что такое kpi в ресторане
Ключевые показатели эффективности для ресторанов, кафе, клубов и отелей
Как правило, сегодня в управлении бизнесом многие руководители управляющих компаний полагаются на собственную интуицию, а не на показатели, отражающие реальное положение дел в организации. Объективно оценить уровень развития компании сегодня можно при помощи ключевых показателей эффективности (KPI).
Как известно, все, что мы не можем оценить, не поддается управлению. Надежные и достоверные данные помогут вам не только оценивать текущее состояние дел, но и видеть на перспективу, избегать возможных кризисных ситуаций, принимать правильные решения. Если возникают какие-либо критические ситуации, вы можете оперативно реагировать на них, приняв единственно верное управленческое решение, так как перед вашими глазами всегда будет объективная картина состояния дел, а не субъективный взгляд управленца на свой бизнес.
Ключевые показали эффективности (KPI) дают возможность понять не только причину спада производства, возникновения сложностей в работе, но и причины успеха вашего дела. Вы сможете разобраться, почему дела пошли в гору, продолжить начатую практику, делать акцент в работе на те процессы, которые позволяют увеличивать доход. Если вам кажется, что сейчас наступил, так называемый, «мертвый сезон», взгляните на показатели. Некоторые KPI даже в это время могут расти. Например, может возрасти уровень объема продаж из расчетов на одного клиента. В масштабах всего бизнеса этого может быть не заметно, но KPI помогут увидеть вам то, что невозможно заметить субъективным взглядом руководителя.
Предлагаем вашему вниманию примеры KPI для ресторанов, кафе, гостиниц, клубов и отелей, сгруппированные по различным функциональным направлениям.
1. KPI персонала и занятости
2. Управление кухней
3. Зал и менеджмент ресторана
4. Бар
5. Продажи и маркетинг
7 KPI, которые должен отслеживать каждый управляющий ресторана
Специфика вашего бизнеса может быть любой. Главное, что производительность и затраты вы можете измерить только в цифрах. Это касается и барно-ресторанной сферы. Ключевые показатели эффективности (KPI) позволяют оценивать продуктивность вашего заведения в числовых показателях. Здесь помогут такие метрики, как доход за час свободного места, объем продаж на душу населения, время приготовления блюд, себестоимость проданных товаров и многое другое. Начать процесс отслеживания стоит с определения целей. Исходя из них можно будет подобрать индивидуальные для компании факторы успешного рабочего процесса.
Однако есть набор универсальных показателей, которые пригодятся каждому управляющему заведением, независимо от бизнес-планов. В данной статье мы расскажем о семи KPI, которые являются базовыми для сферы HoReCa и ресторанов в частности.
Этот показатель оказывает существенное влияние на результаты RevPASH. Благодаря ему, можно узнать, сколько времени гости провели в вашем ресторане. Очевидно, чем быстрее поток за одним столом, тем больше прибыли получает заведение. Низкая текучесть клиентов создаст заминки не только в главном зале, но также повлияет на работу кухни и возможно на постоянных посетителей. При загруженности места, они могут найти другие варианты. После определения проблемы с помощью метрики можно будет принимать соответствующие меры. Обучить персонал работать оперативнее, заранее подготовиться к самым посещаемым часам, оптимизировать время ожидания, составив план бронирования столиков.
Зная, сколько времени потребуется на приготовление блюда, можно определить окупается ли каждая позиция в меню. После того, как вы проанализируете данную метрику, стоит уделить особое внимание кулинарным изыскам и блюдам с низким объемом продаж. Этот KPI рекомендуют для того, чтобы реагировать на популярность или редкий интерес посетителей, вовремя принимая меры. Для блюд, которые не пользуются популярностью, вам возможно придется сократить производство, подумать о замене или отладить работу персонала. Если же позиция наоборот вызывает активный интерес у посетителей, стоит определить, не слишком ли много времени тратится на его приготовление.
Количество показателей, которые можно измерять управляющим заведений, достаточно большое. Однако на 7 вышеперечисленных стоит сосредоточиться, как на основных, универсальных метриках, которые помогут понять, насколько эффективен ваш ресторанный бизнес. Измерение KPI позволит увидеть целостную картину и настроить различные процессы внутри. Оптимизация меню, работы персонала, закупок продуктов и других важных операций станет легче, если взять эти вопросы под контроль. Это повлияет и на прибыль компании, и даже на ее имидж.
Показатели ресторана – оценка результативности работы бизнеса
Ресторанный бизнес отличается стремительным развитием, постоянно открываются и закрываются новые заведения, а сам рынок общественного питания по-прежнему остается далеким от насыщения. Больше половины новых проектов закрываются уже в первый год своего существования, разобраться в причинах такой тенденции можно детально изучив показатели деятельности ресторанов. Сервис Финоко адаптировал международный стандарт управленческой отчётности в ресторанном бизнесе USAR и предоставляет простой и удобный способ автоматизации расчета всех основных показателей ресторана.
Мы предлагаем автоматизировать расчет набора ключевых показателей, если он у вас уже есть используя наш сервис. Если вы только задумались о Внедрении KPI, мы готовы вам помочь используя огромный опыт в подобных проектах.
Для чего необходимо оценивать эффективность работы?
Любое заведение общественного питания представляет собой живой организм. В нем существует потребность постоянного наблюдения за новыми тенденциями, изменениями и возможностями, точно анализируя происходящие ситуации. Постоянный мониторинг эффективности деятельности, поможет отслеживать положительные или отрицательные явления в его работе. Своевременно предпринятые необходимые меры для безопасности предприятия, обеспечат защиту от банкротства. Показатели ресторана определяют по ключевым направлениям: специализация работы, администрирование и выбор класса места общественного питания.
Многие компании ограничиваются применением системы KPI для расчета заработной платы линейного персонала и руководителей отделов. Такой подход не дает возможность реализовать весь потенциал для развития компании, заложенный в базовые принципы системы KPI как системы оценки и стратегического управления компанией.
Анализ факторов, формирующих доход заведения
В условиях современности, подход к управлению должен быть не только грамотным, но и стратегическим. Доход зависит от выстроенной схемы работы и от рынка сбыта, конкурентов. Не стоит исключать способность приспособления к внешним условиям.
Расходы места общественного питания не маленькие. Начиная от аренды зала, заканчивая маркетинговыми акциями. Но без расходов не бывает прибыли. Чтобы провести анализ доходности заведения, необходимо учитывать такие метрики, как:
От общего количества мест для посетителей напрямую зависит производственная загруженность заведения. Далее определяется загруженность столов на определенный промежуток времени и продолжительность приема пищи.
При формировании бизнес-плана для заведения любого вида, большое значение уделяется аудитории. Оборот одного места в течение рабочего дня дает понимание детального изучения ваших клиентов. Планируете открытие ресторана? Всегда рассчитывайте данный показатель. Такой расчет поможет правильно спланировать посадочные места. Продумать зонирование в зале и понять, как упорядочить рабочие моменты. Все это необходимо для выполнения плана финансового характера. При подробном составлении бизнес-плана, это поможет хорошему продвижению.
К сожалению не все рестораторы уделяют внимание такому показателю. Хотя от него тоже зависит многое. Во время жесткой конкуренции, коэффициент удовлетворенности посетителя, напрямую зависит, от среднего пребывания гостя в заведении. Клиент сидит долго и заказывает блюда? Гость доволен. Здесь же прикрепляются другие измерители: обслуживание персонала, его отношение и др.
Как только мы получаем данные по показателю, мы сразу можем себе ответить на ряд вопросов. Почему заказывают мало? Или наоборот, что пользуется наибольшим спросом? Какие действия необходимо предпринять, чтобы сумма чека увеличилась? По каким критериям идет сбой, который приводит не к ожидаемому результату? И таких ответов будет найдено достаточное количество.
Так как обычный день работы ресторана может существенно отличаться от выходных и праздничных дней, подсчеты показателей целесообразно делать за большую единицу времени (месяц, квартал).
Анализ затрат ресторана
При формировании расходной статьи бюджета, необходимо учитывать его класс (люкс, высший, первый), потребность в будущих инвестициях и оплаты текущих долгов (займы на развитие бизнеса, арендная плата, зарплата сотрудникам). Условно все затраты можно разделить на операционные (текущие) и инвестиционные вложения. В анализе затрат следует учитывать не только класс заведения, но и его месторасположение (отражается на аренде) и техническое оснащение места общественного питания. Показатель эффективности работы рассчитывается на фиксированное время (год, квартал). В расчетах следует учитывать такие показатели:
Местоположение заведения играет большую роль для успеха. К примеру, Вы открываете место общественного питания в спальном районе, где проходимость минимальная и делаете его класса люкс. Стоит сразу понимать, что Вам предстоит огромная работа по привлечению клиентов. Любое упущение и ожидаемый приток гостей не будет получен. Относитесь к выбору ответственно. Для расчета затрат по местоположению учитывается: общая и полезная площадь учреждения и прилегающей к ней территории (арендная плата за здание и землю, стоимость оформления разрешений, инженерных и строительных работ).
От работы персонала также напрямую зависит Ваша выручка. Не только кухня является визитной карточкой заведения, но и обслуживание. Как встретят гостя? Какое отношение к нему будет? Как быстро будут удовлетворены его потребности? В ресторанном бизнесе нет моментов, которые можно упустить. Все нами перечисленное имеет огромное значение в успехе. Мотивационная система, обучение и прочие программы Вам необходимы для работы с персоналом. При конечном анализе, стоит учесть: общее количество работников согласно штатному расписанию, расходы на оплату сотрудникам, задействованных для непосредственного обслуживания гостей (повара, бармены, официанты, уборщики);
Для ресторатора на разных этапах встает вопрос о техническом оснащении. В момент организации бизнеса, его нужно решать обязательно. И в процессе работы может что-то выйти из строя. Конечно, всегда хочется сэкономить деньги. Но в сфере обслуживания этого делать нельзя. Это касается, как кухни, так и персонала и технического оснащения в целом. Для анализа, стоит обратить внимание на расходы, подразумевающие обустройства помещения (кухня, залы, бар, административные комнаты). Данную категорию входит производственное оборудование (печи, вытяжки), программное обеспечение, мебель для залов и прочее.
Показатель ресторана, подразумевающий разницу между доходом и расходом за одну единицу времени (квартал, год) называется маржинальным доходом. На данный показатель оказывает прямое влияние класс выбранного заведения.
Специализация учреждения
Вторым направлением стратегического выбора в определении эффективности показателей работы заведения, является его специализация. Специализация места общественного питания может быть разной. Это может быть заведение быстрого питания, тематическое, ресторан высокой, или авторской кухни и др. Бывает так, что направления между собой могут пересекаться. Какой ресторан будет, напрямую зависит от ресторатора.
Здесь в разделе затрат необходимо уделить внимание учету дизайнерских и отделочных работ в помещениях, мебель для зала, фирменную одежду для персонала, посуду и столовые приборы, оснащение бара. Все указанные показатели рассчитываются как инвестиционные затраты и зависят от выбора специализации учреждения.
Следующим направлением стратегического выбора станет меню ресторана. Меню – это визитная карточка ресторана. Ведь это не просто список того, что может предложить шеф-повар. Задача меню – заинтересовать гостя, чтобы он сделал хороший заказ. На меню всегда стоит уделять отдельное внимание и заниматься вопросами его составления практически в первую очередь.
Правильнее всего, начинать формирование меню даже до того, как Вы продумали дизайн своего ресторана. Исходя из блюд, указанных в меню определяется дизайн заведения в целом. Даже форму персонала можно продумать, на основании блюд в меню. Оно должно быть удобно для использования не только гостями, но и официантами. Быстро предложили, или нашли нужный пункт, приняли заказ и передали на кухню для исполнения. Это идеально для списка блюд.
При анализе и контроле показателей, связанных с меню, берутся во внимание: затраты на закупку продуктов питания учитываются как текущие и напрямую зависят от разнообразия предлагаемых в ресторане блюд и напитков.
Администрирование
В сфере обслуживания, без персонала не обойтись. Важен каждый сотрудник и грамотный управляющий, который будет контролировать процесс. Еще одна статья стратегических расходов – это как раз управление и администрирование в ресторане. Помимо управления персоналом, сюда входят также расходы на:
Затраты на рекламу и акции, могут быть не малыми. Но лучше хорошо вложиться, чем немного и зря. «Вкусные» фотографии, специальные предложения, вечеринки, границ в фантазии здесь просто нет. Благодаря показателям ресторана, по данной группе, можно отследить, эффективная ли выбранная Вами программа? Если отдачи нет, то стоит скорректировать, или заменить вовсе.
Они могут изменяться каждый месяц. Все зависит от загруженности заведения.
После вычета всех категорий расходов, определяется показатель эффективности работы ресторана, до момента налогообложения с оставшейся прибыли.
KPI ресторана в экономическом направлении
Какими могут быть экономические показатели деятельности ресторана? Конечно, это прибыль и расходы в целом по заведению. Выручка – это главная цель ведения любого бизнеса и ресторан не исключение. На практике, рестораторы в 80% случаев, оценивают полученную прибыль по тому, что осталось в кассе. Это совершенно неверный подход. Если не проводить анализ всех показателей ресторана, общей картины не понять. Забрали прибыль из кассы и думаете, это правильно? Вы уже можете начинать думать, что делать с закрытым рестораном. Мы подготовили обширное исследование использования KPI для контроля текущих результатов.
Бывают и такие ситуации, что как только управленец видит, что прибыль с «минусом», пора что-то делать. Но ведь, когда это возникло, уже поздно что-то менять. Не лучше ли делать все своевременно? Здесь важно получить KPI ресторана по всем подразделениям. Расходы учитывать надо все, без исключения. Это касается, как основных, так вспомогательных, так и административных. Почему мы подчеркиваем, что необходимо учитывать все? Потому что, на Ваш взгляд мелкие неприметные расходы, могут лишить Вас большого процента прибыли.
Такие KPI ресторана, как прибыль и затраты, необходимо сравнивать за разные периоды времени. Стоит брать в учет все продажи по направлениям. Приведем пример: у Вас новый повар и показатель ресторана по соотношению «кухня», изменился в худшую сторону. Давайте разберемся, почему выручка по кухне снизились? Воровство, или гости не хотят есть еду, приготовленную этим поваром. А ведь это значит, что к Вам они больше не вернутся. Так зачем ждать, когда управленческое решение принять уже можно сейчас, на основании показателей ресторана.
Конкуренция в ресторанном бизнесе высока. Но ведь хочется заниматься любимым делом и держаться на плаву. KPI показатели ресторана Вам помогут в этом.
Как правильно оценивать KPI показатели ресторана?
К сожалению, очень многие рестораторы, оценивая работу, основываются на простую интуицию. Но какой будет результат? Никакого. Показатели ресторана, вот грамотная оценка заведения.
Все, что происходит в ресторане, имеет свою оценку, а именно показатели. Если мы не можем что-то оценить, значит, мы не сможем правильно принять решение в той, или иной ситуации. Автоматизированная система, которая предоставит актуальные, правильные данные, расскажет обо всех делах, происходящих в ресторане. При том, оценивать можно не только в режиме настоящего времени, но и за предыдущие и будущие периоды. Увидели оценку? Приняли меры и успешно работаете дальше. Показатели ресторана дают объективную оценку всей деятельности. В любой момент Вы получите результат.
Показатели ресторана предоставляют возможность не только понять причину плохой работы заведения. Также, дадут ответ, в каком направлении скрыт успех. Преимущество показателей ресторана в том, что Вы сразу же поймете, какое управленческое решение было правильным. Что было неверным и стоит поработать над этим. «Сезонность» в ресторанной деятельности никто не отменял. Даже в самой плохой ситуации, Вы посмотрев на показатели ресторана, можете выявить, в каком направлении идет большой доход. Отсюда следует, что необходимо работать в данном направлении. К примеру, вырос доход по среднему чеку на одного клиента, в период с 12.00-14.00. Взгляд руководителя не даст Вам столько ответов на вопросы, как показатели ресторана.
К кому обратиться за помощью?
В обычном методе оценивания (подсчета эффективности работы) имеется ряд существенных недостатков в сравнении с предложенной выше методикой. Все показатели позволяют в полном объеме отразить данные о Вашей работе. Эффективно ли Вы ведете бизнес? Хорошо ли управляете рестораном? Какие плюсы и минусы в направлениях. Исходя из этого, легко можно принять грамотное управленческое решение. Приступая к оценке, с помощью показателей, лучше обратиться к специалистам.
Сервис ФИНОКО, разработал готовую модель «Управленческий учет ресторана». Вам не нужно продумывать самостоятельно все показатели учета и бояться, что-то упустить. ФИНОКО все сделал за Вас. Полный набор метрик, позволит отследить всю динамику и вовремя оповестит, если что-то пошло не так.
Хотите подробно уделить внимание финансовой составляющей? И рассчитать показатели финансового анализа? То на основе данных бухгалтерской отчетности в сервисе ФИНОКО, Вы это можете сделать БЕСПЛАТНО.
Конкуренция в ресторанном бизнесе очень велика, это очевидно. Но при правильном управленческом подходе, Вы достигните успеха. Процесс управления рестораном необходимо начинать с первого дня открытия заведения. Согласитесь, находится круглосуточно, во всех подразделениях сразу, для отслеживания работы просто невозможно. Тем более, это надо делать без выходных. Не стоит придумывать что-то новое и экономить на будущем ресторана. Автоматизированные программы от сервиса ФИНОКО, обеспечивают Вам получение информации, независимо от места, где Вы расположились. Даже с помощью мобильного телефона, можно управлять всеми подразделениями, даже не находясь на его территории.
Как правильно контролировать основные HR-показатели в заведении общепита?
Контроль HR показателей заведения общественного питания – важный аспект управления для любого руководителя, которому важна корпоративная культура и достижение высоких результатов в заведении. Качественный мониторинг результативности сотрудников компании позволяет избежать ряда проблем со штатом и его укомплектованностью.
Какие показатели имеют значение?
1. Текучесть – показатель рассчитывается достаточно просто: это отношение количества сотрудников, уволенных в течение определенного периода по собственному желанию (или за нарушения трудовой дисциплины) к среднесписочной численности работников в этот же промежуток времени.
Например, за месяц уволился 1 человек при штате сотрудников в числе 17 человек: текучесть=уволенные за период/ср. количество персонала за период * 100% * 12/количество периодов=1/17*100%*12/1= 70,5%.
Показатель ниже 70% стоит считать целевым.
Какие выводы можно сделать по данному показателю?
Всплеск текучести среди персонала, отработавшего 3-5 лет, говорит о том, что в ресторане низкие возможности для карьерного роста и развития.
Рассчитывается как отношение количество произведенной продукции к общему количеству затрат труда (на ее производство). В ресторанном бизнесе принято рассчитывать производительность как выручка, разделённая на количество отработанных часов. Это позволяет понять, сколько прибыли приносит каждый сотрудник за час.
Например, сегодня мы заработали 130000р, отработали при этом 130 часов (рядовой персонал, не менеджерский состав), производительность=130000/130=1000р/ч.
Целевым стоит считать результат не ниже 1500р/ч.
Производительность целесообразно анализировать в динамике, и, помимо выводов о росте/снижении прибыли, индивидуальный анализ производительности каждого сотрудника поможет управляющему оценить его необходимость для ресторана, а в случае изменений этих показателей в динамике – вовремя предпринять необходимые действия по мотивации или развитию персонала для достижения лучших результатов.
3. Заполненность – показатель присутствия в штате ресторана всех необходимых сотрудников для максимально эффективной работы ресторана.
Показатель напрямую завязан с производительностью.
Например, цель по производительности 1500р., план по выручке на месяц 1500000р. Исходя из этого получаем плановое количество часов на месяц: 1500000р/1500рч=1000ч.
По факту же было отработано 800ч при достижении такой же выручки.
Сколько же людей нам не хватило?
1000ч-800ч=200ч, при норме в 160 часов это 2 человека (с запасом).
Это запас, который совершенно точно потребуется в связи с больничными, плановыми, внеплановыми и декретными отпусками и т.д.
4. Удержание – этот показатель требуется для понимания того, какой% персонала работает в заведении более 6 месяцев. Целью можно ставить показатель в 90%.
Привлечение нового персонала – это адаптация не только нового человека в коллективе, но и принятия коллективом нового бойца.
Не всегда этот процесс проходит гладко.
Поэтому важно держать стабильный штат, который разбавляется новыми кадрами исключительно в условиях роста компании, либо с учетом планируемой текучести (декрет, повышение рядового сотрудника в менеджеры и т.д.)
5. HR аудит (внутренний) – перечень основных пунктов, касающийся оформления личных дел сотрудников, вопросов понимания целей компании, знания результатов, знания мотивационных программ.
Это важно поскольку все сотрудники должны быть привязаны к целям и внутренней жизни компании. Только так можно добиться результатов. Только так все будут синхронно двигаться к общей цели. И, наоборот, если сотрудник в ходе аудита не знает показателей, целей компании, своих личных целей, не знает должностной инструкции, у сотрудника нет личного дела – это означает, что ваш персонал не интегрирован в достижение планов всего предприятия, либо он вообще не интересуется ничем, кроме зарплаты. Это не самые верные сотрудники, но такие люди тоже могут в вашем штате.
Персонал – это главный актив ресторана, без которых невозможна работа и функционирование заведения, именно люди приносят прибыль, поэтому грамотное управление персоналом и анализ его показателей должен иметь место на постоянной основе.
KPI в ресторанном бизнесе: замена штрафам или инструмент управления?
Подпишись на наш канал в Телеграме , чтобы быть в курсе последних новостей ресторанного бизнеса!
Большинство людей, в том числе управленцев, убеждены, что KPI – это про деньги. Что это формула расчета зарплаты: за что и сколько платить, как премировать и, главное, как штрафовать. Последний пункт для многих работодателей вообще самый главный: штрафовать напрямую теперь немодно, а термин KPI, казалось бы, удачно замещает неприятное слово «штраф». Сотрудник не выполнил какие-то условия – получил меньше. В итоге для многих работодателей KPI превращается в инструмент сдерживания и манипуляций персоналом
А из этого следует важный вывод: KPI совершенно не обязательно должны монетизироваться и отражаться на зарплате сотрудников.
Как определить KPI для сотрудника
Сразу нужно оговориться: универсальной формулы расчета KPI не существует. Нельзя вывести критерии, которые будут подходить для управляющего, шеф-повара или официанта. Однако все же можно прописать базовый набор, который каждое заведение должно адаптировать под себя.
Так, управляющий
А вот дальше начинаются различия. Например: у управляющего в ресторане-одиночке и в крупном сетевом проекте – разные зоны ответственности. В первом случае на него могут быть возложены функции маркетолога, директора по персоналу, НR, отдела закупок. Во втором же случае, где есть управляющая компания, операционный директор, директор по закупкам, директор по персоналу, маркетинг-директор и т.д., набор задач управленца гораздо лаконичнее. И формулы расчета KPI для этих двоих будет абсолютно разными.
То же самое и с официантом.
Инструменты для учета KPI
Контролировать некоторые показатели – к примеру, выручку или фактическое время работы сотрудника – несложно вести в учетной программе ресторана.
Возьмем, к примеру, учет рабочего времени сотрудника. Необходимо в программе создать структуру должностей, назначить на них сотрудников, назначить каждому из них ставку. Если эту ставку привязать не к выходу на смену, а к часам, система будет отмечать, во сколько сотрудник пришел и когда он ушел. И будет автоматически начислять ему зарплату только за те часы, которые он присутствовал на рабочем месте. Это не штраф за опоздание – человек просто не получает зарплату за время, которое он не присутствовал на работе.
Важно: стоит убедиться в безопасности способа, которым сотрудник открывает личную смену. Если для этого используется пин-код, его несложно сообщить другому работнику, чтобы тот «подстраховал» опаздывающего. Идеальный вариант – биометрическая система авторизации, например, по отпечатку пальца.
Но как учитывать показатели, которые не поддаются автоматизации? Как оценить, насколько хорошо официант осуществляет сервис? Тут уже не обойтись без человека, который заполняет контрольные листы наблюдения и уже потом может заводить их в какую-то систему автоматизации.
Проверяющий смотрит, как официант работает со столом с момента прихода гостей до их ухода. За каждый выполненный шаг официант получает единичку, за пропущенный шаг – ноль, полбалла – если шаг выполнен не совсем так, как нужно. Такой контроль должен проводиться регулярно, желательно – несколько раз в месяц.
Важно помнить: главная цель заполнения этого контрольного листа – не столько оценка, сколько коррекция. Задача проверяющего – не оштрафовать официанта, а сделать так, чтобы в следующий раз он сработал на отлично.
KPI и зарплата сотрудников
Если принято решение, что KPI будет отражаться на доходах сотрудников, нужно соблюсти минимум два условия.