Основные возможности Excel
Табличный процессор MS Excel (электронные таблицы) – одно из наиболее часто используемых приложений интегрированного пакета MS Office, мощнейший инструмент в умелых руках, значительно упрощающий рутинную повседневную работу.
Основное назначение MS Excel – решение практически любых задач расчетного характера, входные данные которых можно представить в виде таблиц.
Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяет получать результаты без программирования расчётов. В сочетании же с языком программирования Visual Basic for Application (VBA), табличный процессор MS Excel приобретает универсальный характер и позволяет решить вообще любую задачу, независимо от ее характера.
Особенность электронных таблиц заключается в возможности применения формул для описания связи между значениями различных ячеек. Расчёт по заданным формулам выполняется автоматически. Изменение содержимого какой-либо ячейки приводит к пересчёту значений всех ячеек, которые с ней связаны формульными отношениями и, тем самым, к обновлению всей таблицы в соответствии с изменившимися данными. Основные возможности электронных таблиц:
· проведение однотипных сложных расчётов над большими наборами данных;
· автоматизация итоговых вычислений;
· решение задач путём подбора значений параметров;
· обработка (статистический анализ) результатов экспериментов;
· проведение поиска оптимальных значений параметров (решение оптимизационных задач);
· подготовка табличных документов;
· построение диаграмм (в том числе и сводных) по имеющимся данным;
· создание и анализ баз данных (списков).
Загрузку программы MS Excel можно выполнить следующими способами:
· Двойным щелчком по ярлыку Microsoft Excel на рабочем столе, если ярлык там находится.
· Выполнением последовательности команд Пуск, Программы, Стандартные, ярлык Microsoft Excel.
· Выполнением последовательности команд Пуск, Найти, Файлы и папки. В появившемся диалоговом окне в строке Имя ввести Microsoft Excel (имя файла ярлыка программы MS Excel) и щелкнуть по кнопке Найти. После окончания поиска выполнить двойной щелчок по ярлыку Microsoft Excel. По завершению загрузки MS Excel закрыть окно поиска.
Загрузка процессора MS Excel заканчивается появлением на экране монитора окна приложения с открытым рабочим листом по имени Лист1 стандартной рабочей книги с именем по умолчанию Книга1.
При создании своей рабочей книги необходимо выполнить следующие действия:
· Щелчком левой кнопки мышки развернуть меню Сервис, щёлкнуть левой кнопкой мышки по строке Параметры… и в появившемся диалоговом окне щёлкнуть мышкой по закладке Общие. В окошечке Листов в новой книге: установить требуемое число листов и щёлкнуть по кнопке OK.
· На панели инструментов Стандартная щёлкнуть по кнопке Создать.
· Щелчком левой кнопки мышки развернуть меню Файл и щёлкнуть мышкой по строке Сохранить как…. В появившемся окне щёлкнуть по стрелке окна Мои документы. В раскрывшемся меню щёлкнуть по строке с адресом вашего каталога, а затем в нижнем окне Имя файла вместо стандартного имени записать название своей рабочей книги, после чего щёлкнуть по кнопке Сохранить. В последующем при работе с этим файлом такие действия не выполнять, если не требуется замена имени файла, а достаточно периодически щёлкать по кнопке Сохранить на панели инструментов Стандартная.
Excel позволяет вводить в ячейки три типа данных: числа, текст, формулы.
Текст может использоваться для заголовков таблиц, объяснения или пометок на рабочем листе. Если Excel не распознает тип данных как числовой или как формулу, то данные воспринимаются как текст. Числа используются для представления цифровой информации и могут быть введены в различных форматах: общем, денежном, финансовом, процентном и т. д.
Дата и время могут также рассматриваться как числа. Формулы, введенные в ячейку, производят вычисления, управляют работой базы данных, проверяют свойства и значения ячеек и используются для задания связи между ячейками и массивами с помощью адресных ссылок.
Электронные таблицы позволяют визуализировать данные, размещенные на рабочем листе, в виде диаграммы. Диаграмма наглядно отображает зависимости между данными, что облегчает восприятие и помогает при анализе и сравнении данных.
Диаграммы являются средством наглядного представления данных и облегчают выполнение сравнений, выявление закономерностей и тенденций данных.
Например, вместо анализа нескольких столбцов чисел на листе можно, взглянув на диаграмму, узнать, падают или растут объемы продаж по кварталам или как действительные объемы продаж соотносятся с планируемыми.
Диаграмму можно создать на отдельном листе или поместить в качестве внедренного объекта на лист с данными. Кроме того, диаграмму можно опубликовать на веб-странице.
Чтобы создать диаграмму, необходимо сначала ввести для нее данные на листе.
После этого, выделив эти данные, следует воспользоваться мастером диаграмм для пошагового создания диаграммы, при котором выбираются ее тип и различные параметры.
Или используйте для создания основной диаграммы панель инструментов Диаграмма, которую впоследствии можно будет изменить. Отчет сводной диаграммы представляет собой интерактивную сводку данных в формате диаграммы.
Его создание отличается от обычных диаграмм Microsoft Excel. После создания отчета сводной диаграммы можно просматривать разные уровни детализации и изменять макет диаграммы, перетаскивая ее поля и элементы. Диаграмма связана с данными, на основе которых она создана, и обновляется автоматически при изменении данных.
Ценность электронных таблиц определяется имеющимися в них возможностями для обработки данных.
То есть использования введения данных для вычисления значений других величин.
В Excel имеется достаточное количество формул, которые нужны для вычислений различных комбинаций арифметических и алгебраических величин.
В Excel формулы используются для выполнения математических действий над одним или несколькими значениями (или переменными).
Эти значения могут быть просто числами или же содержать ссылки на ячейки. При написании формул в Excel используется определенный синтаксис.
Что можно делать в экселе список
Таблицы Excel — очень мощный инструмент. В них больше 470 скрытых функций. Поначалу это пугает: кажется, на то, чтобы разобраться со всем, уйдут годы. На самом деле это не так. Всего десятка функций и горячих клавиш уже хватит для того, чтобы сильно упростить себе жизнь. Расскажем о некоторых из них (скоро стартует второй поток курса «Магия Excel»).
Интерфейс
Настраиваем панель быстрого доступа
Начнем с самого простого — добавления самых часто используемых опций на панель быстрого доступа. Чтобы сделать это, заходите в параметры Excel — «Настроить ленту» — и ищите в параметрах «Панель быстрого доступа».
Опции, перенесенные на панель быстрого доступа, будут доступны при работе со всеми вашими книгами Excel (хотя можно ее настроить и отдельно для любой книги). Так что если пользуетесь какими-то командами и инструментами постоянно — добавляйте их туда.
Другой вариант — просто щелкнуть по инструменту на ленте правой кнопкой мыши и нажать «Добавить…»:
Перемещаемся по ленте без мышки
Нажмите на Alt. На ленте инструментов появились цифры и буквы — у каждого инструмента на панели быстрого доступа и у каждой вкладки на ленте соответственно:
Нажмите на клавиатуре любую из букв — попадете на соответствующую вкладку на ленте, а там каждый инструмент в свою очередь тоже будет подписан. Так можно быстро вызвать нужные опции, не трогая мышку.
Ввод данных
Теперь давайте рассмотрим несколько инструментов для быстрого ввода данных.
Автозамена
Если вам часто нужно вводить какое-то словосочетание, адрес, емейл и так далее — придумайте для него короткое обозначение и добавьте в список автозамены в Параметрах:
Прогрессия
Если нужно заполнить столбец или строку последовательностью чисел или дат, введите в ячейку первое значение и затем воспользуйтесь этим инструментом:
Протягивание
Представьте, что вам нужно извлечь какие-то данные из целого столбца или переписать их в другом виде (например, фамилию с инициалами вместо полных ФИО). Задайте Excel одну ячейку с образцом — что хотите получить:
Выделите все ячейки, которые хотите заполнить по образцу, — и нажмите Ctrl+E. И магия случится (ну, в большинстве случаев).
Проверка ошибок
Проверка данных позволяет избежать ошибок при вводе информации в ячейки.
Какие бывают типовые ошибки в Excel?
Инструмент проверки данных
Чтобы использовать инструмент проверки данных, нужно выделить ячейки, к которым хотите его применить, выбрать на ленте «Данные» → «Проверка данных» и настроить параметры проверки в диалоговом окне:
Если в графе «Сообщение об ошибке» вы выбрали вариант «Остановка», то после проверки в ячейки нельзя будет ввести значения, не соответствующие заданному правилу.
Если же вы выбрали «Предупреждение» или «Сообщение», то при попытке ввести неверные данные будет появляться предупреждение, но его можно будет проигнорировать и все равно ввести что угодно.
Еще неверные данные можно обвести, чтобы точно увидеть, где есть ошибки:
Удаление пробелов
Для удаления лишних пробелов (в начале, в конце и всех кроме одного между слов) используйте функцию СЖПРОБЕЛЫ / TRIM. Ее единственный аргумент — текст (ссылка на ячейку с текстом, как правило).
Если после очистки данных функцией СЖПРОБЕЛЫ или другой обработки вам не нужен исходный столбец, вставьте данные, полученные в отдельном столбце с помощью функций, как значения на место исходных данных, а столбец с формулой удалите:
Дата и время
За любой датой в Excel скрывается целое число. Датой его делает формат.
Аналогично со временем: одна единица — это день, а часть единицы (число от 0 до 1) — время, то есть часть дня.
Это не значит, что так имеет смысл вводить даты и время в ячейки, вводите их в любом из стандартных форматов — Excel сразу отформатирует их как даты:
Вычесть из одной даты другую, чтобы получить разницу в днях (результатом вычитания будет число — количество дней.
Прибавить к дате число — и получить дату, которая наступит через соответствующее количество дней.
Поиск и подстановка значений
Функция ВПР / VLOOKUP
Функция ВПР / VLOOKUP (вертикальный просмотр) нужна, чтобы связать несколько таблиц — «подтянуть» данные из одной в другую по какому-то ключу (например, названию товара или бренда, фамилии сотрудника или клиента, номеру транзакции).
=ВПР (что ищем; таблица с данными, где «что ищем» должно быть в первом столбце; номер столбца таблицы, из которого нужны данные; [интервальный просмотр])
У нее есть два режима работы: интервальный просмотр и точный поиск.
Интервальный просмотр — это поиск интервала, в который попадает число. Если у вас прогрессивная шкала налога или скидок, нужно конвертировать оценку из одной системы в другую и так далее — используется именно этот режим. Для интервального просмотра нужно пропустить последний аргумент ВПР или задать его равным единице (или ИСТИНА).
В большинстве случаев мы связываем таблицы по текстовым ключам — в таком случае нужно обязательно явным образом указывать последний аргумент «интервальный_просмотр» равным нулю (или ЛОЖЬ). Только тогда функция будет корректно работать с текстовыми значениями.
Функции ПОИСКПОЗ / MATCH и ИНДЕКС / INDEX
У ВПР есть существенный недостаток: ключ (искомое значение) обязан быть в первом столбце таблицы с данными. Все, что левее этого столбца, через ВПР «подтянуть» невозможно.
Функция ПОИСКПОЗ / MATCH определяет порядковый номер значения в диапазоне. Ее синтаксис:
=ПОИСКПОЗ (что ищем; где ищем ; 0)
На выходе — число (номер строки или столбца в рамках диапазона, в котором находится искомое значение).
ИНДЕКС / INDEX выполняет другую задачу — возвращает элемент по его номеру.
=ИНДЕКС(диапазон, из которого нужны данные; порядковый номер элемента)
Соответственно, мы можем определить номер строки, в котором находится искомое значение, с помощью ПОИСКПОЗ. А затем подставить этот номер в ИНДЕКС на место второго аргумента, чтобы получить данные из любого нужного нам столбца.
Получается следующая конструкция:
=ИНДЕКС(диапазон, из которого нужны данные; ПОИСКПОЗ (что ищем; где ищем ; 0))
Оформление
Нужно оформить ячейки в книге Excel в едином стиле? Для этого есть одноименный инструмент — «Стили».
На ленте инструментов нажмите на «Стили ячеек» и выберите подходящий. Он будет применен к выделенным ячейкам:
А самое главное — если вы применили стиль ко многим ячейкам (например, ко всем заголовкам на 20 листах книги Excel) и захотели что-то переделать, щелкните правой кнопкой мыши и нажмите «Изменить». Изменения будут применены ко всем нужным ячейкам в документе.
На курсе «Магия Excel» будет два модуля — для новичков и продвинутых. Записывайтесь →
Неожиданные возможности Excel: таблица на все случаи жизни
С разлинеенным экраном довелось познакомиться при странных обстоятельствах: в версии 3.0 вёлся учёт товаров ларька при метро, который просили «воскресить». Вирус «подъел» файл, данные «поплыли» и расчёт остатка не завершался. Таблицу восстановил быстро, но забыть необычный опыт не смог.
В те годы бухгалтеры работали на компьютерах, а под рукой держали калькулятор – сводить остатки материальных ценностей. Чтобы получить отчёт, приходилось колдовать в FoxPro или пересчитывать за текстовым редактором. А тут на едином экране были цены, количества, стоимости, промежуточные суммы.
Очарованию не было предела: вдруг осознал, что 99% текущих учебных, научных и коммерческих задач решаемы в Excel. Занялся постижением простенькой встроенной помощи. Константы, формулы и зависимости давались легко, ощущалась эйфория чуда автоматического пересчёта ячеек.
Времена тогда были дикие: загружаясь с заклеенной дискеты, остальные проверяли на вредоносные программы Aidstest’ом. Прилагающийся Visual Basic автоматизировал повторяющиеся задачи, но удовольствие «умножали на нет» макровирусы. Приходилось разбираться с Excel-файлами изнутри.
Время шло, версии операционных систем «тикали», табличный процессор хорошел. Благодаря ручной раскраске ячеек помогал строить «светофоры» рисков, отражающих текущую и ожидаемую оценку влияния угроз и опасностей на организацию:
Оказался незаменим для построения сетевых графиков и диаграмм Ганта:
Разрешил накладывать подложку на лист и рисовать фигуры:
Обзавёлся автоматическим раскрашиванием, визуализирующими величины по шкале «холодно-горячо» и средством пометки дублирующихся значений (см. столбец «Город»):
Регулярно выручал в построении моделей движения денежных потоков, показывая глубину и горизонт инвестирования, болото Портера и точку операционной безубыточности:
Двухосевые графики пригодились для формулирования конкурентных преимуществ после прочтения книги «Стратегия голубого океана» Чана Кима и Рене Моборна:
Тренды подсказывали направление движения и скорость изменения числовых рядов:
Сводные таблицы оказались полезны для анализа запросов пользователей смартфонов геоинформационной системы 2ГИС:
Фильтры подсобляют в отслеживании активности аудитории социальных сетей и нахождении наиболее популярных публикаций (см. столбец «Просмотры 01.07.19»):
Макросы и Visual Basic for Applications 7.1 применял, чтобы создать систему копирайтинга, позволившую стать наиболее просматриваемым человеком планеты в сети деловых контактов LinkedIn:
Не впечатлены? Программа отсортирует данные, удалит дубликаты, отобразит информацию на карте:
Умеет расширять автоматические таблицы по мере набора, обновляя подсчёты в нижней строке и правом столбце. Снабдит ячейки примечаниями, проверит ошибки формул, проведёт анализ «Что если». Предоставит окно контрольных значений, стрелками покажет влияния, таблицам назначит срезы.
Если устали, вполне можно поиграть, скажем, в «Морской бой»:
… потренироваться в скорочтении на таблицах Шульте:
… или оценить себя по модели компетенций:
А чего стоят встроенные трёхмерные фигуры:
Последний дым сомнений в возможностях табличного процессора рассеялся при знакомстве с 76-летним японцем Тацуо Хориучи, который не смог приобрести программу для рисования и стал создавать картины в Excel. Причём не закрашиванием ячеек, как поступили бы многие, а заливкой сложных областей:
Excel 95 скрывал упрощённую игру Doom, версия 97 года прятала авиасимулятор, выпуск рубежа веков тоже имел пасхальное яйцо – гонки на виртуальной машине. Позже Microsoft отказалась от «излишеств», но несправедливость исправил киевский программист Александр Шумаков: погуглите «3D игра в Excel».
Функции Excel (по категориям)
Функции упорядочены по категориям в зависимости от функциональной области. Щелкните категорию, чтобы просмотреть относящиеся к ней функции. Вы также можете найти функцию, нажав CTRL+F и введя первые несколько букв ее названия или слово из описания. Чтобы просмотреть более подробные сведения о функции, щелкните ее название в первом столбце.
Ниже перечислены десять функций, которыми больше всего интересуются пользователи.
Эта функция используется для суммирования значений в ячейках.
Эта функция возвращает разные значения в зависимости от того, соблюдается ли условие. Вот видео об использовании функции ЕСЛИ.
Используйте эту функцию, когда нужно взять определенную строку или столбец и найти значение, находящееся в той же позиции во второй строке или столбце.
Эта функция используется для поиска данных в таблице или диапазоне по строкам. Например, можно найти фамилию сотрудника по его номеру или его номер телефона по фамилии (как в телефонной книге). Посмотрите это видео об использовании функции ВПР.
Данная функция применяется для поиска элемента в диапазоне ячеек с последующим выводом относительной позиции этого элемента в диапазоне. Например, если диапазон A1:A3 содержит значения 5, 7 и 38, то формула =MATCH(7,A1:A3,0) возвращает значение 2, поскольку элемент 7 является вторым в диапазоне.
Эта функция позволяет выбрать одно значение из списка, в котором может быть до 254 значений. Например, если первые семь значений — это дни недели, то функция ВЫБОР возвращает один из дней при использовании числа от 1 до 7 в качестве аргумента «номер_индекса».
Эта функция возвращает порядковый номер определенной даты. Эта функция особенно полезна в ситуациях, когда значения года, месяца и дня возвращаются формулами или ссылками на ячейки. Предположим, у вас есть лист с датами в формате, который Excel не распознает, например ГГГГММДД.
Функция РАЗНДАТ вычисляет количество дней, месяцев или лет между двумя датами.
Эта функция возвращает число дней между двумя датами.
Функции НАЙТИ и НАЙТИБ находят вхождение одной текстовой строки в другую. Они возвращают начальную позицию первой текстовой строки относительно первого знака второй.
Эта функция возвращает значение или ссылку на него из таблицы или диапазона.
Эти функции в Excel 2010 и более поздних версиях были заменены новыми функциями с повышенной точностью и именами, которые лучше отражают их назначение. Их по-прежнему можно использовать для совместимости с более ранними версиями Excel, однако если обратная совместимость не является необходимым условием, рекомендуется перейти на новые разновидности этих функций. Дополнительные сведения о новых функциях см. в статьях Статистические функции (справочник) и Математические и тригонометрические функции (справочник).
Если вы используете Excel 2007, эти функции можно найти в категориях Статистические и Математические на вкладке Формулы.
Возвращает интегральную функцию бета-распределения.
Возвращает обратную интегральную функцию указанного бета-распределения.
Возвращает отдельное значение вероятности биномиального распределения.
Возвращает одностороннюю вероятность распределения хи-квадрат.
Возвращает обратное значение односторонней вероятности распределения хи-квадрат.
Возвращает тест на независимость.
Соединяет несколько текстовых строк в одну строку.
Возвращает доверительный интервал для среднего значения по генеральной совокупности.
Возвращает ковариацию, среднее произведений парных отклонений.
Возвращает наименьшее значение, для которого интегральное биномиальное распределение меньше заданного значения или равно ему.
Возвращает экспоненциальное распределение.
Возвращает F-распределение вероятности.
Возвращает обратное значение для F-распределения вероятности.
Округляет число до ближайшего меньшего по модулю значения.
Вычисляет, или прогнозирует, будущее значение по существующим значениям.
Возвращает результат F-теста.
Возвращает обратное значение интегрального гамма-распределения.
Возвращает гипергеометрическое распределение.
Возвращает обратное значение интегрального логарифмического нормального распределения.
Возвращает интегральное логарифмическое нормальное распределение.
Возвращает значение моды набора данных.
Возвращает отрицательное биномиальное распределение.
Возвращает нормальное интегральное распределение.
Возвращает обратное значение нормального интегрального распределения.
Возвращает стандартное нормальное интегральное распределение.
Возвращает обратное значение стандартного нормального интегрального распределения.
Возвращает k-ю процентиль для значений диапазона.
Возвращает процентную норму значения в наборе данных.
Возвращает распределение Пуассона.
Возвращает квартиль набора данных.
Возвращает ранг числа в списке чисел.
Оценивает стандартное отклонение по выборке.
Вычисляет стандартное отклонение по генеральной совокупности.
Возвращает t-распределение Стьюдента.
Возвращает обратное t-распределение Стьюдента.
Возвращает вероятность, соответствующую проверке по критерию Стьюдента.
Оценивает дисперсию по выборке.
Вычисляет дисперсию по генеральной совокупности.
Возвращает распределение Вейбулла.
Возвращает одностороннее P-значение z-теста.
Возвращает свойство ключевого показателя эффективности (КПЭ) и отображает его имя в ячейке. КПЭ представляет собой количественную величину, такую как ежемесячная валовая прибыль или ежеквартальная текучесть кадров, используемой для контроля эффективности работы организации.
Возвращает элемент или кортеж из куба. Используется для проверки существования элемента или кортежа в кубе.
Возвращает значение свойства элемента из куба. Используется для подтверждения того, что имя элемента внутри куба существует, и для возвращения определенного свойства для этого элемента.
Возвращает n-й, или ранжированный, элемент в множестве. Используется для возвращения одного или нескольких элементов в множестве, например лучшего продавца или 10 лучших студентов.
Определяет вычисленное множество элементов или кортежей путем пересылки установленного выражения в куб на сервере, который формирует множество, а затем возвращает его в Microsoft Office Excel.
Возвращает число элементов в множестве.
Возвращает агрегированное значение из куба.
