что делать если перечислили два раза отпускные
Трудовые войны: работник не должен возвращать необоснованно полученные отпускные
На повестке дня : Определение Четвертого кассационного суда общей юрисдикции от 03.11.2020 № 88-25712/2020.
Предыстория : организация-работодатель оплатила учебный отпуск работнику, получающему второе высшее образование. Впоследствии выяснилось, что оплата отпуска была совершена по ошибке и оплачиваемый отпуск работнику не полагался. При этом возвращать неосновательно полученные деньги работник отказался. В связи с этим работодатель обратился в суд с требованием о взыскании с работника денежных средств, ушедших на оплату учебного отпуска.
Задействованные нормы : ст.ст. 137 и 173 ТК РФ.
За что спорили : возврат необоснованно выплаченных отпускных.
В обоснование заявленных требований работодатель ссылался на то, что обязан оплачивать учебный отпуск только тем сотрудникам, которые получают высшее образование впервые. Правовые основания для получения денежных средств в качестве оплаты за учебный отпуск в период получения второго высшего профессионального образования отсутствуют. Поэтому работник обязан вернуть неосновательно полученную денежную сумму.
Суд отклонил вышеуказанные доводы работодателя и встал на сторону сотрудника. Суд указал, что работникам, направленным на обучение работодателем или самостоятельно получающим высшее образование, работодатель предоставляет дополнительные отпуска с сохранением среднего заработка.
В частности, оплачиваемые отпуска сроком 40 календарных дней предоставляются для прохождения промежуточной аттестации на первом и втором курсах вузов и по 50 календарных дней на каждом из последующих курсов (ст. 173 ТК РФ).
Работники, осваивающие программы подготовки научно-педагогических кадров в аспирантуре (адъюнктуре) по заочной форме обучения, имеют право на дополнительные оплачиваемые отпуска продолжительностью 30 календарных дней в течение календарного года. При этом к указанному дополнительному отпуску работника добавляется время, затраченное на проезд от места работы до места обучения и обратно с сохранением среднего заработка. Указанный проезд оплачивает работодатель (ст. 173.1 ТК РФ).
При этом оплачиваемые учебные отпуска предоставляются именно при получении высшего образования впервые. Возможность предоставления таких отпусков при повторном получении высшего образования ТК РФ не предусмотрена.
В свою очередь удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности перед работодателем могут производиться только в случаях, прямо предусмотренных законом.
Зарплата и другие выплаты, излишне осуществленные в пользу работника (в том числе при неправильном применении трудового законодательства), не могут быть с него взысканы, за исключением случаев счетной ошибки (ч. 4 ст. 137 ТК РФ). Также зарплату разрешается взыскать и в тех случаях, когда она была излишне выплачена работнику в связи с его неправомерными действиями, установленными судом.
В то же самое время действующее законодательство не содержит оснований для взыскания с работников, получающих второе высшее образование, ошибочно выплаченных отпускных.
При отсутствии неправомерных действий со стороны работника и выплате денег по причине неправильного применения работодателем норм трудового законодательства спорные отпускные взысканию с работника не подлежат.
Последние публикации
Новости
Главные темы месяца
К Вашим услугами наши консультации и статьи по кадровому делопроизводству. Для их чтения зарегистрируйтесь на сайте.
По ошибке бухгалтера работнику дважды перечислены отпускные. Суд решил, когда взыскать их обратно нельзя
Как свидетельствует наша практика, нередко по ошибке бухгалтера дважды перечисляются отпускные или зарплата работникам.
Такая ситуация была недавно рассмотрена судом Чукотского автономного округа.
Для невнимательных бухгалтеров весьма поучительны будут выводы суда.
Апелляционное определение Суда Чукотского автономного округа от 11.10.2018 по делу N 33-143/2018 (выдержка):
«Разрешая спор по существу и отказывая в удовлетворении исковых требований ГБУЗ ***, суд первой инстанции исходил из того, что отсутствуют предусмотренные законом основания для взыскания в пользу работодателя выплаченных работнику денежных сумм отпускных, поскольку данных о том, что истцом при исчислении сумм, подлежащих выплате ответчику, допущена счетная (арифметическая) ошибка, материалы дела не содержат. Неправильное начисление Б. отпускных является прямым следствием действий работника бухгалтерии, не удалившей своевременно вторую ведомость из компьютерной программы, а также других работников бухгалтерии истца, в обязанность которых входит проверка правильности начисления работникам заработной платы. Доказательств наличия в действиях ответчика недобросовестности, способствовавшей получению указанных сумм, работодателем не представлено.
Судебная коллегия находит данные выводы суда первой инстанции правильными, соответствующими фактическим обстоятельствам дела и имеющимся доказательствам.
В соответствии с частью 4 статьи 137 ТК РФ заработная плата, излишне выплаченная работнику (в том числе при неправильном применении трудового законодательства или иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права), не может быть с него взыскана, за исключением случаев: счетной ошибки; если органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров признана вина работника в невыполнении норм труда (часть третья статьи 155 данного Кодекса) или простое (часть третья статьи 157 данного Кодекса); если заработная плата была излишне выплачена работнику в связи с его неправомерными действиями, установленными судом.
Под счетной ошибкой в целях применения статьи 137 ТК РФ следует понимать ошибку, допущенную непосредственно в процессе расчетов при совершении математических (арифметических) действий: сложение, вычитание, умножение, деление. Иные ошибки основанием для производства удержаний из заработной платы работника не являются.
Как пояснил в судебном заседании суда первой инстанции представитель истца, служебной проверкой было установлено, что сбоя в компьютерной программе не было, была допущена ошибка бухгалтером счетной группы (л.д. 59).
Судебная коллегия приходит к выводу, что данную ситуацию нельзя признать сбоем в компьютерной программе, и находит правильным вывод суда первой инстанции о том, что действия бухгалтера Л. при загрузке ведомостей в компьютерную программу нельзя признать счетными ошибками, поскольку они не заключаются в неправильном выполнении математических (арифметических) действий, а являются следствием некорректной работы бухгалтера.
Соответственно, законных оснований для взыскания суммы переплаты с работника не имеется…»
Справедливости ради отметим, что судебная практика по взысканию аналогичных переплат не единообразна. Тем не менее не стоит пренебрегать народной мудростью «семь раз отмерь, один раз отрежь», так как возврат переплаты не всегда возможен. Никаких гарантий, что суд поддержит работодателя, нет.
Бухгалтеру нужно быть крайне внимательным при расчете, внесении в программы, выплате различных сумм работникам. Взыскание переплат по закону не всегда возможно.
Хотите получить доступ в закрытые разделы сайта?
Там не только все выпуски журнала «Кадровик-практик» за последние годы. Там книги по кадрам, тысячи образцов кадровых документов и консультаций, курс основ кадрового делопроизводства, тесты к нему, записи семинаров, 150 пошаговых инструкций по кадрам и другие полезные материалы. Подробнее о журнале >>
Подписывайтесь, это позволит облегчить и оптимизировать Вашу работу.
Ошибки при расчете отпускных и их исправление в учете
Наибольшее число работников в любой организации уходит в отпуск именно в летний период. Резкое увеличение нагрузки на бухгалтера может спровоцировать появление нарушений. О том, какие ошибки могут выявиться по результатам внутренних и внешних проверок, расскажем в статье.
Право на ежегодный оплачиваемый отпуск относится к числу основных конституционных прав граждан. Оно гарантируется всем лицам, работающим по трудовому договору (п. 5 ст. 37 Конституции РФ). В соответствии со ст. 114 ТК РФ работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. Общие правила расчета среднего заработка для оплаты отпуска утверждены ст. 139 ТК РФ и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее – Положение № 922). В соответствии с данным документом для расчета суммы отпускных бухгалтеру необходимо:
Ошибка 1. Включение в расчет сумм социальных выплат
Исходя из п. 3 Положения № 922 при расчете среднего заработка выплаты социального характера, не относящиеся к оплате труда, не учитываются.
К данным выплатам относятся:
Пример 1
Работник учреждения 13.06.2016 ушел в очередной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 кал. дн. Зарплата работника формируется из должностного оклада (в сумме 20 000 руб.) и надбавки к нему (4 000 руб.). В июле и октябре 2015 года и январе 2016 года в соответствии с положением о премировании работнику были начислены премии в сумме 10 000 руб. за каждый месяц. В марте 2016 года ему была оказана материальная помощь в связи с рождением ребенка в размере 5 000 руб. В ходе проверки было выяснено, что бухгалтером при расчете отпускных была учтена сумма материальной помощи.
Ревизором в аналитической таблице был сделан следующий расчет.
Показатель
Расчетные действия
Ошибка 2. Включение в расчет периодов, не участвующих в расчете
Количество календарных дней в неполном календарном месяце рассчитывается путем деления среднемесячного числа календарных дней (29,3) на количество календарных дней этого месяца и умножения на количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце.
Пример 2
При проверке правильности осуществления расходов по заработной плате был установлен факт излишнего начисления и выплаты отпускных. Так, сотруднику, отправлявшемуся в отпуск продолжительностью 28 кал. дн. с 01.04.2016, была неверно рассчитана сумма отпускных, подлежащая выплате. В расчетный период с 01.04.2016 по 31.03.2016 был включен период нахождения сотрудника на больничном в апреле 2015 года (с 01.04.2015 по 05.04.2015). Ежемесячная заработная плата сотрудника – 18 000 руб.
Ревизором в аналитической таблице был сделан следующий расчет.
Показатель
Расчетные действия
Фактическая сумма отпускных – 17 201,24 руб. (614,33 руб. x 28 кал. дн.).
Средний заработок составит 615,56 руб. ((18 000 руб. x 11 мес. + 15 428,57 руб.) / ((29,3 кал. дн. x 11 мес.) + (29,3 / 30 x 25) дн.))
Сумма отпускных составит 17 235,68 руб. (615,56 руб. x 28 кал. дн.)
Пример 3
Работнику учреждения предоставляется очередной отпуск с 01.08.2016. В расчетном периоде с 01.08.2015 по 31.07.2016 он находился в отпуске по уходу за ребенком до трех лет. Исходя из какого периода нужно рассчитать отпускные?
Согласно п. 6 Положения № 922 для расчета отпускных следует взять заработную плату сотрудницы предшествующую ее уходу в отпуска по беременности и родам, уходу за ребенком.
Ошибка 3. В расчет отпускных включены разовые премии
Квартальные премии и вознаграждения, начисленные за период, превышающий продолжительность расчетного периода, учитываются в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода.
Единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), иные вознаграждения по итогам работы за год, начисленные за предшествующий событию календарный год, учитываются независимо от времени начисления вознаграждения.
Если работник проработал неполный рабочий период, за который начисляются премии и вознаграждения, и они были начислены пропорционально отработанному времени, данные выплаты учитываются при определении среднего заработка исходя из фактически начисленных сумм.
При этом следует учитывать, что все премиальные выплаты должны быть предусмотрены системой оплаты труда (п. 2 Положения № 922).
Пример 4
При проверке расходов на оплату труда было установлено следующее. Работнику учреждения, 01.05.2016 ушедшему в очередной основной ежегодный отпуск, в расчетном периоде (с 01.05.2015 по 30.04.2016) была начислена следующая заработная плата:
Каков штраф за несвоевременную выплату отпускных?
Срок выплаты отпускных установлен 136 статьей Трудового кодекса РФ и составляет 3 календарных дня до начала отпуска. В 2018 году Роструд в письме от 06.06.2018 №ТЗ/3464-6-1 разъяснил вопрос о том, какой крайний день для выплаты отпускных: 3 полных дня до начала отпуска. То есть если отпуск начинается в понедельник, рассчитаться с работником нужно до 0 часов четверга. Если выплата пройдет пятницей, работник вправе требовать компенсацию за несвоевременную выплату причитающейся ему суммы по ст. 236 ТК РФ (а это, напомним, не менее 1/150 ставки рефинансирования ЦБ РФ, действовавшей на дату наступления обязательств), а трудовики привлечь к административной ответственности.
Именно поэтому рекомендуем выплачивать отпускные в четверг или ранее. Так инспекции не к чему будет предъявить претензии. Если же крайний срок выплаты отпускных все-таки пропущен, работодателя ждет административное, а в некоторых случаях уголовное наказание.
Будет ли штраф, если сотрудник попросил отпуск уже завтра, и на выплату опускных за 3 дня нет времени? На этот вопрос ответил заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости И. И. Шкловец. Ознакомьтесь с мнением чиновника, получв пробный бесплатный доступ к КонсльтантПлюс.
Отпускные не выплатили вовремя: административные санкции
При невыплате отпускных в срок (за 3 дня до отпуска) и в полном объеме Трудинспекция вправе оштрафовать (п. 6 ст. 5.27 КоАП РФ):
Если же работодатель когда-либо вновь допустит несвоевременную выплату отпускных (или выдаст их не в полном объеме), это может привести к таким санкциям, как:
1. Повышенный штраф:
2. Отстранение от работы директора на 1–3 года.
Санкции в отношении работодателя могут быть еще более жесткими и применяться в соответствии с УК РФ.
Невыплата отпускных в срок: уголовное преследование
В отношении работодателя, не выплатившего отпускные в срок и в полном объеме, может быть инициировано уголовное преследование, если:
В случае если указанные деяния привели к тяжким последствиям, речь может идти о более жестких санкциях (п. 3 ст. 145.1 УК РФ). Это:
Рассмотренные административные и уголовные санкции могут сочетаться между собой. Например, директор может сначала задержать отпускные, допустив административное нарушение (и получив штраф), а после неосуществления их выплаты в течение 2 месяцев получить обвинение по УК РФ.
Санкции предусмотрены и за непредоставление отпуска сотрудникам, и за отсутствие графика отпусков, и за его несоблюдение. Какие именно? Узнайте в Готовом решении от КонсультантПлюс, получив пробный бесплатный доступ к системе.
Итоги
Работодатель, не выплативший вовремя и в полном объеме отпускные, может быть оштрафован и дисквалифицирован на основании норм административного законодательства и даже лишен свободы на основании положений уголовного законодательства. В случае повторных нарушений санкции могут быть ужесточены.
Узнать больше о наказаниях, применяемых к работодателям, вы можете в статьях:
Ошибка при расчете отпускных: как исправить
Какие бывают ошибки при начислении отпускных
Ошибки при начислении отпускных — часто явление. Объясняется это особенностями расчета выплаты за отпуск, связанной с определением среднедневного заработка. Сложность формулы и различные нюансы при определении показателей для нее — основная причина того, что на практике бухгалтер что-то упускает и получает ошибку в сумме отпускных.
Условно причины ошибок можно объединить в такие группы:
Суммируя вышесказанное, можно заключить, что для целей исправления ошибки в расчете отпускных можно разделить на две группы:
Порядок исправления будет зависеть от того, больше или меньше, чем нужно было, сначала начислено отпускных.
На отдельные вопросы налогоплательщиков, связанных с ошибкой в предоставлении отпуска, ответил инпектор по труду в Нижегородской обл. В. И. Неклюдов. Узнайте мнение чиновника в КонсультантПлюс.
Если у вас нет доступа к системе К+, получите демо-доступ бесплатно.
Общие правила исправления ошибок в отпускных
Правила исправления ошибок и порядок раскрытия информации о них в бухгалтерском учете и отчетности установлены в ПБУ 22/2010 (утв. приказом Минфина от 28.06.2010 № 63н).
Согласно пункту 2 указанного стандарта неточности в вычислениях квалифицируются как неправильное отражение (неотражение) фактов хозяйственной деятельности, то есть как ошибка.
Ошибки могут быть существенными и несущественными. Определяется это тем, как ошибка повлияла на общие показатели отчетов, в которые попала.
Перекос показателей, связанный с ошибкой в начислении отпускных 1 или 2 работникам вряд ли следует рассматривать как существенную ошибку.
Для несущественных ошибок ПБУ 22/2010 предусматривает такой порядок исправления:
Как исправить ошибку при расчете отпускных в большую сторону
Ошибка в отпускных «в плюс» работнику означает, что:
Вот эти три пункта и нужно исправить в бухгалтерском и налоговом учете.
В бухучете в месяце выявления ошибки следует внести корректировочные записи в уменьшение начисленных сумм по отпускным и взносам (сторно).
Если по неправильным суммам уже подавался расчет ЕРСВ, лучше подать уточненку за предыдущий период. Чтобы сальдо расчетов с ФНС сходилось с данными учета. Если исправления внесены в разные месяцы одного квартала, уточненку можно не подавать. В расчете за квартал всё будет учтено.
Излишне удержанный у работника НДФЛ можно учесть в счет уменьшения удержаний с будущих выплат (рассматриваем стандартную ситуацию, когда работник просто ушел в отпуск без последующего увольнения, декрета и т. п.).
Как переплату по отпускным отразить в расчете 6-НДФЛ, узнайте в Готовом решении от КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.
Основная проблема с переплатой отпускных — их невозможно удержать обратно без согласия работника. И от этого зависит отражение результата корректировки в прочих доходах или расходах.
Если работник согласен на удержание (согласие должно быть письменным), то сумма переплаты удерживается из следующих выплат. В этом случае никаких разниц к отнесению на доходы (расходы) не возникает. Все «излишки» учитываются в расчетах либо компенсируются.
Если же работник на удержание не согласен, то тут придется рассматривать переплату отпускных как расход (убыток) в бухучете и отражать в расходах в том месяце, когда ошибка была обнаружена. При этом следует помнить, что в налоговом учете такие расходы учесть нельзя (нет экономического обоснования).
Как исправить ошибку в отпускных в меньшую сторону
Как исправить ошибку в отпускных случае недоплаты отпускных? Процедура несколько проще описанной выше.
Ошибка «в минус» означает, что:
Дополнительные отпускные и причитающиеся с них удержания надо доначислить в бухгалтерском учете в месяце выявления ошибки. Можно сразу в прочие расходы (сразу отнести на счет 91).
Уточнения, если уже сдан ЕРСВ, следует внести. Сумму, не доплаченную работнику, и НДФЛ в бюджет — доплатить.
Ошибка в отпускных в 6-НДФЛ
Надо ли исправлять ошибку в отпускных в 6-НДФЛ, если расчет уже был сдан по итогам периода с ошибкой?
Оказывается, не надо. Если ошибка была допущена, скажем, во втором квартале, а обнаружилась в третьем, то разница будет пересчитана в третьем. То есть выплата отпускных и перерасчет отпускных произведены в разные даты.
Поэтому в 6-НДФЛ за третий квартал бухгалтеру достаточно показать корректную сумму начислений с учетом исправленных отпускных в разделе 1 6-НДФЛ и, если имела место доплата отпускных в третьем квартале, отразить ее в разделе 2 6-НДФЛ (в строках 100−140).
Итоги
Ошибки при расчете отпускных нужно оперативно исправить. Для этого нужно отразить изменения в бухгалтерском и налоговом учете, а также внести исправления в расчет по страхвзносам, 6-НДФЛ и 4-ФСС, если ошибку выявили в следующем отчетном периоде.