следует контролировать этот момент
День, когда право на собственность переходит от одной компании к другой, определяющий при реализации любых видов товаров.
Во время перевозки может произойти порча, кража, появиться дефекты. Эти риски тоже необходимо указывать в документах. Когда груз транспортируется, некоторые детали способны потеряться, сломаться, выйти из строя или утратить первоначальный внешний вид.
Это негативно сказывается на общей стоимости продукции, поэтому важно заранее оговорить это и прописать в бумагах. Так будет понятно, кто за это отвечает и кому придется оплачивать.
Следите, чтобы все было оформлено правильно. Если появятся разногласия со второй стороной договора, то можно отправиться в суд и предоставить документацию там. Корректно составленная и подписанная, она станет неопровержимым доказательством правоты и невиновности. Это реальный способ возместить понесенный ущерб.
Виды отгрузки товара
Обычно используются 3 основных разновидности:
Каждый из подвидов может быть достаточно быстрым, если пользоваться специальной техникой. Чтобы оптимизировать этот процесс, стоит обратиться к специалистам нашей компании «Клеверенс». Мы поможем подобрать ПО, которое обеспечит высокую скорость обработки заказов, в том числе и на отгрузку, учет хранящихся в складских помещениях продуктов и многое другое. Среди них – «Склад 15», в рамках которого доступны все 3 перечисленных выше типа.
Соглашение, предмет его заключения и нюансы
Это первый документ, с которого начинаются отношения между продающей и покупающей сторонами. Называться он может:
Разница между этими двумя видами заключается в том, что первый создают, если контрагент сам отправляет готовую продукцию, а второй в случае, если лишь перепродает изделия. По факту это разновидность купли-продажи.
Чтобы все прошло успешно, важно предусмотреть:
В упрощенном варианте обязательно указано:
Это универсальная бумага, в которую при необходимости можно добавлять разные нюансы, если они есть.
Ниже обычно пишут дополнительные условия:
Отдельным файлом создается спецификация, в которой указываются все количественные и качественные характеристики. Это проще, чем пытаться вместить все в договор. Особенно если фирмы сотрудничают постоянно, и каждый раз меняется размер партии, количество и наименования ассортимента.
Как производится описание товара перед отгрузкой продукции
Необходимо, чтобы продукт соответствовал:
Также ключевое условие – указать количество. Оно должно быть определено в денежном выражении или в количественном. Причем согласовывается по каждому названию.
Иные параметры
Их наличие необязательно, без них договор не станет недействительным. Но если возникнут споры, то прописанные пункты в отличие от сказанных слов станут хорошими доказательствами в арбитражном суде.
Таким вкладышем может стать спецификация. Это отдельная бумага, в которой легко расписать все позиции, их особенности, сумма и прочее.
Порядок и правила процесса отгрузки товара со склада, документооборот
Чтобы создать все условия и обеспечить сохранность груза, организовать своевременную качественную приемку, следует:
Нет ничего сложного в работе, которая будет производиться перед отправкой партии. Главное – предупредить сотрудников о том, что все следует выполнять в соответствии с нормами безопасности и договором, а также снабдить их современным оборудованием. Это поможет ускорить и упростить задачу.
Инструкция по отгрузке готовой продукции, товара со склада, образец
На каких правилах будет производиться погрузка и отправление, должно быть понятно всем участникам сделки – грузоотправителю, перевозчику и получателю.
Вот несколько требований, которые необходимо соблюдать:
Если на склад был принят товар ненадлежащего качества или не в том количестве, в котором должен быть, то возникает вопрос, что делать. Здесь важно правильно оформить сопроводительные документы:
Важно, чтобы все коробки были правильно промаркированы и упакованы. Если получатель увидит вскрытую упаковку, то может не захотеть принимать весь объем. Причем необязательно, чтобы это было дефектом или прямо влияло на свойства товара. Просто это будет поводом предъявить претензию, ведь покупателю проще составить акт и не брать на себя ответственность за сохранность груза. Это правильнее, чем доказывать потом, что в таре не хватало определенного количества деталей или комплектующих, а пачка не была надежно опломбирована.
Также перед отправкой необходимо проверить, как соблюдались правила погрузки и надежность креплений. Это поможет обезопасить от лишних повреждений ассортимент.
Ошибок и помарок в сопроводительных документах тоже быть не должно. Все оформляется читаемым, а также собирается по накладной. Сотрудник, собирающий заказ, внимательно проверяет комплектность, число и качество отгружаемых изделий. Чтобы упростить задачу и избежать пересорта, ему стоит выдать ТСД, который поможет сканировать промаркированную продукцию и собирать ее согласно листу.
Отгрузка товара – это что такое? Когда между организациями подписывается договор о поставке продукции, то после того как она будет изготовлена, необходимо осуществить ее доставку. Поэтому, помимо самого договора и акта приема-передачи, понадобится еще оформление и других документов. В, частности, необходимо правильно оформить отгрузку. Подробно о том, что это – отгрузка товара, и, как ее правильно осуществить, будет рассказано в статье.
Что сказано в законе?
Как сказано в ГК РФ, а именно в ст. 506, согласно договору поставки, продавец-поставщик берет на себя обязательство в обусловленный срок доставить изготовленные им или закупленные товары покупателю.
В ст. 509 говорится, что поставку осуществляют путем отгрузки (или передачи) товаров покупателю или другому лицу. При этом другим лицом может быть тот, на кого стороны указали в договоре как на получателя.
Определение
Из этого следует, что отгрузка товара – это процесс, по передаче изготовленной продукции либо напрямую покупателю, либо перевозчику. Именно этот момент и является той отсечкой, после которой переходит право собственности от изготовителя (продавца) к приобретателю.
Это правило вытекает из ст. 223 ГК РФ, однако там присутствует оговорка о том, что стороны вольны договариваться, когда именно произойдет этот переход. Например, в момент передачи товара от перевозчика покупателю в каком-либо населенном пункте, откуда покупатель уже своим транспортом доставит товара на свой склад. Или же перевозчик довезет его до самого склада покупателя, и только там последний станет его собственником.
Почему это важно?
Фиксация момента перехода права собственности является очень важным пунктом договора реализации товара. Ведь в процессе транспортировки груз подвергается множеству различных рисков, таких как его утеря или порча, выход из строя отдельных деталей, повреждения, негативно влияющие на внешний вид изделия.
Поэтому необходимо заранее выяснить, на кого ложатся указанные риски, иными словами, кто будет за все это платить. По этой же причине необходимо правильное оформление отгрузочных документов. Ведь только имея их на руках, можно рассчитывать на возможность доказывания своей правоты в арбитражном суде. А, следовательно, и возместить убытки, которые могут быть нанесены при возникновении указанных негативных обстоятельств.
Договор и его предмет
Первым документом, с которого начинаются отношения с контрагентом, является договор поставки или договор реализации товара. В чем их отличие? Первый из них оформляется, когда продавец сам изготавливает продукцию, а второй, когда он ее перепродает. По своей сути поставка является разновидностью купли-продажи. О различии в оформлении документов на отгрузку в первом и во втором случае будет сказано ниже.
Что нужно предусмотреть в соглашении для того, чтобы успешно произвести и оформить отгрузку? Первым необходимым условием без которого в рассматриваемом случае договор считается незаключенным, является условие о его предмете – товаре. Описать его нужно достаточно подробно, так как эти данные обязательно понадобятся при заполнении отгрузочной документации, в частности для накладной на отгрузку товара.
Описание товара
Его наименование можно указать соответствующим:
Другим существенным условием, без указания которого нельзя сказать, что договор заключен, является указание на количество товара. Оно определяется или в единицах измерения, или же в денежном выражении. При этом количество товара обязательно согласовывается по каждому из наименований.
Другие важные параметры
Хотя их отсутствие в договоре изначально и не указывает на его недействительность как незаключенного, оно может впоследствии, при возникновении споров, стать препятствием в представлении доказательств в арбитражном суде. В отдельных случаях суд может признать такой договор незаключенным.
К ним относятся указания на:
Если это договор поставки, то к нему, как правило, прикладывается спецификация. Это документ, в котором указывают наименование каждой из товарных позиций, количество и прочие характеристики.
Основные правила отгрузки
Чтобы обеспечить сохранность и качество поставляемого товара и создать условия для его своевременной приемки необходимо:
Оформление отгрузки
Если товар отгружается в соответствии с договором поставки, то есть он изготовлен самим продавцом, то первым документом (если его приемка осуществляется на складе продавца) будет Акт приема-передачи. Он удостоверяет качество товара, его характеристики, количество, соответствующие указанным в договоре, и подписывается представителями обеих сторон, назначенными приказом.
Следующим документом будет описывающий упаковку товара упаковочный лист. В нем содержится перечень товаров, артикул или номер в каталоге, вес брутто и нетто, номер места. Он вкладывается вместе с товаром в коробку или ящик в двух экземплярах, а третий прилагается к сопроводительным документам.
Далее необходимо оформить такие документы, как:
Нюансы в оформлении документов
В завершение изучения вопроса о том, что это – отгрузка товара, будут приведены некоторые важные нюансы оформления отгрузочной документации.
Как правило, бухгалтерия предприятия использует унифицированные документы, утвержденные Росстатом. Но сегодня из этого правила есть исключение. Если руководитель приказом утвердил для предприятия свои формы, в которых есть реквизиты, соответствующие требованиям Закона о бухучете, то можно использовать и их.
Что касается оплаты товара, если она производится путем наличных расчетов, то должна обязательно быть проведена с использованием кассового аппарата, в противном случае это будет являться нарушением закона.
В договоре поставки обычно прописываются условия, касающиеся перевозчика. В зависимости от этого транспорт может нанимать как продавец, так и покупатель. А также перевозка может осуществляться силами одного из партнеров.
В первом случае товарно-транспортная накладная выписывается компанией-перевозчиком, с которой подписывается соответствующий договор. Она выписывает доверенность своему водителю или экспедитору на получение груза.
Отгрузка товара со склада: бизнес процессы
Наличие складских запасов продукции, а также своевременное получение нужного ассортимента товаров по запросу – важнейшие условия для построения успешного бизнеса. Обеспечение данных условий возможно только при грамотно выстроенном бизнес-процессе отгрузки на складе. От него зависит целый ряд важнейших параметров для владельца груза:
Трудности на одном из этих этапов бизнес-процесса могут привести к ряду проблем для владельца груза – повреждение ТМЦ, возникновение недостач, некомплектность, срыв сроков поставки. Все это грозит серьезными материальными потерями и расторжением контрактов. Чтобы избежать данных проблем, стоит понимать, как должен быть устроен бизнес-процесс, и на какие параметры ориентироваться, выбирая склад отгрузки.
Как устроен процесс отгрузки товара со склада
Прежде стоит отметить, что все работы, производимые в рамках данного бизнес-процесса, выполняются на основании ранее заключенного договора между складским оператором и поклажедателем – владельцем или держателем груза. Данный документ в обязательном порядке должен содержать условия и срок отгрузки товара в случае поступления заявки от поклажедателя.
Порядок отгрузки товара со склада
Весь процесс можно разделить на 4 последовательных этапа:
Участники процесса
Получить продукцию со склада на основании заранее поданной заявки имеет право заказчик, его официальный представитель, или экспедитор. В случае, если товар отгружается представителю или экспедитору, он обязан предоставить:
В случае, если заказчик услуги передал по доверенности право использовать свою печать складскому оператору, предоставление данных документов не требуется.
Формирование отгрузочных документов
Отгрузочные документы это бумаги, подтверждающие факт выдачи товарно-материальных ценностей поклажедателю со склада, в соответствии с запросом. Складской оператор оформляет один отгрузочный документ – акт о выдаче ТМЦ, содержащий наименование и количество отгруженного товара, время выдачи и ряд других данных. После подписания данного документа заказчиком или его представителем, считается, что груз сдан поставщику в соответствии с договоренностями.
Акт о выдаче ТМЦ формируется на основании заявки, поданной заказчиком. При наличии соответствующего пункта в договоре, сама заявка может быть приравнена к акту.
Сроки отгрузки товаров
Важный аспект рассматриваемого бизнес-процесса – планирование отгрузок на складе. Только при должном уровне планирования возможны своевременные поставки. Отгрузки можно разделить на 2 категории:
Чтобы обеспечить высокое качество обработки и соблюдение сроков, складской оператор должен грамотно выстроить не только процесс запланированных отгрузок, но и срочных. Во втором случае стоимость для клиента, как правило, возрастает.
Оптимизация процесса отгрузки
Процесс оптимизации направлен на снижение затрат при выполнении складских операций и увеличение скорости обработки. В результате складской оператор улучшает условия отгрузки, и снижает стоимость услуг.
Ощутимый эффект дает оптимизация следующих этапов:
Оптимизация – непредсказуемый и индивидуальный процесс. Для его начала требуется знать слабые места, текущие временные и качественные показатели каждого этапа. После их замера начинается последовательная оптимизация процессов и контроль результатов.
Оптимизация системы приема и обработки заявок
Добиться высокой скорости приема и обработки заявок можно с помощью специализированной автоматической системы, которая позволяет:
Например, компания «Партнер» предоставляет каждому клиенту доступ в личный кабинет, где заказчик может создавать заявки на прием, отгрузку, хранение продукции за считанные минуты. А также просмотреть поданные за все время заявки и отследить ранее отгруженные товары.
Оптимизация системы учета и реструктуризация
Гибкие условия работы, позволяющие увеличить скорость выполнения операций, могут быть достигнуты только при использовании специализированных автоматических систем учета товаров. Складские комплексы A-класса применяют систему Warehouse Management System. Она создана для обработки стандартных грузов, в связи с чем является не такой гибкой, как системы 1C или EKAM и им подобные. Использование таких систем позволяет увеличить гибкость работы, за счет возможности оперативного изменения наименований и количества позиций в системе.
Помимо грамотного внедрения программы для учета, требуется применение реструктуризации – сокращения бесполезной площади, занимаемой продукцией при обеспечении легкого доступа к каждой единице товара. Это позволяет не только ускорить обработку, но и снизить стоимость хранения единицы товара для клиента.
Оптимизация этапа комплектации заказов
Процесс комплектации индивидуален для каждого складского комплекса. Поэтому оптимизация основывается на предварительных замерах показателей, реструктуризации процесса на основании выдвинутых предположений и последующего замера результата.
Компания «Партнер» уже 14 лет занимается предоставлением услуг склада. Мы постоянно производим оптимизацию складских операций, что обеспечивает высокую скорость обработки продукции, а также сравнительно низкую стоимость хранения ТМЦ. Чтобы получить консультацию по интересующим услугам, свяжитесь с нами по телефону на сайте или оставьте заявку в форме ниже.