Что такое проектный офис. Объясняем простыми словами
Проект — это любая затея, нацеленная на конкретный результат. Например, нужно запустить новую производственную линию или подготовить учеников за 2 года к ЕГЭ, или изобрести вакцину от коронавируса — всё это можно представить в виде проектов с конечными и промежуточными целями, финансовым обоснованием, кругом ответственных.
Проектный офис появляется в организации, которой нужно одновременно отслеживать множество проектов и поддерживать в них единые стандарты.
То, насколько сильно проектный офис вовлечён непосредственно в управление проектами, зависит от потребностей конкретной организации.
Пример употребления на «Секрете»
«Потребность в стандартизации проектного управления возникла в нашей компании, когда масштабы и география бизнеса уже не позволяли каждому отдельному заводу или бизнес-подразделению подавать идеи в произвольной форме, а корпоративному центру — поддерживать их в индивидуальном порядке. Бизнес требовал единого подхода к анализу и ведению проектов, и мы нашли их в виде платформы специального проектного офиса».
(Управляющий партнёр «Технониколь» Сергей Колесников — о том, как стандартизировать управление проектами.)
Ошибки в употреблении
Иногда проектный офис путают с портфелем проектов или с корпоративной системой управления проектами (КСУП). Портфель проектов формируют для выполнения какой-то приоритетной для компании задачи. Например, торговая сеть хочет получать четверть всей прибыли от товаров, выпускаемых под собственным брендом. Отдельные проекты и группы проектов, которые послужат этой цели, можно объединить в портфель. Проектный офис служит в первую очередь для наведения порядка в проектах компании, стратегические цели могут его не волновать.
Корпоративная система управления проектами (КСУП) — это стандарты выполнения и мониторинга проектов на предприятии, а также информационная система по их учёту и контролю. Проектный офис — это часть корпоративной системы управления проектами, он следит за её работой и настройкой.
Нюансы
Стандарты проектного управления сформулировал американский Институт управления проектами (Project Management Institute, PMI). Эта некоммерческая организация выделяет несколько видов проектных офисов.
Стандарты, разработанные Институтом управления проектами, объединены в отдельный справочник — «Корпус знаний по управлению проектами» (Project Management Body of Knowledge, PMBOK). Международная организация по стандартизации (ISO) адаптировала их в стандарт ISO 10006 «Управление качеством в проектах». В России на его основе выпустили несколько ГОСТов по менеджменту проектной деятельности. Один из них посвящён стандартам проектного офиса.
Проектный офис: создание и развитие
Цели создания Проектного офиса
При построении проектно-ориентированной системы управления в компании важным становится вопрос создания Проектного офиса (Project Management Office, PMO, Офис управления проектами).
Проектный офис – подразделение, отвечающее за методологическое и организационное обеспечение проектного управления в организации, планирование и контроль портфеля проектов, внедрение и развитие информационной системы планирования и мониторинга проектов, формирование сводной отчетности по программам/проектам.
Функции Проектного офиса
Существуют разные классификации Проектных офисов по типам выполняемых функций, но ни одна из них не является идеальной. Более правильно разделять функции PMO на базовые и расширенные. Базовые функции используются всеми Проектными офисами, расширенные подбираются в зависимости от поставленных задач перед PMO.
Базовые функции:
Расширенные функции:
Уровни Проектных офисов в организации
Помимо разделения функций на базовые и расширенные, PMO отличаются по уровням управления в организации. Можно выделить 3 уровня PMO:
Уровень организации. На уровне организации создается Центральный Проектный офис (ЦПО) – подразделение, организующее планирование и контроль проектной деятельности, методологическую и административную поддержку, развитие проектно-ориентированной системы управления в организации, портфельное управление, управление отдельными кросс-функциональными проектами и программами.
Уровень подразделения. На уровне подразделения создается Функциональный Проектный офис (ФПО) — подразделение, отвечающее за функции, перечисленные выше для ЦПО, только в части конкретного функционального подразделения. ФПО создаются достаточно часто в ИТ-блоке и блоке капитальных проектов, реже в других подразделениях. В случае, если существует ЦПО, то из функций ФПО исключаются общие методологические задачи, хотя могут оставаться методологические задачи, связанные со спецификой проектов ФПО (например, ИТ-проекты и строительные проекты имеют свой жизненный цикл и документы).
Уровень программы/проекта. На уровне крупных программ/проектов также создаются свои Проектные офисы. Их функционал обычно еще более узкий, чем для ФПО и нацелен в специфику программы/проекта.
Состав Проектного офиса
В организационной структуре компании позиция руководителя Проектного офиса определяется обычно на уровне заместителя руководителя или директора департамента.
Состав PMO может включать следующие роли (зависит от выполняемых задач):
При создании Проектного офиса обычно формируется команда из 2-3 человек: руководитель, методолог, специалист по планированию и отчетности. Дальнейшее развитие PMO зависит от целей и задач.
Роль и функции PMO в проектных компаниях
Руководители проектов всегда стремятся постичь новые знания и овладеть большим количеством полезных навыков, быть успешными и «идти в ногу» с инновациями. В управлении проектами существуют must-have дисциплины и области, которые необходимы менеджерам для обеспечения успешной жизнедеятельности проектов и релизов. Сегодня в компаниях разного уровня и направленности часто за качество и успех проектов отвечает специальная структура — Project Management Office или PMO.
В управлении проектами хватает аббревиатур, в них несложно запутаться: WBS, CPM, PMBOK, SDLC, PMO, XP и много других. Если вы хотите глубже погрузиться в мир project management, то полезным будет изучить глоссарий из главных сокращений и аббревиатур из мира project management.
Что такое PMO в управлении проектами?
Project Management Office (PMO) — это офис управления портфелем проектов (ОУП), подразделение в компании, которое занимается координацией проектов, сбором и движением информации по проектам, мониторингом, бюджетами, графиками, вопросами коммуникации в команде, координированием работы всех заинтересованных в проекте сторон, а также стандартизацией качества.
Менеджеры и специалисты, составляющие офис, накапливают лучшие практики и стратегии, позволяющие оптимизировать статус текущего проекта. Иногда PMO — это один единственный менеджер проекта. Это зависит от размера компании. Можно смело утверждать, что наличие качественного офиса управления портфелем проектов является неотъемлемой частью успеха современной компании и ее проектов.
Основной целью PMO является достижение качественных результатов и конкурентных преимуществ всех процессов, методов и политик в управлении проектами. PMO должен полностью соответствовать культуре и глобальной стратегии компании.
Сегодня популярность такого офиса или подразделения только растет, поскольку многие своими примерами показали какие результаты можно получить от инвестирования в PMO.
Компании, в которых внедрен PMO, могут также быть уверены в том, что все риски и конфликтные ситуации, связанные с проектами, находятся под контролем.
Какие отрасли заинтересованы в создании PMO?
Потребность в управлении проектами возрастает в зависимости от размера компании, ее сферы и спроса отрасли.
Наиболее вероятными отраслями, где вы найдете сегодня офис управления портфелем проектов, являются здравоохранение, IТ, финансовые учреждения, производственные и профессиональные услуги, логистика.
В бизнесе потребность в PMO неуклонно растет среди компаний всех размеров.
Какие зоны ответственности PMO в компании?
Конкретный функционал и области применения сил офиса могут сильно различаться в разных компаниях. Идеальных примеров нет. Но к самым распространенным можно отнести:
Сотрудникам компании, представляющим офис управления портфелем проектов, необходимо быть компетентными в главных сферах управления. Такие профессиональные области PM четко описаны в руководстве PMBOK. Вот наиболее важных из них:
Области компетенций PMO
Интеграционный менеджмент
Для PMO важно объединить все ресурсы и грамотно выстроить процессы.
Управление масштабом
Масштаб проекта является частью планирования проекта. Это включает в себя определение и документирование целей проекта, задач, затрат, результатов и сроков. Управление масштабом заключается в том, чтобы убедиться, что все четко знают, для чего предназначен проект.
Управление затратами
Управление затратами включает все вопросы финансирования проекта. Фактически, речь идет о подготовке бюджета проекта, который включает в себя то, сколько каждая отдельная задача будет стоить и защищать общие бюджетные прогнозы для проекта.
Тайм-менеджмент
Концепция управления временем в управлении проектами связана с тем, как менеджеры управляют временем, а члены команды тратят свои ресурсы на проектные задачи.
Управление коммуникацией
Любой руководитель проекта должен быть отличным коммуникатором, это известно всем. Поэтому грамотное управление коммуникацией в команде также выходит на главные позиции в функционале PMO. Это также включает мониторинг всех входящих и исходящих коммуникаций, работа с обратной связью клиентов.
Управление качеством
Правильная работа с качественными показателями помогает руководителям проектов в создании контроля качества проектов. Держа под контролем вопросы качества исполнения всех процессов, они могут быть уверены, что конечный результат будет соответствовать ожиданиям клиентов.
Управление рисками
Чем больше компания, тем более важное значение имеет управление рисками. Офису управления портфелем проектов компании необходимо всегда “держать руку на пульсе” и своевременно диагностировать опасность для проектов. Здесь важно обращать внимание на детали и постоянно заниматься качественным анализом состояния дел и процессов.
Управление персоналом
Управление кадровыми ресурсами показывает, как руководители проектов работают в своих проектных командах и могут поддерживать здоровую рабочую атмосферу.
Это лишь самые основные компетенции, за которые может отвечать project management office в компании. Даже самый успешный и сильный PMO все равно периодически будет сталкиваться с различными проблемами, поскольку жизнь проекта — это как жизнь живого организма, где каждый день может случиться что-то непредсказуемое.
Однако когда все сделано правильно и деятельность офиса приносит результаты компании, это добавляет ценность проектам и обеспечивают равновесие и баланс бизнеса, способствует повышению производительности.
Если кратко подвести итоги, то можно выделить основные преимущества работы PMO в компаниях:
Офис управления проектами и его модели
В последние годы многие российские компании активно создают и используют офис управления проектами, как для внедрения систем управления проектами, так и для управления конкретными проектами и программами, которые являются наиболее значимыми с точки зрения их бизнеса.
Согласно определению, данному в Руководстве PMBoK, Офис управления проектами (Project Management Office, PMO) — это подразделение или организация, осуществляющие различные функции, относящиеся к управлению проектами, в его сфере ответственности. Сфера ответственности офиса управления проектами может варьироваться от оказания поддержки в управлении проектами до прямого управления проектом. Проекты, поддерживаемые или управляемые PMO, могут быть несвязанными, но управляться в совокупности. Конкретная форма, функции и структура PMO зависят от потребностей организации, поддержку которой в области управления проектами он осуществляет.
Следует различать такие понятия, как офис управления проектами (PMO), проектный офис (project office), проектная команда (project team).
Офис управления проектами может быть создан:
В Руководстве для портфельных, программных и проектных офисов (Portfolio, Programme and Project Offices (P3O) guidance ― далее Руководство P3O), разработанном OGC (Office of Government Commerce, Офис государственной торговли — подразделение, входящее в состав Офиса кабинета министров Соединенного королевства) в 2008 году, представлена высокоуровневая модель офисов различных типов (рис. 1), которые могут создаваться в организации для управления портфелями, программами и проектами как на постоянной, так и на временной основе. Краткое описание основных типов офисов и их функций/услуг, адаптированное на основе Руководства P3O, приведено в табл. 1.
Таблица 1. Краткое описание основных типов офисов для управления портфелями, программами и проектами и их возможных функций/услуг
2. Офис управления портфелем подразделения (Hub Portfolio Office). Постоянный офис для управления портфелем программ и проектов, поддерживающий формирование и исполнение портфеля проектов и программ в масштабах департамента, дивизиона, региона или бизнес-единицы.Возможные функции/услуги офиса:
3. Офис управления программой подразделения (Hub Programme Office). Постоянный офис для управления программой, поддерживающий формирование и исполнение программы в масштабах департамента, дивизиона, региона или бизнес-единицы.Возможные функции/услуги офиса:
4. Программный офис для специфических инициатив (Programme Office for a specific initiative). Временный офис, созданный для поддержки реализации специфических инициатив по изменениям в деятельности организации, которые объединены в программу.Возможные функции/услуги офиса:
5. Проектный офис для специфической инициативы (Project Office for a specific initiative). Временный офис, созданный для поддержки реализации специфической инициативы по изменениям в деятельности организации, которая определена как проект.Возможные функции/услуги офиса:
6. Центр совершенства (Centre of Excellence — COE). Подразделение, которое определяет стандарты для управления портфелями, программами и проектами (в том числе процессы, шаблоны, инструменты), разрабатывает требования к навыкам и обучает участников проектов, управляет знаниями и т. п. Центр совершенства может входить в состав Офиса управления портфелем или действовать как отдельное независимое подразделение.Возможные функции/услуги центра:
Рис. 1. Высокоуровневая модель офисов для управления портфелями, программами и проектами в организации (Руководство P3O)
Названия PMO могут сильно варьироваться в разных организациях: Корпоративный центр по управлению проектами; Стратегический офис управления проектами; Группа управления портфелем проектов; Офис по управлению программой; Дирекция проектов; Отдел по управлению проектами и т. п.
Офис управления проектами может представлять интересы заказчика или инвестора в проекте, выполняемом внешними подрядчиками. PMO может быть создан по схеме аутсорсинга на базе внешней организации, которой передано управление конкретными проектами.
Проектный офис в отличие от Офиса управления проектами (в некоторых публикациях по управлению проектами «проектные офисы» и «офисы управления проектами» рассматриваются как синонимы ― автор), как правило, создается для отдельного проекта, и в его состав входят участники проекта, которые имеют полную занятость по проекту. Проектная команда включает всех участников проекта, как тех, кто участвует в проекте на постоянной основе, так и тех, кто временно привлекается для выполнения отдельных работ. Пример организационной структуры команды девелоперского проекта представлен на рис. 2.
Стоит отметить, что существуют следующие различия между ролями менеджера проекта и менеджера PMO:
Рис. 2. Пример организационной структуры команды девелоперского проекта
В Руководстве PMBOK определен диапазон функций, которые может выполнять PMO:
управление общими ресурсами для проектов;
У компаний, которые планируют создание PMO, практически всегда возникает дилемма: «Какую форму целесообразно выбрать для PMO и выполнение каких функций при этом следует возложить на PMO, чтобы добиться успеха?» Сложность в выборе решения связана с тем, что, с одной стороны, не существует одной модели PMO, которая подходила бы всем организациям, а с другой — описанные в литературе различные типологии PMO, включающие от трех до семи типов офисов, также не дают простого и универсального ответа на указанный вопрос. Данные исследований создания и развития PMO показывают, что офисы одного и того же типа могут быть как успешными, так и неуспешными в компаниях разного масштаба и в разных отраслях. Авторы одного из наиболее известных исследований PMO (An empirically grounded search for a typology of project management offices. Project Management Journal) ― Brian Hobbs и Monique Aubry из University of Quebec в Монреале (Канада) обращают внимание на то, что для создания успешного офиса необходимо основываться на анализе динамики развития организации и планируемых изменений в ее деятельности. Кроме того, следует учитывать видение собственников компании и философию управления, сложившуюся у руководителей высшего уровня. Если руководители, ответственные за создание офиса, сфокусируют свое внимание только на внутреннем содержании деятельности, структуре или штате нового или существующего реорганизуемого PMO, то получить адекватный ответ на вопрос о том, как создать успешный PMO в организации, будет невозможно.
При выборе подхода к созданию PMO следует учитывать, что модель, которая будет развернута в организации, может включать в себя как единственный PMO, так и множество различных PMO на разных уровнях управления и по разным направлениям деятельности. Руководство P3O (OGC) рекомендует учитывать при создании PMO такие переменные, как:
Для создания и развертывания PMO возможно использовать модель жизненного цикла PMO, рекомендованную в Руководстве P3O (OGC). Адаптированный вариант данной модели представлен на рис. 3.
Рис. 3. Mодель жизненного цикла PMO
По результатам исследований PMI создание и развертывание PMO на постоянной основе у большинства организаций занимает период от шести месяцев до двух лет. Значительное влияние на сроки и успешность внедрения PMO в организации чаще всего оказывают такие факторы, как:
Одним из ключевых показателей при оценке успешности и эффективности деятельности PMO является ценность, которую он создает в рамках выполняемых процессов для таких заинтересованных сторон, как руководство организации, получатели результатов или выгод от проектов и менеджеры проектов. Решающим при оценке ценности, создаваемой PMO для организации, как правило, оказывается мнение менеджеров проектов. Если PMO не оказывает им необходимую поддержку в решении проблем и в более эффективном выполнении проектов, то и у других заинтересованных сторон, как правило, складывается мнение о низкой ценности от работы PMO. В связи с этим руководитель PMO с момента принятия решения о создании PMO должен выделить ключевых для PMO заинтересованных лиц и далее на протяжении всего жизненного цикла PMO активно выявлять и управлять их ожиданиями от работы PMO, обеспечивая оказание ценных для них услуг на согласованном уровне качества.
Хорошей иллюстрацией к возможностям увеличения ценности, создаваемой PMO для заинтересованных лиц, является модель «Континуум создания ценности PMO» (PMO Value Continuum), разработанная компанией ESI International на основании большого опыта в области управления проектами (рис. 4). Ценность, создаваемая PMO, увеличивается по мере расширения им своих функций и диапазона оказываемых услуг — от предоставления отчетов по проектам для заинтересованных сторон до приведения всех проектов в соответствие со стратегией и извлечения максимальных выгод для организации из всех реализованных проектов.
Рис. 4. Континуум создания ценности PMO
В завершение данной главы стоит остановиться на основных тенденциях в развитии PMO на период до 2014 года, которые были выделены на основании исследований, проведенных известным рейтинговым агентством Gartner в 2010–2011 годах:
Андрей Сооляттэ, «Управление проектами в компании. Методология, технологии, практика. Учебник». ― М.: Московский финансово-промышленный университет «Синергия», 2012.
Поддержка внедрения Project Online с помощью проектного офиса (РМО)
Что такое PMO?
Таким образом, вы планируете Project Online в свой бизнес. Как вы планируете использовать его, или лучший способ его сдачи, какие бизнес-проблемы вы пытаетесь решить? Некоторые из примеров могут быть:
Мои руководители хотят лучше видеть состояние проекта.
Мне нужен лучший способ управления ресурсами и назначения их проектам.
Я хочу легко отслеживать время, когда люди тратят на выполнение своих задач.
Я хочу более надежный способ отслеживания данных проектов, чем использование Excel электронных таблиц.
Организации, которые наиболее успешно используют Project Online для решения таких бизнес-проблем, как эти, создают набор стандартов, процессов и передовой практики для управления проектами в своей организации. Лицо или группа, создав и управляющая этими правилами управления проектами, иногда называются Project управления Office (PMO).
Что делает PMO?
В крупных компаниях PMO может состоять из отдела, который занимается вопросами управления проектами в организации, такими как управление проектами, реализация, обучение, исследование потребностей в управлении проектами или определение наилучшего способа создания полезных отчетов. В малом или среднем бизнесе PMO может варьироваться от одного человека до небольшой группы людей, но также может масштабироваться, чтобы попытаться решить те же проблемы, что и в крупных предприятиях. Общие цели всех pmos, однако, будут включать в себя:
Управление и евангелизации принятия системы управления проектами.
Упрощение управления проектами для пользователей организации путем автоматизации процессов в инструмент.
Создание политик, процедур и практических методов в области функций управления проектами.
Будучи экспертами по управлению проектами, выслужив в качестве центра передового опыта для всех вещей управление проектами, а также предоставляя обучение по лучшим практикам и средствам управления проектами.
Предоставление полномочий со стороны исполнительного спонсорства для внести изменения и обеспечить их выполнение с помощью своих рекомендаций.
Все еще путать? Давайте отступим назад и примем пример, с каким образом глава семьи может заботиться о своей семье:
| Need | PMO | Семейство |
 | PMO помогает создать эффективный способ доставки информации заинтересованным сторонам проекта с помощью отчетов о состоянии проекта и о состоянии здоровья. Это может быть связано с изучением потребностей в отчетности, переносом необходимых данных в систему и созданием рабочего процесса для обеспечения того, чтобы данные, необходимые для повторяющихся отчетов, вовремя влились в систему. | Главам семей потребуется информация о том, как идут дела: -Квартальные отчеты о детских исследованиях. -Ежемесячные банковские выписки, чтобы показать состояние финансов. -Ежегодное посещение врача для определения состояния здоровья члена семьи. |
 | PMO создает процессы для получения нужных данных в систему управления проектами для предоставления статуса на уровне проекта руководителям проектов. Она также предоставляет рекомендации и рекомендации по управлению ресурсами. | Люди в семье должны знать, кто что делает. Это может включать в себя: -Кто будет забрать детей из школы сегодня, выгулять собаку по вечерам, готовить обед и т.д. -Если кто-то не может сделать свою обычную задачу, вы должны знать, кто доступен, чтобы занять их место. Это помогает показать расписание работы и школы для каждого в центральном семейном календаре. Таким образом, легко узнать, кто может быть запланирован для чего. |
 | PMO помогает создавать сайты совместной работы с проектами и настраивать их в соответствии с потребностями пользователей сайта. | Членам семей потребуется форум, на котором они могут сотрудничать, например: -Размещение важных событий в настенном календаре на кухне -Ежедневно беседуя друг с другом за обеденным столом. |
 | PMO отвечает за настройку системы управления рисками. | Главам семей может потребоваться планировать снижение риска: -Определение потребностей в страховании для здоровья. Приобретение членства в клубе здоровья. — Увеличение суммы, которую они сэкономят для выхода на пенсию. |
 | PMO рассматривает текущие процессы и процессы и находит метод автоматизации их с помощью реализуемого средства управления проектами. Один из них может включать определение драйверов выбора проектов для продвижения вперед с учетом заданного бюджета (анализ портфеля). | Главы семей установят правила и процессы для семьи, такие как: -Установите детский комендантский час или часы сна -Посмотрите на факторы, чтобы определить, какие покупки необходимо сделать (например, «Следует ли покупать автомобиль, починить крышу или отправиться в отпуск в этом году?»). -Настройка спринклеров газона на автоматическом отсеве. -Выберите время недели для продуктовых покупок и поручений. |
A PMO drives a company to more efficient project management by doing things such as:
Сбор сведений, которые помогут определить требования к управлению проектами для организации. Например, анализ бизнес-потребностей организаций, разработка процессов для их решения, а затем сопоставление этих процессов с настройками или рабочего процессами в Project Online.
Определение того, какие данные важно рассматривать на постоянной основе, и работа с администратором Project для обмена данными с заинтересованными сторонами. Например, определение необходимых данных и процесс получения данных в систему для создания еженедельного отчета о состоянии проекта для предоставления заинтересованным лицам возможности для выполнения выполнения проектов.
Создание правил для процессов и рабочих процессов. Например, создание рабочего процесса, в котором идеи проекта проходят процедуру утверждения, чтобы стать проектами в Project Online.
Перенос существующих данных из текущей системы управления проектами в новую. Например, найти самый простой способ переноса данных ресурсов и проектов из электронных таблиц Microsoft Excel в Project Online или Project профессиональный на компьютере каждого пользователя в централизованную Project Online среду.
Предоставление поддержки управления портфелем проектов для оказания помощи в приоритизации и прогнозировании проектов. Как и большинство компаний, существует множество проектов, которые вы хотели бы сделать, но имеют ограниченный бюджет и ресурсы для их всех. Вам нужен способ определить, какие проекты следует продвигать дальше. PmOs может управлять процессом выбора проектов и программ, чтобы обеспечить соответствие будущих инвестиций стратегическим целям и концепции роста организации.
Управление эмоциональными изменениями, с которыми могут столкнуться пользователи при переходе из существующей системы управления проектами, к которой они присоединены. Например, тактично влияя на руководителей проектов, чтобы перейти от старого процесса сохранения файлов проектов на жесткие диски и поделиться ими, показывая им преимущества публикации их в Project Online. PMO может сделать это, отводя больше времени, чтобы убедить более старших руководителей проектов в первую очередь, и надеясь, что их влияние на других руководителей проектов помогает управлять изменением.
Управление техническими проблемами изменений, предлагая отличные возможности обучения.
Зачем нужен PMO?
В примере семьи последствия нереалитного решения некоторых потребностей могут быть тяжелыми. Например, если не просмотреть отчетную карточку ребенка при первом ее прибытии, может возникнуть предположение, что все в порядке, когда может потребоваться больше времени на обучение или репетитор. Кроме того, развертывание Project Online без создания сущности для принятия стандартизации и принятия может также иметь тяжелые условия. Создание PMO поможет увеличить шансы на успех для Project Online развертывания. В зависимости от ваших целей это может привести к повышению эффективности управления проектами (например, более проектов, завершенных вовремя), что обычно связано с более низкими затратами на управление проектами (например, дополнительные проекты, завершенные при бюджете или в рамках бюджета).
Какие первые шаги в создании PMO?
Первые шаги в создании PMO, вероятно, уже произошли, если вы сделали усилия, чтобы найти эту статью. Если вы заинтересованы в переходе Project Online, у вас, скорее всего, уже есть представление о том, как это может повысить эффективность или решить проблему в вашей компании. Создав путь к формализации PMO, следует рассмотреть следующие вопросы:
Определите, что нужно сделать вашему PMO
Является ли основной целью вашего ИПО решение конкретной бизнес-проблемы? Например, может потребоваться внедрить систему разметки, чтобы получить более жесткий контроль за анализом затрат. Или вы можете распространить данные проекта на два или даже три различных приложения и объединить данные в единую систему, что поможет лучше понять выполнение проектов. Или это может быть предоставление текущих руководств по управлению проектами и решение потребностей в обучении руководителя проекта. После того как вы поймете, почему ваш PMO необходим, это будет гораздо проще в области, что требования в создании и обслуживании его.
Получение исполнительного спонсорства
Убедитесь, что кто-то высоко поддерживает вас. Важно, чтобы ваш PMO был исполнительным спонсором, так как отсутствие поддержки руководителей является одной из основных причин сбоя PMO. Если у вас уже есть руководитель, который знает преимущества и важность того, что вы пытаетесь сделать, отлично! Если нет, один из лучших способов получить их на вашей стороне, чтобы показать им преимущества перехода к системе управления проектами, как Project Online. Вы можете сделать это, показывая им бизнес-проблемы, которые будут решены. Возможно, вы уже сделали это до такой степени, когда вы впервые оценивали Project Online, но вы действительно можете найти союзников в руководящих рядах, если вы сможете показать им, как это работает с собственными данными в пилотной среде. Получение выгоды имеет важное значение для получения исполнительного спонсорства.
Сильное спонсорство руководителей может быть полезно для решения проблем, которые могут возникнуть у пользователей сопротивления при переходе от привычных им средств к новой системе управления проектами, например к Project Online. Евангелизации и поощрения преимуществ для других влиятельных заинтересованных лиц, таких как старшие руководители проектов, также может помочь в разрыве любых эмоциональных вложений, которые могут возникнуть у других пользователей в системе, из которую вы переходите.
Сборка команды
Независимо от того, пытаетесь ли вы установить PMO в крупной или небольшой компании, ниже ляпов, которые должны быть решены ролями в PMO:
| Роль | Описание |
| Управлять планом Project Online принятия | Если вы находитесь в процессе реализации Project Online, общий план нуждается в ком-то, чтобы управлять его. Как и в любом проекте, плану принятия необходим владелец, чтобы обеспечить укомплектование и выполнение необходимых задач. |
| Потребности в управлении проектами для исследований | Этот человек оценит требования организации по управлению проектами. Этот человек должен будет поговорить с пользователями в компании и в различных отделах, чтобы узнать, как они в настоящее время управляют проектами, каковы будут их требования и как они могут быть улучшены за счет реализации Project Online. Эти требования должны быть выражены администратору Project, чтобы их можно было правильно реализовать в Project Online. Этот человек должен иметь хорошие навыки управления проектами, но также должен быть хорошим коммуникатором. Вполне возможно, что люди в компании могут быть эмоционально привязаны к процессу, из которого вы пытаетесь переместить их, поэтому этому человеку необходимо будет иметь дело с этим, показывая, как новая система облегчит им жизнь. |
| Обучение, документация и поддержка | Этот человек должен будет оценить уровень мастерства пользователей и будет отвечать за предоставление ресурсов обучения, необходимых для успешного использования продукта. Это может включать создание обучения на основе ролей для Project, руководителей проектов, руководителей групп и членов группы. Хотя большая часть ваших усилий может быть в сборе подготовки для руководителей проектов или администраторов, руководители групп и члены группы могут найти быстрые справочные карточки, шпаргалки, контрольные списки или короткие учебники, чтобы быть наиболее эффективным. Кроме того, необходимо найти способ оказания поддержки пользователям на дому, а также способ эскалации более сложных проблем с помощью соответствующих маршрутов. |
| Связь с ИТ-отделом | Сотрудничество с ИТ-отделом имеет важное значение для привлечения их для оказания помощи в регистрации, настройке и настройке Project Online. Если вы только в процессе оценки Project Online, это обычно может быть сделано кем-то из вашего ИТ-отдела без проблем, глядя на Начало работы с документацией Project Online. PMO необходимо будет работать с вашим ИТ-отделом для решения этих двух областей: -Office 365 администрирования. PMO необходимо будет работать с администратором Office 365 для назначения пользователей и лицензий. -Project Online администрирования: PMO также необходимо будет работать с администратором Project Online в таких областях, как настраиваемые поля, ресурсы и конфигурация таблиц. Кроме того, им может потребоваться работать с PMO для внедрения процессов в Project Online с помощью рабочего процесса. |
В некоторых крупных компаниях также есть руководители проектов, которые могут быть назначены для предоставления указания конкретным проектам, которым требуется помощь. Это может варьироваться от консультирования владельца проекта до фактических взятий на себя, учитывая область проекта.
Создание заявления о миссии для PMO
Все pmOs должны иметь заявление о миссии. Если вы уже оценили потребность в PMO, это будет гораздо проще создать. Посмотрите на существующее заявление о миссии вашей компании и попробуйте создать его, который будет совпадать с ним. Это не должно быть чрезмерно сложным, но достаточно, чтобы предоставить все основные представления о том, почему PMO существует и какова его роль в вашей компании.
Создание плана создания PMO
После выполнения задач, необходимых для создания PMO, может потребоваться создать для него план проектов высокого уровня. Рассмотрите создание вашего PMO как один большой проект с связанными задачами, продолжительностью и назначениями. План проекта станет более определенным по мере выполнения некоторых начальных задач, например оценки среды. План проекта помогает предоставить вашему PMO расписание сборки, чтобы отслеживать то, что вы сделали, над чем работаете и что еще предстоит сделать при создании PMO. Например, вот как может выглядеть несколько задач по сборке PMO в Project Online плана проекта:
Дополнительные дополнительные информацию о pmos
Если у вас еще нет PMO, вы можете быть немного запуганы при мысли о запуске. Несмотря на то, что потребности и требования вашей компании будут управлять вашимИ PMO, вам необходимо научиться создавать рамки для создания и развития PMO. В зависимости от целей, возможно, вам нужно исследовательский процесс ИП ИП и отраслевые методологии, или посмотреть, с какой моделью PMO можно тесно согласовать. Существует множество книг, учебных и онлайновых ресурсов, которые помогут вам в создании и управлении pmos.
Если вы пытаетесь настроить PMO и вам потребуется помощь, вам может потребоваться связаться с сертифицированным партнером Майкрософт или службами microsoft Consulting Services. У нас также есть консультанты в Корпорации Майкрософт, которые имеют отличный опыт в настройке PMOs для малых, средних и крупных компаний.
Что теперь?
Итак, готовы ли вы начать свой PMO? Надеюсь, вы поняли после прочтения этой статьи, что запуск PMO является инвестицией, которая будет хорошо стоит времени и усилий. Для этого потребуется много совместной работы с людьми в вашей компании, и наличие исполнительного «чемпиона» имеет важное значение. Кроме того, потребуются инвестиции в изучение дополнительных данных о настройке PMO с помощью доступных ресурсов. Если вам нужна помощь, вы можете обратиться к сертифицированным партнерам Майкрософт, а также к службам microsoft Consulting Services.
Если вы находитесь в небольшой компании, область всего этого может показаться подавляющей. Возможно, у вас нет ресурсов для найма людей для каждой роли PMO, отмеченной в таблице «Сборка команды», и это не требуется. Просто знайте, что это обязанности, которые, скорее всего, потребуется решить в определенный момент времени и в определенной степени, что соответствует вашим требованиям. Кроме того, обратите внимание, что необходимые усилия могут масштабироваться до размера и целей вашей компании. PMO в небольшой компании может потребоваться только для встречи с несколькими старшими руководителями проектов в своей компании для оценки их потребностей, по сравнению с несколькими отделами с различными требованиями в более крупной компании.
Создание PMO поможет вам добиться Project Online успеха, а Project Online поможет вам добиться успеха в области ИП. Удачи в реализации!
