Особенности сводной бухгалтерской отчетности
Тип составляемой бухгалтерской отчетности зависит от целевого назначения, временного диапазона. Суть отчетных документов – комплексное отражение текущего имущественного положения компании, финансовых успехов или проблем. Обязательства по оформлению и подаче в контролирующие органы отчетов регламентируются законодательно, предприятия не уполномочены самостоятельно решать, за какой период заполнять отчетные формы, куда и когда их сдавать. На базе систематизированных в отчетах данных можно осуществлять диагностику угроз финансовой стабильности, выявлять резервы увеличения рентабельности.
Что такое сводная бухгалтерская отчетность
Сводная отчетность – это комплекс отчетной документации, отражающей деятельность нескольких организаций, связанных между собой. Ее составление характерно для крупных компаний, имеющих дочерние структуры. Данные оформляются в отчетных формах на ежегодной основе. Документация, подписанная руководством головной фирмы, должна быть передана в налоговый орган.
Сводная отчетность носит собирательный характер. В ней обобщаются сведения головной структуры и всех филиалов, дочерних подразделений. Бухгалтерия головного офиса систематизирует данные из документов по всем отделам, суммирует значения идентичных показателей и итоговые цифры заносит в сводный отчет.
Сводный тип отчетной документации необходим в ситуации, когда:
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Критерии взаимосвязанности организаций – наличие единой системы контроля перемещения активов, существование зависимости одной структуры от решений и действий материнского предприятия, без одобрения которого невозможно осуществление ряда операций.
Назначение и состав сводной отчетности
Сводная отчетность может составляться чаще, чем раз в год, если это необходимо внутренним пользователям. Причиной оформления промежуточных отчетных документов может быть желание инвесторов проанализировать результаты финансовой деятельности компании, увидеть ее перспективы развития. Решение о заполнении отчета не за год, а за меньший интервал, может основываться на распоряжении руководства. Это возможно в ситуациях, когда рассматривается вопрос об изменении тактической или стратегической программы развития предприятия.
Как формируется учетная политика организацией, раскрывающей составленную в соответствии с МСФО консолидированную финансовую отчетность или финансовую отчетность организации, не создающей группу?
ВАЖНО!
Данные сводной отчетности нельзя применять для выведения налогооблагаемой базы и анализа эффективности работы системы налоговой безопасности.
В целях налогообложения данные из сводных отчетов не могут применяться по ряду причин:
Сводная бухгалтерская отчетность состоит из стандартных отчетных форм, которые содержат в себе обобщенные арифметические показатели. В комплект отчетной документации входят баланс, отчет о финансовых результатах и дополнительные бланки с пояснениями.
Порядок и особенности составления
Сводная отчетность готовится головной структурой. Для этого материнская компания систематизирует данные о результатах своей деятельности и суммирует их с показателями дочерних или других связанных организаций. Оформление отчетной документации осуществляется в несколько этапов:
В сводной отчетности не должны быть отражены данные по взаиморасчетам между связанными компаниями. Исключению подлежит весь объем кредиторской и дебиторской задолженности, которая числится по результатам взаимодействия организаций внутри группы. Норма распространяется на долги со сроком исполнения менее 12 месяцев и с периодом погашения свыше 1 года. Не должны отражаться в своде дивидендные платежи и величина финансовых вложений в структурные единицы объединения. Вычесть из сформированного финансового результата надо и суммы прибыли или убытка, которые были получены от взаимодействия между участниками группы.
СПРАВОЧНО! Необходимым условием для составления сводного типа отчетности выступает наличие четкой вертикали в системе управления группой взаимосвязанных организаций.
Сведения, внесенные в отчетные формы, должны отвечать ряду обязательных требований:
Методика систематизации данных для внесения в отчетность зависит от формы зависимости организаций внутри группы от материнской компании. Если речь идет о дочерних обществах, то предполагается наличие полного контроля со стороны головного предприятия. В этом случае данные отчета формируются через суммирование значений по одноименным показателям.
Зависимым обществом считается организация, в деятельности которой частично участвует материнская компания. При заполнении отчетных форм используется метод объединения доли показателей, которые оговариваются внутренним соглашением группы. Обязательно должны учитываться сведения об изменениях в сумме и структуре капитала. При совместной форме влияния применяют методику пропорционального консолидирования отчетности.
Порядок составления и подачи в контролирующие органы сводной отчетности идентичен условиям оформления стандартных форм отчетной документации. Рекомендации по сведению итоговых данных и их отражению в унифицированных документах приведены в ПБУ 4/99.
ЗАПОМНИТЕ! Срок сдачи сводной бухгалтерской отчетности идентичен предельным датам представления стандартных отчетных форм другими категориями субъектов предпринимательской деятельности.
Пограничная дата для передачи контролирующим органам сводной отчетности наступает после истечения 120-дневного периода с момента завершения отчетного года. Если указанный срок нарушается, руководство компании будет оштрафовано. Размер материального наказания для руководителя фирмы регламентирован ст. 15.6 КоАП. Величина штрафа равна сумме 300-500 рублей.
При анализе данных сводной отчетности необходимо ориентироваться не только на обобщенные показатели, но и на структурный анализ. Его суть заключается в выведении ряда финансовых коэффициентов отдельно для материнской организации и для каждого предприятия внутри группы. Дополнительно определяется удельный вес активов и обязательств, финансовых результатов компаний в общем значении показателей из сводных отчетов.
Сводная отчетность: как формируется, бухгалтерские принципы
Когда у предприятия есть дочерние структуры и подразделения, то помимо обычной бухгалтерской отчетности, необходимо составлять и сводную бухгалтерскую отчетность. Сводные бухгалтерские отчеты готовит головная организация, где есть свод показателей всех предприятий холдинга, объединенных вместе, о финансовом состоянии на определенную дату отчета и показаны результаты общей финансовой деятельности.
Под консолидацией бухгалтерской отчетности понимается суммирование одноименных отчетных статей головной организации и дочерних предприятий.
Понятие сводная бухгалтерская отчетность
Также бухгалтерские отчеты могут служить и в качестве управленческого инструмента. Ведь по отчетам наглядно видно, какие действия и операции более доходные, какие более убыточные и можно сделать выводы о рентабельности различных направлений бизнеса, проанализировать, куда же вкладывать деньги.
То есть можно сказать, что бухгалтерская отчетность это документы, по которым можно составить полную картину об экономическом, имущественном предприятии за некоторый период времени, например год.
Под бухгалтерской отчетностью понимается бухгалтерский баланс и его приложения, где есть приложения с пояснениями, отчет о финансовых результатах предприятия.
Для чего нужна сводная отчетность?
При этом, если организация большая, у нее есть дочерние компании, или она состоит из нескольких предприятий, в отчете отражается и деятельность каждого отделения или филиала.
Однако надо иметь в виду, что должно быть не несколько отчетов по каждому подразделению, а один общий и сводный документ, где будут указаны все нужные для анализа деятельности показатели. Это и будет сводный бухгалтерский отчет. В отчете будет отражаться и деятельность предприятий на территории России, и об отделениях и филиалах, расположенных за рубежом.
Обычно сводные бухгалтерские отчеты формируются, когда головная организация является владельцем более 50% акций Акционерного Общества или более 50 процентов уставного капитала ООО или если у организации есть право принимать решения для дочерних предприятий.
Виды сводных бухгалтерских ведомостей
Так как в сводную бухгалтерскую отчетность входят общие данные по нескольким филиалам или подразделениям, то она бывает следующих видов:
По унитарным предприятиям годовая отчетность отдается не позднее двадцатого пятого апреля, по акционерным обществам не позднее первого августа.
Создание и построение сводных финансовых отчетов
У организаций, как правило, есть своя учетная политика для ведения финансовой отчетности, которая учитывает нормы законодательства и данные самой организации, это количество работников, есть ли производство и другие моменты.
Выбранная учетная политика должна быть зафиксирована во внутренних документах организации и обязательно исполняться.
Это требование законодательства к финансовой документации предприятий. Это же касается и сводной документации, когда в организации или в их объединениях прописывается учетная политика, которая устанавливает порядок составления и сдачи бухгалтерской отчетности, сроки сдачи.
Требования к сводной отчетности:
Сводная документация должна быть полной, достоверной, целостной, измеряемой, последовательной, существенной, нейтральной и непротиворечивой.
Требования к отчетным документам
Сводная бухгалтерская отчетность нескольких связанных организаций должны соответствовать некоторым параметрам:
Этапы создания сводной отчетности
Так как сводная бухгалтерская отчетность это совокупность нескольких отчетов, то ее создание происходит следующим образом:
В итоге в сводной бухгалтерской отчетности будут только суммы по прибылям, убыткам и дивидендам головной организации, где учитываться будет деятельность предприятий всей группы.
Виды сводной отчетности взаимосвязанных организаций
«Аудиторские ведомости», N 7, 2003
Сводная бухгалтерская отчетность
Сводная бухгалтерская отчетность федеральных органов исполнительной власти (министерств и ведомств) составлялась в нашей стране и ранее, в условиях социалистической экономики. Назначение сводного отчета состояло в том, чтобы предоставить возможность органам государственного управления оценить деятельность подчиненных им министерств и ведомств.
Сводная отчетность министерств и ведомств включала:
Свод отчетности осуществлялся в порядке ведомственного подчинения организаций. Сводная отчетность составлялась двумя методами (в зависимости от отраслевой принадлежности организаций):
фабрично-заводским методом, при котором сводный отчет составлялся по признаку ведомственной подчиненности;
отраслевым методом, при котором сводный отчет составлялся по отраслевому признаку.
Большинство показателей сводной отчетности (например, показатели выпуска продукции, численности персонала и фондов заработной платы, затрат на производство, прибылей и убытков и др.) получали суммированием показателей сводимых отчетов. Отдельные показатели сводной отчетности определяли путем вычисления средних и относительных величин как по сводным данным, так и по данным отчетов организаций. В настоящее время этот вид сводной отчетности претерпел некоторые изменения.
В частности, Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н (с изменениями по состоянию на 24.03.2000), установлено, что федеральные министерства и другие федеральные органы исполнительной власти составляют сводную годовую бухгалтерскую отчетность по подведомственным им унитарным предприятиям, а также отдельную сводную отчетность по акционерным обществам (товариществам), часть акций (долей, вкладов) которых закреплена в федеральной собственности (независимо от размера, доли). Порядок составления и представления сводной годовой бухгалтерской отчетности федеральными министерствами и другими федеральными органами исполнительной власти Российской Федерации определен Приказом Минфина России от 15.01.1997 N 3. В соответствии с утвержденным порядком при составлении сводной отчетности министерства, ведомства и другие федеральные органы исполнительной власти составляют сводную бухгалтерскую отчетность по организациям, по которым на них возложены координация и регулирование деятельности.
Сводный годовой бухгалтерский отчет министерствами и ведомствами рекомендуется составлять и представлять по основной деятельности:
Сводная отчетность федеральных органов исполнительной власти составляется путем суммирования соответствующих данных отчетности организаций, подведомственных органу исполнительной власти. Сводная годовая бухгалтерская отчетность федеральных органов исполнительной власти представляется Минфину России, Минэкономики России и Госкомстату России.
Кроме того, в соответствии с Инструкцией по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях, утвержденной Приказом Минфина России от 30.12.1999 N 107н, федеральные органы исполнительной власти, являющиеся главными распорядителями средств федерального бюджета, представляют сводную месячную, квартальную и годовую бухгалтерскую отчетность об исполнении смет доходов и расходов учреждений, находящихся в их ведении. При составлении сводного отчета об исполнении смет доходов и расходов также производится суммирование показателей отчетности подведомственных организаций. С целью избежания двойного счета остатки по счетам расчетов в активе баланса главного распорядителя и по этим счетам в пассиве баланса учреждений, находящихся в их ведении, взаимно исключаются. Главные распорядители представляют сводную месячную, квартальную и годовую бухгалтерскую отчетность об исполнении смет доходов и расходов учреждений, находящихся в их ведении, соответственно Минфину России и органам, исполняющим бюджеты субъектов Российской Федерации и местные бюджеты, в установленные ими сроки.
Сводная бухгалтерская отчетность, составляемая федеральными министерствами и другими федеральными органами исполнительной власти, характеризуется тем, что:
Перед тем как приступить к рассмотрению особенностей составления сводной отчетности группами взаимосвязанных организаций, необходимо рассмотреть само понятие «группа взаимосвязанных организаций», определить состав группы и характер возникающих внутри нее связей, обусловливающий необходимость составления единой групповой отчетности (сводной бухгалтерской отчетности).
В Методических рекомендациях под группой понимается головная организация с ее дочерними и зависимыми обществами. При этом под дочерним обществом понимается организация, в отношении которой головная организация обладает более 50% голосующих акций (долей в уставном капитале), либо имеет возможность определять решения, принимаемые этой организацией, в соответствии с заключенным между ними договором, либо имеет иные способы определения решений, принимаемых дочерним обществом. Под зависимым обществом понимается организация, значительной долей капитала которой (от 25 до 50%) владеет головная организация.
Более полно понятие группы организаций раскрыто в Законе Российской Федерации от 22.03.1991 N 948-1 «О конкуренции и ограничении монополистической деятельности на товарных рынках» (в ред. по состоянию на 09.10.2002), в соответствии с которым эта группа может состоять из двух и более юридических лиц. При этом установлены следующие правила.
Таким образом, группа организаций может быть сформирована по принципу вертикальной интеграции, когда между ними существуют материнско-дочерние отношения, и горизонтальной интеграции, когда группа состоит из равноправных организаций, объединенных для достижения какой-либо хозяйственной цели и направляемых единым органом. На рис. 1 и 2 представлены схемы вертикально-интегрированной и горизонтально-интегрированной групп организаций.
Рис. 1. Группа с вертикальной зависимостью
Рис. 2. Группа с горизонтальной зависимостью
Важным признаком группы организаций является наличие единого контроля над активами и операциями всех организаций, входящих в группу. Под контролем здесь надо понимать возможность оказания решающего влияния на финансово-хозяйственную деятельность организации, возникающую вследствие распоряжения контрольным пакетом ее акций либо наличия договора или иного основания, дающего право назначать большую половину руководства организации и влиять на принимаемые им решения. Кроме того, для группы организаций характерна не только потенциальная возможность одной из них контролировать деятельность другой (других), но и реальное осуществление этого контроля. В частности, под контролем в группе необходимо понимать управление головной организацией финансово-хозяйственной деятельностью дочерней организации с целью извлечения экономической выгоды из результатов ее деятельности. Такой тип контроля можно определить как контроль-управление.
Таким образом, наличие материнско-дочерних отношений между двумя организациями не всегда влечет за собой возникновение группы, поскольку контроль-управление может отсутствовать. Например, головная организация может приобрести крупный пакет акций дочерней организации с целью его дальнейшей продажи или получения дивидендов. Кроме того, подобная ситуация возникает в случае нахождения дочерней организации в стране, где существуют законодательные ограничения (например, на перевод за рубеж прибыли, вывоз продукции организации и др.). В этих случаях сводный отчет составляться не должен. Сводный отчет не составляется также и в некоторых других случаях.
В Методических рекомендациях выделяется четыре случая, когда сводная отчетность не составляется.
Достаточно часто дочернее общество включается в состав группы и в групповой отчет независимо от того, что головная организация реально владеет в его капитале долей меньше 50%. Это особенно характерно для вертикально-интегрированных групп со сложной структурой, где присутствуют так называемые внучатые предприятия. «Внучатыми» называют дочерние общества, находящиеся под косвенным контролем головной организации (контроль осуществляется опосредованно через дочерние общества).
доля контроля А над В составляет: 15% + 45% = 60%,
доля участия А в капитале В составляет: 55% х 15% + 70% х 45% = 39,8%.
Процесс создания групп представляет собой одну из наиболее характерных тенденций мировой экономики на современном этапе ее развития. Этот процесс неразрывно связан с процессами концентрации и централизации капитала в отдельных отраслях экономики, борьбой за рынки сбыта в условиях усиливающейся конкуренции. Пользователей экономической информации все более интересует информация о состоянии активов и результатах финансово-хозяйственной деятельности группы взаимосвязанных организаций в целом. Заинтересованность пользователей в получении такой информации объясняется тем, что организации, входящие в группу, имеют тесные экономические связи, проводят согласованную финансовую, производственную и маркетинговую политику, совместно действуют на рынке товаров и услуг, что дает основание рассматривать группу в качестве единого хозяйственного субъекта. Основным источником экономической информации о финансовом положении и финансовых результатах деятельности группы взаимосвязанных организаций является сводная бухгалтерская отчетность группы. Для подготовки сводной отчетности группы должны применяться особые правила и выполняться специальные требования.
Методическими рекомендациями выделяются следующие требования к сводной отчетности группы:
Курсовые разницы отражаются в составе добавочного капитала.
Для составления сводной (консолидированной) бухгалтерской отчетности группы взаимосвязанных организаций используются следующие правила:
В мировой практике главной сферой применения сводной бухгалтерской отчетности группы организаций является котировка на фондовом рынке акций группы. Без представления сводной отчетности котировка акций группы, как правило, невозможна. Таким образом, основными пользователями сводной отчетности являются акционеры и инвесторы группы. Однако неправильно было бы считать круг пользователей сводной отчетности столь ограниченным. Сводная отчетность часто применяется при принятии экономических решений акционерами и инвесторами не только группы, но и отдельных организаций, входящих в группу, поскольку она дает возможность оценить перспективы деятельности группы, а следовательно, и конкретной организации, входящей в группу, на будущее. В особенности это касается организаций, глубоко интегрированных в группу, которые имеют тесные экономические связи с другими организациями группы, вследствие чего правильная оценка финансово-хозяйственной деятельности таких организаций невозможна без знания результатов деятельности группы в целом. Сводная отчетность может быть также успешно использована поставщиками и покупателями продукции группы и ее конкретных организаций, кредитными учреждениями и другими контрагентами группы и ее организаций. Кроме того, сводная отчетность, как правило, используется для осуществления государственного антимонопольного контроля за экономической деятельностью группы организаций, а также для целей эффективного управления группой организаций. Таким образом, основными пользователями сводной бухгалтерской отчетности группы организаций являются акционеры, инвесторы, кредиторы, поставщики и покупатели группы и организаций, входящих в нее, а также управленческий персонал группы и государственные контролирующие органы.
Необходимо обратить особое внимание на то, что данные сводной отчетности не могут быть использованы в целях налогообложения в силу следующих причин.
Вместе с тем сводная отчетность группы организации может быть использована в фискальных целях для осуществления контроля за операциями, совершаемыми между взаимосвязанными организациями.
Таким образом, для сводной (консолидированной) бухгалтерской отчетности группы взаимосвязанных организаций характерно, что:
Основной сферой применения сводной (консолидированной) отчетности группы является котировка акций группы на фондовом рынке.
Подводя итоги рассмотрения особенностей сводной (консолидированной) отчетности группы взаимосвязанных организаций, можно сделать вывод, что этот вид сводной отчетности существенно отличается от сводной отчетности федеральных органов исполнительной власти по:
Как решить проблемы со сводной отчетностью с помощью единой методологии ведения учета
В теории у бухгалтерского и управленческого учета много общего, но на практике их ведение в конкретной компании может сильно отличаться. В итоге подготовка сводной отчетности регулярно отнимает много времени у сотрудников, а результатами этой работы даже не пользуются. Либо отчет появляется, когда управленческие решения уже приняты, либо руководство больше не верит данным, в которых много раз находили ошибки. Чтобы решить проблему, нужна единая методология ведения всех учетов.
Почему возникает конфликт учетов
Многие компании начинают с ведения только обязательного регламентированного учета. Потребность во внутреннем управленческом появляется на этапе, когда первого становится недостаточно для менеджмента. Например, данные из бухучета (БУ) могут показывать уже неактуальное положение вещей, а это не подходит для оперативных действий. Или появляется необходимость планировать, а по информации из регламентированного учета это сложно делать.
Тогда добавляется управленческий учет (УУ), с помощью которого можно и посмотреть планируемые затраты и поступления, и детализировать уже достигнутые результаты (например, чтобы корректно отреагировать на увеличенный спрос с учетом категорий).
Но так как УУ в нашей стране вести не обязательно, то и правил его ведения нет. Поэтому каждая компания начинает его вести по-своему и чаще всего вручную: раньше все начинали в Excel, сейчас некоторые пользуются Google Sheets или ведут учет в системе на отдельном плане счетов без какой-либо связки с бухгалтерским учетом. С БУ они получаются технически не синхронизированными или синхронизированными не полностью, а также в них могут расходиться аналитические данные в разных измерениях учета.
По мере развития организации могут меняться параметры, по которым руководство измеряет эффективность работы, а с ними меняются или дополняются правила составления управленческой отчетности. Бухучет тоже со временем усложняется: появляется больше элементов, о которых надо отчитываться, открываются новые юридические лица, начинают использоваться новые счета, создаются новые статьи.
В итоге эволюционно формируется сложная система, где внутренний учет очень далек от регламентированного и процессы подготовки каждого типа отчетности и их сопоставления громоздки и не оптимальны.
Как конфликт учетов влияет на бизнес
В итоге компания разными способами теряет деньги, и руководство управляет ей практически вслепую, потому что отчетов либо нет, когда они нужны, либо в их достоверность уже слабо верят.
Что мешает синхронизировать учеты
Попытки решения перечисленных выше проблем со стороны руководства обычно сводятся к увеличению частоты сверок. Это помогает быстрее находить несоответствия, но не помогает делать меньше ошибок или быстро понимать, откуда они взялись.
Чтобы наладить взаимодействие, нужно разработать единую систему правил учета деятельности предприятия для бухгалтерских, налоговых и управленческих целей. Для этого нужно принять во внимание как различия, так и особенности каждой составляющей.
Типичные различия в ведении
Для упрощения понимания не будем касаться особенностей налогового учета, рассмотрим только разницу между БУ и УУ.
В управленческом учете те же затраты могут учитываться по другому принципу, разноситься на несколько разных статей или вообще относиться к другой статье расходов. Например, то, что в бухучете — производственные расходы, в УУ может считаться общехозяйственными и списываться на управленческие.
Часто по-разному отражается амортизация имущества и расходы. Например, то, что в БУ записывается в расходы будущих периодов (РБП), в управленческом может учитываться только в том периоде, когда компания понесла затраты.
Распространенная ситуация для тех, кто работает на зарубежных клиентов, имеет филиалы в других странах или собирается выйти на новый рынок.
Помимо сложностей от одновременного автономного функционирования двух систем, обычно есть проблемы и в каждом из видов учета в отдельности.
Типичные проблемы бухучета
Проводить операции задним числом — против правил, но сотрудники и контрагенты не всегда предоставляют документы вовремя. Поэтому чем крупнее компания, тем позднее закрывается месяц. Нередко даже на месяц позже.
Бухгалтеры неправильно учитывают поступления или неправильно списывают затраты по неопытности, невнимательности или потому что неверно трактовали правила бухучета, тем более что последние периодически меняются.
Глубина отчетности может быть недостаточной для того, чтобы руководители, кредиторы или инвесторы могли правильно оценить экономическое состояние и перспективы фирмы.
Типичные проблемы управленческого учета
Управленческий учет, не основанный на четких правилах, часто позволяет менеджменту манипулировать показателями эффективности.
Сами показатели, по которым измеряется эффективность работы, не всегда отражают реальные цели компании. Они могли быть выбраны неверно, могли устареть, и в итоге целые отделы или направления занимаются достижением совсем не того, что действительно нужно.
Понятно, что сравнивать показатели разного типа всегда непросто (например потому, что увеличивать одни из них может быть легче, чем другие), но отсутствие единого стандарта оформления и подхода к оценке прогресса усложняет задачу в разы.
Кроме того, когда заинтересованные лица отчитываются о результатах так, как сами считают нужным, они «подгоняют» реальные итоги под те, какие хотели бы получить (см. пункт 1), в итоге данные из отчетов разных отделов могут противоречить друг другу. Разобраться, кто хорошо работает, а кто плохо и почему, становится практически невозможно.
Как работает единая методология учета
Методология учета — это свод правил, по которым ведется учет. Единая методология для нескольких видов учета — это свод правил, в котором прописано, как каждый тип операций должен отражаться в каждом из видов учета.
Для создания правильной единой методологии нужно проанализировать текущее состояние каждого вида учета, принять во внимание специфику отрасли и деятельности конкретного бизнеса, оценить применимость лучших практик. Далее нужно по возможности решить проблемы в каждом учете, максимально сблизить их между собой и убедиться, что итоговая отчетность содержит информацию, необходимую для управления предприятием.
Например, многие компании считают полезной высокую степень детализации в УУ-отчетности, но это не всегда верно. Например, для больших компаний или компаний с большим количеством типов номенклатуры часто бывает полезно обобщение данных по группам, особенно в отчетах за короткий промежуток времени. Менеджеру стоит вникать в детали раз в месяц или квартал (в зависимости от специфики отрасли), а подробные ежедневные и еженедельные документы только отнимают время либо игнорируются.
Такая система стандартов, если она разработана верно, позволяет вести учет наилучшим для организации образом. То есть так, чтобы оперативно формировалась полезная отчетность, чтобы эта отчетность была достоверной и чтобы на ведение учета уходило минимум времени сотрудников.
На основе такого свода правил можно эффективно автоматизировать все виды учета: бухгалтерский, налоговый и управленческий. Сделать это можно как с помощью одной компьютерной программы, так и с помощью нескольких специализированных, связанных между собой. Чем более сложная структура учета и чем более гибкая отчетность требуется компании, тем большее количество программных продуктов и работ нужно.
Можно ли с помощью единой методологии обойтись без автоматизации
Минимизировать количество ошибок и срывы сроков до определенной степени действительно можно и вручную.
Единая методология строит разные типы учета на одной базе номенклатуры и одной базе контрагентов, либо допускает минимальные и обоснованные различия (например, если организация работает в основном с юридическими лицами, то для бухучета не обязательно детализировать физлиц, можно все операции с ними проводить как операции с контрагентом «Частное лицо»).
За счет этого разные типы учета и сотрудники, отвечающие за них, начинают «разговаривать на одном языке», и если отладить процессы регулярного взаимодействия между отделами, то это улучшит ситуацию.
Но автоматизация уменьшает влияние человеческого фактора, а значит с ней ошибок еще меньше, учет еще достовернее.
Она также решает проблему дороговизны ведения учета: сотрудники не заносят одно и то же в разные системы, тратят меньше времени на сверки. Для больших компаний на длительных промежутках времени это существенно экономит средства на персонал.
Что дает методология вместе с автоматизацией
Главный результат для бизнеса — это обычно то, что отчеты появляются быстро, содержат всю нужную информацию, и что цифрам можно верить.
Сокращение сроков подготовки документов может быть очень существенным. Например, в компании «Сити Ресторантс» (KFC, «IL Патио», «Планета Суши», Pizza Hut и др.) на работу с ежемесячной отчетностью стало уходить в 3 раза меньше времени: раньше сотрудники тратили до 30 дней, а теперь укладываются в 10. Отчеты по движению денежных средств и по доходам и расходам система формирует сама и присылает руководству еженедельно.
До обращения в компанию RDV клиент вел управленческий учет в MS Excel. Были автоматизированы процессы с помощью нескольких продуктов на базе 1С, между которыми был настроен обмен данными, и для сети федерального масштаба (89 ресторанов по всей стране, количество сотрудников — 1970 человек) это оказало такой ощутимый эффект.
Если вам знакомы проблемы, возникающие из-за разных методологий учета, и вы хотите их решить, обращайтесь в RDV за профессиональными консультациями. Специалисты компании помогут разобраться в текущих проблемах, которые тормозят ваши бизнес-процессы. При необходимости проведут оптимизацию, автоматизируют учет, бизнес-процессы и IT-инфраструктуру.
