Все данные из трудовой книжки разрешили перевести в электронный вид: кому и зачем это нужно сделать
7 марта 2021 года вступит в силу закон, который позволяет перевести все записи из трудовой книжки в электронный вид. Рассказываем, как это работает.
Что случилось
С 1 января 2020 года россияне получили право переходить на электронные трудовые книжки. С этого же времени работодатели обязаны передавать в Пенсионный фонд России (ПФР) все сведения о сотрудниках. Ранее в базу поступали неполные сведения. Например, там не было информации о должностях сотрудника на предыдущих местах работы. Принятые поправки устранили этот пробел. Они позволяют собрать в единую электронную базу сведения о трудовом стаже сотрудников всех российских компаний. Теперь данные в ПФР будут дублировать записи в трудовой книжке.
Сотрудник может в любой момент запросить эти сведения на сайте ПФР. Для этого нужно авторизоваться на портале через учётную запись Госуслуг, зайти в раздел «Электронные услуги и сервисы» и заказать справку о трудовой деятельности.
В документе будут две таблицы с данными о работе. В первой — сведения за период с 1 января 2020 года. Там обязательно указан работодатель, дата приёма на работу, дата увольнения, причины увольнения.
Во второй таблице — данные о работе до 2020 года. В ней всего четыре столбца:
Новый закон позволяет сотрудникам дополнить сведения о своей работе за период до 2020 года информацией о должности, переводах, причинах увольнений. То есть привести вторую таблицу к тому же виду, что и первая.
Как сообщить в ПФР данные из своей трудовой
Закон ещё не вступил в силу, и точный порядок передачи сведений неизвестен. Возможно, сообщить данные о стаже можно будет через заявление в ПФР или через личный кабинет на сайте фонда, предполагают юристы.
Сколько времени потребуется сотрудникам ПФР на обновление базы и будут ли они сверять информацию от работника с данными из трудовой книжки — тоже вопрос пока открытый, добавляет руководитель департамента кадрового администрирования и сопровождения проектов кадровой компании UNITY Екатерина Киселёва.
Зачем сообщать информацию о работе ПФР
Цифровой формат более надёжный. Электронные документы не потеряешь так, как можешь потерять бумажную трудовую книжку. Это упрощает жизнь и работнику, и работодателю, поясняет главный юрисконсульт «Правокард» Анна Куклева.
Благодаря новому закону:
Закон ускорит переход на электронные трудовые книжки, отмечает Екатерина Киселёва: «До сих пор многие сотрудники не были уверены в целесообразности цифрового формата, ведь им приходилось хранить бумажную книжку, чтобы данные обо всех местах работы и трудовых достижениях не потерялись».
Перейти на электронную трудовую книжку в России можно с 2020 года. Если человек согласен на новый формат, работодатель начинает вести учёт сведений о работе только в цифровом виде. Бумажную книжку отдаёт сотруднику на руки. Значит, документ проще потерять.
«Если раньше, например, 10 тысяч трудовых книжек хранилось в одном месте и ответственность за них нёс один работодатель, то завтра он их раздаёт 10 тысячам сотрудников. Поверьте, тысяча потеряет. И неизвестно, что будет с их стажем», — отмечает юрист по трудовому праву Дмитрий Кофанов.
В статье 66 Трудового кодекса написано: трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и стаже сотрудника. «Сегодня мы переходим на электронную базу данных, а завтра нам скажут: а принесите-ка основной документ. Ведь отказ от бумажной трудовой книжки не означает её уничтожение, записи в ней не утрачивают силу. Она остаётся действующим документом», — подчёркивает Кофанов.
Кому нужно дополнить сведения о работе в первую очередь
В первую очередь нужно обратиться в ПФР сотрудникам с большим стажем, говорит Екатерина Киселёва. Им сложнее восстанавливать данные при утере трудовой, а значит, эти данные надо как можно скорее защитить.
Продублировать записи о работе в электронном виде нужно практически всем сотрудникам, уверен Дмитрий Кофанов. В этом случае неважно, перешли они на электронную трудовую или нет. «Пусть информация о стаже содержится в Пенсионном фонде. Ответственность за её сохранность должна лежать на других людях, а не на вас», — подчёркивает эксперт.
Кому лучше не спешить с передачей сведений в ПФР
Не стоит передавать сведения о работе в электронную базу тем, кому есть что скрывать. Это могут быть, например, сотрудники, которых уволили по статье за пьянство. «У граждан появляется право обратиться в ПФР, а не обязанность. Значит, можно ничего не сообщать, и в базе будет только дата увольнения без указания причины», — уточняет Дмитрий Кофанов.
Тем, кто впервые устроился на работу в 2020 году или позже, вообще нет необходимости обращаться в ПФР. Все сведения о них уже есть в базе.
Конвертация трудового стажа: проблемы, решения
(из опыта работы отдела кадров профессионального лицея)
КОНВЕРТАЦИЯ ТРУДОВОГО СТАЖА: ПРОБЛЕМЫ, РЕШЕНИЯ
(ИЗ ОПЫТА РАБОТЫ ОТДЕЛА КАДРОВ ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ЛИЦЕЯ)
С 2001 г. по стране бодрым шагом идет пенсионная реформа. Но и сегодня, в 2006 г., работник кадровой службы любого предприятия не перестает задавать вопросы работникам Пенсионного фонда о правильности заполнения той или иной формы СЗВК, процедуры конвертирования трудового стажа работников. Пожалуй, тяжелее всех эта процедура проходила и проходит в учреждениях, на предприятиях, работники которых имеют право на досрочную пенсию, в число их входят образовательные учреждения.
Сначала необходимо разобраться, что же такое конвертация трудового стажа работников? Почему возникла необходимость проведения этой процедуры? Как должна быть организована работа кадровика, чтобы работники предприятия не оказались вне пенсионных прав, которые сегодня гарантирует им государство?
Поэтому для определения расчетного пенсионного капитала на 1 января 2002 г. необходимо на лицевой счет застрахованного лица, открытый в системе персонифицированного учета, поместить сведения о периодах работы до его регистрации в качестве застрахованного лица (то есть до момента открытия индивидуального лицевого счета). И на этом этапе ответственность за достоверность сведений о трудовом стаже работников ложится на кадровика.
Конвертирование трудового стажа не проводилось и не проводится у работающих пенсионеров, а также у лиц, поступивших на работу после 1998 г. (то есть с периода, когда страховые свидетельства стали обязательным документом при устройстве на работу).
Организация работы кадровика по проведению конвертации трудового стажа состоит из следующих этапов.
1-й этап. Составление исторической справки организации. Документ может быть составлен по следующей форме:
Номер и
наименование
учреждения
Документы,
регламентирующие
действие
Учитывая, что и образование последние 10 лет претерпевает стадию реформирования, кадровые работники сталкиваются с проблемами восстановления документов, регламентирующих деятельность образовательного учреждения за более ранние периоды (особенно послевоенные годы и до начала 1990-х гг.). Решение этого вопроса возможно при содействии архивных учреждений, как ведомственных, так и государственных.
1. «Пересечение» стажа. Термин, который используется в программе «Пенсионный фонд России» и констатирует ошибку в оформлении дат приема и увольнения сотрудников. Например:
│Номер │Дата │Сведения о работе │Основание │
│3 │01 │02 │1996 │Уволен по собственному желанию,│Приказ от │
│ │ │ │ │статья 31, КЗоТ РФ │30.01.1996 │
│ │ │ │ │Инспектор ОК Иванова │ │
│ │ │ │ │учреждение «Средняя общеобразо-│ │
│ │ │ │ │вательная школа N 25″ │ │
│4 │01 │02 │1996 │Принят учителем физики │Приказ от │
2. Период работы по договору подряда (договору поручения) не записан в трудовую книжку, и у кадрового работника нет уточняющих сведений по этому периоду работы. В Постановлении Правительства Российской Федерации N 555 от 01.01.01 г. «Об утверждении правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий» говорится о необходимости предоставления договоров гражданско-правового характера и документов работодателя об уплате обязательных платежей (пункт 8 указанного Постановления). Поэтому кадровик должен провести разъяснительную работу с работником о необходимости предоставить или восстановить эти сведения для общего учета трудового стажа. В случае непредоставления этих сведений указанный период не будет засчитан в общий трудовой стаж.
3-й этап. Сверка сведений о трудовом стаже в трудовой книжке и на лицевом счете работника. И на этом этапе работы возможны спорные ситуации и вопросы:
1. Дата приема на работу в трудовой книжке не соответствует дате приема, указанной в лицевом счете сотрудника. В этом случае необходимо поднять приказ о приеме на работу, уточнить этот реквизит, а затем произвести корректировку сведений или на лицевом счете, или в трудовой книжке.
2. В лицевом счете указаны периоды учебного отпуска, отпусков без содержания, отпуск по уходу за ребенком до 3 лет, а в личном деле сотрудника не сохранились сведения об этих нерабочих периодах работника. В этом случае кадровый работник должен восстановить эти сведения.
3. В трудовой книжке указана должность (профессия), по которой работник имеет право на досрочную пенсию, а в лицевом счете указана другая должность (профессия). В этом случае необходимо на основании распорядительных документов установить, в каких документах допущена ошибка, и устранить ее.
4-й этап. Ознакомление работника с установленными периодами его трудовой деятельности. На этом этапе кадровая служба под роспись знакомит сотрудника с формой справки СЗВК. Первый экземпляр этого документа передается в Пенсионный фонд и является основанием для реализации работником права на будущее пенсионное обеспечение. С какими проблемами сталкивается кадровый работник на этом этапе? Прежде всего это касается все тех же учреждений, работники которых претендуют на досрочное назначение пенсии.
Это самый простой пример.
А учебные и без содержания отпуска? Во-первых, работники уже давно забыли, что когда-то в их трудовой деятельности были такие нерабочие периоды. Во-вторых, когда работники оформляли эти самые отпуска, они не задумывались, что эти периоды в дальнейшем исключат из их трудового стажа, который дает право на назначение досрочной пенсии. И на этом этапе работнику кадровой службы необходимо проводить разъяснительную работу в коллективе.
В Пенсионный фонд сведения передаются как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Свидетельством о том, что процедура передачи данных о трудовой деятельности работников организации завершена успешно, является соответствующая справка Пенсионного фонда.
Таким образом, на сегодняшний день завершен первый этап конвертирования трудового стажа работников учреждений и предприятий.
Конвертация трудового стажа: проблемы, решения (из опыта работы отдела кадров профессионального лицея)
(«Трудовое право», 2006, N 7)
КОНВЕРТАЦИЯ ТРУДОВОГО СТАЖА: ПРОБЛЕМЫ, РЕШЕНИЯ
(ИЗ ОПЫТА РАБОТЫ ОТДЕЛА КАДРОВ ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ЛИЦЕЯ)
С 2001 г. по стране бодрым шагом идет пенсионная реформа. Но и сегодня, в 2006 г., работник кадровой службы любого предприятия не перестает задавать вопросы работникам Пенсионного фонда о правильности заполнения той или иной формы СЗВК, процедуры конвертирования трудового стажа работников. Пожалуй, тяжелее всех эта процедура проходила и проходит в учреждениях, на предприятиях, работники которых имеют право на досрочную пенсию, в число их входят образовательные учреждения.
Сначала необходимо разобраться, что же такое конвертация трудового стажа работников? Почему возникла необходимость проведения этой процедуры? Как должна быть организована работа кадровика, чтобы работники предприятия не оказались вне пенсионных прав, которые сегодня гарантирует им государство?
Конвертация — это преобразование пенсионных прав в расчетный пенсионный капитал. Иначе говоря, каждому работнику, имеющему трудовой стаж до получения страхового свидетельства, необходимо преобразовать его в денежный эквивалент (начальный пенсионный капитал).
Начальный пенсионный капитал определяется исходя из размера пенсии, которая могла бы быть назначена застрахованному лицу на 1 января 2002 г. Его величина — это эквивалент суммы уплаченных до 1 января 2002 г. страховых взносов в ПФР. Сумма расчетного капитала помимо различных параметров, указанных в статье 30 Закона о трудовых пенсиях, зависит от продолжительности общего трудового стажа застрахованного лица и стажа, дающего право на досрочное назначение трудовой пенсии.
Поэтому для определения расчетного пенсионного капитала на 1 января 2002 г. необходимо на лицевой счет застрахованного лица, открытый в системе персонифицированного учета, поместить сведения о периодах работы до его регистрации в качестве застрахованного лица (то есть до момента открытия индивидуального лицевого счета). И на этом этапе ответственность за достоверность сведений о трудовом стаже работников ложится на кадровика.
Конвертирование трудового стажа не проводилось и не проводится у работающих пенсионеров, а также у лиц, поступивших на работу после 1998 г. (то есть с периода, когда страховые свидетельства стали обязательным документом при устройстве на работу).
Организация работы кадровика по проведению конвертации трудового стажа состоит из следующих этапов.
1-й этап. Составление исторической справки организации. Документ может быть составлен по следующей форме:
Период Номер и Документы, Статус (юриди — Примечание
наименование регламентирующие ческое лицо
учреждения действие или структурное
Учитывая, что и образование последние 10 лет претерпевает стадию реформирования, кадровые работники сталкиваются с проблемами восстановления документов, регламентирующих деятельность образовательного учреждения за более ранние периоды (особенно послевоенные годы и до начала 1990-х гг.). Решение этого вопроса возможно при содействии архивных учреждений, как ведомственных, так и государственных.
2-й этап. Ревизия трудовых книжек работников. На этом этапе кадровик должен внимательно проанализировать трудовые книжки каждого работника. Задача этого этапа — выявление и устранение (по возможности) ошибок и недочетов в заполнении трудовых книжек. Перечислим самые распространенные:
1. «Пересечение» стажа. Термин, который используется в программе «Пенсионный фонд России» и констатирует ошибку в оформлении дат приема и увольнения сотрудников. Например:
Номер Дата Сведения о работе Основание
3 01 02 1996 Уволен по собственному желанию, Приказ от
статья 31, КЗоТ РФ 30.01.1996
Инспектор ОК Иванова
учреждение «Средняя общеобразо —
вательная школа N 25″
4 01 02 1996 Принят учителем физики Приказ от
Возникает вопрос: как работнику за 01.02.1996 проставили смену (8 часов) и оплатили ее в обеих организациях? В этом случае кадровик может самостоятельно принять решение о том, что дата приема будет следующий день после увольнения, то есть в нашем случае — 02.02.1996. Но этот вопрос может быть усложнен следующей ситуацией. Допустим, что работник, работая в организации, которая оформила запись за N 4, имел право на досрочное назначение пенсии, и если кадровик пропустил этот факт, наш работник теряет 1 (один) день льготного трудового стажа. Поэтому работники Пенсионного фонда рекомендуют при обнаружении таких ошибок запрашивать в организациях уточняющие справки и выписки из приказов о фактическом периоде работы.
2. Период работы по договору подряда (договору поручения) не записан в трудовую книжку, и у кадрового работника нет уточняющих сведений по этому периоду работы. В Постановлении Правительства Российской Федерации N 555 от 24 июля 2002 г. «Об утверждении правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий» говорится о необходимости предоставления договоров гражданско-правового характера и документов работодателя об уплате обязательных платежей (пункт 8 указанного Постановления). Поэтому кадровик должен провести разъяснительную работу с работником о необходимости предоставить или восстановить эти сведения для общего учета трудового стажа. В случае непредоставления этих сведений указанный период не будет засчитан в общий трудовой стаж.
3-й этап. Сверка сведений о трудовом стаже в трудовой книжке и на лицевом счете работника. И на этом этапе работы возможны спорные ситуации и вопросы:
1. Дата приема на работу в трудовой книжке не соответствует дате приема, указанной в лицевом счете сотрудника. В этом случае необходимо поднять приказ о приеме на работу, уточнить этот реквизит, а затем произвести корректировку сведений или на лицевом счете, или в трудовой книжке.
2. В лицевом счете указаны периоды учебного отпуска, отпусков без содержания, отпуск по уходу за ребенком до 3 лет, а в личном деле сотрудника не сохранились сведения об этих нерабочих периодах работника. В этом случае кадровый работник должен восстановить эти сведения.
3. В трудовой книжке указана должность (профессия), по которой работник имеет право на досрочную пенсию, а в лицевом счете указана другая должность (профессия). В этом случае необходимо на основании распорядительных документов установить, в каких документах допущена ошибка, и устранить ее.
4-й этап. Ознакомление работника с установленными периодами его трудовой деятельности. На этом этапе кадровая служба под роспись знакомит сотрудника с формой справки СЗВК. Первый экземпляр этого документа передается в Пенсионный фонд и является основанием для реализации работником права на будущее пенсионное обеспечение. С какими проблемами сталкивается кадровый работник на этом этапе? Прежде всего это касается все тех же учреждений, работники которых претендуют на досрочное назначение пенсии.
Учитель школы Иванова Анна Ивановна. Общий стаж работы в школе — 25 лет. Но она имеет 2 детей, с каждым из которых она брала отпуск по уходу за ребенком до 3 лет. Значит, до наступления ее права на досрочную пенсию ей необходимо доработать еще 3 года (за первого ребенка — 1,5 года и за второго столько же).
Это самый простой пример.
А учебные и без содержания отпуска? Во-первых, работники уже давно забыли, что когда-то в их трудовой деятельности были такие нерабочие периоды. Во-вторых, когда работники оформляли эти самые отпуска, они не задумывались, что эти периоды в дальнейшем исключат из их трудового стажа, который дает право на назначение досрочной пенсии. И на этом этапе работнику кадровой службы необходимо проводить разъяснительную работу в коллективе.
5-й этап. Заключительный — передача сведений в Пенсионный фонд.
В Пенсионный фонд сведения передаются как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Свидетельством о том, что процедура передачи данных о трудовой деятельности работников организации завершена успешно, является соответствующая справка Пенсионного фонда.
Таким образом, на сегодняшний день завершен первый этап конвертирования трудового стажа работников учреждений и предприятий.
15 коротких ответов ПФР про электронные трудовые книжки
С 1 января 2020 года у работодателей появились новые обязанности в связи с введением электронных трудовых книжек. Вопросов по этому поводу много и не всегда на них можно быстро найти ответ. Мы собрали в статью 15 наиболее интересных вопросов, на которые были даны ответы работниками Пенсионного фонда во время вебинара, проводившегося Новороссийской торгово-промышленной палатой.
1. Работодатель передает данные по форме СЗВ-ТД только по кадровым движениям после 1 января 2020 года. А как же быть с теми работниками, которые написали заявление о переходе на электронную трудовую книжку? Откуда в ней появятся данные прошлых лет и прошлых работодателей?
Законодательством не предусмотрена конвертация всей бумажной трудовой книжки. В электронную базу будут попадать только сведения о трудовой деятельности после 1 января 2020 года. По остальным периодам работы подтверждение – старая трудовая бумажная книжка. Т.е. полностью электронная трудовая книжка будет только у работников, начавших трудовую деятельность в 2020 году. и не пожелавших оформлять бумажную книжку, а так же у граждан, устраивающихся на работу впервые после 1 января 2021 года. Поэтому бумажную трудовую книжку надо обязательно сохранить и ни в коем случае не выбрасывать.
2. Сотрудник принес заявление о переходе на электронную трудовую книжку, в какой срок надо отдать ему бумажную трудовую?
Сразу после приема заявления. Но вообще срок законом не установлен, можно его установить локальным актом.
3. Ни один сотрудник нашей организации не написал заявления о переходе на электронную трудовую книжку. Надо ли по ним сдавать форму СЗВ-ТД в случае каких-либо кадровых движений (увольнение, перевод на другую должность и т.п.)
Да, нужно. Даже если у всех работников трудовые книжки на бумажном носителе, работодатели обязаны формировать сведения о кадровых движениях и направлять их в ПФР.
4. В организации у некоторых работников оформлено внутреннее совмещение (не совместительство). Надо ли направлять СЗВ-ТД в случае такого оформления или прекращения его.
Нет, не нужно, поскольку отдельный трудовой договор по внутреннему совмещению не составляется. И раньше сведения о таком совмещении в трудовые книжки не вносились.
5. Надо ли сдавать СЗВ-ТД, если работник переведен на временную работу.
Нет, записи о таких переводах не делаются ни в бумажную книжку, ни в электронную
6. Должность работника переименована. Надо направлять СЗВ-ТД об этом?
Да, надо. Поскольку такое переименование и раньше указывалось в трудовой книжке.
7. Сотрудник был принят на работу 10 лет назад. За все эти годы никаких кадровых изменений не было. Он увольняется в 2020 году. Что надо указать в СЗВ-ТД? А если был перевод на другую должность, например, в 2018?
В первом случае указывается прием на работу 10 лет назад и увольнение в 2020 году. Во втором случае запись о переводе на другую должность в 2018 и увольнение в 2020 году.
8. Работник устроился в 2018 году в ООО «Ромашка», в 2019 году Ромашка переименовалась в ООО «Василек», о чем сделана запись в трудовой книжке. Что указываем в СЗВ-ТД при увольнении работника?
В сведениях СЗВ-ТД указываются кадровые изменения по конкретному работнику. Поэтому в приведенном примере в форме, которую сдает Василек, будет указан прием на работу в 2018 году и увольнение. О том, что Ромашка переименовалось в Василек, ПФР и так знает.
9. В форме СЗВ-ТД есть графа Код выполняемой функции. Кто должен её заполнять?
Код будут с 2021 года указывать только те работодатели, которые используют профессиональные стандарты.
10. Работодатель обязан при увольнении выдать работнику, отказавшемуся от ведения бумажной трудовой, сведения о трудовой деятельности СТД-Р. Но как быть, если нет возможности работнику вручить под подпись эти сведения?
Работодатель обязан в день увольнения выдать форму СТД-Р. Если работник не явился, то её надо отправить по почте заказным письмом с уведомлением о вручении. Ответственность за невыдачу формы такая же, как за невыдачу бумажной трудовой книжки.
11. Если работник выбрал бумажный вариант трудовой книжки, надо ли выдавать ему СТД-Р при увольнении?
Нет, не нужно. Запись об увольнении у него будет в бумажной трудовой книжке.
12. Сейчас работодатель может увидеть в бумажной трудовой книжке где и на каких должностях трудился раньше работник. В случае перехода на электронную трудовую книжку такой возможности не будет. Может ли работодатель получить сведения из электронной базы ПФР о самостоятельно, без участия работника?
Нельзя, это персональные данные работника. Работник сам должен предоставить сведения.
13. Пришел устраиваться на работу человек и заявил, что он нигде раньше не работал. Как мы можем это проверить?
Вы можете предложить ему предоставить сведения из электронной базы ПФР. Если он нигде не работал, ему выдадут пустую форму. Но заставить предоставлять такие сведения нельзя.
14. Кто и на каком основании может оштрафовать за несдачу СЗВ-ТД?
Пенсионный фонд является оператором ведения электронной книжки. А вот штрафовать за нарушения по сведениям СЗВ-ТД он не может. Это может сделать Роструд, по ст.5.27 КоАП за нарушение трудового законодательства. Но ПФР в случае выявления нарушений будет Роструд о них информировать.
15. В течение 2020 года никаких кадровых движений по работнику не было и заявления о переходе на электронную трудовую книжку он не писал. Надо ли подавать какие-то сведения по нему?
Да, в срок до 15 февраля 2021 года надо отправить в ПФР форму СЗВ-ТД с последней кадровой записью до 1 января 2020 года.
Прямо сейчас заберите у «Клерка» 4 000 рублей при подписке на « Клерк.Премиум» до 12 ноября.
Подробности и условия самой обсуждаемой акции «Клерка» здесь.
