что такое olap отчет

Как построить OLAP-отчет по продажам в iiko (и что в нем можно увидеть)

Подпишись на наш канал в Телеграме , чтобы быть в курсе последних новостей ресторанного бизнеса!

Ресторатору или управляющему не всегда удается погрузиться в жизнь ресторана в режиме 24/7; однако это не освобождает от необходимости держать все процессы под контролем. Эту задачу помогает решить система автоматизации, которая позволяет самостоятельно создавать отчеты, подстраивая их под ваши персональные нужды. Все это – про отчеты в iiko, а конкретно – про OLAP-отчеты.

Всего в iiko три OLAP-отчета – по проводкам, продажам и по контролю хранения. Чаще всего используются отчеты по продажам и проводкам, которые в iiko расположились в разделе Отчеты.

Окно отчетов выглядит как конструктор, поделенный на два поля. Название строк и столбцов расположены слева, а справа – поле для работы с ними. Чтобы построить отчет, нужно перетащить интересующие вас блоки из левого поля в правое; iiko сама подскажет, куда их лучше поместить, подсвечивая поля синим цветом. А дальше все зависит только от вашего воображения.

Разработчики iiko создали и стандартные шаблоны отчетов: их можно посмотреть в левом верхнем углу. Выберите в графе Формат отчета интересный вам вариант, и он сразу же раскроется на экране. Используя левую кнопку мыши, можно отредактировать шаблон отчета или убрать ненужные блоки, перетащив их обратно в левое поле.

Чтобы добавить новый отчет:

В качестве дополнительного отбора данные отчета можно ограничить значениями только по одному параметру. Для этого нужно навести курсор мыши на правую часть кнопки с названием параметра и нажать на появившийся значок фильтра. Если параметру соответствуют какие-либо значения, откроется их список. Если оставить галочку только напротив одного значения, в отчете будут содержаться только соответствующие ему данные.

Пользователь с правом «Редактировать общие OLAP-отчеты» (B_ESOR) может создавать и редактировать все отчеты, в том числе доступные всем пользователям. Если права «Редактировать общие OLAP-отчеты» (B_ESOR) у пользователя нет, то он может создавать и сохранять только личные отчеты. Общие ему доступны только для чтения и редактирования без сохранения изменений.

OLAP-отчет по продажам

Это наиболее востребованный отчет, в котором отражены все операции, проходящие через кассу. Здесь можно посмотреть не только сумму выручки (со скидкой и без), но и то, какими типами оплат были закрыты счета, какие скидки применялись, какие официанты обслуживали те или иные столы, какие операции были осуществлены на фронте – например, удаления со списанием/без списания и по каким причинам.

Также есть возможность посмотреть средние показатели: среднюю выручку с гостя, средний чек, себестоимость, наценку и многое другое.

Разберем на конкретном примере самые распространенные отчеты, например, отчет о выручке за месяц. Нам интересны такие поля как «Сумма со скидкой» и «Тип оплат».

Если нужна информация за один месяц, можно воспользоваться графой За период, подобрав нужный. Если нужна информация за два или три месяца, добавляем из левого поля блок «месяц», и вот что получаем:

Дальше мне необходимы только фискальные операции, поэтому, пользуясь фильтром, включаю только нужные условия:

А теперь посмотрим, что приносит больше выручки: кухня или бар? Для этого нужно добавить блок «Тип места приготовления». Для более наглядного сравнения перетаскиваю его в верхнее поле:

Таким образом за минимальное время мы создали отчет, где четко и наглядно сравнивается выручка по двум отделениям. Для более подробного отчета рекомендую добавить себестоимость и наценку, чтобы рассчитать маржинальность.

Далее предлагаю посмотреть на наши усредненные показатели: попробуем рассчитать, какой у нас средний чек за месяц и по дням:

Кстати, OLAP–отчеты всегда можно проверить. Например, чтобы рассчитать средний чек, надо сумму выручки разделить на количество чеков.

Если ваш персонал указывает количество гостей за столиком, можно также рассчитать среднюю выручку и количество блюд на одного гостя.

В следующем выпуске мы расскажем о построении OLAP-отчетов по проводкам. А пока читайте другие наши материалы:

Источник

OLAP-отчеты. Построение для любой базы на SQL

Достаточно часто требуется оперативная аналитическая обработка данных. Зачастую пользователи делают выгрузку данных в Excel и затем создают Сводную таблицу, т.к. весь процесс построения не требует навыков программирования, а строится в мастере несколькими нажатиями кнопки мыши. Но в этом есть один существенный минус: перед формированием отчета требуется каждый раз делать экспорт данных, а это занимает определенное время и назвать данный анализ оперативным уже сложно.

В данной статье я буду рассматривать построение отчета на основании данных, хранящихся в базе данных КлиКа. На основе представления отчет строится аналогично, только выбрать надо будет не таблицу, а представление.

Рассмотрим на примере следующей задачи: провести анализ наполненности реквизитов контрагентов:

Анализ должен быть в разрезе по куратору, состоянию, типу, сальдо, региону.

Все необходимые данные по задаче хранятся в одной таблице. Но возможно построение отчета по нескольким таблицам, связными с основной по прямым и обратным ссылкам. В клиентской части имеется Мастер построения OLAP отчетов, любой пользователь может самостоятельно создавать и сохранять свои отчеты. Я буду рассматривать построение отчета в дизайнере, которое отличается от пользовательского только тем, что может быть выведено в основное меню программы.

Шаг 1. В модуле «Дизайнер» создать шаблон формы. Задать название формы и выбрать основную таблицу.

Шаг 2. Добавить на форму компонент «Сводная таблица». Установить компоненту выравнивание «Весь клиент» (или любой другой на выбор).

Шаг 3. Задать параметры таблицы.

Существует 4 типа области размещения атрибутов:

Шаг 4. Задать параметры просмотра и поведения.

Шаг 5. Вывести форму в меню программы (в модуле Администратор).

Между областями строк, столбцов и фильтров можно перемещать атрибуты при помощи мыши, тем самым получаем различные срезы. Имеется возможность экспортировать результат в файл. Как вывести расшифровку по строке отчета, я опубликую позже на своем youtube канале.

Источник

По ходу работы мне часто требовалось делать сложные отчеты, я все время пытался найти в них что-то общее, чтобы составлять их более просто и универсально, даже написал и опубликовал по этому поводу статью. Однако мою статью раскритиковали и сказали, что все те проблемы, которые я поднял, давно уже решены в OLAP (www.molap.rgtu.ru) и порекомендовали посмотреть сводные таблицы в EXCEL.
Это оказалось настолько простым, что приложив к этому свои гениальные ручонки, у меня получилась очень простая схема для выгрузки данных из 1С или любой другой базы данных (в дальнейшем под 1С подразумевается любая база данных) и анализа в OLAP.
Я думаю, многие схемы выгрузки в OLAP слишком усложнены, я выбираю простоту.

Характеристики:

1. Для работы требуется только EXCEL 2000.
2. Пользователь сам может конструировать отчеты без программирования.
3. Выгрузка из 1С в простом формате текстового файла.
4. Для бухгалтерских проводок уже имеется универсальная обработка для выгрузки, работающая в любой конфигурации. Для выгрузки других данных имеются обработки-образцы.
5. Можно заранее сконструировать формы отчетов, а затем применять их к разным данным без их повторного конструирования.
6. Довольно хорошая производительность. На первом длительном этапе данные сначала импортируются в EXCEL из текстового файла и строится куб OLAP, а затем довольно быстро на основе этого куба может быть построен любой отчет. Например, данные о продажах товара по магазину за 3 месяца с ассортиментом 6000 товаров, загружаются в EXCEL 8 минут на Cel600-128M, рейтинг по товарам и группам (OLAP-отчет) пересчитывается за 1 минуту.
7. Данные выгружаются из 1С полностью за указанный период (все движения, по всем складам, фирмам, счетам). При импорте в EXCEL возможно использование фильтров, загружающих для анализа только нужные данные (например, из всех движений, только продажи).
8. В настоящее время разработаны способы анализа движений или остатков, но не движений и остатков вместе, хотя это в принципе возможно.

Предположим у вас есть торговая сеть. Пусть данные о торговых операциях выгружены в текстовый файл или таблицу вида:

В 1С, например, одна строка этой таблицы будет соответствовать одной строке накладной, некоторые поля (Контрагент, Дата) при этом берутся из шапки накладной.

Данные для анализа обычно выгружаются в OLAP-систему за определенный период времени, из которого в принципе можно выделить другой период применением фильтров загрузки.

Эта таблица является исходной для OLAP-анализа.

Пользователь сам опрределяются, какие из полей таблицы будут Измерениями, какие Данными и какие Фильтры применять. Система сама строит отчет в наглядной табличной форме. Измерения можно размещать в заголовках строк или столбцов таблицы отчета.
Как видно, из одной простой таблицы можно получить множество данных в виде различных отчетов.

Как использовать у себя:

Данные из дистрибутива скачайте архив olap.zip љ распаковать именно в каталог c:fixin. Прочитайте readme.txt и выполните все инструкции в нем.

Сначала вы должны написать обработку, которая выгружает данные из 1С в текстовый файл (таблицу). Вам нужно определить состав полей, которые будут выгружаться.
Например, уже готовая универсальная обработка, которая работает в любой конфигурации и выгружает для OLAP-анализа проводки за период, выгружает для анализа следующие поля:

Для торговой системы поля могут быть такие:

Технические комментарии:

Для импорта текстовых файлов в Excel используется Microsoft Query (составная часть EXCEL) для его работы необходимо наличие в каталоге импорта (C:fixin) файла shema.ini, содержащего следующую информацию:

Рекомендуется также изучить любую книгу по EXCEL 2000 с описанием
сводных таблиц.

Данные при нажатии кнопки Сформировать загружаются в сводную таблицу на листе База, а из этой сводной таблицы и берут данные все отчеты на листах Отч.

Я понимаю, что любители MS SQL Server и мощных баз данных начнут ворчать, что у меня слишком все упрощено, что моя обработка загнется на годичной выборке, но в первую очередь я хочу дать преимущества OLAP-анализа для средних организаций. Я бы позиционировал этот продукт как инструмент годичного анализа для оптовых компаний, квартального анализа для розничной торговли и оперативного анализа для любой организации.

Мне пришлось повозиться с VBA, чтобы данные брались из файла с любым списком полей и можно было заранее готовить бланки отчетов.

Описание работы в EXCEL (для пользователей):љ

Инструкция по использованию отчетов:
1. Отправьте на анализ выгруженные данные (уточните у администратора). Для этого нажмите правой кнопкой на папке, в которую у вас выгрузились данные из 1С и выберите команду Отправить, затем На OLAP-анализ в EXCEL 2000.
2. Откройте файл Анализ движений.xls
3. Выберите Значение фильтра, нужные вам фильтры можно дописать на закладке Значения.
4. Нажмите кнопку Сформировать, при этом выгруженные данные будут загружены в EXCEL.
5. После загрузки данных в EXCEL, можно смотреть различные отчеты. Для этого достаточно нажать кнопку Обновить в выбранном отчете. Листы с отчетами начинаются на Отч.
Внимание! После того как вы поменяете значение фильтра, нужно еще раз нажать кнопку Сформировать, чтобы данные в EXCEL перезагрузились из файла выгрузки в соответствие с фильтрами.

Источник

olap для маленькой компании

В посте Многомерные кубы, OLAP и MDX Vitko написал: «тема очень интересная и с каждым днем становится все более актуальной». К сожалению, это заклинание произносится уже очень давно (по крайней мере я его слышу с 2004 года ), но olap проектов до сих пор очень мало. Возможно, потому что традиционно считается, что всё, что связанно с olap нужно только для крупных компаний с большими объемами накопленных данных и стоит очень дорого. Но это не совсем так. Я хочу рассказать о проекте, который внедрен в одной относительно небольшой компании.

Проект очень древний, начинался ещё в 2003 году. Про некоторые вещи можно сказать «так исторически сложилось». Но, мне кажется общая идея, может быть полезной.

Итак. Компания занимается оптовой торговлей кондитерскими изделиями. Опт кондитерки достаточно специфичный бизнес. При относительно небольших оборотах приходится иметь дело с большими объемами данных. Клиентами компании являются как крупные торговые сети, так и небольшие магазинчики в деревнях области. Плюс огромный ассортимент продукции. Причем клиент может купить любой объем товара – от одного сникерса до вагона печенья (были прецеденты, когда на склад возврата товара поступало половинка зефиринки (история умалчивает какой было причина возврата) ).

Основная учетная система — 1С «Торговля и склад» 7.0, причем dbf версия. Она достаточно успешно справляется с задачами учета товара. Но получить в ней отчеты за большие периоды времени практически нереально. Подобные попытки создают серьезную нагрузку на сервер, начинаются проблемы у операторов 1с, жалобы в It отдел.

Потребность в таких отчетах была постоянная. Сложилась идеальная ситуация для реализации bi проекта: большой объём информации + люди заинтересованные в её анализе.

Для начала, небольшой ролик, демонстрирующий, как пользователь может сам получать информацию.

Посмотреть avi в нормальном качестве можно скачав отсюда 5,25Mb ( 6 минут )
Поработать с локальным кубом можно скачав пример 2,64Mb
или тут 8Mb

Как это реализовано:

В принципе необязательно строить «хранилище». Данные для куба можно получать напрямую из базы 1с ( MsSQL или dbf ). Но в моем случае из 1с данные прошлых периодов периодически удаляются и очищаются справочники. Кроме того перед загрузкой в хранилище данные немного «чистятся».

С кубами работают сотрудники в офисе – руководство, менеджеры, маркетинг, бухгалтерия. Так же информация отправляется поставщикам и торговым представителям в разных городах области.

Любой пользователь может получить информацию разными путями:

Сначала использовался только excel, но возникало много проблем с тем, что екселевские файлы «разбредались», нужно было получить одну «точку входа» для выбора информации.
Поэтому был создан локальный сайт, на котором опубликованы страницы с PivotTable. Сотрудник, который хочет получить пару цифр «здесь и сейчас» заходит на этот сайт и строит отчет в нужной ему форме. Если человеку нужно использовать этот отчет в дальнейшем – он может написать заявку, чтобы его отчет опубликовали в SSRS или сам сохраняет его в excel.

Локальные кубы

Иногда пользователю нужно периодически получать отчеты, содержащие большие объемы данных. Например, отдел маркетинга отправлял отчеты поставщикам в виде екселевских файлов содержащих по несколько десятков страниц.
Olap не «заточен» для получение такой информации – отчеты формировались очень долго.

Как правило, поставщику тоже неудобно работать с большими отчетами. Поэтому большая часть, попробовав работать с локальными кубами, согласилась получать отчетность в таком виде. Список отчетов, которые формировал отдел маркетинга, значительно сократился. Оставшиеся тяжелые отчеты были реализованы в SSRS, созданы подписки (отчеты формируются автоматически и рассылаются поставщикам по расписанию)

Основные параметры системы

Конфигурация сервера:

процессор: 2xAMD Opteron 280
память: 4Gb
дисковые массивы:
операционная система: RAID 1 (зеркало) 2xSCSI 15k
данные: RAID 0+1 4xSCSI 10k

Согласитесь, такую машинку сложно назвать «мощным» сервером

Объем данных:

хранилище 10Гб, данные с 2002 года
агрегация 30%
Размер многомерной базы 350М
кол-во членов «больших измерений»: товары 25 тыс., адреса – 20 тыс.
кол-во документов в день — 400. среднее кол-во строк в документе — 30

Что в итоге получила компания:

Плюсы

Для руководства предприятия

Позволяет посмотреть на ситуацию «сверху», выявить общие закономерности развития бизнеса.
Помогает проследить динамику изменения основных показателей работы организации в целом и оперативно оценивать показатели эффективности работы подчиненных.

Для менеджера

Возможность самостоятельно и в короткие сроки получить информацию необходимую для принятия решения.
Простота работы. Все действия интуитивно понятны

Для поставщиков

Возможность интерактивной работы с информацией

С точки зрения it-специалиста

Уменьшение рутинной работы. Большую часть отчетов пользователь получает самостоятельно.

Источник

ERP + OLAP = эффективная система подготовки отчётности

За последние годы появилось достаточно публикаций по OLAP: история, описание, технология, готовые решения. Но для большинства специалистов, занимающихся учётом, управлением и планированием, этот термин по-прежнему остаётся чем-то если и не загадочным, то далёким от их обычной работы.
Цель этой статьи — познакомить читателей с практическим опытом реализации решения для подготовки отчётности на основе OLAP-технологий в ООО “Мострансгаз” — крупнейшем отечественном предприятии, занимающемся транспортировкой газа.

Дмитрий ДОЛОТОВ
Руководитель отдела систем бухгалтерского
и налогового учёта ООО “Мострансгаз”

Этот непонятный OLAP

OLAP (On-line Analytical Processing) обычно переводится как “аналитическая обработка данных”. И это определение вводит в заблуждение потенциальных пользователей технологии. В России бытует твёрдое убеждение, что эти системы используются исключительно высококвалифицированными специалистами и аналитиками для проведения сложного анализа. На Западе же их рассматривают как системы, упрощающие понимание данных и обмен ими между всеми сотрудниками компании. В правильности именно западного подхода к OLAP мы убедились на собственном опыте.

Для ИТ-практиков OLAP — это технология быстрого создания интерактивных отчётов. Как правило, OLAP-отчёт может быть разработан практически без программирования, методом drag & drop, т. е. переноса групп данных из одного места в другое при помощи мыши. Проектирования и программирования требует только этап извлечения и подготовки данных для отчётов из корпоративных систем предприятия. Серия отчётов для определённой предметной области может быть настроена буквально за несколько часов.

Для конечных пользователей OLAP — это табличный отчёт с промежуточными и окончательными итогами. Он выпускается практически мгновенно, и можно самостоятельно изменить его форму — расположение колонок и строк, порядок фильтров и сортировки и т. д. Это позволяет взглянуть на одни и те же данные под разными углами зрения. Например, получив перечень по дебиторской задолженности, углубиться в архивные данные и посмотреть, были ли у должника проблемы с платежами в прошлом квартале, полгода назад, в ушедшем году. Разносторонний анализ позволяет быстро оценить ситуацию и получить максимум информации о проблеме, чтобы на этой основе наметить пути её решения.

Каким образом работает OLAP-система? OLAP-клиент получает данные из исходной информационной системы и организует их в иерархические структуры в памяти компьютера пользователя. Это позволяет выполнять вычисления промежуточных и окончательных итогов (фактов) практически мгновенно. Пользователь получает простой и интуитивно понятный интерфейс отчёта. Это таблица, в которой с помощью мыши можно менять местами строки и колонки (измерения), перетаскивать их в область фильтров, тем самым сворачивая данные, устанавливая самые сложные комбинации фильтров. Функциональные возможности системы позволяют за один сеанс работы выпустить десятки разновидностей одного и того же отчёта.

С появлением и использованием OLAP-инструмента традиционная задача отдела автоматизации — разработка новых отчётов, в которых одни данные показаны в разрезе других, — превращается в другую задачу, суть которой заключается в том, чтобы предоставить пользователю исходные данные. После этого экономист или бухгалтер не тратит время на написание служебных записок с требованием создать новую разновидность отчёта и не ждёт, пока программисты спроектируют, разработают и протестируют его. Пользователь сам конструирует нужный вид отчёта, выбирая из настроенной для него заготовки нужные поля, меняя порядок их следования, устанавливая фильтры и др. Созданный отчёт может быть проиллюстрирован графиками и диаграммами, распечатан на бумагу или выгружен в Excel.

Итак, OLAP-инструмент даёт два основных преимущества пользователю:

· высокую скорость и простоту настройки нового отчёта;

· высокую скорость выпуска отчётов.

Подготовка отчётности в ERP-системах

Обратимся к определению ERP-системы: ERP-система (Enterprise Resource Planning system) — комплексная интегрированная система, создающая единую среду для автоматизации планирования, учёта, контроля и анализа всех основных бизнес-операций предприятия.

Традиционно создатели ERP-систем наибольшее внимание уделяют функциям, направленным на реализацию бизнес-процессов предприятий, документооборота, учёта, планирования и других сфер. Поэтому в первую очередь оптимизируется ввод новых учётных данных в систему. При этом на второй план уходит возможность использования накопленных данных, развитие встроенной системы отчётности и, что наиболее важно, преобразование огромных массивов данных в информацию для принятия управленческих решений.

Все без исключения ERP-системы имеют подсистему формирования отчётов. Но созданные с её помощью отчёты не позволяют менеджменту предприятия оценить финансовые показатели деятельности, выявить наиболее прибыльные продукты и услуги, проанализировать затраты, дебиторскую и кредиторскую задолженность и т. д. Обычно в составе подсистемы отчётности поставляется базовый минимум отчётов по предметным разделам, например: наличие товаров на складах; ведомость износа основных фондов; кассовая книга; ведомость реализации услуг. Номенклатура, уровень достаточности и глубина штатных отчётов определяются разработчиками без учёта потребностей конкретного конечного пользователя продукта. В результате штатные отчёты ориентированы на пользователей “нижнего” уровня. Эти отчёты выпускаются из базы данных, на которой работает учётная система. Скорость формирования таких отчётов находится в обратной зависимости от их информационного состава, количества и сложности фильтров и группировок.

Создать дополнительные отчёты, в том числе управленческие, можно с помощью инструментария для разработки отчётов, который поставляется в составе ERP-системы. В одних системах это “продвинутый” конструктор с возможностью визуального проектирования, в других — встроенный язык программирования, но в любом случае настройка нового отчёта выполняется силами программистов и занимает от нескольких часов до нескольких дней в зависимости от сложности работы. Даже незначительное изменение структуры отчёта требует серьёзных затрат временн€ых и человеческих ресурсов.

Перечислим факторы, которые препятствуют свободному получению информации из учётной системы:

· ограниченный набор базовой отчётности;

· необходимость привлечения программистов для настройки дополнительных отчётов;

· низкая скорость формирования сложных отчётов из общей с системой ввода данных СУБД;

· высокие требования к производительности локальных рабочих станций пользователей при формировании на них сложных отчётов.

Выходом из этой ситуации может быть платформенное разделение учёта и отчётности, при котором учётная система оптимизирована для отражения бизнес-процессов, а отчётная является надстройкой над данными учётной системы и предназначена для быстрого создания и выпуска разнообразных отчётов.

Интеграция OLAP-инструментов с ERP-системой

Рассмотрим возможный вариант реализации разделения учёта и отчётности на примере интеграции ERP-системы и OLAP-инструментов. В ООО “Мострансгаз” данная модель была построена на основе двух систем:

· программного комплекса “Галактика” версии 5.84 с использованием модулей “Контур оперативного учёта” и “Контур бухгалтерского учёта” (корпорация “Галактика”);

· OLAP-инструментов аналитической платформы “Контур”: “Контур Стандарт” версии 4.0, “Контур Дизайнер кубов” версии 1.0 и “Контур Генератор кубов” версии 1.0 (компания Intersoft Lab).

Предложенная модель могла быть реализована и с использованием других программных продуктов соответствующего функционального содержания. Выбор указанных систем был продиктован наличием закупленных версий, удачным сочетанием их функциональных возможностей и достаточным опытом их эксплуатации.

Система “Галактика” работает на платформе СУБД Btrieve/Pervasive, что при невысоких расходах на сопровождение обеспечивает вполне приемлемую скорость работы пользователей, выполняющих операции ввода данных и выпуска текущих отчётов. Однако отчёты за длительный период, а также отчёты, построенные на нестандартных запросах, выполняются недостаточно быстро. Это побудило ИТ-менеджеров “Мострансгаза” применить современные OLAP-системы аналитической платформы “Контур” для выпуска отчётов.

Аналитическая платформа “Контур”

“Контур Стандарт” — это инструмент для генерации произвольных табличных отчётов и анализа данных различных информационных систем. В этой системе можно настроить прямой доступ к локальным таблицам и реляционным базам данных, сконструировать SQL-запросы и выпускать на них OLAP-отчёты в режиме реального времени. Созданный отчёт сохраняется для работы в режиме off-line и передачи удалённым пользователям в виде файлов микрокубов.

“Микрокуб” — это мобильный контейнер OLAP-отчётов и данных для представления в отчётах. В нём хранятся данные, выгруженные из автоматизированных корпоративных систем, алгоритмы расчёта вычисляемых показателей и формы OLAP-отчётов. Данные в микрокубе подготовлены для многомерного анализа и оперативного получения показателей в различных разрезах. При помещении в микрокуб объём исходной информации сжимается в десятки раз, что позволяет передавать их по интернет-протоколам и пересылать по электронной почте.

“Контур Дизайнер Кубов” предназначен для проектирования микрокубов и сценариев их генерации.

“Контур Генератор кубов” используется для массовой генерации микрокубов по готовым сценариям.

Общая схема решения выглядит так, как показано на рис. 1.

Пользователи ПК “Галактика” работают в штатном режиме, т. е. вводят данные и выпускают текущие отчёты для проверки корректности выполненных транзакций.

Параллельно планировщик задач с заданным периодом в 30 минут запускает перекачку данных из БД “Галактики” в промежуточный склад данных. Перегрузка происходит в фоновом режиме без отключения пользователей. Промежуточный склад данных является копией базы данных ERP-системы. В данном случае склад реализован на платформе Firebird, но нет никаких ограничений и по другим СУБД. Основная задача создания промежуточного слоя данных — разделение системы учёта и системы отчётности.

Данные промежуточного склада используются для создания микрокубов — витрин данных по разным направлениям отчётности (например, “исполнение договоров по капитальному ремонту” или “состав затрат с местами их возникновения”). Создание микрокубов и настройка OLAP-отчётов делегированы аналитикам службы информационных технологий.

Аналитик настройки отчётности в визуальной среде “Контур Дизайнер кубов” проектирует структуры микрокубов, информационный состав и внешний вид OLAP-отчётов. Все настройки сохраняются в виде файлов сценариев.

По готовым сценариям модуль “Контур Генератор кубов” каждые 30 минут генерирует микрокубы из промежуточного склада данных. Готовые микрокубы содержат в себе метаданные (настройки внешнего вида отчётов, доступных пользователю измерений и фильтров и др.) и просто данные (выборки из промежуточного склада данных).

При помощи OLAP-клиента “Контур Стандарт” микрокубы доступны аналитикам, экономистам, бухгалтерам и другим потребителям отчётов.

Практические примеры использования OLAP для подготовки отчётности

Какие задачи и как помогают решить OLAP-технологии пользователям ERP-системы? Инструменты OLAP извлекают данные из БД ERP-системы и представляют их в интерактивных отчётах для специалистов различных профилей — бухгалтеров, экономистов, руководителей и т. д. Контроль движения материальных ценностей между складами, сравнительный анализ закупочных цен поставщиков, оценка сбыта по регионам, анализ исполнения бюджетов — таков далеко не полный перечень направлений использования OLAP-систем на предприятии. Фактически интеграция ERP и OLAP выводит автоматизацию поддержки управления предприятием на новый качественный уровень.

Рассмотрим несколько примеров использования OLAP в “Мострансгазе”.

Представление штатной отчётности

Любую базовую отчётность ERP-системы можно представить в виде OLAP-таблицы. Это значит, что пользователь сможет сам управлять формой и содержанием отчёта с помощью стандартных OLAP-операций — группировки и детализации данных, фильтрации по измерениям и периодам и т. д. После каждой операции OLAP-система выполняет перерасчёт промежуточных и окончательных итогов и тут же отображает новый отчёт.

Это даёт сотрудникам разных подразделений свободный доступ к огромным объёмам информации для анализа. Например, все стандартные “шахматки” по счетам за год можно поместить в одну единственную OLAP-таблицу. В колонках и строках таблицы будут представлены корреспондирующие счета, в ячейках на пересечении колонок и строк — суммы проводок. С помощью фильтров бухгалтер выбирает счета для представления в отчёте, углубляется в интересующий синтетический счёт, например 10 “Материалы” (рис. 2), до уровня субсчетов и сразу же получает “шахматку” по аналитике этого счёта.

Анализ дебиторской и кредиторской задолженности

Классическая задача, которую решают OLAP-системы, — генерация основных периодов из даты. Это значит, что на основе фактических значений за каждую дату система автоматически вычисляет итоговые значения показателей за заданные периоды — неделю, декаду, месяц, квартал, год.

Это помогает в решении множества повседневных задач бухгалтерии предприятия. Например — значительно сокращает время на поиск задолженности, по которой приближается срок исковой давности, при создании резерва по сомнительной задолженности и в других случаях анализа дебиторской и кредиторской задолженности. Для этого в один OLAP-отчёт выводятся остатки по счёту 76 “Расчёты с дебиторами и кредиторами” в разрезе периодов возникновения задолженности, например по годам.

“Мострансгаз” имеет договорные отношения с огромным количеством контрагентов. В OLAP-отчёте можно оперативно просмотреть задолженность каждого из них и оценить суммы задолженности по разным видам деятельности в разрезе контрагентов. Для этого в отчёт добавляются два измерения: “Контрагент” (объекты аналитического учёта по счёту 76) и “За что” (предметы договоров с контрагентами, по которым образовалась задолженность). Итоги по новым измерениям рассчитываются автоматически (рис. 3).

Поиск встречной задолженности

Для поиска встречной задолженности в OLAP-отчёте дебетовые и кредитовые сальдо по счетам 60 “Расчёты с поставщиками”, 62 “Расчёты с покупателями и заказчиками” и 76 “Расчёты с дебиторами и кредиторами” представляются в разрезе контрагентов (измерение “Контрагент”), договоров (измерение “За что”) и документов оплаты по договору (измерение “Документ”).

Сравнивая промежуточные итоги по дебету и кредиту счетов, бухгалтер видит взаимную задолженность с расшифровкой “с кем” (“Контрагент”), “за что” и “по каким документам” (рис. 4).

Анализ задолженности и НДС

В OLAP-таблице с помощью фильтров по фактам и измерениям легко подобрать удобную для решения конкретной задачи форму отчёта и выделить данные для сравнения. Можно изменить масштаб (1 5 N) и формат (абсолютное значение или проценты) представления данных. Две последние функции не являются обязательными для всех OLAP-систем, но они исключительно удобны для решения бухгалтерских задач.

Например, в отчёте “Сальдо 2003 года по кварталам и датам” (рис. 5) для сопоставления корректности сальдо по кредиторской задолженности на счёте 60 “Расчёты с поставщиками” и налога на добавленную стоимость (НДС) на счёте 19 “НДС по приобретённым ценностям” устанавливаются два фильтра. Первый фильтр — по измерению “Счёт” для отображения в отчёте данных только по двум счетам — 19 и 60. Второй фильтр — по фактам, он включает отображение “свёрнутого” сальдо по счетам. В результате в соседних колонках в отчёте отражаются дебетовое и кредитовое сальдо по выбранным счетам в разрезе счетов-фактур (измерение “С/Ф”), договоров и контрагентов.

Чтобы проверить корректность выделения НДС (18/118, до 2004 года — 20/120), бухгалтер одной кнопкой переводит сальдо в проценты по строкам таблицы фактов. В результате в соседних колонках по каждому счёту-фактуре выводится сумма оплаты и выделенный из неё НДС. Если отношение 20/120 или 18/118 нарушено, то ситуация по бухгалтерскому документу требует дополнительного разбора и анализа (рис. 6).

Анализ затрат предприятия

Для анализа затрат предприятия в OLAP-отчёте представляются проводки по затратным счетам (20 “Основное производство” и 23 “Вспомогательное производство”) в разрезе объектов аналитического учёта (измерение “Статья затрат”) и их группировок (измерение “Вид деятельности”). В результате с помощью фильтров можно получить в одном отчёте группировки затратных статей из различных синтетических счетов (рис. 7).

Помимо фильтров у OLAP есть такая полезная функция, как сортировка измерений по значениям фактов. Она удобна для выявления приоритетных или, наоборот, наименее выгодных позиций — филиалов, контрагентов, видов деятельности, продуктов и т. п. Например, чтобы найти наиболее затратные статьи заданного периода, можно отсортировать измерение “Статья затрат” по возрастанию.

Управляя составом измерений отчёта, можно оценивать затраты предприятия с разных позиций. Например, для анализа затрат в разрезе структурных подразделений предприятия в отчёт достаточно добавить специальное измерение, отслеживающее ситуацию по филиалам (рис. 8).

Анализ выполнения работ подрядчиками

OLAP-инструменты “говорят” со своими потребителями на одном языке. Это достигается за счёт создания семантического слоя, когда полям из БД ERP-системы присваиваются названия в терминах предметной области. В результате переименования колонки, строки и цифры в OLAP-таблице приобретают прикладной смысл, понятный конечным пользователям отчётов.

Наглядный пример — отчёт по картотеке незавершённого строительства за 2003 год (рис. 9). Он показывает состояние расчётов с подрядчиками (измерение “Контрагент”), из которых можно оценивать ход выполнения работ по объектам строительства (измерение “Стройка”). Уплаченные суммы представлены в разрезе бухгалтерских документов — счетов-фактур (измерение “Счёт-фактура”) и соответствующих платёжных документов и актов сдачи-приёмки (измерение “Номер документа”). В таблице фактов представлены остатки по счетам 08 “Вложения во внеоборотные активы” (факт “Выполнен. работ”.), 19 “НДС по приобретённым ценностям” (факт “НДС по работам”) и 60 “Расчёты с поставщиками” (факт “Оплачено”). К примеру, из таблицы видно, что за работы по строительству 14-этажного жилого дома на Можайском шоссе подрядчику “ЖилСтройКомплект” был оплачен аванс в размере 41 800 руб. по платёжному документу А08016. В акте сдачи-приёмки работ № 34 было зафиксировано, что работы на сумму 41 800 руб., не облагаемые НДС, выполнены. Таким образом, счёт-фактура № 256 был закрыт.

Автоматический подсчёт промежуточных итогов по разным измерениям таблицы позволяет тут же получить дополнительную информацию — суммарные затраты по объекту строительства или конкретному поставщику.

Анализ прибыли и убытков предприятия по видам деятельности

Для “Отчёта о прибыли и убытках” бухгалтер готовит различные группировки по счёту 99 “Прибыли и убытки”. В OLAP-системе их можно получить практически сразу.

В одном OLAP-отчёте объединённые в группы проводки по счёту 99 показывают источники возникновения прибыли (в разрезе измерения “Филиал”) и прибыльные бизнес-направления (в разрезе измерения “Вид деятельности”). По каждой группе проводок автоматически рассчитываются итоговые значения для сравнения составляющих прибыли и убытков.

Если дополнительно разложить данные по датам на периоды — по месяцам, кварталам (рис. 10) и др., — то можно с разным масштабом оценить динамику прибыли.

Накопленный опыт эксплуатации OLAP-системы как надстройки над ERP показал ряд положительных моментов:

· формирование глубоких аналитических отчётов у пользователей выполняется моментально;

· настройка отчётов для пользователей при помощи визуальных средств проектирования, которые входят в состав OLAP-системы, происходит значительно быстрее, чем при программировании отчётов. Аналитик, настраивающий отчёты, может совершенно не владеть навыками программирования;

· при работе с OLAP-отчётами пользователь не ограничен в возможностях анализа и синтеза данных. При необходимости он самостоятельно модифицирует представление отчёта без привлечения программиста;

· присваивая одним и тем же измерениям различные названия, можно настраивать отчёты для потребителей информации различных уровней. При этом в отчётах за разными названиями может скрываться одна и та же информация;

· за счёт высокой скорости получения разнообразных отчётов снижается совокупное время, затрачиваемое на анализ финансового состояния предприятия;

· сокращаются расходы на разработку и сопровождение системы отчётности предприятия, обеспечивается независимость от поставщика ERP-систем по номенклатуре отчётов.

Надеемся, что всё изложенное в статье будет полезно ИТ-службам и прикладным специалистам предприятий и поможет им преодолеть искусственный барьер перед использованием OLAP-инструментов для подготовки разнообразной отчётности на основе ERP-систем.

Источник