что значит валовая нумерация
валовый номер
3.1.6.3 валовый номер: Номер периодического/продолжающегося издания со дня его основания.
Смотреть что такое «валовый номер» в других словарях:
валовый номер — Номер периодического/продолжающегося издания со дня его основания. [ГОСТ Р 7.0.3 2006] Тематики издания, основные виды и элементы Обобщающие термины составные части многотомного и сериального издания … Справочник технического переводчика
ГОСТ Р 7.0.3-2006: Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Издания. Основные элементы. Термины и определения — Терминология ГОСТ Р 7.0.3 2006: Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Издания. Основные элементы. Термины и определения оригинал документа: 3.1.5.19 авторский знак: Условное буквенно цифровое обозначение фамилии… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
Доллар США — (US USD) Доллар США это денежная единица Соединенных Штатов Америки Доллар США : курс и номинал денежной единицы США, история и перспективы развития резервной валюты мира Содержание >>>>>>>>> … Энциклопедия инвестора
Валютный рынок Форекс — (Forex) Валютный рынок Форекс это международный валютный рынок Валютный рынок Форекс: аналитика, прогнозы, курсы валют, трейдеры и советники Содержание >>>>>>>>>>>> … Энциклопедия инвестора
Национальный банк Казахстана — (National Bank of Kazakhstan) Сведения о национальном банке республики Казахстан, функции и задачи Национальноо банка Сведения о национальном банке республики Казахстан, функции и задачи Национальноо банка, история создания банка Содержание… … Энциклопедия инвестора
Евро — (Euro) Евро это единая европейская валюта Евро: описание монет и банкнот, история создания и развития, место в мировой экономике Содержание >>>>>>>>>> … Энциклопедия инвестора
Заречный (Пензенская область) — Город Заречный Флаг Герб … Википедия
чувствительность — 3.11 чувствительность: Изменение выходного сигнала средства измерения при изменении концентрации анализируемого компонента. Источник: ГОСТ Р ИСО 11042 1 2001: Установки газотурбинные. Методы определения выбросов вредных веществ … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
Белорусская Советская Социалистическая Республика — (Беларуская Савецкая Сацыялicтычная Рэспублiкa) Белоруссия (Беларусь). I. Общие сведения БССР образована 1 января 1919. С созданием Союза ССР 30 декабря 1922 вошла в его состав как союзная республика. Граничит на З. с… … Большая советская энциклопедия
Спектральный анализ рентгеновский — элементный анализ вещественного состава материалов по их рентгеновским спектрам (См. Рентгеновские спектры). Качеств. С. а. р. выполняют по спектральному положению характеристических линий в спектре испускания исследуемого образца, его… … Большая советская энциклопедия
Валовая нумерация
ВАЛОВАЯ НУМЕРАЦИЯ — сплошная порядковая нумерация сериального (периодич., продолжающегося, серийного) издания со дня его основания, ведущаяся, в отличие от текущей нумерации, не по годам. Валовой номер указывают после текущего номера в круглых скобках. Напр.:
Вводить В. н. следует со времени основания издания и сохранять двойную нумерацию во всех выпусках издания.
В продолжающихся изданиях по ГОСТ 7.4—95 ведется только В. н. (со дня основания нумерованного издания).
Смотреть что такое «Валовая нумерация» в других словарях:
Сквозная нумерация — порядковая нумерация элементов издания (заголовков, иллюстраций, таблиц, формул, сносок, выносок) от начала до конца издания или валовая нумерация сериальных изданий … Издательский словарь-справочник
Номер выпуска (тома) — порядковое число, присваиваемое каждому выходящему выпуску (тому) сериального или многотомного издания. Если номер сериального издания присваивается каждому очередному его выпуску, то номер тома многотомного издания определяется композицией… … Издательский словарь-справочник
Уфа — У этого термина существуют и другие значения, см. Уфа (значения). Город Уфа башк. Өфө Флаг Герб … Википедия
Уфа (столица Башкирской АССР) — Город Уфа Өфө Флаг Герб … Википедия
Уфа (город) — Город Уфа Өфө Флаг Герб … Википедия
Золотовалютные резервы — (International reserves) Золотовалютные резервы это запасы золота и валюты в центральном банке государства Что представляют собой золотовалютные резервы, каким образом они формируются, структура, порядок накопления и расходования золотовалютных… … Энциклопедия инвестора
Львовский трамвай — Львовский трамвай … Википедия
Космодамианская набережная — Москва … Википедия
Улица Коровий Вал — Москва Общая информацияМоскваРоссия Страна Россия Город Москва Округ … Википедия
Комиссариатский переулок — Москва … Википедия
НУМЕРАЦИЯ ЛИСТОВ ДЕЛА И ОПИСИ
Все дела и описи дел, отобранные для специальной обработки, должны быть пронумерованы.
Нумерация проводится с целью закрепления систематизации документов, индивидуального учета и обеспечения их сохранности.
Следует обратить внимание на особенности нумерации листов в описях дел, где нумерация может быть проведена как в листах, так и в страницах (Приложения 6,7). Это касается, прежде всего, старых описей исторических госархивов. Важность присутствия данного обстоятельства особенно значима в случаях, когда описи дел оцифровываются для целевого использования независимо от документов.
В случаях, если нумерация проставлена не чётко или на тексте, при оцифровывании и последующей обработке файла начертание цифр может «теряться» в тексте или затруднять читаемость документа, что не допустимо.
При нумерации и проверке нумерации листов необходимо учитывать, что все листы каждого дела нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией, за исключением:
▪ чистых листов (кроме чистых листов с филигранями);
▪ листов внутренней описи;
Листы внутренней описи документов нумеруются последовательно после обложки самостоятельной нумерацией. Следует отметить, что внутренние описи в исторических госархивах традиционно нумеруются римскими цифрами.
Делопроизводственная обложка в начале дела или титульный лист (имеющие особенности оформления) могут нумероваться как римской (как правило, в исторических госархивах), так и арабской цифрами.
Если дело состоит из нескольких вложенных друг в друга дел, то обложка и внутренняя опись первого дела нумеруется римскими цифрами, а обложки и внутренние описи документов вложений нумеруются общей валовой нумерацией арабскими цифрами.
Номера проставляются мягким простым графитным карандашом в правом верхнем углу, не задевая текста, четко и ясно.
Запрещается нумеровать листы цветными карандашами и чернилами, ручками с шариковыми, гелевыми и тому подобное стержнями, а также маркераторами.
Не допускается ставить номер листа на тексте документа.
Если же лист покрыт сплошным текстом и на нем вообще отсутствует хоть какое-то свободное от графических изображений место, то номер ставится в правом верхнем углу прямо по тексту, но так, чтобы он не затруднял свободное чтение документа.
Если документ имеет большие поля, то номер следует ставить в правом верхнем углу вблизи текста.
Цифры в двухзначных, трехзначных номерах должны писаться раздельно и четко.
Высота цифр не должна превышать 10 мм и быть менее 5 мм:
52 – ↕ максимальное начертание по высоте
52 –↕ минимальное начертание по высоте
Лист, прошитый за один край, нумеруется как один лист.
Лист, сложенный в несколько раз в разных направлениях и прошитый за один край, нумеруется в развернутом виде как один лист.
Лист, меньший по формату, чем основные листы дела, нумеруется как один лист.
Лист, склеенный из нескольких частей, нумеруется как один лист.
Лист, разорванный на части, нумеруется как один лист. Для большей надежности сохранности такого документа (в случае отсутствия возможности его реставрации) каждая из этих частей нумеруется под одной цифрой нумерации, о чем делается соответствующая запись в листе-заверителе.
Лист, сложенный вдвое и пришитый за середину, нумеруется как два листа.
Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками и тому подобное) нумеруется как один лист, наклейки не нумеруются, но информация о них оговаривается в листе-заверителе дела.
Если дело состоит из одних газетных вырезок, наклеенных на листы бумаги, то нумеруются сами вырезки общей валовой нумерацией.
Если к документу подклеены за один край другие документы – вырезки, переводы, вставки и тому подобное, то каждый документ нумеруется отдельно.
Если документы сложены «гармошкой» и каждый фрагмент «гармошки» является отдельным документом, то каждый фрагмент нумеруется как отдельный лист.
В делах с буклетами, программками или другими документами на листах, сфальцованных в несколько параллельных сгибов-страниц, нумеруется каждая страница.
Если на обороте листа архивного документа имеется какая-либо информация (текст, изображение, пометы, графические изображения), нумерация оборота листа при проведении оцифровывания и микрофотокопирования данного документа является обязательной.
Обороты листов следует нумеровать и в том случае, если первая страница листа чистая, а текст имеется только на обороте. Тогда лист получает порядковый номер и нумеруется оборот. Оборотная сторона получает цифровое обозначение лицевой стороны листа с добавлением сокращенного обозначения слова «оборот» – «об.».
Например:
Ф. 1236, Оп.3, Л. 5 об.
Номер на обороте проставляется в верхнем левом углу листа.
Конверты, на которых имеется текст, марки, монограммы и тому подобное, нумеруются.
При постраничной нумерации нумеруется и оборотная сторона конверта, если на ней имеются печати, штемпели и текст (записи).
Если на конверте или открытке имеется марка, то она учитывается как отдельный документ и, соответственно, нумеруется самостоятельной нумерацией за конвертом.
Ненаклеенные марки нумеруются или на своем обороте ближе к правому верхнему углу, а в случае, если марка наклеена, порядковая нумерация ставится рядом с маркой справа вверху на основу, на которую марка наклеена.
Почтовые конверты нумеруются после документов, к которым они относятся.
Чистые конверты нумеруются только в исторических госархивах.
Если в конверт вложена фотография, рисунок и т. п., на их обороте в левом нижнем углу следует проставлять архивный шифр: номерфонда, номер описи, номер дела, номер листа; нумерация же фотографии, рисунка или других вложений проставляется в правом верхнем углу на обороте изображения.
Если вложения по каким-либо причинам пронумеровать нельзя (например, вложение является куском ткани с текстом или изображением), то их наличие оговаривается в листе-заверителе.
Документы с собственной нумерацией листов, в том числе и печатные издания, которые подшиты в дело, в госархиве могут быть пронумерованы заново, или сохранить собственную нумерацию, о чем в листе-заверителе необходимо сделать отметку.
Обложка и титульный лист печатного издания нумеруется общей порядковой нумерацией.
Гражданские паспорта, свидетельства, трудовые книжки, членские билеты и другие подобные документы нумеруются общей порядковой нумерацией страниц, как с рукописным, так и с печатным (типографским) текстом.
Обложки поздравительных адресов, почетных дипломов нумеруются в валовом порядке только в случае, если на них имеются дарственные надписи.
Листы дела, состоящего из нескольких томов, нумеруются в каждом томе самостоятельно.
Следует отметить, что в практике работы встречаются характерные только для исторических госархивов дела, состоящие из нескольких томов, которые ранее создавались работниками лабораторий по согласованию с историческими госархивами из-за трудностей (на тот период) в создании переплета дел большого объема. Поскольку дело расшивалось, а затем переплеталось отдельными частями, работники госархивов, в целях неделимости исторического документа, сохраняли его учет в виде одной единицы хранения, при этом нумерацию оставляли валовой, указывая в архивном шифре номер тома.
Лист, на котором имеется делопроизводственная запись, представляющая исторический интерес, нумеруется как лист документа.
В делах из рукописей авторская нумерация листов, как правило, сохраняется и оговаривается в листе-заверителе.
Если дело состоит из нескольких рукописей, пронумерованных автором, в первой авторская нумерация сохраняется, а остальные части перенумеровываются. Авторская нумерация при этом не зачеркивается.
При отсутствии в рукописи небольшой части листов авторская нумерация сохраняется, а в листе-заверителе делается соответствующая запись.
Например:
По авторской нумерации отсутствуют листы 3, 6, 8.
В случае значительного пропуска листов рукопись нумеруется заново, при этом авторская нумерация зачеркивается.
Если в рукописи авторская нумерация постраничная (с лицевой и оборотной стороны листа) рукопись не перенумеровывается, а в листе-заверителе и на обложке дела объем указывается в страницах.
Если рукопись с авторской нумерацией имеет вставки, автором не пронумерованные, на них ставятся литерные номера и особенность такой нумерации оговаривается в листе-заверителе. В случае если литерных листов большое количество, рукопись перенумеровывается.
Авторское произведение и предисловие к нему с разной авторской нумерацией перенумеровывается в валовом порядке. Авторская нумерация при этом не зачеркивается.
Если дело состоит из нескольких авторских произведений, записных книжек, тетрадей с самостоятельными нумерациями, дело перенумеровывается в валовом порядке. Авторская нумерация при этом не зачеркивается.
Если на листе документа несколько стихотворений или других произведений размещены колонками, нумеруется только лист.
Дела из записных книжек или тетрадей, в которых имеется авторская нумерация с двух сторон, перенумеровываются в валовом порядке с одной стороны. Авторская нумерация при этом не зачеркивается.
Листы записных книжек, календарей, телефонных и иных справочников с печатными (типографскими) текстами, но без авторских записей, не нумеруются.
Если текст начинается со второй страницы или размещен на развороте листа, листы нумеруются постранично, исходя из последовательности текста. Если такие документы находятся в деле среди оформленных обычным образом, то все листы дела нумеруются постранично.
Листы с переводами, с расшифровкой сложных текстов, с пояснениями и аннотациями, которые приложены к оригинальным текстам документов, нумеруются римскими цифрами. В общее количество листов дела данные листы не входят, их наличие оговаривается в листе-заверителе.
Старые листы использования, остающиеся в деле, нумеруются римскими цифрами. Если лист использования был заменен бланком новой формы, а в старом листе использования еще сохранились незаполненные графы, в целях исключения случаев внесения пользователями записей в старый лист использования последний по незаполненным строкам необходимо перечеркнуть в виде латинской буквы «Z». В общее количество листов дела данные листы не входят, их наличие оговаривается в листе-заверителе.
Фотография на паспарту нумеруется в правом верхнем углу.
Если на паспарту имеется информация (текст, др.), нумеруется паспарту и следом фотография.
На неподшитых в дело и хранящихся отдельно документах (чертежах, картах, рисунках и других графических материалах нестандартных форматов, а также на неподшитых или ненакленных фотографиях), на обороте в левом нижнем углу проставляется полный архивный шифр: номерфонда, номер описи, номер дела, номер листа.
Например:
В тех случаях, когда на обороте паспарту фотографии имеется штамп фотоателье, архивный шифр проставляется по краю паспарту, не задевая штампа.
Если на каждый лист альбома наклеен один документ, то он не нумеруется, нумеруются листы в обычном валовом порядке.
Если на лист альбома наклеено несколько документов (например, фотографий), документы нумеруются валовой нумерацией в такой последовательности – слева направо, сверху вниз. Номер при этом ставится рядом с наклеенным документом (Приложение 8).
Листы альбомов без надписей не нумеруются.
Если графические материалы вшиты в дело, то они нумеруются в обычном порядке. Номер листа ставится в правом верхнем углу на поле документа.
Чертежи внутри дела нумеруются в валовом порядке, начиная с титульного листа.
Небольшие по формату чертежи хранятся в деле в развернутом состоянии и нумеруются в правомнижнем углу лицевой стороны листа над угловым штампом или около него, если над угловым штампом имеются другие надписи.
Чертеж большого формата складывается до формата А4, и нумеруется как один документ в правом нижнем углу.
При наличии собственной чертежной нумерации чертежи не перенумеровываются.
4. ИСПРАВЛЕНИЕ НУМЕРАЦИИ И ПЕРЕНУМЕРАЦИЯ ЛИСТОВ ДЕЛА
При проверке нумерации листов дела обращается внимание на ее порядок, проверку наличия документов, четкость нанесения цифр.
Для удобства работы и во избежание технических ошибок в процессе проверки нумерации листов все изменения в имеющейся нумерации следует фиксировать на отдельном листе бумаги, чтобы затем учесть их при заполнении листа-заверителя, в котором должны быть указаны особенности формирования и состояния дела.
Если проверкой установлено, что нумерация имеет слишком большое количество недочетов, дело перенумеровывается.
При перенумерации листов все ранее проставленные номера исправляются только зачеркиваниемодной наклонной чертой.
Исправлять, стирать ластиком или закрашивать корректором ранее проставленные номера листов категорически запрещается.
Стершиеся и неразборчиво написанные номера листов пишутся заново, с отступом от того места, где были размещены первоначально.
Листы со слабоконтрастной нумерацией перенумеровываются.
На непронумерованных листах ставится номер предыдущего листа с прибавлением букв «а», «б» и далее по алфавиту (так называемый «литерный номер», сочетающий цифровое и буквенное обозначение).
Например:
При дублировании одного номера на нескольких листах, идущих друг за другом, к номеру на каждом листе прибавляются буквы «а», «б» и далее по алфавиту.
Если дела или отдельные листы пронумерованы цветными карандашами или чернилами они подлежат перенумерации:
▪ при подготовке к микрофотокопированию – так как при получении черно-белых фотокопий цвета спектра невидимы или слабоконтрастны, что в ряде случаев не позволит установить номера листов;
▪ при подготовке к реставрационным работам – так как водорастворимые чернила будут растекаться (смываться) при проведении реставрации, что также не позволит установить номера листов.
5. СОСТАВЛЕНИЕ ЛИСТА-ЗАВЕРИТЕЛЯ ДЕЛА
Лист-заверитель дела закрепляет объем и состав документов, отражает особенности формирования дела и его нумерации. Лист-заверитель имеет две формы заполнения, которые определены Правилами (приложения 6 и 7 к Правилам).
Особенности заполнения листа-заверителя определяются спецификой формирования и физическим состоянием дела.
На основании листа-заверителя на обложку дела выносится запись о количестве листов в деле.
Лист-заверитель составляется на бланке, который помещается в конце дела (после последнего листа дела или между форзацем и внутренней частью переплетной крышки или обложки).
Запрещается вместо бланка листа-заверителя использовать лист с текстом документа, оборот последнего документа или обложку дела.
При проведении любых проверок нумерации или проверок наличия особо ценных документов, несброшюрованных документов, документов, которые учитываются по внутренним описям, при наличии листов-заверителей дел на старых формах бланков, составляются новые листы-заверители. При этом старый лист-заверитель остается в деле. Зачеркивать его запрещается.
В случае отсутствия листа-заверителя, его необходимо подклеить или подшить.
Лист-заверитель не нумеруется.
Лист-заверитель должен быть заполнен шариковой или чернильной ручкой синего или черного цветов (не графитным карандашом!) и содержать:
полный архивный шифр: фонд (№) опись (№) дело (№);
количество листов дела, указанное цифрами и в скобках прописью; номера литерных листов;
Готовим кадровые документы к сдаче в архив организации
Некоторые кадровые документы передаются на хранение в архив организации. Рассмотрим алгоритм действий по их подготовке к сдаче в архив.
Шаг 1. Определяем, кто, что и когда должен передать
Обратите внимание!
По общему правилу дела, которые хранятся менее 10 лет, в архив передавать не нужно. Однако по решению руководителя организации в исключительных случаях это допускается .
Шаг 2. Готовим дела к передаче
После завершения делопроизводственного (календарного) года в отношении дел, которые заведены в отделе кадров, необходимо произвести следующие действия :
1. Подшить (переплести) каждое дело.
Подшивке (переплету) подлежат все дела, сдаваемые в архив организации. При этом необходимо :
— удалить металлические предметы (булавки, скобы, скрепки и др.) из документов;
— подшить дело в твердую обложку не менее чем в четыре прокола или переплести;
— подшить документы в дело за левое поле с соблюдением возможности свободного чтения текста документов, дат, виз и резолюций на них. При этом документы, оформленные на листах бумаги формата А4, складываются.
Обратите внимание!
Документы, которые невозможно подшить в дело, необходимо вложить в конверт и подшить их в дело в конверте .
2. Пронумеровать листы каждого дела.
Все листы документов, находящиеся в делах, следует пронумеровать. При этом необходимо соблюдать следующие правила :
— нумеровать листы арабскими цифрами в правом верхнем углу.
Обратите внимание!
Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист. Лист, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа;
— использовать для нумерации черный графитный карандаш.
Обратите внимание!
Использование чернил и цветных карандашей для нумерации листов не допускается;
— нумеровать отдельно листы каждого тома дела;
— не включать в нумерацию листов дела лист-заверитель дела и листы внутренней описи;
— разворачивать и нумеровать в правом верхнем углу документы, подшитые в сложенном виде. Например, оформленные на листе формата А4 альбомной ориентации;
— нумеровать отдельно конверт и документы, которые находятся в нем. То есть вначале пронумеровать конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте;
— нумеровать на оборотной стороне в левом верхнем углу чертежи, диаграммы, фотографии и другие специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле.
На заметку
Если в нумерации допущено большое количество ошибок, проводится перенумерация: старый номер зачеркивается одной наклонной чертой и рядом проставляется новый.
Если ошибки незначительные, можно использовать литерные номера листов (например, 23а, 23б) .
3. Проверить наличие внутренней описи документов.
Отметим, что внутренняя опись составляется только в отношении дел, учет которых вызывается спецификой документации. К ним относятся, в частности, дела :
— особо ценные. Ценность документов определяет постоянно действующая экспертная комиссия (далее — ЭК) или Центральная экспертная комиссия при проведении экспертизы ценности документов ;
— сформированные по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают конкретное содержание документов дела. Например, внутренняя опись документов ведется в отношении дел с приказами по личному составу.
Конкретный перечень дел, в которых необходимо вести внутреннюю опись, организация может закрепить в ЛПА, в частности в инструкции по делопроизводству.
На заметку
Внутренняя опись документов оформляется по установленным правилам и форме. При этом для личных дел установлена своя форма внутренней описи.
Обратите внимание!
Листы внутренней описи нумеруют отдельно от общей нумерации дела .
4. Составить заверительную надпись в каждом деле.
При оформлении листа-заверителя необходимо указать цифрами и прописью :
количество пронумерованных листов;
количество листов внутренней описи (при ее наличии).
Обратите внимание!
Количество листов внутренней описи указывается отдельно после общего количества листов в деле через знак «+» ;
наличие литерных и пропущенных номеров листов;
номера листов с наклеенными фотографиями и документами (за исключением личных дел);
номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.
Обратите внимание!
При перенумерации листов в конце дела составляется новая заверительная надпись, старая надпись зачеркивается, но сохраняется в деле .
5. Оформить и уточнить реквизиты обложки каждого дела.
Обложки дел должны быть оформлены по установленным форме и правилам. При подготовке дел к сдаче в архив обычно на обложке каждого дела необходимо дополнить такие данные, как даты дела и количество листов в деле.
Обратите внимание!
Датами дела (крайними датами дела) являются даты самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
При этом датой дела является только год для планов, отчетов, штатного расписания, личных карточек уволенных работников, лицевых счетов. А датами личного дела являются даты приказов (иных распорядительных документов) о приеме и увольнении работника, на которого заведено дело .
6. Систематизировать документы каждого дела в соответствии с установленными требованиями.
Как правило, систематизация документов осуществляется при разработке номенклатуры. При ее составлении, в частности, учитывают сроки хранения документов, правила группировки приказов и т.д.
Подготавливая документы к сдаче в архив, необходимо обратить внимание, что :
— объем дела не должен превышать 300 листов;
— толщина дела не должна быть более 40 мм.
Шаг 3. Составляем опись дел
Пример
Личные дела работников были завершены делопроизводством в 2019 году. Составить описи данных дел необходимо не позднее 31.12.2020, а сдать их в архив организации — не позднее 31.12.2021.
Описи дел необходимо составлять ежегодно по установленной форме отдельно на дела :
— временного (свыше 10 лет) хранения;
— по личному составу;
— со специальной документацией (научные отчеты по темам, судебные и следственные дела и т.п.).
На заметку
Обычно опись дел составляется в двух экземплярах: один экземпляр остается в структурном подразделении, второй — передается в архив организации вместе с делами.
Если в структурном подразделении имеется ЭК, опись составляется в трех экземплярах и третий подшивается к протоколу заседания ЭК .
При составлении описи дел необходимо соблюдать следующие основные правила :
1) вносить каждое дело (том, часть) в опись под самостоятельным порядковым номером;
2) соблюдать валовый порядок нумерации дел. Это значит, что нумерация включенных в нее дел продолжается из года в год.
Пример
Если в описи дел по личному составу за 2019 год были включены дела с N 1 по N 10, то валовая нумерация дел в описи за 2020 год начнется с N 11.
Отметим, что номер описи состоит:
из индекса отдела кадров по номенклатуре дел организации;
года, за который дела включаются в опись.
Обратите внимание!
К номеру описи дел:
по личному составу надо добавить буквенное обозначение «лс»;
временного (свыше 10 лет) хранения — «в» .
Пример
Номер дела по личному составу может выглядеть так — 05/2019лс, а номер дела временного (свыше 10 лет) срока хранения — 05/2019в, где:
5 — номер раздела отдела кадров по номенклатуре дел;
2019 — год, в котором были заведены дела;
«лс» или «в» соответственно — обозначение категории дел;
3) вносить заголовки дел в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел. Перед их внесением необходимо проверить :
соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел организации;
соответствие заголовка дела содержанию документов в деле;
правильность оформления и группировки документов, включенных в дело, качество подшивки или переплета;
нумерацию листов дела;
наличие и правильность оформления внутренней описи дела в случаях, когда она должна была быть оформлена;
наличие и правильность оформления заверительной надписи.
На заметку
Если дело, указанное в номенклатуре дел, отсутствует, следует принять меры по его поиску. Если оно не будет обнаружено, необходимо составить справку, в которой изложить причины отсутствия дела. Данную справку подписывает начальник отдела кадров. Затем она передается вместе с описью дел в архив организации ;
4) заполнять графы описи в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложки дел;
5) при внесении в опись нескольких дел подряд с одинаковыми заголовками заголовок первого дела указывают полностью, а заголовки последующих дел обозначают словами «То же». При этом другие сведения о делах вносят в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок дела воспроизводят полностью).
Пример
Личные карточки уволенных работников с буквы «А» по букву «К». Том 1
То же. С буквы «Л» по букву «Я». Том 2;
6) при формировании в деле документов за несколько лет — относить данное дело к тому году, в котором оно начато.
На заметку
В описи дел каждого последующего года, в течение которого дело продолжалось в делопроизводстве, за последней описательной строкой необходимо делать ссылки на номера дел по описи того года, в которую эти переходящие дела были включены. Например: «Документы за 2019 год см. также в описи N 3/2018 за 2018 год, дела N 4, 3»;
7) воспроизводить заголовок дела полностью на каждом новом листе описи. Перенос текста заголовка на другую страницу описи не допускается;
8) использовать графу описи «Примечание» для отметок о передаче дел в архив организации, о делах, принятых из других структурных подразделений в течение делопроизводственного года, об особенностях физического состояния дел и т.п.;
Обратите внимание!
Ответственность за своевременное и качественное составление описи дел несет начальник отдела кадров .
Шаг 4. Подписываем, согласовываем и утверждаем опись дел
Опись дел должна быть:
— подписана ее составителем с указанием его должности, расшифровки подписи и даты составления;
— согласована руководителем службы ДОУ организации, ЭК структурного подразделения (при наличии);
— утверждена руководителем структурного подразделения.
* по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex