что значит исходящие в электронной почте
Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно
«Отдел кадров коммерческой организации», 2012, N 3
ВХОДЯЩИЕ И ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ: РЕГИСТРИРУЕМ ПРАВИЛЬНО
Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо (приказ, информационное сообщение или иной документ) приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня.
Обычно в организации разрабатывается перечень документов, не подлежащих регистрации. Такой перечень может быть и самостоятельным документом (в этом случае он должен быть утвержден руководителем компании), и приложением к инструкции по делопроизводству. На практике в него включают:
— рекламные материалы (листовки, программы, проспекты);
— информационные материалы, присланные в виде копий для ознакомления;
— поздравительные письма и телеграммы;
Всю входящую корреспонденцию (конверты, пакеты, документы без конвертов и пр.) должен принимать работник, хорошо знающий структуру компании. От этого иногда зависит оперативность решения того или иного вопроса.
Доставка документов в компанию может осуществляться почтой (письма, бандероли, пакеты, печатные издания) или с помощью электронной связи (телеграммы, телефонограммы, сообщения электронной почты (e-mail)). Отдельные виды корреспонденции могут доставляться в компанию посредством фельдъегерской связи: обычно это документы, представляющие собой особую ценность или содержащие особо важную или конфиденциальную информацию.
Документы, поступающие в компанию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
Введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.
Такая отметка проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны документа. Если документ содержит несколько листов, отметку ставят лишь на первой странице. Если конверт не вскрывается (например, если на нем есть пометка «Лично»), отметку проставляют на конверте также в правом нижнем углу.
Отметка о поступлении документа в организацию должна содержать:
— очередной порядковый номер;
В некоторых случаях, когда документ срочный или очень важный, фиксируются часы и минуты его поступления в компанию.
Отметка может проставляться от руки:
│ вх. N 26 от 13 марта 2012 г. │
Или же с помощью резинового штемпеля:
│ «__» ___________________ 20__ г. │
Возникает вопрос: откуда брать порядковый номер? Отвечаем. В любой организации ведется регистрационный журнал учета входящих документов. Унифицированной формы такого журнала нет, поэтому каждая компания разрабатывает его самостоятельно. Мы рекомендуем следующую форму.
ОАО
«Бизнес
Портал»
г. Москва
Предложение
по аренде
складских
помещений
После занесения в журнал документа и проставления на нем регистрационной отметки его направляют по назначению соответствующим исполнителям.
При регистрации входящих документов используется валовая нумерация в течение года с 1 января по 31 декабря. Номер может быть дополнен буквами или цифрами для удобства работы с документами.
Кратко расскажем о порядке работы с входящими документами. Они сортируются в зависимости от того, требуют ли обязательного рассмотрения директором или их можно направить непосредственно в соответствующие структурные подразделения. Если на входящем документе обозначено структурное подразделение или конкретное должностное лицо, то документ передается непосредственно им.
Примечание. При передаче документа из одного структурного подразделения компании в другое он повторно не регистрируется.
Как регистрировать документы, поступившие по почте, понятно. А как быть с телеграммами или телефонограммами?
Входящие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству компании и исполнение. А вот с телефонограммами сложнее. Текст входящей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале, после чего оперативно передается руководителю или тому должностному лицу, которому она адресована.
В настоящее время довольно часто письма приходят по электронной почте. Как регистрировать их?
Поступившие электронные документы могут регистрироваться непосредственно в системе электронного документооборота. Для этого на каждое поступившее письмо заводится отдельная регистрационно-контрольная карточка. При регистрации входящего электронного документа необходимо проверить реквизиты письма, наличие вложений и приложений, на которые указывает автор.
Оригиналы входящих электронных документов должны присылаться с сопроводительным письмом к файлу.
При необходимости документы, поступившие по электронной почте, могут распечатываться на бумажном носителе.
Создаваемые в организации документы нужно регистрировать в день их подписания или утверждения. При регистрации документа необходимо присвоить ему номер и указать дату:
— подписания (для документов, не подлежащих утверждению);
— утверждения (для документов, подлежащих утверждению);
— заседания или принятия решения (для протоколов);
На первой странице документа, подлежащего отправке, проставляется регистрационный номер, состоящий из порядкового номера документа, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Приведем пример.
Если отделы имеют сокращенное наименование, регистрационный номер исходящего документа может выглядеть так:
│ Исх. N К-05/61 │ или так │ Исх. N 61к │
Принято отдельно регистрировать приказы по личному составу и приказы по основной деятельности компании. Служебные записки, создаваемые структурными подразделениями компании, как правило, регистрируются в подразделениях-авторах.
Получается, что индексация приказов, актов, протоколов и т. п. производится по каждому виду раздельно. Для таких документов указывается просто порядковый номер в течение года, например приказ N 4, акт N 12, протокол N 3. При необходимости отправки таких документов «во внешний мир» к ним составляется сопроводительное письмо и передается для регистрации и отправки.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций. Такие номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Сведения о регистрации исходящих документов также вносят в журнал, но уже для исходящих документов. Приведем примерную форму такого журнала.
Почему письма не отправляются с электронной почты: решение проблемы
Не бывает такого, чтобы какое-то приложение или сервис в интернете работали идеально всегда – электронной п очты это тоже касается, порой и в ней возникают какие-либо неполадки. Например, письма перестают отправляться. Сегодня я разберу основные причины появления данной проблемы на разных почтовых сервисах и опишу способы устранения.
Проверка настроек компьютера и браузера
В большинстве случаев проблема с отправкой возникает не на стороне сервера. Может, причина кроется в действиях пользователя: упущении каких-то элементарных шагов или их неправильном выполнении. Еще допустимо появление неполадок в настройках компьютера.
Чтобы узнать, почему не отправляется письмо, я рекомендую провести сначала вот такие действия на исключение типичных проблем:
А что делать, если после отправки приходит отчет о недоставленном сообщении? Возможно, что указанный вами электронный адрес на данный момент не существует.
Вот еще почему не отправляется электронное письмо – почтовый ящик недоступен по каким-либо причинам. Например, из-за переполненности (следует удалить старые письма) или появления проблем с почтовым сервером (лучше подождать некоторое время, как минимум полчаса, и повторить отправку письма).
Если ни одно вышеуказанное действие не помогло, значит, пора разбираться с вашим почтовым сервисом.
Письма не отправляются с ящика Gmail
Данный почтовый сервис используется чаще всего для распространения рассылок или в рабочих целях. Поэтому в нем очень редко возникают проблемы в плане отправки писем. И то в таких ситуациях присылается сначала сообщение об ошибке. Если со стороны сервиса и возникают неполадки, сотрудники в кратчайшие сроки устранят проблемы.
Когда вы грузите какой-то файл в качестве вложения к письму, сервис может заблокировать его в целях безопасности.
А вот почему не отправляются письма с телефона? В таких ситуациях проблемы возникают тогда, когда на используемом клиентом устройстве недостаточно памяти.
Если вам не удалось выяснить, почему с почты не отправляются письма, лучше повторно очистите данные браузера, проверьте корректность введенных данных и соединение с сетью.
Когда ничего не помогает, рекомендую обратиться в службу технической поддержки почтового сервиса Gmail. При этом следует подробно описать суть проблемы, желательно приложив скриншоты.
Проблема с Mail.Ru
В Mail.Ru тоже проблемы с доставкой сообщений встречаются очень редко. При неудачной отправке письма можно попробовать повторно провести операцию, обычно это помогает.
Еще один вариант – к письму был приложен файл большого объема. Он либо превышает установленные ограничения сервиса Мэйл.Ру, либо из-за низкой скорости интернета не загружается.
Если вы слишком часто посылаете со своего почтового ящика письма одинакового содержания, сервис может заподозрить вас в распространении спама. Такое бывает, когда ящик взламывают. Решить подобное можно прямо на сайте сервиса (обычно предлагается сменить пароль). Еще следует проверить папку «Исходящие» и узнать, какие именно письма отправлялись с вашего ящика.
Не помогло – обращайтесь в Помощь Mail.Ru. Переходите в раздел «Письма» и ищите соответствующий пункт. Потом отметьте тип проблемы и отправьте запрос. Сотрудники решат проблему.
Письма не уходят с Яндекс.Почты
Выяснить, почему не отправляется письма с почты Яндекса, очень просто. На этот сервис еще могут влиять дополнения или расширения, установленные в браузере. Для проверки нужно просто поочередно отключать их и проверять работу почты.
Если письмо попало в «Черновики», попробуйте отправить его повторно. Когда в письме есть вложения, отправка может занять просто немного больше времени.
Яндекс тоже допускает возможность некорректного отображения страницы и рекомендует в таком случае очищать кэш или удалять cookies. Бывают и задержки на серверах как получателя, так и пользователя. В таких ситуациях помогает только обращение в службу технической поддержки.
Проблемы с электронной почтой Rambler
Нетипичные проблемы в работе данного почтового сервиса практически не встречаются. Обычно все можно решить настройкой браузера или очисткой кэша. Еще это один из тех сервисов, в котором при отправке письма важны правильно выставленные дата и время.
Если ваш аккаунт был заблокирован, можно снять блокировку с помощью специального веб-сервиса. Выполнять это действие обязательно нужно через компьютер.
Любые другие неполадки можно легко решить обращением в службу технической поддержки. Желательно как можно более подробно описать ее характер и приложить скриншоты.
Проблемы с почтовыми клиентами
Множество людей пользуются специальными почтовыми клиентами. В таких приложениях можно принимать и отправлять сообщения с разных аккаунтов и от нескольких пользователей. Но даже тут не исключены проблемы в работе.
Microsoft Outlook
Если письмо в Microsoft Outlook не отправляется, сначала надо проверить нижнюю часть окна программы. Если в ней указано «Автономная работа», «Попытка подключения…» или «Отключено», значит, связь с сервером электронной почты не была установлена. Тут поможет повторная отправка письма.
Далее следует стандартная диагностика подключения к интернету и проверка наличия больших вложений в письме. Как уже известно, некоторые почтовые клиенты не поддерживают отправку файлов слишком больших размеров. Лучше грузить подобные файлы в облако и прикреплять в письме ссылку к нему.
Проблема с отправкой может настичь пользователя при недавней смене пароля. В Microsoft Outlook все меняется в «Настройках учетных записей». Влияние антивируса тоже не исключается.
Когда ничего из вышеперечисленного не помогает, следует восстановить программу Microsoft Outlook. Когда и восстановление не помогает, проверять следует уже профиль, с которого вы пытаетесь отправить сообщение.
eM Client
Решать проблемы с отправкой в клиенте eM стоит исходя из сообщения об ошибке. Для данной программы очень важна правильная конфигурация электронной почты. Решить подобную проблему можно изменением порта для SMTP-сервера на 465 с помощью SSL. Если это не сработает, стоит использовать порт 587 с TLS или порт 25 с SSL.
Еще eM Client может блокироваться популярными антивирусными программами. Ранее такое происходило, но производители защитного ПО исправили проблему с выходом обновления. Должно помочь временное отключение антивируса или даже удаление.
В крайнем случае следует переустановить eM Client. Может быть, в момент установки возникли какие-то повреждения.
Заключение
При отправке письма тщательно проверяйте все данные и не отправляйте большие вложения. Проблемы с отправкой писем решаются также стандартной очисткой данных браузера или же перепроверкой введенных данных. Если в почтовом сервисе возникнут серьезные проблемы, вы не сможете как отправлять, так и получать письма, и затронет это не только вас.
Электронная очередь: почему при отправке через Gmail письма находятся в очереди, но не отправляются? (1 фото)
Когда письмо в очереди, Gmail, являющийся одним из самых распространенных сервисов в мире, вспоминаешь не самым добрым словом. Хотя далеко не всегда именно он является виновником проблем отправки электронных посланий. Почему так происходит, и в чем кроются причины?
Причины проблем отправки писем через Gmail
Итак, письмо значится в очереди и не отправляется адресату. Что делать в таких случаях:
1. Проверить WI-FI, открыв любой сайт или приложение. Если загрузка идет, но очень медленно, причина проблемы заключается в низком качестве связи. Из-за этого письма медленно уходят, простаивая некоторое время в очереди.
2. Убедиться, что почтовый ящик не переполнен. Но если места вполне хватает, а письма не доставляются? Дело в том, что при заполнении Google-Диска невозможна полноценная работа почтового сервиса. Проблемы будут наблюдаться как с отправкой, так и с получением сообщений.
3. Проверить правильность написания адреса и корректного заполнения других полей. По невнимательности или из-за нехватки времени можно ошибиться в одной букве или символе, что сделает отправку невозможной. Это происходит как при наборе вручную, так и при копировании адреса.
4. Удостовериться, что за программа используется для отправки. Желательно использовать Gmail или mail.google.com, поскольку в остальных случаях возможны ошибки.
5. Уточнить, были ли в последнее время изменения учетной записи. Помещение электронных писем в очередь без отправки возможно, если недавно имела место перезагрузка устройства или обновление программного обеспечения. В такой ситуации надо повторно войти в учетную запись, введя логин и пароль.
Бывает, что проблема может скрываться и в почтовом ящике адресата. Так, некоторые почтовые ящики настроены на получение только определенных типов писем. Как, к примеру, корпоративные e-mail, писать на которые могут только сотрудники компании. У адресата может быть переполнен или удален почтовый ящик. В таких случаях письмо обычно не находится в очереди, а отправляется, но сразу возвращается с описанием текущей ошибки.
А вы сталкивались с подобной проблемой? Какими способами удалось ее устранить?
| Реклама на форуме. | |
| Разместить рекламу | |
| |
| |
| |
