Как научиться расставлять приоритеты и цели?
Практикующий психолог, гештальт-терапевт. Закончила Тольяттинский Государ.
У тебя возникают проблемы с расстановкой приоритетов? Причины этого могут быть разными. Некоторым трудно отделить важное от неважного. Других можно быстро отговорить от их цели. Третьи откладывают свои цели, надеясь, что через несколько лет у них будет больше времени.
Бывает, что человек упускает из виду свои приоритеты в повседневной рутине. Результат: разочарование. Ещё и ощущение себя в роли белки в колесе.
Как это выглядит со стороны
Нетрудно представить такой разговор двух девушек:
– У меня такое чувство, что я единственная, кто ничего в жизни не успевает, – жалуется одна. – Кого не спроси, к кому в соцсетях «в гости» не зайди, все такие молодцы – и детей по занятиям развели, и спортом занялись, и готовят разнообразно, так ещё и на работе успешны. А я раз в месяц поприседала – вот и весь спорт. И так во всём, ничего не успеваю!
– Ну, я, наверное, вот такая, как ты описала, – отвечает ей подруга. – Всё, что мне важно, я успеваю. А из-за второстепенных вещей не особо переживаю. Нужно просто научиться расставлять приоритеты. Тогда целей достигнуть намного проще.
Первая девушка задумалась. Действительно, а за тем ли идёт погоня? Часто проблема нехватки времени возникает потому, что нет чёткого вектора, по которому нужно идти. Неумение расставить приоритеты как раз приводит к недовольству собой, к отсутствию продуктивности. И, как следствие, к зависти тем, которые этому научились. Знакомо?
Как связаны цели и приоритеты
Научиться расставлять приоритеты – это не просто качественно управлять собственным временем. В совокупности это означает:
Твои приоритеты всегда должны соответствовать твоим собственным целям, которые напоминают маяки. Они освещают весь жизненный путь и вдохновляют.
Тем не менее, ты должна помнить, что, хотя у тебя от природы достаточно ресурсов, чтобы воплотить эти мечты в реальность, они могут годами, а то и десятилетиями, стоять в твоем списке дел. Это происходит потому, что люди склонны теряться в повседневной рутине и стрессе.
Особенно сейчас в 21 веке, когда информационный поток похож на цунами. Из-за него бывает трудно расставлять приоритеты. Ты постоянно получаешь и перерабатываешь информацию. Ещё и всегда кому-то что-то от тебя нужно. А твое внимание скачет от одного действия к другому, не зная, на чём именно ему нужно сосредоточиться.
Почему расставлять приоритеты бывает трудно
Необходимость расставлять приоритеты выходит за рамки продуктивности, к которой сейчас все так стремятся. Тут ты имеешь дело с многоуровневой компетенцией, которая влияет на каждую область твоей жизни. Потому что, если ты знаешь и помнишь, что действительно важно, тогда тебе приходится проще в отношениях, в работе и в эмоциональном развитии.
Почему некоторым так сложно научиться расставлять приоритеты? Ответ прост: потому что люди живут в беспокойстве. Их разум часто работает намного быстрее, потому что он перегружен и находится под давлением.
Ты замечала: когда ты хочешь всего добиться, всех удовлетворить, все решить, тогда, закрывая глаза ночью, ты делаешь это с таким гнетущим чувством, что на следующий день просыпаешься усталой с мыслью о длинном списке еще не выполненных задач?
Когда эти задачи накапливаются, страх и стресс пытаются взять тебя под контроль. И когда это происходит, это и делает все настолько сложным, что каждая цель, которую ты ставишь, размывается на твоих глазах. Научиться расставлять приоритеты означает, прежде всего, минимизировать их.
Ты должна научиться экономить свою энергию, чтобы использовать ее для определенных целей. А этого можно достичь только расслабленным умом, который знает, как сосредоточить свое внимание на главном.
Почему неумение ставить приоритеты влияет на любовь к себе
Большинству людей не удается хорошо распоряжаться своим временем и своими приоритетами, но этому можно научиться. Однако недостаточно составить список жизненных целей. Умение расставлять приоритеты идет рука об руку с личным развитием.
Речь о том, чтобы суметь так фокусировать свой разум, чтобы он был способен замечать возможности и использовать эмоции в твоих интересах, чтобы повысить мотивацию.
Giphy
Это также требует навыков, с помощью которых ты можешь решить, что лучше для тебя в любой момент времени, а что следует отложить.
Те, кому трудно определить свои цели, зачастую позволяют приоритетам других людей становиться их собственными. Это происходит потому, что, если ты не совсем ясно понимаешь свои собственные желания, которые могли бы мотивировать тебя каждый день, в какой-то момент ты почувствуешь, что другие важнее. Это отрицательно сказывается на самооценке. Ты как будто транслируешь: «Мои цели второстепенны. Я сама себе не нужна. Я живу ради других».
Приоритизация пошагово
Приоритизация – это всего три очень осознанных действия:
Итак, теперь подробнее: какие действия можно предпринять, чтобы начать полезное личное развитие?
Постановка целей
Недостаточно просто спросить себя, что для тебя сейчас наиболее важно. Потому что, скорее всего, сразу приходит в голову этот фундаментальный треугольник: семья, здоровье и экономическое благополучие.
Нужно задавать себе следующие вопросы:
Выбор главного
Расстановка приоритетов означает определение одного важного из нескольких. Это означает продвижение одной цели в твоем списке дел. Это также учит способности различать срочные и важные дела. И практически вменяет в обязанность оставлять вещи (и людей) позади. Последнее часто является наиболее сложным в обучении расстановке приоритетов.
Фото автора Sajith Ranatunga: Pexels
К этому обязательно нужно внутренне подготовиться. Потому что, даже если расстановка приоритетов иногда стоит слишком дорого, результатом является личное счастье, повышение самооценки и достижение целей в жизни.
Ликвидация лишнего
Есть сложности как в твоем уме, так и в твоей жизни. Когда ты тревожишься, твои приоритеты исчезают, и твое настоящее управляется тревожными мыслями, переживаниями и страхами. То же самое происходит, когда ты до отказа заполняешь календарь мероприятиями, встречами, обязательствами и задачами. Сложность доминирует и отвлекает от настоящих приоритетов.
Единственный способ решить эту проблему – ежедневно работать над внутренним и внешним балансом. Осознанные дыхательные практики помогут расслабить ум. Перед каждым действием можно брать паузу и спрашивать себя:
Минимализм помогает упорядочить жизнь не только в бытовом плане, но и на уровне постановки целей. Основное внимание должно быть направлено на основные вещи.
Поэтому нужно найти самое главное и устранить все остальное. Оставить то, что вдохновляет, что заставляет чувствовать себя хорошо, что обогащает эмоционально. Все остальное считается лишним.
Если есть желание научиться расставлять приоритеты, нужно уметь создавать более осознанную реальность, в которой всегда руководствоваться четко определенными целями. Только так получится проложить свой собственный путь.
Даже люди, которые хорошо обучены приоритизации, попадают в ловушку продуктивности. Потому что очень трудно осознать: главный приоритет – это собственное счастье, это сам человек. Так что работая с целями и задачами, нужно на первое место поставить себя. Тогда остальные действия сами выстроятся в нужном порядке.
Расставить приоритеты в жизни, работе и отношениях. Как правильно это сделать
Иногда наши желания и идеи не совпадают с реальными возможностями (время, силы, здоровье, финансы), но еще чаще мы сталкиваемся с проблемой выбора. Ежедневно нам приходится совершать десятки выборов. Какие-то из них малозначимы, например, что съесть на завтрак или какой кофе выпить, а какие-то влияют на всю дальнейшую жизнь. Самый серьезный выбор, с которым мы сталкиваемся – что нужно выполнить обязательно, а чем можно пожертвовать. Говоря по-другому, нам постоянно приходится расставлять приоритеты в жизни, отношениях, работе.
Как расставить приоритеты в работе
Расставлять приоритеты в работе необходимо для того, чтобы избежать профессионального выгорания, переутомления и просрочек в выполнении задач. Решающее значение в этом имеет тренировка внимания и освоение тайм-менеджмента. Но сначала давайте разберемся, почему мы успеваем сделать кучу второстепенных дел, но забываем о главных задачах.
Всему виной особенности человеческого внимания. Одна из его характеристик – рассеянность (сосредоточение). Это частое непроизвольное переключение внимания с одного объекта на другой. Бывает двух видов:
Таким образом, невнимательность и рассеянность, как и способность к сосредоточению – это врожденные особенности личности. И тот, и другой вид рассеянности поддается коррекции. Благодаря упражнениям можно улучшить концентрацию внимания. Однако на работу влияют не только индивидуально-психологические особенности, но и организация процесса деятельности. Так мы с вами подошли к распределению времени и приоритетов.
Придерживайтесь следующих рекомендаций:
Умение говорить «нет» полезно не только на работе, но и вообще в жизни. Однако это не единственное условие расстановки приоритетов во всех сферах.
Как расставить приоритеты в жизни
По сути, жизнь взрослого человека – это и есть работа и отношения. Трудовая деятельность – ведущий вид деятельности во взрослой жизни. Работа нужна для самореализации и жизнеобеспечения. И даже межличностные отношения и увлечения строятся возле рабочих отношений.
Почему же на работе, в быту, на отдыхе мы стремимся выполнить второстепенные задачи, а главные цели откладываем на потом? Так работает наш мозг. Он подсказывает путь наименьшего сопротивления. Малозначимые дела обычно и усилий требуют немного. А вот удовлетворение от их выполнения велико. Вот и получается, что быстро выполняем то одно дело, то другое и параллельно хвалим себя. Но потом выясняется, что главное дело так и осталось невыполненным, а сил и времени на него уже нет. Все самоудовлетворение от выполненных задач сходит на нет.
Что же важно оценивать, чтобы расставить приоритеты в жизни:
Также предстоит научиться отделять важное от срочного. Для этого срочные дела нужно обязательно проверять на важность. Как это сделать:
Пример: профилактические медицинские консультации, курсы массажа при больной спине или другие поддерживающие процедуры необходимы для здоровья. Нет времени или средств на это? А что если отказаться от нескольких походов в бар (что, кстати, портит здоровье) или от просмотра ленты в социальных сетях? Тогда можно найти и время, и средства. Примерно так и выглядит расстановка приоритетов. Но, как вы могли заметить, приоритеты тесно связаны с ценностями личности.
Ценности личности – это значимые для человека вещи. У каждого человека своя система ценностей. А соответственно и приоритеты в жизни будут разные. Кто-то на первое место ставит семью, а кто-то работу; кто-то здоровье, а кто-то опасные развлечения; кто-то погоню за мечтой, а кто-то стабильную работу. Проблема ценностей тянет на отдельную статью, и об этом мы еще обязательно поговорим. А пока могу порекомендовать самостоятельно разобраться в своих ценностях или воспользоваться диагностическим тестом из опросника Рокича или Шварца.
Как и на работе, в жизни должна быть главная цель и второстепенные. Второстепенные цели строятся вокруг главной. Главная жизненная идея (месседж) определяет характер ваших взаимоотношений с другими людьми. Так, если вы женщина и хотите самореализоваться как женщина (в классическом понимании этой роли), то большее внимания уделите построению семейной жизни.
Проанализируйте, как вы провели последний месяц жизни. Вас устраивает такой результат? Вы довольны тем, как складывается ваша жизнь в сфере карьеры, отношений, работы, здоровья, финансов, личностного развития. Если нет, то почему и что вас тревожит. Те сферы, в которых вы не получаете удовлетворения и которые беспокоят вас, и нужно сделать приоритетом.
Как расставить приоритеты в отношениях
Учитесь выстраивать и соблюдать личные границы. Личные границы – это невидимая стена между личностью, другими людьми и внешним миром. Личными границами принято называть то, что человек не потерпит в отношениях, и то, что мешает его счастью и благополучию. Главное правило расстановки приоритетов в отношениях: не жертвовать собой, не ущемлять себя.
Личные границы нужны для сохранения внутреннего мира, отделения потребностей и эмоций личности от потребностей и эмоций других людей, определения своей ответственности и ответственности других людей. Личные границы помогают человеку отделять своя «Я» (мироощущение, самоощущение) от «других».
Пример работы личных границ в дружбе:
Вы предупредили, даже дали запас времени. Дальше все зависит от действий подруги. Если она проигнорирует просьбу, то будет сама нести ответственность за то, что ей придется добираться на автобусе. А вы не выбьетесь из своего графика. Как видите, можно быть вежливым без самопожертвования. Однако избегайте чрезмерно строгих и слишком мягких границ. Сохраняйте их гибкость. Уважайте личные границы других людей.
В любовных отношениях для кого-то на первом месте стоят отношения с супругом, для кого-то дети, кто-то ставит на первое место поддержание отношений с родителями. А для кого-то в приоритете остается только он сам. Нельзя сказать, что правильно, а что нет. Нет единого рецепта человеческого счастья. Потому только вам предстоит определить, что для вас ценнее, при каких приоритетах вы будете счастливы.
Упражнения
Предлагаю познакомиться с тремя упражнениями, помогающими в расстановке приоритетов. По одному упражнению на три компонента: концентрация внимания, планирование времени, расстановка приоритетов.
На развитие внимания
Несколько простых упражнений на улучшение концентрации внимания:
На планирование времени
Воспользуйтесь матрицей Эйзенхауэра (один из методов тайм-менеджмента). Распределите все дела по 4 группам:
Срочные и важные дела нужно делать сразу. Важные и несрочные дела можно отложить на какое-то время, но не стоит злоупотреблять этим (в итоге накопится много срочных и важных дел). Под срочными и неважными делами обычно подразумеваются чьи-то случайные поручения. Старайтесь перепоручать их другому человеку или отказывайтесь. Под несрочными и неважными делами обычно скрываются пожиратели времени (курение, общение в социальных сетях, просмотр телевизора и т. д.). От них можно смело избавляться.
На расстановку приоритетов
Потренируйтесь в расстановке приоритетов по методу «А, Б, В, Г». А – главный приоритет. Г – самый низкий приоритет. Запишите все актуальные задачи, напротив каждой поставьте буквы. Дополнительно поставьте еще одну букву:
Срочных дел может быть несколько. Тогда их можно ранжировать так: Ас1, Ас2, Ас3 и т. д. А чтобы было проще разобраться в значимости дел, изучите характеристики букв:
Главное правило для любой сферы: делайте то, что хотите и можете делать, следуйте своему предназначению. Каждый человек от природы наделен уникальными задатками, которые превращаются в способности. Развивайте то, к чему у вас есть склонности, и ставьте в приоритет то, что вам интересно. В психологии это называется принцип природосообразности, то есть следование своей индивидуальности и уникальности. А о том, как воплотить это в жизнь, вы можете узнать из статьи «Хочу, могу, надо – правила выбора. Как их совместить в жизни и быть счастливым».
Расстановка приоритетов – ключевой навык личной эффективности
Есть замечательный инструмент расстановки приоритетов – матрица Эйзенхауэра, созданная на основе принципа, который использовал этот президент США, живший в середине двадцатого века. Похоже, практики высокого уровня очень хорошо понимают важность расстановки приоритетов. Инструмент, который мы рассмотрим сегодня, также создан не теоретиком, а практиком – американским топ менеджером, автором бестселлера «На пике возможностей. Правила эффективности профессионалов», Робертом Поузеном. Этот инструмент отличается от матрицы Эйзенхауэра тем, что он более приближен к бизнесу, он специально заточен под современного менеджера среднего звена. >
Модель Поузена проста в использовании и крайне эффективна для успешной реализации как текущих, так и стратегических планов (компании и ваших лично). На каждом из ее шести этапов вас ждут интересные откровения относительно ваших целей и задач.
Этап 1. Вспомните и запишите все ваши цели и задачи
Просто запишите все цели и задачи, которые перед вами стоят на данный момент: большие, маленькие, единовременные, повторяющиеся, поставленные вами или руководством. От еженедельной отчетности до цели стать президентом крупной корпорации. Чем больше вы вспомните, тем лучше. Вот пример списка целей и задач менеджера среднего звена Майка, составленный Поузеном:
— Нанять больше сотрудников.
— Принять участие в корпоративном мероприятии.
— Стать руководителем высшего звена в торговой сети.
— Посетить техническую выставку.
— Обеспечить высокое качество обслуживания клиентов.
— Составить еженедельный отчет по продажам для руководства.
— Принять на работу дизайнера интерьера.
— Наладить связи с параллельными менеджерами.
— Разработать локальную стратегию маркетинга.
— Усовершенствовать стандарты деятельности торгового персо-
Этап 2. Распределите все цели и задачи на три группы:
Вот как Поузен распределил цели Майка, своего гипотетического руководителя сетевой розничной точки.
| Долгосрочные Планы | Среднесрочные цели | Задачи на ближайшее время |
| Стать руководителемвысшего звенав торговой сети. | Увеличить прибыльна 15%. | Нанять больше сотрудников. |
| Обеспечить высокоекачество обслуживанияклиентов. | Усовершенствовать стандар-ты деятельности торговогоперсонала. | |
| Наладить связи с параллельными менеджерами | Принять участие в корпора-тивном мероприятии. | |
| Посетить техническуювыставку. | ||
| Составить еженедельныйотчет по продажам дляруководства. | ||
| Улучшить состояние офиса. | Нанять дизайнера интерьера. | |
| Разработать локальнуюстратегию маркетинга. |
Смотрите, такая простая операция может дать вам ответ на важный вопрос:
У Майка все гармонично. Долгосрочная цель стать большим боссом поддерживается среднесрочным стремлением к увеличению прибыли и качества обслуживания клиентов. Но не только. Он не забывает о нетворкинге, важном аспекте карьерного роста. На его долгосрочную цель работает и ряд краткосрочных задач. Например, посещение технической выставки.
При этом каждая среднесрочная цель также поддерживается краткосрочной задачей. Например, поставленная перед ним начальником задача улучшить состояние офиса поддерживается краткосрочной задачей нанять дизайнера.
Посмотрите на свои цели и задачи. Вы хотите стать президентом крупной корпорации? А какие среднесрочные и краткосрочные задачи работают на эту вашу цель? Вы хотите увеличить объем продаж в этом году? Какие краткосрочные задачи, которые вам надо выполнить на этой неделе, работают на эту цель?
Этап 3. Расставьте среднесрочные цели в порядке приоритетности
Поэтому и приоритеты мы будем расставлять раздельно по группам. Так как у Майка всего одна долгосрочная цель, она автоматически становится главной долгосрочной целью.
Теперь давайте расставим приоритеты среднесрочных целей. Легко сказать – сложно сделать. Однако Поузен дает нам простую и практичную подсказку.
Для начала процесса расстановки приоритетов Поузен предлагает разделить все цели на три группы:
Вот как выглядит список среднесрочных целей Майка:
Смотрите, такое простое упражнение значительно упростило расстановку приоритетов. Естественно, главным приоритетом является то, что нужно и мне, и компании, и начальнику: увеличение прибыли на 15%.
Вот как Майк расставил приоритеты по шкале от 1 до 10:
10 баллов. Увеличить прибыль на 15%:
— хочет ваша компания;
8 баллов. Обеспечить высокое качество
— хочет ваша компания;
5 баллов. Наладить связи с представите-
лями розничной торговли:
1 балл. Улучшить состояние офиса:
Этап 4. Расставьте краткосрочные задачи в порядке приоритетности.
И здесь Поузен дает нам подсказку: «Как правило, ваши задачи попадают в одну из следующих категорий: те, что открывают возможности и ведут к достижению важнейших для вас целей, и предписанные задачи, которые ставят перед вами другие. Поэтому в первую очередь вам предстоит распределить задачи по этим двум категориям, а затем расставить их в порядке приоритетности».
Вот как распределились цели Майка:
Этап 5. Оцените как вы распределяете свое время
Первое, что Поузен советует сделать на этом этапе, — выяснить, как вы действительно распределяете время в данный момент. Большинство людей имеют весьма приблизительные и искаженные представления об этом.
Вот пример Поузена: «Однажды мне довелось выступать в Кливленде, где я познакомился с менеджером по продажам, который работал в компании по управлению активами. Он сказал мне, что все торговые представители думали, будто тратят более 2/3 своего рабочего времени на посещение клиентов. Но когда он внимательно изучил их графики, телефонные разговоры и расписания командировок, то осознал, что важнейшая задача — посещение клиентов — занимала лишь 1/3 их рабочего времени».
Хорошим подспорьем для мониторинга вашего рабочего времени может быть ежедневник на базе матрицы Эйзенхауэра. Его можно бесплатно скачать на сайте.
Когда вы будете иметь точное представление о том, куда сейчас у вас уходит время, можете переходить ко второй части этого этапа. «Теперь сравните распределение вашего времени со списком целей и задач, ранжированных по приоритетности. Какой процент вашего времени вы тратите на деятельность, которая способствует реализации важнейших целей и задач? Сколько времени уходит на менее важные задания? Тратите ли вы время на то, что вообще не значится в вашем списке?»
Этап 6. Постарайтесь устранить несоответствие между приоритетами и фактическим распределением рабочего времени!
Для этого вы опять же можете использовать ежедневник. Если вы будете добросовестно заполнять его каждый вечер, он автоматически суммирует и проанализирует эффективность распределения ваших рабочих усилий.
Почему расстановка приоритетов является ключевым навыком личной эффективности? Вспомните эпизод из книги «Кто забрал мой сыр?», в котором наглядно демонстрируется разница между бурной деятельностью и результативной деятельностью. Чтобы ваши усилия приносили нужные вам результаты, они должны соотноситься с вашими приоритетами.
А для расстановки приоритетов легко и удобно использовать матрицу Поузена:
