Ошибки при добавлении бухгалтерских форм с приложениями
Ниже представлено описание ошибок, которые могут возникать при загрузке бухгалтерских форм с приложениями, и способы их устранения в зависимости от установленной версии программы:
Ошибки при добавлении файлов в Контур.Экстерн Лайт (ниже 4-й версии)
1. « Ошибка: Не найдены необходимые приложения к отчету » возникает, если в Контур.Экстерн Лайт вместе с отчетом не были добавлены или были добавлены не все необходимые для данного отчета приложения. Убедитесь, что в каталоге, из которого происходит добавление отчета, содержатся все необходимые файлы, а имена добавляемых файлов не изменялись после того, как они были подготовлены в программе по формированию документов.
Информация о приложениях, которые необходимо добавить, указана в окне «Подробная информация об ошибке».
2. « Ошибка: Файл не является отчетом ФНС » возникает, когда в Контур.Экстерн Лайт не добавлен файл отчета установленного формата (возможно, были добавлены только файлы приложений). Добавьте сразу весь комплект отчетности: отчет и соответствующие приложения к нему (см. видеоролик по отправке бухгалтерской отчетности).
3. « Ошибка: Найдено несколько одинаковых приложений к отчету » возникает, если в Контур.Экстерн Лайт вместе с отчетом было добавлено несколько одинаковых файлов приложений. Такое возможно, если добавление отчета происходило путем перетаскивания в окно программы сразу нескольких папок, содержащих отчеты и приложения. Для успешного добавления отчета оставьте в добавляемых каталогах только один из файлов приложений.
Ошибки при добавлении файлов в Контур.Экстерн Лайт (4-й версии и выше)
1. «Ошибка: Не найдены приложения к этому отчету» возникает, если в Контур.Экстерн Лайт вместе с отчетом не были добавлены или были добавлены не все необходимые для данного отчета приложения. Убедитесь, что в каталоге, из которого происходит добавление отчета, содержатся все необходимые файлы, а имена добавляемых файлов не изменялись после того, как они были подготовлены в программе по формированию документов.
Информация о приложениях, которые необходимо добавить, указана в окне «Подробная информация об ошибке».
2. «Ошибка: Неизвестный тип файла» возникает, когда в Контур.Экстерн Лайт не добавлен файл отчета установленного формата (возможно, были добавлены только файлы приложений). Добавить сразу весь комплект отчетности: отчет и соответствующие приложения к нему (см. видеоролик по отправке бухгалтерской отчетности).
3. «Ошибка: Найдено несколько одинаковых приложений к этому отчету. » возникает, если в Контур.Экстерн Лайт вместе с отчетом было добавлено несколько одинаковых файлов приложений. Такое возможно, если добавление отчета происходило путем перетаскивания в окно программы сразу нескольких папок, содержащих отчеты и приложения. Для успешного добавления отчета необходимо оставьте в добавляемых каталогах только один из файлов приложений.
Электронный лист нетрудоспособности в Контур.Экстерн
В 2021 году больничные листы оформляются как в электронном, так и в бумажном виде. Согласие застрахованного лица на выписку больничного листа в электронном виде не требуется. С 2022 года больничные листы будут оформлять только в электронном виде, но по желанию застрахованного ему выдадут бумажную выписку из электронного больничного. Президент подписал федеральный закон 30.04.2021 N 126-ФЗ. Законодательство приведут в соответствие с действующей практикой — прямые выплаты пособий из ФСС с этого года действуют во всей России.
Электронный листок нетрудоспособности (ЭЛН) подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью лечащего врача и медицинского учреждения. Он имеет одинаковое правовое значение с бумажным больничным листом.
Далее расскажем, как работать с электронными больничными в Контур.Экстерн.
Список ЭЛН
Для перехода к списку документов следует открыть главную страницу Контур.Экстерн, затем кликнуть закладку «ФСС» и далее закладку «Пособия ФСС». Отобразится список пособий за текущий месяц.
Чтобы выбрать другой период, необходимо нажать закладку «Все документы»:
Поиск документов
Для поиска нужного документа предусмотрена вкладка «Поиск». В поисковую строку можно вводить ФИО и СНИЛС.
Если требуется найти пособие из прошлого периода, необходимо нажать «Продолжить поиск за….»:
Статусы документов
Созданным и отправленным файлам присваиваются определенные статусы:
Печать списка документов со статусами
В отдельных случаях возникает необходимость распечатки списка ЭЛН, к примеру, для проведения сверок. Для этого нужно:
Порядок загрузки электронного больничного с портала ФСС
Для загрузки ЭЛН с портала Фонда необходимо:
Загрузка ЭЛН из файла
Чтобы загрузить электронный листок, следует действовать так:
Редактирование
Для редактирования документа следует нажать на строку с ним. Отобразиться окно просмотра документа.
Отправленный ранее ЭЛН нужно искать на странице со списком документов.
Чтобы листок стал доступен для редактирования, следует нажать «Исправить ошибки и отправить заново»:
После редактирования данных на закладке «Электронный больничный» необходимо выбрать код причины исправления из предложенного списка:
Для просмотра содержания отправленного документа, не исправляя его, следует нажать «Распечатать ЭЛН».
Печать
Печать ЭЛН возможна следующими способами:
Удаление
Если файл не был отправлен, его можно удалить, нажав одноименную кнопку в строке с документом:
Отправленный в Фонд документ удалить из списка нельзя.
Отправка
Для проверки и отправки документа нужно открыть страницу просмотра документа и выбрать «Проверить и отправить»:
Файл отправится в региональное отделение ФСС. Статус электронного листка нетрудоспособности можно будет отследить на странице документооборота.
Отправка нескольких ЭЛН
Больничные можно отправлять массово. Для этого на странице со списком документов нужно Перейти в раздел «Реквизиты и настройки», далее нажать «Включить режим массовой отправки». Он будет включен для организации в целом, то есть его действие распространится на всех пользователей.
В этом же разделе при необходимости режим массовой отправки можно отключить.
Сначала сервис показывает документы за 4 последние дня, за которые они имеются. При необходимости нужно выбрать другую дату, а также включить фильтр «Без ошибок». Появится кнопка отправки — на изображении это «Отправить 2 документа в ФСС». После ее нажатия система перекинет пользователя на окно выбора электронной подписи.
Отправленные документы
В сервисе можно отслеживать историю передачи больничных листов в ФСС. Для этого нужно на списке документов кликнуть на строку того больничного, который ранее был отправлен. В следующем окне сервис отразит основную информацию по этому ЭЛН:
Если нужно получить информацию о более ранних больничных, следует нажать на ссылку «Показать историю».
Какие ошибки могут возникнуть при работе с ЭЛН
При загрузке
Доступ к ЭЛН с номером XXX…., СНИЛС YYY…, статусом: ZZZ – ограничен
Ошибка выглядит так:
Суть в том, что больничный не может быть изменен страхователем. На изображении выделен статус — он может принимать разные значения:
Номер XXX… принадлежит к ЛН на бумажном бланке
Ошибка выглядит так:
Означает, что после того, как был оформлен ЭЛН, медучреждение выдало сотруднику бумажный листок нетрудоспособности по его просьбе. Этот бланк нужно запросить у сотрудника.
ЭЛН с номером: XXX…., СНИЛС YYY… — отсутствует в БД
Текст ошибки будет такой:
Ошибка означает, что больничный не найден в базе данных ФСС. Это может быть из-за некорректно указанных регистрационного номера ФСС, СНИЛС сотрудника либо номера ЭЛН. Нужно проверить эти параметры и исправить ошибку.
Некорректные параметры: Per
Ошибка означает, что запрос на загрузку документа подписал представитель, на которого нет доверенности.
Нужно связаться с отделением Фонда и уточнить, что с доверенностью.
При отправке электронного больничного
Доступ к ЭЛН с номером: XXX…., СНИЛС YYY…, статусом: ZZZ — ограничен
Ошибка бывает с кодом 090. Означает, что больничный аннулирован по одной из двух причин: сотрудник запросил бумажный листок нетрудоспособности либо в нем была допущена ошибка. Нужно обратиться к сотруднику и взять у него номер ЭЛН или его бумажный бланк.
ERR_014 Значение поля ‘…’ отличается от существующего значения
Ошибка выглядит следующим образом:
Суть в том, что пользователь пытается отправить ЭЛН, который ранее уже был принят ФСС, но с другим значением. Это значение указывается в тексте ошибки (показано на изображении выше). Ранее обработанные документы повторно направлять не нужно.
ORA-20013: Не удалось обновить данные. Обновляемая запись потеряла актуальность
Ошибка имеет такой текст:
Ошибка выдается чаще всего при попытке подписать неактуальный документ. Возможно, он был изменен медработником. Нужно загрузить его заново, подписать и ждать по нему ответа.
ORA-20005: Данные не найдены при выборке по ЛН=» XXX …» и СНИЛС=» YYY…»
Ошибка обозначает, что электронный больничный с такими параметрами на стороне ФСС найден не был. Нужно уточнить СНИЛС и номер ЭЛН.
Направленные данные страхователя содержат исправления, но не указаны причина и обоснование исправлений
Вот так выглядит эта ошибка:
Поданный больничный ранее уже был принят Фондом. Теперь пользователь пытается отправить документ с изменениями, но при этом он не указывает причину исправлений. Нужно перейти во вкладку «Электронный лист нетрудоспособности» и заполнить в ней поле «Причина исправления», а также «Обоснование исправления». После этого документ нужно Направить в ФСС повторно.
Порядок отправки листов нетрудоспособности в ФСС через Экстерн, подробная инструкция и видеоинструкция.
В пилотных регионах пособия сотрудникам выплачивает не работодатель, а напрямую ФСС (см. постановления Правительства РФ от 21.04.2011 № 294 и от 01.12.2018 № 1459). Работодатель обязан лишь представить соответствующие документы в филиал фонда. Порядок отправки документов в ФСС описан в видео.
Пилотный проект по отправке больничных листов в ФСС проходит в следующих регионах:
Реестры больничных листов (листы нетрудоспособности) передаются страхователями или застрахованными лицами в ФСС для начисления пособий по нетрудоспособности застрахованным лицам.
В Экстерн доступны следующие виды пособий:
Страховые случаи и условия выплаты пособий установлены Федеральным законом от 29.12.2006 № 255-ФЗ.
Страховой случай
Условия выплаты пособия
Временная нетрудоспособность
Выплачивается в следующих случаях:
— болезнь, травма; — уход за больным членом семьи; — карантин застрахованного лица или ребенка до 7 лет; — долечивание в санаторно-курортных учреждениях
Профессиональные болезни и травмы
Выплачивается при утрате трудоспособности вследствие несчастного случая на производстве или профессионального заболевания (подробные условия описаны в Федеральном законе от 24.07.1998 № 125-ФЗ)
Беременность и роды
Выплачивается женщине суммарно за весь период отпуска (при отсутствии осложнений и рождении одного ребенка срок составляет 70 дней до и после родов). Особенности выплаты пособия описаны в гл. 3, ст. 10 255-ФЗ
Ранние сроки беременности
Выплачивается единовременно женщинам, которые встали на учет в медицинских учреждениях в ранние сроки беременности
рождение ребёнка
Единовременное пособие при рождении ребёнка
Уход за ребёнком
Ежемесячное пособие по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет
Погребение
Социальное пособие на погребение выплачивается согласно Федеральному закону от 12.01.1996 № 8
Оплата 4 дополнительных выходных дней одному из родителей для ухода за детьми инвалидами
Четыре дополнительных оплачиваемых выходных дня в месяц предоставляются одному из работающих родителей (опекуну, попечителю) для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства до 18 лет (ст. 262 ТК РФ)
Порядок формирования и отправки пособий
Для перехода к работе с пособиями ФСС следует на главной странице системы выбрать нужную организацию в верхней части страницы и перейти в раздел «ФСС» > в разделе «Пособия и ЭЛН» нажать на кнопку «Все документы».
Если пункт «Пособия ФСС листки нетрудоспособности» отсутствует, убедитесь, что в верхней части страницы указана организация одного из регионов, принимающих участие в пилотном проекте.
Создание и загрузка документов
Новый документ можно сформировать непосредственно в Экстерне или загрузить готовый файл, подготовленный в сторонней программе.
Создание документов в Экстерн
Необходимо нажать на кнопку «Создать новый документ».
В открывшемся окне выбрать тип пособия, отметить нужного сотрудника в списке и нажать «Создать документ».
Список сотрудников в сервисе «Пособия ФСС» является общим с сервисом по подготовке отчетности в пенсионный фонд Контур-Отчет ПФ.
Если нужного сотрудника в списке нет, то следует нажать кнопку «Добавить нового сотрудника».
В появившемся окне заполнить ФИО и СНИЛС и нажать «Добавить сотрудника». Добавленный сотрудник отобразится в списке и будет выбран по умолчанию, а также появится в сервисе Контур-Отчет ПФ.
Далее следует приступить к заполнению формы в открывшемся окне.
Загрузка в систему готового файла
Нажать кнопку «Загрузить из файла».
В открывшемся окне выбрать файл и нажать «Открыть».Принимаемый в систему файл должен быть сформирован в установленном ФСС формате и иметь расширение xml.
Загруженные документы появятся в списке. Чтобы проверить документ и отправить его в ФСС, следует кликнуть по строке с нужным документом. Откроется форма для редактирования и отправки.
Заполнение документа
В документе на выплату пособия следует заполнить три раздела. В зависимости от выбранного типа пособия отобразятся следующие разделы:
Все обязательные для заполнения поля будут подсвечиваться красным цветом.
Раздел «Общая информация»
В данном разделе заполняется информация о сотруднике, организации-работодателе и о способе выплаты пособия. Заполненные данные сохраняются в рамках сотрудника, при создании нового листа этот раздел будет заполнен автоматически.
1. «Заявитель» — следует отметить, кто является получателем пособия:
При выборе последнего открывается блок, в который следует внести сведения об уполномоченном представителе — ФИО и паспортные данные.
2. «Сведения о получателе пособия» — следует заполнить данные получателя пособия, такие как ФИО, СНИЛС, дату рождения, адрес, пол, статус регистрации и документ, удостоверяющий личность.
Информация о сотрудниках доступна одновременно и в сервисе «Пособия ФСС», и в Контур-Отчет ПФ. Если изменить информацию о сотруднике в одном сервисе, она изменится или удалится и в другом.
3. «Сведения о работодателе (организации)» данныый раздел заполняется автоматически из реквизитов плательщика. Все строки, кроме ИНН, можно изменить вручную. При изменении данных организации-работодателя здесь, они изменятся и в реквизитах.
4. «Способ выплаты пособия» — следует выбирать один из двух способов выплаты:
5. Раздел «Общая информация» заполнен, нужно перейти в следующий раздел. Появится окно «Сохранить изменения в документе?», следует нажать кнопку «Сохранить» и перейти к заполнению следующего раздела.
Раздел «Лист нетрудоспособности»
Раздел присутствует в следующих типах пособий:
Заполняется на основе листка нетрудоспособности, представленного работником. Расположение полей соответствует бумажному бланку, который выдается в медицинском учреждении.
2. Укажите, является ли лист первичным или продолжением; дубликатом или оригиналом.
3. Заполните все обязательные поля ниже (они будут подсвечены красным), как в бумажном бланке, выданном в медицинском учреждении.
Некоторые особенности заполнения:
4. Раздел «Лист нетрудоспособности» заполнен, следует нажать кнопку «Сохранить» и перейти к следующему.
Раздел «Расчет пособия»
В этом разделе заполняются данные, необходимые для назначения пособия сотруднику региональным отделением ФСС. Все обязательные для заполнения поля будут подсвечены красным.
1. «Признак информации» — следует выбрать пункт «Первичная информация», если пособие отправляется в ФСС впервые. Пункт «Перерасчет» выбирается, если пособие было отправлено и нужно внести корректировки.
2. «Дата представления документов страхователю» — следует указать дату, когда получатель пособия подал заявление и дополнительные документы работодателю.
3. Укажите районный коэффициент, размер ставки, страховой стаж, год и сумму заработка.
Если необходимо указать данные о замене расчетных годов, то следует установить флажок «Заполнить информацию о замене годов». Появятся дополнительные поля для указания заменяемых годов.
4. «Период оплаты пособия» — следует выбрать, выплачивается ли пособие полностью за счет работодателя либо есть период, за который пособие выплачивается за счет ФСС. Во втором случае в поле «Пособие за счет ФСС за период» обязательно укажите начало и конец, периода за который начисляется пособие за счет ФСС.
5. Раздел «Расчет пособия» заполнен, следует нажать кнопку «Проверить и отправить».
Раздел «Дополнительные документы»
Раздел присутствует в следующих типах пособий:
Некоторые особенности заполнения:
После заполнения раздела нажмите кнопку «Сохранить».
Проверка и отправка
1. Для отправки следует сначала открыть документ, после чего нажать кнопку «Проверить и отправить».
Если необходимо отправить несколько документов одновременно, следует открыть меню «Реквизиты и настройки» и нажать кнопку «Включить режим массовой отправки».
После этого появится возможность отправить несколько документов.
2. Начнется проверка.
В списке будут отображаться только квалифицированные сертификаты, ИНН в которых совпадает с ИНН организации из документа.
Регистрационный номер страхователя в сертификате должен совпадать с регистрационным номером организации, указанным в документе.
Если документ отправляется за обособленное подразделение (в этом случае код подчиненности заканчивается на 2), то регистрационный номер страхователя в сертификате должен совпадать с дополнительным кодом ФСС, указанным в документе.
После отправки документ отобразится первым в списке со статусом «В очереди на отправку».
Статусы обработки
Если при проверке в региональном отделении ФСС будут найдены ошибки, то извещение должно поступить по «Почте России». В этом случае следует внести требуемые изменения в документ и отправить его в ФСС.
Просмотр отправленных документов
Чтобы просмотреть отправленный документ, следует нажать на ссылку «Просмотреть документ» под статусом «В очереди на отправку» (либо «Отправлен в ФСС»). После загрузки документа браузер предложит открыть или сохранить pdf-файл с данными. Просмотреть можно только те документы, которые были отправлены в ФСС после 25 февраля 2014 года.
Просмотр результатов проверки
Если документ принят к рассмотрению
Если документ был передан на рассмотрение в региональное отделение ФСС, то отобразится статус «Принят ФСС». Это конечный статус.
Чтобы просмотреть квитанцию, необходимо кликнуть по строке с документом и перейти по ссылке «Просмотреть квитанцию».
На экране отобразится окно с квитанцией.
Документ, на который поступила квитанция, можно отредактировать и отправить повторно в ФСС. Для этого необходимо кликнуть по строке с документом и нажать кнопку «Исправить ошибки и отправить заново» либо «Создать перерасчет». Также эти функции будут доступны, если навести мышку на строку с документом и кликнуть по .
Если документ не принят
Если документ не был принят в ФСС, то отобразится статус «Не принят ФСС». Чтобы просмотреть протокол, необходимо кликнуть по строке с документом и перейти по ссылке «Просмотреть протокол ошибок».
На экране отобразится окно с протоколом.
Документ, на который поступил протокол, необходимо исправить и отправить повторно в ФСС. Для этого необходимо кликнуть по строке с документом и нажать кнопку «Исправить ошибки и отправить заново». Также эта функция будет доступна, если навести мышку на строку с документом и кликнуть по .
После выбора пункта «Исправить ошибки и отправить заново» статус документа изменится на «Создан». При необходимости всегда можно просмотреть протокол, кликнув по и выбрав пункт «Просмотреть документооборот».
Как распечатать, удалить документ? Как создать перерасчёт? Как просмотреть историю документооборота?
При наведении курсора на строку с наименованием документа появляется.
В зависимости от статуса при нажатии на шестеренку доступны следующие действия:
.
