что делать если сгорела трудовая книжка
Минтруд разъяснил, как выдать дубликат испорченной трудовой книжки
Комиссия по установлению стажа создается только при массовой утрате работодателем трудовых книжек. В остальных случаях (например, когда трудовая книжки пришла в негодность или работник ее потерял) дубликат выдается в обычном порядке, то есть без акта комиссии. Такой вывод следует из письма Минтруда от 28.09.21 № 14-6/ООГ-9180.
Скачать письмо Минтруда от 28.09.21 № 14-6/ООГ-9180.
Напомним, что дубликат трудовой книжки оформляется в случае утраты трудовой книжки. Также его можно сделать, если первоначальная книжка физически не утрачена, но пришла в негодность: истрепалась, порвана, обгорела и т.п. (также см. «Заполнение трудовой книжки в 2021 году: правила и образец»).
Порядок ведения и хранения трудовых книжек утвержден приказом Минтруда от 19.05.21 № 320н. В абзаце 1 пункта 31 Порядка сказано, что при массовой утрате трудовых книжек в результате чрезвычайных ситуаций трудовой стаж работников устанавливает специальная комиссия, созданная органом исполнительной власти субъекта РФ. По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника. Работодатель на основании акта комиссии выдает человеку дубликат трудовой книжки.
При этом в абзаце 7 пункта 31 Порядка оговорено, что «в таком же порядке» выдается дубликат, если трудовая книжка пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана).
Означает ли это, что работодатель не имеет права оформить дубликат пришедшей в негодность трудовой книжки без акта специальной комиссии? Нет, не означает, ответили специалисты Минтруда.
По мнению авторов письма, акт комиссии необходим только в случае, когда произошла массовая утрата работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций. Если же трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность или работник ее потерял, то необходимо действовать в соответствии с пунктом 27 Порядка № 320. Согласно этому пункту, работник, утративший трудовую книжку, обязан немедленно заявить об этом работодателю по месту работы, где была внесена последняя запись в книжку. В свою очередь работодатель должен выдать дубликат не позднее 15 рабочих дней со дня подачи заявления.
Если трудовые книжки сгорели.
Добрикова Екатерина, юрист, эксперт журнала «Кадровое дело»
Должен ли работодатель помогать в восстановлении трудовых книжек? – Да.
Кто оформляет дубликат сгоревшей трудовой книжки? – Работодатель по последнему месту работы.
Что делать, если документально подтвердить факт работы невозможно? – Опросить не менее двух свидетелей-коллег.
Как помочь погорельцам?*
Работодатель должен всеми возможными способами оказывать гражданам содействие в восстановлении трудовых книжек и получении документов, подтверждающих стаж его работы. Но что делать тем гражданам, которые на момент, когда их трудовые книжки сгорели, нигде не работали?
Прежде всего лицо, чья трудовая книжка сгорела, обязано немедленно обратиться к работодателю по последнему месту работы и заявить об утрате**. А работодатель в свою очередь не позднее 15 дней со дня подачи бывшим работником заявления должен выдать ему дубликат трудовой книжки. Если трудовые книжки массово утрачены работодателем в результате пожара, трудовой стаж работников устанавливает специальная комиссия. Она создается органами исполнительной власти субъектов РФ. Комиссия работает на общественных началах и имеет право:
– запрашивать у государственных, общественных и иных организаций и должностных лиц необходимые для ее деятельности документы и информацию;
– привлекать для участия в своей работе должностных лиц и специалистов органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, учреждений, предприятий.
Комиссия устанавливает факт и периоды работы, а также сведения о профессии (должности) на основании документов, имеющихся у работника. Если работник до поступления к нынешнему работодателю уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт. К таким документам, в частности, относятся: справка (образец на стр. 64), копия приказа (образец на стр. 64), учетная карточка члена профсоюза (образец на стр. 65), трудовой договор.
Совет
Всегда имейте достаточный запас бланков трудовых книжек
Если нет никаких документов
Если документально подтвердить факт работы невозможно, он устанавливается с помощью показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности у одного работодателя.
По результатам работы комиссии составляется акт (образец на стр. 67), в котором указываются периоды работы, должность и продолжительность трудового стажа. Если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в суде. И уже на основании этого акта работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки.
Запомните главное
Отмечают эксперты, которые приняли участие в подготовке материала:
Татьяна СВИНЦОВА,
юрисконсульт Государственного учреждения – Управления Пенсионного фонда РФ в Усть-Калманском районе Алтайского края:
– Подтвердить стаж можно и тогда, когда организации-работодателя уже не существует. За подтверждением стажа работника надо обратиться в госархив или Пенсионный фонд.
Лариса ДОРОНИНА,
кандидат экономических наук, доцент Государственного университета управления (Москва):
– Дубликат трудовой книжки выдается на основании письменного заявления работника. Письменная форма заявления определяется исходя из содержащейся в пункте 31 Правил формулировки о выдаче работодателем дубликата трудовой книжки не позднее 15 дней «со дня подачи работником заявления».
Екатерина ДОБРИКОВА,
юрист, эксперт журнала «Кадровое дело»:
– Копия трудовой книжки не может подтвердить стаж работы. В дубликате стаж и периоды работы указываются только на основании надлежащих документов (справок, заверенных копий приказов и др.) с предыдущих мест работы. Вносить в дубликат сведения на основании простой копии трудовой книжки работодатель не имеет права.
* Информационное письмо Минздравсоцразвития России от 6 августа 2010 г. № 12-3/10/2-6752 «О восстановлении трудовых книжек граждан, утраченных в результате стихийных природных пожаров» (далее – Письмо).
** Пункт 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 (далее – Правила).
Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна?
Потерял трудовую книжку — как восстановить самостоятельно?
Трудовая книжка содержит данные о стаже работы человека у каждого работодателя, а также др. информацию, в т. ч. о наградах и благодарностях. Трудовую книжку гражданин предъявляет каждый раз, как устраивается на новое место работы, являющееся для него основным. Работа по совместительству тоже может быть занесена в трудовую книжку по желанию работника. Работник обязан восстановить трудовую книжку при утере.
Вопросы выдачи и заполнения трудовых книжек с 01.09.2021 регламентирует приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н, согласно которому трудовую книжку нельзя выдавать дважды. При утере на восстановленном документе ставится запись «дубликат».
Образец заполнения дубликата трудовой книжки с 1 сентября 2021 г. смотрите в КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.
Трудовые книжки нового образца нужно применять с 01.01.2023. Надо ли обменивать старые трудовые работников на новые и что делать с неизрасходованными к 2023 году бланками старого образца, читайте здесь.
Для самостоятельного решения проблемы с утраченной книжкой вам нужно собрать документы, подтверждающие ваш трудовой стаж (см. Правила подсчета и подтверждения страхового стажа).
Как быть, если предприятие, на котором вы работали, закрылось? Прежде всего, убедитесь, что компания именно ликвидировалась, а не прошла процедуру реорганизации. В случае реорганизации в архиве предприятия хранятся необходимые документы фирмы-предшественницы.
А вот при ликвидации компании бывшему работнику придется направиться в госархив— там выдадут справку о том, где, когда и сколько проработал гражданин.
Важно! При массовой утере трудовых книжек — например, если компанию ограбили или произошел пожар, — для восстановления трудового стажа каждого работника формируется комиссия из членов профсоюза, представителей госорганов и работодателя.
А что делать, если у вас нет никаких документов, фиксирующих факт трудовой деятельности в конкретной организации? Тогда нужно идти в суд — на основе свидетельств ваших бывших коллег судья вынесет решение об установлении трудового стажа. Также восстановить трудовую книжку можно через Пенсионный фонд.
Пошаговую инструкцию по восстановлению стажа смотрите в КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.
Восстановление трудовой книжки при утере — обращаемся к работодателю
Согласно п. 27 Правил ведения трудовых книжек (утв. приказом Минфина от 19.05.2021 № 320н) при потере трудовой книжки гражданин должен сразу же обратиться к работодателю по последнему месту работу — именно он обязан оформить дубликат документа, независимо от того, работает ли сейчас у него человек или же давно уволился (давность срока увольнения при этом не имеет значения).
Внимание! При увольнении проверяйте оставленную запись в трудовой книжке и наличие всех необходимых реквизитов —в противном случае трудовой стаж не будет учитываться.
Работодатель восстанавливает трудовую книжку после получения заявления от гражданина, оформляя дубликат. На процедуру восстановления компании дается 15 рабочих дней: гражданин предоставляет документы, подтверждающие трудовой стаж, а работодатель на их основе делает записи в дубликате трудовой книжки. Работодатель уполномочен попросить необходимые данные с предыдущих мест работы.
Сначала он вносит в дубликат запись об общем трудовом стаже суммарно до поступления к нему на работу (в графу 3 раздела со сведениями о работе). В этой записи он не указывает, у какого работодателя, в какие периоды и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки. Затем отражает по отдельности периоды работы, указывая даты приема и увольнения, наименование организации и другие сведения. Эти записи работодатель вносит на основании надлежаще оформленных документов, которые вы представили. В графе 4 приводятся наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены записи в дубликате (п. 29 Порядка ведения трудовых книжек).
Однако работодатель не может внести в дубликат данные о стаже, не подтвержденные документально. В таком случае занести полностью сведения в документ поможет Пенсионный фонд.
Как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд?
ПФР хранит данные о трудовом стаже граждан. До 2002 года такая информация собиралась фондом на основе записей в трудовых книжках — работодателям рассылались запросы с требованием заполнить сведения о трудовом стаже застрахованного по форме СЗВ-К. С 2002 года сведения индивидуального пенсионного учета фонд предоставляет по форме СЗИ-5.
Чтобы сформировать дубликат трудовой книжки с помощью ПФР, нужно написать заявление об утере трудовой книжки и предоставить его в отделение фонда по месту жительства. В течение 10 дней Пенсионный фонд предоставит дубликат на основании собственных данных (постановление Правления ПФР РФ от 31.07.2006 № 192п).
Следует при этом учесть, что если вы работали на предприятии неофициально, то сведений о таком месте работы у Пенсионного фонда не будет. Помните об этом, когда соглашаетесь на неофициальное трудоустройство,— в стаж для расчета пенсии этот период времени не войдет.
Итоги
Советуем вам также ознакомиться со статьей «Инструкция по заполнению трудовых книжек».
Как восстановить трудовую книжку сгоревшую вместе с конторой?
Здравствуйте.Очень нуждаюсь в совете специалиста.Вот по какому поводу.Живём мы в деревне,мой супруг работает Механизатором.Осенью случился пожар,сгорела контора и вместе с ней трудовые книжки,сколько бы не поднимали рабочие вопрос на счёт восстановления,слышали лишь в ответ,будут готовы,но результата никакого,плюс ещё пропадают те года,с предыдущих работ.Сегодня сказали что трудовые будут восстановлены лишь с 2006 года,с этого года начала существование эта организация,в которой они работаю,а на вопрос,как же быть с теми годами,где работали раньше,они ответили:»Восстанавливайте сами!»Как нам быть?Помоги пожалуйста с советом!За ранее спасибо!
Здравствуйте Наталья. Те периоды, которые невозможно будет подтвердить по причине отсутствия документального подтверждения, можно установить в судебном порядке установлением факта осуществления трудовой деятельности в тот или иной период.
В соответствии со статьей 264 Гражданского процессуального кодекса РФ:
1. Суд устанавливает факты, от которых зависит возникновение, изменение, прекращение личных или имущественных прав граждан, организаций.
Добрый вечер, Наталья!
Нашел наиболее полную и последовательную информацию для Вас.
В связи с возможностью утраты гражданами в результате стихийных природных пожаров трудовых книжек Министерство здравоохранения и социального развития Российской Федерации сообщает.
В соответствии с пунктом 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 (далее — Правила), лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.
Согласно Правилам, при оформлении дубликата трудовой книжки в него вносятся сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами; сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.
Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника.
Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.
Дубликат трудовой книжки оформляется в соответствии с Правилами и возвращается ее владельцу.
В случае массовой утраты работодателем трудовых книжек работников в результате пожаров трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.
Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы у данного работодателя осуществляется комиссией на основании документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т.п.), а в случае их отсутствия — на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности у одного работодателя или в одной системе. Если работник до поступления к данному работодателю уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт.
По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника. Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки. В случае если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.
Дубликат трудовой книжки заполняется в порядке, установленном пунктом 7 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 10 октября 2003 г. N 69.
Согласно данному пункту, если работник до поступления в данную организацию (к данному работодателю) уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» в графе 3, прежде всего, вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления в данную организацию (к данному работодателю), подтвержденном соответствующими документами. Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.
После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник.
Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись.
Затем в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), а в графе 3 — причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.
В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.
В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой возвращаются их владельцу. Работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю.
Действия сотрудника при потере трудовой книжки работодателем
Что делать, если работодателем утеряна трудовая книжка? В этом случае, как ни странно, основные действия нужно будет производить работнику. А именно (п. 27 Правил ведения трудовых книжек, утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н):
О том, как оформить дубликат, говорится в этой публикации.
В дубликате отражаются сведения:
Данные о стаже оформляются на основе документов, которые могут быть запрошены:
При массовой утере трудовых книжек основные действия выполняет уже работодатель — в порядке, определенном п. 31 Правил. В этом случае учреждается специальная комиссия, которая оформляет дубликаты.
Однако, несмотря на то что при утере трудкнижки в единичном экземпляре значительный объем обязанностей, связанных с оформлением дубликатов, возложен на работника, виновный работодатель не должен оставаться в стороне. В любом случае он обязан содействовать сотруднику в сборе документов для восстановления записей о стаже.
Не считая указанной выше обязанности, для работодателя законом установлены строгие санкции за утерю трудовой книжки.
С 2020 года все работодатели обязаны подавать сведения о трудовой деятельности в ПФР в электронном формате. Данная статья описывает действия работника и работодателя при ведении трудовых книжек в бумажном виде. О нюансах оформления и ведения электронных трудовых книижек, а также о порядке и сроках представления сведений в ПФР, узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Какова ответственность работодателя за утерю трудовой книжки работника?
Неосторожное обращение работодателя с важнейшим трудовым документом работника может привести:
1. К штрафу в размере (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):
При повторных случаях утери трудовой книжки работодателем ответственность существенно ужесточается:
Аналогичные штрафы выписываются, если работодатель, оформляя дубликат трудкнижки, заполнил документ с серьезными ошибками (например, исчислив неверный стаж) и отказался их исправлять.
О том, как внести исправления в трудкнижку, читайте здесь.
2. К обязанности возместить моральный ущерб работника на основании решения суда (ст. 21, 237 ТК РФ).
3. В случае утери и, как следствие, невыдачи трудовой книжки при увольнении — к обязанности платить де-факто не работающему, но де-юре еще не уволенному сотруднику зарплату до выдачи ему трудкнижки (ст. 234 ТК РФ). Об этом также см.: «Не выдали вовремя трудовую уволенному работнику — придется платить?».
ВАЖНО! Чтобы обезопасить себя от неприятностей, связанных с возможной потерей трудовой книжки, советуем вам делать на каждом последнем месте работы ксерокопию ее страниц, заверенных работодателем. И тогда восстановить записи в трудовой можно будет без серьезных проблем.
Итоги
При потере трудовой книжки работодателем оформляется дубликат документа на основании заявления сотрудника. Работодатель обязан содействовать ему в сборе документов для подтверждения стажа. Сотрудник, не удовлетворенный содействием работодателя в восстановлении книжки или иными действиями фирмы, потерявшей документ, вправе взыскать с работодателя моральную компенсацию. Утеря трудкнижки фирмой — повод для применения к ней штрафных санкций по КоАП РФ.