Что значит крайние даты в описи дел
— описательных статей дел (единиц хранения/единиц учета),
Описи составляются, как правило, в делопроизводстве учреждений и в архивах организаций в четырех экземплярах, три из которых передаются в государственный или муниципальный архив. В государственных и муниципальных архивах описи составляются на неописанные документы и в процессе переработки некачественных описей в трех экземплярах.
Первые экземпляры описей размещаются в изолированном помещении или рабочем помещении работника, ответственного за учет документов архива, с обязательным соблюдением режимов хранения, установленных для подлинных архивных документов на бумажной основе.
Вторые экземпляры описей дел, документов размещаются в изолированной зоне архивохранилища на стеллаже или в шкафу.
Третьи экземпляры описей дел, документов размещаются в читальном зале.
Описи хранятся по порядку номеров фондов, в пределах фонда – по номерам описей.
На дела одного фонда могут быть составлены одна или несколько описей. Их количество зависит от схемы систематизации фонда, объема и завершенности комплектования фонда.
Отдельная опись может быть составлена:
— на все дела фонда, если учреждение прекратило свое существование;
— на дела всех лет одной структурной части;
— на дела за один год или несколько лет деятельности учреждения;
— на дела одной или нескольких предметно-тематических частей фонда;
— на дела одной или нескольких функциональных частей фонда;
— на дела, содержащие документы одной разновидности;
— на дела, характерные только для данного вида учреждений (судебные дела, следственные дела, научные отчеты).
Процесс ведения описей состоит из описания документов ( см. п. 4.1. ) и оформления описи.
Основой описи является описательная статья – совокупность сведений о деле. Она включает:
Заголовки дел вносятся в опись в соответствии со схемой систематизации, каждый заголовок включается полностью, без сокращений и изменений. Если дело состоит из нескольких томов, номер тома проставляется с новой строки, в этой же графе описи сразу за заголовком.
Заголовки дел с однородным содержанием и одинаковыми формулировками обозначаются словами «то же», остальные графы описательной строки для таких дел заполняются полностью.
Вне зависимости от схожести содержания на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью.
При ведении описи в электронном виде каждый заголовок воспроизводится полностью в соответствии с интерфейсом системы электронного архива.
После каждого поступления или выбытия дел составляется новая итоговая запись к описи дел, документов, которая подписывается ее составителем с указанием должности и даты составления.
В случае проведения проверки наличия и состояния архивных документов, по ее окончании в конце описи дел, документов проставляется штамп «проверено», дата, должность и подпись лица, производившего проверку.
Законченная опись дел, документов должна включать, как правило, не более 9999 дел.
Архивные документы снимаются с учета в результате проведения отдельных видов архивных работ:
— выверки учетных документов, по итогам которой выявлены ошибки, допущенные при подсчете количества хранящихся архивных документов ( п. 1.2.1. );
— проверки наличия и состояния архивных документов, в ходе которой обнаружены неучтенные, за литерными или пропущенными номерами дел ( п. 1.2.2. );
— реставрации архивных документов, после которой одно дело разделено на несколько дел ( п. 1.2.4. );
— описания архивных документов, переработки описей дел, документов, в процессе которых возможно разделение или объединение дел ( п. 4.1. ).
Основанием для внесения изменений в учетные документы и учетные БД по результатам указанных работ являются:
При этом в случае выбытия всех архивных документов описи дел, документов номер этой описи другим описям дел, документов не присваивается и остается свободным; в реестре описей делается соответствующая отметка;
При передаче архивного фонда из одного архива в другой передаются 3 экземпляра описи дел, документов и дело фонда. Копия описи дел, документов остается в архиве-сдатчике и в качестве приложения к акту приема-передачи документов на хранение включается в архивный фонд архива-сдатчика.
Усовершенствование и переработка описей дел, документов
Архив в необходимых случаях организует усовершенствование и переработку описей дел, документов.
— изучение дел с проведением экспертизы их ценности;
— уточнение их фондовой принадлежности;
— уточнение или составление дел ;
— определение или уточнение их крайних дат;
— пересистематизацию дел по новой схеме систематизации и составление необходимого справочного аппарата к описи.
При переработке описи составляется переводная таблица старых и новых архивных шифров дел ( п. 4.1.8.5 ).
Уничтожение описей дел, документов
Уничтожение первых экземпляров старых описей дел, документов после их переработки запрещается.
Остальные экземпляры выделяются к уничтожению в установленном порядке.
Крайние даты документов в единице хранения
При установлении крайних дат документов единицы хранения, следует иметь в виду следующее:
начальной датой единицы хранения является дата составления (регистрации) самого раннего документа, а конечной – дата составления (регистрации) самого последнего документа.
Крайняя дата (число, месяц, год), как правило, указывается при описании распорядительной документации, творческой документации, дел по одному вопросу, а также документов, для которых это имеет важное значение (доклады, листовки, стенограммы, письма и т.д.).
Даты договоров, постановлений, распоряжений, приказов и т.п. указываются по времени их подписания; если документы не датированы, даты указываются по времени опубликования или введения в действие.
Если единица хранения была начата в одной организации, а закончена в другой, то выявляются три даты: дата заведения единицы хранения в делопроизводстве первой организации, дата поступления ее во вторую организацию, дата завершения ее в делопроизводстве этой организации, первые две даты объединяются в виде дроби.
При обозначении даты сначала указывается число, затем месяц и год.
Количество листов в единице хранения
Реквизит “количество листов” заполняется на основании заверительной надписи в единице хранения.
Указание на подлинность (копийность)
Подлинность или копийность документа в деле указывается после заголовка с прописной буквы.
Если данные о подлинности или копийности относятся к части документов или одному документу, то они указываются после документов (документа) в скобках со строчной буквы.
Программа, справки, сценарий (копия) праздника, посвященного Дню работников сельского хозяйства и перерабатывающей промышленности.
Способ воспроизведения
Способ воспроизведения указывается для документов, если он необычен для данного вида (разновидности) документов. Указание на способ воспроизведения особенно важно для фондов художников, скульпторов, архитекторов, так как находящиеся в них рисунки и чертежи требуют специфического описания.
Репродукции картин русских художников XVIII – нач. XX вв. Фотокопии, цветные литографии.
Степень полноты документов
Степень полноты документов указывается при наличии в деле документов, не полностью сохранившихся, при этом обязательно отмечается степень их полноты: “отрывок”, “разрозненные места”, “без начала”, “без конца” и т.д.
Симонов К.М. “Русский вопрос”. Пьеса в 3-х действиях. Отрывок из 2-го действия.
Внешние особенности
К внешним особенностям единиц хранения и документов относятся: особый материал обложки или переплета (кожа, дерево, ткань), особый материал, на котором составлен документ (пергамент, шелк и т.п.), наличие украшений на обложке (в т.ч. из драгоценных металлов и камней), иллюстраций или украшений текста и т.д.
Аннотация документов единицы хранения
Аннотация документов составляется в том случае, если в единице хранения имеются уникальные документы, документы организаций-предшественниц, сведения по личному составу, имеющие значения для выполнения социально-правовых, генеалогических и других запросов, документы, которые могут служить предметом самостоятельного поиска.
Этапы составления описи
Составление описи начинается с изучения истории фондообразователя и истории фонда, предварительного просмотра документов фонда. Для этого рекомендуется: изучить литературу и источники о фонде и фондообразователе, обстановку, в которой протекала деятельность фондообразователя; ознакомиться с имеющимся в архиве справочным аппаратом к фонду (сдаточной описью, делом фонда и др.); просмотреть документы фонда с целью ознакомления с их составом, содержанием, степенью полноты и упорядоченности, выявления структуры, определения компетенции, функций фондообразователя.
Следующим этапом работы является разработка первоначальной схемы систематизации единиц хранения в фонде, которая является основанием для внутренней организации архивного фонда.
Схема систематизации единиц хранения архивного фонда управленческой документации может отражать исторически сложившуюся структуру фондообразователя, его функции, направления деятельности, состав документов фонда (виды и разновидности документов или важнейшие темы (вопросы), отраженные в документах фонда).
Схема систематизации единиц хранения архивного фонда личного происхождения определяется составом фондообразователей (отдельное лицо, семья, род), характером их деятельности, составом и объемом документов фонда.
Распределение единиц хранения внутри фонда по делениям схемы систематизации проводится с учетом следующих признаков:
хронологического (по периодам и датам, к которым относятся документы);
структурного (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям);
функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций, отраслей и направлений деятельности организации, тем или вопросов, которых касается содержание документов);
номинального (по делопроизводственной форме – родам дел, видам и разновидностям документов);
корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались документы);
географического (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и др. географическими объектами, с которыми связаны содержание документов, их авторы, корреспонденты);
авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).
Как правило, единицы хранения группируются не по одному, а по нескольким признакам, последовательное применение которых окажется наиболее целесообразным для всех или отдельных групп документов фонда. При выборе признаков группировки единиц хранения управленческой документации в пределах названных схем систематизации учитывается значение того или иного признака для отражения делопроизводственной и смысловой связи между делами каждого конкретного фонда и создания наиболее удобной для использования документов системы их организации.
В особые группы необходимо выделять, систематизировать и вносить в отдельные описи единицы хранения по личному составу, а также отчеты по научным темам в научно-исследовательских организациях, рукописи в издательствах, акты проверок в контрольных органах и т.д.
Далее в процессе составления описи осуществляются: группировка документов по делам (единицам хранения), систематизация документов внутри единиц хранения, формирование единиц хранения.
Единица хранения может состоять из одного документа или группы документов. Формирование единиц хранения может быть произведено только на основании точного определения документов или групп их. Документы внутри единицы хранения должны быть систематизированы также на основе признаков, применяемых для систематизации единиц хранения документов в описи. Выбор схемы систематизации определяется составом документов единицы хранения.
Внутри единицы хранения документы располагаются с учетом взаимной связи и в хронологической последовательности.
В переписке документ-ответ должен следовать за инициативным документом.
Для закрепления порядка расположения документов в единице хранения и обеспечения их сохранности, необходимо все ее листы (кроме чистых и листа-заверителя) пронумеровать простым карандашом порядковой нумерацией в правом верхнем углу листа.
Количество листов единицы хранения фиксируется в листе-заверителе.
После систематизации документов внутри единиц хранения следует описание этих единиц хранения на карточках. Каждая карточка получает порядковый номер, который выносится карандашом на обложку единицы хранения и является ее временным рабочим номером до окончательной систематизации единиц хранения в описи и фонде (для фондов, имеющих несколько описей).
По завершении описания составляется и утверждается окончательная схема систематизации единиц хранения внутри описи, в соответствии с которой карточки и единицы хранения систематизируются и получают архивный шифр (название архива, номер фонда, номер описи, номер единицы хранения).
Все сведения с карточек переносятся на обложки единиц хранения (как правило, в перепечатанном виде); шифр единицы хранения проставляется на лицевой стороне обложки в нижнем левом и в верхнем правом углах.
Архивный шифр состоит из названия архива, номера фонда, номера описи и порядкового номера единицы хранения.
На обложку выносится количество листов единицы хранения, отраженное в листе-заверителе.
Работа над описью завершается составлением описательных статей описи и справочного аппарата к ней.
Заголовок единицы хранения переносится в опись с обложки без изменений и сокращений.
Кроме того, опись содержит итоговую запись, лист-заверитель и справочный аппарат.
В справочный аппарат описи входят:
переводные таблицы шифров (в случае переработки описи);
На документы каждого фонда составляется одна или несколько описей.
Каждая опись должна быть оформлена на бланках утвержденной формы. Все экземпляры описи ( 4 экземпляра) подшиваются, на обложке описи воспроизводятся сведения, размещенные на титульном листе.
В установленном порядке описи рассматриваются на заседаниях экспертной комиссии организации, согласовываются с государственным архивом, источником комплектования которого является данная организация, и утверждаются руководителем организации.
Архивная опись является документом постоянного хранения.
Поперечные профили набережных и береговой полосы: На городских территориях берегоукрепление проектируют с учетом технических и экономических требований, но особое значение придают эстетическим.
Раздел 7. Составление и оформление годовых разделов сводных описей дел организации и законченных описей дел фонда
Раздел 7. Составление и оформление годовых разделов сводных
описей дел организации и законченных описей дел фонда
В ведомственном архиве на основе описей дел структурных подразделений и общественных организаций (см. подраздел 4.2.) составляются годовые разделы сводных описей дел всей организации*(22).
В целях обеспечения сохранности, своевременного отбора и точного учета дел, подлежащих передаче на государственное хранение, первоочередной задачей ведомственного архива является составление годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения под непосредственным методическим руководством соответствующего государственного архива.
7.2. Составление и оформление законченной описи
дел постоянного хранения
7.2.1. Несколько годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения или один годовой раздел, число заголовков дел в которых достигло четырехзначной цифры (см. п.7.1.7.), считаются законченной описью.
В случае необходимости передачи дел на государственное хранение по годовым разделам сводных описей дел постоянного хранения, валовая нумерация которых не достигает тысячи, по согласованию с соответствующим государственным архивом, опись также может считаться законченной.
В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся дел постоянного хранения (до 200 дел) опись считается законченной, если в нее включены годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения за 5 лет.
В выборных организациях, работающих по созывам и имеющим небольшой объем дел (до 200), ежегодно образующихся, опись дел постоянного хранения, заведенных за созыв, является законченной.
7.2.3. Каждой законченной описи присваивается номер (см. п.8.2.6.2.)
7.2.4. Законченная опись имеет самостоятельную нумерацию заголовков дел; к ней составляются итоговая запись и заверительная надпись. Итоговая запись и заверительная надпись (Приложение 23) к законченной описи составляются также, как к годовому разделу сводной описи дел (см. пп.7.1.8 и 7.1.14.).
При этом заверительные надписи, составленные к годовым разделам сводных описей дел, изымаются.
7.2.5. Обязательным элементом оформления законченной описи является титульный лист (Приложение 24).
На титульном листе законченной описи дел постоянного хранения указываются:
— название описи, которое включает указание категории документов (постоянного, временного хранения, по личному составу и т.д.), содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись;
— крайние даты дел, включенных в опись.
Перед названием фонда на титульном листе оставляется место для написания полного названия государственного архива, в котором будут постоянно храниться дела данной организации.
7.2.6. При составлении титульного листа законченной описи необходимо учитывать следующее:
— название фонда организации пишется в виде официального названия организации-фондообразователя со всеми его переименованиями, изменениями подчиненности и сокращенными названиями (в круглых скобках), относящимися к периоду, за который документы включены в опись в хронологической последовательности;
— если в опись внесены дела за несколько лет с перерывами, то на титульном листе проставляются только те годы, за которые в опись включены дела.
7.2.7. К законченной описи обязательно составляются оглавление и предисловие, а также указатели и список сокращенных слов, при наличии последних в годовых разделах.
7.2.8. В оглавлении к законченной описи перечисляются:
— предисловие (общее) и дополнение к предисловию к каждому годовому разделу описи;
— названия разделов и подразделов описи, а также более мелких групп дел (выявляются на основе оглавлений к годовым разделам описи);
— названия указателей и список сокращенных слов (при их наличии) и проставляются номера листов, на которых они расположены.
Оглавление помещается в начале законченной описи, при этом оглавления к годовым разделам описи из нее изымаются.
7.2.9. При составлении предисловия к законченной описи сводятся в единый документ сведения, содержащиеся в предисловиях, составленных к годовым разделам (см. п.7.1.10.).
Для составления предисловия к законченной описи используются законодательные источники, официальные издания организации, ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения, документы фонда, учетные документы и научно-справочный аппарат архива.
Предисловие к законченной описи, как и предисловие к годовому разделу, подписывается составителем, с указанием должности и даты составления, и заведующим ведомственным архивом (лицом, ответственным за архив).
Предисловие к законченной описи помещается после оглавления к описи, при этом предисловия к каждому годовому разделу не изымаются.
7.2.10. Если к годовым разделам сводных описей дел, составляющих законченную опись, имеются указатели, то их целесообразно объединять (по видам) в один указатель и помещать его в конце законченной описи, при этом указатели к годовым разделам изымаются.
7.2.11. Список сокращенных слов к законченной описи составляется на основе списков сокращенных слов к годовым разделам сводных описей дел, составляющим опись (см. п.7.1.13.). При этом списки сокращенных слов к годовым разделам из описи изымаются.
7.2.12. Законченная опись вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней заключается в твердую обложку и переплетается.
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
«Методические рекомендации о порядке формирования и оформления номенклатурных дел, подлежащих постоянному, временному (свыше 10 лет) хранению, и по личному составу» (утв. ФССП России 14.10.2010 N 06-5)
И.о. директора Федеральной
главного судебного пристава
14 октября 2010 г. N 06-5
О ПОРЯДКЕ ФОРМИРОВАНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ НОМЕНКЛАТУРНЫХ ДЕЛ,
ПОДЛЕЖАЩИХ ПОСТОЯННОМУ, ВРЕМЕННОМУ (СВЫШЕ 10 ЛЕТ)
ХРАНЕНИЮ, И ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
1.1. При формировании дел осуществляется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.
Введены в действие приказом Главархива СССР от 05.09.1985 N 263.
1.2. Дела формируются аппаратами управления территориальных органов ФССП России и их подразделениями в соответствии с установленным номенклатурой дел закреплением за ними соответствующих дел для ведения.
1.3. При формировании дел соблюдаются следующие основные требования:
1.3.1. Документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела.
1.3.2. В дело включается по одному экземпляру каждого документа.
1.3.3. В дело группируются документы одного календарного года.
Исключение составляют: переходящие дела; дела с материалами дознания; личные дела работников, формируемые в течение всего периода их работы в организации и др.
1.3.4. В дело помещаются исполненные документы суммарным объемом не более 250 листов общая толщина листов документов, помещенных в дело не должна превышать 4 см.
1.3.6. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.
Приложения объемом свыше 250 листов помещают в отдельный том, о чем в документе делается отметка.
1.3.7. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями:
уставы, приложения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела;
приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;
приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения по разделам личного дела.
1.3.8. Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организаций.
1.3.9. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов.
1.3.10. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.
1.3.11. Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные тома и располагаются в них по алфавиту фамилий.
1.3.12. Предложения, заявления и жалобы представителей организаций и документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от обращений граждан.
1.3.13. Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
2. Содержание работы по оформлению дел, принимаемых в архив
2.1. Оформление дел, принимаемых в архив, проводится работниками аппаратов управления и структурных подразделений территориальных органов Федеральной службы судебных приставов, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем работников архива территориальных органов ФССП России.
2.2. Перед сдачей в архив территориального органа номенклатурные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, оформляются полностью.
2.3. При полном оформлении дел предусматривается:
подшивка или переплет дела;
нумерация листов дела;
составление внутренней описи документов;
внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).
3. Подшивка (переплет) дела
3.1. Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола (приложение N 1) в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.
Сложенный лист (формата А2, А3) разворачивается и прошивается за левый край. При этом верхний край такого листа выравнивается по верхним краям листов дела формата А4, нумеруется в правой части верхнего поля листа.
Сложенный лист (формата А2, А3), подшитый за середину, подлежит перешивке.
При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
3.2. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробах.
3.3. При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело, при наличии большого количества таких документов, последние изымаются из дела и на них составляется отдельная опись.
4. Нумерация листов дела
4.1. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором.
4.2. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.
4.3. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.
4.4. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.
4.5. Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа.
4.6. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист.
Если к документу (листу документа) другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.) подклеены одним краем, то каждый документ нумеруется отдельно.
4.7. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются. При этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
4.8. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.
4.9. В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа.
В этом случае составляется новый лист-заверитель, который помещается в конце дела. При этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.
4.10. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивами территориальных органов и структурных подразделений Федеральной службы судебных приставов к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров (Например: 4а, 4б, 4в и т.п.).
5. Составление заверительной надписи дела
5.2. Лист-заверитель дела составляется по форме (приложение N 2), установленной Инструкцией по делопроизводству в Федеральной службе судебных приставов, утвержденной 25 июня 2008 г. N 126, в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, через знак «+», далее количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации дела (наличие литерных номеров листов дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, количество конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов, а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле).
5.3. Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
5.4. Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне тыльной обложки дела.
6. Составление внутренней описи документов дела
6.1. Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидности документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.
6.2. Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе (листах) по форме, установленной Инструкцией (приложение N 3) в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела.
К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
6.3. Внутренняя опись документов дела подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов,
7.4. Заголовок дела на лицевую обложку дела переносится из номенклатуры дел территориального органа Федеральной службы судебных приставов, согласованной с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.). В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на лицевую обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).
В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.
7.5.1. На лицевой обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела, год (годы) заведения и окончания дела.
Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строки делается об этом запись: «в деле имеются документы за ___ год (годы)».
Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.
7.5.2. Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, т.е. даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
7.5.3. Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.
7.5.4. Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, совещаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело.
7.5.5. Крайними делами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.
7.6. Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и сроки хранения дела. На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».
Пример оформления лицевой обложки дела приведен в приложении N 4.
к методическим рекомендациям
о порядке формирования
и оформления номенклатурных дел
к методическим рекомендациям
о порядке формирования
и оформления номенклатурных дел
Лист-заверитель дела N 06-10, том 2, 2009 г.
