что значит живая подпись на документе
Факсимиле вместо подписи: применять или избегать?
Факсимильную подпись можно использовать, если это прямо предусмотрено законодательством или соглашением сторон сделки. Но при оформлении документов бухгалтерского и налогового учета необходимы «живые» подписи ответственных лиц.
Лилия Хакимова,
руководитель отдела юридических услуг
аутсорсингового подразделения
группы BDO
Сноски:
1 п. 7 приложения № 1 к Регламенту, утв. пост. Правительства Москвы от 21.02.2006 № 112-ПП
2 п. 2 ст. 160 ГК РФ
3 п. 3 ст. 75 АПК РФ
4 пост. ФАС ДВО от 13.08.2009 № Ф03-3794/2009
5 письмо УМНС России по г. Москве от 02.06.2003 № 11-14/29297
6 п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ (далее — Закон № 129-ФЗ); п. 13 Положения, утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н
7 письмо МНС России от 01.04.2004 № 18-0-09/000042
8 пост. Десятого ААС от 21.06.2010 № 10АП-2224/2010
9 ст. 2 НК РФ; ст. 2 ГК РФ
10 п. 1 ст. 80 НК РФ
11 Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ (до 2012 г. действовал Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ)
12 письмо Минфина России от 26.10.2005 № 03-01-10/8-404
13 п. 6 ст. 169 НК РФ
14 письма УФНС России по г. Москве от 07.10.2010 № 16-15/104968@, Минфина России от 01.06.2010 № 03-07-09/33, от 17.09.2009 № 03-07-09/48, от 22.01.2009 № 03-07-11/17 и др.
15 пост. ФАС ПО от 22.08.2011 № Ф06-6758/11 № А12-22764/2010
16 пост. Президиума ВАС РФ от 27.09.2011 № 4134/11
Факсимильное воспроизведение подписи может использоваться при оформлении документов, как и собственноручная подпись. Но случаи применения факсимиле, которые прямо предусмотрены законодательством, немногочисленны. Поэтому на практике очень часто возникает вопрос, в отношении каких документов проставление факсимиле допускается, а в каких случаях лучше воздержаться от его использования и требовать «живую» подпись.
В настоящее время порядок использования факсимиле законодательством не установлен, и поэтому соглашение сторон остается единственной возможностью «узаконить» применение факсимиле в документах, которые оформляются в процессе заключения или исполнения сделок.
Документы бухгалтерского и налогового учета
Споры и дискуссии по поводу правомерности использования штампа вместо подписи при оформлении бухгалтерских и налоговых документов длятся уже не один год. В первую очередь это вызвано тем, что ни законодательство о бухгалтерском учете, ни налоговое законодательство не регламентируют порядок использования факсимиле.
Факсимильные счета-фактуры лишат права на вычет
Но недавно Президиум ВАС16 поддержал позицию налоговой инспекции и признал вычет НДС по счетам-фактурам с факсимиле неправомерным. Суд указал, что положения статьи 169 Налогового кодекса не преду¬сматривают возможности факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета-фактуры. Подобной нормы не содержит и Закон № 129 ФЗ. Напротив, в нем указано, что документы бухгалтерского учета должны содержать личные подписи ответственных лиц. Если организация отступила от установленных правил, ей будет отказано в применении налоговых вычетов по этим счетам-фактурам. Таким образом, Президиум ВАС РФ окончательно подтвердил, что использование факсимиле при оформлении налоговых и бухгалтерских документов является недопустимым. Даже несмотря на отсутствие в постановлении прямой оговорки, что толкование правовых норм является общеобязательным при рассмотрении арбитражными судами аналогичных дел, оно может изменить судебную практику не в пользу компаний.
Что такое факсимильная подпись?
Напишите, пожалуйста, в целях просвещения про факсимильную подпись. Что это, зачем нужно, когда ею можно пользоваться и так далее?
Также факсимиле может быть электронным. Для этого подпись сканируют и потом при необходимости вставляют как картинку в документ, который надо подписать.
Но на деле факсимиле применяют редко. Закон разрешает подписывать таким образом далеко не все рабочие документы. А в обычной жизни факсимиле может действительно пригодиться разве что слабовидящим.
Что нельзя подписывать факсимиле
Нельзя ставить факсимильную подпись:
Рискованно использовать факсимиле и при подписании любых первичных бухгалтерских документов: накладных, товарных чеков, актов выполненных работ. Минфин считает, что на основании такой первички нельзя списывать расходы, чтобы уменьшить налоговую базу.
Когда слабовидящие люди могут использовать факсимиле
Слабовидящие люди с инвалидностью по зрению имеют право ставить вместо обычной подписи факсимиле, совершая банковские операции с наличными, например открывая вклад или покупая валюту.
Но в банке такого клиента помимо паспорта могут попросить предъявить справку об инвалидности и нотариальное свидетельство, удостоверяющее, что собственноручная подпись инвалида по зрению и факсимильная копия тождественны.
Факсимиле можно использовать, только если это предусмотрено договором с контрагентом
Гражданский кодекс разрешает использовать факсимиле только при заключении сделок и только если это предусмотрено либо законом, либо соглашением сторон.
Сейчас в нашем законодательстве нет порядка использования факсимиле. Поэтому соглашение — это единственная возможность узаконить применение факсимильной подписи между сторонами договора. Такое соглашение можно оформить как отдельный документ либо включить условие об использовании факсимиле в текст основного договора. Там же надо перечислить документы, которые можно подписывать факсимильной подписью.
В любом случае документ, которым предусмотрено использовании факсимиле, должен быть заверен настоящими подписями сторон.
Если у вас есть вопрос о личных финансах, дорогих покупках или семейном бюджете, пишите. На самые интересные вопросы ответим в журнале.
Нужна ли вам «живая» подпись
«Бюджетный учет», 2008, N 6
В наше время все спешат, все торопятся, все заняты. Нет времени не то что на личные встречи с контрагентами, а даже на подписание документов. Иногда и директора не сыщешь днем с огнем. А документы-то пылятся без подписи. Поэтому все чаще прибегают к отправке документов по факсу, факсимильным и электронно-цифровым подписям.
Об использовании факсимильного воспроизведения подписи бухгалтерских документов в законодательстве сказано немного. В основном упоминаются документы «светского» характера. О возможностях электронной цифровой подписи сказано в Законе от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ.
Отраслевые нормы
В подразделениях системы МВД России допускается использование факсимильного воспроизведения подписи руководителя (уполномоченного заместителя руководителя) подразделения на документах, не влекущих за собой материальную (другую) ответственность, если иное не было предусмотрено соглашением сторон (п. 9 Инструкции, утвержденной Приказом МВД России от 6 февраля 2007 г. N 130).
В Положении о порядке учета, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов в Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации (утв. Приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 24 января 2006 г. N 4) и Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе судебных приставов (утв. Приказом Федеральной службы судебных приставов от 27 декабря 2006 г. N 179) говорится о том, что штамп с факсимильным воспроизведением подписи руководителя используется по его прямому указанию при подготовке поздравительных, приветственных писем и иных документов, где требуется его подпись, и в случаях, когда один и тот же текст направляется более чем в четыре адреса. Использование указанного штампа при оформлении директивных писем не допускается.
Остановимся на использовании факсимиле и ЭЦП в органах государственной власти и местного самоуправления. В п. 13.1.2.9 Регламента Правительства Москвы (утв. Постановлением Правительства Москвы от 21 февраля 2006 г. N 112-ПП) установлено, что использование факсимильного воспроизведения подписи допускается при подписании документов справочно-информационного характера: приглашений, справок, извещений и других.
Об этом сказано и в Инструкции по делопроизводству в аппарате администрации Ивановской области (утв. Распоряжением Главы администрации Ивановской области от 22 декабря 2003 г. N 1658-р).
А в Нижневартовском районе утверждено Положение о порядке изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей, штампов, факсимиле, бланков и вывесок администрации района, ее структурных подразделений, муниципальных предприятий и учреждений района (утв. Постановлением главы Нижневартовского района от 6 декабря 2007 г. N 1555). В нем речь идет о том, что в администрации района могут использоваться клише с факсимильным изображением подписей главы района и заместителей главы района.
Оттиском клише с факсимильным воспроизведением соответствующей подписи разрешается заверять в текущей деловой переписке:
Оформляем сделку
Как сказано в п. 2 ст. 160 Гражданского кодекса, использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. Соглашение об использовании факсимиле и ЭЦП может быть зафиксировано отдельно или включено в договор. Например: «Стороны признают равную юридическую силу собственноручной подписи и факсимиле подписи (воспроизведенное механическим способом с использованием клише) на дополнительных соглашениях к настоящему договору, а также на иных документах, имеющих значение для его исполнения, заключения или прекращения». В целях подстраховки в договор можно включить таблицу (см. рис. 1).
Рисунок 1
В формах договоров, утвержденных Приказом Минобрнауки России от 1 октября 2007 г. N 267, даны следующие формулировки.
Договор образовательного кредита: «Стороны пришли к соглашению об использовании Банком факсимильного воспроизведения подписи лица, уполномоченного подписывать настоящий Договор, дополнительные соглашения к нему и другие документы, заключаемые между Банком и Заемщиком в связи с предоставлением Кредита».
Договор о предоставлении поручительства: «Стороны пришли к соглашению об использовании Поручителем факсимильного воспроизведения подписи лица, уполномоченного подписывать настоящий Договор».
При заключении договора по факсу также следует сделать специальные оговорки. Нужен отдельный пункт о том, что стороны намерены совершить сделку посредством факсимильной связи, а подписи сторон на документах, переданных и полученных по факсу, имеют силу собственноручных. Иначе суд может посчитать контракт незаключенным (Определение ВАС РФ от 7 февраля 2008 г. N 653/08). Кроме того, в договоре нужно прописать номера факсов, с которых будут отправляться сообщения. Также в контракт включают пункт о том, что в случае возникновения спора контрагенты допускают использование в качестве доказательств документы, которыми они обменялись по факсу (накладные, акты и т.д.).
Надо сказать, налоговики зачастую не признают контракт, заключенный по факсу. Однако судьи уверены, что заключение договора таким способом правомерно (Постановления ФАС Северо-Западного округа от 13 марта 2006 г. по делу N А56-12718/2005, Поволжского округа от 20 июля 2006 г. по делу N А12-25353/05-С35, Западно-Сибирского округа от 19 июня 2007 г. по делу N Ф04-3802/2007(35217-А45-4)).
Обратите внимание: есть договоры, которые можно заключать лишь в форме единого документа, подписанного обоими контрагентами:
Требуется личный автограф
В том же Регламенте N 397 сказано, что использование штампа с факсимиле губернатора области, заместителей губернатора области, руководителя аппарата на:
Разберем более подробно указанный запрет.
Первичная документация
Что касается «первички», запрет на проставление в ней факсимиле вполне справедлив. Ведь такие документы принимаются к учету, если составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации (если в альбомах нет необходимого документа, он может быть разработан учреждением самостоятельно, но при этом должен содержать все перечисленные в п. 2 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ реквизиты). В любом случае такие документы предполагают наличие подписей указанных в них лиц. Другими словами, законодательство о бухгалтерском учете и законодательство о налогах и сборах не предусматривают использование факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных документов (Письмо Минфина России от 26 октября 2005 г. N 03-01-10/8-404, Постановления ФАС Уральского округа от 14 августа 2008 г. по делу N Ф09-6377/07-С3, Поволжского округа от 19 июля 2007 г. по делу N А65-3666/2006, от 3 мая 2007 г. по делу N А57-4249/06). Справедлив этот вывод и для документов, полученных по факсу, ведь там оригинальных подписей, как ни крути, не будет.
С ЭЦП дело обстоит иначе. Минфин России разрешил вести бюджетный учет на основании электронных документов с использованием электронной цифровой подписи (Письмо от 19 мая 2006 г. N 02-14-13/1297). При соблюдении определенных требований электронная цифровая подпись в электронном документе считается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе (Письмо Минфина России от 4 сентября 2007 г. N 03-05-05-03/37). Условия таковы (п. 1 ст. 4 Закона от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»):
Счета-фактуры
Налоговики запрещают проставлять факсимильные подписи на счетах-фактурах, использовать ЭЦП, посылать документы по факсу (Письма ФНС России от 7 апреля 2005 г. N 03-1-03/557/11, от 19 октября 2005 г. N ММ-6-03/886@, от 14 февраля 2005 г. N 03-1-03/210/11, от 17 мая 2005 г. N ММ-6-03/404@). По их мнению, организации не вправе предъявлять к вычету или возмещению суммы «входного» НДС на основании счета-фактуры, заверенного или полученного таким образом, так как ст. 169 Налогового кодекса не предоставляет возможности использования факсимильных подписей руководителя и главного бухгалтера организации.
В стане судей же не пришли пока к общему мнению. Согласно позиции некоторых арбитражных судов наличие на счете-фактуре факсимильного воспроизведения подписи руководителя и бухгалтера организации-поставщика не может являться основанием для отказа в возмещении налога (Постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 20 июня 2007 г. по делу N Ф08-3531/2007-1429А, Уральского округа от 26 февраля 2008 г. по делу N Ф09-625/08-С2, от 16 января 2008 г. по делу N Ф09-11118/07-С2, от 19 апреля 2007 г. по делу N Ф09-2754/07-С2, Московского округа от 15 мая 2006 г. по делу N КА-А40/2894-06). Служители Фемиды полагают, что действующее налоговое законодательство и законодательство о бухгалтерском учете не содержат норм, устанавливающих допустимые способы подписания счетов-фактур, и не предусматривают запрет на совершение подписи руководителя путем проставления штампа-факсимиле. Помимо того факсимильная подпись не является копией подписи физического лица, а представляет собой способ выполнения оригинальной личной подписи, в связи с чем проставление на счетах-фактурах факсимильной подписи не свидетельствует о нарушении требований ст. 169 Налогового кодекса.
Также судьи указали, что в соответствии со ст. 75 Арбитражного процессуального кодекса документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, а также документы, подписанные электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, допускаются в качестве письменных доказательств в арбитражном процессе в случаях и в порядке, которые установлены федеральным законом, иным нормативно-правовым актом или договором.
Это важно. Законодательством не предусмотрена возможность использования факсимиле на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия (Постановление ФАС Центрального округа от 9 октября 2007 г. по делу N А09-8896/06-4).
В то же время существуют судебные решения, которые поддерживают налоговиков (Постановления ФАС Дальневосточного округа от 21 февраля 2007 г. по делу N Ф03-А73/06-2/5431, от 14 июня 2006 г. по делу N Ф03-А51/06-2/1849, Поволжского округа от 19 июля 2007 г. по делу N А65-3666/2006, от 21 июня 2007 г. по делу N А57-4833/06-33, от 3 мая 2007 г. по делу N А57-4249/06).
Со счетами-фактурами, полученными по факсу, также не все ясно. Иногда судьи встают на сторону организаций (Постановления ФАС Северо-Западного округа от 18 декабря 2007 г. по делу N А05-13752/2006-11, Западно-Сибирского округа от 27 февраля 2006 г. N Ф04-599/2006(19980-А27-6) по делу N А27-23535/2005-6). В других случаях признают право на вычет по факсовым счетам-фактурам только при условии, что организации по запросу налоговиков или суда представят оригинал (Постановления ФАС Уральского округа от 17 марта 2007 г. по делу N А47-3561/07, Московского округа от 3 марта 2006 г. по делу N КА-А40/853-06). Бывает и так, что спор выигрывают проверяющие (Постановление ФАС Уральского округа от 14 августа 2007 г. по делу N Ф09-6377/07-С3).
О том, что выставлять счета-фактуры, заверенные электронной цифровой подписью, можно, говорится, в частности, в Постановлении ФАС Уральского округа от 11 мая 2006 г. N Ф09-3600/06-С2 по делу N А47-8175/05.
Карточка с образцами подписей и оттиска печати
Инструкция Банка России от 14 сентября 2006 г. N 28-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)», допуская использование аналогов собственноручной подписи представителем клиента или лицом, уполномоченным распоряжаться денежными средствами, находящимися на счете, а также лицами, наделенными правом первой или второй подписи, не распространяет данное правило на банковскую карточку. Вслед за ранее действовавшим Указанием Банка России от 21 июня 2003 г. N 1297-У «О порядке оформления карточки с образцами подписей и оттиска печати» Инструкция запрещает применение такого аналога собственноручной подписи, как факсимильная подпись. В п. 7.2 Инструкции указано, что карточка заполняется с применением пишущей или электронно-вычислительной машины шрифтом черного цвета либо ручкой с пастой (чернилами) черного, синего или фиолетового цвета. Применение факсимильной подписи для заполнения полей карточки не допускается. Запрет вполне обоснован, поскольку в случаях списания денежных средств по подложному платежному поручению крайне сложно будет провести почерковедческую экспертизу.
Доверенности
Доверенность является односторонней сделкой, к которой в соответствии со ст. 156 Гражданского кодекса применяются общие положения об обязательствах и договорах. В соответствии с ч. 1 ст. 185 Гражданского кодекса доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Таким образом, к доверенности применяются положения ст. 160 Гражданского кодекса о письменной форме сделки. Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. В данном случае законом или иными правовыми актами использование факсимиле не предусмотрено, соглашение сторон не может иметь места, поскольку сделка односторонняя.
Следовательно, на доверенностях факсимильное воспроизведение подписи и ЭЦП не допускаются. Данную точку зрения подтверждает и арбитражная практика (Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 29 апреля 2005 г. по делу N А11-1742/2003-К1-10/164).
Заметим, доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на то его учредительными документами, с приложением печати данной организации (п. 5 ст. 185 ГК РФ). Доверенность от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности, на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей должна быть подписана также главным (старшим) бухгалтером этой организации.
Конкурсная документация
В правовых актах, определяющих порядок проведения конкурсов, аукционов, тендеров, как правило, содержится прямой запрет на использование факсимильной подписи. Например, в требованиях, установленных Приказом Департамента г. Москвы по конкурентной политике от 13 июля 2007 г. N 70-01-167/7 «Об утверждении типовой документации по размещению государственного заказа города Москвы», сказано: «При подготовке заявки на участие в конкурсе и документов, входящих в состав такой заявки, не допускается применение факсимильных подписей».
А в требованиях к документации, установленных Приказом Рособразования от 2 июля 2007 г. N 1182 «Об утверждении типовых форм извещения на проведение открытого аукциона на поставку товара, документации об открытом аукционе на поставку товара и Положения об Аукционной комиссии Федерального агентства по образованию», имелась следующая формулировка: «Использование при подписании заявки на участие в аукционе факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования либо иного аналога собственноручной подписи не допускается. Несоблюдение настоящего требования влечет признание заявки на участие в аукционе по лоту не соответствующей требованиям документации об аукционе и отказ в допуске участника, подавшего такую заявку, к участию в аукционе по соответствующему лоту».
Заявления
На заявлениях, подаваемых физическими и юридическими лицами в органы государственной власти и местного самоуправления, также не могут быть проставлены факсимильные подписи. Например, в Административном регламенте Администрации г. Чебоксары по предоставлению муниципальной услуги «Выдача заверенных копий документов» (утв. Постановлением Администрации г. Чебоксары от 19 декабря 2007 г. N 296) указано: «При подготовке Заявления, представляемого в отдел по работе с обращениями граждан администрации города Чебоксары или отдел делопроизводства администрации города Чебоксары, не допускается применение факсимильных подписей».
Трудовой договор
Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами (ст. 67 ТК РФ). На соответствующих приказах также нужна личная подпись руководителя. Ведь среди реквизитов, придающих им юридическую силу, значится личная подпись руководителя.
Отчетность
В соответствии с п. 5 ст. 13 Закона N 129-ФЗ и п. 6 Инструкции, утвержденной Приказом Минфина России от 24 августа 2007 г. N 72н, отчетность подписывается руководителем и главным бухгалтером учреждения. Формы бюджетной отчетности, содержащие плановые и аналитические показатели, подписываются еще и руководителем финансово-экономической службы. Таким образом, формы бюджетной отчетности подписываются лично названными лицами, и использовать факсимильную подпись в данном случае нельзя.
Внимание! При оформлении первичных документов, счетов-фактур, налоговых деклараций лучше издать приказ или оформить доверенность на несколько лиц, которые смогут их подписывать (п. 3 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ, п. 6 ст. 169, п. 5 ст. 80 НК РФ).
Также Минфин России против использования факсимиле на налоговых декларациях (Письмо от 26 октября 2005 г. N 03-01-10/8-404). В том же Письме финансисты в который раз подчеркивают, что ставить клише на первичных документах и счетах-фактурах недопустимо.
Отправлять отчетность по телекоммуникационным каналам связи с использованием ЭЦП не возбраняется. Это делают на основании Временного регламента обмена электронными документами с ЭЦП по телекоммуникационным каналам связи в унифицированной системе приема, хранения и первичной обработки налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности при представлении их налогоплательщиком через специализированного оператора связи (утв. Приказом ФНС России от 6 февраля 2008 г. N ММ-3-6/50@).
Нужна инструкция
В учреждении необходимо издать распорядительный документ об использовании факсимиле и разработать соответствующее положение (инструкцию) о его использовании. В документе указывают:
Обычно такой документ составляют по вопросам использования не только факсимиле, но и дополнительных печатей организации.
Примерная форма инструкции приведена на рисунке 2.
Рисунок 2 И в заключение
Как вы поняли, факсимиле можно ставить далеко не на всех документах. Поэтому во избежание проблем в случае отсутствия должностных лиц, подписи которых необходимо поставить в авральном режиме, например, когда руководитель с главбухом уходят в отпуск или заболели, лучше, чтобы в учреждении был приказ о назначении временно исполняющего обязанности. Образец приказа приведен на рисунке 3.
Как использовать факсимильную подпись
Факсимиле можно использовать по соглашению сторон или в соответствии с правилами документооборота внутри компании. Такая подпись не подойдет для документов, которые влекут серьезные финансовые или юридические последствия
Виктор Подгорский
Чтобы ускорить и упростить работу, можно визировать некоторые документы факсимильными подписями. Но использовать их разрешено только в некоторых случаях. В статье разберем, на какие документы можно ставить факсимиле и как это делать.
Что такое факсимиле
Факси́мильная подпись, или факси́миле, — оттиск печати, который воспроизводит подпись человека. Еще есть цифровой вариант факсимиле — картинка с изображением подписи, которую вставляют в электронные документы.
С помощью факсимиле можно визировать бумаги без участия человека, которому принадлежит подпись. Например, когда нужно быстро и сразу подписать несколько сотен почетных грамот, секретарь может их «проштамповать».
Когда можно использовать факсимиле
В законе нет единого списка документов, для которых можно использовать факсимильную подпись. Есть два варианта, когда документ можно подписать факсимиле:
По договору с контрагентом. Соглашение об использовании факсимильной подписи можно оформить отдельно либо включить такое условие в текст основного договора. В любом случае нужно перечислить документы, для которых разрешено использовать факсимиле. Первичное соглашение нужно заверить собственноручно.
Для внутренних документов. Чтобы использовать факсимиле внутри компании, издают распоряжение или приказ руководителя, а также готовят соответствующее положение. В нем перечисляют случаи использования факсимильной подписи и указывают ответственного за ее хранение.
Перед этим нужно проверить, не запрещает ли закон использование факсимильной подписи на каких-либо из перечисленных документов. Например, по трудовому кодексу нельзя подписывать факсимиле кадровые документы: трудовые договоры и книжки, приказы и распоряжения.
Когда нельзя использовать факсимиле
Компании и ИП не доверяют факсимильным подписям, потому что штамп может изготовить и использовать кто угодно. Большинство деловых бумаг уполномоченные люди должны подписывать лично, а факсимиле используют для документов, которые не влекут серьезных последствий.
Использование факсимильной подписи запрещено:
Эти запреты содержатся в соответствующих законах и других нормативных актах, например в Гражданском и Налоговом кодексах, письмах Минфина и Налоговой службы.
Контрагенты неправомерно подписывали счета-фактуры факсимиле, и суд взыскал с компании вычеты по НДС, пени и штраф
Что случилось. Налоговая доначислила ООО «Суворовские конфеты» НДС, пени и штраф за необоснованное возмещение налога по счетам-фактурам, подписанным факсимильными подписями. Общество подало апелляционную жалобу.
Почему налоговая права. 169-я статья налогового кодекса запрещает использование факсимиле на счетах-фактурах, товарных накладных и других документах, имеющих финансовые последствия. Поэтому представители ООО «Суворовские конфеты» лишились возможности произвести налоговый вычет того, что неправильно оформили первичные бухгалтерские документы.
Постановление суда. Апелляция согласилась с налоговой и сослалась на постановление Президиума Высшего Арбитражного Суда, который в 2011 году выразил аналогичную позицию по подобному делу. Суд решил, что инспекция правомерно не приняла к вычету неправильно оформленные документы и доначислила НДС, пени и штраф.
Как изготовить факсимильный штамп
Факсимиле заказывают в организациях, которые делают печати и штампы.
Процесс изготовления штампа обычно занимает не больше суток и состоит из нескольких этапов:
Сначала заказчик передает исполнителю качественную подпись на бумаге или присылает ее скан по электронной почте. Специалисты обрабатывают изображение в графическом редакторе, чтобы оно было четким и равномерным.
Затем заказчик выбирает автоматическую или ручную оснастку, на которую будут крепить клише с подписью. Использование факсимиле на автоматической оснастке удобнее и позволяет делать более четкие оттиски, но такое устройство обойдется дороже ручного штампа.
Чтобы сохранить исходный масштаб и выбрать подходящий размер оснастки, при отправке скана нужно указать размеры оригинальной подписи в миллиметрах.
Специалисты делают электронный макет и на его основе изготавливают клише из резины или фотополимера.
Эксперты рекомендуют изготавливать клише из резины, потому что они:
На завершающем этапе клише крепят на оснастку, и факсимиле готово. После изготовления его передают ответственному сотруднику заказчика, который будет хранить и использовать штамп.
Как отличить факсимиле от оригинальной подписи
Есть несколько очевидных отличий факсимильной и собственноручной подписей:
Самый надежный метод проверить факсимиле в договоре — заказать экспертизу.