Что такое Z отчёт и как часто его нужно снимать
Не всем предпринимателям обязательно использовать в своей бизнес-деятельности контрольно-кассовую технику, но если такой аппарат должным образом зарегистрирован в ИНФС, то при его применении нужно строго соблюдать кассовую дисциплину во избежание серьезных штрафов.
Одним из обязательных элементов работы каcсира-операциониста является снятие Z-отчета. Что это за документ, для чего он нужен, как поступать в случае его утери, а также каким санкциям могут подвергнуться предприниматели за неправильную Z-отчетность — обо всём подробно ниже.
Что такое зет-отчёт
Z-отчет («Зет-отчет», он же отчет с гашением) – это итоговый кассовый чек, который обязательно должен быть напечатан в течение 24 часов. Он означает завершение кассовой смены, сдачу выручки и обнуление оперативной памяти кассового аппарата. Все данные с предыдущего момента гашения остаются в фискальной памяти кассы и на ленте ЭКЛЗ.
К СВЕДЕНИЮ! В контрольно-кассовом аппарате существует контрольная лента (ЭКЛЗ – «электронная контрольная лента защищенная»), на которой записываются все показатели со счетчиков. В случаях, когда информация по отчетам почему-то утрачивается, ЭКЛЗ – единственная возможность ее восстановить.
По этому документу можно отследить:
Сняли Z-отчет, что дальше?
Пропечатанный чек с итоговым отчетом нужно подколоть или подклеить к «Справке-отчету кассира-операциониста». В кассовый журнал отдельной строкой заносится информация по «зетке»:
Вместе с оприходованной выручкой кассовый журнал в конце смены (рабочего дня) сдается старшему кассиру, в бухгалтерию или лично руководителю (в зависимости от того, как это заведено внутренним порядком организации).
Хранить снятые Z-отчеты, как и использованные ЭКЛЗ, нужно не менее 5 лет, ответственность за сроки и сохранность несет руководитель.
ВАЖНО! Берегите эти документы, не теряйте и не выбрасывайте снятые Z-отчеты, даже если они были проведены мастером при наладке кассового аппарата, содержат нулевые показатели или сняты в качестве пробы. Абсолютно все отчеты с гашением в обязательном порядке фиксируются в журнале.
Ежесуточный контроль
«Зетка» является документом строгой финансовой отчетности.
Снимать ее нужно после смены или рабочего дня, но не реже, чем 1 раз в 24 часа. Если этого не сделать, то касса будет заблокирована. Все кассовые аппараты, по распоряжению законодательства, оснащены системой автоматической блокировки при превышении 24-часовой смены. Пока не будет снят Z-отчет, касса не сможет производить никаких операций.
А если операций не было?
Письмо ГФСУ от 10.02.2015 г. разъяснило, что нулевые отчеты можно не печатать, если в течение 24 часов не прошла ни одна кассовая операция. Однако, часто внутренние документы предприятия требуют открывать и закрывать смену вне зависимости от прохождений по кассе. Кроме того, на практике в аппарате чаще всего хранятся мелкие деньги, а это тоже финансы, которые должны ежедневно проводиться через ККМ («служебное внесение»), а это уже операция, которая отразится в Z-отчете.
Пока законодатели не прояснили этот вопрос окончательно, лучше во избежание неприятностей печатать Z-отчет ежедневно и оформлять его в кассовую книгу, даже если он нулевой.
Особенности Z-отчета
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Самый первый отчет с гашением, снимаемый в ИНФС при регистрации контрольно-кассового аппарата, там и останется: его отсутствие никак не повлияет на правильность оформления кассового журнала. А вот со всеми последующими следует быть особенно внимательным.
Z-отчет утрачен, как быть?
В жизни все может случиться, и даже невосполнимый отчет с гашением может оказаться по какой-то причине не оформленным в журнал, как следует. Это чаще всего случается:
Отсутствие Z-отчета грозит предприятию крупными штрафами. Чтобы избежать их, нужно сразу при обнаружении утраты «зетки» выполнить предписанные законом процедуры.
Последовательность действий при обнаружении утраты отчета с гашением
ВАЖНО! Руководитель имеет право наложить наказание на кассира, виновного в утрате документа строгой отчетности, если сочтет нужным по итогам его объяснительной записки. Увольнение за такой проступок не положено, но выговор или устное предупреждение вполне вероятно.
Забыли снять Z-отчет вовремя?
В конце смены «зетку» не сняли, а совершили это действие в начале следующего дня? Так бывает нередко, тем не менее, это нарушение, «поймав» на котором, налоговая не поскупится на штрафы. Причина окажется в том, что по документам выручка окажется несвоевременно оприходованной.
Не стоит уповать на то, что налоговая не будет сличать даты отчетов и оприходования денег в кассу. Вполне может случиться, что нарушение «выплывет» в результате обслуживания представителей юридического лица. Получив чек за товар или услугу, пробитый определенной датой, он может подать его в бухгалтерию своей организации для отчета по потраченным финансам. Вполне реальна встречная проверка, в результате которой выяснится, что полученные по предъявленному чеку деньги были оприходованы не в день получения, а позже.
Особая ситуация с предпринимателями на УСН, которые обязаны показывать выручку в КУДИР именно в той датой, когда она оказалась в кассе. Если чек на покупку или услугу выбит сегодня, а Z-отчет по нему собираются снять только завтра, то в КУДИР получится несоответствие: придется указать сегодняшний чек по еще не снятой «зетке», в соответствии с которой чеки будут уже вчерашними.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Единичные случаи несвоевременного снятия отчета с гашением могут пройти безнаказанными: ведь их причиной могут явиться и технические неполадки, это можно отразить в объяснительной записке. Важно не допускать, чтобы такие случаи стали постоянной практикой.
Санкции и штрафы за нарушения снятия зет-отчёта
Выявленные налоговой проверкой нарушения Z-отчетности чреваты серьезными штрафами для руководства организации.
Отсутствие одной или нескольких «зеток» – это нарушение ст.19.7 КоАП РФ, так как по факту это – непредоставление представителям государственных органов требуемых ими сведений.
За это должностные лица могут быть оштрафованы на сумму от 300 до 500 руб., а юридические – в десятикратном размере.
Если налоговики сочтут, что неоформленные Z-отчеты представляют собой неповиновение требованиям надзорного органа (ст. 19.4 КоАП РФ), то штраф может быть выписан на сумму от 1000 до 2000 руб.
Нужен ли z-отчет при использовании онлайн-кассы?
Какова роль зет-отчета в ККТ?
Зет-отчет (или отчет с гашением) — такое название имеет итоговый отчет по применявшимся ранее кассам, оснащенным ЭКЛЗ (электронной контрольной лентой защищенной). Предназначен он:
Z-отчет на кассах старого образца требовалось формировать не реже чем каждые 24 часа (в противном случае работа кассы блокировалась) и обязательно нужно было распечатывать.
О том, какие унифицированные формы могут быть использованы для формирования кассовой отчетности, читайте в материалах:
Если у вас есть доступ к «КонсультантПлюс», узнайте как организовать учет налички в небольшой фирме и какие кассовые документы оформлять в каждом конкретном случае. Если доступа к системе нет, получите пробный демо-доступ бесплатно.
Нужен ли Z-отчет при онлайн-кассе?
Отчет, являющийся аналогом Z-отчета, предусмотрен и в онлайн-кассах. Называется он отчетом о закрытии смены и, по существу, так же, как и Z-отчет, привязан к временному промежутку, равному 24 часам. Наличие такого ограничения вытекает из запрета на возможность формирования кассовых чеков (или БСО) по истечении этого количества часов с момента формирования другого отчета — об открытии смены (п. 2 ст. 4.2 закона «О применении ККТ…» от 22.05.2003 № 54-ФЗ).
Что будет, если сформировать отчет о закрытии смены по онлайн-ККТ на следующий день после конца смены? Ответ на этот вопрос вы найдете в «КонсультантПлюс». Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.
При формировании отчета о закрытии смены в онлайн-кассе не происходит:
Однако все остальные задачи (подведение итогов и формирование документов, необходимых для составления отчетности, нужной для оприходования выручки в операционную кассу) этот отчет по-прежнему решает.
Дополнительной его функцией является незамедлительная автоматическая передача данных в контролирующую ИФНС. Причем в случае отсутствия подтверждения о получении налоговым органом этого отчета онлайн-касса отправит его повторно.
Так же, как и прочие отчеты, формируемые онлайн-кассой, отчет о закрытии смены хранится в фискальном накопителе в электронной форме в защищенном от исправлений виде не меньше 30 календарных дней (п. 4 ст. 4.1 закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Для целей внесения данных в документы, предназначенные для операционной кассы, он может распечатываться на бумаге.
Закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ (п. 5 ст. 4.1) для отчета о закрытии смены предусматривает набор обязательных реквизитов, а приказ ФНС России от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662@ — перечень обязательных дополнительных данных, которые зависят от формата используемых фискальных документов.
Итоги
Зет-отчет — это отчет почти уже ушедших в прошлое касс, оснащенных ЭКЛЗ. В онлайн-кассе предусмотрен аналог этого отчета — о закрытии смены, набор задач для которого откорректирован в соответствии с изменением технических характеристик кассовых аппаратов. Одной из важных новых функций отчета о закрытии смены является оперативная отправка его в контролирующую ИФНС.
Что такое X-отчет в онлайн-кассах?
Зет-отчет с гашением нужно снять, даже если на протяжении всей смены работник не пробил ни единого чека. Х-отчет ККТ не считается обязательным видом подотчетности, по которому надлежит отчитываться перед ФНС. Документация выполняет задачу своеобразной проверочной ведомости. С ее помощью можно удостовериться в корректном отображении даты, времени, реквизитов компании. Благодаря этому появляется возможность своевременно выявить и ликвидировать имеющиеся нарушения. В итоге предотвращается риск получить штраф, оформленный на предприятие и должностных лиц.
Также может именоваться утренним или нулевым отчетом. Такое название произошло вследствие того, что ранее налоговая инспекция предъявляла требование о снятии Х-отчета в начале смены. Это надлежало сделать, чтобы убедиться в отсутствии наличных денег в кассе. То есть требовалось продемонстрировать, что выручка на начало работы составляла 0.
Разновидности
Х-отчеты могут быть сформированы по узким показателям. Особых отличий от Z-отчетности при этом нет. Сюда входят:
Принцип формирования
Х-отчет содержит в себе информацию касательно сумм совершенных продаж. При этом берется лишь текущая рабочая смена для отслеживания выручки. В соответствии с подготовленной Х-отчетностью можно определить:
Х-отчет позволяет анализировать информацию о товарообороте фирмы и выручке укрупненно и детализировано. При этом процедура закрытия смены происходит в таком порядке:
На этом процедуру закрытия кассы можно считать завершенной – теперь допускается принять следующего продавца на ККТ.
Конкретный порядок манипуляций обусловлен типом кассовой техники, ее моделью и производителем. От этого зависит, какие точно кнопки и в каком порядке следует нажать. Рекомендовано внимательно изучить инструкцию по применению имеющегося кассового аппарата. После снятия распечатанный чек следует вшить в книгу «Справка-отчет кассира-операциониста».
Когда нужно снять
В ходе работы с ККТ снятие Х-отчетов происходит для достижения следующих целей:
Важный момент: после того, как смена была закрыта, становится невозможным распечатать Х-отчет. В документации отражаются лишь текущие сведения о совершаемых операциях. Для получения данных о предыдущих кассовых сменах нужно обратиться к блоку ЭКЛЗ.
Кто имеет право
Снятие Х-отчетов доступно не для всех. Провести операцию разрешено лишь тому сотруднику, который назначен ответственным за ведение операций открытой смены или же иным уполномоченным на данное действие лицом. Перечень допущенных к формированию Х-отчетности включает:
Конкретная частота подготовки данного типа отчетности, общая схема действий отображаются в приказе. Если же документ не был издан, кассиру допускается осуществлять проверку состояния наличных денег в кассе без получения разрешения от руководителя фирмы.
При этом компании могут накладывать лимит на возможности кассиров при получении информации о текущем состоянии кассы. Если имеется запрет допуска к кассовой технике, ставится специальный пароль. Комбинация символов не идентична паролю кассира, вводимому для осуществления работы и личной идентификации.
Необходимость ограничения доступа имеет под собой обоснование. Такая мера применятся с целью ликвидации риска:
Также ограничение возможности снятия Х-отчетов ликвидирует риск ситуаций с обсчетом клиентом.
Однако в этом есть и отрицательные стороны. Лимитированной доступ к текущим данным приводит к отсутствию возможности у кассира регулировать состояние полученной выручки, которую проверяют контролирующие инстанции. Поэтому нередки ситуации, когда при проведении налоговой проверки обнаруживаются излишки в денежном ящике кассы. В итоге это грозит предприятию наложением штрафных санкций.
Трудности подготовки отчетности
ККМ не всегда работает исправно вплоть до окончания периода эксплуатации. К выходу кассового аппарата из строя могут привести различные причины. В их числе и нарушение правил эксплуатации ККТ, поломка отдельных компонентов. Выявить проблему поможет снятие Х-отчета.
Если при распечатке Х-отчетности на кассовой ленте нет никакой информации, можно говорить о том, что применяется неподходящий тип ленты или же расходный материал некорректно заправлен.
Отсутствие части текстовых сведений в виде белой полосы говорит о поломке печатающей головки либо засорении вала. Чтобы диагностировать неисправность, надлежит вызвать специалиста из ЦТО.
Частой поломкой становится и нарушение работоспособности платы, кварцевого резонатора либо электропитания часовой микросхемы. Узнать об этом можно по тому, что на Х-отчете некорректно отображается дата и время при включении ККМ.
Плохо различимые символы в Х-отчете, если при этом стало лучше качество печати при продолжительном функционировании аккумулятора, говорит о неисправности термопечатающей головки. Обычно решением возникшей проблемы становится замена детали. Однако предварительно требуется точная диагностика – нужно вызывать специалиста сервисного центра.
Снимать Х-отчет разрешается неограниченное число раз за время рабочей смены.
Популярные вопросы
Чаще всего возникают следующие вопросы касательно снятия Х-отчетов:
Существует ли способ проверить насколько корректен необнуляемый остаток, при расхождении сумм по Х-отчетности в конце рабочего дня и после открытия новой смены?
Информация, содержащаяся в Х-отчете, не подходит для контроля необнуляемого остатка. Эти сведения содержатся в Z-отчетности либо их можно получить при распечатке данных ЭКЛЗ.
Имеет ли право на распечатку Х-отчета постороннее лицо, не допущенное к ведению расчетов по кассовой технике?
Для получения оперативных данных касательно продаж конкретного товарного наименования понадобится обратиться к администратору либо иному уполномоченному на эти действия лицу. Доступ к такой информации и совершению указанных действий с онлайн-кассой строго ограничен.
Применяются ли штрафные санкции в случае снятия Х-отчета после проведения фискального документа по ККТ?
Точная схема снятия Х-отчетности никак не закреплена на законодательном уровне. Этот документ считается ознакомительной формой, сфера применения которой – внутренний контроль. Так что можно не бояться штрафных санкций, если отчет был снят не сразу после открытия рабочей смены, а уже после проведения чека.
Внесение в кассу разменной монеты привело к расхождению сведений в формируемых Х- и Z-отчетах. Можно ли это расценивать как нормальную ситуацию либо что следует сделать в таком случае?
Так как внесение в кассу разменной монеты не относится к выручке от торговли, сумма будет отображена как операция «внесение» в начале смены и зафиксирована в Х-отчетности до ее окончания и выполнения операции «выдача». Так что при закрытии кассовой смены эта сумма не вносится в Z-отчет.
Есть ли ограничения по частоте распечатки Х-отчета? Сделали обзорную отчетность, однако теперь нужно подготовить детальные отчеты по каждому из товарных наименований.
Распечатывать Х-отчеты можно сколько угодно раз, задав требуемые настройки. При этом запрограммировать каждый тип параметров можно с помощью собственной комбинации клавиш.
Выводы
Несмотря на схожесть с Z-отчетом, у Х-отчетности имеется множество отличий, причем весьма серьезных. Главным становится то, что первый закрывает смену и обнуляет регистры продаж, делая ККТ готовой к дальнейшей работе следующим продавцом. Задачей второго типа документации становится открытие смены и демонстрация имеющейся наличности, выручки с момента ее открытия, что зафиксировано в фискальном регистраторе. Его разрешено печатать любое число раз, чтобы сделать сверку суммы денег в кассе. Важен и вопрос различия списка реквизитов, которые содержатся в указанных типах отчетов по ККТ. Допускается также снимать как полный Х-отчет, так и по отдельности по каждому товарному наименованию, отделу, кассиру. Отчетность на начало рабочего дня совпадает со сведениями из журнала кассира-операциониста – форма КМ-4.
Остались вопросы по формированию Х-отчета?
Напишите нашим специалистам уже сейчас и они ответят на ваши вопросы!
X и Z-отчет — что такое, как выглядят и чем отличаются
При работе любого предприятия постоянно возникает необходимость в формировании отчетности и других документов. До того, как вступил в силу Федеральный закон 54 «О применении контрольно-кассовой техники», все использовали кассовые аппараты старого образца. Когда рабочий день заканчивался, то с их помощью формировался документ, закрывающий смену. Он назывался Z-отчетностью. Введение ККТ и онлайн решений немного изменили процесс. Новый документ не обнуляет данные, а отправляет результаты работы сразу в налоговую инспекцию. В этом материале будет рассмотрено такое понятие как Z-отчет, что это такое, как он выглядит и как его сформировать.
Что такое Z-отчет
Зет отчет с гашением — это специальный отчет, который снимается с контрольно-кассового аппарата в конце каждой смены. Он содержит все операции, произведенные в течение рабочего дня. Его формирование происходит не позднее суток с момента начала работы на аппарате. Снимается документ даже, если за целый день работник кассы не пробил ни одного чека.
ККТ шагнула далеко вперед в своем развитии
Обязательное требование, предъявляемое к документу, заключается в том, что оно передается в Федеральную налоговую службу. В памяти кассы хранение происходит сроком не более одного месяца, поэтому при различных ошибках и обрывах связи документы досылаются в автоматическом режиме при восстановлении интернета. Налоговая блокирует фискальный накопитель, если не получает отчетность в течении месяца.
Важно! С приходом нововведений необходимость вести журнал кассира отпала. Остались обязательными лишь оформление расходного и приходного кассовых ордеров.
Ведется также и кассовая книга, которая может быть в нескольких видах:
Что такое X-отчет
Есть еще одна отчетность, называемая отчетом без гашения. Что это такое X отчет — будет рассмотрено в этом разделе.
Х отчет без гашения — это еще один документ, формируемый контрольно-кассовым устройством. Он содержит информацию о всей наличности, которая была пробита на нем в течение смены. Этот документ можно формировать в любое время, он нигде не фиксируется и не требует отправки в ФНС.
Другие его названия: утренняя отчетность или нулевой чек. Так его называют из-за того, что раньше налоговая инспекция требовала его снятия в самом начале смены, то есть утром. Делалось это для того, чтобы убедиться в отсутствии наличности в кассе и показать, что выручка в начале смены равна нулю. На сегодняшний день этот документ не обязателен к снятию каждое утро, так как всю необходимую информацию теперь можно хранить в защищенной электронной кассовой ленте.
Отличие Z от X
Несмотря на то, что две этих отчетности похожи, различия у них есть и причем колоссальные. Отличие этих двух документов в том, что первый призван закрывать смену и обнулять регистры продаж, увеличивать на один пункт счетчик смены. После всех этих действий касса готова к работе следующим кассиром. Второй же документ открывает смену и показывает количество наличных и выручки с момента ее открытия, фиксируя это в фискальном регистраторе. Его можно пускать в печать сколь угодно раз, чтобы сверять сумму денежных средств в кассовом аппарате. Еще одно различие — в перечне реквизитов, содержащихся в каждом из них, но об этом в следующем разделе.
Х-отчет помогает определить корректность внесения информации в ККТ, а также провести аналитику товарооборота, как в общем, так и конкретно по определенному товару.
ККМ ПОРТ DPG 55 ФKZ
Как они выглядят
Оба этих документа выглядит как чеки, которые печатает ККТ. Различие лишь в предоставляемых данных и реквизитах.
Для зет-отчета приказом ФНС РФ утвержден следующий список реквизитов, наличие которых в отчете обязательно:
Важно! Существует необязательное поле «Сумма выручки ИП», но некоторые ККТ обладают им и могут его заполнить. Узнать подробную информацию об этом можно на сайтах операторов фискальных данных.
X-отчет предоставляет следующие данные:
Получить эти данные за другие смены в электронном режиме не получится, так как Х-отчет дает возможность снять показания только текущей смены и зафиксировать их на бумажном носителе.
Как сделать Z-отчет и X-отчет
После того, как стало ясно, что такое Х отчет, можно перейти к рассмотрению снятия. Формирование отчетности на контрольно-кассовой технике происходит автоматически. Никаких данных самостоятельно кассир вводить не должен. Все, что нужно, это произвести определенную манипуляцию, которая заключается в нажатии кнопок в нужной последовательности.
Какие именно кнопки должны нажиматься, зависит напрямую от типа устройства, его модели и производителя. В первую очередь рекомендуется ознакомиться с инструкцией по использованию конкретного прибора. По его снятию напечатанный чек вшивается кассиром, работающим в эту смену, в книгу «Справка-отчет кассира операциониста». Отдельно в кассовый журнал из отчета может вноситься следующая информация:
Нужно учитывать то, что Xотчет формируется только до Z отчета. Z печатается раз в сутки, в то время как Х формируется каждым кассиром при сдаче выручки. Формирование Х-отчета производится аналогичным образом с помощью определенных комбинации с клавишами прибора, от которого и будет зависеть эта последовательность и вид конечного отчета в электронном и бумажном виде. Ниже представлено несколько изображений расшифровки Х-отчета на разных кассовых аппаратах
Х-отчет на Касби 02 МК
Важно! В обоих случаях кассовый журнал в конце смены вместе с оприходованной выручкой должен быть сдан старшему кассиру, бухгалтеру или руководителю. Это зависит от внутреннего порядка организации, принятого ее учредителем.
Виды Z-отчетов
Z-отчеты не отличаются разнообразием, но бывают нескольких видов:
Виды Х-отчетов
Помимо суточных и укрупненных данных, можно получать и документы по более узким показателям. Они мало чем отличаются от видов Z-отчетов, рассмотренных ранее, и включают:
Как снять Z-отчет и X-отчет по кассе
Общий алгоритм действий по снятию отчета следующий:
Таким образом, после прочтения должно быть понятно, что это такое — X-отчет и Z-отчет по онлайн кассе. Введение онлайн ККМ позволило упростить работу кассирам, которые могли забыть выполнить те или иные операции.
