что значит работать в штате
К основному или штатному составу сотрудников организации относятся постоянные работники. Но практически каждый слышал о так называемой внештатной занятости. То есть это лица, которые не состоят в штате организации, но при этом выполняют определенную работу на благо компании. Официального термина «внештатный сотрудник» нет в законодательстве, поскольку любое лицо, нанимаемое для работы в организации, подписывает определенный договор.
Рассмотрим особенности разных видов сотрудников в организации, договоров, которые они могут заключать.
Что такое штатный сотрудник?
Согласно Трудовому кодексу, договор, который не был оформлен письменно, считается заключенным, если человек приступил к выполнению своих обязанностей по поручению работодателя или его представителя. Хотя если работник фактически приступил к выполнению работы, работодатель обязан заключить с ним договор в течение трех дней.
Также на каждом предприятии есть штатное расписание, то есть нормативный документ самой организации. В нем четко указана структура компании, количество штатных сотрудников, их должность и размер заработной платы.
Важность нормативного документа заключается в том, что с помощью такой статистической информации можно эффективно использовать сотрудников. Таким образом, сравниваются по численности отделы, их уровень оплаты труда и квалификация, а также объем выполнения работ. Все это нужно для того, чтобы оценить, насколько эффективна существующая структура предприятия и не требует ли она изменений, преобразований или реорганизации.
Что такое внештатный работник?
По логике, если штатные сотрудники организации – это постоянные работники, тогда внештатные – это временные. Официального термина, а также правил, которыми стоит регулировать такое понятие, как «внештатный сотрудник» нет. Но в словарях это словосочетание определяется как «лицо, выполняющее определенную разовую работу для компании без зачисления в постоянный штат». Пояснение довольно размытое, поэтому каждый работодатель вправе трактовать его по-своему.
При этом каждый сотрудник, не относящийся к основному составу, должен четко придерживаться правил и регламента работы на предприятии. К тому же, как правило, такие работники заключают соглашение с работодателем, которое может иметь разные условия.
Виды договоров
Штатная численность сотрудников, которая определяется нормативными документами компании, это число постоянных работников в организации, которые работают бессрочно по трудовому договору.
С сотрудником, который привлекается для выполнения определенных задач на предприятии, заключается договор на условиях:
Также гражданско-правовой договор можно заключить и с постоянным сотрудником, при этом ему должна быть установлена определенная доплата, если он совмещает работу, или работник может быть переведен на оклад того человека, обязанности которого выполняет.
Условия по договору
Штатный сотрудник – это тот человек, который выполняет определенные обязанности на предприятии по должностной инструкции. При этом его отношения с работодателем регулируются Трудовым кодексом.
Между соглашениями трудовыми и гражданско-правового характера есть некоторые отличия. Так, при заключении трудового договора с временным или внештатным сотрудником он получает все гарантии, как постоянные сотрудники по ТК РФ. Работодатель при этом перечисляет все обязательные отчисления и соцвыплаты на него. При этом распорядок рабочего дня, права и обязанности обеих сторон фиксируются в договоре.
При заключении гражданского соглашения внутренний распорядок организации не распространяется на сотрудника. В нем четко указывается сумма договора, которая выплачивается по результату выполненной работы. Отпуск, больничные и социальные выплаты в данном случае не предусмотрены.
Некоторые организации в целях экономии заключают со своим штатно-списочным составом сотрудников именно гражданско-правовые соглашения, а не трудовые. Но в таком случае налоговые органы могут обратиться в суд и заставить работодателя признать такие договоры трудовыми, если есть формальные признаки (выплата фиксированной зарплаты с определенной периодичностью, соблюдение определенных правил внутреннего распорядка).
Конфликтные ситуации
При возникновении определенных спорных ситуаций как постоянный сотрудник, так и временный могут обратиться в суд для защиты своих прав. Для этого нужно предоставить документы, которые регулируют и регламентируют отношения обеих сторон. Это может быть договор между работником и работодателем, а также приказ о приеме на работу или запись в трудовой книжке.
Если был нарушен договор гражданско-правового характера, тогда работник должен предоставить акт выполненных работ или приема-передачи для подтверждения факта выполнения обязанностей, указанных в договоре.
В чем разница между штатным и внештатным работниками?
Штатный сотрудник – это работник, с которым заключен трудовой договор. На практике внештатный сотрудник отличается от штатного тем, что его должность не предусмотрена в штатном расписании организации или число занятых лиц на определенной работе меньше, чем необходимо компании.
Запись в трудовой книжке
Нужно ли вносить запись в трудовую книжку при замещении или приеме на работу временного работника?
Разобравшись с тем, что штатный сотрудник – это постоянная рабочая сила на предприятии, в этом случае вносится обязательная запись в трудовой книжке с печатью, датой и должностью сотрудника, который ее делает. Запись делается на основании приказа о приеме на работу.
Но как быть с внештатными или временными работниками? Если работник совмещается или замещает определенную должность временно, тогда он переводится на другой оклад и обязанности согласно приказу о переводе, но при этом запись в трудовой не делается. Временным сотрудникам также делается запись в трудовой книжке с указанием срока или причины принятия на работу (на время декретного отпуска сотрудницы или по иным причинам).
Штат сотрудников основа успешного бизнеса
Основой работы компании, организации или предприятия является штат сотрудников. Именно от грамотного, обоснованного подбора работников будет зависеть успех или провал бизнес проекта. Кроме того, официальный штат компании определяет ее налоговый статус и основные расходы, связанные работниками и государством. Документальным отражением численности постоянных работников является штатное расписание. Однако этим документом не ограничивается численность возможных сотрудников компании, поскольку в него не входят временные и субподрядные работники.
Штат компании — кто входит в него по закону?
Штатный сотрудник — это работник по бессрочному трудовому договору, должность которого зафиксирована в штатном расписании фирмы. Другими словами штат предприятия состоит из определенного числа сотрудников (вакансий), которые являются постоянными. Работники, принимаемые по срочным договорам, сезонные, временные в штат организации не входят.
Обратите внимание! Варьирование численностью сотрудников, нанимаемых на время, по договорам аутсорсинга, аутстаффинга или лизинга является законным и дает возможность получить максимальную эффективность при минимизации затрат.
Трудовое законодательство обязывает работодателя нести социальные обязательства и риски в отношении постоянного штата работников. Численность коллектива напрямую влияет на вид налогообложения. Эта статья расходов наиболее чувствительна для крупных предприятий, где штат сотрудников линейного звена максимален.
Для прибыльного бизнеса сегодня ключевой задачей является приведение штата фирмы к оптимальной численности. Значимой стороной преобразований в штате компании является лояльность сотрудников к переменам. Противостояние работодателя и штатных сотрудников влечет непродуктивные расходы — компенсационные выплаты, оплату неэффективного труда. Избежать этого позволяет набор работников через кадровую компанию.
Аутсорсинг персонала и штат фирмы
Современные технологии рекрутинга персонала через кадровые компании позволяют привести штат сотрудников к тому идеальному состоянию, когда каждый человеко-час используется максимально эффективно.
Доступны следующие виды договоров:
Любая из форм сотрудничества с профессиональным кадровым агентством выгодна для бизнеса, поскольку позволяет удерживать штат компании в необходимых пределах и не испытывать дефицита кадров.
Штатные сотрудники или аутсорс: подробный разбор. Удобные инструменты для работы с удаленным штатом
Еще несколько лет назад при словах «удаленная работа» в голову первым делом приходили ассоциации с сетевыми компаниями и пирамидами, соответственно, к подобным предложениям относились с большой настороженностью. Развитие технологий и особенно события 2020 года придали увесистого пинка распространению различных форматов, кроме привычного всем офиса. О них, их преимуществах и недостатках мы и расскажем сегодня в статье.
In-house – несмотря на «домашнее» название, это как раз работа с нахождением в офисе, предоставляемом работодателем. Этот метод наиболее прозрачный и четкий, но самый сложный в плане реализации. Собственный коллектив, трудящийся в одном опен-спейсе может стать как самым дешевым, так и самым дорогим вариантом организации.
Удаленный формат – работа в штате компании, на конкретного работодателя. Это – та самая удаленка, на которую в авральном режиме организации переводили своих сотрудников на время локдауна. Есть свои плюсы и минусы и для работников, и для руководства.
Аутсорсинг – найм компании-подрядчика или отдельных исполнителей для выполнения необходимых задач. Этот вариант подходит, если у заказчика большой объем работы, с которым не справится своя команда, либо нет экспертизы по продукту.
Аустаффинг – пожалуй, наименее популярный, но используемый формат управления персоналом. Специалисты, обладающие нужными умениями, официально причислены к штату организации-провайдера, которая «сдает» их в аренду заказчику. Последний, в свою очередь, оплачивает рабочее время сотрудников, которых использует в проектах.
Для разработки, продвижения и продажи любого продукта нужна целая команда: дизайнеры, программисты, тестировщики, отдел продаж, SEO-специалисты и другие. Причем собрать их в одном месте мало, нужно заставить их работать на результат. Опыт многих компаний показывает, что команда в офисе показывает более качественный результат, особенно в том случае, когда над производством трудится несколько десятков человек. Чем больше сотрудников, тем сложнее настроить эффективный процесс работы. Другая проблема возникает при производстве разных продуктов: в идеале, для каждого из них должна быть создана своя продуктовая команда, иначе разработчики будут распыляться на разные проекты и показывать худший результат.
У офисного варианта есть и ряд минусов:
Кроме того, официальное трудоустройство, не важно, в офисе или удаленно, приносит расходы на налоги и взносы. Сам офис должен быть расположен в транспортной доступности; неудобное расположение может отпугнуть соискателей.
Но в целом, рабочее место – часть ценности в оффере для специалиста. Офис играет важную роль в корпоративной культуре, командном духе, лояльности сотрудников и удержании талантливых кадров.
Внеофисные форматы работы часто путают. Говоря об удаленной работе, мы имеем в виду официальное трудоустройство в штате компании, но персонал при этом работает не в офисе. Плюсы удаленной работы, при ее грамотной организации, существуют и для сотрудников, и для работодателя. Первым не нужно тратить время на дорогу до работы, можно рассматривать предложения о работе независимо от локации, у вторых появляется возможность нанимать экспертов в своей области без привязки к определенному городу или району. Некоторые компании предоставляют удаленным сотрудникам средства для работы (ноутбук или компьютер), но чаще работодателю не приходится нести расходы, связанные с организацией рабочего места. Есть и свои минусы.
В удаленном формате компании сталкиваются с несколькими серьезными проблемами, особенно крупные, в которых работают более 100 человек. Эти сложности негативно влияют на скорость и качество.
Многие удаленные работники не ощущают свою принадлежность к команде и не проактивны. Такой сотрудник отрабатывает положенное время, выполняет поставленные задачи, но не более. Часто удаленщики даже не посещают корпоративные мероприятия. Еще один момент – саморазвитие. Специалист должен не стоять на месте, проходить обучение, обмениваться опытом с коллегами, участвовать в конференциях, выставках, семинарах. Удаленный сотрудник не стремится делиться опытом, а приобретенные знания рассматривает как вложения в себя и повышение собственной ценности на рынке труда, особенно, если он сам подбирает и оплачивает обучение.
Многое зависит от продукта: чем он сложнее, тем труднее в удаленном режиме дать всем сотрудникам понимание ролей каждого из них и вида продукта в целом. Гораздо эффективнее собрать команду в одном коворкинге для полноценного погружения в процесс работы. Так она будет меньше косячить, быстро решать возникающие по ходу дела проблемы. Конечно, можно практиковать съезды и слеты, но чем больше людей в компании, тем это дороже и сложнее организовать, а улучшения удаленных процессов помогут решить какие-то конкретные сложности, но глобально ничего не изменится.
Это не значит, что удаленку ни в коем случае нельзя рассматривать. Смешанный вариант работы лучше всего подходит большинству компаний. Ключевые сотрудники, руководящий состав больше пользы и результата принесут в офисе, а узких специалистов и сотрудников с небольшой зоной ответственности можно оставить работать удаленно.
Офис позволяет команде сплотиться и почувствовать себя одним целым, но чтобы люди хотели там работать – он должен отвечать их запросам: быть приятным, удобным, обеспечивать комфорт и возможности для работы (переговорные, кухня, транспортная доступность). Он требует регулирования административных и юридических вопросов, дополнительных финансовых затрат, дополнительного персонала.
Удаленка дает возможность нанимать специалистов из любой точки мира, а любому сотруднику – при необходимости работать из дома. Но это требует налаженных процессов в компании, чтобы компенсировать недостаток коммуникации, гибкости и неформального общения, иначе могут пострадать и другие специалисты, и производство продукта в целом. При необходимости перевода в офис дистанционных сотрудников, работодатель тоже может столкнуться с трудностями: одни могут отказаться, других невозможно перевести в силу каких-то причин, третьим нужно повысить зарплату. Разумно сочетая офис и удаленку, ориентируясь на нужды и задачи бизнеса, можно добиться наиболее эффективной работы.
Для организации удаленной работы не обойтись без сервисов, программ и других онлайн-инструментов. Они часто обновляются, разработчики создают новые варианты, так что только компании выбирать, без чего ее сотрудники не могут обойтись в зависимости от задач. Мы не будем подробно останавливаться на каждом, подробный обзор – тема для отдельной статьи, поэтому просто перечислим самые распространенные:
Количество софта, разработанного для облегчения удаленной работы, практически бесконечно: free и платный, англоязычный и русифицированный, быстрый и функциональный. Конечный выбор зависит только от задач бизнеса и предпочтений конкретных специалистов – привычка тоже имеет значение. Если вы серьезно настроены развивать удаленку в компании, советуем подобрать CRM-систему, сочетающую в себе большинство нужных функций, чтобы у сотрудника не было слишком много приложений.
Если вы знаете хорошего подрядчика, готового взяться за работу – это самый простой способ решения задачи. Формируете понятное ТЗ, согласуете цену и сроки исполнения, отвечаете на вопросы в процессе работы и принимаете задачу – куда проще? Аутсорсинг на первый взгляд имеет весомые плюсы, разберем на примере бухгалтера:
Какие могут быть проблемы с этим вариантом:
Не стоит отдавать на аутсорс ключевые функции и задачи. Выбирая подрядчика, убедитесь, что он соблюдает политику безопасности, использует ПО, которое предотвращает утечку базы данных и делает резервное копирование.
Стоимость одних и тех же услуг у компании и фрилансеров чаще всего существенно различается, в меньшую сторону у последней. К кому именно обратиться – зависит в первую очередь от сложности задачи и количества конкурирующих исполнителей.
Для простых монозадач (например, написать текст, отредактировать фото и т. п.) можно нанять и фрилансера, а для сложных лучше подобрать компанию. Все очень просто, возьмем digital-сферу: сделать качественный сайт, разработать приложение, настроить контекстную и таргетированную рекламу одному человеку намного сложнее, чем команде специалистов. В сфере маркетинга царит перформанс, для реализации которого тоже нужны сотрудники разного профиля.
У компаний есть и свои минусы:
Чем в более узкой сфере находится задача, тем сложнее найти исполнителя, и дороже обойдется решение.
Аутстаффинг похож на аутсорсинг. Отличие в том, что на аутсорсе нанимается компания целиком и оплачиваются ее услуги, а дальше руководство аутсорсинговой организации само разбирается с зарплатами сотрудников. На аутстаффе же специалист числится в штате компании провайдера, а деньги получает непосредственно от нанимателя. На аутсорсе заказчик не ставит задачи конкретным исполнителям, не контролирует этапы выполнения, не контактирует с рядовыми сотрудниками, в отличие от аутстаффа.
Аутстафф может быть более выгоден за счет того, что наемный работник находится на стороне заказчика. Благодаря этому повышается скорость работы, улучшается взаимодействие и коммуникация, сотрудник больше вовлечен в процесс, чем на аутсорсе.
В некоторых случаях за штат может выводиться собственный персонал, то есть люди продолжают работать там же, но юридически переходят в подчинение компании-провайдера. Это делается для того, чтобы минимизировать HR-проблемы, нанять необходимых специалистов при отсутствии юридической возможности (например предприятия на упрощенке, которые имеют ограничения по штату). За штат, как правило, выводят вспомогательный персонал: менеджеры среднего звена, секретари, рядовые бухгалтеры и IT-специалисты и т. п.
Риски связаны в основном с налоговыми органами. Несмотря на то, что аутстаффинг абсолютно законен, как инструмент оптимизации расходов компании, налоговая относится к нему настороженно. Заказчик должен иметь четкие цели, которые привели к необходимости аутстаффинга, и конкретный результат, которого он помог достичь. Фиктивность сделки с целью ухода от налогов начинают подозревать, если заказчик и провайдер аффилированы: имеют общих учредителей, счета в одном банке, провайдер обслуживает только этого заказчика. Чтобы избежать подобных подозрений, договор лучше заключать с компанией, которая предоставляет персонал многим «арендаторам» и специализируется конкретно в этой области.
Выбор формата работы зависит от множества факторов: ниши, особенностей и задач бизнеса, физическая необходимость присутствия сотрудника (ремонт автомобиля, маникюр, изготовление торта дистанционно не выполнить при всем желании) и кучи других.
К аутсорсингу и аутстаффингу стоит обратиться, когда отдать задачу другой компании проще и дешевле, чем создавать отдел или нанимать сотрудников конкретно для ее выполнения. Это могут быть как разовые задания, так и постоянная рутина, не являющаяся ключевой задачей бизнеса, например, уборка помещений, бухгалтерия, склад, логистика и транспортировка продукта, продвижение компании, автоматизация, разработка ПО и т. д.
Оптимальный формат работы – смешанный, офис + удаленка, частично аутсорс/аутстаффинг. Объясним, почему иметь в штате удаленных сотрудников – хорошо. Когда часть персонала работает из дома, вы уже имеете налаженные удаленные процессы, и при необходимости можете быстро адаптироваться к любой ситуации: переезду ключевых сотрудников, релокации офиса, локдауну. Вспомним весну: при объявлении режима самоизоляции проще и быстрее подстроились те компании, которые уже и до этого практиковали удаленную работу. У них были опыт и инструменты. Сейчас дистанционно можно делать практически всю работу, которая не требует физического присутствия человека.
Вывод за штат: зачем переводить сотрудников за штат организации
Что такое вывод сотрудников за штат и кто такие внештатные работники?
Вывод за штат на аутстаффинг – это кадровая технология, которая позволяет работодателям использовать труд работников, не оформляя их в свой штат, то есть труд внештатных работников.
Для этого работодатель-заказчик, который хочет вывести персонал за штат или принять на работу новый без оформления в свою компанию, обращается в аутстаффинговое агентство занятости.
Агентство проверяет документы внештатных сотрудников, оформляет их к себе в штат, заключает с ними трудовые договоры, а затем передает их организации клиента по договору предоставления персонала. В результате у заказчика трудятся внештатные рабочие, которые работают на его территории и под его прямым управлением без оформления в штат.
Кроме того, поскольку агентство занятости является официальным работодателем внештатных сотрудников, именно оно берет на себя ведение кадрового, бухгалтерского, налогового и миграционного учета этих работников, избавляя кадровые службы заказчика от лишнего документооборота и головной боли.
Внештатный работник – это сотрудник, осуществляющий свою деятельность по распоряжению прямого работодателя в интересах и под руководством лица, которое не является его непосредственным работодателем.
Другими словами, внештатный сотрудник – это арендуемый заказчиком работник, официально оформленный в штат другой организации, при этом исполняющий свои трудовые функции на территории клиента и под его прямым управлением.
Для чего и зачем выводить рабочих за штат?
Как было сказано выше, при переводе работников за штат их официальным работодателем становится кадровое агентство, а соответственно, оно берет на себя все функции и всю ответственность работодателя за сотрудников.
То есть вывести персонал за штат – это значит избавиться от ответственности и функций работодателя перед госорганами и при этом продолжать легально использовать рабочую силу.
Выгоды и преимущества перевода работников за штат организации
Полное избавление от ведения кадрового и миграционного учета
Сотрудники вне штата официально оформлены в штат агентства занятости, которое полностью берет на себя ведение кадрового, миграционного, бухгалтерского и налогового учета работников.
Агентство занимается аудитом документов внештатных иностранных рабочих, их приемом на работу и увольнением, уведомлением госорганов, продлением регистраций, отслеживанием сроков действия документов, продлением документов работников, ведением кадровых документов и документов по технике безопасности.
Минимизация взаимодействия с госинстанциями
Так как аутстаффинговое агентство становится официальным работодателем внештатных сотрудников заказчика, при возникновении вопросов со стороны проверяющих органов заказчику достаточно просто предоставить договор аутстаффинга, по которому вся ответственность за рабочих лежит на агентстве.
Кроме того, вывести мигрантов из штата – это значит иметь возможность использовать труд иностранных работников, не становясь на учет в качестве работодателя иностранцев в МВД, а значит, заказчик не попадает под пристальное внимание проверяющих органов.
Полная защита от всех рисков и штрафов
Поскольку частное агентство является формальным работодателем сотрудников, именно оно самостоятельно несет всю ответственность за ошибки и берет на себя ответственность и штрафы. Также все проверки принимает на себя именно кадровое агентство.
Сокращение затрат на содержание дополнительных специалистов
Поскольку всю процедуру оформления сотрудников агентство занятости осуществляет самостоятельно, работодателю-заказчику не нужно тратиться на миграционного юриста, кадровика, инженера по технике безопасности, курьера.
Таким образом, вывести из штата – это значит и избавиться от необходимости нанимать дополнительный персонал для ведения кадрового, налогового, миграционного учета и подачи документов в госорганы, поскольку за все это теперь отвечает кадровое агентство.
Трудоустройство любого количества работников на УСН
Согласно законодательству, средние предприятия могут содержать в своем штате от 101 до 250 сотрудников, малые же – не более 100.
Сохранить УСН – вот еще зачем выводить рабочих за штат. Перевод работников за штат на аутстаффинг дает работодателям возможность привлекать к труду любое количество рабочих, не меняя штатную численность сотрудников, и работать на упрощенной системе налогообложения.
Освобождение от ответственности работодателя на 100%
При выводе сотрудников за штат кадровое агентство становится официальным работодателем внештатных рабочих. Поэтому компания, на территории которой трудятся мигранты, полностью освобождена не только от прямых обязанностей работодателя, но и от всей юридической ответственности, которая с этим связана.
Экономия на внештатных сотрудниках в цифрах
Вывести иностранных рабочих из штата – это значит сэкономить на:
Если вам необходимо вывести рабочих из штата или привлечь на работу новых, при этом не оформляя их в свою компанию, или же вы не справляетесь с документооборотом иностранцев и хотите вывести мигрантов из штата, чтобы полностью избавиться от ответственности и функций работодателя, – смело обращайтесь в «ЗаШтатом».
Позвоните нам прямо сейчас, и наши специалисты подробно расскажут о трудоустройстве иностранных граждан на работу за штат или организации.