что значит утилизированы документы
Порядок уничтожения документов
Уничтожение документации – необратимое действие, направленное на избавление от документов, которые больше не участвуют в делопроизводстве и не несут необходимой к использованию информации. Уничтоженные документы, по умолчанию, не могут быть восстановлены. Необратимость данной процедуры требует особо ответственного отношения к отбору документов, подлежащих уничтожению, и к самой процедуре.
Закон разрешает уничтожать только те документы, для которых истек предписанный законодательством срок хранения.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Рекомендуется выждать еще некоторое время после официального истечения срока хранения документов во избежание непредвиденных ситуаций, при которых эти бумаги могут потребоваться.
Налоговый Кодекс РФ регламентирует все вопросы, касающиеся бумаг, связанных с налоговой отчетностью. Порядок хранения и уничтожения документации описан в Законе о бухгалтерском учете N 129 от 21 ноября 1996 г. Перечень № 41, действующий еще с советских времен (утвержден главным архивным управлением при Совмине СССР 15 августа 1988 г. и отредактирован Росархивом 06.10.2000 г.), содержит перечисление сроков хранения различных типов документации.
Документы, составленные после 2010 года, следует хранить в течение времени, обозначенного в приказе Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Соответствующие формы актов приведены в Правилах работы архивных подразделений.
Отбор документов, более не нужных
Оценка документации, подлежащей утилизации, проводится обычно ежегодно. Необходимо из всего архива выбрать те бумаги, хранить которые дольше уже нет необходимости, а этот срок может отличаться для разных типов документации. Одному человеку, даже в небольшой организации, справиться с такой работой очень сложно, велика вероятность ошибки. Поэтому правилами архивного дела рекомендуется назначать для проведения экспертизы специальную комиссию минимум из трех человек.
Рекомендуемый состав комиссии:
ВАЖНО! Акт о выделении к уничтожению документов от КонсультантПлюс доступен по ссылке
Лица, включенные в состав комиссии, утверждаются специальным приказом руководства. Можно менять состав ежегодно, а можно утвердить экспертов раз и навсегда.
Задачи комиссии:
ВАЖНО! Если на некоторых документах, отобранных для уничтожения, имеется гриф секретности, их нужно оформить отдельным актом.
Даты отбираемых документов
Комиссия рассматривает только документацию заявленного в приказе временного промежутка. При этом срок хранения документа должен истечь на 1 января указанного в приказе года. Например, если начальник дал указание оценить документацию по 2012 год, то архивная масса, датированная 2013 годом и позже, не рассматривается, хотя ее сроки могут уже закончиться. Бумага, на которой стоит 2014 год, имеющая срок хранения 3 года, не может быть утилизирована до 2018 года, поскольку на начало 2017 года 3 полных года еще не прошли.
Акт составлен, что дальше?
Акт составлен, подписан главной экспертной комиссии и согласовывается ее членами, визируется руководством.
ВНИМАНИЕ! Если часть документации фирмы принято передавать на хранение в фонды государственного архива, то акты нужно обязательно согласовывать с архивной экспертной комиссией.
Подготовка к уничтожению:
НЕЛЬЗЯ! Категорически запрещается использование «осужденных» на утилизацию документов в других целях, например, в качестве черновиков и т.п.
Как утилизировать документы?
Небольшой объем бумаг может быть уничтожен силами самой организации, например, с помощью измельчителя (шредера). Самостоятельно сжигать бумаги не рекомендуется во избежание проблем с пожарной инспекцией. При уничтожении своими силами нужно составить акт в свободной форме.
Крупные партии документов нужно доставить для уничтожения в специальные компании. При этом к акту присоединяется квитанция, выданная компанией-уничтожителем, о том, что документы приняты на утилизацию.
Некоторые организации пользуются услугами агентств по сбору макулатуры, это значительно дешевле, но в таком случае не исключена нежелательная утечка информации.
Срок не истек, но больше хранить нельзя
Иногда приходится уничтожать документы, которые еще должны были бы храниться, но стали непригодными к прочтению и дальнейшему хранению. Такое случается, если хранимые бумаги были необратимо испорчены или повреждены. Причины повреждений могут быть различными – от банального несоблюдения правил хранения до чрезвычайных ситуаций и катастроф.
При оценке таких бумаг в акте надо отметить причину невозможности дальнейшего хранения документации.
Какие документы лучше сохранить!
Существуют обстоятельства, когда не стоит избавляться от документов даже с истекшим сроком. Сохранить во что бы то ни стало стоит такие бумаги:
Бухгалтерские документы имеют свои особенности касательно сроков хранения. Несмотря на то, что законодательно их уничтожение регламентируется теми же законодательными актами, что и для других бумаг, в отношении данных бухучета действуют дополнительные законодательные нормы, прописанные в Налоговом кодексе и ФЗ «О бухгалтерском учете»:
Уничтожение электронных архивов
Часто значительная часть документооборота ведется в электронной форме. Своевременная очистка электронного ресурса столь же необходима, как избавление от бумажной макулатуры.
С точки зрения закона, разницы в виде носителя не существует (ст. 5 ФЗ-125). Процесс уничтожения и актирования аналогичен тому, что проводится с бумагами.
Нюанс состоят в следующем: документ необходимо уничтожить вместе с носителем (диском, флэш-картой). Если же он записан на жестком диске компьютера, простое нажатие кнопки «delete» и перемещение файла в корзину не гарантирует его уничтожения. Даже спустя 8 циклов перезаписи можно восстановить уничтоженные файлы по «магнитному эху» (по стандартам Пентагона, это возможно и через 50 циклов).
Поэтому уничтожать электронные файлы можно либо долгой перезаписью, либо утилизацией винчестера (допустимо электромагнитное излучение, химическое воздействие, физическое разрушение). Только так можно быть уверенным, что документация уничтожена окончательно и не попадет в чужие руки.
НЕ ЗАБУДЬТЕ! При уничтожении электронного файла нужно вывести из употребления все копии, сделанные с него на другие носители, в том числе бумажные.
Ответственность несёт руководитель
Если уничтожены документы, которые должны были быть сохранены, то даже в случае правильного актирования ответственность несет руководитель. За нарушение сроков хранения документации и нарушение правил утилизации КоАп предусмотрены серьезные штрафы – от 2 до 3 тыс. руб., а за повторные нарушения – еще выше.
Как восстановить машину и документы на нее после утилизации?
Автомобили, которые их владельцы подвергают утилизации, в обязательном порядке подлежат снятию с регистрационного учета. Но не во всех случаях после проведения этой процедуры транспортные средства уничтожаются. Если автомобиль еще пригоден к эксплуатации, его владелец может обратиться в ближайшее отделение ГИБДД и пройти процедуру восстановления. Если все условия процедуры будут соблюдены, машина будет вновь поставлена на учет.
Что значит утилизированный автомобиль по закону 2019 года?
В соответствии с законодательными нормами РФ автомобиль может быть признан утилизированным если:
Законодательной базой, на основании положений которой проводится процедура утилизации являются:
Документы для восстановления ТС, которое было списано в утиль
Многих интересует, можно ли вытащить авто из утиля и что для этого нужно. Чтобы процедура восстановления утилизированного ранее автомобиля была проведена, на руках у владельца ТС должны находиться следующие документы:
Куда обращаться?
Восстановить утилизированный автомобиль можно, обратившись в то отделение ГИБДД, где транспортное средство было снято с учета. Обращение в другие отделения автомобильной инспекции не принесёт результата, а отказ госоргана в проведении процедуры будет невозможно оспорить в судебном порядке.
Как поставить на учёт: пошаговая инструкция
Чтобы поставить на регистрационный учёт утилизированный автомобиль, потребуется:
Срок восстановления автомобиля после предоставления в отделение ГИБДД всех требующихся документов и проведения осмотра ТС не превышает 3-5 дней. При этом новый владелец понесет следующие расходы:
Можно ли записаться через Госуслуги?
На сегодняшний день возможность поставить утилизированный автомобиль на учет в ГИБДД на портале Госуслуг отсутствует. А вот утилизировать через этот портал автомобиль вполне возможно. Об этом мы рассказывали здесь.
Можно ли вернуть номера?
В некоторых случаях владельцы транспортного средства, которое они хотят вновь поставить на регистрационный учет после утилизации, хотят вернуть те номера, которые были ранее установлены на автомобиле. Это не всегда осуществимо, так как после снятия ТС с учета номерные знаки сдаются в ГИБДД и попадают в общую базу свободных номеров, соответственно, могут быть выданы для установки на другом транспортном средстве (в соответствии с Приказом №399 от 26 июня 2018 года).
Отказ в восстановлении
Основанием для отказа в восстановлении автомобиля могут стать:
Купили или продали списанное авто: что делать дальше?
Порядок действий по постановке автомобиля на учет без присутствия его официального владельца описан в ФЗ №138, получившем законную силу 14 ноября 2002 года.
Для этого потребуется:
На основании решения суда будет проведена перерегистрация автомобиля.
Законодательство РФ дает возможность восстановить утилизированный автомобиль, и при наличии всех необходимых документов процедура не занимает много времени – достаточно 3-5 дней.
Однако в некоторых случаях могут возникнуть проблемы, связанные с общим техническим состоянием транспортного средства или невозможностью связаться с бывшим владельцем автомобиля, что может затянуть процедуру перерегистрации на срок более 6-10 месяцев. Именно поэтому покупателям, которые рассматривают возможность приобретения списанного авто, следует тщательно взвесить все плюсы и минусы предстоящей сделки.
Инструкция: как утилизировать автомобиль
Как быть, если необходимо выбросить целый автомобиль? Для этого есть процедура утилизации, то есть уничтожения автомобиля. Как её грамотно сделать — читайте в нашей статье.
Что такое утилизация
Утилизация машины — это её безопасное уничтожение. Сотрудники пунктов утилизации автомобили разбирают, сортируют материалы и отправляют их на дальнейшую переработку.
Раньше в России действовала госпрограмма, по которой владелец утилизированного авто получал скидку на покупку нового. Так государство стимулировало водителей отказываться от старых машин в пользу более безопасных новых и помогало отечественному автопрому. В 2021 году такой программы нет. Но утилизация старого автомобиля, который просто стоит в гараже, всё равно экономит деньги, ведь после уничтожения машины её можно снять с учёта в ГИБДД и перестать платить транспортный налог.
Почему может понадобиться утилизация
Причин, по которым может потребоваться утилизация автомобиля, несколько:
Если старый автомобиль просто оставить стоять во дворе, за него придётся платить транспортный налог — даже если машина не выезжает на дороги. Чтобы налог не начисляли, авто нужно утилизировать.
Избежать проблем с ремонтом авто после аварии поможет каско
Выбрать выгодный полис удобно на Сравни.ру
Как утилизировать автомобиль
Шаг 1. Собрать документы
Для утилизации машины и снятия её с учёта понадобятся:
Как утилизировать автомобиль, если на него нет документов
Автовладелец может утилизировать машину, даже если у него нет документов, подтверждающих право собственности — например, они утеряны. Информация о владельце машины хранится в электронных базах ГИБДД. Есть два варианта её восстановления:
Шаг 2. Отвезти автомобиль в пункт утилизации
Утилизацией занимаются как государственные, так и частные компании. Найти ближайший пункт можно на Яндекс.Картах, в 2Гис или просто через поиск в интернете. Если автомобиль очень старый или серьёзно пострадал в аварии, доставить его на утилизацию можно на эвакуаторе. Также есть компании, которые за отдельную плату сами заберут авто и привезут к себе на утилизацию.
При выборе компании обратите внимание на следующие моменты:
Шаг 3. Подать в ГИБДД заявление о снятии авто с учёта
Записаться на подачу заявления о снятии автомобиля с учёта можно через «Госуслуги», но явиться в отделение — обязательно лично. Вместе с заявлением принести свидетельство об утилизации и регистрационные знаки. Без свидетельства автомобиль с учёта не снимут, говорится в п. 71 Правил госрегистрации транспортных средств.
Как утилизировать автомобиль по частям
Автомобиль можно разобрать на запчасти: часть из них продать — например, двигатель и коробку передач, остальные — утилизировать. В этом случае процедура сложнее.
Нужно определиться, какие элементы автовладелец оставит у себя, указать их в заявлении о снятии с учёта и пояснительной записке, а затем демонтировать их и предоставить в ГИБДД для осмотра. Если у таких деталей есть собственные идентификационные номера, ГИБДД их укажет в специальном свидетельстве на высвободившийся номерной агрегат. Без него продать запчасти легально не получится. После этого можно извлечь нужные детали из авто и отвезти машину в пункт утилизации.
Сколько стоит утилизация
Снятие автомобиля с учёта — это бесплатная процедура. Но если требуется свидетельство на агрегаты, придётся заплатить пошлину 350 ₽ за каждую бумагу, то есть за каждый агрегат.
Если автомобиль не на ходу, отдельно придётся оплатить услуги эвакуатора, который повезёт машину до пункта утилизации. В столице в пределах МКАД это обойдётся в 2500–3500 ₽.
Утилизируем автомобиль правильно: пошаговая инструкция
Вариант с trade-in
Чтобы увеличить спрос и повысить продажи, автопроизводители вводят программы утилизации или трейд-ин, по условиям которой собственники могут сдать свои старые авто, а новые получить со значительной скидкой (от 50 000 руб. до 350 000 руб. в зависимости от характеристик машины) в соответствии с условиями акции и специальными предложениями.
В 2010-2011 гг. водители, в собственности которых находилось авто больше года, могли сдать его и получить скидку 50 000 руб. на новую машину. При этом возраст авто должен быть более 10 лет, а его масса – до 3,5 т, согласно правилам из Постановления Правительства от 31.12.2009 № 1194.
Сейчас такая госпрограмма не действует, но водители могут сдать в автосалон старое авто. Тогда его передадут на утилизацию или перепродадут, а автомобилист купит новое со скидкой. Подобная система называется trade-in. За границей она существует давно, а в России стала активно распространяться лишь в последние десять лет. При этом владелец должен соблюсти следующие условия:
Более подробно с условиями trade-in можно ознакомиться на сайтах автопроизводителей или в салонах официальных дилеров. В автосалонах Nissan по такой системе можно выбрать скидку 30 000 руб. на новое авто, снижение цены КАСКО за 1 год или до минус 2% годовых по кредиту. А производители KIA «сбросят» в цене 80 000 руб., если водитель отдаст им старую машину и купит новую.
При этом адвокат и автоюрист Сергей Радько советует не продавать автомобиль различного рода перекупщикам, обещающим его самостоятельно утилизировать. По его словам, зачастую такие авто восстанавливаются и продаются, либо документы на них используются для легализации другой машины: угнанной или нерастаможенной. В таких случаях машина продолжает числиться на продавце, гарантируя ему неприятности: начисление транспортного налога, штрафов или материальной ответственности при ДТП.
Самостоятельна утилизация
Если автомобилист желает самостоятельно утилизировать машину, не покупая новую, то ему следует придерживаться инструкции ниже.
Какие спорные ситуации могут возникать при утилизации автомобиля
Как правило, собственники утилизированных авто идут в суды, если им продолжают начислять транспортный налог на уже несуществующий автомобиль или из-за неверно проведенной утилизации и невозможности снять машину с учета в ГИБДД.
В судебном заседании судья Оксана Бикчурина изучила два оригинала приемо-сдаточных акта (истца и ответчика) и нашла в них отличия. Так, документ Попова составлен с нарушением требований ГОСТ 2787-75. В нем неверно указан процент загрязненности металла (9% вместо 50%), нет VIN автомобиля, потому определить, что именно машина Попова была утилизирована, невозможно. В акте ответчика вовсе не было описания авто. Поэтому этих актов было недостаточно для снятия транспортного средства с учета, и суд отказал Попову. Решение обжаловано не было (дело № 2-642/2020).
В другом деле МИФНС России № 13 по Ростовской области обратилась в Новочеркасский городской суд Ростовской области с иском о взыскании с Дмитрия Лунева* транспортного налога, который он не оплачивает с 2014 года. В судебном заседании ответчик настаивал, что машину утилизировал еще в 2010 году и снял с учета в ГИБДД, поэтому задолженности по налогам у него нет.
Судья Ольга Власова запросила сведения о регистрации авто Лунева. По карточке учета транспортное средство до сих пор зарегистрировано за истцом, а документы, номера и ПТС авто в ГИБДД после якобы утилизации Лунев не сдал. Суд взыскал с истца долг по налогу. Он не обжаловал решение, согласившись с ним (дело № 2а-493/2020).
Рубрика «Вопрос-ответ»
Адвокат и автоюрист Сергей Радько пояснил, что бывший собственник может снять с учета авто по справке об утилизации или из-за его продажи. Новый владелец вправе совершить эти действия от имени продавца по доверенности. Но он не сумеет зарегистрировать автомобиль на себя, так как машина уничтожена и осмотреть в ГИБДД ее не получится, добавляет эксперт.
Адвокат и автоюрист Сергей Радько отвечает, что для снятия с учета машины по утилизации нужна справка об ее реальном уничтожении. Если бывшему владельцу все-таки удалось получить этот фактически поддельный документ, то утилизация была незаконной. Но вероятнее всего, прежний собственник прекратил регистрацию авто из-за его продажи. Тогда водителю нужно подать заявление о возобновлении учета, приложив ПТС, договор-купли продажи, страховку.
Адвокат и автоюрист Сергей Радько говорит, что собственник не сможет возобновить учет после утилизации. Лучше обратиться в суд с новым иском о взыскании с бывшего супруга стоимости уничтоженного автомобиля. Ведь фактически использовать машину по прямому назначению невозможно, так как для этого нужен госучет.
Адвокат и автоюрист Сергей Радько пояснил, что просто так снять авто с учета по утилизации нельзя – нужно его реально уничтожить. В этом случае требуется обратиться в ГИБДД с заявлением о прекращении учета машины из-за ее продажи. Тогда бывший собственник не будет получать транспортный налог и штрафы от ГИБДД, добавляет эксперт.
Продали машину. Как прекратить регистрацию на свое имя за 5 минут?
Зато меня волнует тот факт, что машина до сих пор числится как моя собственность. То есть я должна платить транспортный налог, отвечать за автоштрафы нового владельца и не могу вернуть деньги за ОСАГО. Я сейчас в декрете, на машине ездит муж. Поехать в ГИБДД для меня проблематично, другие способы снять с учета автомобиль мне неизвестны. Почему я должна думать, как снимается машина с учета при трейд-ине, тратить время на поездки да еще и терять деньги?
Татьяна, вы можете прекратить регистрацию машины на свое имя в МФЦ или вообще не выходя из дома. Вот как снять машину с учета.
Снять с учета автомобиль при продаже можно:
Я подробнее расскажу про второй вариант — как снять с учета автомобиль через госуслуги в связи с продажей.
Что такое прекращение регистрации автомобиля
Но для налоговой важна именно регистрация: налог начисляют тому, кто указан в базах ГИБДД, а не тому, кто реально владеет автомобилем. Если вы продали машину, но в ГИБДД она до сих пор закреплена за вами, транспортный налог начислят именно вам — и это будет не ошибка. Со штрафами немного проще: в зависимости от вида нарушения они могут грозить не автовладельцу, а тому, кто сидел за рулем. Но это еще нужно доказать.
Чтобы не числиться владельцем машины в базе ГИБДД и для налоговой, нужно прекратить регистрацию на свое имя. Более подробно о том, нужно ли снимать машину с учета при продаже в 2021 году, рассказывает другой наш ответ.
Что будет, если снять машину с учета. Этим вы как бы говорите государству: «Я больше не имею отношения к этой машине вот на таком основании. Все вопросы — к новому владельцу, а мне налоги и штрафы не начисляйте». Если машина снята с учета, вам их правда перестанут начислять.
Прекращение регистрации: пошаговая инструкция и личный опыт
Но ГИБДД не узнает и не сообщит. Кто-то должен рассказать об этом с помощью заявления: либо новый собственник, либо вы, как прежний владелец. В вашем случае сообщать придется вам.
Прекратить регистрацию можно через 10 дней после продажи при условии, что новый владелец не переоформил машину на себя. Раньше это сделать не получится.
Вот инструкция, как снять с учета автомобиль, проданный по договору купли-продажи, без визита в ГИБДД: