что планируешь делать завтра
Зачем планировать жизнь, если она непредсказуема? Личный опыт
Кризис — лучшее время, чтобы, наконец, научиться планировать жизнь, считает Оля Третьякова. Да-да, именно сейчас и стоит начинать.
Есть такие люди: они уже в детском садике знают, чем займутся, когда вырастут. Во сколько лет и за кого выйдет замуж, сколько у них будет детей, как будет выглядеть их дом и куда они поедут 15 августа 2038 года.
Я – из тех, кто еще шесть лет назад всерьез писал в какой-то из соцсетей: «До сих пор не решила, кем хочу быть, когда стану взрослой». А было мне тогда, на минуточку, 38.
Мне всегда казалось, что вдохновение – топливо продуктивности. Когда не хочется чем-то заниматься, но вы себя заставляете, результат будет так себе. Без огонька. Стандартный. А я-то мечтала, чтобы каждое мое дело было подвигом. Чтобы весь мир встречал его фейерверками, чепчиками и овациями. Из серии «не просто помыла посуду, а отполировала до ослепительного зеркального блеска, хоть в Инстаграм фотографируй».
Много лет назад я ходила к психологу, и он объяснил мне, что я – перфекфионист. И предпочту не сделать вообще ничего, чем сделать что-то неидеально.
Так я и жила – по принципу «Хочешь насмешить Вселенную – расскажи ей о своих планах». Ждала вдохновения, чтобы сесть за работу, убраться в доме, помочь ребенку с уроками, выйти в магазин за продуктами. И это даже как-то работало.
Ключевое слово – «как-то». Все тот же психолог говорил мне, что все дело в моем базовом недоверии к миру. Я, мол, выросла в нестабильное время и разучилась с оптимизмом смотреть в завтрашний день. Мой опыт научил меня: в любой момент что угодно может разрушиться и исчезнуть. И это касается всего: отношений, финансов, вообще жизни.
Так зачем что-то планировать?!
Оттолкнуться от дна
Тут просится сюжетный поворот в стиле «дойдя до самого дна отчаяния, она полностью пересмотрела свое отношение к жизни». Если бы я писала сценарий, непременно бы придумала какое-нибудь максимально нестандартное событие, которое меня изменило.
Но мой поворотный пункт был банальным: я лишилась офисной работы. Произошло это вскоре после «Черного вторника» 2014 года. Помните? Тогда доллар стал стоит не 30, а 60 рублей, случился кризис, пошли сокращения, под одно из них попала я.
Примерно год я провела в поисках новой работы. То есть я продолжала трудиться – сдельно и по контракту. Но заработки были нестабильны, а что-то надежное и высокооплачиваемое все не находилось.
Как уже говорилось, я совершенно не умела — и не считала нужным — планировать свою жизнь. И особенно финансы. За тот год в невесомости я опустошила две кредитки на сумму, которую в лучшие времена как раз за год и зарабатывала. Я была уверена, что вот-вот найду что-то постоянное, верну банкам все долги и заживу, как прежде. Но время шло, долги росли, а новая работа, которая должна была разом решить все мои проблемы, не находилась.
Вот что оказалось для меня самым сложным: понять, что жизнь изменилась навсегда, и я уже не вернусь в ту точку, к которой стремлюсь. И речь не только обо мне – весь мир изменился. А я не хотела этого замечать.
Как я это осознала? Очень просто: выбирая, на что потратить последние деньги – на еду или на оплату процентов по кредитке.
Вот тогда-то я и поняла: мне нужен план.
Зачем нужны планы
Нет ничего более дерзкого, чем планировать будущее в период нестабильности. Это как стоять посреди горящего самолета, который падает в пропасть, и выбирать, что съесть на обед: рыбу или курицу?
Будущее казалось чем-то огромным и враждебным, как летающая тарелка, зависшая над Чертановым. Но что делать со слоном, которого вам в любом случае придется съесть? Для начала – разрезать на кусочки.
Так что я сделала то, что советуют все на свете псевдопсихологические сайты: взяла лист бумаги и написала, что я планирую делать в ближайший год.
В моем списке был всего один пункт: «вылезти из финансовой жопы».
Потом я посчитала свой доход, сравнила с той суммой, которую надо отдать банкам, и поняла: даже если мы с сыном вообще перестанем есть, это просто физически невозможно.
Тогда я добавила в свой план еще три слова. Получилось: «вылезти из финансовой жопы хотя бы наполовину».
Я решила, что не буду больше пытаться вернуться в офис. Лучше попробую увеличить доход при помощи подработок. Но чтобы ничего не забыть и делать работу вовремя, мне снова понадобился план. На этот раз – более подробный: на месяц, на неделю и на каждый день.
Как я планирую
Поначалу планировать было чертовски трудно. Я – человек-хаос, и понятия не имела, сколько и на что мне требуется времени. Так что я писала в план на день «сдать три поста в блог», а потом оказывалось, что завтра у сына контрольная по английскому, а сегодня последний день подачи налоговой декларации. Или у меня не оставалось времени на еду. Или я так уставала к середине второго поста, что остаток дня могла только просто тупить в телевизор.
Планы мне в то время казались тюрьмой где-то в самом дальнем круге Ада. Я просто не могла их исполнить. Я нервничала и чувствовала себя загнанной лошадью (пристрелите меня уже кто-нибудь!). Но после истерики каждый раз возвращалась к своему плану выплат. И понимала, что если я не соберусь и не вернусь к работе, то не смогу его выполнить.
Одновременно я поняла важное: никто мне не поможет, кроме меня самой. И если я продолжу загонять себя, то поеду кукушечкой. А значит, надо было найти возможность хоть немножко себя поберечь.
Так в моих ежедневных планах появились перерывы на отдых. Поначалу мне и в это время хотелось хоть что-то поделать полезное. Прошло еще больше года, прежде чем я убедила себя: отдых мне нужен не меньше, чем работа. Перерыв – значит, перерыв.
К концу года я пришла все еще с долгами, зато крыша моя была на месте. А главное, будущее уже не казалось таким демоническим. Да, я не смогла выполнить все, что задумывала. Но знаете что? Никто в итоге не умер.
Тогда, на исходе первого года, я впервые посмотрела на планирование как на своего друга, а не врага.
Психологи сказали бы, что у меня случился инсайт.
Мой друг тайм-менеджмент
Не буду тянуть: я рассчиталась с долгами не через год, а через целых три. В начале 2019-го я закрыла все кредитные карты.
Со временем я перестала испытывать стыд и вину, если чего-то не успевала. Возможно, потому, что я прекратила относиться к планам как к наказаниям для стрекозы, которая «лето красное пропела». Планирование стало частью моей обычной жизни, моим надежным помощником. Я как будто взяла себе ассистента, который подсказывал: нужно заплатить ЖКХ, позвонить коллеге, закончить текст к дедлайну. Видя перед собой весь список дел, я стала понимать, что можно перенести, а что и вовсе делегировать.
Я перестала грызть себя за то, что, имея диплом преподавателя английского, не помогаю ребенку освоить Past Perfect и Present Continuous. Я наняла ему репетитора, который любит свою работу и легко нашел с Федей общий язык. Теперь у него English – любимый предмет. А у меня освободилось время и сохранились нервные клетки.
Я настолько сдружилась с планами, что завела еще несколько органайзеров: я считаю финансы, калории и время на просмотр сериалов. Заполняю их каждый день, и вижу, на что уходит мое время.
При этом я прекрасно понимаю, что все мои планы могут рухнуть в любой момент. Этим летом мы с Федей планировали слетать на море. Этой весной я собиралась возобновить пробежки. К конце концов, я хотела отметить свой день рождения в любимом рыбном ресторане.
Ничего из этого (кроме, возможно, моря) не случилось и уже не случится. Но это не повод посылать все планы к черту. Когда есть цель, но дорогу к ней внезапно закрыли на ремонт, можно отыскать другой путь или придумать новую цель. И идти к ней пускай маленькими, но все-таки верными шагами.
От хаоса к порядку
Если вы стоите посреди урагана и не знаете, с чего начать, возможно, вам поможет моя памятка:
Дышите. Если вы паникуете и буквально ощущаете себя между небом и землей, все на свете психологи советуют одно: вернуться в «здесь и сейчас». Все практики, которые они предлагают (о некоторых мы писали) направлены на одно – ощутить себя в моменте, в своем теле, почувствовать опору под ногами. Завтра будет завтра, а сейчас вы здесь, вы дышите, вы живы. А значит, dum spiro spero – пока живу, надеюсь.
Поставьте себе конечную цель. Прежде чем планировать шаги, нужно увидеть результат. Моя цель была – выплатить долг. От нее я и отталкивалась. Понятно, что у самурая нет цели, только путь. Но это не наш вариант:)
Начните с отчета, а не с плана. Записывайте, чем вы занимались в течение дня. Вносите абсолютно все, что заняло больше 15 минут либо было важным. То есть если вы поговорили по телефону минуту, но этот звонок выбил вас из колеи на час, запишите это. Не хитрите с собой и ничего не упускайте. Если вы стояли под душем 20 минут, а потом полчаса сушили голову, одновременно играя в онлайн-игрушку или залипая в Тик-Ток, не отмечайте это как «уход за собой». Пишите как есть. Возможно, в этом месте дня вам просто нужен перерыв. Делайте так неделю, а лучше две, а потом проанализируйте отчеты. Вам станет понятно, на что вы реально тратите время и сколько.
Попробуйте спланировать месяц, неделю, день. Когда планируете месяц, не мельчите: записывайте только важное. Съездить к родителям, доделать курсовую, переклеить обои. Потом разбросайте эти дела по неделям. И уже после этого ищите для них местечко в конкретном дне. Закончили с самыми важными делами? Теперь впишите в каждый день то, что по-любому придется делать. В моем случае это влажная уборка каждое утро (да, я маньяк, но у меня есть оправдание, даже три — сын и два кота), душ, и три приема пищи с немедленным мытьем посуды после. Четыре раза в неделю к этому добавляется проверка уроков, два-три раза – поход в магазин (со списками покупок, кстати, их планировать легче). А оставшееся время уйдет на остальные дела.
Технологии в помощь. Кто-то планирует в блокноте от руки, кто-то – в электронном календаре. Я раньше не заморачивалась – писала в «заметках» в телефоне план на день, а вечером вычеркивала сделанное. Можете попробовать делать так же, можете сразу испытать какую-нибудь программу. Программ-органайзеров полно, наберите в поиске браузера или AppStore. Мне понравилась MyLifeOrganized3 – там легко и удобно планировать, а версии вполне достаточно бесплатной. Мне хватает.
Не пытайтесь все успеть. Я пробовала: так не получится. Когда вы будете на 100% уверены, что всё успеете, вклинится какой-нибудь внезапный форс-мажор – пожар, понос или золотуха. И все планы пойдут прахом. Так что планируйте c запасом. Лучше закончить все пораньше, чем потом пытаться сделать сто дел одновременно, чтобы не оставить «хвостов».
Не отчаивайтесь. Когда планы постоянно срываются, есть желание забросить их уже на хрен. Очень вас в этом понимаю. Я ведь не стала новым человеком, внутри меня по-прежнему живет подросток-бунтарь, который не хочет ничего планировать, а хочет только орать во все горло про маму-анархию. Так вот: я ничего не планирую на выходные. Полная спонтанность! Захотелось валяться весь день и смотреть сериалы? Пожалуйста. (Про прогулки в парке сейчас не буду, чтобы не травить душу). Но чтобы у меня были такие выходные, мне три года пришлось планировать каждый рабочий день каждой недели каждого месяца. Зато теперь целых два дня в неделю я вообще не думаю о работе. Потому что у меня – заслуженный отдых. Спасибо планированию.
Тайм-менеджмент: 15 методов эффективного управления временем
Что такое тайм-менеджмент
Экономист Питер Друкер писал, что менеджмент будет все больше выходить за рамки коммерческих предприятий, где появился в попытке организовать производство вещей.
Тайм-менеджмент — это техники и методы для управления временем. Это самоорганизация и управление собой. Тайм-менеджмент помогает человеку или компании планировать время и экономить ресурсы.
Например, если завалило работой, а вы не знаете, за что браться в первую очередь, следует расставить приоритеты. Матрица Эйзенхауэра помогает разобраться, какие задачи срочные и важные, а какие просто отвлекают.
Чем больше задуманного мы успеваем сделать, тем лучше качество нашей работы и жизни в целом. А в условиях цифровой трансформации и ускорения изменений, четкое распоряжение временем помогает сохранять фокус на целях и не отклоняться от курса.
Принципы тайм-менеджмента
Практически все существующие методы управления временем состоят из трех компонентов: приоритизации, планирования и структурирования.
Большая часть техник тайм-менеджмента опирается на структурирование и приоритизацию, и только малая часть — сложная комбинация всех трех принципов. Мы разберем 15 лучших методов тайм-менеджмента: от простых техник к сложным системам управления.
Лучшие методы тайм-менеджмента
1. Подготовка с вечера
Подготовка с вечера подойдет тем, кому трудно вставать рано утром — совет психолога Ника Уигнала [1]. Записывайте рабочие и личные задачи на завтра в конце рабочего дня. Так вы поймете свою нагрузку заранее и распределите задачи без утренней спешки. Можно готовить вечером план задач, рабочую одежду или обед с собой, если вы работаете вне дома.
2. Хотя бы N минут
Метод помогает справиться с прокрастинацией — откладыванием задач «на потом», даже если это важные или срочные дела. Если вы не хотите ничего делать, попробуйте начать хотя бы с нескольких минут на задачу: пять или десять. По мнению Джулии Мюллер, профессора Университета Лейпцига, так у человека останется право передумать, и оно повышает чувство контроля над ситуацией. Он перестает думать, что его принуждают делать что-то, чего он делать совершенно не хочет [2], поэтому дальнейшая работа идет легче.
3. Дедлайны
Ставьте четкие сроки сдачи работы — дедлайны. Понятные сроки стимулируют работать быстрее и помогают справиться с прокрастинацией. Исследователи Массачусетского технологического института выяснили, что даже самостоятельно установленные дедлайны помогают сдвинуть дела с мертвой точки [3]. При этом такие сроки работают хуже внешних дедлайнов, которые ставит руководитель или конкурсная комиссия. В личных делах внешним куратором может быть друг, коллега или родственник.
4. Поедание «лягушки»
Бизнес-тренер Брайан Трейси предлагает съедать «лягушку» каждое утро [4]— делать самую сложную и неприятную задачу самой первой. С утра мозг меньше нагружен информацией, поэтому вам будет проще справиться с трудным делом. После такой задачи все остальные покажутся пустяковыми и на них по-прежнему останутся силы.
5. Мелкие задачи
Это полная противоположность предыдущему методу. Делайте мелкие задачи — на 1–2 минуты — первыми, по возможности в тот же момент. Например, проверьте почту и оборудование, отправьте запросы или раздайте задачи. Это правило взято из метода Getting Things Done (GTD) бизнес-тренера Дэвида Аллена [5].
6. Автофокус
Метод «автофокуса» подойдет людям, которые часто работают с задачами без дедлайна. Два предыдущих принципа обязывают выбирать дело, и это чувство обязанности вызывает отторжение. Автор метода Марк Форстер считает [6], что сначала следует выписать все дела в единый список, а потом медленно его прочитать, пока не захочется остановиться на одной задаче. Объем задачи не имеет значения, важнее желание сделать ее прямо сейчас. Если получилось завершить дело сегодня — вычеркните его. Не получилось — перенесите в конец списка, и прочитайте его заново.
7. Сделайте это завтра
Автор книги «Сделай это завтра» [7] Марк Форстер рекомендует не браться за срочные задачи сразу, а откладывать их на завтра. Для этого нужно вести закрытые списки дел. В закрытый список невозможно добавить новую задачу, но можно занести в список на следующий день. Такой подход помогает сохранять фокус на текущих делах и делать только свою работу.
Форстер разделяет «свою настоящую работу» и «занятость». Настоящая работа помогает продвигаться в бизнесе или профессии. Здесь вы полноценно применяете свои навыки и знания. Часто выходите из зоны комфорта — делаете то, чего не делали раньше. Работать по-настоящему сложно, такая работа может вызывать небольшое сопротивление.
Занятость появляется, когда вы откладываете настоящую работу ради мелких задач. Деятельность — не то же самое, что действие. Если работа вызывает ощущение перегруженности, но не кажется сложной, — скорее всего, это занятость. Настоящая работа бывает сложной, но не заставляет чувствовать себя «белкой в колесе».
8. Деление большой задачи
Эту технику также называют поеданием салями или слона по кусочкам. Глобальная задача может испугать объемом. Чтобы к ней приступить, следует разложить большую задачу на небольшие этапы, декомпозировать. Например, «запуск нового проекта» звучит громко и давит ответственностью. Но когда в нем появляются конкретные шаги, становится проще: «начать исследование аудитории» → «поговорить с Сашей по пунктам анализа» → «изучить результаты» → «подготовить макет по результатам исследования». Задача «обрастает» конкретикой и уже не кажется невыполнимой миссией.
9. Одна задача в один промежуток времени
Многозадачность в интеллектуальном труде не работает. В 2009 году исследователи из Университета Стенфорда провели эксперимент [8]. Они выяснили, что когда человек делает несколько интеллектуальных дел одновременно, например, читает и разговаривает по телефону, то хуже запоминает и содержание разговора, и прочитанное. При этом не может определить, какая информация была важной, а какую можно было опустить. Если человек работает только над одним делом в один промежуток времени, он лучше справляется с задачей и хорошо запоминает информацию.
10. Методы фиксированного времени
Сюда относят методы работы по таймеру. Если завести привычку работать по таймеру, вы будете знать цену своему времени, работать продуктивнее, научитесь управлять ожиданиями, натренируете силу воли и предотвратите выгорание.
Техника Pomodoro. Метод помидора — это «система 25 минут» Франческо Чирилло. «Помидором» называют отрезок времени в 30 минут — 25 минут на работу и пять минут на отдых. Вы работаете 25 минут, делаете пятиминутный перерыв, затем снова уходите в работу. Через каждые четыре повтора — перерыв 30 минут.
Кстати, таймер называется «помидорным» потому, что Франческо Чирилло вначале использовал небольшой кухонный таймер в виде помидора.
Метод «90 на 30» Тони Шварца [9] и метод «52 на 17», который появился в результате исследования сервиса The Muse [10], строятся по похожему принципу. Первое значение — время в минутах, которое нужно отводить для работы, второе — время для перерыва.
Можно сказать, что это модификация дедлайнов, но в них жестко ограничивается само время на работу. Обилие коротких перерывов помогает «разгружать мозг», сменить деятельность и отвлечься.
Если хотите попробовать методы на практике, помните, что в них одинаково важны не только промежутки работы, но и промежутки отдыха. Чтобы методы работали, важно отдыхать и возвращаться к задаче в установленное время.
11. Принцип девяти дел
Этот метод основан на иерархии задач. Согласно принципу, в течение дня нужно «закрыть» одну крупную задачу, три задачи поменьше и пять мелких. Подходят дела вроде подготовки к встрече с будущими клиентами, и задачи попроще, например покупка корма питомцу. Так домашние дела не пропадают из вида и входят в расчет собственной нагрузки.
Вариация этого метода — «принцип трех дел» Криса Бейли [11]. Этот метод поможет тем, кто легко погружается в рутину и не уделяет должного внимания своим долгосрочным целям. По мнению Бейли, нужно завершать три дела в день, которые приближают вас к достижению глобальной цели. Например, час в день делать грамматические упражнения на английском или сформировать заявку на стипендию, если ваша глобальная цель — учеба за рубежом.
12. Канбан
Канбан — это метод организации работы, чтобы распределять нагрузку между людьми и делать работу точно в срок. Метод помогает видеть нарастающий темп работы и ничего не забывать.
Классический канбан — это таблица с тремя столбцами «Нужно сделать», «В работе» и «Сделано». Но столбцов может быть и больше, например, по количеству этапов в вашем проекте или на производстве, а их названия также могут меняться по усмотрению компании.
Все дела по умолчанию заносятся в первый столбец отдельной строкой или на отдельном стикере, карточке. Потом они перетаскиваются из одного в другой, пока, не попадут в последний столбец. Благодаря такому «перетаскиванию» можно легко отследить прогресс отдельного человека и всей команды.
13. Хронометраж
Экономист и автор книг по тайм-менеджменту Глеб Архангельский считает, что в основе планирования — понимание, где время расходуется эффективно, а где не очень. Архангельский предлагает планировать в три этапа.
14. Матрица Эйзенхауэра
Система ведения дел и приоритизации, которую придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр в середине XX века. Все текущие и будущие дела распределяют по четырем категориям матрицы в зависимости от их срочности и важности. Матрицей сложно пользоваться постоянно, но можно периодически к ней возвращаться, если завалило работой и домашними делами. Вот как ей пользоваться.
15. Тайм-менеджмент по хронотипу
Метод подойдет тем, кто хочет составить для себя идеальный распорядок дня. Кандидат медицинских наук и клинический психолог Майкл Бреус считает [12], что существует четыре хронотипа. У каждого из них свое идеальное время для пробуждения, пик продуктивности и режим сна:
Бреус считает: если подстроить личное и рабочее расписание под собственные биоритмы, качество жизни станет намного лучше.
Приложения для управления временем
Эти приложения пригодятся, чтобы управлять задачами. Они подходят для большинства методов тайм-менеджмента из нашего списка.
Книги по тайм-менеджменту
Эти книги дополняют статью и раскроют техники подробнее.
Читайте также на РБК Трендах:
«Отложите на завтра то, что можно сделать завтра»: 8,5 рабочих советов, как управлять своим временем
Основатель компании «Мир весов», сооснователь бизнес-сообщества Board
Тайм-менеджмент – в переводе с английского означает «управление временем». Временем, разумеется, управлять нельзя, и настоящая задача тайм-менеджмента – это упорядочить использование времени (личного и рабочего), чтобы успеть сделать все важные дела.
А теперь сами советы:
Совет № 1. Научитесь правильно ставить цели
Очень много написано о правильности постановки целей по принципу SMART. Если быть кратким, не забудьте, что цель должна быть конкретной, значимой, достижимой, ограниченной во времени и, конечно, измеримой.
Например, три года назад я начал заниматься бегом и поставил себе цель: пробежать марафон в течение года. Это была конкретная цель, измеримая (именно марафон, 42 км, и именно за год). Она была для меня важна, давала дополнительную энергию, и у меня были время и силы на тренировки. Я достиг этой цели. Более того, потом пробежал еще один марафон и занялся плаванием: дважды переплывал Босфор и прошел Oceanman в Италии (плыть 14 км, 5 часов 20 минут).
Совет № 2. Научитесь планировать свой день
Составьте список дел на сегодня. Определите, сколько времени необходимо на каждую задачу. Прошейте во времени те задачи, которые имеют конкретное время (например, посещение врача, встреча, звонок на определенное время). Расставьте приоритеты и вычеркните или перенесите те задачи, которые не помещаются в план дня и имеют наименьшую приоритетность.
Между задачами всегда делайте паузы в 20–30 минут. А также планируйте свой день не больше чем на 80%. Оставьте 20% на непредвиденные задачи и входящие звонки. Старайтесь соблюдать этот план действий, иначе все снова превратится в хаос.
По возможности планируйте свой день с вечера предыдущего дня. Ранее мне хватало на это 10–15 минут в конце дня. Сейчас у меня есть ассистент, которая полностью занимается моим графиком.
Совет № 3. Научитесь бороться с ленью
Для начала научитесь отдыхать, чтобы у вас была энергия для работы. Организуйте свой рабочий стол, чтобы все необходимое было под рукой. Разбейте сложное дело на несколько более мелких и начните с приятного кусочка. Когда вы ленитесь, подумайте, сколько времени вы уже потеряли и сколько теряете сейчас для достижения поставленных целей.
Не откладывайте неприятное и некомфортное дело. Мы все так иногда делаем, я не исключение. В итоге это все равно приходится делать, но вы уже потратили много сил и энергии на мысли об этом. Лично я все неудобные задачи стараюсь делать в первой половине дня, чтобы сразу расправиться с ними, и всё. Если интересно подробнее, то даже есть книга о том, как успевать больше: «Оставьте брезгливость, съешьте лягушку».
Совет № 4. Научитесь планировать длинные задачи
Составьте план для выполнения длинных задач, разбив их на мелкие подзадачи.
Подумайте, что вы будете делать сами, а что можно делегировать. Определите, какие подзадачи можно делать параллельно, а какие последовательно. Регулярно сверяйтесь с планом и корректируйте его при необходимости. Обязательно поставьте ограничения по времени на выполнение той или иной подзадачи.
Например, организовать участие в выставке. Это большая задача, длинная, она начинается сейчас и заканчивается в день проведения мероприятия. Она состоит из многих кусочков: подготовить место, выбрать оборудование, определить людей, которые будут на выставке, сделать визитки, продумать дизайн места, прозвонить потенциальных клиентов и пригласить их на выставку и так далее. Каждый этот пункт можно и нужно кому-то делегировать. И вот уже большой сложный проект выглядит как ряд обычных задач.
Совет № 5. Не расходуйте время понапрасну
Порядок на рабочем месте, в вашем ПК, планшете, почте – это все увеличивает эффективность вашей работы, не поглощая ваше время. При выполнении задачи не переключайтесь на другие, иначе на это могут уйти часы. Всем же знакомо это чувство, когда во время какой-то задачи вам позвонили и вы отвлеклись?
Научитесь говорить «нет» таким отвлекающим звонкам или просьбам. Перед тем как начать выполнять какое-либо задание, убедитесь, что вы понимаете, каким должен быть результат, какой способ достижения может быть. Иначе вы можете по несколько раз переделывать одно и то же.
Когда мне нужно решить важные задачи, я стараюсь либо отключать телефон, либо ставить его на беззвучный и максимально исключать себя из коллектива. Для этого чаще всего ухожу в комнату переговоров, чтобы максимально сосредоточиться.
Совет № 6. Экономьте свое время
По возможности назначайте встречи ближе к дому или офису, назначайте встречи одну за другой в одном и том же месте. Не стесняйтесь напоминать людям о встрече день в день, а также перед вашим выездом на встречу. Так вы избежите случаев, когда к вам опаздывают или забыли о встрече.
Если все же у вас появилось незапланированное свободное время, постарайтесь занять его короткими задачами, звонками, ответами на почту или сообщения.
Совет № 7. Будьте пунктуальными
Цените не только свое время, но и время окружающих. Заранее планируйте свой маршрут и старайтесь приехать на 20–30 минут раньше. Свободное время можно занять быстрыми задачами (почта, сообщения, звонки). Если опаздываете, сообщите об этом заранее, как только поняли, что опоздаете.
Совет № 8. Используйте современные планировщики и другое ПО
Сейчас огромное количество инструментов планирования: ежедневники, календари, планинги. Пробуйте и выберите то, что нравится вам.
Лично я пользуюсь Google-календарем для планирования своего дня. Пользуйтесь онлайн CRM- и ERP-системами (система планирования ресурсов предприятия. – Прим. ред.). Это повысит вашу эффективность работы в любом месте при наличии интернета.
Используйте всевозможные программы для визуализации ваших задач, проектов – это поможет вам лучше осознать всю картину предстоящих работ. Я рекомендую вам как систему тайм-менеджмента использовать Pyrus. Проверено временем на всех моих компаниях.
Совет № 8,5. Самый главный совет!
Помните высказывание Бенджамина Франклина «Не откладывай на завтра то, что можно сделать сегодня»? В настоящем мире столько задач, что, выполняя их и не откладывая, мы просто перестанем спать.
Я придерживаюсь правила «Отложите на завтра то, что можно сделать завтра». Если это можно сделать завтра, то это не срочно, а возможно, и не важно. Иногда, откладывая задачу, вы и не делаете ее вовсе, потому что она становится ненужной. А сделав ее сразу, вы потратили бы на это время.
Желаю вам научиться правильно использовать свое время, чтобы быть эффективным и иметь возможность отдыхать. Радуйтесь жизни и помните: «Чтобы чего-то достичь в жизни, нужно что-то начать делать».