Дедлайн: что это значит и как его соблюдать – 3 простых способа
Сроки приближаются, а работа ещё не готова. Заказчик интересуется: «Как дела? Успеете до вторника?» Вы понимаете, что шансов успеть почти нет, переходите на авральный режим с бессонными ночами и кофе, ругаете себя, зачем тянули до последнего, почему не сделали заранее… У вас такое было?
Дедлайн – это значит час Х, последний срок, когда текст должен быть написан, сайт создан, отчет сдан. Завтра можно уже ничего не делать – поздно.
В школе мы осваиваем азы аврального метода работы, списывая домашку на перемене за 5 минут до урока. А в студенчестве доводим этот навык до совершенства, изучая всю новейшую историю за сутки до экзамена.
Во взрослую жизнь мы выходим виртуозами дедлайна, у кого-то привычка откладывать дела на потом превращается в настоящую проблему, ей даже название придумали – прокрастинация.
На первый взгляд, дедлайн – это плохо, это фактор стресса. Но у дедлайна есть и положительные стороны. Если бы не жестко установленные сроки, к некоторым важным делам мы не приступили бы никогда. Всегда кажется, что ещё уйма времени, всё успеется.
В этой статье мы подробно разберем понятие дедлайн, узнаем, откуда взялось это жуткое выражение: «линия смерти». Я расскажу про приемы, которые помогают сдавать проекты вовремя, грамотно распределять свои силы и избегать авральных ситуаций.
Напоследок вы узнаете 3 простых способа, которые помогут вам превратить дедлайны из врагов в ваших верных союзников. Вы научитесь использовать дедлайн, как инструмент для достижения своих заветных целей.
Темная история термина
Мрачное слово «дедлайн», которое все чаще звучит в русском языке, пришло к нам из американского английского. В дословном переводе на русский deadline – это мертвая линия. Этимология приводит нас к американским тюремным лагерям (в некоторых версиях к лагерям военнопленных), где вдоль ограждения охрана чертила линию, выходя за которую, заключенный подвергался расстрелу на месте.
В общем, хорошее дело дедлайном не назовут. Расстрельные линии на границах американских тюрем уже не рисуют, но понятие прижилось и распространилось по миру. Только сейчас значение слова дедлайн стало метафорой, обозначающей крайний срок выполнения какой-либо работы.
Виноваты американские айтишники, которые начали употреблять это слово в своем сленге, потому что именно в их работе соблюдение сроков каждым членом команды очень много значит.
Что такое дедлайн простыми русскими словами?
Дедлайн простыми словами – это точное время сдачи работы. Обычно это конкретный день в календаре. Бывает, что срок конкретизирован вплоть до минут, например, на текстовых биржах копирайтер сдает текст к определенному часу.
В русском языке слово «дедлайн» часто заменяют синонимами. Сроки горят, время поджимает, край, цейтнот, аврал, нужно было вчера – неполный список выражений, означающих истекающий срок сдачи любого проекта.
Нарушение сроков влекут неприятные последствия. В зависимости от вида деятельности они бывают как незначительными, сугубо репутационными, так и катастрофическими.
Дедлайн существует не только в работе и учебе. Он встречается повсеместно. Вовремя заплатить налоги, иначе начнутся штрафные санкции, сдать все анализы перед операцией, иначе ее отменят, заложить время на дорогу до вокзала или аэропорта с запасом, иначе путешествие не состоится – все это примеры ограниченных сроков в нашей жизни, нарушение которых влечет определенные последствия.
Охотно пользуются методом дедлайна коммерсанты разной степени продвинутости. Милые уловки небольших магазинчиков о том, что «осталось всего две последних штуки, это вы удачно зашли, перед вами все раскупили, берите, я еще и скидочку сделаю» и продуманные маркетинговые ходы гигантских корпораций с размещенной на билбордах рекламой об акции, которая продлится только до конца января – все это маркетинговый дедлайн, заставляющий нас покупать здесь и прямо сейчас.
Виды работы с ограниченными сроками
Часто заказчики или руководители устанавливают сроки выполнения проекта с запасом, учитывая форс-мажорные обстоятельства и прочие осложнения в процессе работы, но иногда дедлайн может быть совершенно нереальным, это ведет к браку из-за спешки, к нервотрепке и прочим неприятностям. По времени, закладываемому на выполнение задачи, и характеру работы дедлайны можно условно разделить на несколько групп.
Польза и вред дедлайнов
На российской почве дедлайн – это явление, вызывающее скорее негативную реакцию. Мы любим делать все неспешно, а еще лучше вообще ничего не делать, а тут начальство или заказчики со своими сроками. Все это приводит к бессонным ночам, стрессам, головным болям и прочим неприятностям. В Интернете давно гуляет составленная кем-то «Краткая памятка о сроках работы», удивительно точно описывающая ситуацию в российских офисах и учреждениях.
Но если говорить серьезно, то дедлайн – вещь, безусловно, полезная.
Положительное влияние дедлайнов на рабочие, учебные и бытовые процессы существенны, но без ложки дегтя здесь не обошлось. Все же дедлайн, особенно жесткий, это стресс, и как любой стресс он имеет негативные последствия.
Чтобы лавировать между крайними проявлениями последствий дедлайнов, нужно учиться находить золотую середину. Причем это касается как исполнителей, планирующих свое время, так и дедлайнеров, устанавливающих сроки.
Как вписаться в дедлайн: 3 эффективных способа
Умение соблюдать сроки, планировать время и брать ответственность за свою работу – качество, которое может стать огромным преимуществом перед серой массой безответственных коллег. Если пунктуальность – не ваше второе имя, но вы хотите развить в себе этот полезный навык, то существует несколько работающих способов научиться вписываться в дедлайны, все они так или иначе сформулированы в учении о тайм-менеджменте.
Тайм-менеджмент – система управления временем. На эту тему написана масса книг и статей, разработано множество фишек, лайф-хаков и инструментов для грамотного планирования. Система работает как в профессиональной и учебной сфере жизни, так и в организации быта. Есть целое направление, называемое Flylady (Летающие домохозяйки), которое помогает систематизировать и наладить ведение домашнего хозяйства.
Среди реально работающих методов борьбы с сорванными дедлайнами выделим три основных.
Способ 1. Ранжирование задач
Основа тайм-менеджмента заключается в постановке реальных, достижимых целей, которые разбиваются на более мелкие – Smart-задачи, ограниченные во времени. По сути это поэтапный дедлайн. Иногда задача кажется совершенно неподъемной, слишком сложной, в этом случае нужно вспомнить знаменитые слова Лао-Цзы: «Путь в тысячу миль начинается с первого шага», – и начать действовать, разделив процесс на небольшие выполнимые отрезки.
Управление временем подразумевает обязательное пользование разнообразными планировщиками. Это может быть обычная тетрадь, ежедневник, планинг, приложение на смартфоне – любой удобный именно для вас инструмент. Сейчас появилось бесчисленное множество таких помощников, как в бумажном виде, так и в электронном.
Для того чтобы не срывать сроки, необходимо учиться ранжировать задачи. Обычно в расписании любого человека есть несколько типов задач. Даже если вы выпишите их в столбик и постепенно станете вычеркивать выполненные, не факт, что вы эффективно распределите свое время и силы.
Один из удобных методов носит название «Матрица Эйзенхауэра» в честь президента США, использовавшего его в своей работе. Он делил все возникающие задачи на 4 категории, визуально матрица выглядит так.
Дедлайн: что это означает и как его соблюдать
Доброго времени суток, мои друзья! Часики тикают, заказ в работе, пора поговорить о такой штуке как дедлайн. Если вы хотите работать на дому, вы обязательно должны узнать, что это означает.
Простыми словами, дедлайном называют период, за который работник должен закончить проект. Понятие пришло в русский с английского языка. “Deadline” – сочетание слов “dead” (мёртвая) и “line” (черта). Дословно переводится – “мёртвая грань”.
Со значением слова сложно поспорить. Когда дедлайн сгорает, у фрилансера начинаются проблемы.
Он повсюду. От него зависят как удалёнщики, так и журналисты, писатели, студенты, школьники.
О сроке сдачи нередко вспоминают за несколько часов до его окончания. Часики тикают, нервы на пределе, работа делается на скорую руку.
Я уже долго занимаюсь копирайтингом. Всегда приходится выдумывать какие-нибудь штучки, чтобы мотивировать себя. Но результат стоит того.
В этой статье вы не только познакомитесь с понятием “дедлайн”, но и научитесь его соблюдать. Много интересных фишек, ситуаций найдёте здесь.
Как вы боретесь с дедлайном? Нужен ли он для работы? Поделитесь собственным мнением в комментариях.
Дедлайн ставят на определённое число или время. Например, на бирже статей вас могут попросить прислать до 9 часов утра 23 числа.
Удалённая работа ведётся в интернете на расстоянии. У заказчика свой график, он не может ждать текста, картинки или вёрстки бесконечно. Ограниченные сроки мотивируют человека, помогают закончить весь проект в срок.
По типу санкций дедлайн бывает:
Не будем грести всех под одну гребёнку. Заказы бывают одноразовыми, постоянными, масштабными или маленькими.
Я условно делю сроки на:
Даётся максимум 24 часа. Нужно хорошенько сконцентрироваться, потрудиться, чтобы выполнить всё вовремя. Иногда спешка ухудшает качество работы.
Отправляете часть заказа на проверку и после одобрения принимаетесь за следующую. Допустим, вам дали список брендов межкомнатных дверей. Понятное дело, написать за несколько часов всё не получится, поэтому вы отправляете по 2-3 текста ежедневно.
Зашёл на биржу фриланса вебмастер, ему нужно несколько отредактированных фото косметики. Постоянный сотрудник его не интересует. Он создаёт один заказ и после успешной сдачи прощается с удалёнщиком.
Вариант постоянного сотрудничества. Например, ваш клиент говорит, что вы должны сдавать статьи или выгружать контент на сайт каждый вторник до 9 часов вечера.
С повторным дедлайном проще. Вы привыкаете к нему, можете плавно разделить работу на кусочки, чтобы успеть.
Руководители отделов, менеджеры частенько создают условные сроки. Они подгоняют сотрудников, но даже если те не успевают, остаётся ещё время, чтобы завершить проект, убрать ошибки.
Реальные ситуации с дедлайном
Если вы ещё не работали в офисе или на удалёнке, вам сложно представить, что значит дедлайн в реальности.
Когда я стала изучать тему подробнее и посмотрела вокруг себя, заметила, что он везде.
“Сочинение про картину Васнецова принесите мне к следующему уроку в пятницу. Опоздавшие получат 2 и запись в дневник,” – уже со школьной скамьи нас готовят к жёстким временным рамкам.
“Принесите анализы до 21 числа в кабинет № 320” – даже на учёте у врача перед нами ставят задачи, ограниченные по времени.
Вот типичный разговор между контент-менеджером и копирайтером в офисе:
– Наташа, ты помнишь, что нужно сделать 5 статей до 28 апреля.
– А позже никак нельзя? Мне ещё по СЕО правку надо сделать.
– Ты же помнишь, что 28-го мы сдаём отчёты, а потом у нас корпоратив, выходные.
– Эх, опять придётся брать работу на дом.
Когда кому-то назначают операцию, это тоже дедлайн. Ведь до этого человек должен пройти обследование, консультацию у нескольких врачей.
Помните, крайний срок придумали не для того, чтобы нас запугать, наказать. Это основа дисциплины.
Что такое редлайн
Редлайн редко встретишь во фрилансе. А вот офисные клерки, студенты с ним на “ты”. Это проект и дедлайн, поделённые на несколько частей.
Допустим, общий срок – 20 дней. Но каждый подраздел статьи, иллюстрацию нужно сдавать раз в 5 дней. Как только руководитель одобряет сделанное, вы продолжаете.
Чем полезен? Заставляет вникнуть в тайм-менеджмент, не хвататься за заказ в последний момент.
Лечение прокрастинации дедлайном
Опытный фрилансер знает, что для хорошего настроения, полного кошелька нужно делать работу вовремя. Но иногда появляется прокрастинация. Состояние, заставляющее отложить все дела и поваляться на диванчике.
Синдром прокрастинации вызывают:
Избавиться от прокрастинации поможет жёсткий дедлайн. Если человек будет знать, что договориться не получится и придётся отказаться от премии, то желание лишний раз поболтать по телефону, посмотреть сериальчик – отпадут.
Так воспитывается ответственное отношение к делу.
Психология и дедлайн
Дедлайн меняет психологическое состояние, активность головного мозга.
Как писал автор книг по тайм-менеджменту Тимоти Феррис: “Крайний срок порождает закон Паркинсона. Чем меньше времени на задачу, тем продуктивнее становится работник”.
Вывод можно использовать для:
Думаете закон Паркинсона нужен только удалёнщинкам да офисным сотрудникам? Ошибаетесь. Школьникам, студентам, бизнесменам – он тоже пригодится.
Чем грозит срыв срока
Дедлайн не кусается, если жить с ним мирно. Санкции за срыв сроков разные. Я делю их на:
Вы сами наказываете себя. Страдает ваша репутация. Из-за собственной непунктуальности доход меньше. Например, если вы напортачите на бирже Etxt, у вас понизится рейтинг, появятся отрицательные отзывы.
Клиент отказывается платить или уменьшает гонорар, ищет вам замену.
Заказчик может наказать копирайтера за излишки воды в тексте или тошноты. Познакомьтесь с этими понятиями, соблюдайте их.
Советую следовать дедлайну. Мы устроены так, что ко всему привыкаем. Нарушение договорённостей может войти в опасную привычку, будьте осторожны.
Дедлайн для повышения продаж
Вы знали, что дедлайн используют не только в работе? Тогда раскрою вам маленький секрет. Условия ограниченности товаров и времени заставляют покупать.
Неопытные маркетологи, бизнесмены совершают ошибки:
Пишут, говорят размыто. Например, у нас осталось мало HD телевизоров по старой цене, спешите купить. Как лучше – HD телевизоров с технологией SMART осталось всего 5 штук, спешите купить по низкой цене, скоро будет на 10 % дороже.
Как делают все – “Скоро закончатся номера в отеле, осталось всего 2”. А вот так позитивнее – “Как хорошо, что вы сегодня позвонили. Вы ещё успеете заказать номер с видом на море, осталось всего 2”.
Сначала надо выяснить, что клиенту нужен этот товар. Затем невзначай упомянуть об его ограниченности – “Как замечательно, что вы сегодня зашли, у нас ещё есть 2 штуки…”
Законы дедлайна в продажах – важны. Магазин может получать на 10–15 % больше выручки, если будет активно и правильно пользоваться ими.
Как научиться соблюдать сроки
Большой дедлайн расслабляет, сжатый – заставляет делать работу некачественно, забить на неё.
Если сроки плохо установлены, попробуйте поговорить с заказчиком. Возможно, вы вместе подберёте оптимальную дату и время.
Секреты планирования, которые помогают не спалить дедлайн:
Хочется погулять, расслабиться в горячей ванне? Это будет делать вдвойне приятнее, если вы сдадите работу в срок и получите похвалу.
Заключение
Дедлайн – полезный инструмент планирования. Он воспитывает самодисциплину, ответственность. Вы и сами можете не замечать, как становитесь лучше. Не спорю, иногда соблюдать его тяжело, но это ступеньки вашей лестницы к успеху.
На этом пора заканчивать. Не забывайте отдыхать. Иначе профессиональное выгорание не позволит вам работать в полную силу.
Срывали ли вы когда-нибудь сроки? Как мотивируете себя? Расскажите об этом в комментариях.
Понравилось познавать копирайтинг вместе со мной? Смелее, подписывайся на блог, чтобы быть всегда в курсе новостей.
Что такое дедлайны, как их ставить и соблюдать
Дедлайн — это крайний срок, к которому нужно выполнить задачу, достичь цели или завершить проект. Дедлайном может быть календарная дата, день недели, время или даже наступление события. Вот несколько примеров:
Главное предназначение дедлайнов — делать наши планы более точными и конкретными. Постановка дедлайнов помогает нам грамотно распоряжаться своим временем и получать результат именно тогда, когда это необходимо.
Невыполнение задачи к назначенному сроку называется «срывом дедлайна». Как правило, срыв дедлайна приводит к негативным последствиям. Например, если бизнесмен вовремя не подаст декларацию, его оштрафуют. А если фрилансер не закончит проект к условленной дате, он испортит себе репутацию.
Однако даже если неприятностей и не последует, нарушение сроков всегда означает, что первоначальный план по причинам сорвался. Иногда такое происходит непредвиденных обстоятельств, а иногда свидетельствует о просчетах в планировании или о неправильной организации работы.
Для чего нужны дедлайны
Слово «дедлайн» обычно вызывает у нас не самые приятные ассоциации. Сразу вспоминаются авралы, сверхурочные, стрессы и различные неприятности, связанные с несоблюдением срока. Возникает закономерный вопрос: почему же люди добровольно осложняют себе жизнь этими «крайними сроками»?
На самом деле дедлайны, несмотря на все связанные с ними проблемы, дают человеку несколько очень серьезных преимуществ. Вот они:
1. Своевременное получение результата. Часто нам даже не нужно придумывать себе дедлайны: они возникают в нашей жизни сами по себе. Как правило, они обусловлены необходимостью получить конкретный результат в конкретное время.
Другой пример: предположим, что сегодня нам нужно поздравить с днем рождения друга или родственника. Здесь тоже есть дедлайн — вечер этого дня. И если мы отложим задачу на завтра, нам уже придется извиняться за несвоевременное поздравление.
Таких дел с «естественными дедлайнами» у нас очень много. Вот еще примеры:
Во всех этих случаях соблюдение дедлайнов помогает нам избегать проблем или же не упускать выгоду.
2. Планирование совместной работы. Другая важная функция дедлайнов — это координация совместных усилий отдельных людей или целых коллективов.
Предположим, что над строительством дома трудятся две бригады строителей: каменщики и кровельщики. Вторая бригада не может выполнить свою часть работы, пока первая не закончит свою. Чтобы кровельщики не занимались пассивным ожиданием, а могли спокойно планировать работу на других объектах, бригадам следует договориться о дедлайне. К этому дню каменщики должны будут возвести стены, а кровельщики — завершить другие дела и подготовиться к работе.
Дедлайны помогают согласовать не только последовательные, но и параллельные этапы работ. Давайте, например, представим, что некая компания решила создать нового продукта. Для этого ей потребуются усилия сразу нескольких специалистов: редактора, копирайтера, иллюстратора Вот как может выглядеть рабочий процесс в этом случае:
Если дедлайны в совместной работе поставлены грамотно, они помогут ускорить работу над проектом и избежать серьезных временных потерь. Например, без дедлайнов каменщики могли бы безосновательно затянуть свою часть работы, а потом долго ждать, когда кровельщики освободятся.
3. Рациональное распределение усилий. Зная время до дедлайна, мы можем оценить объем предстоящей работы и равномерно распределить его по времени.
Например, мы планируем написать книгу объемом 100 000 слов за три месяца. Легко подсчитать, что для этого нам придется писать примерно по 1100 слов каждый день. И это будет именно тот объем, который позволит вовремя закончить работу и не тратить на нее больше усилий, чем это необходимо.
В популярной технике SMART дедлайн считается одним из критериев правильно поставленной цели. И это не случайно: определив дедлайн, мы можем составить максимально точный план достижения цели, который избавит нас от неопределенности, спешки и нерешительности.
4. Борьба с прокрастинацией и самосаботажем. Без дедлайнов задачи выглядят необязательными для выполнения: их можно безболезненно игнорировать и откладывать на потом.
Предположим, что некий журналист решил написать внеплановую статью для своего издания. У этой статьи нет конкретной даты публикации, а значит, нет и дедлайна. И если с мотивацией или самодисциплиной у журналиста вдруг возникнут проблемы, он легко сможет найти предлог, чтобы отложить задачу (« я устал», «нет вдохновения», «а вот интересный видеоролик»). Да, он наверняка почувствует, что ведет себя неправильно. Однако формально он может приступить к своей работе когда угодно.
Но давайте представим, что статью вдруг добавили в план публикаций, и у нее появился дедлайн. Теперь журналист твердо знает, чем он на самом деле должен сейчас заниматься, а все его отмазки автоматически становятся «незаконными». Разумеется, в этом случае журналист тоже может впасть в прокрастинацию, но на душе у него будет уже не так спокойно.
Когда дедлайн определен, задачу уже нельзя просто взять и отложить. В голове у человека включается вроде таймера с обратным отсчетом, который начинает причинять ему дискомфорт и подталкивать к действию.
5. Повышение производительности труда. Дедлайны заставляют думать о своевременном завершении работы, а значит избегать задержек и промедлений.
Давайте еще раз возьмем пример с журналистом и внеплановой статьей. Предположим, что журналист преодолел прокрастинацию и приступил к работе. Но спешить ему некуда. А это значит, что он запросто может:
Подобные проблемы заметно снижают производительность труда, но если человек никуда не спешит, он может даже не обратить на них внимания. Когда же у задачи есть дедлайн, то все отвлечения и задержки сразу становятся очевидны.
Как правильно ставить дедлайны себе и другим
Ниже перечислены основные правила постановки дедлайнов. Соблюдение этих правил помогает точнее определять сроки выполнения задач и составлять выполнимые планы как для себя, так и для других.
2. Дедлайны должны быть обоснованы. Одна из самых серьезных ошибок в планировании — это назначать крайний срок произвольно. Например:
— Хочу выучить японский язык за четыре месяца.
— Почему именно за четыре?
— Ну… А почему бы нет?
Такие планы с высокой долей вероятности сорвутся. Дедлайн нельзя брать с потолка: мы всегда должны четко понимать, почему выбрали тот, а не иной срок.
На самом деле дедлайн может определяться только двумя факторами:
3. Проведите исследование. Дедлайн нельзя ставить «на глазок», особенно если мы выполняем задачу впервые. Запросто может оказаться, что наши первоначальные представления о задаче были поверхностными и недостоверными.
Чтобы точнее спрогнозировать срок выполнения задачи, проведите хотя бы небольшое исследование: полистайте справочники, изучите чужой опыт, проконсультируйтесь со специалистами, поставьте эксперимент Например:
4. Ориентируйтесь на худший сценарий. Оценивая сроки, мы часто имеем дело с «вилкой значений». Например:
Составляя план, лучше ориентироваться на самый пессимистичный вариант. Если все произойдет именно так, вы будете к этому морально готовы, а ваши планы не сорвутся. Если же показатели окажутся лучше ожидаемых, это станет для вас приятным сюрпризом. Вы сможете выполнить свой план досрочно или скорректировать его с учетом новой информации.
Например, мы планируем закончить проект к субботе. Но в понедельник к нам приезжают гости, в среду у нас болит спина, а в пятницу в нашем районе на несколько часов отключают свет. В результате мы заканчиваем проект с опозданием на пару дней.
Чтобы избегать подобных проблем, рекомендуется закладывать в свои планы хотя бы небольшой резерв времени или усилий.
Резерв времени. На непредвиденные обстоятельства обычно советуют закладывать до 20–40% времени. Например, если мы можем написать книгу за 100 дней, лучше установить срок в 120 или 140 дней. Если ничего не случится, и мы закончим проект раньше — отлично.
Резерв усилий. Аналогично: можно прибавить 20–40% к ежедневному объему работ. Например, если нам нужно писать по 1000 слов в день, чтобы закончить книгу вовремя, мы должны писать по 1200–1400 слов.
Какой вид резерва выбрать — зависит от вашей задачи. Можно комбинировать оба варианта.
6. Оцените риски. Установив дедлайн, запишите причины, по которым он может сорваться. Например:
Составив список, подумайте: насколько эти риски реальны? Как их предотвратить? Можно ли снизить вероятность их появления? Возможно, что после этого анализа вам придется подкорректировать планы и увеличить резерв времени.
7. Избегайте нереалистичных сроков. Если предыдущие пункты выполнены правильно, то здесь проблем возникнуть не должно. Если же составленный план все равно выглядит слишком фантастично, еще раз исследуйте задачу: возможно, вы упустили.
8. Подумайте, можно ли быстрее. Составив подробный план, мы обычно настраиваемся на выполнение задачи конкретным способом. этого мы часто игнорируем другие решения, порою даже более эффективные.
Например, мы настроились продвигать свои услуги через социальные сети и не думаем о других каналах. А ведь вполне может оказаться так, что реклама в Яндекс Директ или качественный видеоролик способны гораздо быстрее привлечь клиентов.
Убедитесь, что выбранные вами средства действительно наиболее эффективны.
9. Устанавливайте дедлайны для важных задач. Одна из самых популярных ошибок в — это выполнение срочных задач в ущерб важным.
Например, некий фрилансер целыми днями занимается выполнением срочных заказов. Да, он зарабатывает деньги. Но при этом у него не остается времени на профессиональный рост и продвижение своих слуг. В результате он годами остается на одном и том же уровне, упуская возможность увеличить свой доход.
Если задачи действительно важны и могут кардинально улучшить вашу жизнь, их следует выполнить как можно скорее. Установите для таких задач крайний срок и выполняйте их наряду со срочными делами.
10. Не ставьте дедлайны там, где вы прямо не влияете результат. Мы не можем точно предугадать поведение других людей или случайные события. Здесь мы способны только повысить вероятность благоприятного для нас исхода, но не более того.
Например, владелец кафе может тратить много сил, денег и времени на создание лучшего заведения и на его раскрутку. Однако вряд ли он сумеет точно предсказать, когда его кафе станет популярным и станет ли оно популярным вообще.
В таких ситуациях следует планировать только свои действия, придерживаясь принципа «делай что должен, и будь что будет».
Как соблюдать и не срывать дедлайны
Правильно поставленный дедлайн еще не гарантирует, что план не сорвется. В этом разделе мы разберем основные ошибки и проблемы, связанные с соблюдением дедлайнов, и рассмотрим несколько полезных приемов.
Для удобства раздел поделен три части: планирование работы, организация рабочего процесса и особенности работы с клиентами.
Планирование
1. Сразу планируйте начало работ. Одна из самых популярных ошибок — это установить дедлайн для задачи, но не запланировать дату начала работ. В результате задача начинает незаметно откладываться, и дедлайн срывается.
Чтобы избежать таких проблем, сразу запишите, когда вы приступите к работе и каким будет первый шаг. Например:
2. Составьте график предстоящих работ. Разделите свою задачу на отдельные шаги и распределите эти шаги по дням, неделям или месяцам (см. декомпозиция). График поможет отслеживать прогресс и лучше контролировать сроки. Если в процессе работы пойдет не так, вы заметите это сразу.
План можно оформить любым удобным для вас способом: в виде списка дел на бумаге, в виде таблицы или диаграммы Ганта.
3. Установите дедлайны для отдельных этапов. Чтобы сроки не расползались, установите жесткие дедлайны для всех крупных этапов проекта. Например:
Организация работы
1. Выполняйте основной объем работы в начале. Многие стремятся делать наоборот, но это опасная стратегия.
Если основная часть работы была выполнена еще в начале, наш план получает дополнительный запас прочности.
2. Двигайтесь от важного к деталям, и от сложного к простому. То же самое: этот принцип помогает завершить проект без стрессов и авралов. Если самая сложная или самая главная часть работы уже позади, мы можем спокойно «полировать детали», не боясь сорвать сроки.
Обязательно запишите все эти идеи, но отложите их реализацию до тех пор, пока не будет выполнена обязательная часть. Такие «отличные идеи» часто становятся главными ворами времени в проекте.
Также в процессе работы следует избегать необоснованного перфекционизма. Не нужно делать на «пять с плюсом» то, что достаточно сделать на «тройку».
4. Сперва дневная норма, потом все остальное. В первую очередь старайтесь выполнять запланированный на день объем работы по важным проектам. Только после этого переходите к другим задачам: делам по дому, развлечениями Если отложить проекты на конец дня, у нас может не хватить на них времени или сил.
Работа с клиентами
1. Убедитесь в правильном понимании задачи. Прежде чем браться за работу, удостоверьтесь, что правильно поняли потребности и ожидания клиента.
Предположим, некому заказали сайт. Он начинает тщательно изучать целевую аудиторию, создавать для нее удобный интерфейс А потом выясняется, что клиенту сайт нужен только для отчета перед начальством. Посетителей там не ожидается, поэтому большая часть проделанной работы не имеет смысла.
Сегодня некоторые компании и фрилансеры оформляют понимание задачи письменно и дают этот документ на утверждение клиенту. Такой подход помогает избежать недоразумений и ненужной работы.
2. Убедитесь, что это действительно срочно. Ничто так не демотивирует, как «очень срочная работа», которую потом положат в стол. Если перед вам поставили слишком уж экстремальный дедлайн, поинтересуйтесь, с чем это связано. Клиент должен ответить примерно следующее:
— Почему до 15 апреля? В этот день мы будем участвовать в выставке, и хотим давать ссылку на новую потенциальным заказчикам.
— Почему так срочно? Хочу подарить ваш хендмейд жене на 8 марта.
Если же выяснится, что дедлайн взят с потолка, постарайтесь договориться о более удобных для вас сроках.
3. Используйте поэтапное согласование. Невозможно вовремя сдать работу, если она выполнена неправильно. Особенно опасны ошибки на ранних стадиях проекта: них все последующие усилия окажутся напрасными. Например:
Чтобы избежать таких проблем, договоритесь с клиентом о промежуточных согласованиях на разных стадиях работы. Например, если журналист пишет на заказ лонгрид для издания, у него могут быть такие этапы согласования:
4. Установите свой дедлайн. Установите собственный дедлайн («редлайн») за несколько дней до клиентского. Разница между сроками станет своеобразной подушкой безопасности в том случае, если пойдет не так.
Редлайн особенно полезен в командной работе, когда над проектом работают сразу несколько человек. Он поможет своевременно выявить и исправить недочеты перед сдачей проекта заказчику.
Проблемы и недостатки дедлайнов
Постановка дедлайнов — это один из самых противоречивых методов тайм-менеджмента. Дедлайны существенно повышают качество нашего планирования, но вместе с этим они создают нам и множество серьезных проблем. Вот только некоторые из них:
1. Дедлайны — это всегда стресс. Они загоняют нас в жесткие рамки и по своей сути являются формой принуждения. А принуждение (даже если это самопринуждение) для человека всегда неприятно и сопровождается стрессом. Если же крайний срок близок и существует риск сорвать дедлайн, то давление на психику возрастает многократно.
3. Крайние сроки часто определяют неверно. Людям порою сложно правильно оценить объем предстоящей работы, предусмотреть и возможные трудности. Более того, в некоторых же проектах дедлайны «берутся с потолка» и не соответствуют реальным возможностям исполнителей.
4. Опасность прокрастинации. Большие сроки расслабляют и создают ложное ощущение безопасности. этого и возникает одна из самых распространенных проблем с дедлайнами: откладывание предстоящей работы. Человеку кажется, что времени у него еще много, и он может никуда не торопиться. Беда здесь в том, что после каждого откладывания ежедневный объем предстоящей работы постепенно возрастает и однажды может стать «экстремальным».
Пример. У студента экзамен через месяц, и ему нужно за это время выучить 60 билетов. Чтобы успеть подготовиться, он должен ежедневно учить по два билета. Однако в течение двух недель он откладывает занятия и теперь вынужден каждый день учить по четыре билета, тратя на это все свое время.
5. Опасность авралов. Неверное определение сроков и упомянутое выше «хроническое откладывание» неизбежно приводят к авральной работе. А это, в свою очередь, приводит к дополнительным стрессам и риску переутомления.
6. Снижение качества работы. Зачастую единственный способ уложиться в срок в режиме аврала — это снизить качество. То есть: пропустить важные этапы работы, выделить меньше времени на проверку, упростить
7. Дедлайны не совместимы с перфекционизмом. Если человек любит шлифовать детали и доводить все «до идеала», он будет или постоянно срывать дедлайны, или испытывать чувство неудовлетворенности от своей работы. И то и другое будет для него крайне неприятно.
8. Снижение гибкости. Полностью сосредоточившись на крайнем сроке, мы часто перестаем следить за изменением обстановки. этого мы не замечаем опасностей и упускаем благоприятные возможности.
Перечисленные недостатки ничуть не умаляют достоинства дедлайнов: они были и остаются одним из самых полезных инструментов планирования. Однако если в их использовании нет особой необходимости, а возможные проблемы могут «перевесить» преимущества, то от постановки дедлайнов лучше отказаться.
