Какой гриф ставится на документе содержащем служебные сведения ограниченного распространения
4.14. Гриф ограничения доступа к документу
Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и быть закреплены в локальных нормативных актах организации.
Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. N 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 10, ст. 1127; 2005, N 39, ст. 3925; 2015, N 29, ст. 4473).
— сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях;
— сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства;
— служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом и федеральными законами (служебная тайна);
— сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и т.д.);
— сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Гражданским кодексом и федеральными законами (коммерческая тайна);
— сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них.
Пункт 4 статьи 6 Федерального закона от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 32, ст. 3283; 2006, N 6, 636; N 52, ст. 5497; 2007, N 31, ст. 4011; 2011, N 29, ст. 4291; 2014, N 11, ст. 1100; 2018, N 17, ст. 2435).
Пункт 1.4 Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30, ст. 3165; 2012, N 31, ст. 4368; 2016, N 9, ст. 1263; 2016, N 13, ст. 1833).
В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа, подписью и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Для служебного пользования
В документах, содержащих сведения, составляющие коммерческую тайну, в соответствии с Федеральным законом от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ «О коммерческой тайне» наряду с грифом указывается полное наименование юридического лица и место его нахождения.
Новоясеневский просп., д. 12,
При получении входящего документа с грифом ограничения доступа рекомендуется проставлять на документе гриф ограничения доступа, принятый в организации. Если на лицевой стороне листа недостаточно места, рекомендуется проставлять его на обороте правого верхнего угла документа.
Какой гриф ставится на документе содержащем служебные сведения ограниченного распространения
Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти
ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 3 ноября 1994 г. № 1233
г. Москва
Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности
(В редакции постановлений Правительства Российской Федерации от 20.07.2012 № 740, от 20.02.2016 № 123, от 18.03.2016 № 214, от 06.08.2020 № 1186)
Правительство Российской Федерации постановляет:
1. Утвердить прилагаемое Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности. (В редакции постановлений Правительства Российской Федерации от 20.07.2012 № 740; от 18.03.2016 № 214)
2. Установить, что служебная информация, содержащаяся в подготавливаемых в федеральных органах исполнительной власти проектах указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, других служебных документов, не подлежит разглашению (распространению).
Председатель ПравительстваРоссийской Федерации В.Черномырдин
УТВЕРЖДЕНОпостановлением ПравительстваРоссийской Федерацииот 3 ноября 1994 г. № 1233
ПОЛОЖЕНИЕо порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности
(В редакции постановлений Правительства Российской Федерации от 20.07.2012 № 740, от 20.02.2016 № 123, от 18.03.2016 № 214, от 06.08.2020 № 1186)
1. Общие положения
Положение не распространяется на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
1.2. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности организаций, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью, а также поступившая в организации несекретная информация, доступ к которой ограничен в соответствии с федеральными законами. (В редакции Постановления Правительства Российской Федерации от 20.02.2016 № 123)
1.3. Не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения:
акты законодательства, устанавливающие правовой статус государственных органов, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;
сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и населения в целом, а также производственных объектов;
описание структуры органа исполнительной власти, его функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес;
порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;
решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;
сведения об исполнении бюджета и использовании других государственных ресурсов, о состоянии экономики и потребностей населения;
документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек, информационных системах организаций, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан; (В редакции Постановления Правительства Российской Федерации от 06.08.2020 № 1186)
1.4. На документах (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования».
1.5. Руководитель федерального органа исполнительной власти, уполномоченного органа управления использованием атомной энергии, уполномоченного органа по космической деятельности в пределах своей компетенции определяет: (В редакции постановлений Правительства Российской Федерации от 20.07.2012 № 740; от 18.03.2016 № 214)
категории должностных лиц, уполномоченных относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения;
порядок передачи служебной информации ограниченного распространения другим органам и организациям;
порядок снятия пометки «Для служебного пользования» с носителей информации ограниченного распространения;
организацию защиты служебной информации ограниченного распространения.
1.6. Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и за соблюдение ограничений, предусмотренных пунктом 1.3 настоящего Положения.
1.7. Служебная информация ограниченного распространения без санкции соответствующего должностного лица не подлежит разглашению (распространению).
1.8. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, государственный служащий (работник организации) может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.
1.9. В случае ликвидации федерального органа исполнительной власти, уполномоченного органа управления использованием атомной энергии, уполномоченного органа по космической деятельности, организации решение о дальнейшем использовании служебной информации ограниченного распространения принимает ликвидационная комиссия. (В редакции постановлений Правительства Российской Федерации от 20.07.2012 № 740; от 18.03.2016 № 214)
2. Порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения
2.1. Необходимость проставления пометки «Для служебного пользования» на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.
2.2. Прием и учет (регистрация) документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются, как правило, структурными подразделениями, которым поручен прием и учет несекретной документации.
2.3. Документы с пометкой «Для служебного пользования»:
печатаются в машинописном бюро. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа машинистка должна указать количество отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, свою фамилию и дату печатания документа. Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками и вариантами передаются для регистрации работнику, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим работником с отражением факта уничтожения в учетных формах;
учитываются, как правило, отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. К регистрационному индексу документа добавляется пометка «ДСП»;
передаются работникам подразделений под расписку;
пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями;
размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения соответствующего руководителя. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно;
хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах).
2.4. При необходимости направления документов с пометкой «Для служебного пользования» в несколько адресов составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения, готовившего документ.
2.5. Исполненные документы с пометкой «Для служебного пользования» группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка «Для служебного пользования».
2.6. Уничтожение дел, документов с пометкой «Для служебного пользования», утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.
2.7. Передача документов и дел с пометкой «Для служебного пользования» от одного работника другому осуществляется с разрешения соответствующего руководителя.
2.8. При смене работника, ответственного за учет документов с пометкой «Для служебного пользования», составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается соответствующим руководителем.
2.9. Проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой «Для служебного пользования» проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом руководителя. В состав таких комиссий обязательно включаются работники, ответственные за учет и хранение этих материалов.
В библиотеках и архивах, где сосредоточено большое количество изданий, дел и других материалов с пометкой «Для служебного пользования», проверка наличия может проводиться не реже одного раза в пять лет.
Результаты проверки оформляются актом.
2.10. О фактах утраты документов, дел и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации ставится в известность руководитель организации и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются руководителю, назначившему комиссию.
На утраченные документы, дела и издания с пометкой «Для служебного пользования» составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дело фонда.
2.11. При снятии пометки «Для служебного пользования» на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.
* Требования настоящего Положения распространяются на порядок обращения с иными материальными носителями служебной информации ограниченного распространения (фото-, кино-, видео- и аудиопленки, машинные носители информации и др.)
Какой гриф ставится на документе содержащем служебные сведения ограниченного распространения
(см. текст в предыдущей редакции)
Пометка «ДСП» проставляется на каждом экземпляре документа на бумажном носителе.
Пометка «ДСП» проставляется в верхнем правом углу первого листа документа, а также на первой странице служебного (сопроводительного) письма к документу и может дополняться указанием на номер экземпляра документа.
Соответствующая информация заносится в электронную регистрационную карточку документа в СЭД.
Снятие пометки «ДСП» с входящих документов осуществляется при получении Министерством соответствующего входящего документа, содержащего указание о снятии пометки «ДСП».
Снятие пометки «ДСП» с входящего документа на бумажном носителе, в том числе переданного на хранение в архив, осуществляется уполномоченными лицами путем зачеркивания указанной на нем пометки «ДСП» с проставлением реквизитов (дата, номер) соответствующего входящего документа, содержащего указание о снятии пометки «ДСП», даты и своей подписи, а также указанием должности, фамилии и инициалов.
Снятие пометки «ДСП» с внутренних и исходящих документов Министерства осуществляется уполномоченными лицами:
Формирование документа, содержащего указание о снятии пометки «ДСП» осуществляется ответственным (головным) исполнителем по соответствующему документу с пометкой «ДСП». Указанный документ подписывается электронной подписью уполномоченного лица, отнесшего содержащуюся в указанном документе служебную информацию к разряду ограниченного распространения.
Информация о снятии пометки «ДСП» с входящего, внутреннего и исходящего документа, включая информацию о дате и времени снятия указанной на нем пометки «ДСП», отражается в СЭД.
После снятия с внутреннего документа пометки «ДСП», указанная информация направляется в форме автоматических уведомлений СЭД всем адресатам, которым был направлен внутренний документ с пометкой «ДСП».
В случае снятия с исходящего документа пометки «ДСП» ответственный (головной) исполнитель по такому документу в соответствии с Инструкцией подготавливает исходящий документ о снятии пометки «ДСП» с соответствующего исходящего документа и направляет его всем адресатам указанного документа.
Для снятия пометки «ДСП» с внутреннего и исходящего документа на бумажном носителе, в том числе переданного на хранение в архив, ответственный (головной) исполнитель по соответствующему документу направляет его уполномоченному лицу с приложением служебной записки, в которой излагаются соответствующие обоснования обстоятельств, вследствие которых дальнейшая защита служебной информации ограниченного распространения нецелесообразна.
После снятия уполномоченным лицом пометки «ДСП» с внутреннего и исходящего документа на бумажном носителе, ответственный (головной) исполнитель по соответствующему документу обеспечивает прикрепление к электронной регистрационной карточке такого документа в СЭД его электронной копии, полученной путем сканирования указанного документа.
После снятия уполномоченным лицом пометки «ДСП» с внутреннего и исходящего документа на бумажном носителе, переданного на хранение в архив, ответственный (головной) исполнитель по соответствующему документу обеспечивает его сдачу в архив в соответствии с Инструкцией.
Взаимосвязь документов, содержащих указание о снятии пометки «ДСП» с входящих, исходящих и внутренних документов, с входящими, исходящими и внутренними документами с пометкой «ДСП» соответственно, и исходящим документом о снятии пометки «ДСП» (в случае снятия пометки «ДСП» с исходящего документа), а также информация о дате и времени снятия пометки «ДСП» отражается в электронных регистрационных карточках указанных документов в СЭД.
Приложение N 9. Порядок оформления реквизитов документов
Приложение N 9
к Инструкции по делопроизводству
в Министерстве образования и науки
Российской Федерации, утв. приказом
Министерства образования и науки РФ
от 30 декабря 2011 г. N 2917
Порядок
оформления реквизитов документов
Документы могут содержать следующие реквизиты:
1. Гриф и пометка ограничения доступа к документу.
Гриф секретности и пометка «Для служебного пользования» с указанием номера экземпляра проставляются на первой странице документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим секретную и служебную информацию ограниченного распространения. Гриф секретности и пометка печатаются в правом верхнем углу документа за пределами границ текстового поля (в верхнем колонтитуле) шрифтом размером N 12. Номер экземпляра проставляется ниже грифа и пометки через 1 интервал и центрируется по отношению к ним.
2. При необходимости в правом верхнем углу печатается слово «Проект» строчными буквами шрифтом размером N 14.
3. Адресование документа.
Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам.
Адресат располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки, входящие в состав реквизита «Адресат», выравниваются влево в границах, отведенных для этого реквизита, и печатаются с межстрочным интервалом 1,0. Длина максимальной строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правой границей текстового поля.
3.1. При адресовании документа в орган власти, организацию или структурное подразделение без указания должностного лица, их наименования пишутся в именительном падеже. Допускается сокращенная форма наименования организации, например:
3.3. При адресовании документа руководителям нескольких однородных организаций, то их следует указывать обобщенно, например:
3.4. При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата (все реквизиты адресата пишутся в дательном падеже), например:
3.5. При адресовании документа физическому лицу инициалы ставятся после фамилии, затем указывается почтовый адрес. Фамилия адресата печатается строчными буквами. Почтовый адрес печатается шрифтом размером N 12, например:
3.6. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия(и)» не указывается.
Если количество адресатов документа более четырех, то составляется указатель рассылки, и на каждом экземпляре письма, как правило, указывается только один адресат.
Допускается строки реквизита «Адресат» центрировать относительно самой длинной строки.
4. Заголовок к тексту документа.
Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка документа и пишется от левой границы текстового поля с прописной буквы, через 1 интервал, тем же размером шрифта, что и весь текст (размер шрифта N 14). В конце заголовка точка не ставится. Заголовок к тексту может занимать 4-5 строк, длина максимальной строки не должна превышать 8 см.
Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.
Правила оформления «основания» показаны в приложении N 19 к настоящей Инструкции.
Текст печатается на расстоянии 2-3 интервалов от заголовка в установленных границах полей.
Допускается начинать текст документа с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрованным способом.
Текст печатается шрифтом размером N 14, через 1,5 интервала, без переносов. Если последняя страница документа состоит из нескольких строк, допускается печатать текст через меньший межстрочный интервал.
При наличии пунктов они оформляются арабскими цифрами с точкой.
В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.
Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля. Номер на первой странице не ставится.
6. Оформление отметки о наличии приложений к документу.
Отметка о наличии приложения оформляется под текстом документа от границы левого поля, через 1 интервал.
6.1. Если приложение названо в тексте документа, то в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров, например:
Приложение: на 8 л. в 1 экз.
6.2. При наличии нескольких приложений и если приложения не названы в тексте, в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количества листов и количество экземпляров, например:
6.3. Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме, например:
6.4. Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом, например:
Приложение: на 5 л. в 1 экз. только в первый адрес.
6.5. Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается.
Приложение: брошюра в 1 экз.
6.6. Если приложениями к документу являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, то отметка о приложении оформляется следующим образом, например:
6.7. На приложениях справочного характера к приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются. Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер, например:
Допускается строки отметки о наличии приложений центрировать относительно самой длинной строки, например:
7. Подпись документа.
7.1. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия), например:
7.2. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписавшим документ. Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.
При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:
7.3. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.
8. Согласование документа.
8.1. Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования.
Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ, например:
8.2. Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.
Представляемые на подпись документы визируются исполнителем и руководством структурного подразделения, где готовился проект документа. Документы, содержащие поручения другим руководителям структурных подразделений Минобрнауки России, ими должны быть завизированы.
8.3. Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю. В этом случае виза оформляется следующим образом:
Имеются замечания (Согласен с учетом замечаний и др.)
8.4. Допускается полистное визирование документа и его приложений.
Грифы согласования могут располагаться на отдельном «Листе согласования», если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка «Лист согласования прилагается».
Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности:
с должностными лицами Минобрнауки России;
с руководителями подчиненных организаций, интересы которых затрагиваются в документе;
с федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;
при необходимости с органами, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями:
Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, который включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования или название документа, подтверждающего согласование, его дату и регистрационный номер, например:
9. Утверждение документа.
Гриф утверждения проставляется в верхнем правом углу документа, например:
При утверждении документа приказом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа, наименования вида документа в творительном падеже, его даты и номера, например:
10. Отметка об исполнителе.
10.1. Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Отметка включает фамилию исполнителя, инициалы, номер его телефона, печатается шрифтом размером N 10 через 1 межстрочный интервал, например:
10.2. В документах, имеющих отметку о конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа шрифтом размером N 12 в левом нижнем углу и включает в себя: указание количества отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, фамилию работника, изготовившего документ, и дату печатания документа, например:
Отпечатано в 2 экз.
Если документ с отметкой о конфиденциальности имеет приложение, то отметка об исполнителе проставляется только на документе.
11. Отметка об исполнении документа.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает:
ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; отметку «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ; дату, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.
Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, акты, письма, докладные, служебные записки и др.), утверждения (план, инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол и др.).
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только месяц и год.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами власти, является дата более поздней подписи.
13. Способы датирования документов.
13.1. Словесно-цифровой способ датирования применяется при написании дат в текстах правовых актов, протоколов, поручений, финансовых документов, писем, служебных записок, телеграмм.
Даты и календарные сроки в тексте проектов документов рекомендуется писать следующим образом:
3 января 2010 г., в январе 2010 г., в первом полугодии 2010 г., в I квартале 2010 г.;
но за 11 месяцев 2010 года, в 2010 году, на 2010 год, с 2006 по 2010 год, в 1993-2010 годах.
Если дата указывается в конце предложения, то слово «года» пишется полностью, например:
Прошу Вашего согласия на командировку в Арабскую Республику Египет для проведения встречи с Министром промышленности и технологического развития.
13.2. Цифровой способ датирования используется при визировании, написании резолюций, проставлении отметок о прохождении и исполнении документа, передаче телефонограмм, оформлении заказов на размножение документов. При этом дата проставляется цифрами, разделенными точками, в последовательности: число, месяц, год (например: 04.01.2010 или 10.01.2010).
В конкретном документе состав реквизитов может быть дополнен или сокращен.
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
