Зачем проводить стратегические сессии?
Что такое стратегическая сессия?
Стратегическая сессия – это совещание, на котором обсуждаются глобальные, стратегические вопросы жизнедеятельности компании.
Это специальный формат совещания. Стратегическая сессия отличается от обычных, текущих повседневных планерок, «летучек», «пятиминуток» серьёзностью вопроса, глубиной подготовки и тщательностью организации.
Чаще всего на сессиях разрабатывается стратегия и перспективный план развития организации.
Но могут рассматриваться и другие вопросы:
Обычно в стратегических сессиях участвуют первые лица компании, ключевые сотрудники, узкие специалисты и эксперты. При этом в зависимости от обсуждаемого вопроса состав участников совещания должен уточняться.
По времени подобные форматы встреч проходят от нескольких часов до 2-3 дней. Может быть запланирована цепочка совещаний.
Как обстоят дела обычно. И в чём проблема
Нет карты, нет компаса
По опыту, если попросить руководителей и специалистов показать план на год, то у значительного количества из них плана не окажется. А если попросить составить, то почти все мероприятия будут запланированы на 2-3 месяца вперед, не более.
Это говорит о следующем: а) они не умеют планировать; б) у них нет основы для планирования, нет контекста, ориентиров; в) они настолько погружены в «текучку», что не задумываются о развитии своего подразделения или функции.
Лебедь, рак и щука
Нередко бывает так: руководители и специалисты одного отдела решают свои вопросы без учета мнения других отделов и заинтересованных коллег. А между подразделениями наблюдается конфликт целей и сбой в координации.
Обсуждение в формате «отправил готовый документ на согласование по почте или в системе электронного документооборота», тоже имеет ряд недостатков. Как правило, такое согласование затягивается по времени, понять текст труднее, коммуникация по почте сложнее, автор склонен защищать исходный вариант проекта и сопротивляется вносить в него правки, так как является «родителем» этого документа и укоренился в своей точке зрения при его разработке. В итоге, нередко этот формат согласования происходит поверхностно и «для галочки».
Преимущества проведения стратегических сессий
По моему глубокому убеждению, в современном мире всё чаще встречаются ситуации, для решения которой будет недостаточно экспертности одного сотрудника. Перед компаниями встают междисциплинарные проблемы и решать их надо комплексно и совместно. Да и сама компания представляет собой систему, а значит и решать вопросы лучше системно.
Взгляд с высока
Взгляд в одну сторону
Взгляд с «передовой»
Учёт мнения заинтересованных лиц
Приглашая на стратегическую сессию широкий круг заинтересованных лиц, устанавливая атмосферу открытости и равенства, мы тем самы способствуем тому, что на сессии вырабатываются «взаимовключающие» решения. То есть такие решения, которые будут не взаимоисключать, а включать, учитывать мнения других коллег. Это повышает скоординированность работы и реализуемость принятых решений.
Выше осознанность. Выше лояльность
Высокая осознанности в совокупности с участием в разработке решения (а ещё если учтена точка зрения участника) приводят к тому, что лояльность к принятым решениям и плану действий выше. А значит можно ожидать более качественное исполнение работ.
Пример из практики
Мы провели сессию. В результате получили систему целевых показателей: общая выручка по компании, выручка по направлениям, общее количество клиентов, количество клиентов категории А, Б, С, средняя выручка по клиенту, средний чек и др. Так же разработали план мероприятий по подразделениям и по должностям, которые приведут к достижению поставленых целей.
Все довольны. Компания (руководители и сотрудники) получили ясные цели и план действий. Руководители донесли свои ожидания членам команды. Менеджеры по продажам благодарны, что их пригласили к обсуждению и что их мнение было учтено.
Заключение
Стратегическую сессию следует проводить, если руководитель желает привлекать к разработке решений своих подчиненных и коллег, получая взамен следующие положительные эффекты: глубокую осознанность и ясность целей, учёт мнения всех заинтересованных и лучшую координацию, повышенную лояльность к принятым решениям и приверженность к их исполнению.
Что такое стратегическая сессия и этапы ее проведения?
Один из популярных инструментов коучинга – стратегическая сессия. Для решения каких задач стоит ее применять? Можно ли провести стратегическую сессию самостоятельно, либо только при помощи специалиста? Как найти модератора? Что необходимо для успешной реализации? Какая примерная длительность стратегической сессии и сколько раз ее следует проводить? И, вообще, можно ли обойтись без нее? Попытаемся объективно взглянуть на эту тему.
Что такое стратегическая сессия?
Стратегическая сессия — это коллективная работа, направленная на совместное формирование значимых для организации решений, в процессе диалога с ключевыми сотрудниками и руководством компании. Коуч-консультант, проводящий такую работу, выступает в качестве модератора, помогающего трудовому коллективу прийти к пониманию дальнейших действий, необходимых для процветания и успеха. В работе применяются методы фасилитации и модерации. Первая больше связана с импровизацией, в ответ на меняющиеся обстоятельства диалога, а модерация проводится по спланированному алгоритму. Оба подхода требуют квалификации коуча, поскольку от него зависит качество полученных результатов.
Часто задают вопрос о необходимости внештатного модератора. Почему нельзя провести стратегическую сессию самим? Во-первых, за что тогда коуч жить будет? Во-вторых, и уже более серьезно, – каждым делом должен заниматься специалист. Если в рядах фирмы есть свой модератор, то конечно может провести собрание и он. Тут есть один маленький, но очень весомый нюанс. Имя ему – субординация. Внештатный консультант не склонен заигрывать перед авторитетом начальника, выполняя свою работу предельно объективно. А сможет ли соблюсти хладнокровие подчиненный? При помощи коуча намного проще увидеть правду, чем «варясь в собственном соку».
Цели стратегической сессии.
Стратегическая сессия имеет ряд практических применений и назначается для выполнения следующих задач:
Стратегическая сессия помогает в решении важнейших тактических и стратегических задач. Она дает возможность «настроить» корпоративный механизм.
Основные инструменты – дискуссия и мозговой штурм. Коуч-модератор создает такие условия, при которых коллектив располагается к взаимодействию друг с другом. Сотрудники спокойно выражают свое мнение руководству, а начальники пытаются услышать своих подчиненных. Благодаря диалогу и удается достичь поставленных целей. Поэтому, лучше всего проводить стратегическую сессию с как можно большим числом участников, а не ограничиваться двумя-тремя руководителями.
Этапы проведения стратегических сессий.
Чтобы качественно провести стратегическую сессию, следует хорошо к ней подготовиться, продумать наименьшие детали и любые внештатные ситуации. Подготовка к стратегической сессии занимает столько же времени, как и ее проведение. Необходимо понять заказчика, разобраться в специфике его деятельности, спрогнозировать, куда может привести последующий диалог. Желательно понимать обстановку внутри организации, продумать возможные способы амортизации конфликтных ситуаций во время обсуждения и т.д.
Классически, выделяется 10 этапов стратегической сессии:
Стратегической сессия, в среднем, проходит в пределах 1-4 дня. Но, при необходимости, может проводиться и более длительное время. Все зависит от объема поставленных задач и сложности их реализации. Один из самых важных этапов – начало работы, ведь от того, насколько сильно участники окажутся вовлечены в процесс обсуждения, зависит эффективность всего мероприятия.
Какие сложности возникают при стратегических сессиях?
Сложности вызваны слабой подготовкой ментора. Ведь, как было указано ранее, подготовка к стратегической сессии должна занимать примерно столько же времени, как и работа с участниками. Если допустить ошибку на старте, это может вылиться в следующие сложности.
1. Отсутствие должной мотивации участников.
Нежелание людей принимать участие в обсуждении – одна из самых больших проблем модератора. Такое положение дел возникает в ответ на слабую мотивацию, которая, в свою очередь, имеет место вследствие непонимания «подводных камней» компании. Чтобы избежать такой ситуации, коучу необходимо разобраться в специфике работы фирмы-заказчика, определить, что именно от него хотят.
2. Недостаток времени.
Еще один «бонус» от некачественной подготовки – нехватка времени для проведения стратегической сессии. Лучший способ предотвратить такую оплошность – запланировать резерв времени под каждый этап работы. Ведь обсуждение может зайти в неожиданное русло, и лучше быть к этому готовым.
3. Конфликтные ситуации.
Ссоры и «жаркие» дискуссии, иногда возникающие в ответ на диаметрально противоположные взгляды, «ложатся на плечи» модератора. От его уровня зависит, будут ли эти моменты «раздуты до масштабов слона», либо затихнут еще на зачаточной стадии. Главное помнить, что истина рождается в споре, а не ссоре.
Как проводится стратегическая сессия?
Структуру проведения стратегической сессии мы уже рассмотрели, теперь перейдем к способам ее реализации. Бывает три основных варианта работы:
Хоть они и отличаются по основным задачам, но механизмы реализации практически идентичные.
1. Организационные моменты.
Важнейший этап работы, определяющий всю ее последующую эффективность. В первую очередь, необходимо установить контакт с заказчиком, разобраться в его уровне понимания ситуации. Далее, следует согласовать основные цели и задачи. Затем, узнать логистику встречи, имеющуюся материально-техническую базу. Желательно собрать информацию относительно всех участников процесса, чтобы лучше понимать, что можно от них ожидать в ходе мероприятия. Также важно согласовать все этапы работы, ее хронометраж и возможность продления.
2. Стратегическая сессия.
Сам процесс модерации. При правильной подготовке, коуч работает по заданному сценарию или алгоритму, периодически импровизируя, когда возникнут внештатные ситуации. Но если их спрогнозировать, то можно подготовить небольшие «шаблоны» даже для таких моментов.
3. Пост-сопровождение фирмы.
Поскольку не всегда оказывается достаточно одной стратегической сессии, дальнейшее сотрудничество усиливает ее позитивный эффект. На этом этапе модератор превращается в коуча-консультанта, поддерживая организацию пока в этом будет объективная необходимость. Могут проводиться и дополнительные встречи, корректируя выбранную стратегию развития.
Стратегическая сессия — направление современного коучинга, связанное с поддержкой среднего и крупного бизнеса. Она позволяет найти общую стратегию развития, которая будет удовлетворять всех руководителей и ключевых сотрудников. Роль модератора в проведении стратегической сессии является решающим фактором. И чем меньше он будет зависеть от руководства организации, тем объективнее окажутся результаты его работы, тем успешнее пройдет стратегическая сессия.
«Стратсессия» — полезный инструмент, а не потраченное время. Что делать, если у вас не так
HR-директор Студии Олега Чулакова
Во многих публикациях нередко мелькает мысль, что любой компании надо проводить стратегические сессии. При этом они часто проходят впустую из-за отсутствия должной подготовки, неправильной организации и непонимания цели мероприятия в целом.
HR-директор Студии Олега Чулакова Анна Ганичева рассказывает обо всех нюансах стратегических сессий и делится опытом недавно проведенного мероприятия.
Что такое стратегическая сессия
Стратегическая сессия — это совещание высшего руководства и ключевых сотрудников, где принимаются важные для компании решения относительно рынков, клиентов, партнеров, направлений развития и бизнес-модели.
Цель стратегической сессии
Тут все индивидуально, у каждой компании она своя. Чаще всего цель — принятие решения о развитии организации. Это и вопросы, связанные с конкретными проблемами, и генерация идей на будущее, и выбор новых направлений развития.
Для своей стратегической сессии мы обозначили следующие цели как приоритетные:
Признаки того, что пора провести сессию
Как правило, встречаются такие факторы:
Кто участвует
Заказчиком всегда выступает собственник компании. Обычно он и определяет состав участников. Важно, чтобы соблюдался принцип охвата всех стратегически важных направлений организации.
Кто, как правило, присутствует на сессии:
В нашем случае участвовали и топ-менеджеры, и middle-менеджмент. Последние постоянно контактируют с линейными специалистами, поэтому могут рассказать о положении дел, а сами мотивированы транслировать стратегические цели подчиненным и способствовать их реализации.
Кто должен вести стратегическую сессию
Для того чтобы сессия прошла эффективно, роль ведущего стоит доверить эксперту-фасилитатору, у которого есть опыт проведения таких мероприятий с компаниями, схожими по масштабу и запросу.
Это представитель третьей стороны, который не предлагает конкретные решения, а помогает участникам сессии выработать их самостоятельно в рамках отведенного времени. Отдать функцию фасилитатора собственнику или кому-то из остальных — идея провальная. Исполнять роль арбитра и при этом полноценно участвовать в обсуждении не получится.
На что мы обращали внимание при просмотре портфолио:
Подготовка к стратегической сессии
Сначала фасилитатор задает вопрос собственнику: «Что вы хотите получить в результате сессии?» В нашем случае озвучили задачу по выработке стратегической цели на три года. Затем выделили три блока:
Всем руководителям предложили проработать их для составления плана реализации стратегии. После этого фасилитатор провела анонимный онлайн-опрос участников предстоящей сессии, чтобы понять видение по поводу:
После этого создали сценарий мероприятия, который финально согласовывался с Олегом.
Организационные вопросы
Чтобы сессия прошла комфортно и продуктивно, мы соблюдали несколько правил:
Что происходит на стратегической сессии
У нас мероприятие стартовало с выступления собственника, где он представил результаты работы компании за последние пять лет, рассказал о причинах проведения сессии и озвучил результаты, к которым необходимо прийти.
Работа поделилась на несколько этапов:
По этим этапам прорабатывались все три блока:
Во время сессии команды перемещались и перемешивались. В итоге мы получили несколько исписанных флипчартов с идеями и проработанными планами их реализации по всем направлениям.
На что обращать внимание во время сессии
Что происходит после сессии
После успешной сессии важно воплотить принятые решения в жизнь. Увы, часто происходит так, что команда снова погружается в операционные задачи, а дела стратегические откладываются на потом.
Мы уже начали реализовывать следующее:
Основные выводы
Что мы отметили для себя по итогам:
Как достичь максимума
Фото на обложке: Shutterstock/Peshkova
Изображения в тексте предоставлены автором
Стратегическая сессия — инструкция по применению
Прежде всего, предлагаю договориться, что мы называем стратегической сессией и определить, для чего она проводится.
Стратегическая сессия — это форма групповой работы, направленная на совместную разработку стратегически-значимых решений организации, с участием ключевых руководителей компании.
Цели стратегических сессий:
Ниже представлены примеры целей некоторых уже проведенных конкретных стратегических сессий (словами заказчика с небольшой редакцией автора статьи).
1. «Сделать так, чтобы руководители региональных представительств (150 человек) признали, что качество работы с клиентами у них неудовлетворительное, и что ответственность за это лежит на них самих, а не на управляющей компании. После стратсессии участники должны выйти с конкретными идеями и планами, как повышать качество сервиса у себя в представительствах, должны искренне хотеть эти планы реализовать».
2. «Найти возможности сокращения бюджета на 10% на предстоящий год и сформировать оптимизированный план развития компании».
3. «Разработать стратегию и план запуска нового направления бизнеса N, обеспечить единое видение нового бизнеса среди всех членов команды».
4. «Выявить все дублирующие друг друга (прямо и косвенно) проекты, запущенные в компании, обеспечить интеграцию проектов между собой и с целями компании, сформировать единую программу проектов».
Результатами стратсессий обычно являются:
Стратегической сессией, как правило, управляет модератор, используя, соответственно, методы модерации и фасилитации. От профессионализма этого человека зависит то, насколько успешна будет работа всей группы. Так как в стратегических сессиях обычно принимают участие руководители и эксперты, время которых стоит довольно дорого, целесообразно привлекать для роли модератора-фасилитатора профессионала. В противном случае, стратсессия может превратиться в «Съезд народных депутатов», многоголосье, «переливание из пустого в порожнее», не ведущее к единому видению и решению задачи.
Модерация отличается от фасилитации тем, что в ней имеется конкретный четкий алгоритм работы группы. А фасилитация — это скорее набор различных методов групповой работы, скомпонованных по усмотрению ведущего, какого-либо жесткого универсального сценария нет.
Почему важен именно профессиональный модератор, фасилитатор (ведь можно назначить кого-то из своих руководителей или экспертов для координации работы группы)? Приведу основные аргументы:
Вот пример фразы руководителя компании, для которой я проводила стратегическую сессию: «Почему мы сами не можем, работая вместе (на совещаниях, например), достигнуть таких же результатов?! Люди те же, времени столько же, изначальные проблемы и задачи аналогичные, а результат совместной работы совсем другой».
Чтобы оценить значимость привлечения профессионала, предлагаю посмотреть на примеры целей, приведенные в этой статье выше. Если Вы чувствуете уверенность, что могли бы обеспечить результат по этим целям, например в течение 1 рабочего дня, возможно, экспертный ведущий Вам, правда, не нужен. Но, как правило, чтобы уложиться в ограниченное время и обеспечить результат с требуемым качеством, без соответствующего эксперта не обойтись.
Важные факторы, влияющие на успех стратегической сессии:
Примерные этапы проведения стратегической сессии:
1. Подготовка (создание рабочей атмосферы).
3. Анализ текущей ситуации.
5. Определение альтернатив.
6. Оценка и выбор альтернативной стратегии.
7. Проработка принятого решения в деталях.
8. Определение критериев эффективности реализации выбранной стратегии
9. Каскадирование целей и задач, формирование плана действий.
Наиболее распространенные сложности при проведении стратегических сессий:
Все эти сложности профессиональный модератор преодолеет мастерски. Ваши ключевые задачи, как клиента-заказчика, сводятся к тому, чтобы поставить цель для стратегической сессии и собрать людей в назначенное время.
Выбрать модератора или фасилитатора не сложно — смотрите на опыт и инструментарий, которым пользуется эксперт. Профессионалов на рынке не так много, но достаточно, для того, чтобы найти «своего человека».
Несколько советов, как выбрать ведущего стратегической сессии:
Чтобы на этапе выбора модератора-фасилитатора продиагностировать его потенциальную способность быть «серым кардиналом», а не «звездой», обратите внимание, как взаимодействует с вами эксперт на переговорах. Сообщите о любой проблеме, волнующей Вас, и посмотрите реакцию потенциального ведущего. Занимается ли он, в ходе беседы, самопозиционированием (не проявил ли себя как нарцисс? — явление часто встречающееся среди тех, кто выбирает профессию «рулить группами людей»)? Или волшебным образом, незаметно для Вас, этот человек помог продвинуться в понимании и решении проблемы.
Ключевые рекомендации по взаимодействию заказчика и исполнителя (провайдера) при подготовке стратегических сессий:
1. Убедиться, что исполнитель понимает контекст, почему возникла потребность в стратсессии, какие актуальные задачи стоят перед компанией, как задача, проблема стратсессии решалась раньше. Описать профиль участников, их отношение к теме стратсессии, специфику личностную и профессиональную.
2. Согласовать цели и задачи стратсессии.
3. Согласовать логистику стратсессии (регламент работы, кофе-брейки, обеды перемещения, обеспечение материалами — кто, когда, куда, с помощью чего, что делает). Часто на логистические задачи привлекается третья компания, хорошо, если эти два исполнителя будут понимать задачи друг друга, их работа будет согласована между собой.
4. Согласовать требования к помещениям или дать исполнителю детальное описание имеющихся помещений, убедиться, что они подходят. Как бы ни казалось это банальным, иногда помещение может разрушить все планы модератора.
Например, мы планировали дилерскую конференцию с элементами модерации для крупной автомобильной компании. Нам дали информацию о помещениях, на фото были просторные залы, в каждом из которых могли свободно разместиться по 2 группы для работы. Но на месте оказалось, что залы маленькие (раза в 3 меньше, чем мы ожидали), столы двух групп стоят впритык друг к другу. Пришлось оперативно менять формат работы, объединять группы в одну большую на каждой площадке, менять сценарий, давать новые инструкции всем тренерам.
5. Обеспечить встречу провайдера с внутренним заказчиком (скорее всего это первое лицо) для согласования целей и сценария стратсессии и обеспечения поддержки. Плюс, как правило, полезны встречи с ключевыми руководителями перед стратегической сессией — обсудить цели стратсессии, их видение.
6. Согласовать формат отчетности от провайдера (структура отчета, фото и проч.)
7. Согласовать возможное участие ведущего в дальнейшей работе после проведения стратегической сессии (иногда нужны промежуточные пост-сессии, как в тренинге, и хорошо, если их проводит тот же человек или компания).
8. Обсудить алгоритм сценария стратегической сессии, помочь провайдеру заранее спрогнозировать, какие ответы он скорее всего будет получать на опорные вопросы в текущей формулировке.
9. Обеспечить исполнителю моральную и информационную поддержку. Вы работаете на одну цель. Если выбрали исполнителя, больше не надо его проверять «на слабо», обеспечьте все возможности для его эффективной подготовки.
Возможное пост-сопровождение после стратегической сессии:
Для того, чтобы разобраться с тем, какое сопровождение необходимо после стратегической сессии, давайте разберемся, зачем это сопровождение нужно. Ключевые цели следующие:
Исходя из этих целей можно выбирать подходящий формат пост-сопровождения. На моей практике, системно к этому вопросу подходят лишь немногие клиенты. Но та же беда существует и в отношении программ обучения: слишком часто клиенты все силы направляют на сами тренинги, игнорируя необходимость последующих поддерживающих мероприятий (без которых невозможно достижение цели, ради которой проводились тренинги). Я по этому поводу всегда говорю: «хотите реальных результатов — от 30 до 60 % бюджета сразу закладывайте на пост-сопровождение (и в отношении стратсессий и в отношении обучения персонала)». Видимо пока рынок в нашем Отечестве только зреет до глубокого понимания этой идеи.
Итого, по результатам многолетних наблюдений, могу сказать, что даже удачно проведенная стратсессия сама по себе менее эффективна в долгосрочной перспективе, чем более слабая сессия, но, включенная в какую-то целостную систему мероприятий, связанных с развитием компании. Грубо говоря, стратегическая сессия — это не «мимолетное видение», а элемент достижения конкретных целей и задач компании. Она должна происходить не «вдруг» и не «потому, что пришло время ежегодного собрания», а в связи с тем, что назрели значимые вопросы, требующие совместного обсуждения.
Желаю Вам успешных осмысленных стратегических сессий и компетентных провайдеров!
Что значит стратегическая сессия
Бизнес-тренер, ведущий стратегических сессий Маргарита Иванова
В этой небольшой статье представлены ключевые моменты, на которые стоит обратить внимание тем, кто планирует проводить стратегическую (или проектную) сессию.
Прежде всего, предлагаю договориться, что мы называем стратегической сессией и определить, для чего она проводится.
Стратегическая сессия— это форма групповой работы, направленная на совместную разработку стратегически-значимых решений организации, с участием ключевых руководителей компании.
Цели стратегических сессий:
· Разработка стратегии компании или значимого проекта.
· Поиск и проработка решения для выхода из трудной ситуации (случившейся или ожидаемой).
· Обеспечение единого видения относительно ситуации, принимаемых решений, планов (случаи, когда стратегическая сессия прежде всего преследует цель командообразования).
· Приращение знаний о каком-либо вопросе или изменение отношения к какой-либо теме (это случаи, когда стратсессия связана с учебными или пропагандистскими целями).
Ниже представлены примеры целей некоторых уже проведенных конкретных стратегических сессий (словами заказчика с небольшой редакцией автора статьи).
1. «Сделать так, чтобы руководители региональных представительств (150 человек) признали, что качество работы с клиентами у них неудовлетворительное, и что ответственность за это лежит на них самих, а не на управляющей компании. После стратсессии участники должны выйти с конкретными идеями и планами, как повышать качество сервиса у себя в представительствах, должны искренне хотеть эти планы реализовать».
2. «Найти возможности сокращения бюджета на 10% на предстоящий год и сформировать оптимизированный план развития компании».
3. «Разработать стратегию и план запуска нового направления бизнеса N, обеспечить единое видение нового бизнеса среди всех членов команды».
4. «Выявить все дублирующие друг друга (прямо и косвенно) проекты, запущенные в компании, обеспечить интеграцию проектов между собой и с целями компании, сформировать единую программу проектов».
Результатами стратсессий обычно являются:
· Проработанные решения и планы.
· Трансляция важной информации или идей (участники «прониклись» идеями).
· Единое видение и командный дух.
· Новые идеи и альтернативные стратегии.
Стратегической сессией, как правило, управляет модератор, используя, соответственно, методы модерации и фасилитации. От профессионализма этого человека зависит то, насколько успешна будет работа всей группы. Так как в стратегических сессиях обычно принимают участие руководители и эксперты, время которых стоит довольно дорого, целесообразно привлекать для роли модератора-фасилитатора профессионала. В противном случае, стратсессия может превратиться в «Съезд народных депутатов», многоголосье, «переливание из пустого в порожнее», не ведущее к единому видению и решению задачи.
Модерация отличается от фасилитации тем, что в ней имеется конкретный четкий алгоритм работы группы. А фасилитация — это скорее набор различных методов групповой работы, скомпонованных по усмотрению ведущего, какого-либо жесткого универсального сценария нет.
Почему важен именно профессиональный модератор, фасилитатор (ведь можно назначить кого-то из своих руководителей или экспертов для координации работы группы)? Приведу основные аргументы:
· Профессиональный модератор, фасилитатор может изначально разработать максимально оптимальный сценарий работы исходя из поставленной цели.
· Он может подобрать оптимальные инструменты и формы работы для каждого этапа стратсессии, так, чтобы работать было интересно, и при этом, каждая минута коллективной работы помогала продвигаться к цели.
· Умеет управлять динамикой группы, работать с сопротивлением отдельных участников, вовлекать тех, кто не вовлекается, нейтразировать деструктино-активных участников и т.д..
· Обеспечивает эффективную визуализацию задач, фиксацию решений группы (не просто записать на флипчарт умные идеи, а обеспечить структурированные записи, которые можно и удобно использовать в дальнейшем. Сама по себе визуализация является целым искусством!).
· Выступает независимым арбитром, обеспечивает непредвзятость и увеличивает шансы найти, услышать и проработать здравые идеи, даже если они идут в противоречие с идеями руководителей участников стратсессии (часто бывает, что значимые идеи не появляются по простой причине, слишком сильного влияния руководителя на умы участников стратсессии — это в том случае, если стратсессией управляет кто-то из своих, а не внешний эксперт-модератор).
Вот пример фразы руководителя компании, для которой я проводила стратегическую сессию: «Почему мы сами не можем, работая вместе (на совещаниях, например), достигнуть таких же результатов?! Люди те же, времени столько же, изначальные проблемы и задачи аналогичные, а результат совместной работы совсем другой.»
Чтобы оценить значимость привлечения профессионала, предлагаю посмотреть на примеры целей, приведенные в этой статье выше. Если Вы чувствуете уверенность, что могли бы обеспечить результат по этим целям, например в течение 1 рабочего дня, возможно, экспертный ведущий Вам, правда, не нужен. Но, как правило, чтобы уложиться в ограниченное время и обеспечить результат с требуемым качеством, без соответствующего эксперта не обойтись.
Важные факторы, влияющие на успех стратегической сессии:
· Тщательная подготовка (80% времени по отношению ко времени проведения — каждая деталь должна быть продумана).
· Вовлечение участников (с использованием соответствующих технологий).
· Внимание к деталям (способность слышать слабые сигналы о чем-то важном от участников).
· Творческий настрой (выход, насколько это возможно, из рамочных представлений о ситуации, проблеме, цели).
· Грамотная логистика (кто, где, когда, сколько времени, с помощью чего делает).
· Формирование общего и индивидуального намерения к конкретным действиям по итогам стратсессии (не «просто договорились о чем-то» — сессия должна заканчиваться проработанным, прочувствованным глубоко каждым участником, а не формальным, планом действий, содержащим критерии результатов, в т.ч. промежуточных).
Примерные этапы проведения стратегической сессии:
1. Подготовка (создание рабочей атмосферы).
3. Анализ текущей ситуации.
5. Определение альтернатив.
6. Оценка и выбор альтернативной стратегии.
7. Проработка принятого решения в деталях.
8. Определение критериев эффективности реализации выбранной стратегии
9. Каскадирование целей и задач, формирование плана действий.
Наиболее распространенные сложности при проведении стратегических сессий:
· Низкая мотивация участников.
· Отсутствие исходной информации для принятия решений или ее низкое качество.
· Конфликты, противоречия интересов.
· Отсутствие условий для эффективной непрерывной работы участников (отвлечения, шумное помещение, не снятые барьеры стереотипного мышления в начале и проч.).
Все эти сложности профессиональный модератор преодолеет мастерски. Ваши ключевые задачи, как клиента-заказчика, сводятся к тому, чтобы поставить цель для стратегической сессии и собрать людей в назначенное время.
Выбрать модератора или фасилитатора не сложно — смотрите на опыт и инструментарий, которым пользуется эксперт. Профессионалов на рынке не так много, но достаточно, для того, чтобы найти «своего человека».
Несколько советов, как выбрать ведущего стратегической сессии:
· Крайне желательно, чтобы эксперт был знаком с классическими инструментами модерации и фасилитации, прошел соответствующее обучение (имеет сертификат), желательно, у западных мастеров или по западным методикам. Если Вы сами проходили обучение, например, у немцев, то понимаете, почему это важно — они продумывают и выверяют каждый «чих» в ходе сессии, у них есть чему поучиться (по сравнению с нашим отечественным «креативным» подходом «копать примерно здесь»). Приемы визуализации, технологии формулирования опорных вопросов, алгоритмы сценариев — все эти, незаметные для участников, тонкости напрямую влияют на результат стратегической сессии.
· Попросите потенциального ведущего описать сценарии уже проведенных сессий и показать фото листов флипчартов или иных материалов (не обязательно, чтобы тема стратсессии была сходной с Вашей). Оцените логичность этапов, качество визуализации, соответствие алгоритма проведенной сессии и результатов поставленной цели. Если у Вас есть из кого выбирать, просмотрев три-четыре варианта стратсессий разных ведущих, Вы сможете сделать выбор — обычно наглядно невооруженным глазом видна разница подходов и глубина проработки. Если есть возможность получить отзыв от компаний, для которых проводилась та или иная сессия, сделайте это.
· Хорошо, если ведущий стратсессии имеет достаточно полное представление об устройстве компании, основных управленческих вводных, владеет базовым понятийным аппаратом. Бывает очень забавно, когда, например, в телеком-компании ведущий сессии при слове «миграция абонентов» представляет, какфизические люди перемещаются с одной территории на другую и в ходе обсуждения задает вопросы исходя из этого своего понимания (хотя имелся в виду перенос данных абонентов из одной системы в другую). Есть много споров по этому поводу, распространены мнения, что фасилитатору не обязательно разбираться в специфике темы сессии и особенностях бизнеса. И теоретически я с этим согласна — если есть хороший инструмент, правда можно не разбираться. Но практически, недостаточный уровень компетентности ведущего может привести к тому, что сессия не будет восприниматься участниками как серьезное значимое мероприятие (будут хихикать меж собой или, что хуже, формально относиться к работе).
· Если стратегическая сессия крупная и требует вовлечения большого количества ведущих, убедитесь, что у Вашего претендента есть опыт разработки и передачи сценариев другим ведущим (чтобы не получилось «кто в лес, кто по дрова», когда у одной рабочей группы формат результата не бъется с форматом результата другой группы).
· Важна сама персона ведущего стратсессии. С одной стороны, этот человек должен восприниматься топ-менеджерами как партнер, свой человек, а с другой стороны, это «незаметный лидер», управляющий происходящим на сессии. У участников должно создаваться полное впечатление, что вся работа делается ими самими, нет ни одной подброшенной, навязанной идеи или решения со стороны ведущего. Это гарантирует в будущем реализацию принятых решений участниками сессии с большей долей вероятности. В этом смысле, харизматичность и яркость тренера, востребованная на тренинговых программах, может в данном случае оказаться минусом. Теоретически, ведущий может быть ярким человеком, но в условиях стратсессии он должен уметь держать внимание на задаче, а не на себе. Это критически важный момент.
Чтобы на этапе выбора модератора-фасилитатора продиагностировать его потенциальную способность быть «серым кардиналом», а не «звездой», обратите внимание, как взаимодействует с вами эксперт на переговорах. Сообщите о любой проблеме, волнующей Вас, и посмотрите реакцию потенциального ведущего. Занимается ли он, в ходе беседы, самопозиционированием (не проявил ли себя как нарцисс? — явление часто встречающееся среди тех, кто выбирает профессию «рулить группами людей»)? Или волшебным образом, незаметно для Вас, этот человек помог продвинуться в понимании и решении проблемы.
· Не важно, кого вы привлекаете — крупную компанию-подрядчика или фриланса, который соберет для вас команду ведущих самостоятельно. Смотрите на конкретного человека-исполнителя, а не на брэнд и регалии компании.
Ключевые рекомендации по взаимодействию заказчика и исполнителя (провайдера) при подготовке стратегических сессий:
1. Убедиться, что исполнитель понимает контекст, почему возникла потребность в стратсессии, какие актуальные задачи стоят перед компанией, как задача, проблема стратсессии решалась раньше. Описать профиль участников, их отношение к теме стратсессии, специфику личностную и профессиональную.
2. Согласовать цели и задачи стратсессии.
3. Согласовать логистику стратсессии (регламент работы, кофе-брейки, обеды перемещения, обеспечение материалами — кто, когда, куда, с помощью чего, что делает). Часто на логистические задачи привлекается третья компания, хорошо, если эти два исполнителя будут понимать задачи друг друга, их работа будет согласована между собой.
4. Согласовать требования к помещениям или дать исполнителю детальное описание имеющихся помещений, убедиться, что они подходят. Как бы ни казалось это банальным, иногда помещение может разрушить все планы модератора.
Например, мы планировали дилерскую конференцию с элементами модерации для крупной автомобильной компании. Нам дали информацию о помещениях, на фото были просторные залы, в каждом из которых могли свободно разместиться по 2 группы для работы. Но на месте оказалось, что залы маленькие (раза в 3 меньше, чем мы ожидали), столы двух групп стоят впритык друг к другу. Пришлось оперативно менять формат работы, объединять группы в одну большую на каждой площадке, менять сценарий, давать новые инструкции всем тренерам.
5. Обеспечить встречу провайдера с внутренним заказчиком (скорее всего это первое лицо) для согласования целей и сценария стратсессии и обеспечения поддержки. Плюс, как правило, полезны встречи с ключевыми руководителями перед стратегической сессией — обсудить цели стратсессии, их видение.
6. Согласовать формат отчетности от провайдера (структура отчета, фото и проч.)
7. Согласовать возможное участие ведущего в дальнейшей работе после проведения стратегической сессии (иногда нужны промежуточные пост-сессии, как в тренинге, и хорошо, если их проводит тот же человек или компания).
8. Обсудить алгоритм сценария стратегической сессии, помочь провайдеру заранее спрогнозировать, какие ответы он скорее всего будет получать на опорные вопросы в текущей формулировке.
9. Обеспечить исполнителю моральную и информационную поддержку. Вы работаете на одну цель. Если выбрали исполнителя, больше не надо его проверять «на слабо», обеспечьте все возможности для его эффективной подготовки.
Возможное пост-сопровождение после стратегической сессии:
Для того, чтобы разобраться с тем, какое сопровождение необходимо после стратегической сессии, давайте разберемся, зачем это сопровождение нужно. Ключевые цели следующие:
· Обеспечить сопровождение реализации решений, принятых на сессии — иногда возникают новые сложности, требующие общего осмысления и проработки в схожем, но упрощенном формате, как на большой стратсессии. Иногда это индивидуальная работа «аля-коучинг».
· Обеспечить промежуточный контроль принятых решений. Тогда фасилитатор привлекается для проведения процесса презентации и обсуждения промежуточных результатов. Это не рядовое собрание, а веховое событие, символизирующее окончание ключевого этапа.
· Обеспечить пиар и пропаганду пост-сессионных активностей и решений.
Исходя из этих целей можно выбирать подходящий формат пост-сопровождения. На моей практике, системно к этому вопросу подходят лишь немногие клиенты. Но та же беда существует и в отношении программ обучения: слишком часто клиенты все силы направляют на сами тренинги, игнорируя необходимость последующих поддерживающих мероприятий (без которых невозможно достижение цели, ради которой проводились тренинги). Я по этому поводу всегда говорю: «хотите реальных результатов — от 30 до 60% бюджета сразу закладывайте на пост-сопровождение (и в отношении стратсессий и в отношении обучения персонала)». Видимо пока рынок в нашем Отечестве только зреет до глубокого понимания этой идеи…
Итого, по результатам многолетних наблюдений, могу сказать, что даже удачно проведенная стратсессия сама по себе менее эффективна в долгосрочной перспективе, чем более слабая сессия, но, включенная в какую-то целостную систему мероприятий, связанных с развитием компании. Грубо говоря, стратегическая сессия — это не «мимолетное видение», а элемент достижения конкретных целей и задач компании. Она должна происходить не «вдруг» и не «потому, что пришло время ежегодного собрания», а в связи с тем, что назрели значимые вопросы, требующие совместного обсуждения.
Желаю Вам успешных осмысленных стратегических сессий и компетентных провайдеров!
